高效檔案管理匯總十篇

序論：好文章的創(chuàng)作是一個不斷探索和完善的過程，我們?yōu)槟扑]十篇高效檔案管理范例，希望它們能助您一臂之力，提升您的閱讀品質，帶來更深刻的閱讀感受。

篇（1）

Abstract:management of public institutions can not do efficiently without the archives management，must management of archives scientific institutions topromote the scientific management of efficiency.Archives management is the management institution is important one annulus，don\’t recognize the files and theimportant role of archives management work，it will be difficult to work in practice.This paper will analyze the present status quo of management of archives inpublic institutions，discuss that scientific institutions of management of archives has great practical significance，How to strengthen the management of archiveswork，to maintain the integrity and security of archives，to achieve the effective use of the archives.

Keywords:management of archives in public institutions;Meaning;Question;countermeasures

檔案是全部活動的真實記錄，它體現各機關單位成長與發(fā)展歷程，是寶貴的經驗財富和重要的信息資源。因此，檔案管理是機關管理工作的重要環(huán)節(jié)，對機關效益產生重要影響，是機關提高績效，增加效益，科學管理的重要保證。

一、檔案管理科學化的必要性及緊迫性(一)檔案管理是機關單位管理的基礎環(huán)節(jié)檔案材料無序零散保存，勢必為某些重要檔案信息資源持有者提供可趁之機，造成管理上的被動，引起機關內部管理混亂。由于人員流動，把檔案保存在個別人手中或由各職能部門自行保管，缺乏有效監(jiān)督管理機制，一旦出現關鍵人員離職或跳槽，輕則使管理層面斷裂，工作無法延續(xù)；重則導致機關機密、獨有知識產權和信息流失，造成無法挽回的損失。檔案有其獨有的原始記錄，記錄著未公開的、未申請專利的技術或機密。占有這些資料就是占有機關的技術或機密。因此，機關單位做好檔案管理工作，可以有效避免因技術、知識產權的流失而影響機關單位的生存與發(fā)展。

(二)檔案是機關單位信用管理的重要保證檔案是公認的構成信用信息的核心資源。首先，完善的檔案管理可作為展現單位自身誠信的一個窗口，反映各單位的科技成果、管理水平、財務狀況等重要內容。其次，在社會信用體系建設中，信用檔案建設已成為社會各界關注的焦點。國家已經提出要加快建立企業(yè)、中介機構和個人的信用檔案，使有不良記錄者付出代價，名譽掃地，直至繩之以法。可見檔案納入社會信用系統(tǒng)是必不可少的因素。

(三)檔案是機關文化建設的活力源泉機關文化是從機關的歷史積淀中提煉出來，反映在完整系統(tǒng)的機關檔案之中。檔案是文化事業(yè)的象征，是文化發(fā)展的真實記錄，是文化存儲的主要形式。機關單位文化建設應立足于本機關單位的歷史和現狀，有自身特色，不能脫離本歷史，搞一種毫無本特色的“泛文化”。綜觀機關檔案，可以深刻理解本單位特點及歷史發(fā)展規(guī)律。

二、當前事業(yè)單位檔案管理工作存在的問題(一)檔案管理重視程度低各單位往往重視財務重視人事重視組織等方面的管理，卻很少重視檔案管理，殊不知檔案管理也是機關單位管理的重要一環(huán)。許多機關單位忽視檔案管理工作，忽視檔案材料是單位的重要信息資源庫。檔案部門更是作為“冷部門”，極易成為精簡或兼并對象，甚至撤銷專門檔案機構，只設置兼職檔案人員。這些人員崗位不固定，檔案業(yè)務知識偏低，待遇較低，再加之檔案機構在單位組織體系中地位低，直接影響檔案工作的發(fā)展。

(二)檔案管理模式落后

目前的機關檔案管理雖有一定規(guī)模但內部管理與機關單位發(fā)展脫節(jié)，檔案分散保管在各職能部門，如財務檔案保存在財務部、技術檔案保存在技術部、文書檔案保存在辦公室，雖各部門都保存檔案，但他們之間互相封閉，整體上處于零散無序狀態(tài)。大部分檔案管理者又未經過正規(guī)培訓，不懂檔案整理，很多檔案實行簡單“信袋式”管理，影響檔案的查閱利用。

(三)檔案管理科學化水平低

隨著信息化的發(fā)展，辦公自動化、電子文件、文檔一體化等新生事物相繼出現，使檔案形成方式發(fā)生很大變化。這些檔案的管理和利用方式與紙質檔案截然不同，當前檔案傳統(tǒng)的工作模式和技術水平已不能適應。因為文件從起草、修改到印發(fā)都通過計算機運行，它具有便于復制的特性，使得最能體現檔案原始記錄性的內容與形式特征不復存在。紙質檔案的載體較為穩(wěn)定安全，而電子文件的載體穩(wěn)定性差，易損壞。因此要運用現代化管理手段來解決電子文件中原始信息的長期保存問題任重而道遠。

三、檔案管理科學化的若干對策

檔案管理科學化要求檔案管理要與時俱進，構建科學檔案管理機制，夯實完善檔案管理，以檔案管理科學化促進機關管理高效化。檔案管理科學化工作是一項系統(tǒng)工程，主要包括兩方面：(一)國家政府政策層面1.積極完善和宣傳檔案法律法規(guī)檔案行政管理部門應加強檔案執(zhí)法隊伍建設，依法監(jiān)督和指導檔案工作。各地政府應利用檔案行政執(zhí)法檢查及設立《檔案法》宣傳月，通過電視臺、報紙等媒體，并通過張貼標語、召開檔案工作座談會等形式，大力宣傳檔案法律法規(guī)，堅持“多宣傳、多聯絡、多接觸、多服務”的工作方法，促進檔案工作規(guī)范化建設。并與相關部門加強溝通與協調，共同督促，積極營造建檔氛圍，使更多單位認識到建立健全檔案的重要意義，增強機關單位做好檔案工作的自覺性。

2.積極塑造典型，發(fā)揮以點帶面功效精心選擇一些規(guī)模大、作風好、有一定檔案管理基礎的單位作為試點，進行重點指導、培養(yǎng)，樹立典型，以點帶面，全面提升檔案管理水平。采取先學會管理的單位帶動后建檔的單位，以老手帶動新手，先推出部分示范單位，使其成為“領頭羊”，讓后來者有榜樣可學習，有先例可借鑒。

3.積極開展業(yè)務培訓和指導

檔案行政管理部門要采取切實措施：一是舉辦培訓班，講授檔案工作的基本業(yè)務知識，提高檔案人員的業(yè)務素質，使其更快更好地獨立開展檔案工作。二是深入機關單位，現場指導和培訓。要利用執(zhí)法檢查等時機，深入到各機關單位現場指導。政府部門有必要主動服務，幫助制定合適檔案工作制度、檔案工作管理網絡和檔案分類方案，給專兼職檔案人員上培訓課，使機關單位檔案工作走上標準化、規(guī)范化、科學化軌道。

4.積極提供檔案中介服務

通過檔案社會化服務的形式對檔案進行代保管、托管、等，檔案中介服務能滿足這一需求。以檔案中介為依托，開展檔案整理、寄存、代管業(yè)務。遵循市場需求，各地檔案部門可以設立“咨詢服務中心”，為那些人手不足、保管條件較差的機關單位提供檔案整理、代管、寄存等服務，為其提供規(guī)范的科學化的檔案管理，既節(jié)約管理成本，又能促進檔案管理科學化。

