倉庫檔案管理匯總十篇

序論：好文章的創(chuàng)作是一個不斷探索和完善的過程，我們?yōu)槟扑]十篇倉庫檔案管理范例，希望它們能助您一臂之力，提升您的閱讀品質(zhì)，帶來更深刻的閱讀感受。

篇（1）

在現(xiàn)階段，各種檔案管理系統(tǒng)主要是采取交易的方式，主要功能是檢索和統(tǒng)計。后期的數(shù)據(jù)是沒有任何進(jìn)一步的開發(fā)和利用，隨著數(shù)據(jù)的積累，數(shù)據(jù)的的丟失情況會越來越嚴(yán)重，而且產(chǎn)生了巨額的維護(hù)和維修費用，而且容易造成數(shù)據(jù)丟失更嚴(yán)重。為了更好地利用現(xiàn)有的信息和數(shù)據(jù)檔案，充分反映這些數(shù)據(jù)的價值，這些數(shù)據(jù)被充分挖掘隱性知識，并進(jìn)一步利用已迫在眉睫。數(shù)據(jù)庫技術(shù)現(xiàn)在已經(jīng)無法達(dá)到完成這個任務(wù)，要想對數(shù)據(jù)進(jìn)行深入分析，充分發(fā)揮技術(shù)資料的作用，就要建立數(shù)據(jù)倉庫，來對數(shù)據(jù)進(jìn)行深入的挖掘和處理。采用數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)技術(shù)，不僅能大大的提高檔案的安全性，而且也使檔案保存更加方便快捷。隨著計算機技術(shù)的發(fā)展，數(shù)據(jù)存儲量也快速增長，如何才能從這些隨機的，不完整的，模糊的數(shù)據(jù)中提取隱含的數(shù)據(jù)的，數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)就能做到。

現(xiàn)以學(xué)生黨員檔案管理系統(tǒng)為例，建立數(shù)據(jù)倉庫，來詳細(xì)講解應(yīng)用數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)，如何來建立數(shù)據(jù)倉庫。

1 學(xué)生黨員的管理系統(tǒng)，主要是從以下幾個方面逐步實現(xiàn)

首先，由學(xué)校組織，進(jìn)行基層組織調(diào)研，分析學(xué)生黨員的基本情況，然后取得的一部分的實際數(shù)據(jù)，對現(xiàn)有的數(shù)據(jù)庫表進(jìn)行分析，以了解該每個字段的意義和作用，進(jìn)行需求分析和專題設(shè)計。接下來從數(shù)據(jù)庫表結(jié)構(gòu)有用的字段中，選擇合理的事字段信息和三維數(shù)據(jù)。最后通過數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換服務(wù)來構(gòu)建數(shù)據(jù)倉庫，通過SQL Server2005中分析服務(wù)器配置工具來配置基于多維的數(shù)據(jù)集，在這個過程中，數(shù)據(jù)處理的過程主要是通過微軟的OLAP功能，通過SQL Server7.0中將數(shù)據(jù)整合進(jìn)去，接口的可以選擇OLAP的COM的接口，并通過一系列的服務(wù)給數(shù)據(jù)倉庫的應(yīng)用提供程序支持，開發(fā)人員可以使用Vc或其他語言開發(fā)用戶前端客戶端，數(shù)據(jù)透視表服務(wù)還允許在客戶在本地上傳地存儲的數(shù)據(jù)。MMC提供調(diào)度、存儲管理、監(jiān)控、報警和核心管理服務(wù)的功能。在本設(shè)計中，我們使用SQL Server 2010作為數(shù)據(jù)倉庫，可以采用Access和Excel可以作為數(shù)據(jù)展現(xiàn)工具，除了SQL Server還支持第三方數(shù)據(jù)展現(xiàn)工具。

2 在數(shù)據(jù)倉庫的設(shè)計階段，我們從以下幾個方面來入手

2.1 確定事實表

事實表分為學(xué)生黨員目錄信息表，黨員情況登記表，黨員接收情況登記表表，學(xué)生黨員注銷登記表等內(nèi)容，其中黨員的目錄表根據(jù)類別，時間等其他情況又可以具體的細(xì)分為若干個表格。

2.2 明確事實表的分割方法

我們的檔案資料，例如，最常見的方式是采用全宗劃分，這樣首先將全年的檔案按年度來劃分，一年內(nèi)的檔案按檔案形成的部門或檔案使用的單位來進(jìn)行劃分，在這種劃分條件下，檔案庫中的檔案是按以年度的方式的存放的，一般情況下一個單位的檔案文檔有幾十到幾百卷，一年中卷的文件目錄的記錄條數(shù)大概有幾千到幾萬條，這樣我們在數(shù)據(jù)倉庫中儲存這些數(shù)據(jù)時，就可以以年度的方式來存儲，在對存儲的數(shù)據(jù)進(jìn)行數(shù)據(jù)挖掘時，就可以只通過年度來進(jìn)行處理，這樣就提高了處理數(shù)據(jù)的濕度，對數(shù)據(jù)在進(jìn)行更新，添加或刪除等操作時，可以更加方便快捷。

2.3 事實表數(shù)據(jù)的添加、修改和刪除

事實表里面的數(shù)據(jù)還應(yīng)該具備追加、刪除、修改等綜合處理功能，在對數(shù)據(jù)倉庫更新操作中，添加和刪除數(shù)據(jù)是一個經(jīng)常性的工作，這些操作使數(shù)據(jù)倉庫的質(zhì)量得到可靠地保證。在進(jìn)行添加操作時，首先要確保數(shù)據(jù)倉庫中的數(shù)據(jù)那些是新的，一般情況下可使用通過時間來進(jìn)行判斷。刪除操作相對簡單，使用起來也更加普遍，只要通過一些搜索語句就可以實現(xiàn)。數(shù)據(jù)倉庫中的操作做中，修改數(shù)據(jù)的功能用的比較少，在修改過程中，應(yīng)當(dāng)注意表和其他數(shù)據(jù)之間的關(guān)聯(lián)性，保證數(shù)據(jù)的完整性，注意處理表和表之間的關(guān)系。在數(shù)據(jù)倉庫，在基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的上會形成一些綜合性的數(shù)據(jù)，在對基礎(chǔ)數(shù)據(jù)進(jìn)行操作之后，綜合數(shù)據(jù)也會產(chǎn)生變化，所以對基礎(chǔ)數(shù)據(jù)進(jìn)行添加、修改和刪除等操作之后，對響應(yīng)的綜合數(shù)據(jù)也要進(jìn)行對應(yīng)的修改，以維持綜合數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和一致性。

2.4 數(shù)據(jù)倉庫中維的確定及建立，維是同類數(shù)據(jù)的集合

維的層次結(jié)構(gòu)很清晰，我們可以很容易地指定規(guī)則對數(shù)據(jù)進(jìn)行運算，在維內(nèi)，它的層次結(jié)構(gòu)也是很有順序的，利用維的這種特點，我們在對數(shù)據(jù)倉庫進(jìn)行數(shù)據(jù)挖掘的時候，可以很明顯的提高數(shù)據(jù)挖掘的速度，質(zhì)量也能得到大大的提高。以檔案數(shù)據(jù)倉庫為例，我們可以以文件編號，借閱單位，檔案的文類號這三者建立一個三維立方體，要改變?nèi)S立體方的大小，就可以通過上卷或者是下鉆的方式，要顯示三維立體方的一面，就可以通過切邊操作來進(jìn)行。

完成了以上步驟，就可以著手構(gòu)建數(shù)據(jù)倉庫，收集和分析有關(guān)具體操作的基礎(chǔ)上來構(gòu)建數(shù)據(jù)倉庫的模型，基于該模型的試運行情況，來完善設(shè)計方案，然后進(jìn)入到數(shù)據(jù)倉庫的物理設(shè)計階段，在進(jìn)行物理設(shè)計的時候，要注意選擇安全可靠的硬件平臺環(huán)境。

參 考 文 獻(xiàn)

[1]S.Sarawagi，M.Stonebraker.Effieient Organization of Large.

Multidimensional In Proc.of ICDE[J].ACM Record，1994（5）：207-208.

[2].

[3]中科永聯(lián)高級技術(shù)培訓(xùn)中心，.

[4]Oracle.Oracle Warehouse Builder Transformation Guidel0g（10.2）[M].oracle，2005（08）.

[5]數(shù)據(jù)倉庫之路，.

