學校檔案管理匯總十篇

序論：好文章的創作是一個不斷探索和完善的過程，我們為您推薦十篇學校檔案管理范例，希望它們能助您一臂之力，提升您的閱讀品質，帶來更深刻的閱讀感受。

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學校檔案是學校辦學歷史和全校師生員工的德、能、勤、績等的真實、全面的反映,是彰顯和維護學校自身權益的重要工具。因此,各類學校必須加強檔案管理工作,讓學校檔案管理工作為學校的成長發揮它特有的功效和作用。筆者認為,加強學校檔案管理工作需要解決的核心問題如下。

一、深化認識,高度重視

學校是人類文明的搖籃,是思想文化的圣地。學校的自身形象、價值觀念、學校精神、學校先進人物榜樣力量的延綿不斷地傳承,學校檔案起到了重要的載體作用。為此,學校領導要從講政治中的實踐“三個代表”和“科學發展觀”重要思想的高度,認識學校檔案管理工作的地位和作用,提升高度,以身垂范,組織學習,廣為宣傳,并把檔案管理工作納入學校發展的長效機制之中,努力讓全體教職工增強建檔意識,形成人人重視和維護學校檔案工作的良好風氣。

二、完善制度,加強管理

制定和完善檔案管理制度,是逐步規范檔案管理工作的有力措施和可靠保證。學校領導要牽頭負責,根據本校校情,針對學校檔案的收集整理、有效管理、合理利用等環節,認真制定和落實各項制度,如《檔案室工作職責》、《檔案室管理制度》、《檔案人員工作職責》、《檔案資料收集員工作職責》、《檔案保密制度》、《檔案利用制度》、《檔案鑒定、銷毀制度》等制度,并責成學校辦公室主任具體負責組織和指導資料的收集、分析、篩選、整理、立卷、歸檔等建檔工作。同時要求各處室檔案資料收集員負責本處室檔案資料收集,做到職責明確,整理有序,歸檔及時,確保學校檔案整理工作的順利開展。

三、精通業務,愛崗敬業

要提高學校檔案管理的水平和質量,不僅要有一批政治素養高、理論知識廣、業務能力強、工作作風正的檔案管理人員,而且要求他們忠于職守,遵紀守法,確保檔案的絕對安全。因此,學校必須重視檔案管理人員的綜合素質的提高。學校辦公室要至少配備一名專職檔案管理員,各處室要至少配備一名專職(或兼職)檔案資料收集員,辦公室與各處室形成工作網絡輻射,齊抓共管,團結協作,保證學校各種檔案資料整理的齊全、完整和及時。對于年輕、熟悉計算機操作且熱中于檔案管理工作的教師要選拔重用,并逐步培養成學校檔案管理工作的骨干。此外,對檔案管理人員要適時進行培訓學習,讓他們的思想意識、專業知識和專業技能等與時俱進。努力打造一支愛崗敬業、樂于奉獻的檔案管理隊伍,讓他們每個人都能在自己平凡的工作崗位上創績立功,盡快成長為檔案管理的行家里手,為學校教育事業的發展作出積極貢獻。四、設施齊備,操作規范

要搞好學校檔案管理工作,設備設施建設尤為關鍵。學校一定要把檔案設備設施建設作為校園基本建設的一項重要內容,根據學校規模和經濟狀況設置檔案管理辦公室、檔案借閱室、庫房以及管理過程中所需的防盜、防潮、防霉、防蛀、防火(消防)、調溫和通風等設施,盡可能做到“三室分開”,即檔案庫房、工作人員的辦公室與檔案借閱室分開,至少要做到檔案庫房獨立。對于音像、實物、電子材料等特殊而有長期保存價值的檔案,要設立專門庫房,確保它們的保存質量。此外,如計算機、打印機、掃描儀、數碼相機、攝象機等設施已是當今社會檔案管理工作中必備的工作工具。

在具體操作中,檔案室對已收集回來的各種檔案資料要做好以下幾項工作:(1)按學校檔案保管的規定,對各處室檔案資料收集員送回的檔案資料整理立卷,然后登記入庫。(2)檔案室要定期全面檢查,并做好檢查記錄,發現問題要及時采取補救措施,并報告分管領導,確保檔案安全。(3)重視電子文件的歸檔工作,歸檔時,還應歸檔相同的紙質文件,即“雙套歸檔制”。要求歸檔的電子文件做到:一是齊全完整;二是真實有效;三是格式規范;四是一式兩(三)套;五是經過整理,要附《歸檔電子文件登記表》。(4)認真做好檔案統計、補充、銷毀等工作。

五、挖掘潛能,保障服務

學校檔案管理的初衷和歸宿是它的服務價值,利用它來正確指導學校教育教學各方面工作的發展和進步。因此,在檔案管理過程中,切不可流于形式,整理一些毫無價值的劣質檔案,也不能將大批優質檔案資料塵封在檔案庫中。為了充分發揮檔案的服務作用,學校領導要高度重視教職工用檔意識的培養,讓大家認識到,正確用檔就是在提升自我素質和提高工作效益,就是在為學校的進步發展做貢獻。其次,為了更好地開發學校檔案的服務潛能,必須健全和完善檔案的檢索工具,如匯編《學校檔案檢索目錄》等。有條件的學校可開通校園網,這樣既方便了教職工對所需檔案資料的查尋,也為社會各界了解認識學校建立了“綠色窗口”。