(二)機關單位自身層面

1.強化檔案意識，牢固效用觀念在檔案工作建設中，首先要提高檔案意識，確立檔案實用效益觀念后，才會用心去收集、整理、保管、利用好這些檔案資料，做好檔案管理工作。各機關單位應認真學習《檔案法》、《〈檔案法〉實施辦法》及所屬地檔案條例，提高對檔案工作重要性的認識，自覺接受檔案部門的業(yè)務指導與監(jiān)督，主動抓好檔案工作。

2.構建科學化檔案管理機制

只要符合國家檔案法規(guī)，實行集中統(tǒng)一管理原則，有利于檔案工作開展，就可以一切從實際出發(fā)。建立檔案管理機制，關

鍵要保證檔案的及時、完整收集、保管和提供有效利用上，體現在是否滿足時展、社會發(fā)展的需要，是否有利于檔案管理可持續(xù)發(fā)展，沒必要追求設施大而全。如果檔案沒有保存齊全完整，不能提供各項活動服務，檔案室再豪華，設施再完備也是毫無用處，缺少價值。

3.科學利用信息化手段

在機關單位信息化建設中，檔案部門要充分利用計算機數據存儲量大，檢索速度快等優(yōu)勢，大力開發(fā)適用于計算機完成的檔案檢索方法和存儲模式。檔案部門要建立嚴格的管理制度，從技術與管理兩方面，確保檔案實體與載體的安全，確保網絡傳輸及檔案數據的安全，將歸檔紙質文件與歸檔電子文件采用“雙軌制”整理方法，兩者編為一致的檔號和著錄信息，利于查閱和管理，并做好數據備份工作。有條件的單位，逐步推進數字檔案館(室)建設，把分散于不同載體，不同地理位置的信息以數字化形式存儲，以高度有序的綜合檔案信息資源為處理核心，向各類工作提供大規(guī)模、大信息量的分布式數字信息服務，實現檔案信息資源的有效共享。

總之，檔案是國家和社會的寶貴歷史資源。因此加強檔案的科學管理工作，是檔案部門面臨的共同新課題。各有關部門尤其是檔案管理部門，應從戰(zhàn)略高度來重視和加強機關單位檔案管理工作，以檔案管理科學化促進機關管理的高效化。

參考文獻

[1]張雪艷.檔案管理科學化探究[J].蘭臺世界，2007(6):24.

篇（2）

檔案管理工作和單位其他部門緊密相關，是單位做好其他各項工作的基礎之一，應當把檔案管理工作納入到單位整體工作和發(fā)展計劃中去。面對目前檔案管理的現狀和存在的問題，必須提高對檔案管理工作的認識，建立完善的管理制度，提高管理人員業(yè)務水平。其中的關鍵就是要創(chuàng)新出檔案管理的信息化平臺，才能提高檔案管理的高效性和準確性。創(chuàng)新在現代社會的各個領域都廣泛存在的，因為只有創(chuàng)新才能進步，才能避免被淘汰的危險。所以檔案管理部門為了更好的發(fā)展，在管理檔案過程中要使用創(chuàng)新的管理理念和創(chuàng)新的管理手段，這樣一來才能夠實現檔案事業(yè)的發(fā)展和進步。

一、檔案管理推陳出新的前提是思想觀念創(chuàng)新

隨著社會經濟的不斷發(fā)展，我國的綜合國力在不斷的增強，在國際上，我國的地位也在不斷的提升，我國的社會的各方面都發(fā)生了翻天覆地的變化，這都是在發(fā)展過程中堅持創(chuàng)新的成果。創(chuàng)新的時代的產物，也是符合時展的必然趨勢，在社會發(fā)展過程中，發(fā)展前進的要求就是要堅持創(chuàng)新，否則就會被落后。創(chuàng)新活動的基礎是觀念創(chuàng)新，檔案管理部門只要在觀念上認識到創(chuàng)新的重要性，才能夠將創(chuàng)新運用在檔案管理工作發(fā)展的需要上，在運用創(chuàng)新手段的過程中，逐漸認識到創(chuàng)新的重大價值，更好的進行檔案管理和社會服務。只有真正認識到了創(chuàng)新在檔案管理工作中的重大促進作用，檔案管理部門才能夠對其加強重視，支持創(chuàng)新的管理工作的實現，使創(chuàng)新實踐活動得到順利的開展。現代的檔案管理工作創(chuàng)新要求檔案管人員的思想觀念必須是創(chuàng)新的，現代社會的檔案管理工作的內容與過去相比，發(fā)生了很大的變化，所以檔案管理人員要明確這種工作上的變化。過去的檔案管理工作的服務對象主要是政治，封閉性相對較高，被動接待是過去檔案管理的服務方式。但隨著時代的發(fā)展，現階段檔案管理工作的服務對象就較為廣泛了，不僅僅是政治方面，在經濟、科研、教學等各個領域都已經是其服務的對象，需要主動的開發(fā)檔案信息資源服務于社會發(fā)展和經濟建設。時代的轉變對檔案管理工作的服務水平也有了較高的要求，因此檔案管理工作人員為了順應十點的發(fā)展趨勢，應將創(chuàng)新手段運用到檔案的管理的工作中，首先在思想觀念上真正意識到創(chuàng)新在檔案管理工作中的巨大作用，這樣一來能夠有利于檔案管理工作在創(chuàng)新觀念的指導下順利開展，在檔案管理工作的過程中，檔案管理工作人員還要不斷更新觀念、解放思想和開拓創(chuàng)新，這樣才能夠及時的解決檔案管理中出現的新問題。檔案管理者必須注重創(chuàng)新思維的培養(yǎng)。創(chuàng)新思維是一個相對性的觀念，是相對于常規(guī)思維而言的一種思維方式。創(chuàng)新思維是在舊的方法和途徑不能有效地解決問題的情況下，采用新的思維去分析問題和解決問題的過程。創(chuàng)新思維的探索還具有開拓性的作用，是一種具有開拓意義的思維活動。它發(fā)明的新技術、形成的新觀念、提出的新方案和決策以及創(chuàng)新的新理論不斷開拓人類認識的新領域。它不僅可以是新發(fā)現和新發(fā)明，而且可以是新方法和新技巧。新穎性、獨特性、非邏輯性、靈活性、對象的潛在性等特點一般是創(chuàng)新思維所具有的，因此，創(chuàng)新思維的培養(yǎng)能夠使檔案管理部門創(chuàng)新成功的幾率大大的提升，也就是說實現創(chuàng)新的基礎是創(chuàng)新思維的具有。

二、檔案管理活力的源泉是理論知識創(chuàng)新

在信息化的模式下，單位檔案管理的工作對象發(fā)生了很大的變化，傳統(tǒng)的紙質檔案載體已經向數字化載體轉變，其管理環(huán)境也已經開始向數字化環(huán)境轉變，在檔案資料采集、歸檔、目錄編制、統(tǒng)計、編研、檔案信息開發(fā)利用等諸多管理環(huán)節(jié)都需要隨之而變。 現階段社會上所呈現出的狀態(tài)是知識經濟時代，沒有較高水平知識，就難以在現代社上立足，檔案管理工作也是一樣，應該在管理過程中要創(chuàng)新檔案管理的知識理論，提高檔案管理的工作水平，避免檔案管理工作落后于時代的發(fā)展，在現實的社會發(fā)展過程中，具有較大創(chuàng)造空間在檔案管理工作中。例如我國的政府職能和工作管理模式在市場經濟體制不斷發(fā)展和完善過程中發(fā)生了很大的變化，檔案管理的工作內容也會隨之而增加，檔案的整理也就會很復雜，因此檔案管理工作人員要提高知識水平和知識管理能力，實現檔案管理工作更好的服務于政府部門和社會上的其他領域。檔案管理人員在新時代的挑戰(zhàn)下，不僅在要思想上重視檔案理論知識的創(chuàng)新，還要主動的積極的去探索檔案理論知識的創(chuàng)新。這樣一來才能夠跟得上時展的步伐，避免遭到淘汰，促進和推倒檔案事業(yè)的蓬勃發(fā)展。理論創(chuàng)新離不開一支高素質的工作隊伍。這就要求我們積極促進檔案管理人員素質的提高，建立一支學習型的工作團隊。在信息技術日新月異的今天，檔案干部一定要有過硬的專業(yè)水平和運用現代技術的能力。建設學習型工作團隊是適應全球化、信息化和新經濟的迫切需要。檔案管理者對學習型組織的管理理念加以借鑒和吸收，營造終身學習的組織環(huán)境，使學習成為一種經常化、普遍化的行為，促進職工積極學習，努力掌握檔案工作所需的知識和技能，爭取成為學習型個體和創(chuàng)新型干部，成為復合型人才。