篇（2）

二、高職院校的檔案管理在知識管理中強化傳遞知識

在知識管理的過程中，其中知識管理活動包涵了以下幾個內(nèi)容：識別知識、產(chǎn)生（新）知識、存儲知識、傳遞知識和應(yīng)用知識。其中傳遞知識是檔案管理領(lǐng)域里最有價值的工作環(huán)節(jié)。據(jù)考證，目前全國大多數(shù)高職院校雖然有局域網(wǎng)，但是，運用局域網(wǎng)傳遞知識實現(xiàn)檔案信息共享方面還有許多工作要做。比如大量有價值的紙質(zhì)檔案如何迅速轉(zhuǎn)化為電子信息檔案？各種不同級別的檔案如何做到適度保密而又能良性傳遞？這都是檔案管理中急待解決的課題。事實上，構(gòu)建知識倉庫只是檔案工作的基礎(chǔ)工程，而促進(jìn)知識的傳遞才是檔案工作的根本命脈，實踐證明一個檔案部門只有加速知識的傳遞，才能使本院校各部門獲取工作的最大效益。

三、高職院校的檔案管理在知識管理中轉(zhuǎn)化知識形態(tài)

在現(xiàn)實生活中，知識一般被劃分為顯性知識和隱性知識。顯性知識是指存在于各類文獻(xiàn)中的可識別的信息，比如圖書、情報、檔案等。其中檔案管理是屬于顯性知識的范疇。而隱性知識，一般指的是經(jīng)驗或觀點，它屬于看不到、摸不著的知識資源，人們可以通過組織學(xué)習(xí)交流，從而把隱性知識轉(zhuǎn)化為顯性知識，促進(jìn)知識的更新與發(fā)展。此外，促進(jìn)隱性知識向顯性知識的轉(zhuǎn)化還表現(xiàn)在如何使傳統(tǒng)的紙質(zhì)知識管理逐步過渡到電子知識管理的狀態(tài)。伴隨信息技術(shù)的發(fā)展，各項管理工作已從單純的手寫辦公到現(xiàn)在的電腦網(wǎng)絡(luò)無紙化辦公，尤其在現(xiàn)代的知識管理數(shù)據(jù)庫中，除了Excel電子表格，還出現(xiàn)了各種管理軟件。實踐證明：電子文檔的建立已成為當(dāng)今檔案管理的主要載體和手段，它不僅便于傳遞，而且容易識別與讀取，是檔案信息管理的基本形式。

篇（3）

中圖分類號：N9211 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A 文章編號：1009-914X（2015）13-0314-01

一、檔案數(shù)字化的概念

數(shù)字化本質(zhì)就是將人們感受到的信息抽象為可以度量的用符號表達(dá)的數(shù)字、數(shù)據(jù)，再將這些數(shù)字、數(shù)據(jù)按照一定的數(shù)字化模型轉(zhuǎn)換為一系列計算機可以識別的二進(jìn)制代碼，從而可以通過計算機對這些數(shù)據(jù)進(jìn)行高效的處理、儲存、傳輸，這就是數(shù)字化的基本過程。檔案數(shù)字化無疑就是將存儲于傳統(tǒng)載體上的檔案信息進(jìn)行數(shù)字化，在信息化技術(shù)日益發(fā)展的今天，檔案數(shù)字化也隨之迅速發(fā)展起來。事實上，各種原始的檔案資料數(shù)字化具有技術(shù)的可行性，在我們描述信息的二進(jìn)制序列過程中，無論采樣的頻率有多高，總是存在于實際事物的差別。

檔案是人們處理事務(wù)過程中遺留下來的副產(chǎn)品，它使人們進(jìn)行社會實踐活動附帶的產(chǎn)物，或者它是自然形成的，而不是純粹人為的結(jié)果。盡管不能機械地理解原始性的含義，但是毫無疑問檔案的歷史性、真實性是其本質(zhì)屬性。

檔案信息數(shù)字化的工程不能成為一種時尚，而要在保證檔案基本屬性的情況下借助于現(xiàn)代信息技術(shù)擴展其作用范圍，提高其效率。因此需要從檔案的特點、成本、效益等方面綜合考慮，確定出數(shù)字化與非數(shù)字化的界限，按照科學(xué)合理的方案進(jìn)行數(shù)字化建設(shè)。

二、檔案管理數(shù)字化的目標(biāo)

檔案有兩種基本價值，一種是歷史憑證價值，從檔案的基本屬性和檔案的內(nèi)容、形式、特征看，檔案是真實可靠的，具有法律效力；另一種是情報信息價值，從檔案的信息存儲和所反映的內(nèi)容來看，檔案信息可供各項工作借鑒、參考。由此可見檔案管理的主要價值體現(xiàn)在真實的憑證作用方面，而對效率要求相對處于較次要的地位。

對現(xiàn)實中的信息完全數(shù)字化的優(yōu)勢，在于其強大的計算機處理能力、高效的查詢功能及信息管理與共享能力，在效率優(yōu)先的前提下數(shù)字化是必須的工作。而對檔案的數(shù)字化處理必須結(jié)合其檔案利用的特點與數(shù)字化的優(yōu)勢，找出一個最好的結(jié)合點。

因此，我個人認(rèn)為檔案管理信息化的目標(biāo)是在保證檔案原始憑證性、真實性、安全性的前提下，利用數(shù)字化的優(yōu)勢，提高其管理、查詢與傳輸效率，擴展其服務(wù)功能特別是數(shù)據(jù)挖掘功能。

三、檔案管理的數(shù)字化現(xiàn)狀與問題研究

現(xiàn)有的數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)大部分基于關(guān)系數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)，基本實現(xiàn)了檔案的編目、檢索、統(tǒng)計、出借等日常管理，其本質(zhì)是在原有的檔案管理體系上附加了計算機軟件，這在一定程度上提高了檔案管理工作的效率。但就當(dāng)前現(xiàn)狀而言，檔案管理數(shù)字化工作面臨著一些問題。主要表現(xiàn)在以下幾個方面：

1.檔案管理數(shù)字化的界限問題

檔案中哪些內(nèi)容數(shù)字化、哪些內(nèi)容以原始的內(nèi)容保存或者二者都進(jìn)行，都不能十分明確，極端的做法是盡其所能通過鍵盤、采集卡及掃描設(shè)備將其內(nèi)容全部數(shù)字化。

2、檔案管理數(shù)字化的標(biāo)準(zhǔn)問題

檔案信息數(shù)字化無相關(guān)電子數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)，不同檔案部門數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)格式不統(tǒng)一，盡管可以通過大量元數(shù)據(jù)來克服這樣不一致的問題，但不利于網(wǎng)絡(luò)條件下的檔案信息的高效率共享。

3、檔案數(shù)字化信息的管理問題

工作不協(xié)調(diào)，數(shù)字化過程與對數(shù)字化信息的管理不能同步進(jìn)行，所有原始材料的數(shù)字化雖然技術(shù)上容易實現(xiàn)，但是對于較大型的檔案管理部門數(shù)字化將是漫長的工作，即使完全數(shù)字化了，將會涉及大量異構(gòu)數(shù)據(jù)的檢索、轉(zhuǎn)存及管理。如果相應(yīng)的檢索和驗證管理軟件跟不上的話會使問題復(fù)雜化，許多前期工作將會前功盡棄。

4.檔案數(shù)字化信息的安全性問題

數(shù)字化后的電子信息安全性與可靠性問題十分突出，如何保證數(shù)字化后的信息不被隨意訪問、篡改、復(fù)制是一個十分復(fù)雜的問題。要解決這樣的安全問題，需要利用計算機數(shù)據(jù)安全技術(shù)，單從技術(shù)特征來說要解決的問題是數(shù)據(jù)的完整性、保密性和可用性，涉及的技術(shù)包括數(shù)據(jù)加密與數(shù)字水印。檔案信息是需要長期保存的，這將導(dǎo)致加密密鑰的管理變的十分困難，因為密鑰安全性不僅在于計算的復(fù)雜性，而且還在于不斷更新，而數(shù)字水印技術(shù)在一定程度上必然導(dǎo)致原始數(shù)字信息的失真，從而進(jìn)一步破壞檔案的原始憑證。

以上數(shù)字化過程中，如何平衡各個影響因素，需要我們仔細(xì)分析，事實上，以上所有問題都是由界限不清晰帶來的，即所有檔案材料中，哪些部分?jǐn)?shù)字化、哪些內(nèi)容不數(shù)字化不是十分明確。

四、檔案管理的數(shù)字化界限劃分

如果從檔案管理的主要作用來分析，既然是用來作為憑證的，其效率要求相對來說較低。對所要求的憑證信息在一日內(nèi)一般都能查詢確定，就目前的管理體系來說完全能夠達(dá)到其所要求的效率。因此，數(shù)字化的作用在于提高利用效率的同時，擴展原有檔案信息的利用價值，即除了其憑證功能外擴展其分析價值，通過對以前檔案資料的統(tǒng)計分析及信息挖掘為決策未來提供必要的支持

