會計檔案管理論文匯總十篇

序論：好文章的創作是一個不斷探索和完善的過程，我們為您推薦十篇會計檔案管理論文范例，希望它們能助您一臂之力，提升您的閱讀品質，帶來更深刻的閱讀感受。

篇（1）

首先，人民銀行總行制定的《中國人民銀行會計檔案管理規定》制定時間較早，內容滯后，對檔案的立卷、保管和借閱、移交等程序規定得比較原則和籠統，隨著會計集中核算ACS系統和國庫會計TCBS系統的運行上線，形成的會計資料種類和形式發生了改變，要求對會計檔案的歸檔范圍、保管和交接等進一步明確化和規范化，原《檔案管理規定》已不能適應新形勢的需要。其次，一些基層央行對資金的管理比較重視，對會計檔案管理重視度不夠，沒有建立起一整套會計檔案立卷、歸檔、保管、借閱和銷毀等制度，會計檔案管理制度不健全。

（二）會計檔案管理意識淡薄、會計資料歸檔不完整、不及時

但在實際工作中，存在重業務管理、輕檔案管理的傾向，會計檔案管理工作作為財務工作的最后環節，并未引起業務部門的足夠重視，會計資料歸檔不完整、不及時的現象時有發生。

（三）會計檔案管理分散，存放場所不當

目前基層央行會計檔案多實行分散管理，營業部門會計、國庫會計、縣支行營業會計日常核算憑證、賬簿由地市中心支行事后監督中心集中保管，定期移交本行檔案管理部門管理，市縣兩級的財務開支檔案由會計管理部門自行保管，發行庫會計檔案由其自行保管。大多數基層央行并未建立起統一集中存放本單位所有檔案的綜合檔案室，檔案存放場所分散，存在較大的安全隱患。有的雖有專門的檔案室，但安全意識不強，沒有安裝防盜門窗設施等，防火、防潮、防蟲等設施不齊全。

（四）檔案管理電子化、網絡化程度不高，檔案利用率低

隨著現代信息技術的迅猛發展，計算機技術和網絡技術在中央銀行會計核算領域已經得到廣泛應用，電子信息正逐漸取代傳統意義上的紙質信息，會計檔案電子化、網絡化管理已是信息化時展的客觀需要。但是基層央行檔案管理基礎設施建設相對滯后，有的支行雖然有計算機和網絡，但是使用的計算機機型不一，規格不齊，沒有建立起一套既能檢索文件又能管理檔案信息的專門的檔案管理軟件系統，檔案的管理與利用遠遠適應不了檔案電子化、網絡化發展的需要，影響了基層央行檔案的利用效率。

二、強化基層央行會計檔案管理工作的建議

（一）依據總行《會計檔案管理規定》制定細化

辦法，完善會計檔案管理制度1.現行的《中國人民銀行會計檔案管理規定》內容滯后，對于會計檔案的歸檔、保管、交接等規定得比較籠統，指導性、原則性較強，可操作性差?；鶎友胄幸鶕拘械膶嶋H情況，根據新系統產生的資料種類和范圍，制定適應現時需要的、統一的、細化的實施辦法。2.整合現有會計檔案管理的相關規定，完善會計檔案管理制度。明確規定會計檔案的立卷、歸檔、借閱、保管、移交、銷毀等程序，統一指導營業會計、國庫會計、貨幣金銀會計資料等的收集、整理和歸檔，同時嚴格執行安全和保密制度，使會計檔案工作有章可循。

（二）提高會計檔案管理意識，及時整理檔案資料

各業務部門的領導和檔案管理人員，應提高會計檔案管理意識，充分重視檔案管理工作。會計核算業務完成后，要及時裝訂，保證會計資料完整。相關人員應及時按時間和流水號對會計資料進行整理、組卷，認真細致地檢查原始會計憑證是否齊全、完整，裝訂粘貼是否規范、牢固，憑證封面要素填寫是否準確全面，并確保會計資料的真實性，同時會計檔案要體現一定的美觀性。對于整理完后的會計檔案，按照《會計檔案管理辦法》的規定：“財務部門和經辦人必須按期將應當歸檔的會計檔案全部移交檔案管理部門，不得自行封包保存。檔案管理部門必須按期點收，不得推諉拒絕”，各會計部門應及時移交檔案管理部門，并認真辦理移交手續。

（三）實施會計檔案集中管理，加強硬件設施建設

會計檔案是記錄和反映基層央行經濟業務的重要史料和證據，對基層央行會計工作的開展、工作方法的改進及相關審計審核工作都有著重要的意義?；鶎友胄袘朔k公經費、用房緊張的困難，成立綜合檔案室，集中統一管理單位營業部門會計、發行會計、國庫會計和基建會計、機關文書等檔案資料，組織和提供對檔案資料的調閱、開發和利用。建立會計檔案保管的專用庫房，盡量做到防盜設施齊全，配備空調、滅火器、溫濕度計等，防止檔案損毀、丟失及泄露。嚴格檔案借閱手續，對于歸還的檔案，要認真檢查其完好性，看其有無涂改、損壞，防止會計檔案散失、抽換或缺損，確保檔案資料不丟失，不泄密。

（四）推進會計檔案電子化建設，提高會計檔案的利用效率

篇（2）

當前，許多企業建立了局域網，實現了相關會計信息的無紙化傳遞。這些雖然利于會計檔案資源共享，提高工作效率。但同時，會計工作人員只要獲得相關職責權限就可進行會計信息修改，沒有了紙質檔案的修改痕跡，使得篡改會計檔案簡單化。

(二)網絡系統存在安全隱患

目前通用網絡財務的功能主要包括:遠程報表、遠程審計、網上支付、網上催賬、網上報稅、網上銀行等。基于網絡技術，企業提高了會計文檔的多方位檢索速度，可以進行網上遠距離傳送，使會計工作變得簡單、快捷。但眾所周知，網絡病毒、黑客伺機而動，一旦計算機系統中病毒或被黑客攻擊，不僅會造成會計檔案的遺失、篡改，甚至會泄露企業的經濟信息。