參考文獻:

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學校檔案管理工作是衡量學校教育質量和管理水平的重要標準，是學校各項評估工作的重要內容。目前，中職學校正面臨著重大的變革，作為中職學校工作重要組成部分的檔案工作也面臨著嚴峻的挑戰，那么，如何適應新形勢，加快中職學校檔案工作發展的步伐呢？筆者根據《檔案法》的要求，結合自身的學習和工作體會，就如何做好中職學校的檔案管理工作探討如下。

1.中等專業學校檔案管理工作現狀分析

1.1領導不夠重視

就目前的學校檔案管理現狀來看，大部分學校的領導對檔案管理的認識較為膚淺，對加強檔案管理的重要性認識不足，沒有意識到檔案對教育事業的促進作用，認為學校不是什么政府職能部門，檔案管理沒必要也不可能要求得那么嚴格。

1.2檔案管理人員缺乏，素質較低

專業的檔案管理人員缺乏，現有的檔案管理人員業務水平低下是中等專業學校普遍存在的問題。有的中專學校的檔案管理人員只有一個人，而且是臨時配備的。另外，一些檔案管理人員不是檔案專業出身的或者不經過培訓就上崗，不具備最基本的檔案管理業務知識。檔案管理人員業務水平不高，專（兼）職檔案員缺乏系統培訓，對檔案工作的分類、歸檔、整理、保管、利用等未能很好掌握，很難使檔案工作走上規范化。

1.3檔案信息載體結構單一

目前中等專業學校檔案館（室）的管理方式陳舊落后，有些還是手工作業，文件立卷歸檔后，檔案工作人員還需對其進行加工，如調整與編目。這種機械的手工抄寫，不僅重復性勞動工作量大、時間長、速度慢，同時也極大地限制了檔案的處理速度。這樣的管理模式，致使檔案管理人員無暇顧及對某些有價值的檔案資料進行有效地開發利用，查閱檔案也因管理方式落后，案卷調動頻繁，而造成磨損嚴重，且檢索速度慢，查找準確率低、查全率低。

1.4收集資料不夠完整

外出參加會議的人員不會主動把會議文件交給檔案人員歸檔，而檔案人員對學校外派人員參加會議的情況不了解造成了會議文件未能及時歸檔。某些教師對教學檔案的歸檔持抵觸態度，認為教案、自編講義等材料是自己在教學過程中取得的成果，屬于私有財產，若經檔案部門歸檔后就會成為公有財產，容易抹殺個人的成績，并且再利用時借用手續繁瑣，還是自己保管放心、方便。

1.5硬件設施不達標

有的不具備最基本的保管檔案的通風、防潮、防霉、防盜、防火條件要求，檔案材料隨處散放，造成極大隱患。檔案保管設備不齊全，大部分學校檔案保管箱是20世紀七八十年代購置的，個別學校仍用木頭箱，很不規范，影響保管使用效果。

2．加強中等專業學校檔案管理工作的對策

2.1提高認識，加強領導，強化檔案管理意識，建立和完善科學的檔案管理機制提高和增強學校全體員工對檔案工作重要性的認識，是搞好學校檔案工作的先決條件。這就要求我們要認真學習《檔案法》，深入進行檔案法律知識的學習和宣傳，使領導干部和全體師生員工都認識到學校檔案工作的重要意義，樹立和增強全民的檔案意識，堅決杜絕檔案工作“說起來重要、做起來次要、忙起來不要”的實用主義短期行為。扎扎實實地搞好學校檔案工作，建立起嚴密并切實可行的檔案管理制度，按《檔案法》要求，規范各類檔案的分類、歸檔要求和管理辦法，使檔案工作做到有章可循，有法可依。其次要加強對檔案工作的領導，主要領導應親自過問檔案工作，解決檔案工作中存在的各種實際問題，促使學校檔案工作跟上當今新形勢教育教學改革的步伐。要按上級檔案管理部門的要求，建立綜合檔案管理機構，集中統一管理全校的文書、教育教學、設備、基建、會計、學籍、團隊等各種門類和載體的檔案。各職能部門均應確定一名兼職檔案工作人員，負責收集和職能管理本處室的檔案資料，形成檔案工作齊抓共管的局面，以保證學校的各種資料齊全完整。

2.2加強人員配備，搞好檔案實施建設

為了不使那些奠基性材料缺失，學校教學檔案要實行統一保存和科學管理，首先要配備一名思想好、責任心強、熟悉學校工作、懂得職教辦學規律、有較好的政治素質和較強業務能力的同志來負責，健全工作人員崗位責任制、檔案室管理制度、查閱制度、資料報關保密制度，嚴格按規章辦事。其次，硬件建設是提高檔案水平的基礎，同時也是保證檔案管理質量的最佳手段。要專門設立檔案室，教學檔案按文書類、教學類、學籍類、聲類分別設櫥，配備六防（防火、防盜、防潮、防光、防蟲、防鼠咬）實施，確保檔案材料保管安全、利用方便、管理規范。2.3加強檔案信息化建設，提高現代化管理水平

