企業檔案管理論文匯總十篇

序論：好文章的創作是一個不斷探索和完善的過程，我們為您推薦十篇企業檔案管理論文范例，希望它們能助您一臂之力，提升您的閱讀品質，帶來更深刻的閱讀感受。

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企業不重視科技檔案資料的收集，從而導致資料不全，且很多科技人員并沒有檔案意識，從而導致很多科技工作者在科研過程中，未對過程資料進行收集、整理，且不清楚科研成果歸檔的意義及價值，認為科研成果放在自己身邊更加安全方便，甚至以技術資料需要保密為理由，在科研過程、科技獎勵之后，不愿意將需要上交的檔案資料歸檔。此外，科技檔案管理人員同時也做不到每個項目都能做到前端控制。

2.企業科技檔案制度不健全，全程控制不到位

科技檔案的歸檔工作缺乏系統、完整的制度保障，科技檔案全程控制不到位，沒有真正實行“四同步”，所謂“四同步”指的是文件材料歸檔與任務下達應該同步、文件材料形成與檢查進度應該同步、驗收鑒定技術與驗收鑒定成果應該同步、檔案管理部門出具歸檔材料證明與上報科技成果評獎應該同步。由于“四同步”沒有真正的實現，使得在科技檔案管理中的制約手段缺乏有效性，導致了科技檔案管理工作中的主動性不足。

3.未對科技檔案實施信息化管理

計算機信息化管理的主要內容是將科技檔案信息用數字的方式保留，并以網絡為紐帶進行集中管理，因此，其具有多種優勢，比如收藏數字化、傳遞網絡化以及資源共享化等。隨著計算機技術的不斷發展。我國對科技檔案進行計算機管理的模式已經逐漸普及，在檔案刮泥中，多媒體技術的應用直接說明對科技檔案管理的數字化趨勢已經無法改變。不過，在現實中，部分企業對科技檔案進行管理的過程中，主要使用目錄輸入或者檢索功能，卻忽視了計算機管理的深層含義，因此，其管理中依然存在較多問題，比如建設數據庫或者網絡環境的觀念比較落后，信心化檔案管理工作人員不足以及檔案格式不標準等。

4.科技檔案的利用率較低

對于企業檔案而言，科技檔案處于核心地位，它通過記錄企業的建設及生產情況，如實反映了單位的具體活動。因此，科學合理的利用科技檔案，可以為企業創造出無形生產力。對此，科技檔案需要進一步強化其資源的利用與開發力度，提高資源利用率，讓這些資源能夠更好的服務于企業的改革和發展。而現階段，對科技檔案的可發與利用中，還存在比較多的問題，如思想落后、服務過于被動、未對靜態檔案進行深入挖掘等，很難在根本上滿足企業各個部門之間的需求。

二、加強企業科技檔案管理工作

1.建立健全科技檔案管理制度，理順科技檔案歸檔程序

科技檔案是科研課題研究的全過程的反映，因此要實現科技檔案完整性必須做到科研檔案全程管理。建立健全一個完整的管理體系，全程管理科技文件前、中、末生命周期。因此，要緊密結合科技檔案管理工作與計劃管理、成果管理、課題管理之間的關系，歸檔程序要合理化，對科技檔案管理工作的規律進行掌握，實現對科技檔案的全程管理原則。

2.提高企業科技人員的科技檔案歸檔意識

科技人員是科技檔案形成的主體，科技檔案管理部門要不定期為科技人員進行科技檔案工作培訓，通過培訓強調科技檔案工作的重要性，溝通在歸檔過程中遇到的問題，宣傳科技檔案管理最新規章制度，將科技檔案的管理走上規范化、科學化的良性循環軌道。

3.徹底落實科技檔案的數字化管理

要想使科技檔案的管理模式由最為傳統的方式逐漸轉化為現代管理，最為有效的方法則是實施數字化管理，而且數字化管理也可以使檔案管理部門脫離傳統的庫房式管理方式。數字化管理通過采用高科技的數字化存儲及時，可以提高信息存儲量，從而在一定程度上減少存儲空間。因此，要使計算機管理實現高水平，就需要進一步增強科技檔案管理的硬件及軟件設備，結合現有的多媒體技術，對科技檔案進行綜合管理，從而提高工作效率。要實現檔案格式標準化，就要保證其標準程度和國家標準相一致，備份數據庫、采用正版軟件以及限制用戶權限等措施可以提高管理力度；檔案人員要具備較高的計算機知識，可以準確收集并分析原始資料。在上述情況下，企業只有多引進適合形式發展的檔案專業人才，才能確保科技檔案數字化管理工作更加完善。

4.完善企業檔案編研工作

對科技檔案進行管理，就要適應市場經濟對其的實際要求，檔案管理人員需要結合工作內容編制相應的檢索工具。近年來，社會經濟的快速發展，使檔案種類及內容等變得逐漸多樣化、豐富化。對于使用者熱源，檔案信息含量非常大，因此，采用相應的檢索工作，可以降低工作量，從而在不同層次上滿足檔案利用的實際需要。除此之外，檔案管理人員還需要提高工作責任心，積極編研檔案，從而使分散的檔案資料系統化，能夠全面反映相關情況，拓展科技檔案的利用方式，提高其利用率。做好檔案利用效益反饋信息工作，并使用戶在檔案利用的過程中實現其作用，并將各種意見及要求如實反映給檔案部門，從而在一定程度上提高科技檔案管理工作。

