倉庫檔案管理匯總十篇

序論：好文章的創作是一個不斷探索和完善的過程，我們為您推薦十篇倉庫檔案管理范例，希望它們能助您一臂之力，提升您的閱讀品質，帶來更深刻的閱讀感受。

篇（1）

在現階段，各種檔案管理系統主要是采取交易的方式，主要功能是檢索和統計。后期的數據是沒有任何進一步的開發和利用，隨著數據的積累，數據的的丟失情況會越來越嚴重，而且產生了巨額的維護和維修費用，而且容易造成數據丟失更嚴重。為了更好地利用現有的信息和數據檔案，充分反映這些數據的價值，這些數據被充分挖掘隱性知識，并進一步利用已迫在眉睫。數據庫技術現在已經無法達到完成這個任務，要想對數據進行深入分析，充分發揮技術資料的作用，就要建立數據倉庫，來對數據進行深入的挖掘和處理。采用數據挖掘技術技術，不僅能大大的提高檔案的安全性，而且也使檔案保存更加方便快捷。隨著計算機技術的發展，數據存儲量也快速增長，如何才能從這些隨機的，不完整的，模糊的數據中提取隱含的數據的，數據挖掘技術就能做到。

現以學生黨員檔案管理系統為例，建立數據倉庫，來詳細講解應用數據挖掘技術，如何來建立數據倉庫。

1 學生黨員的管理系統，主要是從以下幾個方面逐步實現

首先，由學校組織，進行基層組織調研，分析學生黨員的基本情況，然后取得的一部分的實際數據，對現有的數據庫表進行分析，以了解該每個字段的意義和作用，進行需求分析和專題設計。接下來從數據庫表結構有用的字段中，選擇合理的事字段信息和三維數據。最后通過數據轉換服務來構建數據倉庫，通過SQL Server2005中分析服務器配置工具來配置基于多維的數據集，在這個過程中，數據處理的過程主要是通過微軟的OLAP功能，通過SQL Server7.0中將數據整合進去，接口的可以選擇OLAP的COM的接口，并通過一系列的服務給數據倉庫的應用提供程序支持，開發人員可以使用Vc或其他語言開發用戶前端客戶端，數據透視表服務還允許在客戶在本地上傳地存儲的數據。MMC提供調度、存儲管理、監控、報警和核心管理服務的功能。在本設計中，我們使用SQL Server 2010作為數據倉庫，可以采用Access和Excel可以作為數據展現工具，除了SQL Server還支持第三方數據展現工具。

2 在數據倉庫的設計階段，我們從以下幾個方面來入手

2.1 確定事實表

事實表分為學生黨員目錄信息表，黨員情況登記表，黨員接收情況登記表表，學生黨員注銷登記表等內容，其中黨員的目錄表根據類別，時間等其他情況又可以具體的細分為若干個表格。

2.2 明確事實表的分割方法

我們的檔案資料，例如，最常見的方式是采用全宗劃分，這樣首先將全年的檔案按年度來劃分，一年內的檔案按檔案形成的部門或檔案使用的單位來進行劃分，在這種劃分條件下，檔案庫中的檔案是按以年度的方式的存放的，一般情況下一個單位的檔案文檔有幾十到幾百卷，一年中卷的文件目錄的記錄條數大概有幾千到幾萬條，這樣我們在數據倉庫中儲存這些數據時，就可以以年度的方式來存儲，在對存儲的數據進行數據挖掘時，就可以只通過年度來進行處理，這樣就提高了處理數據的濕度，對數據在進行更新，添加或刪除等操作時，可以更加方便快捷。

2.3 事實表數據的添加、修改和刪除

事實表里面的數據還應該具備追加、刪除、修改等綜合處理功能，在對數據倉庫更新操作中，添加和刪除數據是一個經常性的工作，這些操作使數據倉庫的質量得到可靠地保證。在進行添加操作時，首先要確保數據倉庫中的數據那些是新的，一般情況下可使用通過時間來進行判斷。刪除操作相對簡單，使用起來也更加普遍，只要通過一些搜索語句就可以實現。數據倉庫中的操作做中，修改數據的功能用的比較少，在修改過程中，應當注意表和其他數據之間的關聯性，保證數據的完整性，注意處理表和表之間的關系。在數據倉庫，在基礎數據的上會形成一些綜合性的數據，在對基礎數據進行操作之后，綜合數據也會產生變化，所以對基礎數據進行添加、修改和刪除等操作之后，對響應的綜合數據也要進行對應的修改，以維持綜合數據的準確性和一致性。

2.4 數據倉庫中維的確定及建立，維是同類數據的集合

維的層次結構很清晰，我們可以很容易地指定規則對數據進行運算，在維內，它的層次結構也是很有順序的，利用維的這種特點，我們在對數據倉庫進行數據挖掘的時候，可以很明顯的提高數據挖掘的速度，質量也能得到大大的提高。以檔案數據倉庫為例，我們可以以文件編號，借閱單位，檔案的文類號這三者建立一個三維立方體，要改變三維立體方的大小，就可以通過上卷或者是下鉆的方式，要顯示三維立體方的一面，就可以通過切邊操作來進行。

完成了以上步驟，就可以著手構建數據倉庫，收集和分析有關具體操作的基礎上來構建數據倉庫的模型，基于該模型的試運行情況，來完善設計方案，然后進入到數據倉庫的物理設計階段，在進行物理設計的時候，要注意選擇安全可靠的硬件平臺環境。

參 考 文 獻

[1]S.Sarawagi，M.Stonebraker.Effieient Organization of Large.

Multidimensional In Proc.of ICDE[J].ACM Record，1994（5）：207-208.

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[3]中科永聯高級技術培訓中心，.

[4]Oracle.Oracle Warehouse Builder Transformation Guidel0g（10.2）[M].oracle，2005（08）.

[5]數據倉庫之路，.