檔案信息化建設是社會信息化發展不可缺少的組成部分，也是現代檔案工作的基礎，是檔案工作現代化的必由之路。首先觀念現代化，即要正確確立中等專業學校檔案是重要的信息資源這一重要觀念。其次在具體管理上要與時俱進，要正確確立中等專業學校檔案管理的理念，制訂一整套科學嚴密的與現代化管理相適應的管理體系和運行機制。第三，檔案管理中實現技術現代化，即采用計算機、傳真機和信息檢索終端等現代化辦公設施，收集、處理、傳遞檔案信息資料，提高檔案的服務質量。

2.4加強檔案的收集和整理

學校檔案工作應堅持“以我為主”的立卷歸檔原則，著重收集本單位形成的文件材料，上級針對本單位制發的文件材料，本單位公務活動形成的重要會議材料、協議書、勞動工資等方面的材料。文件材料收集齊全后，要根據不同門類、不同載體按年度、類別分別整理歸檔。

建立健全學校檔案，實行檔案管理，有利于對學校的正確評估，有利于對教師和學生的全面考核，有利于查找和使用歷史資料，有利于學校進行科學管理，有利于提高教育教學質量，只要努力把學校檔案建好、管好、用好，就一定能把學校辦出成績，辦出特色，辦出水平。

參考文獻：

[1]王莉.談高校檔案管理現代化建設[J]鎮江高專學報2003,16(4).

[2]劉索珍.中職學校教學檔案管理工作初探[J]衛生職業教育2005（17）.

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一、綜合檔案管理及其功用

近幾年來，高等學校普遍加大了檔案工作力度，改革了舊的檔案分級管理模式，成立了綜合檔案室，實現了高校檔案的集中統一。高校檔案綜合管理就是將高校的文書檔案、教學檔案、科技檔案、房產檔案、聲像檔案、照片檔案等作為一個整體實行集中統一管理。

高校檔案管理綜合檔案管理可以統籌安排各門類的檔案工作，有利于高校檔案管理的發展。它將各業務部門的資料文獻進行集中，形成立檔單位各種檔案資料的信息中心，實現檔案信息資源共享，方便了查找與使用，擴大檔案的利用面。同時，實行綜合管理，使學校可以將其作為一個專門部門，配備具有專業素質的專門人員進行工作與管理，為查找利用檔案提供了方便條件。

二、高校綜合檔案管理的問題

高校綜合檔案室的建立以及高校檔案的綜合管理，使高校檔案工作在學校體制改革、教學、科學研究、評定職稱、落實政策和編史修志等方面的作用越來越突出，成為學校管理工作中不可缺少的重要環節。但也應當看到目前高校綜合檔案室建設還存在一些問題和不足,無論是檔案意識、服務觀念上還是人員素質、環境建設等方面，都不能滿足新形勢下的檔案工作需要，也越來越不適應知識經濟時代的發展和現實的需要。

1.領導重視不足

由于檔案的價值不能立即顯現，具有滯后性，使得“檔案工作說起來重要，做起來次要，忙起來不要”成了目前一部分高校領導對高校檔案工作的態度，這反映了領導層對學校檔案工作的重要性認識不足，普遍將高校檔案工作附屬化、淡化、甚至置之不理，沒有真正認識到做好檔案工作會更好地促進全校各項工作，致使學校的檔案工作長期以來進展緩慢，資金、設備不足，如辦公條件得不到改善，檔案現代化及檔案保護設備配置不全。這嚴重影響了檔案管理、保護及服務工作的正常開展，制約著檔案價值的體現。

2.工作人員自身觀念保守，重管輕用。

目前高校檔案信息資源的開發和利用還處在一種封閉和半封閉狀態，檔案利用范圍主要局限于高校內部，這很大程度上是由于傳統的重保管、輕利用的觀念的體現。這種長期以來封閉保守、墨守成規的保守觀念，造成了檔案部門只注重于檔案的收集、歸檔、保管，過分強調保密，束縛了檔案工作者的開拓和創新精神，抑制了檔案信息資源的流通。

3.人員整體素質不高

知識經濟時代對檔案工作者的素質提出了較高的要求，而在現階段的檔案工作者中，還有相當一部分人在工作素質上不能適應檔案事業發展的要求，檔案人員綜合素質低下，將嚴重影響檔案管理工作的水平。這主要表現在：不少檔案人員缺乏專業知識的理論功底，在收集工作中不知該收什么，影響了歸檔齊全率；整理時顛倒卷內文件的先后順序；案卷標題擬寫不準確；案卷之間問題交叉等等；缺乏研究能力，對學術成果與史料無法進行深加工；缺乏運用現代技術手段進行檔案管理的能力，等等。檔案人員的理論水平、業務水平亟待提高。

4.管理手段落后，對檔案信息開發利用率低下。

由于經費不足、人員素質低等原因，檔案管理中對于現代技術手段的運用程度顯低。計算機在現代社會已成為信息傳遞的主要載體，但檔案部門對計算機的利用方面，在很大程度上仍只是用于目錄的存儲與檢索，部分的管理工作還是傳統的手工操作。

目錄的存儲與檢索在目前來看，是一種對檔案信息資源低層次開發。社會發展需要我們把目光放到更高層次的信息開發上，對檔案館（室）藏的科技成果、教學成果、人才檔案等資源進行創造性的加工與濃縮，這需要充分運用現代技術手段，改善檔案管理手段落后的局面。