三、檔案管理工作的動力是技術管理創(chuàng)新

科學技術在社會中各個領域的發(fā)展中廣泛的被使用，并取得了較好的成果。因此檔案管理部門也要采用先進的科學的檔案管理手段來實現檔案管理工作質量的提高。在檔案管理過程中可以運用現代化的技術和科學的管理模式，作為一種強大的動力來促進檔案管理工作的全面開展。計算機網絡技術在現代檔案管理工作中廣泛的使用，成為檔案管理工作的主要工具，其具有較大的優(yōu)勢，不但能夠對檔案做好保護和維護工作，避免檔案的丟失，而且還能夠減少檔案管理工作人員的工作壓力，最大的優(yōu)勢是檔案的開發(fā)和利用較為方便。將技術創(chuàng)新貫穿在檔案管理的每一個環(huán)節(jié)上，提高檔案管理的工作效率和工作質量，促進現代化和科學化的檔案管理實現。技術管理創(chuàng)新一方面要努力推進管理模式的創(chuàng)新。檔案管理者要自覺堅持在管理方面的創(chuàng)新上下工夫，在管理手段現代化上下工夫。堅決克服等、靠、要和各種因循守舊思想的束縛，牢固樹立檔案是一種信息資源、同樣會產生經濟和社會效益的理念，把有限的被動服務轉變?yōu)闊o限的主動服務，由傳統(tǒng)的靜態(tài)服務、間接服務轉變?yōu)閯討B(tài)的、直接的高層次服務；由封閉型的管理向開放型管理轉變；由單一服務向多元化服務轉變。另一方面要努力推進管理手段的創(chuàng)新。檔案管理主要是和數字與文字打交道，數字化檔案將成為今后檔案管理事業(yè)的主要存在形式，建設數字化檔案已經成為檔案管理的發(fā)展方向。

總之，檔案管理者要按照“面向世界，放眼未來”的原則，樹立檔案管理創(chuàng)新思想，開展創(chuàng)新實踐。對檔案管理的現狀和特點做到心中有數，要端正創(chuàng)新行為，做到穩(wěn)步前進。注意取人之長，補已之短，并注重管理手段的推陳出新，推動檔案事業(yè)不斷發(fā)展。要與國際接軌，注重參與國際檔案信息交流，以滿足多方面利用的要求。

參考文獻：

[1]張艷.淺析現代檔案管理的必要性及其舉措[J].黑龍江科技信息，2012（05）

篇（3）

一、電子檔案的定義及特點

電子檔案包括電子文件、電子信息、電子報表和電子圖紙等。具有實時共享性的特點，可以避免時間和空間的限制，可以隨時隨地進行遠距離信息共享。同時，電子檔案是通過計算機進行閱覽的，體積小、容易保存及攜帶。

二、電子檔案的優(yōu)勢和弊端

（一）電子檔案的優(yōu)勢

1.提高工作效率。依靠計算機的信息處理能力，可以大大提高工作效率。電子檔案的使用可以使檔案資料在收集、儲存、分類、統(tǒng)計和查閱的環(huán)節(jié)更加方便快捷。在一定程度上也減輕了檔案工作人員的勞動強度。例如，在查找檔案信息時，就可以直接在計算機相應的文件中搜索文件分類號，快速找到所要的文件信息。通過電子檔案，使檔案可以快速高校的歸檔。

2.提高檔案安全性。電子檔案的利用避免了過去整卷查找信息的方式，有效保證了檔案信息的保密性和安全性。使用者不需要直接接觸檔案，只需要通過計算機目錄進行檢索，減少了對原始檔案的翻閱次數，對檔案原件的保護得到了保證。縮短了查詢時間，又提高了檔案的利用率。所有文件都可以及時歸檔，文件不完整時也可以及時補漏，降低了紙質檔案的人力物力進行整理裝訂的工作量，還可以有效避免檔案被認為篡改的行為。

（二）電子檔案的弊端

1.初期投資較大。電子檔案需要的磁盤、光盤等均是高科技產品，對環(huán)境的濕度、溫度都有一點的要求。并且電子檔案前期需要高校配備計算機及外圍輸入和輸出設備，要對電子檔案的管理者進行相關的培訓工作。這樣就造成了電子檔案建立初期的投資費用過大。

2.網絡安全性差。計算機網絡技術的開發(fā)與利用帶來便利的同時，也存在一定的安全威脅。黑客和網絡病毒會對電子檔案的真實性和完整性造成威脅。因為電子檔案沒有手寫的字跡，就不利于區(qū)分檔案的真假，在傳輸過程中容易出現被篡改、盜用的情況。因此，電子檔案的網絡安全問題也是不可忽略的一個方面。

三、電子檔案在高校檔案管理中的應用

（一）加強電子檔案的存儲設備及網絡安全性

高校要定期對計算機軟件和硬件進行更新和系統(tǒng)維護，要保障電子檔案的存儲設備的安全，保證做到專機專用，使存儲設備要時刻保持良好狀態(tài)。并且定期對電子檔案進行更新備份，防止在意外情況下丟失。要加強網絡防火墻的更新建設提升設備的安全性，最大限度地保證電子檔案的網絡安全性和保密性。

（二）完善相關制度，規(guī)范操作流程

國家要盡快完善規(guī)章制度和工作標準，結合《檔案法》《高等學校檔案管理辦法》規(guī)定，使高校檔案管理工作能夠有法可依，有章可循。要強化檔案管理工作人員的安全保密意識，提高檔案管理工作人員的職業(yè)道德和職業(yè)素養(yǎng)。定期對相關工作人員進行電子檔案應用操作的培訓，同時建立完善的監(jiān)控系統(tǒng)制度。使檔案資料的安全得到保證，并且最大限度上做好服務工作。

（三）優(yōu)化服務方式，拓寬服務功能

高校檔案管理工作人員要充分結合多媒體技術、信息技術、光盤制作技術等，堅持以快捷個性的服務為宗旨，使電子資源真正實現以安全為基礎的信息共享。另外，可以構建在線檔案查詢服務的平臺，為電子檔案的用戶提供私人的便捷的在線咨詢服務。通過對知識面的擴展，及時溝通新的學習技術，為用戶提供高品質的電子檔案查詢服務，使高校檔案管理工作為社會效益和經濟效益的提高起到更大的作用。同時，在建立完善的網上電子檔案咨詢服務后，要對網絡平臺的工作規(guī)范嚴格管理，積極實施管理糾紛，加強數字化檔案的工作質量檢查。