5.提高科技檔案的利用率

對科技檔案進行管理的過程中，務必要考慮其開發利用問題。對于企業而言，檔案如何開發利用，具有一定的意義及價值。當前情況下，我國的檔案管理工作大多處于傳統手工階段，并沒有充分結合日益先進的信息技術，因此在管理、查閱的過程中耗時耗力。雖然有很多科技檔案都在不同程度上引進了計算機管理設備，但適用范圍狹窄，檔案數字化程度不高。所以，也就造成了科技檔案管理工作的落后，檔案的利用率較低。因此，在實際工作中，只有將檔案網站的作用真正的發揮出來，才能提高科技檔案的利用程度。除此以外，因為企業科技檔案管理中，包含諸多學術成果，信息含量較大，存在眾多的知識產權，由此說明，企業科技檔案管理總，對科技檔案的利用有特殊性。對企業科技檔案進行利用的過程中，要注意保護他人的知識產權與勞動成果，防止侵權現象發生，這樣才能做到正確利用科技檔案。

篇（2）

在經濟發展的當今階段，自然資源的優勢已不再成為經濟增長的關鍵，知識資源因能促使有限的資源得到更加合理和充分的利用，重要作用日益凸顯，企業由信息管理向知識管理進行突破。知識管理就是幫助員工對擁有的知識進行反思，調整和發展企業內部結構，提高員工進行知識交流的技巧，增加獲得知識的來源，最終促進知識交流并產生最大的效益。電子文件作為企業重要的信息數據，是企業進行知識管理的重要內容。如何組織開發利用好這種特殊的資源，成為企業發展的現實需要。

2、電子數據管理不夠規范

檔案、資料和數據是企業知識管理的重要組成部分，體量、載體、介質的多樣化為檔案收集帶來了新的課題。國家《電子文件管理暫行辦法》、《國家電子文件管理工作規劃（2011—2015）》和《關于組織開展電子政務內網“業務信息和電子文件交換系統”試點示范工作的通知》，對我市電子文件管理的原則、內容和任務要求進行了進一步明確和部署。但是電子檔案的科學化、規范化、安全化仍然較低，成為傳統檔案管理中的難點對象，重視紙質檔案實體、忽視電子檔案管理的現象較為普遍，企業信息系統中的重要信息和數據，缺少可借鑒的檔案管理規范和標準，元數據不夠統一，管控效率較低。

二、當前企業信息化環境下電子檔案管理工作現狀分析

由于電子文件對計算機設備的依賴性、內容與結構和存儲載體的可分離性、電子文件自身的不穩定性以及認識不足，使目前信息化環境下的電子文件歸檔收集工作尚顯薄弱。

1、信息壁壘加大電子檔案收集難度

隨著信息技術的高速發展，企業步入信息資源管理時代，各業務領域普遍開發應用了信息系統。由于各系統的開發環境不同，各專業之間、部門之間存在著信息壁壘，加之檔案人員與業務人員溝通渠道有限，檔案人員很難及時進行收集和歸檔指導，使企業電子信息很難實現有效聚合和共享，文件、數據的利用率較低。

2、管理粗放加大電子檔案規范管理難度

目前，企業各級人員普遍未充分認識電子文件的意義、功用和重要性，未對電子文件進行收集、整理、鑒定和歸檔；有的未采取安全防范措施，電子文件易被非法訪問、非法修改和損害；有的電子文件處于自生自滅狀態；有的只用計算機起草和打印文件，打印出紙質文件后，作為草稿性的電子文件很多未被保存，或因存儲載體用于存儲其他信息而被刪除；有的對電子文件不分價值進行全部保存；有的僅保存在硬盤里，電子文件數量龐大，增加了管理和使用的時間和精力，需要對電子文件進行收集、管理和歸檔等相關控制。

3、電子設備的更迭對檔案征集提出考驗

科技的進步使計算機系統加快升級更新，老版本的電子文件無法在新的軟硬件環境中直接使用，不僅增加了電子文件有效利用的難度，也給電子檔案的收集管理帶來了極大的考驗。

三、電子檔案管理收集模式構建策略

“泛在知識環境”下的電子檔案管理模式，應按照全程管理、規范管理和安全保密、便于利用為建設原則，采取電子文件前端控制、全程管理等方法，加強通用業務電子文件和專業工作電子文件的管控，厘清現行文件和非現行文件之間的管理要求，形成文件生成、辦理、交換、歸檔、保存等各個環節的規范管理，構建高標準、高質量、高效率的電子文件管理體系和工作機制。

1、建立健全管理體系，提供堅強的組織保障

企業應高度重視電子文件管理工作，明確各職能部門的管理職責和歸檔任務。辦公室負責電子文件的歸檔管理，科技信息管理部門負責系統運行維護，各個業務部門負責具體實施。根據各業務信息系統電子文件的運行流向和檔案管理需求，建立以文件形成部門為核心的業務系統、以檔案管理部門為重點的電子文件管理系統的電子檔案保管利用系統，形成電子文件管理層、維護層和業務層共同協作的工作格局。

2、加強前端控制，提升電子檔案管理質量

隨著現代企業的科學管理程度不斷加深，傳統意義上“被動接收”和“看堆守攤”文件管理和檔案管理觀念已經成為提升檔案工作效率和效果的桎梏。為確保電子文件真實可靠、完整安全，企業應確定電子文件管控范圍，劃定通用業務、專業工作和其他需要管控的電子文件。通用業務文件包含協同辦公系統運轉的電子公文等內容，專業工作文件包含電子商務、ERP等業務信息系統上形成的表單和數據等內容。檔案人員應通過調研、分析等手段，加強與業務人員的溝通，劃定檔案收集的文件范圍、元數據和背景信息、文件分類等內容，將檔案管理提前延伸到文件的形成階段并建立檔案信息系統與業務信息系統的對接，實現對關鍵電子文件的直接管控。