三、高校綜合檔案管理的開發利用

1.更新思想，轉變觀念，樹立主動服務的意識

更新思想，轉變觀念，是目前檔案工作者首先要解決的問題。這是對檔案的開發利用提出新方案、新舉措的前提和保障。從學校領導層面來說，要充分認識視檔案工作的重要性，轉變過去認為檔案工作可有可無的思想，將檔案工作納入學校整體管理的必要組成部分，在觀念與行動上雙雙進行落實，這是檔案管理得以發展的關鍵。從檔案管理者層面來說，要改變過去消極被動等待的思想，轉變重保管輕利用的思想，樹立主動服務的意識，切實加強檔案的開發利用，發揮檔案的應有作用與價值。

2.提高檔案人員的素質

要使檔案最大程度地得到開發利用，人是其中最不可或缺的因素。隨著科學技術的發展和檔案管理工作向深層次發展的要求，檔案工作人員只具有單一的業務知識已遠遠不能適應發展的需要。傳統檔案管理一般是對資料的收集、歸檔以及保管，而對檔案的開發利用，則要求將檔案資料看成一種活的信息，不僅需要檔案人員進行檔案信息的采集、組織和儲存，而且要求檔案管理人員有市場經濟環境下所具備的觀念與能力，能對檔案信息進行研究、開發與運營，對檔案人員的工作要求非常高。簡言之就是既要求檔案管理者有過硬專業素質，又要會運用現代科學技術工具，既要有分析與研究能力，還要有敏銳的市場判斷力。因此，作為新時期的檔案工作人員，就要積極調整知識結構，不斷更新觀念，學習新知識，提高自身素質，這樣才能更好地發掘檔案的價值，更好地為高校的教學、科研、管理等工作和社會發展服務。而從學校層面來說，也要重視檔案人員的配備，真正選用專業扎實，業務精湛的人員來從事檔案管理工作。

3.運用現代技術手段，做好檔案開發，提高利用率。

要發揮檔案的作用，開發檔案信息資源，就要善于運用現代技術手段。對于計算機的應用，不能只滿足于單機的信息存貯與查尋，要充分發揮網絡的優勢，擴大檔案的應用價值。

計算機技術的發展為檔案信息事業奠定了必要的技術基礎，我們可以用支持檔案信息共享的網絡體系建立高校檔案網絡。在網絡技術、特色服務、網上檔案資源開發、網上檔案室形象等方面實實在在下工夫。通過擴大上網檔案資料的數量，建立一個統一的全國高校檔案網絡，充分利用高校資源優勢，全面實現資源共享，為高校及社會提供優質高效的檔案服務。

4.完善檔案管理制度，引入競爭機制，為檔案開發利用提供保障

檔案管理狀況與檔案管理制度密切相關。從完善制度入手，引入競爭機制，是檔案工作改革和發展的催化劑。在檔案管理中引入競爭機制，把崗位職責、工作實績與經濟利益結合起來，改變干與不干一個樣、干好干壞一個樣的傳統管理體制，代之以競爭上崗、能者多得的激勵機制，從而充分調動每一個人的工作積極性，促使人員想方設法提高服務意識，增加服務熱情，提高檔案的開發利用率，促進檔案部門服務高校與社會的效益

高校檔案管理中問題的解決與提高檔案的開發利用率，是現代社會對高校檔案工作提出的必然要求，但這是一個系統工程，需要學校在意識與行動層面均將檔案管理納入學校管理之中。

參考文獻：

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      一、中職學校檔案管理工作存在的問題及成因

      1.領導重視不夠，思想認識不到位。檔案管理是學校管理的基礎性工作，是制定決策的依據。很多同志認識不到檔案工作在學校建設中的重要性和必要性，存在“重教學、輕檔案”的思想認識，一部分同志對檔案管理的認識較為膚淺，總認為學校檔案管理沒必要要求得那么嚴格，甚至有人認為檔案工作可有可無。有的學校領導對檔案工作不重視，表現為對檔案工作不理不問，或對加強檔案管理的重要性認識不足的問題，上述對檔案管理不夠重視的思想認識，導致了工作中檔案人員歸檔意識不強、收集檔案證據不足，造成了許多資料丟失，或者找不到。

    2.檔案管理人員缺乏，素質較低。檔案管理的專業人員缺乏，業務水平低下是中等專業學校普遍存在的問題。有的中職學校無專職檔案管理人員，有的是臨時配備的。因此，既有理論知識，又有豐富實踐經驗的檔案技術人員實在是鳳毛麟角。另外，一些檔案管理人員不是檔案專業出身或者不經過培訓就上崗，不具備最基本的檔案管理業務素質。檔案管理人員業務水平不高，缺乏系統培訓，尤其是檔案保管技術專題的培訓。檔案管理人員對分類、歸檔、整理、保管、利用等知識未能很好掌握，這就很難使檔案工作走上規范化。以上問題的存在，明顯制約了檔案管理的專業性。

    3檔案資料不夠完整，檔案管理方法陳舊落后。思想上的不重視，人員素質的低下，導致檔案資料收集不夠完整。科室工作人員的檔案意識談薄，除個別重要文件歸檔外，很多基礎性文件卻隨意處理。

