檔案歸納方法匯總十篇

序論：好文章的創(chuàng)作是一個(gè)不斷探索和完善的過(guò)程，我們?yōu)槟扑]十篇檔案歸納方法范例，希望它們能助您一臂之力，提升您的閱讀品質(zhì)，帶來(lái)更深刻的閱讀感受。

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隨著我國(guó)廣播電視事業(yè)的不斷發(fā)展，廣播電視建設(shè)項(xiàng)目增加，為了配合工程建設(shè)順利進(jìn)行，及時(shí)有效的對(duì)于檔案信息.浩大的工程資料進(jìn)行收集，立卷，歸檔，保管，利用。根據(jù)多年來(lái)的工作經(jīng)驗(yàn)，總結(jié)管理方法，以整體質(zhì)量和效率為核心目標(biāo)，不斷探索廣播電視工程檔案收集歸納新思想和新方法，逐步形成一套先進(jìn)科學(xué)的管理制度和管理方法。下面就來(lái)詳細(xì)的來(lái)探究一下如何有效去實(shí)現(xiàn)電視工程檔案管理工作。

1 工程檔案的前期管理

1.1 檔案制度是檔案前期管理的基本保障

廣播電視工程檔案工作是基礎(chǔ)性工作，確保工作的順利開(kāi)展，做到有章可查，有制度可尋，檔案制度是必不可少的規(guī)范制度。各部門(mén)應(yīng)該要有效的對(duì)信息和資料進(jìn)行分類(lèi)，統(tǒng)計(jì)，按照不同的生產(chǎn)活動(dòng)類(lèi)型來(lái)劃分，同時(shí)需要把技術(shù)檔案工作納入到本單位的檔案制度中，能夠充分的發(fā)揮其應(yīng)有的作用。達(dá)到了收集齊全，整理系統(tǒng)，并按制度及時(shí)歸納，方便工作人員工作順利開(kāi)展。值得注意的是為了確保歸納文件的安全性和管理程序嚴(yán)謹(jǐn)，保密工作要引起重視。

1.2 歸納文件材料的前期管理

工程檔案是一項(xiàng)工程建設(shè)過(guò)程中反映各項(xiàng)活動(dòng)指標(biāo)的最重要的參考依據(jù)，它包括了項(xiàng)目工程的建設(shè)，處理，設(shè)備維護(hù)等各項(xiàng)活動(dòng)所形成的研究結(jié)果和文件檔案，一般多為原始文件，所以具備法律效應(yīng)。每一個(gè)項(xiàng)目在完成和告一段落之后，都要認(rèn)真負(fù)責(zé)的按照歸納范圍和要求，將形成的文件和資料系統(tǒng)的管理和整理，最終由上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)來(lái)歸檔。且移交文件或者資料過(guò)程中，接觸人員必須要按規(guī)定辦理交接手續(xù)，簽字歸檔必查。凡不符合要求的文件，最高管理者有權(quán)拒絕接收。

2 工程檔案的收集歸納

2.1 分類(lèi)組卷

分類(lèi)組卷的原則：檔案分類(lèi)組卷工作是一個(gè)專(zhuān)業(yè)性很強(qiáng)的工作，也是能夠顯示出工作人員的個(gè)人水平。有的檔案管理人員實(shí)際上是沒(méi)有參與到項(xiàng)目建設(shè)的各個(gè)環(huán)節(jié)，所以一定程度上出現(xiàn)了管理檔案的問(wèn)題和不通暢，這些都是對(duì)工程檔案管理工作不全面性鎖導(dǎo)致。我們需要從以下幾個(gè)步驟來(lái)對(duì)檔案管理中的分類(lèi)組卷有較好的認(rèn)知。

第一，立項(xiàng)和選項(xiàng)。從最簡(jiǎn)單的項(xiàng)目提出，批準(zhǔn)，同時(shí)可行性報(bào)告到對(duì)當(dāng)?shù)丨h(huán)境，地理情況，氣候方面調(diào)查研究。范圍廣至電力，城市規(guī)劃等都可以組成一卷或者是多卷。第二，編制文件，是指工程建設(shè)初期形成的文件和圖紙，以及各部門(mén)根據(jù)初步設(shè)計(jì)文件設(shè)計(jì)的施工圖。第三，整理和歸納，這個(gè)階段是最難控制的，因?yàn)槿婀ぷ髁烤薮螅O(shè)計(jì)的資料和信息非常多，主要包括了項(xiàng)目開(kāi)工之前的資料和原始文件：補(bǔ)償協(xié)議書(shū)，電力供應(yīng)協(xié)議，相關(guān)合同以及許可證。每一個(gè)文件都要仔細(xì)的去核對(duì)，仔細(xì)的去審查。然后可以組成一卷或者是多卷。第四，竣工驗(yàn)收階段。整個(gè)的項(xiàng)目完成結(jié)束之后，最重要的憑證材料和相關(guān)的建設(shè)真實(shí)材料都是驗(yàn)收的必要選擇。尤其是竣工圖和竣工階段的各種資料需要報(bào)送相關(guān)單位。第五，調(diào)試和試播。是指在設(shè)備安裝，調(diào)試，試播等過(guò)程中形成的數(shù)據(jù)資料。第六，財(cái)務(wù)器材管理資料。主要包括了工程概算，預(yù)算，結(jié)算等數(shù)據(jù)報(bào)表。第七，主題部分，集中在日志，月報(bào)，監(jiān)理通知單等各個(gè)資料。第八，涉外文件，一般是指相關(guān)的設(shè)備采購(gòu)，合同，考察記錄等。除了以上幾大主要，還包括其他，可參閱相關(guān)書(shū)籍。

檔案管理人員收集資料的時(shí)候，應(yīng)該首先端正良好的作風(fēng)態(tài)度，然后對(duì)各階段鎖形成的資料，文件內(nèi)容來(lái)確定收集整理對(duì)象。有條件的情況下可以進(jìn)行信息化處理。

2.2 組卷的質(zhì)量要求

（1）組卷前要詳細(xì)的檢查基礎(chǔ)文件，施工技術(shù)文件和圖紙是否已經(jīng)按照規(guī)定收集齊全，完整。做到不丟項(xiàng)，不漏項(xiàng)。（2）文字材料的抄寫(xiě)件書(shū)寫(xiě)要工整，清楚，禁止使用鉛筆或者是圓珠筆來(lái)涂改，修改和批復(fù)。復(fù)印件要做到字跡清楚，牢固，能夠長(zhǎng)期得到良好保存。（3）建設(shè)的竣工圖應(yīng)該是新圖，圖面清潔，字跡工整。如果需要修稿，首先要保障圖紙的清潔，反差明顯，材料字跡清楚。（4）凡是歸檔的照片和圖像資料，要求圖像清晰，聲音清楚，文字說(shuō)明準(zhǔn)確度高。

2.3 案卷排列和編目

案卷文件材料的排列時(shí)間必須要按照時(shí)間順序排列，如果文字材料和圖紙材料混在一起的時(shí)間，必須文字材料在前面，圖紙?jiān)诤竺妗＞帉?xiě)頁(yè)號(hào)以獨(dú)立卷為單位，均已有書(shū)寫(xiě)內(nèi)容為基準(zhǔn)。每個(gè)保管單位必須要按照阿拉伯?dāng)?shù)字來(lái)進(jìn)行統(tǒng)一編排。頁(yè)號(hào)編寫(xiě)位置和單面書(shū)寫(xiě)的文字材料頁(yè)號(hào)編在右下角。卷內(nèi)的目錄編寫(xiě)和卷盒內(nèi)的文件一一對(duì)應(yīng)。案卷的排列順序按照工程階段依次排列。案卷的封面，卷內(nèi)目錄，卷內(nèi)背靠表，不編寫(xiě)頁(yè)號(hào)。

2.4 工程檔案檢索目錄的填寫(xiě)。

工程檔案檢索目錄要利用信息軟件來(lái)工作，分別建立相關(guān)的單元，統(tǒng)一對(duì)信息進(jìn)行輸入和保存，減少了不必要的時(shí)間和工作量。最終使得工程檔案達(dá)到了目錄管理。案卷目錄的填寫(xiě)方式。工程檔案形成是需要不同階段，檔案的立卷要以階段順序來(lái)組卷，為了方便管理和檢索，相關(guān)的內(nèi)容要書(shū)寫(xiě)的詳細(xì)明了。制作規(guī)范化模版。模版文件是要對(duì)于信息具有專(zhuān)業(yè)性的格式，通常是文書(shū)格式，經(jīng)過(guò)工作人員的技術(shù)性操作，最終形成了文書(shū)。讀取的時(shí)候是非常的方便，簡(jiǎn)單。工程照片檔案的管理。它主要管理是采用先進(jìn)的計(jì)算機(jī)存貯方式來(lái)對(duì)相關(guān)的文件和資料來(lái)做好工作，優(yōu)勢(shì)是在于保質(zhì)期長(zhǎng)久，并且安全性很高。技術(shù)人員可以及時(shí)做好備份和刻錄。聲音檔案的管理。聲像檔案管理需要在檔案數(shù)據(jù)庫(kù)里面建立起單元，對(duì)信息的輸入要盡量詳細(xì)。保存的時(shí)間段里面要經(jīng)常性的去核對(duì)，檢查，維護(hù)，才會(huì)讓聲像資料的質(zhì)量長(zhǎng)期的完好。讓相關(guān)的工作開(kāi)展的時(shí)候順利，進(jìn)程加快和效率提升。

3 結(jié)束語(yǔ)

工程檔案管理是一項(xiàng)專(zhuān)業(yè)技術(shù)很強(qiáng)的工作，主要是保障廣播電視臺(tái)資源的保存和后期維護(hù)使用。每個(gè)階段所形成的文件和資源都是具有效益，所以做好管理和歸納的工作重視程度要不斷加強(qiáng)。需要檔案管理人員在進(jìn)行枯燥的工作過(guò)程中有細(xì)心，有耐心，有職業(yè)道德。根據(jù)文件的內(nèi)容屬性進(jìn)行科學(xué)系統(tǒng)的分類(lèi)和檢索。為以后的驗(yàn)收和檔案的再次利用提供方便快捷的服務(wù)。特別是針對(duì)辦公人員，有效的提高了辦公效率和水準(zhǔn)。檔案管理工作如今越來(lái)越信息化，專(zhuān)業(yè)化，逐漸的擺脫了傳統(tǒng)工作模式的詬病，形成了一套管理有序的程序和方法，是社會(huì)發(fā)展前進(jìn)的標(biāo)志和象征。

參考文獻(xiàn)

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1 電子檔案特點(diǎn)

（一）是一種信息化的檔案管理模式

隨著科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，檔案管理工作逐漸脫離了傳統(tǒng)的紙質(zhì)時(shí)代，逐漸向信息化方向發(fā)展，電子檔案是信息化時(shí)代的典型代表。與管理模式落后的紙質(zhì)檔案管理模式不同，電子檔案管理?yè)碛邢冗M(jìn)的設(shè)備。近幾年，各單位的辦公室都開(kāi)始建立檔案管理系統(tǒng)，檔案管理工作不斷向信息化方向轉(zhuǎn)變。

（二）內(nèi)容更加豐富，模式更加多樣化

近年來(lái)，電子檔案不斷向多樣化方向發(fā)展，檔案管理的范圍不斷擴(kuò)大，管理方式更加多樣化。相對(duì)于傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理，電子檔案的內(nèi)容和模式更加豐富和多樣化，給辦公室檔案管理帶來(lái)了便利。

（三）歸檔復(fù)雜，存儲(chǔ)信息更加準(zhǔn)確安全

3、傳統(tǒng)的檔案管理是靠紙張來(lái)記載和展現(xiàn)信息，存在管理繁瑣，存儲(chǔ)信息少等多方面弊端。雖然電子文件相較于紙質(zhì)文件的歸檔比較復(fù)雜，即要經(jīng)過(guò)數(shù)字簽名、信息確認(rèn)、身份驗(yàn)證以及加密保護(hù)等一系列操作。但是這卻保證了電子文件的安全，從某種程度來(lái)說(shuō)，防止了信息泄露事件的發(fā)生。