3、創新管理手段，提升電子文件歸檔質量

企業應創新管控手段，對電子文件歸檔管理中全面實施標準化管理。一是對電子文件實行全方位、全過程、全覆蓋，把本單位所有應歸檔的電子文件全部納入企業管控和檔案管理范疇，構建“統一策劃、統一管控、統一標準、統一技術、統一平臺”的工作局面。二是創新管理手段，充分利用融合職責、制度、標準、流程、績效等管理要素于一體的“五位一體”協同管理平臺，一方面優化交接、歸檔、保管、銷毀、驗收、評估等檔案業務流程和歸檔標準、檔案整理標準和重要檔案管理表單，在“五位一體”協同管理平臺中與相關部門的工作崗位進行匹配，規范文件形成部門管理行為；另一方面，應以工程項目檔案管理為重點，梳理工程建設節點的重要表單，在“五位一體”協同管理平臺中的各個基建業務流程中進行匹配，使工程管理人員清晰掌握檔案管理的技術標準、管理標準和工作標準，使檔案管理的要求與基建業務工作實現了有機融合，不僅可以提升歸檔效率，還能保障歸檔文件的質量。

4、完善制度保障機制的建設

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2現階段施工企業檔案管理工作中存在的幾個重點問題

首先，現階段企業內部對于檔案管理工作缺乏足夠的重視。由于施工企業的業務類型所限制，工程項目施工具有施工點較多，施工周期長的特點。整個施工隊伍具有較強的流動性，其檔案管理工作的開展受到諸多局限。與此同時，施工企業在開展工程項目管理的過程中，缺乏科學的檔案管理意識，整個檔案管理工作流程不夠清晰，檔案資料流動不科學。在發生人動時，檔案資料的交接經常會出現問題，造成了檔案管理工作開展遇到諸多困難。其次，歸檔管理水平有限。工程項目施工的過程中，涉及到的社會活動較多，整個工程檔案較為復雜。工程檔案的管理必須要保證其檔案資料具有完整、客觀、真實、原始的特點。在實際開展歸檔工作中，很多工程檔案中的內容存在著缺失、錯誤等問題，并且相關材料填寫上不符合檔案歸檔要求，難以實現長期的保存。長此以往，檔案就會逐漸發生失真、缺失等現象，難以為工程項目管理提供重要的憑證與依據。與此同時，在檔案的收集上，很多施工企業都采用專人定期收集的方式。這種收集方式的工作量較大，并且整理和保存的過程容易出現問題。這種檔案收集的方式較為被動，并且在檔案資料不斷增加的形勢下，歸檔工作的效率和質量也都難以得到有效的保障。很多施工企業的自動化建設還存在著很多不足，辦公自動化系統的應用不夠深入，整體檔案管理工作依然脫離整個信息化系統平臺而單獨開展。再次，歸檔不及時。一般來說，工程項目管理部門應該在驗收后的一段時間內，按照要求完成檔案資料的一角，在檔案管理工作開展中，很多施工企業的檔案歸檔與移交工作不夠及時，并且拖延、滯后現象較為嚴重。部分工程項目在竣工之后的很長一段時間內，檔案資料尚未完成移交。這種問題的存在，造成了企業對信息資源的管理受到了很大的限制，并且難以實現對技術的總結和改進，不能科學的對自身的施工技術能力和管理能力進行改進與提高，不利于企業的長效發展。最后，從業人員素質水平有限。很多企業的檔案從業人員對于檔案管理工作的價值沒有一個明確的認識，并且忽視檔案信息的重要性。在施工企業中，檔案管理工作一般由新人來進行管理。參與管理的員工不具備足夠的檔案管理能力，沒有經受過專業的培訓，難以勝任檔案管理工作的需求。

3提高施工企業檔案管理水平的對策

第一，加強對檔案管理工作的認識。施工企業的管理者要提高對檔案管理工作的重視，并且認識到檔案信息對企業發展的重要性。對于施工企業來說，工程檔案記錄了企業的發展歷程，是企業重要的信息資產。施工企業的檔案管理工作相對于其他企業來說，管理范圍和種類更多，并且特定檔案的管理標準也更高。對于企業管理者來說，不同層級的管理人員需要對檔案管理工作予以高度的重視，并且不同部門要與之進行量化的配合，對于檔案管理工作中出現的困難和問題進行第一時間的解決，為檔案管理工作提供了一個良好的執行環境。第二，完善檔案管理制度。完善的檔案管理制度，是檔案管理工作的重要執行基礎，也是從基礎層面上就現階段檔案管理工作不規范問題解決的有效措施。施工企業的工程項目一般投資規模都較大，并且施工周期較長。在施工過程中，容易出現人員流動與變更的情況。針對于這種情況，施工企業要指明專人進行專項檔案資料的負責，并且明確相互分工與責任。在施工準備階段，要積極的與監理部門、業主單位進行溝通，做好相關檔案資料的樣本設定，為后續檔案標準化管理提供有效的依據。在發生人員變動等情況時，施工單位也要積極的做好交接的管理，避免由于人動所造成檔案資料的遺失。在檔案管理流程設計上，要結合自身企業的業務特點和內部結構，精簡流程，并且做好各個部門之間的協調職責界定。第三，加強對檔案信息的利用。檔案管理人員要深入了解企業的整體業務結構，并且對于各項工作狀態進行深入的掌握，及時的為企業管理者提供相應的資料，充分發揮企業檔案資源對企業管理、技術、經營、研究等各方面的促進作用。另外，施工企業也要積極的推進檔案管理工作的信息化建設。隨著辦公自動化的實現，檔案資料的形式也逐漸變得豐富，電子檔案的管理也成為了檔案管理工作的一個重要內容。在開展檔案管理信息化建設過程中，通過構建一套科學的信息化管理平臺，可以實現檔案信息的高效管理。通過做好相應的權限分配，提高對檔案信息的利用效率，突破傳統管理方式所帶來的查閱難和管理難的問題。第四，提高檔案管理人員的綜合素質。施工企業要有意識、有計劃的構建一套科學的檔案人才管理機制，對于檔案管理人員隊伍的綜合素質進行不斷的提升。在日常檔案管理工作中，要積極的推進各項培訓工作的開展，結合自身需求，不斷的完善檔案管理人員的業務能力。檔案管理人員也要積極的提升自身的業務能力水平，不斷的自我學習和自我充電，對于新出臺的法律法規政策進行學習和研究，掌握企業檔案管理工作的發展需求，提高自身的綜合業務水平。