篇（2）

二、高職院校的檔案管理在知識管理中強化傳遞知識

在知識管理的過程中，其中知識管理活動包涵了以下幾個內容：識別知識、產生（新）知識、存儲知識、傳遞知識和應用知識。其中傳遞知識是檔案管理領域里最有價值的工作環節。據考證，目前全國大多數高職院校雖然有局域網，但是，運用局域網傳遞知識實現檔案信息共享方面還有許多工作要做。比如大量有價值的紙質檔案如何迅速轉化為電子信息檔案？各種不同級別的檔案如何做到適度保密而又能良性傳遞？這都是檔案管理中急待解決的課題。事實上，構建知識倉庫只是檔案工作的基礎工程，而促進知識的傳遞才是檔案工作的根本命脈，實踐證明一個檔案部門只有加速知識的傳遞，才能使本院校各部門獲取工作的最大效益。

三、高職院校的檔案管理在知識管理中轉化知識形態

在現實生活中，知識一般被劃分為顯性知識和隱性知識。顯性知識是指存在于各類文獻中的可識別的信息，比如圖書、情報、檔案等。其中檔案管理是屬于顯性知識的范疇。而隱性知識，一般指的是經驗或觀點，它屬于看不到、摸不著的知識資源，人們可以通過組織學習交流，從而把隱性知識轉化為顯性知識，促進知識的更新與發展。此外，促進隱性知識向顯性知識的轉化還表現在如何使傳統的紙質知識管理逐步過渡到電子知識管理的狀態。伴隨信息技術的發展，各項管理工作已從單純的手寫辦公到現在的電腦網絡無紙化辦公，尤其在現代的知識管理數據庫中，除了Excel電子表格，還出現了各種管理軟件。實踐證明：電子文檔的建立已成為當今檔案管理的主要載體和手段，它不僅便于傳遞，而且容易識別與讀取，是檔案信息管理的基本形式。

篇（3）

中圖分類號：N9211 文獻標識碼：A 文章編號：1009-914X（2015）13-0314-01

一、檔案數字化的概念

數字化本質就是將人們感受到的信息抽象為可以度量的用符號表達的數字、數據，再將這些數字、數據按照一定的數字化模型轉換為一系列計算機可以識別的二進制代碼，從而可以通過計算機對這些數據進行高效的處理、儲存、傳輸，這就是數字化的基本過程。檔案數字化無疑就是將存儲于傳統載體上的檔案信息進行數字化，在信息化技術日益發展的今天，檔案數字化也隨之迅速發展起來。事實上，各種原始的檔案資料數字化具有技術的可行性，在我們描述信息的二進制序列過程中，無論采樣的頻率有多高，總是存在于實際事物的差別。

檔案是人們處理事務過程中遺留下來的副產品，它使人們進行社會實踐活動附帶的產物，或者它是自然形成的，而不是純粹人為的結果。盡管不能機械地理解原始性的含義，但是毫無疑問檔案的歷史性、真實性是其本質屬性。

檔案信息數字化的工程不能成為一種時尚，而要在保證檔案基本屬性的情況下借助于現代信息技術擴展其作用范圍，提高其效率。因此需要從檔案的特點、成本、效益等方面綜合考慮，確定出數字化與非數字化的界限，按照科學合理的方案進行數字化建設。

二、檔案管理數字化的目標

檔案有兩種基本價值，一種是歷史憑證價值，從檔案的基本屬性和檔案的內容、形式、特征看，檔案是真實可靠的，具有法律效力；另一種是情報信息價值，從檔案的信息存儲和所反映的內容來看，檔案信息可供各項工作借鑒、參考。由此可見檔案管理的主要價值體現在真實的憑證作用方面，而對效率要求相對處于較次要的地位。

對現實中的信息完全數字化的優勢，在于其強大的計算機處理能力、高效的查詢功能及信息管理與共享能力，在效率優先的前提下數字化是必須的工作。而對檔案的數字化處理必須結合其檔案利用的特點與數字化的優勢，找出一個最好的結合點。

因此，我個人認為檔案管理信息化的目標是在保證檔案原始憑證性、真實性、安全性的前提下，利用數字化的優勢，提高其管理、查詢與傳輸效率，擴展其服務功能特別是數據挖掘功能。

三、檔案管理的數字化現狀與問題研究

現有的數字化檔案管理系統大部分基于關系數據庫系統，基本實現了檔案的編目、檢索、統計、出借等日常管理，其本質是在原有的檔案管理體系上附加了計算機軟件，這在一定程度上提高了檔案管理工作的效率。但就當前現狀而言，檔案管理數字化工作面臨著一些問題。主要表現在以下幾個方面：

1.檔案管理數字化的界限問題

檔案中哪些內容數字化、哪些內容以原始的內容保存或者二者都進行，都不能十分明確，極端的做法是盡其所能通過鍵盤、采集卡及掃描設備將其內容全部數字化。

2、檔案管理數字化的標準問題

檔案信息數字化無相關電子數據標準，不同檔案部門數據結構格式不統一，盡管可以通過大量元數據來克服這樣不一致的問題，但不利于網絡條件下的檔案信息的高效率共享。

3、檔案數字化信息的管理問題

工作不協調，數字化過程與對數字化信息的管理不能同步進行，所有原始材料的數字化雖然技術上容易實現，但是對于較大型的檔案管理部門數字化將是漫長的工作，即使完全數字化了，將會涉及大量異構數據的檢索、轉存及管理。如果相應的檢索和驗證管理軟件跟不上的話會使問題復雜化，許多前期工作將會前功盡棄。

4.檔案數字化信息的安全性問題

數字化后的電子信息安全性與可靠性問題十分突出，如何保證數字化后的信息不被隨意訪問、篡改、復制是一個十分復雜的問題。要解決這樣的安全問題，需要利用計算機數據安全技術，單從技術特征來說要解決的問題是數據的完整性、保密性和可用性，涉及的技術包括數據加密與數字水印。檔案信息是需要長期保存的，這將導致加密密鑰的管理變的十分困難，因為密鑰安全性不僅在于計算的復雜性，而且還在于不斷更新，而數字水印技術在一定程度上必然導致原始數字信息的失真，從而進一步破壞檔案的原始憑證。

以上數字化過程中，如何平衡各個影響因素，需要我們仔細分析，事實上，以上所有問題都是由界限不清晰帶來的，即所有檔案材料中，哪些部分數字化、哪些內容不數字化不是十分明確。

四、檔案管理的數字化界限劃分

如果從檔案管理的主要作用來分析，既然是用來作為憑證的，其效率要求相對來說較低。對所要求的憑證信息在一日內一般都能查詢確定，就目前的管理體系來說完全能夠達到其所要求的效率。因此，數字化的作用在于提高利用效率的同時，擴展原有檔案信息的利用價值，即除了其憑證功能外擴展其分析價值，通過對以前檔案資料的統計分析及信息挖掘為決策未來提供必要的支持