2 辦公室電子檔案管理中存在的問(wèn)題

（一）辦公室檔案管理組織不健全

據(jù)調(diào)查，目前各單位辦公室檔案管理組織存在很多不足，原因在于各單位在建立檔案管理組織和管理制度體系時(shí)沒(méi)有根據(jù)本單位自己發(fā)展的獨(dú)特優(yōu)勢(shì)和需求來(lái)建立檔案管理體系，缺乏創(chuàng)新思維和獨(dú)特性。在這種情況下，各單位想要做具有本單位特點(diǎn)的檔案管理工作相當(dāng)困難。眾所周知，有很多單位都建立了檔案管理體系，但這些單位只進(jìn)行表面工作，缺乏內(nèi)在管理，導(dǎo)致單位辦公室檔案管理組織不健全，集中體現(xiàn)在電子檔案管理的保存不完整以及保密工作存在極大的安全問(wèn)題，在應(yīng)用檔案時(shí)效率低下，給單位辦公室人員帶來(lái)極大的不便。因此，辦公室檔案管理組織不健全這方面的問(wèn)題急需解決。

（二）辦公室人員對(duì)檔案信息的安全意識(shí)缺乏

隨著科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展和完善，辦公室的檔案管理工作有了很大的突破，工作環(huán)境越來(lái)越透明，越來(lái)越公眾化，檔案工作在理念上實(shí)現(xiàn)了質(zhì)的飛躍。正如人們所說(shuō)，科技是把雙刃劍，任何事物都具有雙面性。積極方面，檔案工作的快速發(fā)展給辦公室工作人員工作的效率，激發(fā)了工作人員工作的積極性，節(jié)省了大量時(shí)間。但也有不利的一面，網(wǎng)絡(luò)黑客猖狂，一些破壞分子對(duì)辦公室檔案管理蓄意破壞，給辦公室檔案管理工作帶來(lái)了巨大隱患。這些檔案都涉及本單位的一些重要信息，如果系統(tǒng)遭到破壞，信息泄露，將會(huì)對(duì)本單位造成巨大損失。但辦公室里的監(jiān)管人員，他們沒(méi)有深刻認(rèn)識(shí)檔案信息泄露的嚴(yán)重性，缺乏專(zhuān)業(yè)知識(shí)以及安全意識(shí)，對(duì)檔案信息管理這方面的安全很難顧及。因此各單位要十分重視，并加強(qiáng)對(duì)他們的專(zhuān)業(yè)培養(yǎng)。

3 做好辦公室電子管理工作的措施

（一）電子檔案收集方面

檔案收集是一份巨大的工程，要從檔案的內(nèi)容，屬性多方面進(jìn)行分析。內(nèi)容方面：根據(jù)內(nèi)容的重要性來(lái)對(duì)他們進(jìn)行時(shí)間的保存以及材料是否和內(nèi)容一致來(lái)確定移交時(shí)間，電子檔案的收集需要增加新的信息到數(shù)據(jù)庫(kù)。電子檔案信息存在丟失的隱患，工作者要熟悉檔案信息的內(nèi)容，計(jì)算機(jī)的特性，文檔管理的操作，避免在收集過(guò)程中沒(méi)有保存。

（二）電子檔案整理和歸納方面

自動(dòng)化的操作方法讓檔案的整理和歸納的方式發(fā)生了翻天覆地的變化，目前檔案的整理與歸納大部分都使用計(jì)算機(jī)操作，檔案的整理與歸納主要以電子文檔的方式保存。檔案管理的工作人員要有熟練的操作技巧，要學(xué)會(huì)使用新科技產(chǎn)品，在信息交換是避免發(fā)生丟失的意外。防止信息泄露，是每個(gè)工作人員做好電子檔案整理和歸納的重中之重。

（三）電子檔案管理方面

1、保障系統(tǒng)標(biāo)準(zhǔn)化

電子檔案的管理系統(tǒng)必須標(biāo)準(zhǔn)化，為了確保管理系統(tǒng)的標(biāo)準(zhǔn)化，必須要規(guī)范計(jì)算機(jī)的應(yīng)用，建設(shè)完善的數(shù)據(jù)庫(kù)，確保各項(xiàng)設(shè)施使用的標(biāo)準(zhǔn)化，實(shí)現(xiàn)電子檔案信息的共享，保證檔案的監(jiān)管質(zhì)量，用極少的資金獲得最大的利益。硬件設(shè)施是電子檔案管理系統(tǒng)重要部分，要有極好的計(jì)算機(jī)硬件，較完善的檔案庫(kù)，于此同時(shí)，要制定統(tǒng)一的使用標(biāo)準(zhǔn)以及使用方式，能夠及時(shí)對(duì)檔案管理進(jìn)行分類(lèi)，盡早的實(shí)現(xiàn)檔案管理系統(tǒng)的標(biāo)準(zhǔn)化。要針對(duì)軟件使用統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)和檔案記錄過(guò)程產(chǎn)生的信息，制定比較簡(jiǎn)單的管理程序，使檔案管理內(nèi)容實(shí)現(xiàn)最優(yōu)化。提高電子檔案管理系統(tǒng)的標(biāo)準(zhǔn)化信息。

2、加強(qiáng)保密工作

除了確保系統(tǒng)標(biāo)準(zhǔn)化之外，還要加強(qiáng)電子檔案管理的保密工作。檔案保密是檔案管理的重中之重，也是提高管理工作的重要方法。信息技術(shù)的發(fā)展讓人們的保密意識(shí)不斷增強(qiáng)，人們必須充分發(fā)揮信息技術(shù)的優(yōu)勢(shì)，增強(qiáng)檔案管理的保密工作，確保檔案的安全。在應(yīng)用計(jì)算機(jī)對(duì)檔案進(jìn)行管理時(shí)，必須確保計(jì)算機(jī)相當(dāng)安全，要?jiǎng)?chuàng)造安全的環(huán)境，避免一些主觀原因造成檔案信息的泄露。檔案管理人員必須提高安全意識(shí)，小心使用外網(wǎng)，防止病毒的侵入造成檔案信息的丟失。工作人員必須確保工作環(huán)境的安全，必須定期對(duì)計(jì)算機(jī)進(jìn)行檢查，重要的文檔必須要進(jìn)行多層保護(hù)，設(shè)置使用權(quán)限，強(qiáng)化安全監(jiān)控，確保檔案信息絕對(duì)安全。

3、進(jìn)行數(shù)字化建設(shè)

電子檔案管理也離不開(kāi)數(shù)字化的建設(shè)。現(xiàn)在是一個(gè)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)時(shí)代，管理部門(mén)儲(chǔ)存了眾多的信息資源，計(jì)算機(jī)在有網(wǎng)環(huán)境中，檔案的儲(chǔ)存量越來(lái)越大，因此，管理部門(mén)必須加強(qiáng)數(shù)字化的建設(shè)，實(shí)現(xiàn)數(shù)字化管理和自動(dòng)化管理。從而實(shí)現(xiàn)檔案的分類(lèi)以及歸檔，要不斷完善管理信息的服務(wù)。在完善檔案管理的過(guò)程中，管理部門(mén)必須遵循相關(guān)的法律，適當(dāng)結(jié)合管理檔案的要求，不斷實(shí)現(xiàn)檔案的規(guī)范化，在檔案管理過(guò)程中，要確保信息的真實(shí)化，集體化和數(shù)字化，充分發(fā)揮其使用價(jià)值，建設(shè)數(shù)字化檔案管理需要部門(mén)各部門(mén)人員的相互配合，相互合作。

4、進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化信息建設(shè)

篇（3）

在不同的時(shí)代中，人們的理論思維也存在著一定的差異，因此我們?cè)趯?duì)檔案信息開(kāi)發(fā)人員科學(xué)思維進(jìn)行構(gòu)建的時(shí)候，就要以當(dāng)前的時(shí)代背景為基礎(chǔ)，從而對(duì)相應(yīng)的理論思維進(jìn)行控制研究。隨著時(shí)代的不斷變化，人們對(duì)檔案信息開(kāi)發(fā)人員的要求也在逐漸的提高，這也使得檔案信息開(kāi)發(fā)人員在工作中面對(duì)著許多的問(wèn)題和挑戰(zhàn)。因此，為了有效的提高檔案信息開(kāi)發(fā)人員的工作效率，解決在檔案信息工作中存在的問(wèn)題，人們就要對(duì)檔案信息開(kāi)發(fā)人員的思維模式進(jìn)行科學(xué)性的培養(yǎng)，使得檔案信息開(kāi)發(fā)人員在工作中，有著一定的創(chuàng)新思維和科學(xué)理念，從而促進(jìn)我國(guó)檔案信息工作的發(fā)展。

一、由尋找問(wèn)題原因思維方式向如何解決問(wèn)題思維方式進(jìn)行轉(zhuǎn)變

1、尋找問(wèn)題思維方式

所謂的尋找問(wèn)題思維方法是指出現(xiàn)問(wèn)題時(shí)，人們就對(duì)其問(wèn)題產(chǎn)生的原因進(jìn)行分析。但是在檔案工作中，人們追求的是對(duì)工作中存在的問(wèn)題進(jìn)行快速的解決，降低這些問(wèn)題對(duì)檔案工作的影響，因此這種尋找問(wèn)題的思維模式在檔案信息管理工作中并不適合。這就需要人們?cè)跈n案工作中，采用另一種全新的思維模式對(duì)其中存在的問(wèn)題進(jìn)行處理。

2、如何解決問(wèn)題思維方式

目前在檔案信息開(kāi)發(fā)的過(guò)程中，經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)一些問(wèn)題，這對(duì)檔案工作有著嚴(yán)重的影響。因此為了很好解決在檔案工作中存在的問(wèn)題，人們就要對(duì)檔案信息開(kāi)發(fā)人員的思維模式進(jìn)行培養(yǎng)，從而尋找到一種全新的思維模式，對(duì)檔案信息開(kāi)發(fā)中存在的問(wèn)題進(jìn)行有效的解決，如何解決問(wèn)題思維方法就是其中的一種。如何解決問(wèn)題思維方法是指在問(wèn)題出現(xiàn)時(shí)，工作人員不對(duì)其問(wèn)題發(fā)生的原因進(jìn)行分析，而是尋找解決問(wèn)題的方法，進(jìn)而及時(shí)的解決問(wèn)題。

3、由尋找問(wèn)題原因思維向如何解決問(wèn)題思維轉(zhuǎn)變的必要性

在檔案工作中，由于相關(guān)工作人員涉及到的工作量比較煩多，因此如果在工作中出現(xiàn)問(wèn)題，工作人員考慮得更多的就是如何解決存在的問(wèn)題，而不是對(duì)尋找問(wèn)題產(chǎn)生的原因。這樣不僅可以提高檔案工作人員解決問(wèn)題的效率，還有利于檔案信息開(kāi)發(fā)人員科學(xué)思維的構(gòu)件。而且檔案工作人員在工程的時(shí)候必須要求根據(jù)我國(guó)相關(guān)法律法規(guī)，對(duì)其工作內(nèi)容以及程序進(jìn)行嚴(yán)格的要求，這也使得人們?cè)跈n案工作中，對(duì)檔案收集整理的結(jié)果十分的重視，因此由尋找問(wèn)題原因思維向如何解決問(wèn)題思維是必然的。

二、由主觀性思維向客觀性思維轉(zhuǎn)變

1、主觀性思維

所謂的主觀性思維是指人們?cè)趯?duì)當(dāng)前信息進(jìn)行接收的過(guò)程中，不是根據(jù)客觀的內(nèi)容進(jìn)行研究，而是自身的經(jīng)驗(yàn)、知識(shí)背景以及判斷能力對(duì)其信息內(nèi)容進(jìn)行推動(dòng)而得出結(jié)論，這就將原有信息的內(nèi)容進(jìn)行了改變。

2、客觀性思維

客觀性思維和主觀性思維就存在著很大的不同，它主要是通過(guò)對(duì)信息自身的客觀表現(xiàn)以及內(nèi)容進(jìn)行反映，沒(méi)有在其中加入檔案信息開(kāi)發(fā)人員的主觀判斷。

3、強(qiáng)調(diào)客觀性思維培養(yǎng)的必要性

檔案管理實(shí)際工作中的收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)檢索、編研、利用等工作中的原則與判斷標(biāo)準(zhǔn)都是非常客觀的，檔案信息開(kāi)發(fā)人員必須從實(shí)際出發(fā)，客觀的實(shí)事求是的對(duì)其進(jìn)行判斷，切勿加入個(gè)人的主觀臆斷。