（四）規(guī)范檔案儲存與利用的方式

篇（4）

一、高校檔案管理現狀

縱觀近幾年高等教育發(fā)展情況， 2011年相較于2010年，高校（含普通高校和成人高校）數量增加了幾十所，學生總規(guī)模增加了一百萬左右，高校教職工人數增加了十萬；而2010年相比于2009年，高校（含普通高校和成人高校）數量增加了三百多所，學生總規(guī)模增加了近兩百萬，高校教職工人數也是以萬為單位遞增；連續(xù)三年，高校數量、學生及教職員工人數都呈穩(wěn)定持續(xù)增長態(tài)勢。

具體地看，全國高校檔案管理現狀還存在著以下幾個方面的特點：

第一，工作量大：由于高校的獨特環(huán)境，每年都有大量學生、教職員工的檔案數據變動，錄入或者遷出，全國每年變動的各類檔案都是以千萬計，加上就業(yè)、繼續(xù)深造等各種情況，檔案的變化呈現數量大、變動頻繁、跨區(qū)域調度等特點，加上其他檔案的維護、保存，都需要消耗巨大的人力物力。

第二，電子信息化程度有待提高：信息技術是高效的信息處理手段，但是目前在檔案管理過程中還沒有完全發(fā)揮其優(yōu)勢。高校檔案主要還是以紙質檔案作為保存媒介，電子信息管理只是起到檢索、交換、備份等輔助功能。電子化檔案的推廣仍處于起步階段，管理工作人員對自動化軟件的選擇和使用還未能充分發(fā)揮計算機和計算機網絡在檔案管理中的作用。

第三，檔案管理操作的標準化程度不高：由于各個高校結合自身具體情況所設定的制度、規(guī)范存在差異，導致各高校之間對于檔案管理操作的步調不夠一致，甚至存在極少數相互抵觸的情況，這就為檔案管理工作的效率帶來了障礙。

第四，遠距離傳遞頻繁：由于學生入學、轉學、畢業(yè)以及就業(yè)等情況每年都會發(fā)生，學生的流動性強，所以檔案也經常需要遠距離傳遞，跨省市、跨地區(qū)甚至跨國調用都是時常出現的情況。

二、高校檔案管理工作存在的問題

（一）對檔案管理的重要性認識不夠

許多檔案資料處于長期堆放的狀態(tài)，沒有及時整理歸檔，更談不上利用。由于檔案的專業(yè)性各異，檔案管理人員可能不了解專業(yè)和技術知識、工作程序，缺乏檔案管理的實踐能力，使檔案的收集、整理和歸檔不及時、規(guī)范。

（二）檔案管理制度遵守情況較差

目前，大部分學校根據《檔案法》完善了檔案管理制度，但是由于領導對檔案管理工作不重視，領導和監(jiān)察力度不夠，致使檔案管理人員及師生員工對檔案管理制度的遵守情況較差。例如在收集檔案的過程中，制度形同虛設，交不交都行，檔案管理人員也不去催促。在檔案歸檔的過程中，許多檔案沒有及時歸檔，部分檔案仍分散在基層單位管理，不符合事畢立卷的要求，致使最終有些檔案損壞或遺失。

（三）檔案利用率低

由于對檔案的利用價值認識不夠，大多數人不去查找自己所需的資料。由于部分檔案管理人員思想觀念落后及受過時的檔案規(guī)章制度的制約，檔案利用者往往需要辦理許多手續(xù)才能借閱所需的檔案，有時甚至無法滿足利用者的需求，工作效率很低，降低了檔案的利用率。

（四）相關法律法規(guī)不健全

迄今為止，國家對大學生管理出臺了多個文件，但是沒有專門針對大學生檔案管理工作的法規(guī)。因此，大學生檔案管理體制呈現出多樣化。但不管實行哪種管理方式，因為沒有具體的考核標準，都不愿意投入大量的人力、財力等進行專項管理，使得大學生檔案管理雜亂無章。

（五）檔案管理技術和手段落后。

傳統(tǒng)的檔案管理內容比較簡單，全部為紙質檔案，以手工服務為主要手段進行檔案管理。近年來，學校招生規(guī)模不斷擴大，各項事業(yè)快速發(fā)展，檔案管理的內容越來越多。隨著計算機技術和通信技術的推廣應用，學校檔案管理也配備了計算機和檔案管理軟件，這為檔案管理現代化工作提供了硬件設施。

三、加強高校檔案管理工作的對策

檔案管理是高校正常運行的前提和基礎工作，因此，應加大高校檔案管理力度，最大限度地提高檔案的利用率，為高校發(fā)展服務。

（一）樹立科學發(fā)展觀理念，提高對檔案管理的認識。

高校檔案管理正逐步社會化、市場化、信息化，正確認識檔案的重要性是提高檔案管理水平的關鍵和保證。因此，要以人為本，貫徹科學發(fā)展觀，用科學技術的最新成果武裝檔案工作，其核心就是重視檔案的建設與管理。

（二）嚴格執(zhí)行檔案管理制度。

雖然大多數學校制定了檔案管理制度，但是執(zhí)行情況不佳。要想改進檔案管理制度的執(zhí)行情況，一方面，應該通過教育、培訓、考試等方式加強檔案管理人員的法律意識、責任意識、規(guī)范意識，建設一支知法、懂法、守法的高素質的檔案管理人才隊伍，在工作中堅持照章辦事，努力做到堅持原則不動搖，執(zhí)行標準不走樣，履行程序不變通，遵守紀律不放松，另一方面，領導應該高度重視各項制度的執(zhí)行情況，定期檢查，考核指標量化，賞罰分明，這樣才能保證各項制度的有效執(zhí)行，保證檔案管理工作規(guī)范高效地進行。

（三）加快檔案管理的信息化建設，從紙質檔案到無紙檔案庫的過渡。

對高校來說，檔案具有重要的作用，必須妥善保管，以便進行查找與使用。傳統(tǒng)的人工處理方式非常麻煩、繁瑣，而且使檔案庫存不斷增大，占據了大量空間，浪費了大量的人力物力。

篇（5）

近年來，隨著教學形式和課程模式的多樣化，檔案的種類不斷增加，檔案內容也日趨復雜化和多樣化，從而對檔案管理工作提出了更高的要求。高校教學檔案管理工作也應按照高校教學規(guī)律的要求，實現教學檔案管理的規(guī)范化和現代化。

一.高校教學檔案管理存在的主要問題

（一）檔案管理意識不強

一些高校的教學和教輔人員，對教學檔案工作缺乏充分認識，甚至于對教學檔案的歸檔持抵觸態(tài)度。有些人認為，教學科研成果是他們自己心血的結晶，自我保存得相當好，沒必要歸檔；有的教師認為，材料放在自己手中，用起來方便等。有些院（系）在期中教學質量檢查中，不按照教務處要求整理材料，造成了教學檔案收集不夠齊全完整，歸檔材料質量不高，嚴重影響了教學檔案的建設和利用效率，從而也影響教育教學工作的順利開展。

（二）檔案管理制度不健全

高校教學檔案管理工作應嚴格按照其基本原則，進行科學分類集中統(tǒng)一管理。近年來，隨著國家《檔案法》、《普通高校檔案管理工作辦法》等一系列檔案法規(guī)的出臺，各高校的檔案法規(guī)制度建設也取得了長足的進步。但就目前各高校教學檔案管理的現狀來看，很多高校仍存在著管理制度不健全的問題，尤其是基層教學檔案的管理，缺乏有效的制約機制，存在著諸多問題。如：有些高校沒有建立規(guī)范的部門立卷制度；有些高校各基層部門沒有指定專人負責文件材料的收集歸檔工作；有些高校頻繁更換教學檔案管理人員等。