在實現了對檔案的目錄、案卷、出借、查詢、統計等基本外延信息計算機管理的基礎上，我們可以將進一步的檔案內容數字化按照需求分為兩種，一種是以方便管理應用為主要需求的數字化工程，一種是以分析應用為主要需求的數字化工程。對于大部分單位的檔案管理來說，前者不具有普遍性，因此通過分析我們知道，從應用的角度分析其所帶來的好處只是檢索速度的提高與信息共享的方便，但是，以上均不是檔案管理信息主要利用價值的體現，因為其存儲、檢索與安全維護的代價是巨大的，況且對大量異構數據的管理與應用會增加檔案利用的復雜性，從成本利益及安全角度考慮也是不科學的。

所以，以分析應用為主的數字化實現才是最佳的選擇，它可以在保證檔案管理最基本特征及利用價值的基礎上，利用現代信息技術擴展其利用價值，通過對其以前的信息進行數據挖掘，從而為決策分析提供服務。在此前提下應該建立檔案管理信息系統、數據倉庫、原始檔案材料三級管理與應用模式。

1.檔案管理信息系統

檔案管理信息系統是對檔案材料存在與利用信息的數字化及管理系統，具體數字化及管理的內容主要包括：檔案的實物存儲位置信息、屬性信息、審核信息、出借利用信息、統計信息等。

2、數據倉庫

與事務處理數據庫系統不同，數據倉庫是從多個數據源中收集的一個信息倉儲，是整合的、主題導向的、長期積累的且內容不頻繁更換的數據集合。采用數據倉庫的技術，將來源于不同檔案部門管理信息的信息資源復制集中到一個數據庫中，形成一個資源信息中心。

由于數據倉庫不常被修改，也不用于通常的事務處理，只是用于查詢、數據挖掘、分析，因此其一定程度的數據冗余是允許的。另外，數據倉庫的特性也是符合檔案管理的基本應用要求的。

基于數據倉庫的數據的單向流動保證了數據的安全性，分布于各個檔案部門的數據單向地轉儲到數據倉庫中可以在兩方面保證數據的安全性，即使從數據共享的角度來看，作為數據倉庫的用戶來說，本質上只有只讀權限，堵塞了數據的安全漏洞。

篇（4）

在挖掘數據過程中主要是從大型的數據庫以及數據倉庫中不斷的發現，同時將其潛在信息或者知識提取出來，它的基本目的是對分析人員提供一定的幫助，探索各個數據間存在的關聯性，發現被人們所忽略掉的要素，上述所述的信息對于趨勢與決策行為的預測是非常有利的。數據實際挖掘過程中經常采用的方法是從數據庫事務中查找出關聯性原則。而聚類分析方式又是數據庫挖掘中運用最為廣泛的一項重要的技術手段，同時還是數據挖掘技術的一個分支。本文首先分析了灰色聚類挖掘算法，其次采用實例對高校院系級教學檔案管理綜合評價進行了論述，以供參考。

1、灰色聚類挖掘算法

這里所說的綜合評價，實質上指的是對諸多屬性體系結構所描述的對象系統進行全方位的評價。綜合評價的方法非常多，不過由于它們的實際出發點都不相同，并且處理問題的思路也不盡相同，相互之間都存在著優點與缺點，因此，當發生綜合評價問題時，人們經常不知道選擇哪一種方法比較好，對于評價結果的可靠性也不清楚。一般情況下，在高校院系級教學檔案管理的綜合評價中，人們比較重視的是教學檔案管理具有的綜合評價等級，所以，筆者認為，采用灰色聚類挖掘算法較為合適。

數據挖掘處理過程中，最為重要的一個環節就是數據挖掘算法，其主要是通過灰色聚類挖掘算法及在數據倉庫中所提取的數據進行的，我們能夠明顯的看出該組織中存在的個體類型，同時它還能準確的判斷出一個個體在這些類型中屬于哪一類。灰色聚類實質上就是把聚類對象對于各項聚類指標，根據幾種灰類進行分類，從而準確的判斷出這一聚類對象具體屬于哪一類。應將各種需要進行綜合評價的個體作為聚類對象，將各項評價指標作為聚類指標，及時有效的處理好各個個體指標的原始數據，然后對各個灰類區間進一步確定，并且提出白化權函數以及白化權系數，最后一步是將個體屬于某一灰類的灰色聚類系數矩陣全面的計算，以此得出這一個體屬于的灰類，從而獲取到不同樣本的實際灰類和評價等級結果。將需要預測的樣本和數據倉庫中已經分類的模式間進行全面的比較，得出這兩者間的實際距離，這樣就能夠獲悉到此樣本與哪種模式相近，然后根據該模式的整體情況對其結果進行預測，進而獲取到待識別樣本的分類等級。

2、高校院系級教學檔案管理綜合評價實例

結合評價的實際目的，將教學檔案的收集、整理、鑒定、利用、保管以及統計這六方面的要素作為評價指標體系。為了使得討論更加的方便，本文主要通過七個教學單位的教學檔案管理情況，有機的結合了專家評分及自我評分，計算出平均分數，獲取到的評分結果原始數據。

有效的處理原始數據矩陣，使其趨于標準化，然后通過灰色聚類算法，結合Matlab程序將最后的結果計算出來，具有較好綜合評價結果的是院系1、院系4以及院系5；中等水平的是院系2和院系3；綜合評價結果最差的是院系6與院系7。從最后計算出的結果中可以明顯的看出，院系1、院系4、院系5的教學檔案管理水平較好；院系2和院系3的教學檔案管理水平一般；而院系6與院系7的教學檔案管理水平是最差的。通過這樣的一種方式，能夠得出好、中、差的聚類中心，數據倉庫的分類模式就此形成。從待評價樣本的預測方面考慮，帶預測樣本應與數據倉庫中已經分類的模式進行全面的比較，得出它們之間的距離，以判斷出此樣本與哪種模式更相近，最終獲取到待識別樣本的分類等級。本文主要對灰色聚類數據挖掘在高校院系級教學檔案管理綜合評價中的應用情況進行了一番論述，可以明顯的看出，其可以采取聚類的方式對高校教學檔案管理進行全面的分析，從中發現教學檔案管理的類型，其對于高校檔案管理具有重要的理論與指導意義。作為高校系級教學檔案管理人員，應圍繞著科學評估與分析，結合實際情況，確保教學檔案管理工作具有較高的水平。