(三)會計軟件升級與檔案讀取不兼容

在電子信息技術下，會計工作的錄入需要相應的電算化軟件予以支持。而會計軟件的使用，又對計算機的硬件配置提出了一定的要求，不滿足配置的計算機無法安裝或運行軟件。同時由于會計電算化的軟件升級換代很快，在不同的版本下會計數據有可能不同，有的單位沒有把會計軟件的版本及軟件系統很好地保存，造成會計電算化檔案不能被調閱。

二、完善會計檔案管理的幾點建議

(一)明確會計檔案保管路徑，設置會計檔案管理專崗

鑒于目前紙質和電子會計檔案并存的情況，企業應按會計期間、會計資料內容進行分類管理，明確保管路徑及保管形式，如電子檔案必須光盤和移動硬盤雙重存儲，以防損壞，不可讀。同時，設置會計檔案管理專崗并安排專人負責，建立會計檔案管理路徑查詢手冊，注明雙重歸檔下的存放、存儲路徑。

(二)明確會計工作權限，建立電子信息修改的備查簿

建立完善的內部控制制度，嚴格實行崗位責任制。建立電算化軟件內的會計檔案管理多用戶、分權限調用制度。對電子會計檔案的各項內容要規定不同的使用權限，如：普通數據，可較大范圍共享；機密的數據，僅供一定需要的人員使用。同時，要求會計軟件開發商，但凡登陸軟件進行操作，必留登陸痕跡，并選擇登陸任務，比如是完成新會計事項的錄入還是修改工作等。同時建立電子信息修改備查簿，對修改事項進行登記，以防私自篡改。

(三)建立內外網分級會計信息錄入機制

將局域網和外網分級使用錄入，分離授權。注重網絡的管理，建立內外網的使用準入機制。盡量不要在網絡上傳遞有關的財務數據。必須要通過網絡傳遞的，應通過添加密碼或其他加密措施保護數據的安全。

(四)注意會計軟件供應商的選擇，設置專門電子計算機維護崗

由于電子信息技術的不斷更新，經濟活動的高速發展，會計工作不是一成不變的，會計軟件也是不斷升級調整的。這就要企業在進行會計軟件供應商選擇的時候，要選擇售后完善的，技術過硬的公司，保證會計軟件在升級后，不僅能進行現有經濟業務的處理，也能對以往的會計檔案進行調取、讀取，以防電子會計檔案形同虛設，無法使用。

篇（3）

二、對于醫院經濟管理中強化會計檔案管理工作的建議

（一）醫院領導要重視會計檔案工作

醫院領導要充分認識會計檔案管理的價值，高度重視會計檔案管理工作，將醫院會計檔案管理列入醫院財務部門和檔案室工作的重點來抓，經常深入進行督導檢查。

（二）要健全并且推動會計檔案管理

責任體制，按崗負責醫院會計檔案材料的存檔工作，必須由醫院的會計工作人員親自進行，需要在醫院財務部門合理設置一些專職或兼職的會計檔案管理員，出納人員不得越權或同時執行會計檔案管理工作，對于會計檔案要及時整理存檔，集中管理保持，方便今后可以進行查詢。

（三）完善補充會計檔案管理制度

應完善醫院會計檔案查詢、復制登記制度。首先必須堅強對會計檔案的保密措施，一般情況會計檔案在數量上為單份，故務必在會計檔案的復制和相關的查詢的過程中加強管理。當所被查詢的會計檔案查詢完畢，必須及時進行收回存檔，嚴格保證會計檔案內容的嚴密。

（四）加強對會計檔案銷毀程序的監管

在會計檔案的管理中，銷毀工作絕對不可馬虎，必須嚴格按照流程來，認真執行。對于會計檔案的保管工作，一般按照時限確定分為永久性保存和規定最低保存期兩類，只有未結清的債權債務原始憑證、其他未了事項的原始憑證這種情況除外，其余只要保存期滿的會計檔案可以讓醫院檔案室和醫院會計機構一起提出銷毀意見，并且要進行銷毀明細的編制，必須清晰的列出要進行銷毀的會計檔案的所有重要信息，其中包括要決定進行銷毀的檔案的名稱、所在檔案號，冊數、起止日期、所屬卷號、應保管和已保管時間、銷毀日期等，在經單位領導審查并批準同意后按銷毀流程嚴格執行。

（五）加強會計檔案的安全性建設

篇（4）

歸檔管理的會計檔案材料是財務管理工作中直接產生的，具有原始性、唯一性的文件材料，按照法定程序收集整理歸檔以后，更具有系統性和連貫性，成為可以作為法庭證據的依據性材料。為了保證會計檔案管理的合法有效，國家不僅在《會計法》中對會計檔案的管理做出了明確規范，并且專門制定、頒布了《會計檔案管理辦法》予以規范，這在其他門類檔案中是不多見的。在此基礎上，各個大型國有企業包括我公司在內都制訂了專門的會計檔案管理制度，使會計檔案成為企業檔案管理中最為規范、明確、高效的門類之一。

(二)來源的特殊性

由于企業的自身特點，使檔案管理的前期階段，即歸檔材料的形成、積累，歸檔前整理和按時移交，成為檔案管理中最難以規范化管理的階段。因為歸檔材料的形成主體成分眾多，素質參差不齊；歸檔材料產生的時間、處所及環境條件各異，所以歸檔材料質量的可控性較難提高，會計檔案的來源同樣存在這些問題。雖然會計檔案歸檔材料是由專業的會計機構及會計人員移交給檔案部門，而且在移交歸檔前進行過審查，但是會計憑證來源各異，數量繁多；會計賬簿專業性強，分類嚴格；其他會計資料種類繁雜，難以準確分辨，這些特點在其它門類的檔案中都是不多見的。此外，對于會計檔案歸檔材料積累、整理方法、質量及歸檔時間界定等要素均有明確、嚴格的規定，同樣也有別于其它門類檔案。在歸檔時間上，當年的會計檔案在會計年度終了后由財務部門自行保管一年，待下一個年度才移交歸檔；在整理方法上，會計檔案歸檔材料是由會計人員而不是檔案人員負責組卷及裝訂，以確保卷內文件材料的有機聯系。