另外，在實(shí)際的各項(xiàng)檔案工作中，客觀地表達(dá)檔案信息和接受檔案信息可以最大量的減少溝通障礙和對(duì)信息內(nèi)容的誤判。同時(shí)客觀性思考問(wèn)題比主觀性思考問(wèn)題更為合理，更為科學(xué)。所以說(shuō)檔案管理工作是一項(xiàng)客觀性極強(qiáng)的工作，無(wú)論是檔案管理人員之間， 還是檔案管理人員與檔案利用者之間在交流信息， 相互溝通的過(guò)程中，都必須客觀的接受信息。另外，檔案全宗構(gòu)成的條件、判定檔案所屬的全宗、檔案統(tǒng)計(jì)工作的步驟及檔案真?zhèn)蔚蔫b辨、 檔案鑒定的程序等都需要做到客觀。

三、演繹思維與歸納思維模式的訓(xùn)練

1、演繹思維與歸納思維定義

所謂演繹思維指以一個(gè)主題為中心，由這個(gè)中心主題思維層層向外輻射，思維不斷深入，不斷細(xì)致化，這符合人類(lèi)大腦的思維模式，可以將人類(lèi)的思維過(guò)程直觀的呈現(xiàn)。而歸納思維指從部分到整體，從個(gè)別到一般的總結(jié)概括。

2、演繹思維與歸納思維在檔案中的應(yīng)用

全宗內(nèi)文件的分類(lèi)主要是從整體到部分，從一般到個(gè)別，偏重于分析的方法，偏重于演繹法，立卷主要從部分到整體，從個(gè)別到一般， 偏重于歸納法。因此，分類(lèi)時(shí)要有一個(gè)整體設(shè)計(jì)方案，按著某種異同將全宗內(nèi)的全部文件，統(tǒng)一分成若干部分或?qū)哟危?而且一分到底。

檔案管理實(shí)際工作中的收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)檢索、 編研、利用本身就是一個(gè)相互影響相互制約的有機(jī)整體，需要從宏觀整體去把握，才能使各項(xiàng)工作井然有序的進(jìn)行。需要用到演繹的思維，而其中涉及到的具體過(guò)程是程序化，流程化的操作，需要?dú)w納性的思維，檔案人員只有靈活掌握這兩種相輔相成的思維模式才能在檔案信息的開(kāi)發(fā)中熟練應(yīng)用。這樣才能提高檔案信息開(kāi)發(fā)的效率。

3、演繹思維與歸納思維的訓(xùn)練工具——思維導(dǎo)圖

3.1 思維導(dǎo)圖簡(jiǎn)介。

思維導(dǎo)圖，又叫心智圖，是表達(dá)發(fā)射性思維的有效的圖形思維工具，它簡(jiǎn)單卻又極其有效，是一種革命性的思維工具。思維導(dǎo)圖運(yùn)用圖文并重的技巧，把各級(jí)主題的關(guān)系用相互隸屬與相關(guān)的層級(jí)圖表現(xiàn)出來(lái)，把主題關(guān)鍵詞與圖像、顏色等建立記憶鏈接，思維導(dǎo)圖充分運(yùn)用左右腦的機(jī)能，利用記憶、閱讀、思維的規(guī)律，協(xié)助人們?cè)诳茖W(xué)與藝術(shù)、邏輯與想象之間平衡發(fā)展，從而開(kāi)啟人類(lèi)大腦的無(wú)限潛能。思維導(dǎo)圖因此具有人類(lèi)思維的強(qiáng)大功能。

3.2 思維導(dǎo)圖在檔案信息開(kāi)發(fā)中的應(yīng)用。

（1）如何制作檔案信息的思維導(dǎo)圖。檔案信息開(kāi)發(fā)中， 最大檔案信息的主題 （ 檔案信息的名稱(chēng)或書(shū)名）以圖形的形式體現(xiàn)出來(lái)。把主題體現(xiàn)在整張紙的中心，并且以圖形的形式體現(xiàn)出來(lái)中央圖要以三種以上的顏色。一個(gè)主題一個(gè)大分。支每條分支要用不同的顏色題以大分支的形式體現(xiàn)出來(lái)，有多少個(gè)主要的主題，就會(huì)有多少條大的分支。每條分支用不同顏色可以對(duì)不同檔案主題的相關(guān)信息一目了然。

（2）檔案信息思維導(dǎo)圖要求：1）運(yùn)用代碼小插圖不但可以更強(qiáng)化檔案信息每一個(gè)關(guān)鍵詞的記憶，同時(shí)也突出關(guān)鍵詞要表達(dá)的意思，而且還可以節(jié)省大量的記錄空間。2） 箭頭的連接在分析一些信息的時(shí)候，各主體之間會(huì)有信息相關(guān)聯(lián)的地方，這時(shí)，可以把有關(guān)聯(lián)的部分用箭頭把他們連起來(lái)，這樣就可以很直觀地了解到信息之間的聯(lián)系了。3）只寫(xiě)關(guān)鍵詞，并且要寫(xiě)在線條的上方。思維導(dǎo)圖的記錄用的全都是關(guān)鍵詞，這些關(guān)鍵詞代表著信息的重點(diǎn)內(nèi)容。一定要寫(xiě)在線條的上面。這樣更有利于閱讀。

四、結(jié)束語(yǔ)

總而言之，在對(duì)檔案信息開(kāi)發(fā)人員科學(xué)思維進(jìn)行構(gòu)建，不僅可以有效的提高檔案工作的效率，還可以及時(shí)的解決在檔案管理工作中存在的問(wèn)題，從而促進(jìn)我國(guó)的檔案行業(yè)的發(fā)展。但是對(duì)檔案信息開(kāi)發(fā)人員的科學(xué)思維進(jìn)行培養(yǎng)是一個(gè)漫長(zhǎng)的過(guò)程，這不僅需要科學(xué)的指導(dǎo)思想，還要對(duì)檔案信息開(kāi)發(fā)人員的綜合素質(zhì)進(jìn)行嚴(yán)格的要求，只有這樣才能使得檔案信息管理工作達(dá)到最大化的利用。

篇（4）

針對(duì)以上這些問(wèn)題，結(jié)合有效教學(xué)的理念，筆者對(duì)如何提高物理復(fù)習(xí)課的教學(xué)效率做如下思考：

在當(dāng)前的課堂復(fù)習(xí)教學(xué)中，教師采用的復(fù)習(xí)方法一般是演繹法。所謂演繹的復(fù)習(xí)課，首先呈現(xiàn)相關(guān)知識(shí)、方法，或用課件演示，或借著問(wèn)題逐步呈現(xiàn)，然后給出例題或練習(xí)，從一般到特殊，逐個(gè)或綜合用呈現(xiàn)的方法，教師示范解決，或是學(xué)生動(dòng)手解決，并加以小結(jié)或點(diǎn)評(píng)，最后安排相應(yīng)的練習(xí)進(jìn)行鞏固。

演繹式的復(fù)習(xí)課，教師備課較為方便，一般有現(xiàn)成的材料可供參考，也有個(gè)體的教學(xué)經(jīng)驗(yàn)支持，操作時(shí)，教師易于控制和把握，知識(shí)容量較大，完成預(yù)設(shè)的概率較高，因此，這類(lèi)課是目前高三復(fù)習(xí)課的主流課，當(dāng)然，也有其存在的必要。但這類(lèi)課，學(xué)生學(xué)習(xí)被動(dòng)，缺少?lài)L試、探究的體驗(yàn)，缺少獨(dú)立思考與相互交流的機(jī)會(huì)，效率往往較低。另外，演繹式的復(fù)習(xí)課促成學(xué)生形成了這樣一種解決問(wèn)題的方法：先回憶知識(shí)方法或回憶相似范例，套用已知解決問(wèn)題，當(dāng)問(wèn)題與自己所知相近時(shí)，學(xué)生能較快地解決問(wèn)題，而當(dāng)問(wèn)題與回憶所得不合拍或回憶空白時(shí)，則難以解決問(wèn)題，甚至無(wú)從下手。

所謂歸納的復(fù)習(xí)課，首先給出一些特殊情況的問(wèn)題，通過(guò)學(xué)生動(dòng)手或思考解決問(wèn)題，由學(xué)生或教師歸納出相應(yīng)的知識(shí)、方法，并由教師加以概括或提升，最后也會(huì)配上一定的練習(xí)進(jìn)行鞏固。歸納式的復(fù)習(xí)課，學(xué)生先體驗(yàn)解題過(guò)程，能先獨(dú)立思考、嘗試探究，既提供了思考、實(shí)踐的機(jī)會(huì)，也能形成反思、交流的可能。而且，歸納式的復(fù)習(xí)課促使學(xué)生形成的解題方法是：利用題目信息，聯(lián)想知識(shí)方法，分析嘗試解決問(wèn)題。具有這類(lèi)解題方法的學(xué)生，面對(duì)新穎問(wèn)題，會(huì)帶有成功的希望，有想法，也有事可做。

但這類(lèi)課，需要教師能提供好的問(wèn)題，以使學(xué)生的活動(dòng)能有助于歸納、概括，提升出知識(shí)方法，或有助于學(xué)生利用所得進(jìn)行交流，開(kāi)拓思路。同時(shí)，學(xué)生獲取的發(fā)現(xiàn)“歪正”并存，需要引導(dǎo)，也需要指正。

在第二輪復(fù)習(xí)中，教師都會(huì)對(duì)各個(gè)模塊的物理知識(shí)進(jìn)行整合，幫助學(xué)生構(gòu)建起知識(shí)網(wǎng)絡(luò)，歸納一些結(jié)論方法。然而，在教學(xué)實(shí)際中我們發(fā)現(xiàn)，老師給他們總結(jié)得再好，學(xué)生還是很難理解并運(yùn)用，其實(shí)，要讓學(xué)生經(jīng)歷自己歸納的過(guò)程，這樣的結(jié)論才是屬于他們自己的。

高三復(fù)習(xí)階段，做一定的練習(xí)當(dāng)然是必要的。但到了高考復(fù)習(xí)的后階段，若還大搞題海戰(zhàn)，使學(xué)生的大部分時(shí)間都用在反復(fù)的訓(xùn)練上，那么學(xué)生的思維和能力就得不到有效的提升。提高練習(xí)的有效性就是要充分了解學(xué)情，因?qū)W設(shè)計(jì)練習(xí)，讓學(xué)生在訓(xùn)練中不斷提高解題能力。編制后階段的練習(xí)，有以下三條途徑。

一、來(lái)源于教科書(shū)

高考復(fù)習(xí)到最后階段，本應(yīng)回歸書(shū)本，在鼓勵(lì)學(xué)生看書(shū)的同時(shí)，教師就要善于利用教科書(shū)編擬題目。比如，教材中“思考與討論”“說(shuō)一說(shuō)”“做一做”“科學(xué)漫步”等都是可以編制題目的很好的生長(zhǎng)點(diǎn)。其實(shí)，那些看起來(lái)深不可測(cè)的高考題很多就來(lái)源于我們的教材。所以，教材是我們教書(shū)時(shí)候的來(lái)源，如果離開(kāi)教材，那我們的教學(xué)就會(huì)變成無(wú)源之本，所以在教學(xué)的過(guò)程中總會(huì)強(qiáng)調(diào)學(xué)生重視教科書(shū)。新課時(shí)候?qū)⑺x薄，復(fù)習(xí)時(shí)候?qū)⑺x厚，而在高考復(fù)習(xí)階段，則要將他讀出專(zhuān)題的味道來(lái)。

二、來(lái)源于各地高考題

每年全國(guó)各地有這么多套考題，這些題目都是經(jīng)過(guò)精心編制的好題，是我們編制學(xué)生練習(xí)的很好的源頭。但對(duì)這些高考真題，我們也應(yīng)根據(jù)自己學(xué)生的實(shí)際情況加以匯編。例如可以就高考知識(shí)點(diǎn)進(jìn)行整理，也可以分章節(jié)進(jìn)行匯編。但是全國(guó)各地高考大綱不一，有些題目，或有些題目的某個(gè)小題，若不適合我們的學(xué)生，就可以刪去，或進(jìn)行修改。

篇（5）

進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的高職院校教學(xué)檔案管理研究工作是當(dāng)前高職院校管理的重要組成部分之一，與此同時(shí)，高職院校教學(xué)檔案管理在網(wǎng)絡(luò)背景下，也呈現(xiàn)出了很多新的特點(diǎn)，并體現(xiàn)出不同的管理形式。在這樣的背景下，進(jìn)行高職院校教學(xué)檔案管理研究，就需要充分總結(jié)網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的高職院校教學(xué)檔案管理工作呈現(xiàn)出的不同特點(diǎn)，并有針對(duì)性地進(jìn)行相應(yīng)的管理工作形式的更新設(shè)計(jì)研究。