    目前，中等職業學校檔案工作的管理方法陳舊落后。文件立卷歸檔后不能夠及時對其進行加工、調整與編目。這樣的管理模式，致使檔案管理人員無暇顧及對某些有價值的檔案資料進行開發利用，而且因管理方式落后，導致在查閱檔案時速度慢、準確率低。同時，很多中等職業學校的檔案管理多是進行基本的材料收集、整理與保管，沒有形成主動對檔案資料進行分析、編研，以便有效地提供利用服務的意識，操作上也都是傳統的、低效率的手工方式，極少運用計算機及網絡技術進行管理，工作上也只是“你查我調”，還處于一種被動的、消極的狀態，這些都不能充分發揮檔案的作用及利用價值。中等職業學校檔案不僅是一種歷史資料，更是一種信息資源。因此，如何更為有效地利用這種資源成為中等職業學校工作發展的關鍵。

    4.檔案立卷工作不規范，檔案載體結構單一。目前，檔案立卷工作不規范主要表現在:領導機構、檔案管理制度、檔案收集范圍及保管期限表等相關內容不齊，沒有形成完整的檔案利用和管理體系，比如:教學檔案管理制度、基礎數據匯編、專題概要等。對檔案資料的收集、整理、錄入不規范。對本單位自制檔案資料的收集不齊，整理不規范，電子文檔的掛接不全，特別是對教學檔案的收集、整理、錄人、有些學校還未進行這些問題的存在，極大地影響了檔案工作的質量和利用效果。

  二、加強中等職業學校檔案管理工作的對策

1.提高認識，加強領導，強化檔案管理意識，建立和完善科學的檔案管理機制。提高和增強學校全體員工對檔案工作重要性的認識，是搞好學校檔案工作的先決條件。這就要求我們要認真學習《檔案法》，深人進行檔案法律知識的學習和宣傳，使領導干部和全體師生員工都認識到學校檔案工作的重要意義，樹立和增強全民的檔案意識，堅決杜絕檔案工作“說起來重要、做起來次要、忙起來不要”的實用主義短期行為，樹立“檔案就是資源”的理念，扎扎實實地搞好學校檔案工作，建立起嚴密并切實可行的檔案管理制度，按《檔案法》要求，規范各類檔案的分類、歸檔要求和管理辦法，使檔案工作做到有章可循，有法可依。其次，要加強對檔案工作的領導。主要領導應親自過問檔案工作，解決檔案工作中存在的各種實際問題，促使學校檔案工作跟上當前新形勢下教育教學改革的步伐。再次，要按上級檔案管理部門的要求，建立綜合檔案管理機構，集中統一管理全校的文書、教育教學、設備、基建、會計、學籍、團隊等各種門類和載體的檔案。各職能部門均應確定一名兼職檔案工作人員，負責管理本處室的檔案資料，形成檔案工作齊抓共管的局面，以保證學校的各種資料齊全完整。

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(1)抓好學生檔案資料的收集工作。必須做到檔案資料收集的齊全、完整,它是學生檔案管理的基礎環節,是集中統一管理學生檔案的重要內容和首要措施,學校各職能部門要積極配合。過去,我們由于歸檔制度的不健全及其它原因,部分學生檔案資料不按照規定及時歸檔、移交而散失在個人手中,而職能部門的人員又在不斷變動,造成一部分學生檔案資料的遺失和損壞。針對這些情況,學校制定了切實可行的工作目標以及完成目標的措施并落實到人,對那些在日常工作中形成的學生檔案資料不保存、不移交的個人及職能部門與學校年終評比表彰,年度考核掛起鉤來。由于目標明確,措施得力,責任分明,各職能部門認真對待,學生檔案資料的收集工作收效顯著,確保了學生檔案資料的信息完整。

(2)認真審定收集到的檔案資料的質量。無論是紙質的還是電子的檔案資料,要嚴把檔案的書寫質量關。對移交的檔案資料看是否按要求書寫;認真檢查檔案資料的完整情況;查歸檔的資料是否缺少附件;查照片、聲像檔案是否有文字說明;查注重批示的是否有領導簽名;查各種呈報審批表是否有審批機關簽字蓋章等,杜絕把不符合要求的檔案資料歸入檔案室。

(3)切實做好檔案資料的保密工作。做到不隨意堆放,隨意亂借。只有做好了學生檔案資料的收集、整理、編研工作,才能查找方便,進一步提高檔案資料的利用率,提高工作效率,更好的為學校的學生管理工作服務,為教學工作服務。

2學生檔案整理的思路和方法

作為中職教育學校,要根據中等職業教育的特點的要求,在做好學生檔案資料收集工作的基礎上,按照一定的原則和方法,將處于零散和需要進一步條理化的檔案,進行基本的分類、組合、排列與編目,組成有序體系的過程,是檔案整理工作中的一個重要而且相對獨立的工作環節,不經過整理,任何檔案都無法進行有效的保管,更無法進行有效的利用。它還包括對檔案文件的內容真偽的鑒別,對檔案內容客觀性的考證。通過檔案的整理,可以進一步了解的檢查檔案收集工作的質量,促進檔案的收集工作;才能便于檔案的保管,便于維護檔案的完整與安全。只有把檔案組成條理化的系統,才能客觀地反映出各種活動的本來面貌,便于開發利用檔案的信息資源,發揮檔案的利用價值。

3學生檔案分類的模式

中職教育學校的特點構成了內容豐富、形式多樣、價值珍貴的學生檔案內容。現將我校的學生檔案分類作如下介紹。

3.1學籍檔案類

學生學籍檔案是學校在招生錄取工作中,經過市教育局職業教育和成人教育科、市招生委員會辦公室和湖北省教育廳職業教育與成人教育處、湖北省高等學校招生委員會辦公室審核,具有法律效力。它包括學生的姓名、性別、身份證號、出生年月、畢業學校、報名號、考試成績、學號、所學專業、學制、籍貫、入學年月等。