(三)管理的特殊性

會計檔案是經濟活動的直接憑證，與企業經濟活動的聯系非常緊密。因此，會計檔案歸檔范圍必須涵蓋經濟活動的全過程，必須如實反映經濟活動各環節之間的客觀聯系，這就要求會計檔案管理人員必須對企業財務部門和會計人員的業務工作有一定程度的了解并積極配合；會計檔案歸檔材料種類多樣，壽命周期長短各異，保管期限各不相同，有3年、5年、10年、15年、25年和永久等六個檔次，這是會計檔案獨有的特點；由于會計檔案數量多，特別是短期保存的數量大，需要經常進行價值鑒定和及時銷毀。在我公司，只有會計檔案能夠做到定期組織進行鑒定、銷毀。這些方面均與其他門類檔案有明顯區別。

(四)利用的特殊性

由于會計檔案涉及企業的經濟利益，具有明顯的經濟價值和嚴格的保密要求，必須依法依規嚴格管理，無關人員不應當接觸。因此要求企業檔案部門做出適應會計檔案自身特點的專門規定，對利用會計檔案的主體、時間、地點及管理要求做出明確、細致的要求。要對利用者的資格進行限制和審查，采取措施保證在利用會計檔案的過程中不致造成失密、泄密，要規定明確的利用程序并對整個利用過程實行嚴格有效的監督管理，在確保館藏會計檔案完整與安全的前提下，積極開發館藏會計檔案信息資源。

(五)信息化管理的特殊性

自2005年我公司檔案信息化建設起步以來，由于各門類檔案信息化建設難度不一，因此進展步伐也各不相同，而會計檔案信息化就是其點比較鮮明的一類。可以說，會計檔案信息化建設的速度是最快的，又是最慢的。所謂進度最快，即會計檔案是最先完成案卷目錄數據庫建設的門類；所謂進度最慢，即直到今天，我們也沒有完成會計檔案卷內目錄數據庫的建設，更不用說檔案全文數據庫建設了。事實上，會計檔案本身的特點已經決定，后兩個數據庫的建設既沒有必要性也沒有可行性。這個特點與其它門類檔案數據庫建設工作日新月異的局面形成鮮明的對比。

二、企業會計檔案管理的實用方法

(一)企業會計檔案管理制度的建立和實施控制

會計檔案和其它各門類檔案一樣，必須依法管理，堅持“照制度辦事，按程序操作”的要求。

1.在制度建設方面應當抓好三個層次的工作：一是制訂專門的會計檔案管理制度；二是在國家相關法規修訂、企業實際情況變化等情況下，應及時對會計檔案管理制度進行修訂；三是在實際工作中，應逐步建立健全會計檔案接收、管理、利用和鑒定銷毀的具體操作程序，使會計檔案的管理真正處于有規可依、有章可循的良性環境。

2.在制度落實方面，要采取有力措施保證管理制度的有效實施和閉環控制，確保管理制度落到實處。應當做到三個納入：一是將檔案管理制度（包括會計檔案管理制度）納入企業的管理制度體系，確保檔案管理制度的效力；二是將檔案管理制度的內容納入職工培訓課程，確保檔案管理制度的宣傳貫徹；三是將檔案管理制度的實施納入企業的經濟責任制考核范圍，與各單位的工作績效掛鉤，這樣才能確保檔案管理制度的切實執行。

(二)企業會計檔案材料的歸檔前控制

歸檔前控制是檔案管理工作的一個重要環節，也是一個容易被忽視的環節，在會計檔案管理工作中同樣如此。因為會計檔案在歸檔之前都是由專業會計人員管理，往往使檔案人員產生“會計檔案是歸檔前管理最規范的一類檔案”的慣性思維，從而放松對會計檔案材料的歸檔前控制。我們在長期的管理實踐中認識到，會計檔案管理人員必須提高對歸檔前控制這個環節重要性的認識，必須采取有效手段確保檔案歸檔環節的質量和效率。會計檔案材料的歸檔前控制主要包括三個方面的內容。首先是對歸檔材料進行現狀調研，切實掌握歸檔單位分管領導及責任人是否有變化，弄清應歸檔材料的數量及保管現狀，以及可能影響歸檔工作進度與質量的其它情況，做到心中有數；其次是要與歸檔單位的領導及責任人保持溝通，建立經常、及時、良性的信息交流；第三是針對調研中發現的問題進行有的放矢的業務指導，包括宣傳會計檔案管理法規與制度，傳授歸檔材料組卷、裝訂及保管的方法與要求，共同商討解決問題的思路與辦法等等，特別是在歸檔單位責任人員發生變動后，這項工作的重要性更是不言而喻。一般來說，歸檔前管理工作越及時、主動、細致，會計檔案材料的接收歸檔工作就會越順利。

(三)企業會計檔案材料的接收歸檔

會計檔案的接收歸檔工作是會計檔案規范化管理不可缺少的基礎環節，必須按照“規范、明確、高效”的要求有序進行。從上世紀九十年代末期開始，我們就逐漸摸索出一套行之有效的工作程序。每年剛過春節，我們就開始與歸檔單位溝通，在充分協商的基礎上制訂印發當年的會計檔案歸檔計劃，確定各單位的歸檔次序、時間安排、歸檔材料內容、歸檔手續以及聯系方式，當然每年都要不厭其煩地重申歸檔要求，以保證歸檔計劃的可執行性。然后就是為歸檔材料的進館做好必要的準備，包括柜架的規劃安排、位置調整、裝具準備等各項工作，在此期間往往還要關注與指導歸檔單位制作歸檔材料交接清單的進度與質量。會計檔案歸檔材料的接收工作既是技術活也是體力活。按照交接清單逐卷清點，核對名稱、編號、數量，精神高度集中，不敢稍有懈怠；一卷檔案不過一兩斤重，但是要連續將幾千卷檔案在短時間內進行清點、搬運、消毒、上架，不僅要求有較強的手腦協調能力，還要求有較好的身體素質。