一、網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下高職院校教學(xué)檔案管理研究現(xiàn)狀

進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下高職院校教學(xué)檔案管理研究過(guò)程中，首先要進(jìn)行的就是高職院校教學(xué)檔案管理的特點(diǎn)研究，進(jìn)而對(duì)網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的高職院校教學(xué)檔案管理新內(nèi)容進(jìn)行分析研究。與此同時(shí)，還要對(duì)網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下新型高職院校教學(xué)檔案管理內(nèi)容的內(nèi)部環(huán)境因素和外部環(huán)境因素進(jìn)行分析評(píng)估，找尋出目前高職院校教學(xué)檔案管理中的應(yīng)用存在的不足，并通過(guò)利用先進(jìn)的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的高職院校教學(xué)檔案管理分析研究工作：

首先，進(jìn)行高職院校教學(xué)檔案管理結(jié)合網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用經(jīng)濟(jì)適用性分析。使用F分析（即利用F統(tǒng)計(jì)檢驗(yàn)方法，檢驗(yàn)所應(yīng)用的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)是否在顯著可信的區(qū)域范圍內(nèi)，保證所進(jìn)行的方案選擇的顯著性特點(diǎn)）的方法，對(duì)高職院校教學(xué)檔案管理引進(jìn)先進(jìn)的信息管理系統(tǒng)進(jìn)行經(jīng)濟(jì)價(jià)值分析。與此同時(shí)，主要是考慮到高職院校教學(xué)檔案管理中引進(jìn)相關(guān)軟件的費(fèi)用，所需要的系統(tǒng)的基本配置，并集合后續(xù)的教學(xué)檔案管理實(shí)際需要，考慮到后續(xù)的高職院校教學(xué)檔案管理系統(tǒng)維護(hù)可能帶來(lái)的費(fèi)用。

其次，進(jìn)行先進(jìn)的互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)在教學(xué)檔案管理中的應(yīng)用的技術(shù)分析工作。截至目前，大部分互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)在教學(xué)檔案管理中的應(yīng)用過(guò)程采用的是B/S模式（即依托于互聯(lián)網(wǎng)，實(shí)現(xiàn)瀏覽器/服務(wù)器結(jié)構(gòu)建設(shè)），在該模式下，有很多的高職院校教學(xué)檔案管理案例可以作為參考依據(jù)，這也是網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)在高職學(xué)校教學(xué)檔案管理中的應(yīng)用的技術(shù)基礎(chǔ)。

最后，進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)在教學(xué)檔案管理中的應(yīng)用的操作研究。使用正態(tài)分布檢驗(yàn)的方法，進(jìn)行高職院校教學(xué)檔案管理的操作分析研究。網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)在高職院校教學(xué)檔案管理中的應(yīng)用都是基于B/S模式架構(gòu)，該模式在高職院校教學(xué)檔案管理運(yùn)用中的普及程度和操作難度都相對(duì)較低，與此同時(shí)，該系統(tǒng)具備較為完善的信息管理歸納功能，可以低成本操作運(yùn)行，具有較高的操作使用性能，是高職院校教學(xué)檔案管理工作可以放心引進(jìn)的，對(duì)于提升高職院校教學(xué)檔案管理效率有著很明顯的促進(jìn)作用。

二、網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下高職院校教學(xué)檔案管理發(fā)展趨勢(shì)探析

（一）結(jié)合網(wǎng)絡(luò)技術(shù)整體規(guī)劃高職院校教學(xué)檔案管理過(guò)程。在高職院校教學(xué)檔案管理中應(yīng)用現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)，首先要完成的是對(duì)現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)在教學(xué)檔案管理中的整體性應(yīng)用研究。一般情況下，現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)在教學(xué)檔案管理中的應(yīng)用主體結(jié)構(gòu)包括設(shè)計(jì)多層檔案管理過(guò)程，并系統(tǒng)性地對(duì)學(xué)生檔案進(jìn)行高效管理。

在進(jìn)行現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)在教學(xué)檔案管理應(yīng)用的設(shè)計(jì)過(guò)程中，為了完成教學(xué)檔案管理流程的優(yōu)化設(shè)計(jì)，所選用的設(shè)計(jì)應(yīng)用方法采用 DIV+CSS 技術(shù)，并根據(jù)教學(xué)檔案信息調(diào)用比較多的實(shí)際情況，可以使用Visual Studio2015進(jìn)行開(kāi)發(fā)設(shè)計(jì)，保證所制備的高職院校教學(xué)檔案管理管理系統(tǒng)的完備性，提升高職院校教學(xué)檔案管理系統(tǒng)的總體表現(xiàn)力。

在進(jìn)行現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)在高職院校教學(xué)檔案管理中的邏輯架構(gòu)建設(shè)過(guò)程中，為了完成教學(xué)檔案管理使用的過(guò)程設(shè)計(jì)，在進(jìn)行教學(xué)檔案管理的邏輯體系優(yōu)化過(guò)程中，要將高職院校教學(xué)檔案管理的具體項(xiàng)目建設(shè)起來(lái)，并利用 構(gòu)建相應(yīng)的應(yīng)用模式的優(yōu)化，并利用 C#語(yǔ)言進(jìn)行教學(xué)檔案管理管理信息管理模式的優(yōu)化，顯示出不同層級(jí)的工作人員進(jìn)行教學(xué)檔案的調(diào)用效果。

在進(jìn)行高職學(xué)校教學(xué)檔案管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)管理部分建設(shè)過(guò)程中，為了完成對(duì)教學(xué)檔案管理過(guò)程中信息的有效管理，以及對(duì)于教學(xué)檔案管理工作人員的綜合工作的統(tǒng)一歸納，進(jìn)行對(duì)于相關(guān)數(shù)據(jù)信息的整理歸納，保證后續(xù)的教學(xué)檔案提取過(guò)程的順利完成。

（二）結(jié)合網(wǎng)絡(luò)技術(shù)優(yōu)化高職院校教學(xué)檔案調(diào)取過(guò)程。在進(jìn)行現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)在高職學(xué)校教學(xué)檔案管理中的調(diào)取流程優(yōu)化應(yīng)用過(guò)程中，主要利用結(jié)構(gòu)化的理念優(yōu)化現(xiàn)有的檔案信息調(diào)取過(guò)程。具體來(lái)說(shuō)，通過(guò)設(shè)計(jì)現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)在教學(xué)檔案管理中的應(yīng)用途徑模式，來(lái)完成對(duì)于教學(xué)檔案的各種數(shù)據(jù)信息的處理。在后續(xù)的設(shè)計(jì)過(guò)程中，現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)在教學(xué)檔案管理中的流程優(yōu)化過(guò)程中的應(yīng)用還會(huì)進(jìn)一步地實(shí)現(xiàn)優(yōu)化完善。

在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下教學(xué)檔案管理技術(shù)使用的過(guò)程中，教學(xué)檔案的管理工作人員所從事的管理工作都是依靠智能化的信息技術(shù)方法完成的。在信息技術(shù)方法的應(yīng)用中，這些技術(shù)模式都是以不同的形式展現(xiàn)出來(lái)的，進(jìn)而有效保證教學(xué)檔案管理的安全性和可操作性。與此同時(shí)，在進(jìn)行教學(xué)檔案管理的（下轉(zhuǎn)第146頁(yè)）（上接第140頁(yè)）智能化系統(tǒng)設(shè)計(jì)的過(guò)程中，可以按照不同類(lèi)型的教學(xué)檔案進(jìn)行分類(lèi)檔案管理設(shè)計(jì)，給予不同的教學(xué)檔案管理人員不同的權(quán)利管理范圍，進(jìn)而有效提升高職院校教學(xué)檔案管理的針對(duì)性和有效性，提升高職院校教學(xué)檔案管理效率。

（三）結(jié)合網(wǎng)絡(luò)技術(shù)控制高職院校教學(xué)檔案信息維護(hù)過(guò)程。進(jìn)行現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)在教學(xué)檔案管理中的智能維護(hù)應(yīng)用主要是依托于先進(jìn)的互聯(lián)網(wǎng)數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)完成的。在進(jìn)行教學(xué)檔案維護(hù)的優(yōu)化設(shè)計(jì)過(guò)程中，就是首先按照教學(xué)檔案管理過(guò)程的實(shí)際要求，持續(xù)性地進(jìn)行匯總優(yōu)化設(shè)計(jì)，控制好教學(xué)檔案維護(hù)的流程需要，進(jìn)而發(fā)揮出對(duì)于教學(xué)檔案的維護(hù)作用。與此同時(shí)，在進(jìn)行教學(xué)檔案管理過(guò)程中，生成一個(gè)完善的維護(hù)管理模式，提升教學(xué)檔案管理水平。

除此之外，在這個(gè)基本的教學(xué)檔案管理系統(tǒng)的管理維護(hù)模式的應(yīng)用基礎(chǔ)上，按照教學(xué)檔案管理工作的根本訴求，進(jìn)行對(duì)于現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)在教學(xué)檔案管理中的維護(hù)的完善修飾。例如，本文中要重點(diǎn)解決的高職院校教學(xué)檔案管理問(wèn)題主要集中于：教學(xué)檔案更新維護(hù)、教學(xué)檔案類(lèi)別精度控制。一般情況下，教學(xué)檔案管理系統(tǒng)管理在以下幾個(gè)層面發(fā)揮自身的智能控制作用：第一，進(jìn)行對(duì)教學(xué)檔案內(nèi)容導(dǎo)入的監(jiān)測(cè)維護(hù)；第二，進(jìn)行對(duì)教學(xué)檔案類(lèi)別的控制調(diào)節(jié)；第三，進(jìn)行對(duì)教學(xué)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)信息的整理收集。

與此同時(shí)，將教學(xué)檔案管理部門(mén)引進(jìn)的新的管理信息技術(shù)進(jìn)行歸納匯總，在進(jìn)行歸納匯總的過(guò)程中，將基本的操作管理功能退出，并給予必要的備注聲明。在進(jìn)行教學(xué)檔案的維護(hù)的過(guò)程中，使用Rapid Prototyping法（即快速成型法，保證所建設(shè)的模型的時(shí)效性）持續(xù)性地進(jìn)行對(duì)教學(xué)檔案管理系統(tǒng)的優(yōu)化設(shè)計(jì)，保證其智能化控制管理作用。除此之外，如果研究院引進(jìn)的新的教學(xué)檔案信息輸出不成功，就要根據(jù)教學(xué)檔案管理過(guò)程中產(chǎn)生的具體信息，進(jìn)行相應(yīng)的教學(xué)檔案信息的更新檢查處理，保證整個(gè)控制過(guò)程的順利進(jìn)行。為了完善整個(gè)教學(xué)檔案信息控制管理層面，要根據(jù)現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)在教學(xué)檔案管理中的應(yīng)用管理人員的具體信息進(jìn)行優(yōu)化設(shè)計(jì)。

三、結(jié)語(yǔ)

綜上所述，在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下高職院校教學(xué)檔案管理的研究過(guò)程中，可以通過(guò)對(duì)于現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的分析總結(jié)，完成對(duì)于教學(xué)檔案管理各個(gè)層面的優(yōu)化設(shè)計(jì)，高效地完成現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)在教學(xué)檔案管理中的檔案類(lèi)別分類(lèi)、檔案資源更新管理等操作，進(jìn)而有效提升教學(xué)檔案管理效率的提升。

【參考文獻(xiàn)】

篇（6）

【摘要】本文針對(duì)計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)應(yīng)用在檔案信息管理系統(tǒng)中的相關(guān)問(wèn)題，做以下幾方面論述。

關(guān)鍵詞 計(jì)算機(jī)；數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)；檔案信息管理；形式分析；應(yīng)用

Computer Data Mining Technology in Archives Management System

Wei Jun-qiang

(Handan City Ruijie Water Resources and Hydropower Engineering Co., Ltd河北邯鄲056000)

【Abstract】In this paper, computer data mining technology-related issues in the file information management system, do the following aspects discussed.