在實現(xiàn)了對檔案的目錄、案卷、出借、查詢、統(tǒng)計等基本外延信息計算機管理的基礎(chǔ)上，我們可以將進(jìn)一步的檔案內(nèi)容數(shù)字化按照需求分為兩種，一種是以方便管理應(yīng)用為主要需求的數(shù)字化工程，一種是以分析應(yīng)用為主要需求的數(shù)字化工程。對于大部分單位的檔案管理來說，前者不具有普遍性，因此通過分析我們知道，從應(yīng)用的角度分析其所帶來的好處只是檢索速度的提高與信息共享的方便，但是，以上均不是檔案管理信息主要利用價值的體現(xiàn)，因為其存儲、檢索與安全維護(hù)的代價是巨大的，況且對大量異構(gòu)數(shù)據(jù)的管理與應(yīng)用會增加檔案利用的復(fù)雜性，從成本利益及安全角度考慮也是不科學(xué)的。

所以，以分析應(yīng)用為主的數(shù)字化實現(xiàn)才是最佳的選擇，它可以在保證檔案管理最基本特征及利用價值的基礎(chǔ)上，利用現(xiàn)代信息技術(shù)擴展其利用價值，通過對其以前的信息進(jìn)行數(shù)據(jù)挖掘，從而為決策分析提供服務(wù)。在此前提下應(yīng)該建立檔案管理信息系統(tǒng)、數(shù)據(jù)倉庫、原始檔案材料三級管理與應(yīng)用模式。

1.檔案管理信息系統(tǒng)

檔案管理信息系統(tǒng)是對檔案材料存在與利用信息的數(shù)字化及管理系統(tǒng)，具體數(shù)字化及管理的內(nèi)容主要包括：檔案的實物存儲位置信息、屬性信息、審核信息、出借利用信息、統(tǒng)計信息等。

2、數(shù)據(jù)倉庫

與事務(wù)處理數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)不同，數(shù)據(jù)倉庫是從多個數(shù)據(jù)源中收集的一個信息倉儲，是整合的、主題導(dǎo)向的、長期積累的且內(nèi)容不頻繁更換的數(shù)據(jù)集合。采用數(shù)據(jù)倉庫的技術(shù)，將來源于不同檔案部門管理信息的信息資源復(fù)制集中到一個數(shù)據(jù)庫中，形成一個資源信息中心。

由于數(shù)據(jù)倉庫不常被修改，也不用于通常的事務(wù)處理，只是用于查詢、數(shù)據(jù)挖掘、分析，因此其一定程度的數(shù)據(jù)冗余是允許的。另外，數(shù)據(jù)倉庫的特性也是符合檔案管理的基本應(yīng)用要求的。

基于數(shù)據(jù)倉庫的數(shù)據(jù)的單向流動保證了數(shù)據(jù)的安全性，分布于各個檔案部門的數(shù)據(jù)單向地轉(zhuǎn)儲到數(shù)據(jù)倉庫中可以在兩方面保證數(shù)據(jù)的安全性，即使從數(shù)據(jù)共享的角度來看，作為數(shù)據(jù)倉庫的用戶來說，本質(zhì)上只有只讀權(quán)限，堵塞了數(shù)據(jù)的安全漏洞。

篇（4）

在挖掘數(shù)據(jù)過程中主要是從大型的數(shù)據(jù)庫以及數(shù)據(jù)倉庫中不斷的發(fā)現(xiàn)，同時將其潛在信息或者知識提取出來，它的基本目的是對分析人員提供一定的幫助，探索各個數(shù)據(jù)間存在的關(guān)聯(lián)性，發(fā)現(xiàn)被人們所忽略掉的要素，上述所述的信息對于趨勢與決策行為的預(yù)測是非常有利的。數(shù)據(jù)實際挖掘過程中經(jīng)常采用的方法是從數(shù)據(jù)庫事務(wù)中查找出關(guān)聯(lián)性原則。而聚類分析方式又是數(shù)據(jù)庫挖掘中運用最為廣泛的一項重要的技術(shù)手段，同時還是數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)的一個分支。本文首先分析了灰色聚類挖掘算法，其次采用實例對高校院系級教學(xué)檔案管理綜合評價進(jìn)行了論述，以供參考。

1、灰色聚類挖掘算法

這里所說的綜合評價，實質(zhì)上指的是對諸多屬性體系結(jié)構(gòu)所描述的對象系統(tǒng)進(jìn)行全方位的評價。綜合評價的方法非常多，不過由于它們的實際出發(fā)點都不相同，并且處理問題的思路也不盡相同，相互之間都存在著優(yōu)點與缺點，因此，當(dāng)發(fā)生綜合評價問題時，人們經(jīng)常不知道選擇哪一種方法比較好，對于評價結(jié)果的可靠性也不清楚。一般情況下，在高校院系級教學(xué)檔案管理的綜合評價中，人們比較重視的是教學(xué)檔案管理具有的綜合評價等級，所以，筆者認(rèn)為，采用灰色聚類挖掘算法較為合適。

數(shù)據(jù)挖掘處理過程中，最為重要的一個環(huán)節(jié)就是數(shù)據(jù)挖掘算法，其主要是通過灰色聚類挖掘算法及在數(shù)據(jù)倉庫中所提取的數(shù)據(jù)進(jìn)行的，我們能夠明顯的看出該組織中存在的個體類型，同時它還能準(zhǔn)確的判斷出一個個體在這些類型中屬于哪一類。灰色聚類實質(zhì)上就是把聚類對象對于各項聚類指標(biāo)，根據(jù)幾種灰類進(jìn)行分類，從而準(zhǔn)確的判斷出這一聚類對象具體屬于哪一類。應(yīng)將各種需要進(jìn)行綜合評價的個體作為聚類對象，將各項評價指標(biāo)作為聚類指標(biāo)，及時有效的處理好各個個體指標(biāo)的原始數(shù)據(jù)，然后對各個灰類區(qū)間進(jìn)一步確定，并且提出白化權(quán)函數(shù)以及白化權(quán)系數(shù)，最后一步是將個體屬于某一灰類的灰色聚類系數(shù)矩陣全面的計算，以此得出這一個體屬于的灰類，從而獲取到不同樣本的實際灰類和評價等級結(jié)果。將需要預(yù)測的樣本和數(shù)據(jù)倉庫中已經(jīng)分類的模式間進(jìn)行全面的比較，得出這兩者間的實際距離，這樣就能夠獲悉到此樣本與哪種模式相近，然后根據(jù)該模式的整體情況對其結(jié)果進(jìn)行預(yù)測，進(jìn)而獲取到待識別樣本的分類等級。

2、高校院系級教學(xué)檔案管理綜合評價實例

結(jié)合評價的實際目的，將教學(xué)檔案的收集、整理、鑒定、利用、保管以及統(tǒng)計這六方面的要素作為評價指標(biāo)體系。為了使得討論更加的方便，本文主要通過七個教學(xué)單位的教學(xué)檔案管理情況，有機的結(jié)合了專家評分及自我評分，計算出平均分?jǐn)?shù)，獲取到的評分結(jié)果原始數(shù)據(jù)。

有效的處理原始數(shù)據(jù)矩陣，使其趨于標(biāo)準(zhǔn)化，然后通過灰色聚類算法，結(jié)合Matlab程序?qū)⒆詈蟮慕Y(jié)果計算出來，具有較好綜合評價結(jié)果的是院系1、院系4以及院系5；中等水平的是院系2和院系3；綜合評價結(jié)果最差的是院系6與院系7。從最后計算出的結(jié)果中可以明顯的看出，院系1、院系4、院系5的教學(xué)檔案管理水平較好；院系2和院系3的教學(xué)檔案管理水平一般；而院系6與院系7的教學(xué)檔案管理水平是最差的。通過這樣的一種方式，能夠得出好、中、差的聚類中心，數(shù)據(jù)倉庫的分類模式就此形成。從待評價樣本的預(yù)測方面考慮，帶預(yù)測樣本應(yīng)與數(shù)據(jù)倉庫中已經(jīng)分類的模式進(jìn)行全面的比較，得出它們之間的距離，以判斷出此樣本與哪種模式更相近，最終獲取到待識別樣本的分類等級。本文主要對灰色聚類數(shù)據(jù)挖掘在高校院系級教學(xué)檔案管理綜合評價中的應(yīng)用情況進(jìn)行了一番論述，可以明顯的看出，其可以采取聚類的方式對高校教學(xué)檔案管理進(jìn)行全面的分析，從中發(fā)現(xiàn)教學(xué)檔案管理的類型，其對于高校檔案管理具有重要的理論與指導(dǎo)意義。作為高校系級教學(xué)檔案管理人員，應(yīng)圍繞著科學(xué)評估與分析，結(jié)合實際情況，確保教學(xué)檔案管理工作具有較高的水平。