3、結論

綜上所述可知，通過對教學檔案管理各項程序進行加工后的教學檔案，不僅使其呈現出了清楚的編目、使用簡便以及內容豐富等優勢特點，而且還將該系教學工作實際情況全面的反映了出來，我們應全面的利用其具有的優勢，以提高教學工作水平。只有通過這樣的方式，教學檔案的功能作用才會進一步提高，教學檔案建設的最終目的才會得以實現。不過，在應用灰色聚類挖掘評價方式時應對三方面的事項加以考慮，一方面，評價的因素不能過多，不然，評價者難以對全部評價因素進行全面的理解，最終使得所獲取的數據不具備高質量；另一方面，參加評價的對象不能過多，不然重復的操作以及繁重的負擔將使得評價者反感行為的發生；此外，評價先導工作必須完善。由于筆者能力有限，本文的論述還不是很全面，希望同行們提出寶貴的意見或建議。

參考文獻：

[1]吳正霞,周怡.教學評估與高校教學檔案管理[J].西北醫學教育,2007年02期

篇（5）

吉林省醫療資源豐富。醫療機構分布也比較廣泛，有大約三十家三級甲等醫院，二級甲等醫院數量更是龐大。各醫院檢驗科的工作強度很大。對于存儲數據和檔案管理方面需要更大的人力資源投入和空間利用。隨著電子信息技術的介入，檢驗科的檔案管理模式也轉變成了網絡技術控制管理的模式。傳統管理模式，通過手工登記、匯編成文字檔案，然后把書面檔案進行統計分類，可想而知這項工作的難度。隨著計算機的普及和網絡技術的發展，檢驗科建立了檢驗科信息管理系統（LIS），實施了條碼技術，并且在此基礎上建立了檢驗科電子檔案管理模式。檢驗科檔案管理大致分為數據檔案、倉庫檔案、考核檔案、職工檔案、行政管理檔案和內部資料檔案等。各系統之間的數據分工明確，各盡其責。為檢驗科的分析、備案、處理和統計等打好基礎。檢查科電子檔案管理模式的建立為科主任的科學管理決策提供了現代化的有利條件，并且促進了科室的發展和進步，使人性化的管理和科學化、系統化的管理有機結合，提高我們的工作效率，有利于單位和個人的良好發展。

篇（6）

倉庫是用于儲存物資設備的設施和機構，是物資設備儲存供應的基地。物資設備儲存是由其生產部門到使用單位的整個供應鏈中的一個重要環節，它既是社會物資供應中斷時的平衡手段，也是提高管理效益的必然途徑.在科學技術飛速發展的今天，社會物質產品極大豐富，倉庫的地位和作用顯得日益重要。而如何提高倉庫的管理水平和質量，更好的為煤礦生產服務也成為我們面臨的新問題。

鶴煤集團公司在2010年9月之前的管理模式是：設備、配件、材料、租賃一體化管理模式，在這種模式的運行下，由于新設備的前期管理、材料、配件的繁瑣，使得倉庫管理的主要職能都傾注到新設備的前期工作、配件、材料的管理中。2010年9月以后鶴煤集團公司，對物資采購部門進行了機構調整，將新設備的管理以及材料配件采購管理工作一起歸并到了物資供應處，設備租賃管理工作單設了一個部門進行設備的后期管理工作，機構的調整改革，證明了集團公司對設備租賃管理的高的重視，因此我們的各項管理必須迅速跟上改革的步伐。作為租賃倉庫我們清楚地認識設備庫管理是一項薄弱環節，因為倉儲管理的各項管理辦法、制度都是按照物資材料的特征制定的，有些很不適用設備庫管理，特別是《機電分公司物資采購管理辦法》，與設備管理完全脫節，還有“到貨驗收登記臺帳”，設備、配件、機電產品共用一個模式的臺帳，因此設備臺帳就很難反映出設備的真實情況。

為了盡快強化基礎管理，理順工作思路，規范業務流程，倉庫根據設備管理的特點，學習了兄弟單位先進管理經驗，并結合本單位的工作實際，找到了影響租賃倉庫基礎管理的薄弱的關鍵因素，制定了實施方案，凝心聚力、向管理挖潛、實現機電設備倉庫管理的全新突破，取得了良好的經營效果：

一、設備入庫管理流程

1．新設備、退租設備、代保管設備入庫前，業務科室應開具《新設備到貨通知單》、《退租設備到貨通知單》、《代保管設備到貨通知單》作為設備驗收入庫、存放的憑證。

2．倉庫保管員依據業務科室開具的《新設備到貨通知單》或《退租設備到貨通知單》收貨，存放在待驗區，及時督促業務人員對入庫新設備或退租設備進行入庫驗收；依據業務科室開具的《代保管設備到貨通知單》收貨，存放在代保管區域。

3．新設備、退租設備到倉庫后，設備保管員要記錄好到貨日期、到貨時新設備的狀態（包括外包裝箱是否有傾斜、倒反、碰撞現象）、退租設備完好情況。

二、設備驗收管理流程

（一）新設備的驗收

設備到貨應及時進行入庫驗收。設備保管員與公司設備驗收人員共同對設備進行驗收。

1.數量驗收(包括生產廠商、設備型號和購置臺件)、資料驗收(包括隨機技術資料、四證一標志)、質量驗收(包括產品外觀)。

2.開箱時，設備保管員對設備進行數量方面的驗收，要對設備的型號、機號、每個附件等進行清點，并按照《設備到貨驗收登記臺帳》要求認真填寫，再與裝箱單和到貨通知單核對。驗收時要結合到貨通知單內容和裝箱單等進行驗收，要查驗主機及列入煤安標志配套范圍附機的煤安標志證書及標識，要認真核對煤安標志證書與銘牌上的供貨廠家、設備名稱、型號規格、煤安標志證號是否一致，所有煤安標識是否齊全，并在驗收記錄欄認真填寫驗收設備的煤安標志證書號。如發現有不同之處，應在《設備到貨驗收登記臺帳》背面《記事（備忘）錄》做出備忘記錄。