3.2學生基本信息檔案

學生信息檔案是指通過招生錄取工作學生入校后,按照學生在校期間管理的要求,依據招生錄取名冊上學生的信息資料,制作學生卡片并填寫相關的基本信息。除招生錄取名冊上的信息外,它還包括家長姓名、詳細通訊地址、民族、文化程度、政治面貌、所在班級、本人學習及工作經歷、家庭經濟狀況、聯系電話等。

3.3學生學習成績檔案

它包括學生在校期間的各學科專業理論學習考試成績、社會實踐及實習成績、專業實驗課成績、專業技能操作成績及年度“三好學生”、“學習標兵”、“學習積極分子”表彰的文件等。

3.4貧困生、中職生資助檔案

包括政府關于貧困生、中職生資助的有關文件,國家助學金個人申請表,身份證及戶口簿復印件,學生公示資料,公式結果匯報材料,助學金發放簽名名冊等。

3.5學生考勤管理檔案

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1教學檔案保管工作的重要性

檔案保管工作的重要性，是由檔案本身的作用決定的。檔案是歷史的記錄，檔案工作是維護黨和國家歷史面貌的重要事業。而學校教學檔案則是指學校在教育教學過程中形成的，具有保存價值的文字、數據、聲像、圖表、軟盤等各種載體，并按照一定的歸檔制度集中起來保管的文件材料。教學檔案管理是學校管理工作的重要組成部分，是提高學校教學質量的重要保證。維護教學檔案的完整和安全，便于學校各項工作的利用，是檔案工作的重要任務。

2教學檔案的特點及作用

教學檔案是在學校的教學技術和應用中產生的，它不僅真實記錄和反映了學校的教學活動，而且，能夠真實地說明學校教學活動的歷史過程。是在學校科研活動中，經過收集、分類、鑒定等科學方法形成的具有內在聯系的有價值的文件體系，以保證在人們需要時提供查閱和參考。對某些有特殊價值的教學檔案，要根據國家保密法確定其保密等級，并正確處理好利用和保密的關系。教學檔案是在學校科研活動中形成的，因此，也要求從事教學檔案管理的工作者具有較高的專業技術知識。教學檔案真實地記載了人們的教學思想、教學方法和教學經驗，是廣大教師勞動的結晶，它能為科研管理機構和教學人員在進行科研管理、教學決策、科學研究、技術交流、經驗總結等方面提供信息和依據，起到憑證和參考作用。

3教學檔案庫房分類的管理

庫房管理是檔案保管工作的主要內容和經常任務，也是科學性、技術性較強的工作。教學檔案的管理要根據其性質、內容、特點和相互之間聯系，將其劃分成一定的類別，即教務類、學籍管理類、學生獎懲類等三大類。然后，根據實際情況，在大類的基礎上進行小分類，使之能正確反映出產生這些檔案的歷史條件和工作活動的真實面貌，達到便于保管和充分利用教學檔案的目的。更好地服務于學校管理、科研、教學等工作，把“死”材料變成“活”材料，最大限度地發揮檔案工作的價值。

4加強教學檔案的收集歸檔工作

檔案的收集工作是一項艱苦細致的工作，有些教學人員因為圖個人工作上的方便自己保存，或因工作不慎而使材料丟失和泄密。針對這些情況，檔案管理部門要根據黨和國家的有關規定，對檔案不僅是學校更是黨和國家的寶貴財富，應該集中統一管理，不得由任何單位和承辦人保存的情況進行解釋。教學檔案部門還應根據檔案工作的特點，制定出相關的規章制度、歸檔范圍、歸檔時間等，使教學人員在教學活動過程中自覺地配合做好各種材料的收集與歸檔工作。保證教學檔案收集質量的關鍵在于教學材料的完整性和準確性。

5教學檔案的保管鑒定

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前言

經濟的發展帶動了科技的發展，加快了學校的行政改革，學校為了更好的生存下去，更好的發展下去，應該建立一個比較民主、科學的體制。學校的高效運行與檔案的科學有效管理有著十分密切的聯系。所以學校應該高度重視檔案管理的創新。為了便于事業單位的評價，使自身的檔案制度更加科學更加規范，進而提高檔案管理的效率。

1.檔案管理現狀

學校的檔案管理現狀不容樂觀，在很大程度上阻礙了學校的發展，而且影響了學校在社會和經濟中起的作用。

1.1不平衡的重視程度

學校對檔案管理的重視度不高，不同的機構對檔案管理的重視程度不同，嚴重的時候，有些學校完全忽視了學校的檔案管理，不能保證檔案歸檔的時間、需要的資金、人力、財力，而且不能起到很好的監督作用。目前來說，有些學校逐步將檔案管理作為本單位的工作計劃，而且安排了相應的人員去付諸實施，然而在實際工作中，檔案管理的機制還是存在很多問題的。

1.2較差的保管條件

由于檔案管理剛剛引起相關部門的重視，有的學校的檔案管理成了擺放任何東西的儲存室，而且檔案管理的基礎設施不完善，n案管理基礎設施存在很大的漏洞，嚴重損壞了部分檔案。