3、結(jié)論

綜上所述可知，通過對教學(xué)檔案管理各項程序進(jìn)行加工后的教學(xué)檔案，不僅使其呈現(xiàn)出了清楚的編目、使用簡便以及內(nèi)容豐富等優(yōu)勢特點，而且還將該系教學(xué)工作實際情況全面的反映了出來，我們應(yīng)全面的利用其具有的優(yōu)勢，以提高教學(xué)工作水平。只有通過這樣的方式，教學(xué)檔案的功能作用才會進(jìn)一步提高，教學(xué)檔案建設(shè)的最終目的才會得以實現(xiàn)。不過，在應(yīng)用灰色聚類挖掘評價方式時應(yīng)對三方面的事項加以考慮，一方面，評價的因素不能過多，不然，評價者難以對全部評價因素進(jìn)行全面的理解，最終使得所獲取的數(shù)據(jù)不具備高質(zhì)量；另一方面，參加評價的對象不能過多，不然重復(fù)的操作以及繁重的負(fù)擔(dān)將使得評價者反感行為的發(fā)生；此外，評價先導(dǎo)工作必須完善。由于筆者能力有限，本文的論述還不是很全面，希望同行們提出寶貴的意見或建議。

參考文獻(xiàn)：

[1]吳正霞,周怡.教學(xué)評估與高校教學(xué)檔案管理[J].西北醫(yī)學(xué)教育,2007年02期

篇（5）

吉林省醫(yī)療資源豐富。醫(yī)療機構(gòu)分布也比較廣泛，有大約三十家三級甲等醫(yī)院，二級甲等醫(yī)院數(shù)量更是龐大。各醫(yī)院檢驗科的工作強度很大。對于存儲數(shù)據(jù)和檔案管理方面需要更大的人力資源投入和空間利用。隨著電子信息技術(shù)的介入，檢驗科的檔案管理模式也轉(zhuǎn)變成了網(wǎng)絡(luò)技術(shù)控制管理的模式。傳統(tǒng)管理模式，通過手工登記、匯編成文字檔案，然后把書面檔案進(jìn)行統(tǒng)計分類，可想而知這項工作的難度。隨著計算機的普及和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，檢驗科建立了檢驗科信息管理系統(tǒng)（LIS），實施了條碼技術(shù)，并且在此基礎(chǔ)上建立了檢驗科電子檔案管理模式。檢驗科檔案管理大致分為數(shù)據(jù)檔案、倉庫檔案、考核檔案、職工檔案、行政管理檔案和內(nèi)部資料檔案等。各系統(tǒng)之間的數(shù)據(jù)分工明確，各盡其責(zé)。為檢驗科的分析、備案、處理和統(tǒng)計等打好基礎(chǔ)。檢查科電子檔案管理模式的建立為科主任的科學(xué)管理決策提供了現(xiàn)代化的有利條件，并且促進(jìn)了科室的發(fā)展和進(jìn)步，使人性化的管理和科學(xué)化、系統(tǒng)化的管理有機結(jié)合，提高我們的工作效率，有利于單位和個人的良好發(fā)展。

篇（6）

倉庫是用于儲存物資設(shè)備的設(shè)施和機構(gòu)，是物資設(shè)備儲存供應(yīng)的基地。物資設(shè)備儲存是由其生產(chǎn)部門到使用單位的整個供應(yīng)鏈中的一個重要環(huán)節(jié)，它既是社會物資供應(yīng)中斷時的平衡手段，也是提高管理效益的必然途徑.在科學(xué)技術(shù)飛速發(fā)展的今天，社會物質(zhì)產(chǎn)品極大豐富，倉庫的地位和作用顯得日益重要。而如何提高倉庫的管理水平和質(zhì)量，更好的為煤礦生產(chǎn)服務(wù)也成為我們面臨的新問題。

鶴煤集團公司在2010年9月之前的管理模式是：設(shè)備、配件、材料、租賃一體化管理模式，在這種模式的運行下，由于新設(shè)備的前期管理、材料、配件的繁瑣，使得倉庫管理的主要職能都傾注到新設(shè)備的前期工作、配件、材料的管理中。2010年9月以后鶴煤集團公司，對物資采購部門進(jìn)行了機構(gòu)調(diào)整，將新設(shè)備的管理以及材料配件采購管理工作一起歸并到了物資供應(yīng)處，設(shè)備租賃管理工作單設(shè)了一個部門進(jìn)行設(shè)備的后期管理工作，機構(gòu)的調(diào)整改革，證明了集團公司對設(shè)備租賃管理的高的重視，因此我們的各項管理必須迅速跟上改革的步伐。作為租賃倉庫我們清楚地認(rèn)識設(shè)備庫管理是一項薄弱環(huán)節(jié)，因為倉儲管理的各項管理辦法、制度都是按照物資材料的特征制定的，有些很不適用設(shè)備庫管理，特別是《機電分公司物資采購管理辦法》，與設(shè)備管理完全脫節(jié)，還有“到貨驗收登記臺帳”，設(shè)備、配件、機電產(chǎn)品共用一個模式的臺帳，因此設(shè)備臺帳就很難反映出設(shè)備的真實情況。

為了盡快強化基礎(chǔ)管理，理順工作思路，規(guī)范業(yè)務(wù)流程，倉庫根據(jù)設(shè)備管理的特點，學(xué)習(xí)了兄弟單位先進(jìn)管理經(jīng)驗，并結(jié)合本單位的工作實際，找到了影響租賃倉庫基礎(chǔ)管理的薄弱的關(guān)鍵因素，制定了實施方案，凝心聚力、向管理挖潛、實現(xiàn)機電設(shè)備倉庫管理的全新突破，取得了良好的經(jīng)營效果：

一、設(shè)備入庫管理流程

1．新設(shè)備、退租設(shè)備、代保管設(shè)備入庫前，業(yè)務(wù)科室應(yīng)開具《新設(shè)備到貨通知單》、《退租設(shè)備到貨通知單》、《代保管設(shè)備到貨通知單》作為設(shè)備驗收入庫、存放的憑證。

2．倉庫保管員依據(jù)業(yè)務(wù)科室開具的《新設(shè)備到貨通知單》或《退租設(shè)備到貨通知單》收貨，存放在待驗區(qū)，及時督促業(yè)務(wù)人員對入庫新設(shè)備或退租設(shè)備進(jìn)行入庫驗收；依據(jù)業(yè)務(wù)科室開具的《代保管設(shè)備到貨通知單》收貨，存放在代保管區(qū)域。

3．新設(shè)備、退租設(shè)備到倉庫后，設(shè)備保管員要記錄好到貨日期、到貨時新設(shè)備的狀態(tài)（包括外包裝箱是否有傾斜、倒反、碰撞現(xiàn)象）、退租設(shè)備完好情況。

二、設(shè)備驗收管理流程

（一）新設(shè)備的驗收

設(shè)備到貨應(yīng)及時進(jìn)行入庫驗收。設(shè)備保管員與公司設(shè)備驗收人員共同對設(shè)備進(jìn)行驗收。

1.數(shù)量驗收(包括生產(chǎn)廠商、設(shè)備型號和購置臺件)、資料驗收(包括隨機技術(shù)資料、四證一標(biāo)志)、質(zhì)量驗收(包括產(chǎn)品外觀)。

2.開箱時，設(shè)備保管員對設(shè)備進(jìn)行數(shù)量方面的驗收，要對設(shè)備的型號、機號、每個附件等進(jìn)行清點，并按照《設(shè)備到貨驗收登記臺帳》要求認(rèn)真填寫，再與裝箱單和到貨通知單核對。驗收時要結(jié)合到貨通知單內(nèi)容和裝箱單等進(jìn)行驗收，要查驗主機及列入煤安標(biāo)志配套范圍附機的煤安標(biāo)志證書及標(biāo)識，要認(rèn)真核對煤安標(biāo)志證書與銘牌上的供貨廠家、設(shè)備名稱、型號規(guī)格、煤安標(biāo)志證號是否一致，所有煤安標(biāo)識是否齊全，并在驗收記錄欄認(rèn)真填寫驗收設(shè)備的煤安標(biāo)志證書號。如發(fā)現(xiàn)有不同之處，應(yīng)在《設(shè)備到貨驗收登記臺帳》背面《記事（備忘）錄》做出備忘記錄。

3.完成開箱后由設(shè)備保管員與公司設(shè)備驗收人員共同在《設(shè)備到貨驗收登記臺帳》簽字確認(rèn)。并將《設(shè)備點件驗收報告單》編號填寫在《設(shè)備到貨驗收登記臺帳》。