(四)企業會計檔案的安全保護

會計檔案接收入庫以后，雖然組卷、裝訂環節的工作已由會計人員完成，但是仍然有許多管理工作要做。首先是歸檔材料的清潔消毒就與其它檔案不同，其它檔案都是先消毒后裝訂，文件材料之間的間隙大而松散，臭氧氣體容易進入，消毒時間不需要太長；而會計檔案是已經裝訂完畢然后消毒，臭氧氣體難以順利進入紙張之間，不但要求檔案在消毒柜中翻開擺放，還要適當降低檔案的擺放密度，適當延長消毒時間，使消毒殺菌盡可能徹底。其次是會計檔案的裝具即卷盒種類多、規格多。會計憑證、會計賬簿和會計報表的外形尺寸各不相同，因此除了會計報表與其它會計材料采用各門類檔案通用的卷盒外，我們還專門為會計憑證與會計賬簿量身定做了不同規格的卷盒。第三，會計檔案的保護、保密管理要求高。我公司于2013年為會計檔案庫房安裝了帶指紋鎖的門禁系統，改進了防盜實時監控系統，進一步提高了會計檔案的安全防護水平。此外，還有會計檔案案卷封面、脊背、卷內目錄和備考表的制作；總賬、分類賬和檢索工具的建立；由于檔案鑒定、銷毀而形成柜架空間，必須經常進行倒架調整，比其它檔案管理頻繁得多；會計檔案的數量最多，庫房面積最大，日常清潔衛生工作量也最大。這些工作看起來瑣碎，但是缺一不可。

(五)企業會計檔案的利用管理

利用會計檔案最重要的就是要把握好開發檔案信息資源與保障檔案完整安全這兩者之間的辯證關系。首先，利用會計檔案的主體必須是持證上崗的專業會計人員，因此檔案部門應當掌握本企業的持證會計人員名單，并且定期與財務管理部進行溝通，對名單進行更新；其次，利用會計檔案必須事先經公司財務部領導書面批準，并有檔案部門領導簽字確認，以確保利用的目的是因工作需要；第三，利用會計檔案必須在檔案部門設置的專用閱檔室內進行，必須有會計檔案管理人員現場服務，閱檔室內還應當配備監控攝像頭、電話等必要設施；第四，如果需要復制檔案，必須在審批手續中明確說明，并由會計檔案管理人員在檔案部門內部進行。

(六)企業會計檔案的鑒定及銷毀

到期會計檔案的鑒定銷毀是會計檔案管理的最終環節，也是考驗一個檔案工作者素質的試金石。美國國家檔案館前館長、著名檔案學家巴克先生曾經告誡我們：“人類的檔案遺產具有唯一性，不論由于何種原因失去其中任何一部分，都是整個人類的損失。”這句話成為我們每次鑒定銷毀工作之前必須重溫的信條。為了確保會計檔案鑒定銷毀工作的質量，首先必須組織鑒定工作小組，由企業總會計師擔任組長，財務部門、檔案部門領導及相關工作人員參加。其次應由檔案人員制作案卷級鑒定清冊，并確保清冊的內容與提交鑒定的檔案在順序、數量、內容各方面準確對應。第三，采用逐卷鑒定的方法對到期的會計檔案進行價值鑒定。在鑒定前，應要求參加鑒定的會計人員事先做好相應準備，對提交鑒定的檔案是否涉及未辦結的債權債務，是否涉及正在辦理的違法違紀案件等內容要心中有數，以免造成珍貴證據的滅失。第四，鑒定工作結束后，檔案管理人員要按照鑒定結論，將經過鑒定的檔案分為兩個部分，對應當繼續保存的檔案重新標識、消毒、回庫；對應當銷毀的檔案建立銷毀清冊，辦理審批手續后，送到有資質的銷毀單位，采用化紙漿的方式進行銷毀。最后，將銷毀清冊等鑒定工作資料完成簽字手續后，及時歸檔，永久保存。

(七)企業會計檔案信息化建設要點

我們必須清醒地認識到，無論會計檔案有什么樣的特殊性，信息化建設都是會計檔案管理的必由之路，這是不以我們意志為轉移的客觀規律。首先，扎實的檔案管理基礎工作是信息化建設不可缺少的前提條件；其次，會計檔案信息化建設應當是企業檔案信息化建設的有機組成部分，并且應與整個企業的信息化建設同步進行；第三，會計檔案信息化建設應當適應企業財務會計信息化建設的實際情況，遵循其自身的客觀規律，實事求是地進行。我們的設想是，對于會計賬簿類，數據庫建設到案卷級；在其他三個類別中，對于已經歸檔的檔案，數據庫建設到案卷級，對于今后歸檔的檔案，在財政部下發的《企業會計信息化工作方案》正式實施后，根據實際情況，可能直接建設全文數據庫。因為這個方案將對現行的會計檔案形成方式和載體形式做出重要調整：除會計憑證類繼續采用紙質載體外，其它三類材料即會計賬簿類、會計報表類和其它會計材料類都將可能全部或者大部分采用電子載體，不再采用紙質載體。這必將會使會計檔案管理工作發生相當大的變革，我們應當盡早做好相關準備工作，以適應形勢發展的需要。

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一、軍隊財務檔案管理信息化的緊要性

在軍隊信息化建設的過程中以及未來的信息化戰爭中，財務保障范圍的拓展和管理要求的提高，迫切需要財務檔案管理手段的變革和管理效能的提高。建設電子財務檔案，實現財務檔案的網絡化管理，是搞好軍隊財務檔案管理的必然選擇。

軍隊財務檔案快速向信息量大、時效性強、查閱頻繁的方向發展，對傳統的財務檔案管理手段和方法提出了嚴峻挑戰。隨著國家和軍隊財政經濟工作的不斷發展，財務法規、標準的變化越來越頻繁，甚至某些科目的經費標準一年內進行幾次調整；各種指標、標準，每年都可能變；各種會計帳簿、報表、決算每年都有不同的內容，同時要求不但反映當年度經費活動情況，并且可能反映上年、下年或若干年的經費活動情況；各種標準劃分越來越細，項目越來越雜，如軍隊干部工資標準1980年前只有24個，而現在猛增了十幾倍之多，各類補助項目也有數十個，信息采集的工作量日益增大。這些都給軍隊財務檔案管理工作增加了難度。在財務檔案的查閱方面，總部定期出版《財務標準制度匯編》和《財務文件匯編》，這確實解決了檔案管理中的不少問題，但是，這些匯編資料缺乏全面性、連續性和時效性，一些標準或制度很快過時而又得不到及時刷新，重新整理出版的周期長，往往是計劃趕不上變化，而且又要消耗大量人力和財力。