【Key words】Computer;Data mining technology;Archives information management;Formal analysis;Application

在21世紀(jì)科技日益更新的年代，隨著網(wǎng)絡(luò)計(jì)算機(jī)的迅速普及、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展以及數(shù)據(jù)庫(kù)的日益成熟，人們?cè)谌粘Ｉ钪惺占瘮?shù)據(jù)的能力大幅度提高。隨著行業(yè)的不同，大量的數(shù)據(jù)庫(kù)被用于商業(yè)管理、政府辦公、科學(xué)研究和工程開(kāi)發(fā)等各個(gè)行業(yè)。在促進(jìn)我國(guó)社會(huì)發(fā)展的同時(shí)，也在一定程度上給人們的日常生活帶來(lái)了困擾。在這些困擾中，其核心在于數(shù)據(jù)豐富而知識(shí)貧乏。由此人們?cè)诜治鰯?shù)據(jù)的過(guò)程中，很難取得有價(jià)值的知識(shí)。隨著數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)的研究應(yīng)用，在解決這一問(wèn)題的同時(shí)，還在很大程度上推動(dòng)了社會(huì)的發(fā)展，直接提高檔案信息的管理效率。在此，本文從數(shù)據(jù)挖掘的概念與技術(shù)、數(shù)據(jù)挖掘的形式分析以及數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)在檔案信息數(shù)據(jù)處理中的應(yīng)用等三個(gè)方面出發(fā)，針對(duì)檔案信息管理系統(tǒng)中，計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)的應(yīng)用，做以下分析。

1. 數(shù)據(jù)挖掘的概念與技術(shù)

隨著社會(huì)的迅速發(fā)展，傳統(tǒng)的數(shù)據(jù)收集模式已經(jīng)無(wú)法適應(yīng)現(xiàn)有的社會(huì)發(fā)展需求，而數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)的應(yīng)用，在提高數(shù)據(jù)收集質(zhì)量的同時(shí)，還在一定程度上促進(jìn)了社會(huì)的發(fā)展。而在數(shù)據(jù)挖掘的相關(guān)應(yīng)用中，具體分析如下：

1.1數(shù)據(jù)挖掘的概念。 隨著計(jì)算機(jī)的迅速發(fā)展，數(shù)據(jù)挖掘(DataMining,DM)，是一種決策支持過(guò)程，它主要基于人工智能、機(jī)器學(xué)習(xí)、統(tǒng)計(jì)學(xué)技術(shù)，高度自動(dòng)化地分析企業(yè)原有的數(shù)據(jù)，做出歸納性的推理，從中挖掘出潛在的模式，幫助決策者做出正確的決策。一般認(rèn)為數(shù)據(jù)挖掘是數(shù)據(jù)庫(kù)中知識(shí)發(fā)現(xiàn)KDD的一個(gè)環(huán)節(jié)，是KDD中采用具體的數(shù)據(jù)挖掘算法從數(shù)據(jù)中自動(dòng)高效地提取有用模式的最重要的步驟。然而，在產(chǎn)業(yè)界、媒體和數(shù)據(jù)庫(kù)研究界，“數(shù)據(jù)挖掘”比“數(shù)據(jù)庫(kù)中知識(shí)發(fā)現(xiàn)”更流行，由于DM的廣泛使用，我們也對(duì)DM和KDD不作嚴(yán)格區(qū)分，而認(rèn)為是等價(jià)的概念，在這種意義下它們的定義是一致的。KDD(DM)是從數(shù)據(jù)集中識(shí)別出有效的、新穎的、潛在有用的并最終易于被人們理解的模式的非平凡處理過(guò)程。

1.2數(shù)據(jù)挖掘的技術(shù)。 在數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)運(yùn)用的過(guò)程中，一般所采用的是數(shù)學(xué)方法，然而在情況特殊的狀況下，也可以采用非數(shù)學(xué)的運(yùn)用方法。除此之外，在整個(gè)數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)運(yùn)用的過(guò)程中，除了以上兩種方法之外，還在一定程度上可以運(yùn)用演繹與歸納的方法進(jìn)行數(shù)據(jù)收集。數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)在運(yùn)用的過(guò)程中，通過(guò)對(duì)相關(guān)數(shù)據(jù)的挖掘、收集以及分析等得出一定的結(jié)果，而這一挖掘結(jié)果在某些狀況下可以直接運(yùn)用于信息管理、查詢(xún)優(yōu)化、決策支持、過(guò)程控制以及數(shù)據(jù)維護(hù)等多個(gè)方面。與此同時(shí)，數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)在應(yīng)用的過(guò)程中，鑒于數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)特性，不僅涉及到多門(mén)學(xué)科，同時(shí)還涉及到數(shù)據(jù)庫(kù)、人工智能、數(shù)理統(tǒng)計(jì)、機(jī)器學(xué)習(xí)、可視化、并行計(jì)算等領(lǐng)域。且在很大程度上，數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)在使用的過(guò)程中，經(jīng)常使用的技術(shù)主要包括人工神經(jīng)網(wǎng)絡(luò)、決策數(shù)、遺傳算法、規(guī)則歸納以及可視化等相應(yīng)的技術(shù)。

2. 數(shù)據(jù)挖掘的形式分析

數(shù)據(jù)挖掘在其使用的過(guò)程中，基于不同的數(shù)據(jù)收集，因而在使用的過(guò)程中需要使用與之相符的數(shù)據(jù)收集方法。在確保數(shù)據(jù)收集資質(zhì)量的同時(shí)，還能確保計(jì)算機(jī)整個(gè)系統(tǒng)的順利運(yùn)行。而在數(shù)據(jù)挖掘形式分析的過(guò)程中，主要包括以下幾種，具體分析如下：

2.1分類(lèi)。 在計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)運(yùn)用的過(guò)程中，分類(lèi)作為計(jì)算機(jī)挖掘技術(shù)中的核心形式，不僅關(guān)系著數(shù)據(jù)收集的質(zhì)量，同時(shí)還關(guān)系著數(shù)據(jù)的收集屬性分析，因而在整個(gè)挖掘技術(shù)運(yùn)用的過(guò)程中有著極其重要的作用。而分類(lèi)作為整個(gè)數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)中的核心部分，在其運(yùn)用的過(guò)程中，主要是通過(guò)分析相關(guān)程序的數(shù)據(jù)庫(kù)，將元組分為與之相對(duì)的幾個(gè)小組。而在其劃分的過(guò)程中，針對(duì)部分?jǐn)?shù)據(jù)，則尤其根據(jù)相關(guān)人員的操作，對(duì)其進(jìn)行集中處理劃分，在系統(tǒng)程序?qū)ζ浞治鲋螅上嚓P(guān)程序?qū)κＳ嗟臄?shù)據(jù)進(jìn)行最終檢測(cè)，在達(dá)到檢測(cè)要求之后，按照相應(yīng)的規(guī)則進(jìn)行分類(lèi)。在其具體分類(lèi)的過(guò)程中，典型的分類(lèi)過(guò)程包括了確定分類(lèi)范圍、選取目標(biāo)屬性、形成訓(xùn)練集、屬性分析、選擇算法、分類(lèi)運(yùn)算、顯示結(jié)果、抽取測(cè)試集、驗(yàn)證分類(lèi)規(guī)則、分類(lèi)規(guī)則輸出等10個(gè)步驟。

2.2相關(guān)規(guī)則。 在計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)運(yùn)用的過(guò)程中，相關(guān)規(guī)則作為整個(gè)技術(shù)中既簡(jiǎn)單又實(shí)用的關(guān)聯(lián)分析規(guī)則，不僅能將程序中產(chǎn)生的相關(guān)數(shù)據(jù)準(zhǔn)確的描述出來(lái)，同時(shí)還能針對(duì)相關(guān)數(shù)據(jù)資料進(jìn)行仔細(xì)的分析。而在其具體運(yùn)用的過(guò)程中，主要是通過(guò)一個(gè)具體的事物描寫(xiě)，將同類(lèi)事物中相同屬性的事物結(jié)合在一起，然后通過(guò)歸納總結(jié)，得出他們共有的屬性與模式。在關(guān)聯(lián)規(guī)則使用的過(guò)程中，一般將其直接用在事物的數(shù)據(jù)庫(kù)中，不同的事物在產(chǎn)生數(shù)據(jù)的過(guò)程中，都由同一個(gè)記錄將其記錄集合。而這種事物數(shù)據(jù)庫(kù)通常被概括為龐大的數(shù)據(jù)。由此就需要關(guān)聯(lián)規(guī)則在其使用的過(guò)程中，應(yīng)恰當(dāng)?shù)倪M(jìn)行數(shù)據(jù)記錄，在減少數(shù)據(jù)占有空間的同時(shí)，還能在很大程度上完善整個(gè)系統(tǒng)的數(shù)據(jù)運(yùn)行。

2.3粗糙集。 在整個(gè)計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)使用的過(guò)程中，粗糙集作為一種研究不精確、不確定性知識(shí)的數(shù)學(xué)工具，在整個(gè)系統(tǒng)使用的過(guò)程中有著極大的優(yōu)勢(shì)。主要包括以下幾個(gè)方面：首先，在整個(gè)粗糙集運(yùn)行的過(guò)程中，無(wú)需知道相應(yīng)的信息，且在整個(gè)運(yùn)算的過(guò)程中，算法簡(jiǎn)單且易于操作，因而在很大程度上受到計(jì)算機(jī)用戶(hù)的青睞。其次，在整個(gè)數(shù)據(jù)挖掘研究的過(guò)程中，所面對(duì)的數(shù)據(jù)庫(kù)多為一系列的型號(hào)數(shù)據(jù)庫(kù)，而這種數(shù)據(jù)庫(kù)在數(shù)據(jù)收集的過(guò)程中，粗糙集收集方法的使用，能夠在最短的時(shí)間內(nèi)發(fā)現(xiàn)所有數(shù)據(jù)庫(kù)的規(guī)律，并通過(guò)相應(yīng)的表格歸納，將其列為決策表，方便了計(jì)算機(jī)用戶(hù)的查閱。最后，即使在現(xiàn)實(shí)世界，一些規(guī)則在使用的過(guò)程中也會(huì)發(fā)出不確定性，更何況虛擬的網(wǎng)絡(luò)世界。而在數(shù)據(jù)庫(kù)使用的過(guò)程中，也會(huì)發(fā)現(xiàn)一些不確定性的知識(shí)，而這些都需要粗糙集方法對(duì)其進(jìn)行解決。

3. 數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)在檔案信息數(shù)據(jù)處理中的應(yīng)用

檔案信息在日常管理的過(guò)程中，不僅關(guān)系著相關(guān)人員的歷史記錄，同時(shí)還是相關(guān)人員智慧成果的最終反映。隨著計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用，在檔案信息數(shù)據(jù)處理的過(guò)程中，數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)的應(yīng)用，不僅能從根本上提高檔案信息數(shù)據(jù)的管理效果，同時(shí)還能在很大程度上創(chuàng)新檔案管理模式。針對(duì)數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)在檔案信息數(shù)據(jù)處理中的應(yīng)用，具體分析如下：

3.1計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)在檔案信息管理系統(tǒng)中應(yīng)用的重要性。

3.1.1增強(qiáng)了檔案實(shí)體與內(nèi)容的安全保護(hù)。 檔案信息關(guān)系著當(dāng)事人過(guò)去的勞動(dòng)成果，同時(shí)還關(guān)系著相關(guān)人員的隱私信息，一旦泄露，不僅侵犯了相關(guān)人員的隱私權(quán)，同時(shí)還對(duì)其今后的生活造成極大的消極影響。而檔案管理人員在工作的過(guò)程中，針對(duì)檔案信息，除了保密性嚴(yán)之外，還應(yīng)注重檔案的長(zhǎng)期保存質(zhì)量。針對(duì)一些利用率較高的檔案，壽命必然會(huì)在原有的基礎(chǔ)上縮短，而針對(duì)檔案資料中的相關(guān)信息，若缺乏完善的監(jiān)控設(shè)備，將直接造成檔案內(nèi)容的泄密。將數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)應(yīng)用于檔案信息效據(jù)管理，通過(guò)對(duì)異常借閱行為的分析統(tǒng)計(jì)，可以防范非正當(dāng)?shù)睦眯袨榘l(fā)生。從而更好地保護(hù)檔案實(shí)體及檔案信息內(nèi)容。

3.1.2提高檔案的利用服務(wù)水平。 檔案工作人員在檔案管理的過(guò)程中，針對(duì)檔案的保密性，在其使用的過(guò)程中。其涉及的范圍往往比較小。如果將數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)應(yīng)用于檔案信息數(shù)據(jù)管理中，通過(guò)檔案利用情況分析，就可以加強(qiáng)與利用者溝通，發(fā)現(xiàn)潛在的用戶(hù)和利用方向。并通過(guò)針對(duì)性地提供檔案、加強(qiáng)相關(guān)檔案的收集、數(shù)字化和編研等形式，從而實(shí)現(xiàn)真正意義上的主動(dòng)提供檔案利用服務(wù)。