（三）檔案工作隊伍不穩(wěn)定

要做好檔案管理工作，需要有一支比較穩(wěn)定且業(yè)務能力較強的專、兼職檔案工作隊伍。教學檔案產生于教學及教學管理部門，需要有既懂檔案業(yè)務、又有責任心的人員來管理。但目前許多高校都沒有給這些部門配備專職的檔案管理人員，其教學檔案的管理基本是由各部門的教務、教學管理人員兼任，而且這些人員更換非常頻繁。

二.改進高校教學檔案管理工作的措施

（一）提高對教學檔案管理工作的認識

教學檔案管理是教學管理的重要組成部分，學校必須把它納入教學計劃、規(guī)劃、教學管理制度及其各級人員的管理責任制中，作為考核教學質量和管理水平的標準之一。首先，學校有關領導應該經常過問教學檔案工作，把教學檔案管理列入學校的工作計劃，在經費、人員、用房、辦公等方面提供便利條件，定期檢查和研究教學檔案管理中存在的問題。其次，學校檔案部門必須督促、指導和檢查全校教學檔案工作，驗收各部門移交的教學檔案，按照《教學類檔案工作規(guī)范》要求，做好教學檔案的整理、分類、保管。

（二）健全教學檔案管理制度

由于認識不到位，致使檔案管理部門缺少相對完善的、系統(tǒng)的管理制度。例如一些教學檔案資料的收集，保管，借閱等都沒有明文規(guī)定。因此，要健全教學檔案管理制度，以適應高等教育發(fā)展的新形勢。可考慮從以下幾方面著手： 明確登記制度（目的是及時掌握收集工作情況，避免應歸檔材料的遺失、散落），執(zhí)行時限制度（強調及時收集，目的是確保歸檔文件材料齊全完整），履行查對制度、移交制度、索要制度和督察制度等。

（三）打造高素質的教學檔案管理隊伍

要建設優(yōu)質高效的教學檔案管理隊伍，首先要有正確的人才觀，要大力做好檔案人才引進、培養(yǎng)工作，以人才資源推動檔案工作前進的步伐。比如，選拔優(yōu)秀的高校檔案管理專業(yè)畢業(yè)生，給教學檔案管理隊伍補充新鮮血液，優(yōu)化隊伍結構；加大在職檔案管理人員的培訓力度，通過召開交流會議、教育培訓、學歷教育等多種形式，提高檔案人員的政治理論修養(yǎng)、業(yè)務水平以及現代管理能力，改善檔案管理隊伍的整體素質，為高校教學檔案工作發(fā)展提供高優(yōu)質人才保障和智力支持。

篇（6）

中圖分類號：G647文獻標識碼：A

近幾年來，高校的檔案工作取得了可喜的成績，其地位逐步提高，其作用也越來越受到重視。隨著知識經濟的提出和社會現代化的推進，現代信息技術、網絡技術的廣泛應用，我國的高校教育事業(yè)發(fā)生了很大的變化，作為傳統(tǒng)文獻領域的高校檔案工作，面臨著前所未有的機遇和挑戰(zhàn)。在新時期檔案工作者要抓住機遇，迎接挑戰(zhàn)，與時俱進，開拓創(chuàng)新，提高高校檔案管理水平，促進高校檔案事業(yè)的可持續(xù)發(fā)展，確立檔案工作在高校不可替代的地位。

一、高校檔案管理的最終目的決定了服務創(chuàng)新的必然性

檔案作為歷史的記錄、知識的載體之一，匯集著大量的信息，且是最原始、最可靠的信息，具有不可估量的開發(fā)利用價值。高校作為國家科研的重要基地、培養(yǎng)高級專業(yè)技術人才的搖籃，在廣大教學、科研人員的實踐中產生了大量的科研成果，并成為高校檔案部門保存的數量最大、最豐富的館藏檔案。這些檔案資源只有開發(fā)利用起來，才能體現它們應有的價值。檔案工作者的任務就是科學地管理檔案，有的放矢地開發(fā)檔案信息資源，以滿足學校各類人員對檔案信息的需求。然而，目前傳統(tǒng)的檔案管理模式在高校仍占主導地位，各高校的檔案利用率仍很低，多數珍貴的檔案資料處于“養(yǎng)在深閨人未識”的階段，掩埋在歷史的灰塵之下。高校檔案的價值在于被利用，這需要通過人的勞動，通過一定的科學的工作方法來管理、開發(fā)才能發(fā)揮出來。為此，高校檔案管理部門必須以新時期高度發(fā)展的電子科技為依托，實現檔案管理服務模式的創(chuàng)新，從社會需要、學校需要的角度出發(fā)，以學校內外的利用者為服務對象，以庫藏檔案信息為服務內容，以多種服務方式為手段，為檔案的開發(fā)利用創(chuàng)造一個廣闊的空間，實現高校檔案信息資源的共享。

二、加強檔案管理創(chuàng)新體系建設

（一）模式創(chuàng)新。目前，高校檔案館（室）雖屬機關部門，但大多掛靠校辦或黨辦之下的非獨立結構，其職能主要是執(zhí)行而非決策。這種管理模式已難以適應面向辦學的要求。隨著高校管理體制改革的深化，應當改變檔案管理工作的地位和作用，將檔案館從校辦或其他部門分離出來，獨立起來，升格為直屬單位，變成檔案管理的職能部門，由被動執(zhí)行變?yōu)橹鲃記Q策，將對促進高校檔案管理變革具有重要意義。進而注重學校的未來方向，把握前瞻性的特點，在檔案資源、檔案人力、檔案開發(fā)、外部環(huán)境等方面進行全方位創(chuàng)新，這樣才能使檔案機構高效、安全、到位，才能實現高校檔案工作的超越，呈現高校檔案事業(yè)不斷發(fā)展的前景。

（二）思路創(chuàng)新

1、管理理念創(chuàng)新。檔案管理工作者必須解放思想，更新觀念，改變過去盲目追求“小而全”、“大而全”，以藏為主，重藏輕用，被動服務，各自攻破，封閉自導的狀態(tài)，本著“以人為本，服務至上”的服務理念，把滿足全社會用戶和學校的需求作為檔案管理工作的中心環(huán)節(jié)和價值走向，以創(chuàng)新理念和創(chuàng)新行為來加強檔案管理，開辟檔案管理發(fā)展的新途徑。把檔案管理的知識化、科技化、信息化、社會化作為檔案工作的管理目標。

2、管理內容創(chuàng)新。檔案館雖然收藏有學校文獻資源，但是不可能把所有的文獻資源收藏齊全。人們至今仍然會感到館藏資源的不足。單憑本館館藏難以滿足用戶的信息需求，必須調整，充實館藏內容，提高館藏質量。有目的、有重點、有計劃地采集用戶需要的檔案資源，并對檔案文獻資源不斷地進行優(yōu)化、組織、集成，使其系統(tǒng)化、規(guī)范化、有序化，及時、準確、高效地為用戶提供服務。

3、管理方式創(chuàng)新。通常檔案管理的好壞往往要通過對管理水平的評價來確定，如單純地看檔案管理場所、設備和館藏等。但隨著時代的發(fā)展，檔案管理主要應看檔案館對資源的開發(fā)利用程度和服務效果。檔案館的管理工作重心要轉向對用戶和檔案員的管理，要最大限度地實現檔案資源的開發(fā)與利用。

4、人才資源創(chuàng)新。要樹立人才資源是第一資源的思想，克服“見物不見人”和“重使用，輕培養(yǎng)”的傾向，要針對檔案專業(yè)人員成長和工作特點，努力營造一種尊重個性、鼓勵創(chuàng)新、信息理解的良好環(huán)境，努力造就一支業(yè)務精、作風正、工作實、紀律嚴的專業(yè)人員。要完善檔案干部終身體系，不斷提高檔案培訓質量，提升現職檔案人員的文化和專業(yè)程度，切實增強檔案干部和館員運用專業(yè)理論解決實際問題的能力，特別要加大對優(yōu)秀青年檔案工作者的培養(yǎng)力度，加強多層次復合型專業(yè)人才隊伍的建設，注重在實踐工作中培養(yǎng)鍛煉人才。