4.設(shè)備保管員對煤安設(shè)備要單獨建立煤安臺帳。證件不全的設(shè)備不予辦理入庫手續(xù)，未經(jīng)辦理入庫手續(xù)的設(shè)備一律作待檢設(shè)備處理放在待檢區(qū)域內(nèi)，經(jīng)檢驗不合格的設(shè)備一律退回廠家，暫存退貨區(qū)域，同時必須在短期內(nèi)通知經(jīng)辦人員負(fù)責(zé)處理，需退貨時保管員要做好記錄，并按照《設(shè)備退貨登記臺帳》要求認(rèn)真填寫。

（二） 退租設(shè)備的驗收

1．退租設(shè)備到達(dá)倉庫后，由使用單位、租賃庫保管員、設(shè)備使用管理科人員三方對退租設(shè)備進(jìn)行驗收入庫。

2．查看退租設(shè)備狀況、部件缺損程度。

3．查看退租設(shè)備相關(guān)資料是否齊全。

4．完成驗收后，驗收人員在《機電設(shè)備退庫交接驗收單》上簽字。

（三） 代保管設(shè)備的驗收

1．代保管設(shè)備到達(dá)倉庫后，由使用單位、租賃庫保管員、設(shè)備使用管理科人員三方對代保管設(shè)備進(jìn)行驗收存放。

2．設(shè)備保管員依據(jù)業(yè)務(wù)科室開具的《代保管設(shè)備到貨通知單》，對照實物進(jìn)行登記，完成登記后由代保管單位簽字與業(yè)務(wù)科人員共同在《代保管設(shè)備存、發(fā)放登記表》上簽字確認(rèn)。并將《代保管設(shè)備到貨通知單》編號填寫在《代保管設(shè)備存、發(fā)放登記表》上。

三、庫存管理流程

（一）煤安管理

1.符合煤安條件的設(shè)備入庫后，要按其性能與定制管理區(qū)域分類保管保養(yǎng)，保管員要妥善保管在設(shè)備主機、銘牌、包裝或說明書上印制的煤安標(biāo)識。

2.保管員要專門建立煤安設(shè)備臺帳，臺帳上注明入庫設(shè)備的名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、煤安標(biāo)志及證書編號、入出庫時間及發(fā)放單位，保證賬、卡、物相符。庫存設(shè)備要做到產(chǎn)品上的標(biāo)識與證書 、編碼及臺賬相一致。

3．對于證件不全的設(shè)備要向有關(guān)部門進(jìn)行反映，禁止發(fā)放證件不全的設(shè)備。

（二）保管保養(yǎng)

1．入庫設(shè)備如有腐蝕必須強制保養(yǎng)方可入庫，庫內(nèi)設(shè)備如有腐蝕要及時除銹上油做好保養(yǎng)。

2．庫存設(shè)備必須定期檢查，每月不少于一次，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，若是刮風(fēng)、下雨、下雪天，對于露天存放的設(shè)備要及時清理帆布蓬上積雪積水；對于露雨庫房，要檢查庫內(nèi)設(shè)備是否被雨水侵蝕。做好防范，及時清理庫內(nèi)積水，做到：庫內(nèi)設(shè)備要勤清點、勤保養(yǎng)、勤整理。

3．定期打掃庫房衛(wèi)生，做到清潔無雜物，庫容整潔,嚴(yán)格按照《定置管理》要求規(guī)整庫房。

（三）設(shè)備盤點

1．每半年進(jìn)行全面清查盤點。

2．由設(shè)備保管員通知設(shè)備使用管理科共同盤點、設(shè)備保管人員按照庫房設(shè)備實物，進(jìn)行清點登記，通過對照賬本與設(shè)備使用管理科賬目進(jìn)行清點，如發(fā)現(xiàn)缺少、轉(zhuǎn)移、借出、維修等要在盤點表上做出記錄，雙方簽字確認(rèn)。

3．對轉(zhuǎn)移設(shè)備辦理調(diào)撥手續(xù)；對借出設(shè)備要求被借方提供借條，并負(fù)責(zé)追回；對缺少設(shè)備整理清單上報公司領(lǐng)導(dǎo)。

4．盤點結(jié)束后，寫出盤點分析。

四、設(shè)備出庫流程：

1.嚴(yán)格按照業(yè)務(wù)部門開具的設(shè)備出庫單、代保管設(shè)備出庫單發(fā)放，堅決杜絕無單發(fā)放設(shè)備。

2．確因廠礦生產(chǎn)急需，可經(jīng)設(shè)備使用管理科、機電倉庫同意后，由領(lǐng)用單位經(jīng)辦人寫條，設(shè)備使用管理科科長簽字蓋章，方可先發(fā)料后補手續(xù)，并在三天內(nèi)補齊手續(xù)。

3．發(fā)放設(shè)備時要核對隨機輔件所示數(shù)量、規(guī)格、名稱是否與實物相符，隨機技術(shù)資料、四證一標(biāo)志是否齊全，要按照《設(shè)備出庫（移交）登記臺帳》認(rèn)真填寫，并要求領(lǐng)用單位簽字認(rèn)可，屬生產(chǎn)急需領(lǐng)用設(shè)備要在背面《記事（備忘）錄》做出備忘記錄。

五、設(shè)備檔案管理流程

1．凡入庫的設(shè)備，在其入庫、到出庫全部過程中直接形成的具有保存利用價值的文字、圖表、以及隨機材料均屬設(shè)備檔案。

2．設(shè)備保管員兼任設(shè)備檔案管理員，負(fù)責(zé)日常檔案管理工作。做好各種資料的登記及統(tǒng)計工作。

3．每臺設(shè)備建立一套對應(yīng)的文檔，設(shè)備文件材料，必須用鋼筆書寫，嚴(yán)禁用圓珠筆、水彩筆。要求字跡工整，圖樣清晰。

篇（7）

中圖分類號：G717 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A 文章編號：1671-0568(2012)08-0130-02

隨著計算機技術(shù)的迅猛發(fā)展及網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用的普及，各學(xué)校的校園網(wǎng)不斷增加新的管理系統(tǒng)，各部門累積的業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)越來越多，為了更好地利用這些數(shù)據(jù)為學(xué)校的管理提供決策依據(jù)，我們引入數(shù)據(jù)倉庫技術(shù)構(gòu)建一個適合中職學(xué)校發(fā)展的綜合事務(wù)統(tǒng)計分析系統(tǒng)。

1　構(gòu)建中職學(xué)校綜合事務(wù)統(tǒng)計分析系統(tǒng)的目標(biāo)。①優(yōu)化學(xué)校內(nèi)部管理控制，如人力資源管理、教學(xué)質(zhì)量管理、教學(xué)資源管理、日常行政管理、圖書檔案管理等；②為學(xué)校決策者提供各種輔助決策信息，如招生分配發(fā)展趨勢分析、專業(yè)及課程開設(shè)合理性分析、教學(xué)質(zhì)量及教科研能力的評估分析、人力資源的需求分析、學(xué)校教學(xué)資源成本分析等。

2　學(xué)校綜合事務(wù)統(tǒng)計分析系統(tǒng)的體系結(jié)構(gòu)，如圖1。

3　學(xué)校綜合事務(wù)統(tǒng)計分析系統(tǒng)模塊設(shè)計，如圖2。

4　數(shù)據(jù)倉庫的設(shè)計過程。①選取待建模的事實：對學(xué)生有成績、畢業(yè)分配、招生數(shù)、檔案管理等；對教師有教科研情況、所教課程、工作量、日常考核情況等；對教學(xué)資源有分類、保管、使用等；②選取粒度：對于管理，該粒度是基本的，在事實表中是數(shù)據(jù)的原子級。如時間維可按日、周、學(xué)期、學(xué)年統(tǒng)計，學(xué)生維可從性別、年齡、專業(yè)、班級等來統(tǒng)計，教師維可從性別、年齡、專業(yè)、職稱、授課科目等來統(tǒng)計；⑧選取用于每個事實表記錄的維：維是事實信息的屬性，典型的維是時間、學(xué)生、教師、教學(xué)資源、事務(wù)類型和狀態(tài)等。包括學(xué)生的基本信息、專業(yè)、年級，教師的基本信息、教研室、專業(yè)、課程類別，教學(xué)資源的基本信息等。它們一般變化不大，數(shù)量也相對較小；④選取事實表中每條記錄的度量：典型的度量是可加的數(shù)值量。