2.檔案管理的創新

2.1健全制度

學校的檔案管理制度應該有所完善，所以在建立時應該遵循相應的原則。首先，檔案管理的相關制度的建立應該遵循科學性和合理性的原則，建立的制度應該從自身單位的實際情況出發，滿足自身單位的檔案管理特點，進而更好的進行本單位的檔案管理的相關工作。第二，學校檔案管理制度應該秉承實用簡明的原則，管理制度的建立應該將可操作性作為最終的目標，進而使得檔案管理制度能夠更好的發揮其規范和指導性的作用。其次，檔案管理制度的建立應該能夠約束教師也能夠約束領導，這種雙向的約束性可以較好的發揮檔案管理制度的管理性，學校中領導起著引導和榜樣的作用，可以促進檔案制度的實施。最后，檔案管理制度的建立中應該將嚴肅性作為原則。為了更好的執行檔案管理制度，在檔案管理的執行中應該將其權威性作為制度的最重要的原則，在制度的施行過程中，應該做到獎罰分明。

2.2加強組織領導

學校要提高對檔案管理工作的重視程度，將其納入議事日程，首先要建立檔案管理工作的領導機構，定期對檔案管理工作進行檢查和指導、督促；其次要結合本單位檔案管理工作實際，建立起檔案管理達標升級考核機制，對檔案工作實行定性、定量考核，可按照分級分類指導的原則，通過等級升降來實施動態管理；同時應參考國家檔案建設的有關標準，建立和完善質量管理體系，結合本單位具體情況，研究制定本單位檔案各項工作的質量評價標準，并積極組織實施，從而推進檔案工作制度化、規范化和科學化建設。

2.3開展現代化和信息化建設，提高檔案利用效率

實現檔案管理現代化，是檔案服務于學校制度改革與發展的需要，也是適應社會對檔案信息需求日漸增強的客觀需求。要使檔案最大限度地發揮作用，必須把先進的科學技術手段應用于檔案管理，以達到提高工作效率和延長檔案壽命的目的。首先，學校檔案管理部門要提高信息管理的時效性，準確、及時地傳輸信息；其次，要對檔案實行計算機輔助管理，利用計算機、掃描儀等現代設備和現代技術，將檔案資料整理輸入計算機，通過相應的技術處理，將文字、圖片、聲像等資料轉變成數據資料，實現檔案紙質與數據格式并存；其三，要充分利用計算機網絡技術來進行檔案管理創新，通過網絡，可以實行不屬于保密范圍的檔案信息的社會共享，向社會提供優質高效的檔案信息服務，以實現檔案信息資源的有效共享。

2.4增強檔案人員綜合素質

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（一）保證電子檔案管理應用到中專學校中的安全性第一

提高存儲設備的安全性能，保證電子檔案管理的專一性，及時進行在線升級，定期對電子檔案進行護理，保持存儲設備的穩定性；第二，及時對檔案信息進行更新備份，避免發生檔案丟失不能找回的情況；第三，開啟防火墻模式，進行指紋識別、身份鑒定、閃電殺毒、全面體檢，切實提高電子檔案管理在使用過程中的安全性，保證電子信息不會再輸送時發生丟失或被盜取的情況。保證電子檔案管理應用到中專學校中的安全性，要不斷強化科學技術，及時更新升級，提高電子檔案管理的安全性能。

（二）建立健全規章制度，使中專電子檔案管理向規范化發展

建立健全有關規章制度，推動中專學校電子檔案管理向規范化發展。首先，要提高有關管理人員的專業水平，強化其安全使用意識，幫助其樹立正確的職業道德思想，讓他們全面認識到電子檔案管理的重要性，并能熟練掌握電子檔案管理的操作流程，從而能夠靈活使用電子檔案管理，充分發揮它的作用；其次，在電子檔案管理應用到中專學校的過程中，要充分考慮到學校自身的發展狀況，建立健全有關規章制度。諸如，信息加密措施、檔案總結制度、身份識別制度等，保證電子檔案管理的安全性；再次，在實際的操作過程中，要完善電子檔案管理的使用制度，推動電子檔案管理向規范化發展，對其存儲類型、使用方法進行統一的管理，對存儲、操作、處理等各個流程中進行規范化的管理，盡量在電子檔案轉變的過程中，避免發生信息泄露、文件損壞等現象，堅決不允許在電子檔案管理的過程中，出現缺陷。與此同時，要保證信息檢索與文件加密、檔案管理同步進行。

（三）強化電子檔案管理所需設備

提高對中專學校的軟件、硬件管理電子檔案管理自身的特殊性，要求其信息傳遞、存儲內存都取決于現代化科學技術。由此，要能夠全面提高電子檔案管理的高效性，就要求不斷提高科學技術，加強計算機研究，強化網絡技術等。同時，要研發出適合電子檔案管理存儲的軟件，和具有安全性能的信息加密軟件，使電子檔案管理向高效性、安全性發展。一方面，要將電子檔案中的信息進行備份，可以采取刻錄成光盤的形式；另一方面，選用先進化的電子檔案信息管理系統，并完善相關安全保護制度，提高電子檔案管理的安全性。要將安全管理落實實際的操作過程中，及時更新軟件，保證中專學校電子檔案管理的安全發展。