電子財務檔案具有無可比擬的優點，能夠很好地適應軍隊財務檔案的發展需求。電子財務檔案是指存貯于磁盤、光盤等電子介質中的各種票據、憑證、賬簿、報表等財務數據資料。較之傳統的財務檔案，電子財務檔案有許多特點：電子財務檔案易于修正、拷貝和重置，便于糾錯、攜帶和傳遞；電子財務檔案的存貯形式多樣，既可以存貯于軟盤、硬盤、光盤中，也可以打印輸出到紙質材料中；電子財務檔案便于計算、分析，快捷獲得所需結果。如果電子財務檔案上網，通過計算機操作和網絡交流，不僅滿足了日常條件查詢、統計分析、制作數據報表、開展數據交換的需要，達到檔案信息資源共享、無紙化查閱和方便快捷的目的，節約了辦公成本，避免了原始檔案由于頻繁翻閱而帶來的磨損，還有利于專業管理，便于檔案資源的統一整合，極大地提高了工作效率和工作質量。

正如上面所述，電子財務檔案或財務檔案信息化有很多優點，但也有不足的一面。如，具有系統依賴性，即需要一定的軟硬件環境支持，只能在特定的條件下才能打開，不具備傳統檔案的直接可視性，還具有易遭毀損、難查痕跡的特點，因此，即使實現了財務檔案管理的信息化，在歸檔中也需要實行所謂的“雙套制”，即將同一份檔案的紙質版和電子版同時歸檔。

二、軍隊財務檔案管理信息化的主要內容

一是搞好數據的挖掘和整理，建好數據庫，并及時采集動態數據。檔案信息的數字化是整個檔案管理信息化的基礎，其他的一切工作都是建立在此基礎之上。傳統的檔案大都以紙質為載體，實現檔案管理的信息化，必須向數字化檔案管理轉變。未來的財務檔案室就是財務檔案的數據采集源泉和基地，是數據存儲、管理、處理、查詢、檢索、傳遞的數字化信息服務工作基地。在財務檔案數字化的基礎上，必須建立軍隊財務檔案數據庫，可以按軍隊財務檔案的內容分類建立若干個主要的數據庫，如按標準制度、原始憑證、會計帳簿、指標文件、工作資料等等，建立幾個主要基本數據庫。數據庫一經建立，立即著手數據的錄入，將本單位的財務檔案資料都錄入計算機。轉二是搞好財務檔案信息網絡建設，提高檔案使用效率。檔案的最大價值在于利用,檔案管理信息化的實現將為檔案信息的充分利用提供廣闊天地。建立完善的財務檔案信息網絡，一方面可以將業務上級的文檔，以及本級各單位的相關文件直接進入或轉換進入檔案數據庫,減少檔案人員的重復錄入工作,保證檔案信息的完整性。另一方面也可以實行聯機公共目錄查詢、光盤遠程檢索服務，也可以通過電子郵件或BBS等方式開展財務檔案信息咨詢?？傊W絡財務檔案的在線管理和使用功能，可以大大減少檔案在形成、調閱上的時空差，實現財務檔案管理由靜態管理向動態管理的跨越，整合財力資源、人力資源，提高財務檔案管理能力和質量。

三是搞好財務檔案管理輔助決策系統建設，做到定量分析與定性分析相結合，科學管理使用檔案。財務檔案信息通過采集整理和網絡傳輸，最終要提供給各級領導、決策部門、財務人員處理和運用。由于信息量大、保障要求高，僅憑有關人員的經驗來處理問題是不行的，必須依賴于先進的、智能化程度較高的輔助決策系統。以管理科學、計算機科學、行為科學和控制論為基礎，以計算機技術、人工智能技術、經濟數學等為手段，建立決策支持系統。該系統能對一個問題提出多種方案，并對方案進行比較、分析和優化，最大限度地提高財務保障的決策水平和決策質量。

三、軍隊財務檔案管理信息化的基本措施

財務檔案管理信息化是一項系統工程，涉及到管理、技術、人員、資金等多方面的問題，具有一定的復雜性，需要統籌考慮。

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會計檔案數字化管理在實際使用中最為明顯的優勢，就是可以提高其管理效率和使用效率。由于它是利用計算機設備和各種網絡技術進行數據錄入、傳送和存儲的，所以，在數據信息的更改、修正、復制和重置等一系列相關處理問題上變得十分快捷和方便。同時，由于會計檔案數字化存儲磁介質自身的特點，使得會計數字化檔案的體積盡管很小，但其數據容量卻很大，存儲空間也變得異常巨大，可以存儲非常多的會計檔案數據信息。會計數字化檔案的這些突出特點，使得其在實際工作中的管理效率和使用效率大為提高，從而可以極大地節省管理和處理時間，從而非常明顯地提高了管理和使用效率。

2.有利于實現會計檔案信息資源的資源共享。

由于會計檔案數字化管理是建立在會計檔案的數字化建設、網絡化建設基礎之上的，強大的網絡體系使得會計檔案數字化管理很方便地就可以實現會計檔案信息資源的共享共用。會計檔案的各類、各級需求用戶只需要根據系統所提供的用戶權限，就可以通過網絡順利地直接訪問會計檔案數字化管理資源庫。用戶可以根據自己的需要進行會計檔案信息資源的各種查詢、調檔、下載、獲取、傳送、存儲和相關利用，從而實現了會計檔案信息資源的共享共用。

二、會計檔案數字化管理的措施

1.實現內部、外部、物流和資金流會計檔案的數字化采集與處理。

對于單位內部會計檔案的數字化采集和處理，由于僅限于單位內部數據的流通，因此相對比較簡單，工作流程也一目了然，一般是通過相應的會計數字化管理軟件進行原始單據和憑證的數字化收集與處理。對于單位外部會計檔案的數字化采集和處理，由于涉及到單位與單位之間，以及單位與相關上級管理機關之間的會計數據信息交換與傳送，因此，需要進行嚴格的會計檔案數據信息數字化采集與處理，目的是為了實現會計檔案數字化數據的順利傳送與交換。對于物流環節的會計檔案數據，在數字化采集與處理過程中，可以充分利用先進的數字化識別技術，如OCR圖像識別技術和RFID無線射頻識別技術，以及物聯網技術等現代化的技術方法，將其存儲于會計檔案數據庫中。