篇（8）

二、電子會計檔案解析

（一）為何會產(chǎn)生電子會計檔案

千百年來會計都是使用紙筆記賬，但隨著計算機和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的出現(xiàn)，這一情況發(fā)生了根本性的轉(zhuǎn)變。計算機技術(shù)可以說是迄今為止最為有力的會計核算工具，而網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的廣泛應(yīng)用又為財務(wù)工作提供了更為高效快捷的手段。現(xiàn)如今，無論是大型集團，還是小微企業(yè)，無論是財務(wù)核算，還是納稅申報，都離不開計算機和網(wǎng)絡(luò)的應(yīng)用，很難想象如果脫離開計算機和網(wǎng)絡(luò)，我們?nèi)绾螌⒇攧?wù)工作進(jìn)行下去。

紙張作為會計核算信息的載體，隨著計算機和網(wǎng)絡(luò)的普及，正在逐步喪失主導(dǎo)地位。經(jīng)過二十余年的發(fā)展，現(xiàn)如今大中型企業(yè)普遍使用ERP軟件來滿足日常管理需要，小型企業(yè)的財務(wù)部門也基本實現(xiàn)會計電算化。這些新手段的應(yīng)用，導(dǎo)致企業(yè)時時刻刻都在產(chǎn)生大量的電子數(shù)據(jù)，也就生成了大量的電子會計檔案。

（二）電子會計檔案必然性

白紙黑色的紙質(zhì)檔案，看得見、摸得著、存得住，長期以來都是會計檔案保存的不二選擇。但隨著企業(yè)大量電子財務(wù)數(shù)據(jù)的產(chǎn)生，紙質(zhì)會計檔案已顯得有些力不從心，畢竟要把所有的財務(wù)數(shù)據(jù)打印、裝訂、歸檔，是一件費時費力的工作，如果是大型集團企業(yè)的話，則是一項龐大的工程，幾乎是不可能完成的任務(wù)。

因此，電子會計檔案是隨著會計核算方式的變革而產(chǎn)生的，是將信息化手段應(yīng)用于財務(wù)工作后的必然結(jié)果。

（三）保存電子會計檔案的關(guān)鍵

雖然電子會計檔案是一種全新的檔案形式，但其仍然屬于會計檔案的范疇，日常工作中我們需要按照《會計檔案管理辦法》的有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。《會計檔案管理辦法》明確規(guī)定：單位可以利用計算機、網(wǎng)絡(luò)通信等信息技術(shù)手段管理會計檔案；當(dāng)滿足特定條件時，單位內(nèi)部形成的電子會計資料及從外部接收的電子會計資料，可僅以電子形式歸檔保存，形成電子會計檔案。

現(xiàn)代會計核算主要依托于目前廣泛使用的ERP系統(tǒng)，ERP系統(tǒng)既是會計核算的手段，同時也是電子會計檔案的保存工具。由于ERP系統(tǒng)具備功能多樣性，因此能否做好ERP系統(tǒng)的應(yīng)用及維護(hù)工作，將成為電子會計檔案能否有效保管的關(guān)鍵所在。

三、實現(xiàn)會計檔案電子化的條件

（一）實現(xiàn)電子會計檔案的軟件條件

由于ERP系統(tǒng)本身能夠儲存絕大多數(shù)的會計核算信息，因此ERP軟件是實現(xiàn)會計檔案電子化必要的軟件之一。

早期的電子會計檔案是以會計電算化形式出現(xiàn)的。模擬手工賬務(wù)處理是早期會計軟件的主要特點，它簡化了轉(zhuǎn)賬、過賬、記賬、報表等環(huán)節(jié)的操作，實現(xiàn)了數(shù)據(jù)的一次性錄入，從而減少了重復(fù)勞動，同時也降低了出錯的可能，大大提高了工作效率，可以說是會計核算方式革命性的突破。隨著會計電算化逐步成熟和普及，計算機技術(shù)開始向產(chǎn)供銷等領(lǐng)域擴展，最終替代了手工傳票，實現(xiàn)了業(yè)務(wù)信息的傳遞和共享，實現(xiàn)了財務(wù)與業(yè)務(wù)的一體化，ERP系統(tǒng)也就此誕生。因此，ERP系統(tǒng)是具有雙重功能，既是廣大財務(wù)人員日常使用的核算軟件，也是存儲核算結(jié)果、保存會計檔案的“倉庫”。

數(shù)據(jù)庫軟件，是實現(xiàn)會計檔案電子化的另一個必要條件。ERP系統(tǒng)將核算的結(jié)果保存在數(shù)據(jù)庫之中，數(shù)據(jù)庫軟件將這些數(shù)據(jù)作為一個個的獨立元素保存下來，因此可以說數(shù)據(jù)庫軟件就是電子會計檔案的最終“歸宿”。

ERP系統(tǒng)和數(shù)據(jù)庫軟件是實現(xiàn)會計檔案電子化的兩個必要條件，二者相互依存，缺一不可。如果把數(shù)據(jù)庫軟件比喻成存儲電子會計檔案的“倉庫”，那么ERP軟件就是連接這個倉庫的“傳送帶”，它將核算結(jié)果傳送到倉庫里，又從倉庫里將數(shù)據(jù)取出并翻譯成可讀的會計語言呈獻(xiàn)給信息使用者。

（二）實現(xiàn)電子會計檔案的硬件基礎(chǔ)

要想實現(xiàn)電子會計檔案的保存，除了ERP系統(tǒng)和數(shù)據(jù)庫等軟件條件外，還需要具備一定的硬件基礎(chǔ)，主要包括計算機、服務(wù)器、存儲、帶庫等運算存儲設(shè)備，同時也包括交換機、路由器、VPN等網(wǎng)絡(luò)設(shè)備。

計算機是每個財務(wù)人員所必需的，日常操作大多在算機上完成。對于使用網(wǎng)絡(luò)ERP軟件的企業(yè)來說，服務(wù)器也是必需的設(shè)備，由于服務(wù)器具有大容量存儲和較好的安全系數(shù)，因此ERP軟件的數(shù)據(jù)端和數(shù)據(jù)庫軟件都安裝在服務(wù)器上。大型集團企業(yè)往往會產(chǎn)生海量的數(shù)據(jù)，需要更大的存儲空間和更高的安全等級，同時還要滿足異地備份和高可用的需要，僅使用服務(wù)器遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能夠滿足使用要求，因此還需要增加存儲設(shè)備、磁帶機、虛擬帶庫等設(shè)備。

（三）安全至上原則

電子會計檔案屬于會計檔案的范疇，在安全性方面除了需要滿足防止丟失、毀損、篡改等基本要求，同時還要根據(jù)“電子化”這個特點，采取針對性的措施來滿足電子會計檔案的安全要求。誠然會計檔案電子化能夠為企業(yè)財務(wù)工作帶來很多益處，但它的安全性仍是很多企業(yè)不得不面對和思考的問題。

同保存紙質(zhì)會計檔案需要有安全可靠的倉庫一樣，電子會計檔案也需要有一個安全且足夠大的地方來保存。對于擁有局域網(wǎng)的單位來說，在局域網(wǎng)內(nèi)架設(shè)服務(wù)器和存儲是安全和成本比較均衡的方案，能夠防范絕大多數(shù)風(fēng)險并且成本可控，也是目前大多數(shù)企業(yè)采取的方法。如果單位距離比較分散，無法使用局域網(wǎng)互聯(lián)，也可以使用公有云技術(shù)來完成電子會計檔案的儲存，目前國內(nèi)許多IT公司都能提供云服務(wù)技術(shù)，如百度云、阿里云、360云盤等。由于有強大的技術(shù)支持，知名IT公司提供的云服務(wù)在安全方面是比較有保障的，遠(yuǎn)高于企業(yè)自行組建的遠(yuǎn)程存儲方案，而且一旦出現(xiàn)系統(tǒng)受損的情況，云服務(wù)的供應(yīng)商也更有可能將受損的數(shù)據(jù)恢復(fù)。

電子會計檔案的保管同樣應(yīng)當(dāng)滿足不相容會計崗位的要求，即出納人員不得兼任會計檔案保管的崗位。電子會計檔案一般都儲存在服務(wù)器中，財務(wù)人員可以通過網(wǎng)絡(luò)調(diào)閱，大大提高了查閱效率，但同時也為篡改會計檔案留下了隱患，任何人都有可能“神不知，鬼不覺”地將電子會計檔案變更或刪除。因此，需要對使用電子會計檔案系統(tǒng)的人員權(quán)限進(jìn)行設(shè)定，實行按需分配，并且在會計崗位調(diào)整時同步調(diào)整系統(tǒng)的權(quán)限。對ERP等系統(tǒng)的使用進(jìn)行行為審計，使用審計軟件對系統(tǒng)的使用情況進(jìn)行監(jiān)督和記錄，有效保障電子會計檔案的使用安全。