3.完成開箱后由設備保管員與公司設備驗收人員共同在《設備到貨驗收登記臺帳》簽字確認。并將《設備點件驗收報告單》編號填寫在《設備到貨驗收登記臺帳》。

4.設備保管員對煤安設備要單獨建立煤安臺帳。證件不全的設備不予辦理入庫手續，未經辦理入庫手續的設備一律作待檢設備處理放在待檢區域內，經檢驗不合格的設備一律退回廠家，暫存退貨區域，同時必須在短期內通知經辦人員負責處理，需退貨時保管員要做好記錄，并按照《設備退貨登記臺帳》要求認真填寫。

（二） 退租設備的驗收

1．退租設備到達倉庫后，由使用單位、租賃庫保管員、設備使用管理科人員三方對退租設備進行驗收入庫。

2．查看退租設備狀況、部件缺損程度。

3．查看退租設備相關資料是否齊全。

4．完成驗收后，驗收人員在《機電設備退庫交接驗收單》上簽字。

（三） 代保管設備的驗收

1．代保管設備到達倉庫后，由使用單位、租賃庫保管員、設備使用管理科人員三方對代保管設備進行驗收存放。

2．設備保管員依據業務科室開具的《代保管設備到貨通知單》，對照實物進行登記，完成登記后由代保管單位簽字與業務科人員共同在《代保管設備存、發放登記表》上簽字確認。并將《代保管設備到貨通知單》編號填寫在《代保管設備存、發放登記表》上。

三、庫存管理流程

（一）煤安管理

1.符合煤安條件的設備入庫后，要按其性能與定制管理區域分類保管保養，保管員要妥善保管在設備主機、銘牌、包裝或說明書上印制的煤安標識。

2.保管員要專門建立煤安設備臺帳，臺帳上注明入庫設備的名稱、規格型號、數量、煤安標志及證書編號、入出庫時間及發放單位，保證賬、卡、物相符。庫存設備要做到產品上的標識與證書 、編碼及臺賬相一致。

3．對于證件不全的設備要向有關部門進行反映，禁止發放證件不全的設備。

（二）保管保養

1．入庫設備如有腐蝕必須強制保養方可入庫，庫內設備如有腐蝕要及時除銹上油做好保養。

2．庫存設備必須定期檢查，每月不少于一次，發現問題及時處理，若是刮風、下雨、下雪天，對于露天存放的設備要及時清理帆布蓬上積雪積水；對于露雨庫房，要檢查庫內設備是否被雨水侵蝕。做好防范，及時清理庫內積水，做到：庫內設備要勤清點、勤保養、勤整理。

3．定期打掃庫房衛生，做到清潔無雜物，庫容整潔,嚴格按照《定置管理》要求規整庫房。

（三）設備盤點

1．每半年進行全面清查盤點。

2．由設備保管員通知設備使用管理科共同盤點、設備保管人員按照庫房設備實物，進行清點登記，通過對照賬本與設備使用管理科賬目進行清點，如發現缺少、轉移、借出、維修等要在盤點表上做出記錄，雙方簽字確認。

3．對轉移設備辦理調撥手續；對借出設備要求被借方提供借條，并負責追回；對缺少設備整理清單上報公司領導。

4．盤點結束后，寫出盤點分析。

四、設備出庫流程：

1.嚴格按照業務部門開具的設備出庫單、代保管設備出庫單發放，堅決杜絕無單發放設備。

2．確因廠礦生產急需，可經設備使用管理科、機電倉庫同意后，由領用單位經辦人寫條，設備使用管理科科長簽字蓋章，方可先發料后補手續，并在三天內補齊手續。

3．發放設備時要核對隨機輔件所示數量、規格、名稱是否與實物相符，隨機技術資料、四證一標志是否齊全，要按照《設備出庫（移交）登記臺帳》認真填寫，并要求領用單位簽字認可，屬生產急需領用設備要在背面《記事（備忘）錄》做出備忘記錄。

五、設備檔案管理流程

1．凡入庫的設備，在其入庫、到出庫全部過程中直接形成的具有保存利用價值的文字、圖表、以及隨機材料均屬設備檔案。

2．設備保管員兼任設備檔案管理員，負責日常檔案管理工作。做好各種資料的登記及統計工作。

3．每臺設備建立一套對應的文檔，設備文件材料，必須用鋼筆書寫，嚴禁用圓珠筆、水彩筆。要求字跡工整，圖樣清晰。

篇（7）

中圖分類號：G717 文獻標識碼：A 文章編號：1671-0568(2012)08-0130-02

隨著計算機技術的迅猛發展及網絡應用的普及，各學校的校園網不斷增加新的管理系統，各部門累積的業務數據越來越多，為了更好地利用這些數據為學校的管理提供決策依據，我們引入數據倉庫技術構建一個適合中職學校發展的綜合事務統計分析系統。

1　構建中職學校綜合事務統計分析系統的目標。①優化學校內部管理控制，如人力資源管理、教學質量管理、教學資源管理、日常行政管理、圖書檔案管理等；②為學校決策者提供各種輔助決策信息，如招生分配發展趨勢分析、專業及課程開設合理性分析、教學質量及教科研能力的評估分析、人力資源的需求分析、學校教學資源成本分析等。

2　學校綜合事務統計分析系統的體系結構，如圖1。

3　學校綜合事務統計分析系統模塊設計，如圖2。

4　數據倉庫的設計過程。①選取待建模的事實：對學生有成績、畢業分配、招生數、檔案管理等；對教師有教科研情況、所教課程、工作量、日常考核情況等；對教學資源有分類、保管、使用等；②選取粒度：對于管理，該粒度是基本的，在事實表中是數據的原子級。如時間維可按日、周、學期、學年統計，學生維可從性別、年齡、專業、班級等來統計，教師維可從性別、年齡、專業、職稱、授課科目等來統計；⑧選取用于每個事實表記錄的維：維是事實信息的屬性，典型的維是時間、學生、教師、教學資源、事務類型和狀態等。包括學生的基本信息、專業、年級，教師的基本信息、教研室、專業、課程類別，教學資源的基本信息等。它們一般變化不大，數量也相對較小；④選取事實表中每條記錄的度量：典型的度量是可加的數值量。

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二、電子會計檔案解析

（一）為何會產生電子會計檔案

千百年來會計都是使用紙筆記賬，但隨著計算機和網絡技術的出現，這一情況發生了根本性的轉變。計算機技術可以說是迄今為止最為有力的會計核算工具，而網絡技術的廣泛應用又為財務工作提供了更為高效快捷的手段。現如今，無論是大型集團，還是小微企業，無論是財務核算，還是納稅申報，都離不開計算機和網絡的應用，很難想象如果脫離開計算機和網絡，我們如何將財務工作進行下去。