2.建立會計檔案數字化管理的標準和原則。

通過會計檔案數字化管理信息系統對內部、外部、物流和資金流會計檔案進行數字化采集與處理后，為保證會計檔案數據信息統一規范，便于數字化管理，還需要制定統一的會計檔案數字化數據標準，便于數字化會計檔案數據信息的自由統一交換與和傳遞。會計檔案數字化數據標準的基礎是確保會計檔案數據信息的真實性、原始性和實用性。真實性是要確保會計檔案數據與內容的真實可靠，因為數字化檔案僅是在檔案處理方法和手段上進行了改變，它所反映的檔案內容是不應有任何變化的。原始性是指有時用戶需要具有原始性特征的會計檔案，需要通過數字化手段保留下會計檔案的原貌狀況，確保會計檔案數字化數據和信息經得起真偽辨識，以及對數據和文字信息的?？?，最終確保處理和存儲的會計檔案數字化數據信息內容與原件相互對應與吻合，防止出現數據信息和文件的不一致或損毀情況。

3.建立會計檔案網絡報銷系統。

網上報銷系統是基于互聯網或各類單位內部網絡的實時在線報銷系統。這種系統的優勢是將紙質的簽字和審批形式轉換為網絡化的審核形式，它的最大優勢，一則可以實現現代化管理。會計原始單據報銷實現網絡化管理，便于利用計算機和網絡進行數字化數據采集和處理，便于進行數據統計與計算。二則可以提高工作效率。它可以簡化會計報銷流程，可以極大地節省報銷人和各級相關審核領導用于報銷流程的時間和精力，從而可以大大提高工作效率。三則快速查詢。它不僅便于用戶對于自己報銷歷史記錄、借還款記錄和工資信息等內容的快速查詢，也便于相關管理人員對于會計報銷流程、各單位資金使用情況，以及各類資金使用情況的快速查詢。四則確保了會計檔案數據的準確性。這是由于網上報銷系統將所有已經通過審批的會計報銷數據信息導入到財務處理模塊，實現了與主流財務系統的無縫對接，因此，可以確保會計報銷數據的準確性。

4.建立會計檔案數字化管理系統。

會計檔案數字化管理系統是由若干子系統組成的，包括會計檔案管理子系統、智能核算信息轉換子系統、數據光盤生成子系統和檔案數據獨立查詢子系統，他們分別具有檔案案卷管理、財務文檔管理、財務數據轉換、報表數據轉換、固定資產數據轉換、生成數據光盤、生成存儲數據和檔案查詢等主要功能。通過核算數據轉換和檔案管理功能，可以有效地解決在不同的歷史時期，以及采用不同的會計檔案管理方式所帶來的歷史數據整合，從而保障各種會計檔案數字化信息資源在系統中得以體現和反映。會計檔案數字化信息數據庫，可以將紙質的會計檔案數據信息轉化為會計檔案數字化管理信息系統中的數據信息，并通過采用權限設置、密碼保護和身份驗證等保密措施加以利用。

5.實現會計檔案數字化信息資源的區別共享。

會計檔案的存在價值更多地要體現在利用上，這種利用不僅包括本單位用戶的利用，還應該包括相關單位用戶，甚至更大范圍內的共享利用，這就需要實現會計檔案數字化信息的資源共享。在互聯網時代，無法實現資源共享的會計檔案，其存在和利用價值將會大打折扣。當然，資源共享并非意味著可以任意地、無限制地濫用，而是在遵循相應的會計檔案資源利用規定的前提下，合法、合理、有效地加以利用。如可以根據各單位的不同具體情況，對會計檔案數字化資源實行分級、分網、分權限地共享利用?？梢詫⒖少Y源共享的用戶劃分為會計人員、會計檔案管理人員、上級管理人員、財務部門主管、其他個人用戶，他們根據自己所擁有的相應權限，可以利用相應的會計檔案數字化信息資源。

三、會計檔案數字化管理的安全保障

1.重視會計檔案數字化系統的安全管理。

在實現會計檔案數字化管理的工作過程和服務過程中，要將安全管理放在重要位置，強化安全意識，采取安全措施，進行安全風險評估，建立一整套安全標準體系。隨著21世紀逐漸進入到信息時代、互聯網時代、大數據時代、云計算時代，計算機技術、互聯網技術、云存儲技術、大數據挖掘技術的有機融合，都為會計檔案數字化資源的獲取、存儲、傳播和使用帶來了巨大的便利。然而，科學技術是一把雙刃劍，有一利必有一弊，在會計檔案數字化資源巨大便利性的同時，隨之而來的則是檔案資源信息的安全患。因此，為了防患于未然，需要加強對會計檔案數字化管理過程中的安全管理。當然，任何安全措施都具有相對性，絕對安全的防范措施是很難實現的，只有采取多重安全保護措施，才可以將會計檔案數字化資源的安全性盡可能地提高。

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一電算化會計檔案的特點

會計電算化就是以電子計算機為主的當代電子枝術和信息技術應用到會計實務中的簡稱，是用電子計算機代替人工記賬、報賬，以及部分替代人腦完成對會計信息的分析、預測、決策的過程。其特點如下：

1、載體的變化。根據《會計檔案管理辦法》規定，采用電子計算機進行會計核算的單位，不僅要保存電子會計數據，而且應當保存打印出的紙質會計檔案。這就使得電算化會計檔案擁有了雙重的載體，即傳統意義上的會計檔案與包括存儲在計算機硬盤中的會計數據、以其他磁性介質或光盤存儲的會計數據等形式在內的電子會計檔案。

2、電子會計檔案載體性質的特點。電子會計檔案必須在特定的計算機硬件與軟件系統環境中才可視；電子檔案易被修改；電子檔案的保存受到載體本身的質量、存放環境、存儲信息有效期等因素影響。

3、電算化會計檔案在工作中的特點。在傳統的手工操作條件下，在工作中具有保存價值的檔案資料僅指那些反映經濟業務的會計憑證、會計賬簿、會計報表及有關的附屬資料。實行會計電算化以后，財務人員首先需要設計能被計算機識讀的程序文件、數據結構文件以及各種代碼，然后，才能借助計算機進行會計核算處理。這些程序文件、數據結構文件以及各種代碼既是電算化會計運行的前提條件，又是保證電算化會計正常運轉的查詢資料，所以，必須作為電算化會計檔案的特殊部分予以保存。