四、利用好電子會計檔案，不要讓數(shù)據(jù)沉睡

紙質(zhì)會計檔案歸檔后再次查閱的機會比較少，如無特殊事項，這些紙質(zhì)會計檔案會一直“沉睡”直到銷毀，其中的數(shù)據(jù)也得不到挖掘整理。所以說紙質(zhì)檔案的作用比較單一，僅僅起到了備查的作用，并不能為企業(yè)未來的發(fā)展提供強有力的數(shù)據(jù)支持。

電子會計檔案則不然，由于電子會計檔案檢索查閱十分方便，所以它是非常好的企業(yè)財務(wù)分析的數(shù)據(jù)來源。如果將電子會計檔案與數(shù)據(jù)分析軟件相結(jié)合，則能夠構(gòu)建出企業(yè)數(shù)據(jù)模型，如實的反映企業(yè)的經(jīng)營狀況，并在此基礎(chǔ)上更好地謀劃發(fā)展方向。因此，電子會計檔案不能僅僅停留在備查層面，而是要更多的 “激活”其內(nèi)在的數(shù)據(jù)，讓數(shù)據(jù)更好的為企業(yè)服務(wù)，這才是電子會計檔案所體現(xiàn)出的最大價值。

五、按需定制符合自身條件的電子會計檔案方案

電子會計檔案具備諸多優(yōu)點，是未來會計檔案保管的重要形式之一，預(yù)計今后會有越來越多的企業(yè)選擇將會計檔案電子化。但要實現(xiàn)會計檔案電子化，并非一朝一夕之功，需要進(jìn)行大量的工作，投入大量的資源，無論是人力、物力、財力，還是時間成本，都不是普通企業(yè)能夠承受的。

構(gòu)建完整的電子會計檔案體系，需要合適的軟件以及與之配套的計算機和網(wǎng)絡(luò)硬件，同時為了維持全套系統(tǒng)的正常運轉(zhuǎn)還需要消耗額外的電能，另外也需要配備專業(yè)的技術(shù)人員。隨著軟件系統(tǒng)升級、計算機技術(shù)發(fā)展及設(shè)備逐步老化淘汰等原因，企業(yè)為了保存電子會計檔案仍需要大量的資金支出。由此可見，并非所有企業(yè)都能夠承受會計檔案電子化所帶來的成本壓力，這就要求企業(yè)要根據(jù)自身的需求和能力來選擇會計檔案電子化的程度。

大型集團企業(yè)業(yè)務(wù)量大、種類繁多，分支機構(gòu)可能分散在不同地點，會計檔案的整理歸集難度較大，同時大型集團企業(yè)能夠提供足夠的人力、物力、財力和時間來支持電子會計檔案的建設(shè)，滿足運行所需的資金支持。因此，大型集團企業(yè)比較適合全面的會計檔案電子化，雖然需要投入較大的成本，但從節(jié)省紙質(zhì)檔案成本和檔案保管便利性方面考慮，還是電子會計檔案更具性價比。

篇（9）

嚴(yán)格依照國有資產(chǎn)清查文件完成自查、賬物核對、現(xiàn)場盤點、數(shù)據(jù)校核等清查工作，運用實地調(diào)查、電話訪談、檔案查詢、個案面談等方法，在全面獲得了固定資產(chǎn)真實、完整信息的同時，也發(fā)現(xiàn)了資產(chǎn)檔案管理存在的不少問題。

（一）部分固定資產(chǎn)無檔可查。據(jù)調(diào)查，不少單位對資產(chǎn)進(jìn)行校核時查不到相關(guān)檔案，對賬上有的、清查時沒有的資產(chǎn)無法進(jìn)行追根溯源；零星檔案也是分散在會計和文書檔案中，很難查到資產(chǎn)流向等信息。對賬上沒有的、清查時有的資產(chǎn)，也難以確認(rèn)資產(chǎn)來源、金額、使用情況等，有的僅憑相關(guān)人員的口述進(jìn)行界定，主觀性較強。

（二）部分固定資產(chǎn)檔案不完整、不規(guī)范，利用率低。固定資產(chǎn)登記上賬時較為粗略、模糊，類別細(xì)分不夠科學(xué)，致使檔案資料參考價值降低。比如，臺桌類、桌椅類資產(chǎn)數(shù)量較為龐大、分類細(xì)碎，原始材料上沒登記資產(chǎn)規(guī)格、型號、尺寸、保管人、使用部門等關(guān)鍵信息，致使部分固定資產(chǎn)無法進(jìn)行深入清查。尤其是飲水機、屏風(fēng)等耗損性強，價值較小、移動方便的資產(chǎn)更易去向不明；部分電子類固定資產(chǎn)（譬如：刻錄機、辦公設(shè)備零部件）更新?lián)Q代快，如不能按規(guī)定及時處置，故時間一長，不明去向，此項資產(chǎn)的檔案資料無法補充。

（三）固定資產(chǎn)檔案管理缺乏動態(tài)性，資產(chǎn)檔案出現(xiàn)斷層。部分固定資產(chǎn)使用時間跨度較長（譬如：攝像機，使用年限6年），使用頻率高（譬如：安全、檢查、監(jiān)視、報警設(shè)備等資產(chǎn)）、使用部門和使用人流動性較大（譬如：臺式計算機），對其使用、借還等情況搜集的工作量較大，若未能進(jìn)行及時跟蹤管理，致使相關(guān)檔案出現(xiàn)空白。

二、固定資產(chǎn)檔案管理問題分析

固定資產(chǎn)檔案管理既涉及到資產(chǎn)，又關(guān)系到檔案，是復(fù)合型工作，如果相關(guān)負(fù)責(zé)人不具備較為復(fù)合的知識結(jié)構(gòu)和技能，就難以對該部分檔案進(jìn)行嚴(yán)格檢查，不易對一些不規(guī)范的資產(chǎn)材料進(jìn)行查漏補缺和重新整理。

一是資產(chǎn)管理者檔案管理意識相對欠缺。資產(chǎn)管理者不懂檔案相關(guān)知識，在管理過程中容易漏掉重要文件材料。譬如：資產(chǎn)保管人認(rèn)為只要是資產(chǎn)一股腦放進(jìn)倉庫里就行，進(jìn)出倉庫的登記不科學(xué)，甚至不登記直接入庫，這樣就無法形成原始材料。資產(chǎn)管理者不能及時根據(jù)資產(chǎn)生命周期與資產(chǎn)申購部門、資產(chǎn)使用人、各部門進(jìn)行溝通交流，致使資產(chǎn)賬目登記不全、登記錯誤等情況出現(xiàn)。

二是檔案管理者不了解資產(chǎn)管理流程，難以鑒別或補全材料。資產(chǎn)管理員常常把資產(chǎn)資料送到檔案管理員手里，因不了解資產(chǎn)管理等相關(guān)情況，往往資產(chǎn)管理員送來的算數(shù)，無法進(jìn)行材料鑒別，不利于檔案資料的完整齊全。

三是資產(chǎn)檔案相關(guān)制度不健全。多數(shù)單位進(jìn)行資產(chǎn)管理是依據(jù)省級部門的資產(chǎn)制度，有的雖然制定了本單位的資產(chǎn)管理規(guī)定，但絲毫沒提資產(chǎn)檔案管理或只是幾句帶過。相關(guān)部門或人員保密工作不到位，尤其是檔案管理不善的單位，因無依據(jù)可查，資產(chǎn)流失率增加。

三、強化固定資產(chǎn)檔案管理，提高歸檔質(zhì)量

因固定資產(chǎn)涉及辦公用房、居住用房、車輛、專用設(shè)備等廣泛范圍，且使用年限較長，固定資產(chǎn)檔案管理也相對復(fù)雜，管理難度比較大。

圍繞資產(chǎn)生命周期，把資產(chǎn)管理文件從生成到永久保存或銷毀看作一個系統(tǒng)，以文件生命周期理論為基礎(chǔ)，在檔案管理的“前端”即文件的形成前便進(jìn)行干預(yù)和控制，對中端即“處理、鑒定、整理、編目等等具體管理活動及末端文件保存或銷毀“產(chǎn)生積極影響，提升檔案工作的效率，提高檔案管理質(zhì)量。