（三）手段創(chuàng)新。長期以來，高校的檔案管理模式存在著較為嚴重的傳統(tǒng)性的傾向，其管理方式或利用手段是手工的，嚴重阻礙了檔案的管理水平和利用程度。因此，實現檔案信息化管理，要積極參與機關辦公自動化系統(tǒng)的設計與建設，做好庫藏條目錄入工作，實現檔案條目檢索自動化，解決文檔一體化問題，以提高工作效率和服務質量。主動地把檔案工作重點與學校中心工作結合起來，為教學、科研服務，使高校檔案管理走上主導地位，實現管理手段方式的社會化、多元化和優(yōu)質高校化。

（四）實踐創(chuàng)新

1、加強知識管理的核心是以人為本管理。發(fā)揮館員主觀能動性，內凝外聯，改革創(chuàng)新，整體推進。要強化校內宣傳，取得學校各方面的理解和支持，不斷把學校檔案工作推向新層次、新臺階。

2、加強信息資源建設，開展資源整合。優(yōu)化館藏，提高檔案利用率。強化信息技術利用。及時購買檔案管理軟件，擴大對于數字信息的發(fā)掘、整理、組織以及使用，設計一個多功能并具有吸引力的網站來指導用戶直接使用各種有用的網上資源。

3、建立檔案管理人才競爭機制，鼓勵館員輪崗，帶動知識在館內流動，在工作中學習、成長。對那些通過寫作、出版、講座，或以輔導方式與他人共享自己隱性知識和專業(yè)技術知識的組織文化。同時，注重檔案管理人員的在職培訓及繼續(xù)教育，以保證專業(yè)知識的更新和擴充，防止其老化或停滯不前。同時，鼓勵館員利用業(yè)余時間參加各種繼續(xù)教育課程的學習，如計算機課程培訓、歸檔文件整理、相關檔案法律文件、保密知識等。

總之，檔案工作者應該不斷更新觀念，創(chuàng)新理論；更新知識，創(chuàng)新管理，掌握檔案工作的發(fā)展規(guī)律，樹立現代化的檔案管理意識，與時俱進，以服務為宗旨，以創(chuàng)新為主題，促進檔案管理工作實現現代化、科學化。

（作者單位：南陽醫(yī)學高等專科學校）

主要參考文獻：

篇（7）

中圖分類號：G647 文獻標識碼：A

收錄日期：2012年12月7日

高校教學檔案是高校在教育教學實踐與研究和管理活動中，直接形成的具有保存價值的文字、圖表、實物、聲像、計算機軟件等不同載體的文件材料的總和，全方位反映了學校的辦學實力和辦學水平。教學檔案的收集、整理、保存和利用是教學管理工作的重要組成部分，是影響高校評估結果的一個重要因素。提高高校教學檔案的管理，才能發(fā)揮其對教學的參考、指導作用，才能有效地促進教學管理水平和教學質量的提高。

一、高校教學檔案的內容和特點

教學檔案具有來源渠道多，涉及范圍廣等特點。教學檔案的內容主要有以下幾種類型：

1、綜合類。主要包括上級主管部門下達的指令性、指導性文件；學校教學改革、培養(yǎng)目標、培養(yǎng)計劃、專業(yè)設置方面的指示、規(guī)定和辦法，學校發(fā)展規(guī)劃、實施計劃和會議記錄等。

2、學生類。主要包括學籍材料、學籍變動材料、學生獎懲材料，學生入團、入黨情況，學生參加各種大賽的情況，畢業(yè)生材料等。

3、課堂教學與實踐教學類。包括教學計劃、教學大綱、課程建設、教學實習、實習基地、畢業(yè)實習、教學質量檢查、教師考核和教學質量評估等材料。

4、學科、專業(yè)與實驗室建設類。包括專業(yè)設置、學科設置及實驗室建設的材料，以及申報國家重點學校和實驗室論證、申報和審批材料，總結等建設性材料。

5、教材類。包括各專業(yè)征訂教材的情況；自編、參編、主編教材的情況；優(yōu)秀教材的比例、自編教材的比例、習題集、實驗報告和實習指導書等。

6、招生類。包括招生宣傳材料和招生申報計劃、上級主管部門的審批材料、新生錄取材料、報到生的比例、年度招生的總結材料等。

7、制度建設類。包括教學管理制度、教師管理制度、學生管理制度、儀器設備管理制度等。

近年來，新的教育理念使高等院校在學科領域建設、辦學方式等方面，呈現出多元化的發(fā)展特色。作為高校中心工作的教學環(huán)節(jié)，也隨著教學形式和課程模式的多樣化而趨于復雜化。這就使教學檔案的種類不斷增加，檔案內容也日趨復雜化和多樣化，這就給高校教學檔案工作提出了更高的要求。

二、高校教學檔案管理中存在的問題

1、教學檔案管理制度不健全。從目前檔案管理現狀來看，很多高校仍存在著管理制度不健全的問題，尤其是基層教學檔案的管理缺乏有效的制約機制，存在著諸多問題。

2、對教學檔案的重視不夠。隨著高校發(fā)展的步伐不斷加快，不少領導的興奮點在發(fā)展上，而對教學檔案的管理，不論在管理系統(tǒng)的設計、機構和專兼職人員的配置方面，還是現代化檔案管理條件的完善、人員的培訓方面，都較少列入領導的議事日程。

3、檔案信息開發(fā)不足，檔案管理效率不高。傳統(tǒng)的教學檔案管理方式往往是建檔入庫，注重保藏而忽視其應用價值，缺少開放性，教學檔案被誤認為是與其他的檔案信息資源一樣保密性極強，這樣就嚴重制約了教學檔案信息資源的開發(fā)。盡管高校加大了管理改革力度，但檔案管理還未能實現網絡化、信息化管理，導致檔案管理效率低下。

4、教學檔案缺乏專業(yè)管理人員。目前許多高校都沒有給各部門配備專職檔案管理人員，教學檔案管理基本上是由各部門的教務、教學管理人員兼任，而且人員更換非常頻繁。由于他們身兼多職，往往忽視檔案管理工作，到年度歸檔立卷時敷衍了事，給教學檔案管理帶來很大不利。

三、加強高校教學檔案管理工作的對策

1、規(guī)范和完善教學檔案管理制度。高校要進一步制定、完善教學檔案管理的規(guī)章制度，并確定教學檔案管理人員的職責范圍，使教學檔案管理人員樹立起強烈的責任心，調動其積極性。通過相關制度的貫徹執(zhí)行，以規(guī)范教學檔案工作行為，使教學檔案管理工作步入制度化、正規(guī)化的軌道。

2、提高全員檔案意識。高校檔案管理工作的根本目的是使檔案信息在高校各項工作和改革建設中發(fā)揮其作用。教學檔案工作重點是將有價值的信息通過檔案人員的勞動開發(fā)、挖掘，及時為學校發(fā)展建設提供高效能的檔案信息服務。檔案工作管理人員應轉變觀念，樹立全新的服務意識，學校其他人員應提高對檔案尤其是教學檔案的歸檔整理工作予以重視。

3、提高高校教學檔案現代化管理水平。首先要加強高校電子教學檔案的管理。以檔案信息資源建設為核心，以信息網絡為基礎，建立高校電子教學檔案數據庫，通過將傳統(tǒng)的紙制檔案轉化為電子信息，完成“固化”檔案資料到“活化”信息資料的轉變。其次要加快高校教學檔案信息網絡化建設。充分利用網絡平臺、建立教學中相關文件、數據庫，及檔案信息資源管理網，使檔案信息傳遞及時，通過網絡向廣大師生方便迅速地檢查和查詢所需的檔案信息資料，為學校的教學改革和發(fā)展服務。

4、重視培養(yǎng)，加快教學檔案技術人才隊伍建設。高校檔案信息化建設是否能取得成功的根本在于檔案人員的配備。為此，應加強對高校檔案管理人員的業(yè)務培訓工作，以拓展檔案人員的思維、知識面，提高其業(yè)務素質，以掌握新的檔案管理技能和方法。同時，應引進高層次計算機專業(yè)及檔案專業(yè)的人才。

主要參考文獻：

[1]強春曉.高校教學檔案管理的特點及現代化管理對策.中國信息技術教育，2007.7.