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二、企業如何開展檔案安全管理工作

（一）樹立檔案安全管理意識

檔案安全意識是做好檔案安全管理、確保檔案安全的前提。不論是檔案管理人員，還是企業領導、員工，都必須具有檔案安全意識，才能確保檔案安全。檔案安全意識淡泊是個普遍存在的問題。為保證企業利益和企業檔案安全，企業需要樹立檔案安全管理理念和安全管理意識。當前樹立檔案管理安全意識顯得非常緊迫和重要，通過安全管理教育和培訓可以提高檔案管理工作人員和相關人員的檔案安全管理意識。企業可以充分利用企業電視、內部報刊、門戶網站、企業通告通知、企業會議等多種途徑，開展檔案安全管理敦育，樹立和增強檔案安全管理意識。在開展安全管理意識教育和培訓的同時，還可以通過積極開展規范化、制度化的實戰演練，提高安全管理技能和安全管理效率。

（二）加強檔案安全日常管理

首先必須建立一套完整的檔案安全日常管理制度，包括檔案安全管理責任制、庫房保管制度、庫房溫濕度管理制度、檔案出入庫制度、檔案利用制度、檔案保密制度、值班制度等，并嚴格按制度執行。其次，建立完善的檔案安全管理工作臺帳，包括保管情況檢查記錄、環境安全檢查記錄、防火安全檢查記錄、庫內外溫濕度記錄、檔案移交登記、檔案出入庫登記、檔案借閱登記、值班記錄等原始臺帳，并對各種原始臺帳進行統計分析，總結規律，再用于指導檔案安全管理工作，提高檔案安全管理工作水平。第三，進行檔案安全的全過程管理，將檔案安全管理從保管環節，延伸到形成、積累、收集、整理、鑒定、利用等環節，將檔案安全管理落實到檔案管理工作的全過程。第四，加強檔案庫房日常管理，定時開關設備、電源、門窗，定期檢查電源線路、設備、消防器材、防蟲藥品，做好各項檢查記錄，保持庫內外環境清潔，及時消除檔案安全隱患。

（三）建立健全安全管理制度

安全管理制度的建立和完善是企業檔案安全管理的制度保證。為保證企業檔案安全管理工作的順利進行，制定相應的企業檔案安全管理制定非常必要。企業工作人員尤其是檔案管理工作人員應該熟知安全管理制度，并在安全管理制度的指導下有序開展安全管理工作。

（四）建立和健全安全管理預案

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由于電力企業實物檔案的歸檔意識不強，存在認識上的誤區，歸檔范圍的不明確以及實物種類繁多；再加上電力行業的工作范圍廣、技術層次多，使得電力企業實物檔案管理工作既具有復雜性又具有很強的專業性。這都導致我國電力企業在實物檔案管理工作上困難重重、問題多多。雖然，由于社會科技的不斷發展，電力企業實物檔案管理工作取得了不少的成就，但其依然存在著不少的難點和問題。因為實物檔案管理是企業檔案管理中的重要組成部分，而企業檔案管理工作又是企業經營管理的重要環節。所以，采取必要的措施解決實物檔案管理工作中的問題、降低實物檔案管理工作的難度已是刻不容緩的事實。

1.2電力企業實物檔案管理工作存在的問題

1.2.1電力企業高層對實物檔案管理工作不重視

大多數電力企業高層領導認為實物檔案管理只是一項文字工作，對企業的發展來說可有可無，這使檔案工作得不到應有的重視。正是因為這個原因，電力企業對實物檔案管理工作并不重視，不僅投入的資金很少，管理手段和保管條件落后，也沒有設置專門的部門進行管理。并且大多數電力企業實物檔案管理工作的人員并不是專業的檔案人才，甚至有的電力企業的檔案管理人員根本就不懂檔案管理，以為檔案管理只是簡單的進行收集和分類。有的電力企業只是讓其他員工兼任這項工作，沒有設置專門的職位。這些實物檔案管理人員的專業素質并不高，其責任心也不強。再加上沒有設立獨立的檔案室，致使一些該保存的資料沒有得到保存。由于缺乏歸檔范圍、保管期限的科學界定導致管理成本加大。