紙張作為會計核算信息的載體，隨著計算機和網絡的普及，正在逐步喪失主導地位。經過二十余年的發展，現如今大中型企業普遍使用ERP軟件來滿足日常管理需要，小型企業的財務部門也基本實現會計電算化。這些新手段的應用，導致企業時時刻刻都在產生大量的電子數據，也就生成了大量的電子會計檔案。

（二）電子會計檔案必然性

白紙黑色的紙質檔案，看得見、摸得著、存得住，長期以來都是會計檔案保存的不二選擇。但隨著企業大量電子財務數據的產生，紙質會計檔案已顯得有些力不從心，畢竟要把所有的財務數據打印、裝訂、歸檔，是一件費時費力的工作，如果是大型集團企業的話，則是一項龐大的工程，幾乎是不可能完成的任務。

因此，電子會計檔案是隨著會計核算方式的變革而產生的，是將信息化手段應用于財務工作后的必然結果。

（三）保存電子會計檔案的關鍵

雖然電子會計檔案是一種全新的檔案形式，但其仍然屬于會計檔案的范疇，日常工作中我們需要按照《會計檔案管理辦法》的有關規定執行。《會計檔案管理辦法》明確規定：單位可以利用計算機、網絡通信等信息技術手段管理會計檔案；當滿足特定條件時，單位內部形成的電子會計資料及從外部接收的電子會計資料，可僅以電子形式歸檔保存，形成電子會計檔案。

現代會計核算主要依托于目前廣泛使用的ERP系統，ERP系統既是會計核算的手段，同時也是電子會計檔案的保存工具。由于ERP系統具備功能多樣性，因此能否做好ERP系統的應用及維護工作，將成為電子會計檔案能否有效保管的關鍵所在。

三、實現會計檔案電子化的條件

（一）實現電子會計檔案的軟件條件

由于ERP系統本身能夠儲存絕大多數的會計核算信息，因此ERP軟件是實現會計檔案電子化必要的軟件之一。

早期的電子會計檔案是以會計電算化形式出現的。模擬手工賬務處理是早期會計軟件的主要特點，它簡化了轉賬、過賬、記賬、報表等環節的操作，實現了數據的一次性錄入，從而減少了重復勞動，同時也降低了出錯的可能，大大提高了工作效率，可以說是會計核算方式革命性的突破。隨著會計電算化逐步成熟和普及，計算機技術開始向產供銷等領域擴展，最終替代了手工傳票，實現了業務信息的傳遞和共享，實現了財務與業務的一體化，ERP系統也就此誕生。因此，ERP系統是具有雙重功能，既是廣大財務人員日常使用的核算軟件，也是存儲核算結果、保存會計檔案的“倉庫”。

數據庫軟件，是實現會計檔案電子化的另一個必要條件。ERP系統將核算的結果保存在數據庫之中，數據庫軟件將這些數據作為一個個的獨立元素保存下來，因此可以說數據庫軟件就是電子會計檔案的最終“歸宿”。

ERP系統和數據庫軟件是實現會計檔案電子化的兩個必要條件，二者相互依存，缺一不可。如果把數據庫軟件比喻成存儲電子會計檔案的“倉庫”，那么ERP軟件就是連接這個倉庫的“傳送帶”，它將核算結果傳送到倉庫里，又從倉庫里將數據取出并翻譯成可讀的會計語言呈獻給信息使用者。

（二）實現電子會計檔案的硬件基礎

要想實現電子會計檔案的保存，除了ERP系統和數據庫等軟件條件外，還需要具備一定的硬件基礎，主要包括計算機、服務器、存儲、帶庫等運算存儲設備，同時也包括交換機、路由器、VPN等網絡設備。

計算機是每個財務人員所必需的，日常操作大多在算機上完成。對于使用網絡ERP軟件的企業來說，服務器也是必需的設備，由于服務器具有大容量存儲和較好的安全系數，因此ERP軟件的數據端和數據庫軟件都安裝在服務器上。大型集團企業往往會產生海量的數據，需要更大的存儲空間和更高的安全等級，同時還要滿足異地備份和高可用的需要，僅使用服務器遠遠不能夠滿足使用要求，因此還需要增加存儲設備、磁帶機、虛擬帶庫等設備。

（三）安全至上原則

電子會計檔案屬于會計檔案的范疇，在安全性方面除了需要滿足防止丟失、毀損、篡改等基本要求，同時還要根據“電子化”這個特點，采取針對性的措施來滿足電子會計檔案的安全要求。誠然會計檔案電子化能夠為企業財務工作帶來很多益處，但它的安全性仍是很多企業不得不面對和思考的問題。

同保存紙質會計檔案需要有安全可靠的倉庫一樣，電子會計檔案也需要有一個安全且足夠大的地方來保存。對于擁有局域網的單位來說，在局域網內架設服務器和存儲是安全和成本比較均衡的方案，能夠防范絕大多數風險并且成本可控，也是目前大多數企業采取的方法。如果單位距離比較分散，無法使用局域網互聯，也可以使用公有云技術來完成電子會計檔案的儲存，目前國內許多IT公司都能提供云服務技術，如百度云、阿里云、360云盤等。由于有強大的技術支持，知名IT公司提供的云服務在安全方面是比較有保障的，遠高于企業自行組建的遠程存儲方案，而且一旦出現系統受損的情況，云服務的供應商也更有可能將受損的數據恢復。

電子會計檔案的保管同樣應當滿足不相容會計崗位的要求，即出納人員不得兼任會計檔案保管的崗位。電子會計檔案一般都儲存在服務器中，財務人員可以通過網絡調閱，大大提高了查閱效率，但同時也為篡改會計檔案留下了隱患，任何人都有可能“神不知，鬼不覺”地將電子會計檔案變更或刪除。因此，需要對使用電子會計檔案系統的人員權限進行設定，實行按需分配，并且在會計崗位調整時同步調整系統的權限。對ERP等系統的使用進行行為審計，使用審計軟件對系統的使用情況進行監督和記錄，有效保障電子會計檔案的使用安全。

四、利用好電子會計檔案，不要讓數據沉睡

紙質會計檔案歸檔后再次查閱的機會比較少，如無特殊事項，這些紙質會計檔案會一直“沉睡”直到銷毀，其中的數據也得不到挖掘整理。所以說紙質檔案的作用比較單一，僅僅起到了備查的作用，并不能為企業未來的發展提供強有力的數據支持。