4、電算化會計工作對工作人員素質的要求。電算化會計檔案管理要求從事人員不僅要熟悉計算機操作和維護知識，同時，對個人安全操作使用提出了新的需要。

二、當前企業電算化會計檔案管理中存在的問題

1、會計檔案載體的雙重性。企業領導和財會人對會計電算檔案的組成內容不甚了解，一些企業只將打印出的紙質檔案存檔，而沒有將存儲在計算機中的會計信息備份在磁性介質上歸檔保存，從而影響了會計檔案的完整性。

2、電算化會計檔案性質延伸的問題。有的企業沒有將會計軟件的版式及軟件系統很好地保存，導致在電算化軟件升級后，不同版本下的會計數據不能被調用；沒有按照國家檔案局規定的庫房管理標準，建立專門的電算化會計檔案保護制度；未選擇質量優良的磁盤介質進行會計檔案數據備份，未實行備用盤與存儲盤分離存放，導致電子數據因此損壞或丟失。

3、管理制度不完善。沒有完善的管理制度和工作人員的職責，會計檔案的人為破壞和自然損壞現象可能會發生。

4、缺乏必要的計算機維護、網絡安全人才。一般單位只注意到對會計人員的培訓，忽視對計算機和網絡的維護。

三、改善電算化會計檔案管理的方法

1、完善硬件設施。提供環境清潔與溫濕度穩定適宜的專用會計檔案存放倉庫；配備具有高清晰度打印能力的激光或噴墨打印機，作為紙質會計檔案的輸出工具；選用功能符合本單位實際業務的電算會計軟件，強化系統安全防護功能，如對聯網電腦進行定期的補丁維護，避免會計檔案泄密或被人為修改。

2、完善電算化會計檔案管理制度。一是建立電算化會計檔案歸檔制度。會計電算化工作開發和使用的全套文檔資料及軟件程序，都應作為會計檔案保管。會計數據在未打印成書面形式輸出之前，應妥善保管并備份。二是建立電算化會計檔案的保管制度。選擇優質的磁盤介質進行會計檔案數據備份，備用盤與儲存盤分離存放。做好防壓、防塵、防光、防腐蝕工作。按分類和一定順序對數據磁盤、光盤的著錄等電子會計檔案進行編號，標明時間和文件內容，制作檔案管理文件卡片。三是建立嚴格的借閱制度。查閱會計檔案，要嚴格辦理借閱手續。四是建立定期備份制度。

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企業檔案是企業發展的真實記錄，它承載了一個企業的興衰記憶和發展歷程，是一項維護企業歷史真實面貌的工作，是企業經濟效益的需要，同時也是社會效益的需要。企業檔案收集是企業檔案的基石，它直接影響著檔案的完整，并體現企業檔案的管理水平。企業如果沒有資料的收集，企業檔案部門也就無所謂檔案的整理、保管、鑒定、統計和開發利用工作。因此，檔案收集工作，是檔案部門開展一系列工作的前提。企業檔案有文書檔案、科技檔案、會計檔案和人事檔案等部分組成。在這里我淺說化工企業科技檔案方面的收集工作。一個企業如要更好完整、準確、系統地做好科技檔案的收集工作，本人認為要做好如下幾點：

一、積極開展各種形式的宣傳活動，提高全員、特別是管理層的檔案管理意識，取得管理層的高度重視和支持

為確保歸檔的順利，各企業應根據《檔案法》、《科技檔案工作條例》等相關的法規、條例，制定企業相應的科技檔案管理辦法，明確崗位職責及相應的歸檔流程，規范科技檔案的工作程序和管理要求。

企業科技檔案是保存備查的直接記述和反映科技生產活動的科技文件，科技檔案是直接反映企業生產、建設、科技和設計活動的直接記錄，歸檔保存的科技文件材料，是把人們在生產、建設、科研和設計等工作中形成的科技文件材料通過各有關單位、生產技術部門集中收集而成的。然而企業科技檔案所能產生的效益的隱蔽性很強，難以計量，不能為企業代來直接效益，也難以立刻見到效益，容易造成企業管理層對科技檔案的收集忽略。這就要檔案管理部門利用多種形式宣傳檔案法規、檔案知識，增強檔案意識，使全體員工都認識到檔案的價值。使管理層懂得重視和做好企業科技檔案管理工作，是對企業歷史負責，為企業實現服務、替企業未來著想，才能更好的使企業得到發展，以得到管理層的更多的理解和重視。

二、檔案部門對檔案的收集要做到事前介入

生產設備檔案是企業的生產的中樞，它記載了設備的結構、性能及其管理使用、維修過程的科技檔案。設備是否能正常運行，在于設備的維護與管理，設備的維護與管理依賴于設備檔案的準確數據。檔案技術人員要參與生產管理，對進入企業的各種設備。檔案管理人員要參加開箱驗收，并做好驗收和缺陷記錄，收集原始資料。特別是對化工企業的鍋、容、管、特設備及主要生產設備應根據設備開箱清單逐項進行驗收。例如：鍋爐設備開箱的驗收主要有鍋爐質量證明書、使用說明書、工業鍋爐內部檢驗報告、鍋爐外部檢驗報告、各種合格證、鍋爐強度計算書、圖紙、整（組）裝鍋爐安裝監督檢驗報告、安全閥檢驗報告、鍋爐安裝質量證明書。壓力容器設備主要有壓力容器產品質量證明書、設備銘牌、鍋爐壓力容器產品安全性能監督檢驗證書、圖紙等。都是企業申請使用登記的基礎材料。企業管理論文如果收集的不全、不仔細，會給企業的辦證使用代來很大的不便。

在參加設備開箱驗收進行資料收集時，檔案人員不僅要認真、仔細的收集，還要了解這些設備的性能，了解它們的原理，了解它們的用途。這樣才能保證檔案資料的齊全、完整、適應企業利用的需要。同時，根據生產技術人員的需要將設備說明書復印成冊分發給生產部門和技術部門，供生產人員和技術人員參考。還要幫助、指導設備技術部門建立、建全設備技術檔案。要做到專業管理與群眾管理相結合。技術管理與經濟管理相結合。