3.1.3加強(qiáng)檔案鑒定工作的水平，降低檔案的收集、保管成本在檔案業(yè)務(wù)的整體工作環(huán)節(jié)中，檔案鑒定不僅關(guān)系著檔案的真實(shí)程度，同時(shí)還關(guān)系著檔案管理工作的整體性。然而在我國(guó)檔案鑒定中，所憑借的都是檔案管理人員的相關(guān)業(yè)務(wù)經(jīng)驗(yàn)來(lái)實(shí)現(xiàn)的，因而在很大程度上存在著主觀因素。數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)應(yīng)用檔案數(shù)據(jù)處理中后，通過(guò)對(duì)利用情況和檔案情況的分析，了解各單位檔案形成特點(diǎn)、規(guī)律和檔案利用范圍，從中發(fā)現(xiàn)檔案收集工作的薰點(diǎn)。為檔案鑒定工作提供了一種的定量化方法，使檔案鑒定工作真正實(shí)現(xiàn)有據(jù)可依。

3.2計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)在檔案信息管理中的應(yīng)用。 數(shù)據(jù)挖掘(data mining)是從大量的、不完全的、有噪聲的、模糊的、隨機(jī)的數(shù)據(jù)中提取隱含在其中的、潛在有用信息和知識(shí)的過(guò)程。在檔案信息管理中，數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)可以通過(guò)自身特有的信息分析能力，對(duì)檔案信息的調(diào)閱以及操作等各個(gè)流程產(chǎn)生的數(shù)據(jù)進(jìn)行仔細(xì)的分析，在充分掌握各單位檔案形成的特點(diǎn)、規(guī)律以及檔案利用范圍之后，針對(duì)檔案信息活動(dòng)產(chǎn)生的數(shù)據(jù)進(jìn)行收集，并將其中的重點(diǎn)進(jìn)行集中歸納。而這些重點(diǎn)，都是檔案鑒定的基本依據(jù)。另一方面，數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)能夠在檔案信息管理的過(guò)程中，針對(duì)大量的有聲信息、不完整信息、模糊信息以及隨機(jī)信息中提取人們不知道的或者潛在有用的信息，并將這些信息及時(shí)的反饋到檔案信息的整體管理系統(tǒng)中，使其在處理的過(guò)程中及時(shí)的采取措施，避免檔案信息的流失而造成嚴(yán)重的影響。除此之外，計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)在運(yùn)行的過(guò)程中，能夠針對(duì)檔案信息管理中出現(xiàn)的大量數(shù)據(jù)進(jìn)行相應(yīng)的管理以及維護(hù)，在確保檔案信息數(shù)據(jù)順利進(jìn)行的同時(shí)，還能針對(duì)檔案信息自身存在的管理系統(tǒng)進(jìn)行整理，以便能及時(shí)的發(fā)現(xiàn)檔案信息管理中存在的問(wèn)題，從而能及時(shí)的采取相關(guān)措施，避免相關(guān)檔案信息的流失。

4. 總結(jié)

綜上所述，隨著社會(huì)的發(fā)展以及科技的進(jìn)步，計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)在使用的過(guò)程中，不僅促進(jìn)了計(jì)算機(jī)行業(yè)的發(fā)展，同時(shí)還在很大程度上推動(dòng)了社會(huì)的進(jìn)步。檔案信息管理中計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)的運(yùn)用，在提高檔案信息管理水平的同時(shí)，還在很大程度上完善了檔案信息管理，方便了檔案信息的保存。由此就需要相關(guān)人員在檔案信息管理的過(guò)程中，能夠準(zhǔn)確的使用計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)，在確保檔案信息管理質(zhì)量的同時(shí)，還能創(chuàng)新檔案信息的管理模式。

參考文獻(xiàn)

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篇（7）

檔案是指在社會(huì)實(shí)踐中，由組織或個(gè)人所形成的有價(jià)值的、真實(shí)的、記錄完整的、形式多樣化的歷史性信息資源。其最基本的內(nèi)涵就是真實(shí)再現(xiàn)歷史。學(xué)校檔案管理是學(xué)校發(fā)展的重要寶庫(kù)，檔案管理的科學(xué)規(guī)范性、標(biāo)準(zhǔn)合理性可以有效提高學(xué)校的工作效率，完善學(xué)校的教學(xué)改革，促進(jìn)學(xué)校的整體發(fā)展進(jìn)步。老年大學(xué)的檔案管理工作也是幫助學(xué)校實(shí)現(xiàn)規(guī)范性管理的重要衡量標(biāo)準(zhǔn)。做好檔案管理工作，可以使領(lǐng)導(dǎo)決策更具科學(xué)性，學(xué)校教學(xué)更鮮明具體，具有一定的現(xiàn)實(shí)意義和將長(zhǎng)久的深淵價(jià)值。因此，對(duì)老年大學(xué)的檔案管理進(jìn)行探討研究很有必要。

一、正確認(rèn)識(shí)老年大學(xué)檔案管理

在對(duì)老年大學(xué)檔案的管理工作中，首先我們要對(duì)檔案工作有個(gè)明確的認(rèn)識(shí)，檔案工作與啟迪決策、留檔存史、有效進(jìn)行管理休戚相關(guān)，是科學(xué)管理老年大學(xué)的重要方面之一。大學(xué)檔案是隨著大學(xué)創(chuàng)辦的過(guò)程而產(chǎn)生的，不僅記錄了個(gè)人的大學(xué)成長(zhǎng)經(jīng)歷，也是對(duì)學(xué)校的教學(xué)活動(dòng)、人動(dòng)以及社會(huì)活動(dòng)的真實(shí)再現(xiàn)，能保證真實(shí)性。大學(xué)檔案是對(duì)歷史活動(dòng)的記錄，在作為有效憑證的同時(shí)，還保存有各種錄音、音像文件，部分重要的手稿、重要文件和印章等，這些重要文件的留檔具有一定的憑證作用，且可靠真實(shí)。而且，契約、合同的本身就是做憑證使用，大學(xué)檔案讓其作用更加突出。檔案，是學(xué)校從中總結(jié)教學(xué)規(guī)律，整理經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，為學(xué)校當(dāng)前和未來(lái)更好的發(fā)展提供經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，促進(jìn)學(xué)校實(shí)現(xiàn)更好的發(fā)展。由此可見(jiàn)，在學(xué)校工作中，檔案管理是其重要的工作內(nèi)容，需要得到一定的關(guān)注，因此要重視檔案室的軟硬件設(shè)備建設(shè)，要求檔案記錄管理員遵循實(shí)事求是的工作原則，對(duì)學(xué)校檔案做好整理和保管工作，履行好自己的工作職責(zé)，讓歷史以最真實(shí)的樣子展現(xiàn)給大家和后人。要培養(yǎng)檔案管理者和學(xué)校教職工的檔案意識(shí)，充分發(fā)揮檔案在大學(xué)建設(shè)中的積極作用。

二、大學(xué)檔案管理的注意事項(xiàng)

（一）資料收集積累要常態(tài)化

老年大學(xué)檔案文件歸檔的創(chuàng)辦，第一步驟要求有完善的資料收集系統(tǒng)。針對(duì)資料收集要進(jìn)行一定時(shí)間的積累。針對(duì)學(xué)校教學(xué)的資料進(jìn)行完整的資料整理。針對(duì)老年大學(xué)中的課程教學(xué)，教學(xué)視頻，課件。在教學(xué)實(shí)踐中的活動(dòng)資料，進(jìn)行按計(jì)劃的歸納整理與總結(jié)。對(duì)活動(dòng)中較小的細(xì)節(jié)與未來(lái)得及整理的在事后進(jìn)行歸納總結(jié)。爭(zhēng)取做到老年大學(xué)中的大小事務(wù)都要有明確記錄。并且保證資料的完整性與安全性。老年大學(xué)的資料主要要遵循下列四個(gè)方面進(jìn)行收集與整理。一是主要針對(duì)辦學(xué)設(shè)施、辦學(xué)內(nèi)容進(jìn)行統(tǒng)計(jì)整理，學(xué)校資產(chǎn)，設(shè)備數(shù)量，師資力量，資產(chǎn)總額。學(xué)校面向方向等。二是針對(duì)校內(nèi)的管理措施進(jìn)行系統(tǒng)統(tǒng)計(jì)，班級(jí)，課程，人員，校院領(lǐng)導(dǎo)，崗位職責(zé)等進(jìn)行統(tǒng)計(jì)。針對(duì)各種文檔與文件，進(jìn)行安全的歸納與整理。對(duì)日常的學(xué)校簡(jiǎn)報(bào)等進(jìn)行梳理記錄，針對(duì)學(xué)校財(cái)務(wù)支出要進(jìn)行專(zhuān)人專(zhuān)管，針對(duì)學(xué)生檔案，教學(xué)課堂的教學(xué)視頻進(jìn)行錄制整理。對(duì)校園文化的保護(hù)，教師資料的整理。學(xué)校特色課程的歸納等三是針對(duì)辦學(xué)成果進(jìn)行整理。針對(duì)各類(lèi)事件進(jìn)行總結(jié)，展示，獲獎(jiǎng)獎(jiǎng)品，獲獎(jiǎng)感言等。針對(duì)課外學(xué)習(xí)的部分要認(rèn)真收集整理，針對(duì)發(fā)生的突出表現(xiàn)，如好人好事，見(jiàn)義勇為等，進(jìn)行詳細(xì)記錄。針對(duì)師資力量的展示。基層辦學(xué)等項(xiàng)目進(jìn)行歸納總結(jié)。四是針對(duì)示范指導(dǎo)的，校外拓展的事跡要進(jìn)行跟蹤記錄。如宣傳學(xué)校政策，辦理教學(xué)觀摩會(huì)。

（二）資料分類(lèi)歸檔要標(biāo)準(zhǔn)化

檔案分類(lèi)管理可以為后續(xù)的檔案管理工作提供很大的方便，具體的分類(lèi)有：文字檔案、圖表檔案、照片影像檔案、電子檔案等基本的分類(lèi)。檔案進(jìn)行歸檔前，要對(duì)所收集的各項(xiàng)資料進(jìn)行基本的價(jià)值判定，這個(gè)鑒定有利于檔案的保存質(zhì)量，對(duì)于今后工作中的檔案查詢(xún)等有著積極作用。檔案的價(jià)值鑒定能夠決定每一份檔案文件的去留，從立案文書(shū)到后期管理，始終灌輸在整個(gè)的檔案管理的過(guò)程當(dāng)中。檔案工作管理人員，應(yīng)當(dāng)有著自覺(jué)、明確的檔案管理意識(shí)，加強(qiáng)專(zhuān)業(yè)鑒賞能力，提高專(zhuān)業(yè)技能，掌握鑒定方法，更好地保證檔案的質(zhì)量。在進(jìn)行檔案分檔管理的過(guò)程中，一定要有明確的工作目標(biāo)，有計(jì)劃、有層次、有主次順序的開(kāi)展檔案整理工作。在學(xué)年末，要將前期的檔案材料，嚴(yán)格按照國(guó)家或當(dāng)?shù)乩夏甏髮W(xué)協(xié)會(huì)的“評(píng)估細(xì)則”和“指標(biāo)要求”進(jìn)行分類(lèi)歸檔、裝訂、保存，建立有價(jià)值的檔案管理資源庫(kù)，從而更好的實(shí)現(xiàn)檔案管理的價(jià)值和積極意義。

（三）資料編目管理要規(guī)范化

老年大學(xué)的檔案要規(guī)范化，整理的便捷化，要讓檔案方便查閱。便捷調(diào)出其中的卷宗。要對(duì)整理的檔案分期或不分期進(jìn)行審查，對(duì)整理的檔案進(jìn)行編號(hào)整理，對(duì)不同類(lèi)型的文件進(jìn)行歸類(lèi)，針對(duì)上級(jí)下發(fā)的重要文件等，進(jìn)行一定的特殊存放。對(duì)整理好的卷宗進(jìn)行標(biāo)示，如，講檔案表皮進(jìn)行檔案整理。針對(duì)卷內(nèi)目錄進(jìn)行明確標(biāo)示，做出內(nèi)容相符的卷內(nèi)目錄。針對(duì)不同內(nèi)容的文章進(jìn)行裝訂。標(biāo)明明確的日期，文件的大致內(nèi)容等，對(duì)印刷進(jìn)行一定格式的排版。對(duì)查閱人有一定的友好性。在檔案管理上也要進(jìn)行一定的安全責(zé)任制度，針對(duì)檔案存放要做到專(zhuān)人專(zhuān)管，對(duì)檔案室進(jìn)行系統(tǒng)的，科學(xué)的存放布置。存放地點(diǎn)要注意防水，防潮，防盜，防蟲(chóng)等多項(xiàng)保護(hù)措施。對(duì)于有條件的，進(jìn)行一定的電子排擋，進(jìn)行電子目錄存放。更加便于查閱者進(jìn)行翻閱查找。