篇（8）

教職工的檔案意識淡薄，信息搜集平臺逐漸搭建。人事檔案工作是人事組織部門的基石性工作，同時也是與全體教職工利益相關的一項工作。嚴格人事檔案管理，善用檔案是一項重要工作。不斷加大檔案管理宣傳幅度，不斷增強教職工的檔案意識，是強化高校檔案工作的前提與保障。人事檔案部門定期對他們進行有關檔案知識的培訓，把檔案工作與教職工前途發(fā)展緊密聯系在一起，以喚起教職工們重視檔案工作的意識，讓檔案工作為高校教育事業(yè)發(fā)展發(fā)揮積極作用。

檔案材料收集力度小，檔案的及時性與完整性難以保證。人事檔案材料收集是人事檔案管理工作的基石。隨著我國高校人事制度的改革，高校對教職工需要分類入檔的材料不斷增加，為人事檔案材料的收集整理帶來發(fā)展性要求。因此，建立檔案管理人材料時首先應保證外部收集與內部收集相結合，外部單位調入檔案時，需要認真清查、核實，發(fā)現有缺漏材料，及時追補和持續(xù)動態(tài)完善資料。其次，檔案收集工作應轉變被動為主動。需要檔案管理人員、人事人員主動出擊，構建人事檔案材料收集系統(tǒng)，保證材料齊全完整。

檔案信息化支撐體系建設不夠健全。高校檔案管理技術相對滯后，學校需要有計劃、分步驟地逐步加大資源投入，完善基礎設施，加強檔案管理的技術設備與信息平臺。首先，檔案信息化建設要建立高校人事檔案信息通用數據庫，徹底實現人事信息檔案數字化。其次，要建立并逐漸完善高校人事檔案數據庫管理系統(tǒng)。三是獨立建設高校人事檔案信息網站，建立以人事檔案信息通用數據庫為中心，充分形成用戶與人事檔案管理者間的良好互動[1]。

2、高校檔案管理創(chuàng)新途徑

2.1 持續(xù)強化檔案綜合管理職能。綜合管理是檔案部門的基本職責之一，對高校各種檔案及檔案信息實行集中管理；對所屬信息檔案工作進行監(jiān)督與規(guī)范指導；對高校的檔案工作實行統(tǒng)一領導、統(tǒng)一管理。強化職能管理的方式可以采取靈活多樣的措施，對不同特點、不同載體的檔案，可以采取不同的管理方式。同時加快實施高校數字化檔案館工程建設，爭取建成檔案局域網、貫通校園網、互聯網，高校檔案信息數據庫等三網一庫檔案管理系統(tǒng)，逐步實現高校檔案信息資源的遠程在線查詢[2]。

2.2 持續(xù)強化檔案管理工作的服務職能。檔案管理工作自身性質決定其是一項條件性與服務性工作。提供檔案信息資源，為培養(yǎng)高級教育教學人才、發(fā)展高新科學技術研究型人才、培訓高級專業(yè)性管理人才，為學校各項管理工作服務是檔案管理工作的宗旨。當前，隨著高校的發(fā)展，應進一步強化大眾服務意識，不斷拓展檔案管理工作服務領域，加大高校檔案開放力度，持續(xù)加快推進高校檔案服務社會化。強化服務職能可以采取多種形式的服務手段，最大限度的發(fā)揮檔案材料與信息資源的利用。

2.3 持續(xù)強化檔案管理工作的監(jiān)督職能。檔案管理法及檔案法令法規(guī)賦予檔案管理部門的監(jiān)督權力，是保證檔案管理工作走上法治軌道，建立檔案工作新秩序的重要舉措。高校檔案部門應積極參與高校的各項管理活動，以確保檔案形成質量認定;在評定職稱、晉升工資、提升職務等具體工作中，為有關職能部門提供準確、可信度高的晉升職級職稱、上報科研成果、保護房地產等權益的檔案憑證。高校教職工對其從事教學、科研、管理等職務活動所形成的各種載體形式的檔案材料，應當按照相關規(guī)定及時歸檔存放。高校檔案管理部門在履行檔案執(zhí)法監(jiān)督職責同時，需要堅持監(jiān)督與優(yōu)質服務相結合，使廣大教職工能在現代科學管理的高度，認識并理解收集歸檔的意義與責任。同時應依法制訂并采取切實可行的控制措施，從組織上、制度上、管理細節(jié)上強化監(jiān)督職能[3]。

2.4 持續(xù)強化檔案管理工作的指導職能。高校檔案業(yè)務指導是檔案工作的重要組成部分，是一項思想性、專業(yè)性、實踐性較強的綜合性管理工作。持續(xù)強化檔案工作指導職能一方面需要依法指導，另一方面對職能部門的檔案管理工作要做好業(yè)務咨詢指導和專業(yè)培訓與服務。堅持強化搜集、簡化整理、細化檢查、深化利用的管理業(yè)務工作方針，簡便、高效、科學地開展檔案管理工作的業(yè)務指導。堅持貫徹部門建章立制，規(guī)范執(zhí)行文件材料的形成、流轉、累積、立卷、歸檔流程是保證歸檔材料齊全和完整性，提高卷宗質量的關鍵環(huán)節(jié)。高校檔案管理工作應加強對電子文件歸檔管理的業(yè)務指導。指導方式需要形式多樣，直接指導與間接指導相結合，重點指導和普及指導相結合，集體培訓與個別指導相結合[4]。

篇（9）

高校檔案是廣大教職工在長期教育教學工作、學校管理和學生學習等活動中形成的具有保存價值的文字、圖表、音像等不同形式的材料。檔案管理是學校管理工作的一個重要組成部分。一個學校的管理水平、發(fā)展軌跡、文化積淀、辦學特色，往往可以從檔案中反映出來。從目前我國高校檔案管理工作的情況看，應上一個新的臺階，使高校檔案工作始終順應時展，為教學、科研事業(yè)服好務。

1、強化意識，健全機構。既要充分認識高校檔案的價值、地位、作用和意義，還要充分認識高校檔案現代化建設的重要性。如果對檔案信息服務及檔案工作的重要性認識不充分，就會影響檔案信息服務工作的深入開展。檔案現代化建設的好壞是衡量高校現代化水平高低的標尺，搞好檔案現代化建設，能促進高校的全面發(fā)展。在提高認識的基礎上，要切實轉變觀念，強化檔案意識，要以科學發(fā)展觀指導高校檔案現代化建設。加強檔案意識，增強服務意識，使檔案工作與時俱進。認真執(zhí)行檔案法，強化法制教育，增強法制觀念，把檔案法制建設納入普法宣傳計劃。在國家的檔案法規(guī)和本校檔案管理制度的貫徹執(zhí)行過程中，努力做到“三納人”，即在工作中，做到檔案工作納人學校的規(guī)劃和計劃、納人學校的各項管理制度、納入有關人員的職責范圍，并給予檔案工作以各方面的支持。