1.2.2對電力企業實物檔案管理的理論研究和業務指導與時代脫軌

隨著電力企業的不斷發展，其發展過程中實物檔案資料也隨之增加。但是，現在電力企業在實物檔案管理方面的理論研究及其業務指導思想沒有隨之發展，與新時期、新時代脫軌。而實物檔案管理工作又日益變得重要，加強這方面的理論研究和業務指導已成為電力企業亟需解決的問題。要解決這個問題，這需要有關部門在實踐中不斷完善實物檔案管理的模式，還要制定相關政策來指導實物檔案管理工作的開展。

1.2.3電力企業實物檔案利用率不高

近年來，雖然有的電力企業已認識實物檔案管理對企業經營管理和發展的重要性，組織員工學習《檔案法》、《檔案管理條例》及有關規章制度，開展檔案知識競賽活動和檔案知識培訓，以此來提高全員檔案管理意識。但是由于電力企業的管理高層大多只注重電力基礎設施建設和企業經營發展，對實物檔案管理工作并不重視。再加上實物檔案管理人員變換頻繁，沒能形成穩定的隊伍。這些都導致了電力企業出現對實物檔案利用率不高的現象。除此之外，電力企業實物檔案管理工作中還存在因實物檔案目標管理不完善而導致資料遺失、實物檔案管理不當而有安全隱患以及其他的問題。例如，有的電力企業檔案庫房不符合安全防護的要求：檔案庫房使用玻璃門、玻璃窗，設置在潮濕的角落里或直接放在陽臺上。還有的電力企業檔案庫房設計布局不合理，沒有專門的、獨立的檔案室。

2做好電力企業實物檔案管理工作的對策

2.1電力企業管理高層要重視實物檔案管理的工作，增強實物檔案管理意識

要做好電力企業實物檔案管理，首先必須增強電力企業實物檔案管理的意識。不僅要提高電力企業管理高層對實物檔案管理工作的重視，還要增強企業全體員工的實物檔案管理意識，這兩者缺一不可。電力企業實物檔案管理若缺少管理高層的支持，工作將無法順利開展。同理，提高全體職工的實物檔案管理意識是做好檔案工作的根本保證。要做到這一點，電力企業可以組織員工學習《檔案法》等規章制度，以此來增加員工檔案方面的知識，提高其檔案管理意識。同時對管理實物檔案的工作人員不斷進行檔案知識方面的培訓，提高其專業能力。

2.2電力企業要建立健全實物檔案管理制度

電力企業之所以在進行實物檔案管理的工作中出現難點和問題，最主要的是缺乏相應的管理制度。雖然我國已經頒布了《中華人民共和國檔案法》、《企業檔案管理規定》、《工業企業檔案分類試行規則》等一系列檔案管理法規，但很多電力企業并沒有嚴格按照這些政策法規整理電力企業實物檔案資料。因此，電力企業要做好實物檔案管理方面的工作，必須根據企業的實際情況建立健全實物檔案管理制度。同時，還需建立和健全相應的約束、激勵、監督機制，對實物檔案管理的工作進行監督和激勵，并要嚴格執行獎懲制度。

2.3定期對實物檔案管理的工作人員進行培訓，提高其專業素質

隨著電力企業的不斷發展，實物檔案的歸檔范圍也在不斷變化，因此對電力企業實物檔案管理工作提出了更高層次的要求。這就必須加強檔案人員的業務培訓，重視檔案人才的教育和培養，提高檔案人員的工作能力。電力企業可以根據實物檔案管理人員的水平制作定期的培訓計劃，并將培訓的檔案知識同實際操作結合起來。因實物檔案管理工作的特殊性，還必須保持實物檔案管理工作人員的穩定。電力企業要制定一些能留得住檔案管理人才的方案，提高實物檔案管理人員的工資待遇。電力企業可以制定相應的獎懲制度，這樣既可以激勵實物檔案管理人員的工作熱情，又能提高他們的待遇，使其能留下來。電力企業要做好實物檔案管理工作，就必須提高實物檔案管理人員的素質，并穩定工作隊伍。

2.4加快實物檔案管理信息化建設，提高檔案的利用率

現在，計算機和信息技術已被人們廣泛應用到社會工作的各個領域。在這種大環境背景下，對電力企業實物檔案管理工作也產生了巨大的影響。沿用以前的方法對實物檔案進行管理，已經不適合現在電力企業的發展要求。因此，電力企業必須加快實物檔案管理信息化建設。要做到這一點，電力企業要借助現代信息技術，同時還要引進先進的管理理念，對實物檔案管理進行改革。電力企業可以根據本企業的需要，充分利用現代數字化設備，開展檔案管理信息化建設工作。同時，電力企業還要提高實物檔案的利用率，使其真正發揮對企業發展的意義和價值。要做到這一點，電力企業可以拓展利用途徑、優化利用服務、提升利用層次等。

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現行文件應用計算機技術源于企業管理信息系統（MIS的建立，什么是MIS，解釋不一。雖然各自的文字表述不盡相同，但有兩點內涵是共同的，即其一，管理信息系統的建立是依托于企業管理職能系統，并為之服務。它一般都先從會計核算電算化開始，應用商品化的會計軟件管理帳務、應收和應付帳款及固定資產核算。在會計核算電算化的基礎上完成財務管理電算化，運用計算機輔助完成財務分析和編制財務計劃。隨后，把計算機技術擴展到采購、銷售、庫存及人事管理。運用計算機實現財務管理及這些管理在數據上的一體化處理，極大地提高了企業管理的效率。最后，再把計算機技術運用于生產管理，實現生產計劃編制和生產指揮調度的計算機化①；其二，管理信息系統的職能主要是對正在形成的現行信息進行收集、加工及處理。