三、結(jié)語(yǔ)

在老年大學(xué)中，各項(xiàng)管理工作雖然瑣碎卻十分重要，特別是老年檔案管理，在學(xué)校工作中占據(jù)著十分重要的地位。想要進(jìn)一步提高老年大學(xué)的工作效率和管理成效，需要全校師生共同樹(shù)立檔案管理意識(shí)，重視檔案管理工作，不斷完善各項(xiàng)管理制度，并將現(xiàn)代信息化技術(shù)融入檔案管理中，借助現(xiàn)代科技更好的實(shí)現(xiàn)檔案管理，使其呈現(xiàn)更好的發(fā)展。總而言之，檔案管理作為老年大學(xué)不可或缺的重要組成部分，只有不斷的改進(jìn)管理制度，提高管理人員的專(zhuān)業(yè)性和積極性，不斷加強(qiáng)更新檔案管理的方式，才能更好的提高檔案的管理水平，更好的服務(wù)于老年大學(xué)發(fā)展。

篇（8）

1.是提高企業(yè)效益的一個(gè)重要途徑

企業(yè)文書(shū)檔案的管理屬于企業(yè)內(nèi)部管理的一個(gè)重要組成部分。其本身對(duì)企業(yè)的眾多信息，發(fā)展過(guò)程有著詳盡的記錄，對(duì)于企業(yè)各個(gè)方面也有著細(xì)致的了解。因此，文書(shū)檔案對(duì)于企業(yè)內(nèi)部人員對(duì)企業(yè)的了解，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)者根據(jù)企業(yè)發(fā)展史做出正確的決策都有著重要的意義。

文書(shū)檔案管理本身是一項(xiàng)極其紛繁復(fù)雜的工作，其中涵蓋了大量的數(shù)據(jù)、文獻(xiàn)。若是缺乏良好的管理手段以及正確的管理方法，很容易造成文獻(xiàn)的流失，企業(yè)信息的殘缺，使得企業(yè)本身的內(nèi)部呈現(xiàn)一種缺失的狀態(tài)。而依據(jù)哲學(xué)“內(nèi)因決定事物的發(fā)展變化”的原理來(lái)看，若是一個(gè)企業(yè)在內(nèi)部信息的管理上呈現(xiàn)一種混亂的話(huà)，很容易使得企業(yè)在外部競(jìng)爭(zhēng)中受挫。

因此，文書(shū)檔案管理對(duì)于保證企業(yè)效益是有著極其重要的作用的。

2.是完善企業(yè)精神，豐富企業(yè)內(nèi)涵的重要方法

隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的迅速發(fā)展，企業(yè)發(fā)展模式也早已脫離了以消耗資源為手段的粗放型發(fā)展。現(xiàn)今的企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)，多是依靠良好的企業(yè)形象與內(nèi)涵。而對(duì)于煤炭企業(yè)，同樣如此，正規(guī)、健康、科學(xué)的企業(yè)形象無(wú)疑會(huì)使其在國(guó)際國(guó)內(nèi)競(jìng)爭(zhēng)中占據(jù)優(yōu)勢(shì)。

而文書(shū)檔案管理工作，涵蓋了對(duì)企業(yè)種種發(fā)展階段、企業(yè)活動(dòng)、企業(yè)內(nèi)涵的全方面的整理與歸納。這種活動(dòng)，對(duì)于企業(yè)本身樹(shù)立形象、豐富自身精神有著重要作用。

二、煤炭企業(yè)文書(shū)檔案管理工作中的不足

1.企業(yè)本身沒(méi)能引起足夠的重視

不僅在煤炭企業(yè)，在當(dāng)今很多的國(guó)內(nèi)企業(yè)都存在著這種現(xiàn)象。這從根本上反映了企業(yè)本身對(duì)于檔案管理并未引起足夠的重視，在企業(yè)制度日益科學(xué)化的同時(shí)，文書(shū)檔案管理依然是一種傳統(tǒng)、老套的制度。甚至在很多企業(yè)，文書(shū)管理被視為一種賦閑職業(yè)，管理人員僅僅保持著一種收取文件，存放文件，看護(hù)文件的工作，而對(duì)于文件的分類(lèi)，歸納，整理卻常常忽視。

2.文書(shū)檔案管理制度不夠健全

企業(yè)文書(shū)檔案的作用，在于企業(yè)內(nèi)部人員隨時(shí)可以方便調(diào)取，查閱企業(yè)發(fā)展信息。然而文書(shū)檔案本身紛繁復(fù)雜，且頗為眾多，而很多煤炭企業(yè)的檔案管理制度都不夠健全，依然采用傳統(tǒng)的檔案管理手段，不能夠做到定期檢查、監(jiān)督，并且修補(bǔ)缺失文獻(xiàn)，致使對(duì)企業(yè)內(nèi)部信息流通造成了不便。

3.管理技術(shù)落后

在煤炭企業(yè)發(fā)展過(guò)程中，有眾多視頻資料、音頻資料、電子文檔、實(shí)物資料等，對(duì)于這些資料的保存，若是仍然依照舊的管理辦法，必然會(huì)造成信息的大量流失，也會(huì)給信息的再次查閱造成極大的不便。

4.管理人員素質(zhì)較低

現(xiàn)階段，就整體來(lái)看，存在著文書(shū)檔案管理人才嚴(yán)重缺失的現(xiàn)象，而大部分在職的檔案管理人員，大多人員老化，對(duì)于電子技術(shù)了解較少，對(duì)于文書(shū)檔案的管理方法也缺乏正確的認(rèn)識(shí)，給文書(shū)檔案管理工作造成了極大的不便，檔案制度的創(chuàng)新也造成了阻礙。

三、優(yōu)化文書(shū)檔案管理工作的幾個(gè)方法

1.加強(qiáng)宣傳，提高認(rèn)識(shí)

提高文書(shū)檔案管理工作的首要措施是企業(yè)內(nèi)部加強(qiáng)宣傳，提高對(duì)檔案管理重要性的認(rèn)識(shí)。只有從心里提高了對(duì)其重要性的認(rèn)識(shí)，才可能從根本上改善這種狀態(tài)。如企業(yè)內(nèi)部可以定期舉行一些學(xué)習(xí)、辯論活動(dòng)，學(xué)習(xí)一些檔案管理促進(jìn)企業(yè)發(fā)展的實(shí)例或者介紹一些國(guó)外的文書(shū)檔案管理的工作，使企業(yè)本身能夠重新對(duì)檔案管理工作形成新的認(rèn)識(shí)，提高重視程度。

2.完善檔案管理制度

煤炭企業(yè)在使用科學(xué)的企業(yè)管理制度改造自身的同時(shí)，也應(yīng)完善文書(shū)檔案的管理制度。如定期進(jìn)行檢查，保證管理人員對(duì)于檔案的定期整理，建立監(jiān)察督促制度，避免一些重要文件因?yàn)榉N種原因沒(méi)能及時(shí)歸檔，造成流失。

3.積極引進(jìn)新技術(shù)

積極采用各種新的管理技術(shù)。如將文檔收錄電腦，進(jìn)行編輯整理，刻盤(pán)收藏，同時(shí)，建立網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)資源庫(kù)，將文檔進(jìn)行編輯，歸納，分類(lèi)，使得企業(yè)內(nèi)部人員可以隨是憑借賬號(hào)身份對(duì)文檔進(jìn)行查閱，另一方面，完善企業(yè)內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)，實(shí)現(xiàn)電子文檔在線傳遞，提高效率。

4.提高管理人員素質(zhì)

對(duì)于管理人員，可以積極吸納檔案管理專(zhuān)業(yè)的高校大學(xué)生，為企業(yè)檔案管理注入新鮮的血液。另一方面，要加強(qiáng)對(duì)文檔管理人員的素質(zhì)培訓(xùn)，定期舉行學(xué)習(xí)培訓(xùn)班，使之能夠熟悉檔案管理新技術(shù)，新思想，新方法，從而使檔案管理工作能夠與時(shí)俱進(jìn)。

篇（9）

[摘要]檔案利用問(wèn)題一直以來(lái)都是檔案工作者探討的問(wèn)題，現(xiàn)如今，檔案管理者都在研究如何能夠讓檔案利用價(jià)值發(fā)揮到最大，如何能夠?qū)崿F(xiàn)檔案的高效合理利用等。本文主要從幾大方面探討了檔案利用存在的幾種現(xiàn)象，希望能夠?yàn)闄n案的合理、高效利用提供幫助。

[

關(guān)鍵詞 ]檔案利用；現(xiàn)象；歸納分析

我國(guó)檔案利用現(xiàn)正處于改革時(shí)期，這種改革不僅包括設(shè)備方面的改革，也包括檔案管理理念的轉(zhuǎn)變。早期人們認(rèn)為，檔案利用的次數(shù)越多，檔案利用價(jià)值就越高，但是實(shí)際上，并非如此，因?yàn)闄n案合理與不合理的利用，多用與少用、有用與無(wú)用等都會(huì)影響到檔案實(shí)際的利用率。

1、有用檔案與無(wú)用檔案

檔案利用的基礎(chǔ)性原則，就是檔案的有用性。一般情況下，評(píng)價(jià)一個(gè)檔案是否具備有用性，主要有兩點(diǎn)，一點(diǎn)為檔案所具備的價(jià)值；另一點(diǎn)檔案是不是已經(jīng)被使用。檔案的有用與無(wú)用是辯證的，站在長(zhǎng)遠(yuǎn)角度來(lái)講，如果檔案有價(jià)值，未來(lái)一定有機(jī)會(huì)被利用，但是能夠被利用的檔案，并不代表現(xiàn)在就能夠被應(yīng)用，兩者并不對(duì)等。也正是因?yàn)槿绱耍瑱n案利用現(xiàn)象需要進(jìn)行歸納以及整理。現(xiàn)如今，檔案利用越加頻繁，從這一角度來(lái)講，檔案的有用性成逐漸上升的趨勢(shì)，但是隨著檔案種類(lèi)以及數(shù)量的增多，很多檔案幾乎沒(méi)有被利用的機(jī)會(huì)，這就使得檔案無(wú)用性增加。檔案利用過(guò)程中，某些管理者通常是將檔案的有用與無(wú)用絕對(duì)化，這顯然不利于發(fā)揮檔案的最大利用價(jià)值，而且很有可能會(huì)錯(cuò)過(guò)很多有價(jià)值的檔案。管理者在進(jìn)行檔案管理時(shí)，功利心強(qiáng)，只考慮短期的檔案價(jià)值，或者是看重當(dāng)下的利用情況，這對(duì)檔案管理的后續(xù)發(fā)展十分不利。為此，檔案管理者在對(duì)待檔案有用與無(wú)用的問(wèn)題上，一定要立足當(dāng)前的同時(shí)，考慮長(zhǎng)遠(yuǎn)效益。

2、多用檔案與少用檔案

現(xiàn)階段，檔案管理工作者都認(rèn)為檔案應(yīng)用率比較低，與十幾、二十幾年前相比利用率非常低，這會(huì)讓現(xiàn)代檔案管理工作者心理上產(chǎn)生比較大的落差。而十幾、二十幾年前的檔案之所以利用率比較大，主要是因?yàn)槲覈?guó)的檔案管理工作檔案起步，一切都百?gòu)U待興，再加之，改革開(kāi)放之后，要進(jìn)行撥亂反正，必定需要檔案，而現(xiàn)代處于正常時(shí)期，檔案利用率自然下降。

從上述闡釋中就可以看出，檔案管理者將檔案的利用情況作為評(píng)價(jià)檔案利用率的主要指并完全具有合理性。通常而言，社會(huì)檔案利用次數(shù)越多，利用率也就越高，所發(fā)揮的作用自然也就越大。但是這并不能作為檔案利用率高低的全部方面。實(shí)際上，檔案利用率高，并不代表檔案效益高。比如檔案館藏?cái)?shù)量少，也未做好收集整理工作，利用率也會(huì)提高，而且很多情況下，都是無(wú)效應(yīng)用，因此檔案利用效益卻很低。而隨著網(wǎng)絡(luò)的普及，很多人都習(xí)慣通過(guò)網(wǎng)絡(luò)來(lái)利用檔案，檔案利用率也會(huì)降低，但是檔案利用效益卻在提高。當(dāng)然以檔案利用率的高低來(lái)評(píng)價(jià)檔案利用效益也同樣具有一定的科學(xué)性，不能完全否則這一理論。