2、依法治檔，建章立制。法制化是做好檔案管理工作的基礎，要做好檔案管理工作就必須以依法治檔為根本，實現檔案管理制度化。檔案管理設備的現代化、檔案種類和載體的多樣化特點決定了檔案管理方法要不斷改革，只有堅持與時俱進，才能適應新形勢，開創(chuàng)檔案管理工作的新局面。因此，日新月異的形勢對檔案工作人員在業(yè)務知識、科學知識以及管理操作能力等方面都提出了新的要求，檔案事業(yè)的發(fā)展必須堅持走依法治檔的道路。只有實現檔案管理的制度化，檔案管理工作才能發(fā)揮應有的作用。

篇（10）

中圖分類號G25 文獻標識碼A文章編號1673-9671-(2010)042-0178-01

高校教學檔案是高校在教育教學管理活動中,直接形成的具有保存價值的文字、圖表、實物、聲像、計算機軟件等不同載體的文件材料的總和,全方位反映了學校的辦學實力和辦學水平。教學檔案的收集、整理、保存和利用是教學管理工作的重要組成部分。提高高校教學檔案的管理,才能發(fā)揮其對教學的參考、指導作用,才能有效地促進教學管理水平和教學質量的提高。

1教學檔案的作用

建立教學檔案,其作用不僅是為了保存和管理教學過程中形成的有價值的文件材料,為宏觀的教學決策、微觀的教學管理及教學科研服務,而且是為改進教學方法,深化教學研究,提高教學質量提供依據。

1.1教學檔案為提高教學質量提供依據

學校的主要任務是教書育人。一所學校的教學質量如何,怎樣提高教學質量,這些都與教學檔案息息相關。有完整的教學檔案也就有了比較多的經驗和成果,并加以完善和提高,為教學活動提供借鑒和分析,才有可能提高教學質量。

1.2教學檔案為改進教學方法提供素材

教學方法的好壞,直接影響到教師的教與學生學,好的教學方法不僅使教師教得輕松,還能使學生學得愉快。通過查閱歷年教學檔案,可以對教學方法進行對比分析,找出理想的教學方法。

1.3教學檔案為加強教學管理提供參考

教學管理水平的高低,在很大程度上影響該校的教學質量,影響學校在社會上的信譽度,教學管理水平在很大程度上得依靠教學檔案。通過對教學檔案中有關內容的分析、總結、預測,從宏觀上可以明確學校的發(fā)展方向,制定教學計劃,更好地安排師資,并可根據實際需要制定短期規(guī)劃和長遠規(guī)劃,特別是根據師生的獎懲材料、思想匯報材料等,可以適時調整對師生的思想工作,解除他們的思想包袱,使他們全身心地投入教與學。

1.4教學檔案為編寫校史和教育名人傳記提供素材

任何一部校史都是該校教與學的發(fā)展史,校史既反映了一所學校的成績,也反映了該校科研能力和發(fā)展過程,而教學檔案則是編寫校史的第一手史料。

1.5教學檔案使用方便

教學檔案分類清楚、明確每一個分類都裝在各自的分類檔案盒中,檔案盒內附有該盒檔案資料的登記表,需要查閱檔案時只需打開所需的檔案分類盒,查看登記表就可以找到所需資料,方便了教師查閱。

2教學檔案管理的現狀

從高校檔案的現狀,我們不難發(fā)現,高校教學檔案工作雖然在長期的發(fā)展過程中取得了不小的成就,但隨著時代的發(fā)展,很多的問題日漸突出,給教學檔案管理工作帶來了很多的消極影響。

2.1教學檔案管理制度不健全

從目前檔案管理現狀來看,很多高校仍存在著管理制度不健全的問題,尤其是基層教學檔案的管理缺乏有效的制約機制,存在著諸多問題。

2.2對教學檔案的重視不夠

隨著高校發(fā)展的步伐不斷加快,不少領導的興奮點在發(fā)展上,而對發(fā)展的基礎之――教學檔案的管理,不論在管理系統(tǒng)的設計、機構和專兼職人員的配置,還是現代化檔案管理條件的完善,人員的培訓,都較少列入領導的議事日程。

2.3教學檔案缺少開放性

傳統(tǒng)的教學檔案管理方式往往是建檔入庫,注重保藏而忽視其應用價值,缺少開放性。檔案室門口“安全重地,嚴禁入內”的牌子讓人望而卻步,教學檔案也被誤認為是與其它的檔案信息資源一樣保密性極強,這樣就嚴重制約了教學檔案信息資源的開發(fā)。

2.4教學檔案管理的數字信息化水平偏低

目前計算機教學檔案管理還局限在目錄檢索上,利用率還較低。盡管電子文檔和紙質文檔將互動,并不能完全替代原始手寫檔案和紙質文檔,但教學檔案管理的數字信息化將大大改善其管理和利用的效率。

2.5教學檔案管理工作隊伍不穩(wěn)定

目前許多高校都沒有給這些部門配備專職的檔案管理人員,其教學檔案的管理基本是由各部門的教務、教學管理人員兼任,而且人員更換非常頻繁。由于他們身兼多職,往往忽視檔案管理工作,到年度歸檔立卷時敷衍了事,給教學檔案管理帶來很大不利。

3加強教學檔案管理工作的建議

3.1提高認識,加強領導

高等學校檔案工作是高等學校工作的組成部分。由于檔案工作涉及面廣,工作量大,因此,高等學校要把檔案工作納入學校的整體發(fā)展規(guī)劃,逐步改善工作條件,使檔案工作能與學校的各項工作協調發(fā)展。要把各種文件材料的歸檔工作列入學校各部、系的崗位責任制,納入教學、科研和各項管理人員的職責范圍,逐步做到“四同步”。加強有關檔案工作的宣傳,使廣大教職員工進一步認識到檔案工作的意義和作用,積極支持檔案部門作好工作。

3.2遵循“三納入”、“四同步”的基本原則

即納入教學計劃、規(guī)劃,納入教學管理制度,納入各級管理人員崗位責任,作為考核教學質量和管理水平的標準之一;下達教學任務與提出教學文件材料的歸檔要求同步,檢查教學工作與檢查教學文件材料形成積累情況同步,評審、鑒定教學質量、教材、畢業(yè)論文、優(yōu)秀教學成果與審查、驗收檔案材料同步,畢業(yè)生就業(yè),上報評審材料、教師考核晉升與檔案部門出具歸檔證明同步。

3.3提高全員檔案意識

高校檔案管理工作的根本目的是使檔案信息在高校各項工作和改革建設中發(fā)揮其作用。教學檔案工作重點是將有價值的信息通過檔案人員的勞動開發(fā)、挖掘,及時為學校發(fā)展建設提供高效能的檔案信息服務。檔案工作管理人員應轉變觀念,樹立全新的服務意識,學校其他人員應提高對檔案尤其是教學檔案的歸檔整理工作予以重視。

3.4加強教學檔案數字化建設

檔案信息化是適應信息化時代的需要,以檔案信息資源建設為核心,以信息網絡為基礎,建立高校電子教學檔案數據庫,通過將傳統(tǒng)的紙制檔案轉化為電子信息,完成“固化”檔案資料到“活化”信息資料的轉變。充分利用網絡平臺、建立教學中相關文件、數據庫,及檔案信息資源管理網,使檔案信息傳遞及時,通過網絡向廣大師生方便迅速地檢查和查詢所需的檔案信息資料,為學院的教學改革和發(fā)展服務。

3.5提高教學檔案管理人員素質與水平