（一）完善固定資產(chǎn)管理等相關(guān)制度，促進(jìn)固定資產(chǎn)檔案管理規(guī)范、科學(xué)。固定資產(chǎn)管理與檔案管理相輔相成，相互促進(jìn)。一是根據(jù)國家、省級行政事業(yè)單位固定資產(chǎn)管理政策，結(jié)合資產(chǎn)管理與清查中的新情況、新問題，建立健全固定資產(chǎn)管理規(guī)定，及時制定或修訂適合本單位實際、便于操作的固定資產(chǎn)管理細(xì)則，使固定資產(chǎn)管理有章可循，利于形成可靠的資產(chǎn)資料。二是建立健全固定資產(chǎn)檔案管理制度，確定資產(chǎn)檔案的歸檔范圍和保管期限表等內(nèi)容，確保收集過程有章可循；嚴(yán)格執(zhí)行歸檔材料收集標(biāo)準(zhǔn)，主動細(xì)致地收集，按照各類檔案的分類原則和方法進(jìn)行分類整理。及時整理不符合要求的材料，補充必要材料，確保歸檔內(nèi)容的完整與規(guī)范。建立檔案收件簿，規(guī)范材料裝訂，以便日后查閱，使檔案管理工作逐步走向規(guī)范化、科學(xué)化軌道。

（二）重視檔案收集和價值鑒別工作。檔案收集是檔案管理各項工作的基礎(chǔ)，鑒別是保證檔案材料歸檔質(zhì)量的重要手段。實行動態(tài)跟蹤管理，在資產(chǎn)購置、驗收、入賬時做到卡片信息正確、清晰、齊全、規(guī)范。嚴(yán)格依據(jù)資產(chǎn)流動的實際，對資產(chǎn)賬目進(jìn)行更新、完善，把借用單、轉(zhuǎn)移單、故障維修記錄、調(diào)撥單、登記入庫單、資產(chǎn)清查盈虧表、報廢審批單、核對單、處置單等信息作為重要檔案資料加以保存確保資產(chǎn)檔案的系統(tǒng)性、完整性和規(guī)范性。對收集起來的檔案進(jìn)行真?zhèn)魏蛢r值鑒定，對檔案材料范圍、完整性、真實性進(jìn)行鑒別，對材料形成手續(xù)進(jìn)行審查，對鑒別后不符合要求的材料采取退回、留存等方式及時進(jìn)行處理。尤其是資產(chǎn)清查等重點工作的材料搜集整理工作，作為重要的檔案資料。對賬上沒有、清查時出現(xiàn)的資產(chǎn)另外登記造冊，每條資產(chǎn)數(shù)據(jù)登記完整齊全。將那些原始記錄性強、查考價值高、文書處理程序完畢的文件“檔案化”，要確保文件的真實性、完整性、可靠性和長期有效性并且能夠證明，使文件可以作為證據(jù)和作為檔案保存。

篇（10）

??????? 一個員工，只有不斷的改進(jìn)自我，才會進(jìn)步，才能走上更高的崗位！

?

轉(zhuǎn)眼間，我已進(jìn)入紅豆半年多，自己覺得進(jìn)步了不少，很多事情自己都可以獨擋一面，而且有了比較成熟的思路，在此我對公司所有同仁表示由衷的謝意。

07年6月9日我正式成為公司的一員，從踏入紅豆的那一刻起，就被紅豆文化與精神及至震撼，發(fā)誓：要做一個合格的紅豆人。經(jīng)過倉庫實習(xí)和南辦短暫培訓(xùn)，我被派往石家莊做駐外會計；一晃就是六個多月，經(jīng)過六個多月的磨礪，企業(yè)精神“誠信務(wù)實創(chuàng)新爭先”已深深扎根于我心中，在公司領(lǐng)導(dǎo)的領(lǐng)導(dǎo)與指引下，在廣大同事的積極支持與配合下，我做了一些工作。現(xiàn)07年底，對工作進(jìn)行總結(jié)下，懇請大家批評指正。

駐外會計時是雙重領(lǐng)導(dǎo)，受公司財務(wù)科與HOdO營運部的雙重領(lǐng)導(dǎo)，因此工作首先要符合公司制定的《關(guān)于辦事處會計的規(guī)定》等文件規(guī)定，第二，要協(xié)助業(yè)務(wù)做好辦事處的運營。

我從以下幾個方面總結(jié)下。

一工作成績

（一）辦事處制度方面

由于我HOdO內(nèi)衣營銷公司設(shè)置辦事處的歷史不長，辦事處的內(nèi)部管理還處于起步摸索階段，還未形成標(biāo)準(zhǔn)化的工作流程或自己的內(nèi)部管理及外部監(jiān)控體系，根據(jù)以往我的一些工作經(jīng)驗，對石家莊辦事處（簡稱石辦）進(jìn)行了一些制度建設(shè)及實施，如下：

1建立了石辦檔案管理制度，形成了價格檔案、促銷檔案、合同檔案、報表檔案等。文件的整理及歸檔，有利于日后的查找及公司監(jiān)督，更利于辦事處環(huán)境的美化。

2形成了石辦帳務(wù)登記流程及報表登記規(guī)則。有利于新手上路及辦事處財務(wù)統(tǒng)一，當(dāng)辦事處有很多商場專柜時，方便于財務(wù)管理。

3石辦倉庫制度的制定，有利于明確工作責(zé)任和工作流程。

4為了合理有效辦事處空間，實行倉位制度，即每個貨號的不同規(guī)格都有自己準(zhǔn)確的倉庫位置，倉庫內(nèi)不得隨意放貨。

5根據(jù)數(shù)月的摸索及總結(jié)，形成了《HOdO內(nèi)衣營銷公司辦事處工作手冊》草案，并于07年9月12日提交公司，在此我感謝領(lǐng)導(dǎo)的大力支持。

6由于服裝的偶爾斷碼，以及不同商場暢銷商品的不同，我辦事處采用內(nèi)部調(diào)撥制度。制度內(nèi)容：新百不好銷的而東購暢銷，新百調(diào)貨至東購，反之東購調(diào)貨至新百。

（二）日常工作方面

2對于營業(yè)員培訓(xùn)費，工裝等費用，要求其工作滿半年以上者才予報銷，并每次報銷金額的一定百分比，有效控制營業(yè)員的流動性及提高其向心力。

3當(dāng)天的事情必須當(dāng)天完成。比如：我今天送的貨，我必須第一時間送到；今天要發(fā)生的業(yè)務(wù)，我必須今天進(jìn)行登記；等。

4每天晚上必須寫第二天的工作計劃和備忘錄，確保第二天的事及時完成，絕不給自己拖延的借口。

6對倉庫及時進(jìn)行整理，建立了即時庫存報表。

（三）報表統(tǒng)計方面

由于我辦事處配備了電腦，我辦事處正在努力實行“無紙化辦公”

1建立了東購、新百日報表銷售數(shù)據(jù)庫。

2運用數(shù)據(jù)透視表功能，根據(jù)一周銷售日報表數(shù)據(jù)自動匯總辦事處周報表。

3建立了東購、新百、辦事處收發(fā)明細(xì)帳文件夾。

4根據(jù)以上月末電腦做辦事處月報表。

5報表的作用更好的服務(wù)于銷售及下年的銷售預(yù)測。我與業(yè)務(wù)經(jīng)常性的溝通，對報表及某時間段的銷售統(tǒng)計及時統(tǒng)計。

（四）銷售方面

新品執(zhí)行價的制定；促銷活動的申請、價格的調(diào)整，道具的使用等整個流程都比較熟悉，形成了自己的一些看法。這方面，我非常感謝石辦業(yè)務(wù)：翁生。

（五）安全方面

我辦事處禁止抽煙；離開辦事處時，做到電器關(guān)掉，門窗鎖好。

二目前存在的問題及解決辦法

（一）辦事處的空間問題

我石辦一室一廳的房子，辦公室、臥室、倉庫三合一，除了廚衛(wèi)、陽臺，可用空間比較小。冬季是旺季，貨品厚而大，占用空間比較多。每次公司到貨都要騰地方盤貨；每次往商場配貨都要一盒一盒地拿到倉庫外面，效率比較低；目前雖然我辦實行規(guī)格倉位制度，找貨很方便，但盤點時比較麻煩。

目前我石辦只有兩個商場，倉庫勉強夠用；但以后我石辦不止兩個，會更多，需要再租個倉庫。這樣，規(guī)格倉位制度能更好的實施；貨號期初就可以備足，化解斷碼風(fēng)險，提高銷售。

（二）營業(yè)員的工資問題。

營業(yè)員的工資構(gòu)成比較單一，如果加入考核工資，對其積極性及認(rèn)真性將會有很大提高。辦法：建立營業(yè)員積分考核制度。

（三）商場營業(yè)員內(nèi)購價問題。

由于公司沒有針對營業(yè)員的內(nèi)購價制度，而營業(yè)員又屬于我公司員工，對營業(yè)員的凝聚向心性不夠。建議：在商場零售價的基礎(chǔ)上統(tǒng)一折扣；或者在出廠價基礎(chǔ)上上浮一定的比例。