電子會計檔案則不然，由于電子會計檔案檢索查閱十分方便，所以它是非常好的企業財務分析的數據來源。如果將電子會計檔案與數據分析軟件相結合，則能夠構建出企業數據模型，如實的反映企業的經營狀況，并在此基礎上更好地謀劃發展方向。因此，電子會計檔案不能僅僅停留在備查層面，而是要更多的 “激活”其內在的數據，讓數據更好的為企業服務，這才是電子會計檔案所體現出的最大價值。

五、按需定制符合自身條件的電子會計檔案方案

電子會計檔案具備諸多優點，是未來會計檔案保管的重要形式之一，預計今后會有越來越多的企業選擇將會計檔案電子化。但要實現會計檔案電子化，并非一朝一夕之功，需要進行大量的工作，投入大量的資源，無論是人力、物力、財力，還是時間成本，都不是普通企業能夠承受的。

構建完整的電子會計檔案體系，需要合適的軟件以及與之配套的計算機和網絡硬件，同時為了維持全套系統的正常運轉還需要消耗額外的電能，另外也需要配備專業的技術人員。隨著軟件系統升級、計算機技術發展及設備逐步老化淘汰等原因，企業為了保存電子會計檔案仍需要大量的資金支出。由此可見，并非所有企業都能夠承受會計檔案電子化所帶來的成本壓力，這就要求企業要根據自身的需求和能力來選擇會計檔案電子化的程度。

大型集團企業業務量大、種類繁多，分支機構可能分散在不同地點，會計檔案的整理歸集難度較大，同時大型集團企業能夠提供足夠的人力、物力、財力和時間來支持電子會計檔案的建設，滿足運行所需的資金支持。因此，大型集團企業比較適合全面的會計檔案電子化，雖然需要投入較大的成本，但從節省紙質檔案成本和檔案保管便利性方面考慮，還是電子會計檔案更具性價比。

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嚴格依照國有資產清查文件完成自查、賬物核對、現場盤點、數據校核等清查工作，運用實地調查、電話訪談、檔案查詢、個案面談等方法，在全面獲得了固定資產真實、完整信息的同時，也發現了資產檔案管理存在的不少問題。

（一）部分固定資產無檔可查。據調查，不少單位對資產進行校核時查不到相關檔案，對賬上有的、清查時沒有的資產無法進行追根溯源；零星檔案也是分散在會計和文書檔案中，很難查到資產流向等信息。對賬上沒有的、清查時有的資產，也難以確認資產來源、金額、使用情況等，有的僅憑相關人員的口述進行界定，主觀性較強。

（二）部分固定資產檔案不完整、不規范，利用率低。固定資產登記上賬時較為粗略、模糊，類別細分不夠科學，致使檔案資料參考價值降低。比如，臺桌類、桌椅類資產數量較為龐大、分類細碎，原始材料上沒登記資產規格、型號、尺寸、保管人、使用部門等關鍵信息，致使部分固定資產無法進行深入清查。尤其是飲水機、屏風等耗損性強，價值較小、移動方便的資產更易去向不明；部分電子類固定資產（譬如：刻錄機、辦公設備零部件）更新換代快，如不能按規定及時處置，故時間一長，不明去向，此項資產的檔案資料無法補充。

（三）固定資產檔案管理缺乏動態性，資產檔案出現斷層。部分固定資產使用時間跨度較長（譬如：攝像機，使用年限6年），使用頻率高（譬如：安全、檢查、監視、報警設備等資產）、使用部門和使用人流動性較大（譬如：臺式計算機），對其使用、借還等情況搜集的工作量較大，若未能進行及時跟蹤管理，致使相關檔案出現空白。

二、固定資產檔案管理問題分析

固定資產檔案管理既涉及到資產，又關系到檔案，是復合型工作，如果相關負責人不具備較為復合的知識結構和技能，就難以對該部分檔案進行嚴格檢查，不易對一些不規范的資產材料進行查漏補缺和重新整理。

一是資產管理者檔案管理意識相對欠缺。資產管理者不懂檔案相關知識，在管理過程中容易漏掉重要文件材料。譬如：資產保管人認為只要是資產一股腦放進倉庫里就行，進出倉庫的登記不科學，甚至不登記直接入庫，這樣就無法形成原始材料。資產管理者不能及時根據資產生命周期與資產申購部門、資產使用人、各部門進行溝通交流，致使資產賬目登記不全、登記錯誤等情況出現。

二是檔案管理者不了解資產管理流程，難以鑒別或補全材料。資產管理員常常把資產資料送到檔案管理員手里，因不了解資產管理等相關情況，往往資產管理員送來的算數，無法進行材料鑒別，不利于檔案資料的完整齊全。

三是資產檔案相關制度不健全。多數單位進行資產管理是依據省級部門的資產制度，有的雖然制定了本單位的資產管理規定，但絲毫沒提資產檔案管理或只是幾句帶過。相關部門或人員保密工作不到位，尤其是檔案管理不善的單位，因無依據可查，資產流失率增加。

三、強化固定資產檔案管理，提高歸檔質量

因固定資產涉及辦公用房、居住用房、車輛、專用設備等廣泛范圍，且使用年限較長，固定資產檔案管理也相對復雜，管理難度比較大。

圍繞資產生命周期，把資產管理文件從生成到永久保存或銷毀看作一個系統，以文件生命周期理論為基礎，在檔案管理的“前端”即文件的形成前便進行干預和控制，對中端即“處理、鑒定、整理、編目等等具體管理活動及末端文件保存或銷毀“產生積極影響，提升檔案工作的效率，提高檔案管理質量。

（一）完善固定資產管理等相關制度，促進固定資產檔案管理規范、科學。固定資產管理與檔案管理相輔相成，相互促進。一是根據國家、省級行政事業單位固定資產管理政策，結合資產管理與清查中的新情況、新問題，建立健全固定資產管理規定，及時制定或修訂適合本單位實際、便于操作的固定資產管理細則，使固定資產管理有章可循，利于形成可靠的資產資料。二是建立健全固定資產檔案管理制度，確定資產檔案的歸檔范圍和保管期限表等內容，確保收集過程有章可循；嚴格執行歸檔材料收集標準，主動細致地收集，按照各類檔案的分類原則和方法進行分類整理。及時整理不符合要求的材料，補充必要材料，確保歸檔內容的完整與規范。建立檔案收件簿，規范材料裝訂，以便日后查閱，使檔案管理工作逐步走向規范化、科學化軌道。