現行文件應用計算機技術是現代企業加強各項管理所需要的，是企業管理運用計算機技術的直接體現和必然結果。

檔案管理應用計算機技術主要是用于檔案整編、檢索、統計及借閱等業務職能。主要包括：其一，用計算機編制檔案檢索工具。以著錄項目組成檔案機讀目錄數據庫，然后按不同的要求，利用庫內數據自動編制案卷目錄、專題目錄、分類目錄等；其二，用計算機進行檔案檢索。按照檔案著錄項目中所標識的內容特征和形式特征，檢索出符合不同利用者要求的檔案目錄及其原件；其三，用計算機對檔案管理中形成的各種數據或情況，包括入庫與出庫數量、庫存空間占有率，檔案調閱、歸還等進行登記與統計。

總之，在計算機技術應用于企業管理之初，現行文件和檔案是各自分別運用計算機技術解決原由手工操作的各項文件管理工作。

二、現行文件和檔案管理綜合應用計算機技術階段

由于現行文件和檔案管理是具有承繼聯系的密不可分的兩個階段，所以任何一階段應用計算機技術不僅會對另一階段的工作帶來影響，而且其系統功能的發揮也受制于另一階段的工作狀況。因此，為了實現現行文件和檔案管理不同階段文獻信息資源的共享和交換，減少數據的重復輸入，規范各系統的數據接口，就需要加強現行文件和檔案管理綜合應用計算機技術的研究，開發文檔管理一體化系統軟件。目前，一些企業已經自行開發或購買了文檔管理一體化系統軟件，進行現行文件和檔案管理的綜合化管理。

第二階段不同于第一階段的特點和難點在于，現行文件和檔案自動化管理子系統之間的接口。現在各企業應用的文檔管理一體化系統軟件在其結構設計和功能上不盡相同。

不管企業應用的現行文件和檔案計算機管理系統軟件的結構與功能有怎樣的差異，但它們基本上都是遵循現行文件和檔案手工管理的程序和方法。計算機技術的應用僅是使原有手工管理更加規范化、系統化及效率化，并未對現行文件和檔案管理基本理論產生根本影響。三、電子文件階段

電子文件這一概念的出現是近10年的事。1996年12月，國家科委在北京召開了全國CAD應用工程工作會議，會上宋健主任指示：這件工作要請國家技術監督局和國家檔案局參加。國家檔案局很重視電子文件的管理問題。1996年9月成立了“電子文件管理、歸檔研究領導小組”。②1998年1月9日，王剛同志在全國檔案局長館長會議的講話上也指出：要在1997年研究制訂的《計算機輔助設計電子文件應用光盤存儲、歸檔及管理要求》試行稿國家標準的基礎上，在35個企事業單位進行試點，為實現我國電子文件管理規范化和現代化探索辦法和積累經驗。③1998年8月11日－13日，國家檔案局檔案科學技術研究所召開了電子文件管理研究專家研討會。該會的中心議題是對《電子文件歸檔及電子檔案管理概論》和《辦公自動化電子文件歸檔及電子檔案管理方法》、《CAD電子文件光盤存儲、歸檔與檔案管理要求》兩個標準的征求意見稿進行修改、補充及完善。④1998年8月18日－20日，在五洲工程設計研究院中國兵器工業第五設計研究院召開了CAD電子文件應用光盤存儲技術宣講演示會。⑤1998年8月23日，國家檔案局科學技術研究所和外事辦又聯合承辦了“電子文件歸檔管理國際學術研討會”。可見，有關電子文件及其管理問題的研究與應用正在緊鑼密鼓地進行。

關于什么是電子文件，美國聯邦管理法規對其解釋為“電子文件包括數字的、圖形的及文本的信息。它可以記錄在計算機能夠閱讀的任何一種介質上，并且符合文件的定義。”⑥國際檔案理事會電子文件委員會的定義為“電子文件是一種通過數字電腦進行操作、傳輸或處理的文件。⑦我國《CAD電子文件光盤存儲、歸檔與檔案管理要求》GB／T17678－1999把電子文件解釋為能被計算機系統識別、處理，按一定格式存儲在磁帶、磁盤或光盤等介質上，并可在網絡上傳送的數字代碼序列。為了全面、準確地把握電子文件的概念，不妨從與其最臨近的概念——機讀文件入手。

機讀文件僅指計算機識別的文件最早產生于本世紀40－50年代。這一概念經過近半個世紀的發展演變，至90年代逐漸被電子文件所代之。從機讀文件到電子文件不僅僅是概念叫法的變化，而是標志著計算機技術應用于文件管理的不同發展階段。弄清這兩個階段的差異，有助于深入認識電子文件的形成和管理特點。兩者的主要區別在于以下四方面：

其一，生成環境。機讀文件中的關鍵詞是“機讀”，即“能夠由計算機輸入裝置讀出的”文件。⑧所謂“讀”包括兩層含義：第一，通常指信息從一個存儲區讀到另一個存儲區；第二，從某一形式的記錄媒體，如磁帶讀出信息。⑨可見，復制和識別是機讀文件的主要特點。在這一階段，計算機讀出的文件不是由計算機制成的，它源于紙質文件的輸入。與機讀文件不同，電子文件則包括在計算機上直接生成的文件。它是企業管理和科技開發信息化的產物，是研究和應用CIMS的必然結果。

其二，管理模式。機讀文件的管理模式是模擬現行文件和檔案手工管理的程序與方法，因此對原有現行文件和檔案管理體系的影響是非本質性的。而電子文件的管理模式不是建立在獨立的現行文件和檔案的管理體系基礎上，它是建立在管理手段與現代信息技術的高度結合的基礎上。它要按照現代企業管理、科技開發及生產的要求重組管理體系，根據電子文件形成和作用的特點劃分管理程序與方法。