三、對企業科技檔案的收集要做到事中控制

在各生產、技術部門的協助下，才能使收集資料的工作做到及時、準確、完整。平時的收集工作決定資料收集的完整性。生產技術部門不是專業的檔案管理部門，平時往往不太重視歸檔材料的積累和保管，要歸檔時臨時設派人員收集整理文件材料，造成一些需要收集的資料未能收集完整。企業在生產過程中檢查、中修、大修、更換、改造中等都產生大量檔案資料、圖紙資料以及在工程施工過程中產生的施工記錄、工程項目的報告等材料，這些都是反映企業發展狀況的具體憑證和很有保存價值的原始記錄，這都是靠工程技術人員平時的收集來完成；還有部分工程技術人員擔心科技資料交接到檔案局部門后，自己今后利用不方便或為了在工作中自己有的過人表現而封閉技術不愿交出某些關鍵性的技術材料。使得檔案的完整性得不到保障。這要求檔案技術人員在整個生產過程中定期對生產部門提供監督和幫助。宣傳《中華人民共和國檔案法》，強化部門和工程技術人員的檔案意識，使每位技術人員把科技材料的歸檔看作自己的職責和義務。避免關鍵性技術資料由于保管不善和應歸檔而未歸檔造成檔案資料缺失的現象發生。同時檔案技術人員就必需了解工程的性質以及設備性能，掌握工程技術專業的相關基本知識。制定工程資料收集的大綱和具體范圍，避免了移交單位人的主觀移交，使接收的檔案內容不全和形式單一的現象得到改善。

四、對企業科技檔案的收集要做到事后核查和驗收把關

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為確保歸檔的順利,各企業應根據《檔案法》、《科技檔案工作條例》等相關的法規、條例,制定企業相應的科技檔案管理辦法,明確崗位職責及相應的歸檔流程,規范科技檔案的工作程序和管理要求。

企業科技檔案是保存備查的直接記述和反映科技生產活動的科技文件,科技檔案是直接反映企業生產、建設、科技和設計活動的直接記錄,歸檔保存的科技文件材料,是把人們在生產、建設、科研和設計等工作中形成的科技文件材料通過各有關單位、生產技術部門集中收集而成的。然而企業科技檔案所能產生的效益的隱蔽性很強,難以計量,不能為企業代來直接效益,也難以立刻見到效益,容易造成企業管理層對科技檔案的收集忽略。這就要檔案管理部門利用多種形式宣傳檔案法規、檔案知識,增強檔案意識,使全體員工都認識到檔案的價值。使管理層懂得重視和做好企業科技檔案管理工作,是對企業歷史負責,為企業實現服務、替企業未來著想,才能更好的使企業得到發展,以得到管理層的更多的理解和重視。

二、檔案部門對檔案的收集要做到事前介入

生產設備檔案是企業的生產的中樞,它記載了設備的結構、性能及其管理使用、維修過程的科技檔案。設備是否能正常運行,在于設備的維護與管理,設備的維護與管理依賴于設備檔案的準確數據。檔案技術人員要參與生產管理,對進入企業的各種設備。檔案管理人員要參加開箱驗收,并做好驗收和缺陷記錄,收集原始資料。特別是對化工企業的鍋、容、管、特設備及主要生產設備應根據設備開箱清單逐項進行驗收。例如:鍋爐設備開箱的驗收主要有鍋爐質量證明書、使用說明書、工業鍋爐內部檢驗報告、鍋爐外部檢驗報告、各種合格證、鍋爐強度計算書、圖紙、整(組)裝鍋爐安裝監督檢驗報告、安全閥檢驗報告、鍋爐安裝質量證明書。壓力容器設備主要有壓力容器產品質量證明書、設備銘牌、鍋爐壓力容器產品安全性能監督檢驗證書、圖紙等。都是企業申請使用登記的基礎材料。企業管理論文如果收集的不全、不仔細,會給企業的辦證使用代來很大的不便。

在參加設備開箱驗收進行資料收集時,檔案人員不僅要認真、仔細的收集,還要了解這些設備的性能,了解它們的原理,了解它們的用途。這樣才能保證檔案資料的齊全、完整、適應企業利用的需要。同時,根據生產技術人員的需要將設備說明書復印成冊分發給生產部門和技術部門,供生產人員和技術人員參考。還要幫助、指導設備技術部門建立、建全設備技術檔案。要做到專業管理與群眾管理相結合。技術管理與經濟管理相結合。

三、對企業科技檔案的收集要做到事中控制

在各生產、技術部門的協助下,才能使收集資料的工作做到及時、準確、完整。平時的收集工作決定資料收集的完整性。生產技術部門不是專業的檔案管理部門,平時往往不太重視歸檔材料的積累和保管,要歸檔時臨時設派人員收集整理文件材料,造成一些需要收集的資料未能收集完整。企業在生產過程中檢查、中修、大修、更換、改造中等都產生大量檔案資料、圖紙資料以及在工程施工過程中產生的施工記錄、工程項目的報告等材料,這些都是反映企業發展狀況的具體憑證和很有保存價值的原始記錄,這都是靠工程技術人員平時的收集來完成;還有部分工程技術人員擔心科技資料交接到檔案局部門后,自己今后利用不方便或為了在工作中自己有的過人表現而封閉技術不愿交出某些關鍵性的技術材料。使得檔案的完整性得不到保障。這要求檔案技術人員在整個生產過程中定期對生產部門提供監督和幫助。宣傳《中華人民共和國檔案法》,強化部門和工程技術人員的檔案意識,使每位技術人員把科技材料的歸檔看作自己的職責和義務。避免關鍵性技術資料由于保管不善和應歸檔而未歸檔造成檔案資料缺失的現象發生。同時檔案技術人員就必需了解工程的性質以及設備性能,掌握工程技術專業的相關基本知識。制定工程資料收集的大綱和具體范圍,避免了移交單位人的主觀移交,使接收的檔案內容不全和形式單一的現象得到改善。

四、對企業科技檔案的收集要做到事后核查和驗收把關

在收集過程中,不僅要收集主要檔案,還要收集次要檔案,從而保證檔案的完整性。另外,在收集的過程中,還要注意收集的有效性,不是有文必檔。做到精密、準確地收集每一份資料,體現收集檔案的準確性。