（二）重視檔案收集和價值鑒別工作。檔案收集是檔案管理各項工作的基礎，鑒別是保證檔案材料歸檔質量的重要手段。實行動態跟蹤管理，在資產購置、驗收、入賬時做到卡片信息正確、清晰、齊全、規范。嚴格依據資產流動的實際，對資產賬目進行更新、完善，把借用單、轉移單、故障維修記錄、調撥單、登記入庫單、資產清查盈虧表、報廢審批單、核對單、處置單等信息作為重要檔案資料加以保存確保資產檔案的系統性、完整性和規范性。對收集起來的檔案進行真偽和價值鑒定，對檔案材料范圍、完整性、真實性進行鑒別，對材料形成手續進行審查，對鑒別后不符合要求的材料采取退回、留存等方式及時進行處理。尤其是資產清查等重點工作的材料搜集整理工作，作為重要的檔案資料。對賬上沒有、清查時出現的資產另外登記造冊，每條資產數據登記完整齊全。將那些原始記錄性強、查考價值高、文書處理程序完畢的文件“檔案化”，要確保文件的真實性、完整性、可靠性和長期有效性并且能夠證明，使文件可以作為證據和作為檔案保存。

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??????? 一個員工，只有不斷的改進自我，才會進步，才能走上更高的崗位！

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轉眼間，我已進入紅豆半年多，自己覺得進步了不少，很多事情自己都可以獨擋一面，而且有了比較成熟的思路，在此我對公司所有同仁表示由衷的謝意。

07年6月9日我正式成為公司的一員，從踏入紅豆的那一刻起，就被紅豆文化與精神及至震撼，發誓：要做一個合格的紅豆人。經過倉庫實習和南辦短暫培訓，我被派往石家莊做駐外會計；一晃就是六個多月，經過六個多月的磨礪，企業精神“誠信務實創新爭先”已深深扎根于我心中，在公司領導的領導與指引下，在廣大同事的積極支持與配合下，我做了一些工作。現07年底，對工作進行總結下，懇請大家批評指正。

駐外會計時是雙重領導，受公司財務科與HOdO營運部的雙重領導，因此工作首先要符合公司制定的《關于辦事處會計的規定》等文件規定，第二，要協助業務做好辦事處的運營。

我從以下幾個方面總結下。

一工作成績

（一）辦事處制度方面

由于我HOdO內衣營銷公司設置辦事處的歷史不長，辦事處的內部管理還處于起步摸索階段，還未形成標準化的工作流程或自己的內部管理及外部監控體系，根據以往我的一些工作經驗，對石家莊辦事處（簡稱石辦）進行了一些制度建設及實施，如下：

1建立了石辦檔案管理制度，形成了價格檔案、促銷檔案、合同檔案、報表檔案等。文件的整理及歸檔，有利于日后的查找及公司監督，更利于辦事處環境的美化。

2形成了石辦帳務登記流程及報表登記規則。有利于新手上路及辦事處財務統一，當辦事處有很多商場專柜時，方便于財務管理。

3石辦倉庫制度的制定，有利于明確工作責任和工作流程。

4為了合理有效辦事處空間，實行倉位制度，即每個貨號的不同規格都有自己準確的倉庫位置，倉庫內不得隨意放貨。

5根據數月的摸索及總結，形成了《HOdO內衣營銷公司辦事處工作手冊》草案，并于07年9月12日提交公司，在此我感謝領導的大力支持。

6由于服裝的偶爾斷碼，以及不同商場暢銷商品的不同，我辦事處采用內部調撥制度。制度內容：新百不好銷的而東購暢銷，新百調貨至東購，反之東購調貨至新百。

（二）日常工作方面

2對于營業員培訓費，工裝等費用，要求其工作滿半年以上者才予報銷，并每次報銷金額的一定百分比，有效控制營業員的流動性及提高其向心力。

3當天的事情必須當天完成。比如：我今天送的貨，我必須第一時間送到；今天要發生的業務，我必須今天進行登記；等。

4每天晚上必須寫第二天的工作計劃和備忘錄，確保第二天的事及時完成，絕不給自己拖延的借口。

6對倉庫及時進行整理，建立了即時庫存報表。

（三）報表統計方面

由于我辦事處配備了電腦，我辦事處正在努力實行“無紙化辦公”

1建立了東購、新百日報表銷售數據庫。

2運用數據透視表功能，根據一周銷售日報表數據自動匯總辦事處周報表。

3建立了東購、新百、辦事處收發明細帳文件夾。

4根據以上月末電腦做辦事處月報表。

5報表的作用更好的服務于銷售及下年的銷售預測。我與業務經常性的溝通，對報表及某時間段的銷售統計及時統計。

（四）銷售方面

新品執行價的制定；促銷活動的申請、價格的調整，道具的使用等整個流程都比較熟悉，形成了自己的一些看法。這方面，我非常感謝石辦業務：翁生。

（五）安全方面

我辦事處禁止抽煙；離開辦事處時，做到電器關掉，門窗鎖好。

二目前存在的問題及解決辦法

（一）辦事處的空間問題

我石辦一室一廳的房子，辦公室、臥室、倉庫三合一，除了廚衛、陽臺，可用空間比較小。冬季是旺季，貨品厚而大，占用空間比較多。每次公司到貨都要騰地方盤貨；每次往商場配貨都要一盒一盒地拿到倉庫外面，效率比較低；目前雖然我辦實行規格倉位制度，找貨很方便，但盤點時比較麻煩。

目前我石辦只有兩個商場，倉庫勉強夠用；但以后我石辦不止兩個，會更多，需要再租個倉庫。這樣，規格倉位制度能更好的實施；貨號期初就可以備足，化解斷碼風險，提高銷售。

（二）營業員的工資問題。

營業員的工資構成比較單一，如果加入考核工資，對其積極性及認真性將會有很大提高。辦法：建立營業員積分考核制度。

（三）商場營業員內購價問題。

由于公司沒有針對營業員的內購價制度，而營業員又屬于我公司員工，對營業員的凝聚向心性不夠。建議：在商場零售價的基礎上統一折扣；或者在出廠價基礎上上浮一定的比例。