其三，存在形式。機讀文件的存在形式一般為磁帶、磁盤及光盤等有形介質。而電子文件的存在形式則不僅包括有形介質，還可以是網絡上傳遞的代碼序列。

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二、我國企業檔案管理存在的問題

我國企業檔案工作是由科學技術檔案工作發展而來，后在發展成企業檔案管理。在計劃經濟時期，企業檔案管理工作主要是為國有企業檔案工作，特別是生產型企業的檔案工作。各大中型企業都建立了具有計劃經濟特點的檔案管理機構和管理體制，加強了各類文件材料的收集、整理、歸檔和利用。市場經濟體制后，企業的發展受到了市場經濟大潮的強烈沖擊，給原有的企業檔案管理工作產生了很大的影響。在一些大中型企業中，計劃經濟時期建立起的檔案機構被撤銷，企業檔案管理人員被精簡，企業檔案工作無法再像既定方向發展，與此同時，破產轉制企業大量的出現，民營企業的蓬勃發展，企業組織形勢的多樣話，既給檔案管理工作帶來了更為廣闊的發展空間同時也存在著不適應時展現狀。主要存在以下幾個問題：

第一，企業檔案管理體制上尚未擺脫傳統的管理模式。現在企業的知識化管理和信息化的意識不斷增強，不斷完善辦公自動化、信息管理系統等應用，來促進企業信息化進程。然而傳統的檔案實體管理模式仍未完全改變，有些單位的企業檔案管理仍然分散在各個部門單位之間，管理方法上實行“檔隨人走”，沒有實現檔案管理信息與其他信息的資源共享，沒有進行有效的整合和統一的科學規劃。

第二，檔案管理人員專業素質不高。隨著企業檔案基礎設施的不斷完善，企業培訓和人才隊伍建設的加強，對檔案資源的需要也大量增加。目前，越來越多的企業都意識到了企業檔案資源的重要性，重視對企業檔案基礎設施的建設，但具有高業務水平，較強的計算機應用能力的人才卻相對缺乏，很多企業的檔案人員不同程度存在文化素質不高，老齡化結構嚴重，滿足于簡單的立卷歸檔，對檔案信息深層次研究和開發人才相對匱乏。

第三，企業檔案管理制度有待進一步完善。隨著改革開放以來，我國相繼推出了相關的法律法規政策，使檔案事業步入了正軌。但目前檔案工作主要還是針對紙質、音像等檔案，針對數字化檔案很少，這就要求制定新的標準來規范，建立健全的電子文件信息。

三、積極探討企業檔案管理的改革創新之路

面對經濟全球化，科學技術的日新月異，管理制度的不斷健全，企業檔案管理工作必須解放思想，大膽創新，更好地位企業改革發展服務。如何提高檔案管理工作規范化、標準化，從而進一步提高檔案管理的工作效率，這也是檔案管理工作大當務之急。如何實現這一目標，必須從以下幾方面做起：

第一，提升企業知識資產的理念。企業檔案不僅僅是原始的憑證材料，同時也是企業的有價資產，它給企業帶來了巨大的社會效益和經濟效益。這就要求，企業要高度重視檔案管理工作，把檔案視為有價資產、一種戰略資源，充分發揮在企業的推動作用；同時也要讓檔案管理人員轉變觀念，改變以往的重藏輕用的現象，提高服務質量，加強對檔案綜合利用。

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二、構建企業檔案管理的新模式

將企業知識管理融入到檔案管理，就意味著企業檔案管理面臨新的挑戰。同時知識經濟時代也推動檔案管理朝著新方向前進，筆者認為可以概括為“市場取向、信息先導、協同運轉以及知識共享”四方面。市場取向主要將檔案管理所能夠獲得的利益更加直接地反映出來，因為，它可以有效提高企業利潤；信息先導則能夠將檔案知識管理的職能性更加真實地反應出來，它可以說是企業建設的重頭戲；協同運轉則主要是有效調節企業檔案管理以及知識管理，使其達到一致性；知識共享則主要展現了檔案管理的目的性。

（一）市場取向

伴隨企業不斷對制度進行改革發展，市場經濟的突飛猛進，企業提出了“自主經營、自負盈虧”的運作模式，企業也將企業發展壯大作為活動重心，將提高核心競爭力作為活動的關鍵。檔案管理必須從傳統思維中走出來，丟開因循守舊的思維模式和管理方式，充分發揮其作用，使其成為企業知識資源的脊梁支柱，不斷為企業的經營活動提供充足的智力和法律保障[2]。企業檔案管理人員應當結合自己的知識基礎，不斷挖掘檔案中所隱含的信息，為企業解決法律糾紛以及產品開發等活動提供經驗、啟示信息，使檔案管理工作逐漸滲透到企業經營活動中去，為企業創造價值、提升利潤。唯有堅持將企業檔案管理向市場化走向發展，才能夠使檔案管理工作成為企業的信息支撐，避免出現邊緣化的情況，獲得企業的重視。

（二）信息先導

不管是紙質檔案，亦或者是電子檔案，都能夠將所儲備的信息來發揮其價值。檔案信息開發，主要是指檔案部門根據企業實際需求，在保障檔案機密安全的條件下，不斷對檔案信息進行挖掘，并將其提供給需要者使用的過程。信息先導能夠將檔案知識管理的職能性更加真實地反應出來，同時在企業檔案管理中發揮著承前啟后的作用。將客戶的需求作為信息開發的重心，通過“挖掘信息”使檔案能夠發揮其最大價值。與此同時，檔案管理人員在面對無經驗和指導的情況下，應當發揮主觀能動性，結合文字、圖像等檔案資料盡可能地將其轉化為動態的、可利用的資源，并積極投入到信息的開發中。