再加之，檔案利用往往伴隨著成本，利用越高，成本就會(huì)越高，而利用越低，成本則會(huì)降低，因此如何將檔案利用與成本保持平衡，也是檔案利用要考慮的一個(gè)問(wèn)題。

3、合理運(yùn)用檔案與不合理運(yùn)用檔案

檔案的用多與用少與檔案的利用價(jià)值并不完全有關(guān)，檔案用得多，但是應(yīng)用不合理，也會(huì)拉低檔案利用價(jià)值。不合理利用檔案，主要是指沒(méi)有任何正當(dāng)?shù)睦镁碗S便的利用應(yīng)用檔案，或者是檔案應(yīng)用結(jié)束之后，并沒(méi)有幫助利用者解決任何的問(wèn)題，或者是檔案應(yīng)用之后，反而對(duì)檔案管理造成了一定的損害。這樣的檔案利用都可以稱(chēng)之為不合理運(yùn)用。一般情況下，檔案管理人員也將檔案合理運(yùn)用稱(chēng)之為的檔案真用，而不合理運(yùn)用則稱(chēng)之為檔案假用。

對(duì)檔案利用進(jìn)行優(yōu)化控制，以保證利用的質(zhì)量。首先，要對(duì)檔案需求狀態(tài)實(shí)行優(yōu)化控制。檔案需求是引發(fā)檔案利用行為的直接動(dòng)因，對(duì)檔案需求狀態(tài)的優(yōu)化控制是檔案利用優(yōu)化控制的邏輯起點(diǎn)，它包括三個(gè)方面：一是對(duì)檔案需求客觀狀態(tài)的優(yōu)化控制，這種控制的重點(diǎn)在于分析客觀的利用需求，找出檔案需求的規(guī)律；二是對(duì)檔案需求認(rèn)識(shí)狀態(tài)的優(yōu)化控制，這種控制的重點(diǎn)在于通過(guò)引導(dǎo)使利用者處于主觀愿望與客觀需求相一致的最佳的檔案需求的認(rèn)識(shí)狀態(tài)；三是對(duì)檔案需求表達(dá)的優(yōu)化控制，這種控制的重點(diǎn)在于規(guī)范利用者的需求表達(dá)，使其真正反映客觀的檔案需求。其次，要對(duì)檔案利用過(guò)程實(shí)行優(yōu)化控制。這是檔案利用優(yōu)化控制的核心所在，它也包括兩個(gè)方面：一是對(duì)檔案提供利用方式的優(yōu)化控制，這種控制的主要目的是提高檔案利用服務(wù)的質(zhì)量，強(qiáng)化檔案信息的傳播功能并防止檔案信息傳遞過(guò)程中的失真和量的損失；二是對(duì)供求雙方吻合程度的優(yōu)化控制，這種控制的主要目的是做到知己知彼，提高檔案利用的查準(zhǔn)率。

4、可用檔案與不可用檔案

多年前，業(yè)界曾有人提出要滿(mǎn)足利用者的需求，現(xiàn)在又倡導(dǎo)“以人為本”，好像人人都應(yīng)同等或平等地利用檔案。事實(shí)上，這是做不到的。檔案利用服務(wù)雖說(shuō)要面向社會(huì)，但同時(shí)又是分層次的。在檔案利用中，對(duì)不同的人，不同的檔案，有一個(gè)可用與不可用的界線問(wèn)題。有的檔案對(duì)有的人來(lái)說(shuō)從來(lái)都是可以用的；但對(duì)于另一些人來(lái)說(shuō)則不然：也許過(guò)去不可以用，現(xiàn)在才可以用；也許現(xiàn)在不可以用，將來(lái)才可以用。由于檔案利用有限制要求和保密規(guī)定，因此，利用檔案不可能做到一視同仁，必須區(qū)別對(duì)待。當(dāng)然，從長(zhǎng)遠(yuǎn)來(lái)看，凡是檔案都是可以利用的，所以，可用與不可用的區(qū)別只是在一個(gè)相對(duì)的時(shí)間段上的區(qū)別。在一定的時(shí)間內(nèi)，不僅要分出什么人能用什么檔案，什么人不能用什么檔案來(lái)，還要分出誰(shuí)先用誰(shuí)后用的順序來(lái)。這不能被視為利用歧視，更不能受一般意義上平等信息權(quán)的干預(yù)，這是社會(huì)整體利益最大化的需要。

部分檔案涉及保密問(wèn)題，需要限制利用，這是一種世界通行的現(xiàn)象。但講到保密和限制利用，供求雙方總會(huì)存在一些矛盾，這只能通過(guò)建立和健全保密、解密制度來(lái)調(diào)節(jié)，以便做到有章可循，有法可依。對(duì)于檔案部門(mén)來(lái)說(shuō)，既有保守檔案機(jī)密的權(quán)力，同時(shí)也有依法解密和向社會(huì)開(kāi)放檔案的義務(wù)；對(duì)于利用者來(lái)說(shuō)，既有利用已開(kāi)放檔案的權(quán)利，同時(shí)也有遵守保密法律和規(guī)定的義務(wù)。保密，說(shuō)到底也是一種利用，只不過(guò)是一種限制了范圍的特殊形式的利用。保密原則與制度，要體現(xiàn)的是局部利益服從整體利益這樣一種關(guān)系。需要保密和限制利用的檔案，通常都是具有涉及國(guó)家安全和社會(huì)秩序的內(nèi)容。

5、結(jié)語(yǔ)

綜上所述，可知由于檔案管理者對(duì)檔案利用現(xiàn)象并沒(méi)有進(jìn)行深入的分析，也未進(jìn)行歸納總結(jié)，這使得我國(guó)這方面的研究文獻(xiàn)比較少見(jiàn)，正是基于此，筆者對(duì)檔案利用現(xiàn)象進(jìn)行了歸納與總結(jié)，同時(shí)還研究了現(xiàn)如今檔案利用過(guò)程中，存在的一些錯(cuò)誤的看法以及評(píng)價(jià)方法。本文是筆者對(duì)檔案利用現(xiàn)象研究經(jīng)驗(yàn)的總結(jié)，僅供參考借鑒。

參考文獻(xiàn)

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[2]闞秀芬,黃東華.淺談企業(yè)檔案綜合管理中的統(tǒng)一分類(lèi)[J].一重技術(shù),2006(04)

篇（10）

（一）檔案計(jì)算機(jī)管理的發(fā)展是計(jì)算機(jī)等新技術(shù)的社會(huì)化發(fā)展的一部分。計(jì)算機(jī)應(yīng)用的普及給檔案管理的基礎(chǔ)工作和管理方法帶來(lái)巨大影響。我們已經(jīng)體會(huì)到，計(jì)算機(jī)在檔案管理中的應(yīng)用，不僅帶來(lái)了高效率和高質(zhì)量，而且也改變了檔案工作的傳統(tǒng)方式。

（二）電子計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的廣泛應(yīng)用，產(chǎn)生了大量的電子文件，這標(biāo)志著人類(lèi)記錄信息、傳達(dá)信息、留存信息的方式發(fā)生了革命，它直接影響著檔案工作的運(yùn)作方式，基本理論乃至思維觀念。

（三）隨著現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的不斷提高，社會(huì)各界對(duì)各種信息的需求量越來(lái)越大，質(zhì)量要求越來(lái)越高，用戶(hù)對(duì)信息的需求是準(zhǔn)確、及時(shí)、簡(jiǎn)捷、實(shí)用。用戶(hù)希望提供的是經(jīng)過(guò)加工后的綜合信息，甚至于包含知識(shí)增值的產(chǎn)品。檔案通過(guò)計(jì)算機(jī)的管理，對(duì)檔案信息資源進(jìn)行分類(lèi)、提取、分析、加工，從而滿(mǎn)足社會(huì)各界的需求。

（四）實(shí)現(xiàn)手工檢索向計(jì)算機(jī)檢索的全面過(guò)渡。首先是完成三大目錄體系的過(guò)渡：革命歷史檔案、舊政權(quán)檔案、民國(guó)檔案；把過(guò)去的案卷目錄、全引目錄、專(zhuān)題目錄等等眾多的目錄，統(tǒng)一到用計(jì)算機(jī)編目的方法上來(lái)；建立科學(xué)的機(jī)讀檔案目錄檢索體系。

二、檔案管理內(nèi)容信息化。

（一）檔案信息的數(shù)字化，它是指利用數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)、數(shù)據(jù)壓縮技術(shù)、高速掃描技術(shù)等技術(shù)手段，將紙質(zhì)文件、聲像文件等傳統(tǒng)介質(zhì)文件和已歸檔保存的電子檔案，系統(tǒng)組織成具有有序結(jié)構(gòu)的檔案信息庫(kù)。檔案信息數(shù)字化的內(nèi)容有兩個(gè)不同層次：一是檔案目錄信息的數(shù)字化，二是檔案全文信息的數(shù)字化。

（二）檔案網(wǎng)站建設(shè)，它是指檔案網(wǎng)站是檔案機(jī)構(gòu)在公共信息服務(wù)網(wǎng)站上建立的站點(diǎn)，它一般是以主頁(yè)方式提供相關(guān)檔案服務(wù)和開(kāi)展檔案宣傳。檔案網(wǎng)站建設(shè)是檔案信息化建設(shè)的重要步驟，是檔案部門(mén)聯(lián)系社會(huì)的重要窗口。

（三）數(shù)字檔案館建設(shè)，它是指利用電子網(wǎng)絡(luò)遠(yuǎn)程獲取檔案文件信息的一種方式，它強(qiáng)調(diào)的是在數(shù)字化檔案館環(huán)境下用戶(hù)開(kāi)發(fā)利用檔案信息資源的便利。數(shù)字檔案館的主要特點(diǎn)：存在方式上的特點(diǎn)，是一種無(wú)形的信息組織與利用環(huán)境；運(yùn)行方式上的特點(diǎn)，存取檔案信息的網(wǎng)絡(luò)化；功能定位上的特點(diǎn)，以存取為中心。

三、檔案管理環(huán)節(jié)的信息化。

（一）檔案信息化基本環(huán)節(jié)。

1.采集整理。信息的采集整理是檔案信息化的基礎(chǔ)。信息技術(shù)對(duì)檔案的管理離不開(kāi)檔案資料的收集與整理。

2.歸納分類(lèi)。Σ杉來(lái)的信息資料進(jìn)行歸納分類(lèi)是檔案信息化的關(guān)鍵。只有做好這項(xiàng)工作，才能將收集到的資料分門(mén)別類(lèi)錄入到計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)中。

3.查詢(xún)應(yīng)用。方便快捷的查詢(xún)提取讓檔案信息物盡其用是檔案管理實(shí)現(xiàn)信息化的最終目的。

（二）多媒體技術(shù)。多媒體技術(shù)就是利用計(jì)算機(jī)綜合處理圖、文、聲、像信息的技術(shù)，提供了人性化、交互式服務(wù)，利于對(duì)檔案信息資源的開(kāi)發(fā)利用。可以實(shí)現(xiàn)全文檢索，提高了查詢(xún)準(zhǔn)確率；利于對(duì)音像檔案信息的檢索；利于對(duì)檔案信息的編研和出版發(fā)行；提高了檔案利用率。

（三）信息存貯技術(shù)。現(xiàn)代信息存儲(chǔ)技術(shù)包括磁儲(chǔ)存技術(shù)、縮微技術(shù)與光盤(pán)技術(shù)，不僅使信息存儲(chǔ)高密度化，而且使信息存儲(chǔ)與快速檢索結(jié)合起來(lái)，已成為檔案信息化管理的基礎(chǔ)。磁存儲(chǔ)具有頻帶寬廣（可存儲(chǔ)從直流到2兆赫以上的信號(hào)）信息能長(zhǎng)久保持在磁帶中等優(yōu)點(diǎn)。磁存儲(chǔ)技術(shù)為建立檔案管理系統(tǒng)或中小文獻(xiàn)信息機(jī)構(gòu)建立較大的數(shù)據(jù)庫(kù)提供了物質(zhì)基礎(chǔ)，為建立分布式微機(jī)信息網(wǎng)絡(luò)創(chuàng)造了條件。