（三）協同運轉

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二、檔案管理規范化對現代企業管理的重要性

1.檔案管理規范化對企業人員管理的重要性

說到檔案管理，企業的人事檔案首當其沖，它是其重要組成部分。人事檔案可以集中反映企業人員的詳細信息，包括員工的自然情況、學習、工作經歷、獎懲情況、歷史背景等。企業用人必須要依據人事檔案提供的基本信息來衡量人才所適應的工作崗位。人才是企業良性發展的基石，而檔案管理是發掘人才、開發人才的基石。沒有一套規范的檔案管理系統將會極大的限制企業發展，降低市場競爭力，也會流失已有的人才，給企業帶來無法彌補的損失。千金買骨可能會引來人才但是不一定會留住人才。有著規范的、優異的、有發展的檔案管理模式的企業才是一個有吸引力的企業。

2.檔案管理規范化對企業財政管理的重要性

規范化的檔案管理可以集中整合企業財務狀況軌跡，為企業高層管理者提供企業業務分析的依據，從而有利于科學規劃企業未來發展方向，為企業可持續發展貢獻力量。另外，規范化的財政管理下，企業每一筆財務賬目都分門別類、清楚明確，可以減少財務糾紛，挺高工作效率，有利于企業的制度化管理，同時又對外樹立了企業良好的形象。

3.檔案管理規范化對企業業務發展的重要性

從企業業務發展角度看，規范化的檔案管理有利于企業管理層更加及時、全面的掌握和分析企業的生產、經營狀況，以便抓住時機調整生產、經營策略，做出科學的判斷。企業檔案雖然記錄的是企業過去的運營資料，但卻是企業未來發展的依據。它在很大程度上決定著企業業務的拓展、對持續提高企業的管理效率具有深遠影響。所以，為了企業自身的長足發展，使它在市場競爭中更加具有不敗的競爭實力，必須做好檔案的規范化管理。

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2、檔案管理模式的創新需求

信息化時代，事業單位企業化改革在一定程度上推動了傳統干部人事檔案管理模式的改革。隨著網絡信息技術的應用，人事檔案數據庫的建立能夠讓企業及員工通過該平臺及時方便地獲取實時檔案信息，實現從傳統繁瑣冗雜低效的傳統時代到清晰、快捷、高效的檔案管理模式的轉變，這將讓人事檔案管理更加專業化、規模化。在企業化改革的背景下，相對于過去事業單位單一的人事檔案管理模式，未來的檔案管理模式需要不斷的順應時展，需要以數字化、多元化、綜合化趨勢為主。在企業生產過程中人動不可避免，同時隨著企業化改革的不斷推進，企業員工的綜合能力將越發受到重視，那么將個人德行、工作業績、主要成果作為檔案記錄的主要內容，有利于建立完善綜合檔案管理模式。綜合性檔案應該在原有的檔案基礎上盡可能詳細地記錄員工的履歷情況，掌握更為充分、豐富的資料，以便企業了解員工信息，使之在員工的業績考核、崗位調整的過程中對其作出客觀、準確、綜合的判斷，以適應企業對于人才多元化需求。

3、關于人事檔案管理創新的若干思考

3.1人事檔案材料篩選

知識經濟發展時代，人事檔案需要全面反映的員工個人的履歷情況。一份完整的人事檔案應具有業務、任務及合同等幾個方面的檔案材料。其中業務檔案應全面反映出員工德行、才能、業績等情況，任務檔案方面要表現員工主要的成就、業績，合同檔案方面要維護勞資雙方的權益。作為負責檔案管理的人力資源部門，應以我國相關法律文件為依據，保證所保存的檔案材料的真實性。對接收放出的檔案材料內容進行嚴格確認，并根據審查結果對材料有針對性的篩選，保證檔案材料的真實性、價值性，并做好歸檔工作。有效鑒別檔案管材料是檔案管理工作者的職責所在，這就要求檔案管理者在篩選整理人事檔案材料同時要熟記檔案材料的相關各項政策法規以及材料收集范圍，對鑒別人事檔案材料的各項規定爛熟于心，保證材料質量以及材料真實性，提高其使用的價值。

3.2建立檔案管理新模式

在當今網絡信息化時代，人事檔案管理新體系應主要依據我國的人事檔案管理體系分類、分層次的對檔案分類管理。結合我國當前人事檔案發展情況，綜合健全的檔案管理模式應具備宏觀與微觀相結合、整體與細節的結合。以陜西某地勘集團為例，該單位作為國有大型企業公司，該集團的人事檔案管理工作需要做到各子公司、分支機構的統一，即在集團公司統一的人事檔案管理制度的指導下，各單位、部門根據自身的特點制定相應的部門人事檔案管理規定。同時在進行檔案管理工作時可借助網絡手段，實現對集團公司及下屬子公司人力資源的全面了解。現今企業人事檔案管理通過利用多媒體、指紋、聲音等現代科技手段，在一定程度上彌補了紙質檔案材料的不足。企業單位在查看所需人事檔案材料時，可通過系統檢索、關鍵詞搜索等方式全面直觀了解所需人才的資料。網絡計算機技術的廣泛運用，可以為單位提供優秀、高質量的人力資源信息服務，同時提高了人事檔案管理工作者工作效率，這是當今信息技術運用對人事檔案創新管理的又一大優勢。