（四）強化中專學校電子檔案管理操作人員的專業水平

中專學校電子檔案管理的操作人員，要求了解相關的檔案管理知識，具備一定的專業技能，能夠熟練操作電子檔案管理。中專學校要對電子檔案管理人員進行專業的培訓，切實加強他們的操作技能，把握電子檔案管理的實際要求，促進他們發展成為合格的電子檔案管理人員。對電子檔案管理操作人員的培訓，既能采取長期培訓的方法，也能進行短期內的集中訓練。

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3.健全和完善檔案管理制度。檔案資料的收集、整理、保管和移交，是做好檔案工作的重點，建立學校檔案管理制度是做好檔案工作的保證。首先進行登記制度，為了避免歸檔資料的遺失、落漏，應及時做好資料的登記工作，并形成制度化。限時收集檔案資料，及時查對，對于歸檔資料心中有數，發現材料不全、短缺的，要及時向有關部門收集，對于錯裝、錯收的材料及時查收并予以糾正。歸檔完備的檔案資料及時向上級檔案部門移交，并辦理檔案移交手續，特別是學校人事檔案更要及時移交管理部門，避免丟失。對于未能及時歸檔的重要檔案資料要及時補充移交檔案部門存檔。

4.檔案管理人員要努力提高自身素質。組織檔案人員不斷進行《檔案法》學習，提高檔案人員依法制檔的責任感和法律意識，依法履行法定職責，樹立堅定的政治信念，勝任新形勢下的檔案工作需要，真正為學校理好檔、管好檔。

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人事檔案是人事管理實踐活動的產物，是客觀事物的原始記錄，其內容主要是記述和反映個人的自然情況、社會經歷、思想品德、業務能力和工作學習狀況等材料，并以此來服務于組織人事工作。隨著高校的經濟地位和社會地位的提高，各類人才集聚高校，因此人事檔案管理的側重點和歸檔內容順序需作相應的調整。

1.高校人事檔案管理存在的問題

（1）材料利用分散。組織人事部門只掌握個人履歷、政治面貌、學歷、職稱評定、工資等方面的材料，而教師的教學科研情況材料則比較分散，一部分由各個系室收集，一部分由教學科研處掌握，要了解一個教師的綜合情況，就必須到幾個部門去了解、去統計。這種分散管理破壞了人事檔案內容的完整統一，使之不能全方位地反映教職工的真實面貌。

（2）材料內容過于形式化，空洞無物。比如每年一次的鑒定考核內容基本都是相同的，評語都基本上是“堅持四項基本原則、擁護黨的領導”，“努力鉆研業務”，“科研能力較強”之類的話語，很難反映一個人的特點和全貌，體現不出個性特色。

（3）部分材料不規范、不完整。應該歸檔的材料檔案里沒有，不應該歸檔的材料卻出現在檔案里，還有的歸檔材料書寫不規范，形式不統一，有的材料還是復印件，歸檔紙張大小不一，有的考核材料沒有本人簽名，部分檔案材料中有些人的出生年月，加入黨團的時間、學歷，以及參加工作時間等前后記載不一致，出現年齡越填越小，工作時間越填越早，學歷越填越高等現象，使檔案材料的真實性大大降低。

（4）制度不健全，管理方法落后。從收集、鑒別、歸檔整理、保管保密到轉遞、查（借）閱利用等人事檔案管理的各個環節缺乏一整套系統的規章制度。檔案材料的鑒別、編排、裝訂、查閱檢索等一系列環節均為手工操作，工作效率低下，準確性較差，利用率較低，與科學化、現代化的要求差距甚大，計算機、光盤、掃描儀、縮微設備等現代信息技術手段尚未在學院人事檔案管理中廣泛應用，難以適應現代社會發展的需要。

（5）缺乏深入精神。長期以來，檔案室只求看好大門、守好小攤，檔案不丟便可萬事大吉，在思想上形成看家守業的“保管型”思維方式，開拓創新意識欠缺，思路比較狹窄，視野不開闊，仍處于“被動服務”的局面。干部人事檔案日常的大量的傳統的利用工作是接待利用者的查閱，辦理檔案借出手續，為個人因辦理入黨、升學、深造、提干等事宜出具有關證明材料，而很少對檔案材料進行進一步的分析研究、再加工或開發匯編，將檔案信息轉化成可被利用的檔案信息。

2.高校人事管理的特點

（1）人事檔案來源的廣泛性和內容的復雜性。人事檔案管理機構、管理對象和服務對象的社會性，決定了人事檔案來源的廣泛性和內容結構的復雜性。在傳統的人事檔案管理中，人事檔案的收集、處理和提供利用往往由各單位內部人事機構行使，該機構人事檔案來源單一，僅限于本機構人員，內容也較簡單；而社會化的人事檔案管理機構其來源要廣泛得多，可以來自該社區范圍內各類人員，又由于每類人員身份不同，集中起來顯得人員復雜，其檔案內容也非常豐富多樣。

（2）利用者對人事檔案需求的多樣性。市場經濟的發展離不開人才，無論是外資、合資、國有企業招聘新的管理人才、技術人才，選拔合格或優秀人才，還是考核、任免、招聘國家公務員，以及大中專畢業生社會就業，都不會忽略人事檔案的利用。由于利用者類型、利用用途的多樣性，他們對人事檔案內容、載體、傳遞方式等方面的需求存在多樣性；也使得人事檔案不可能局限于單位組織部門使用的狹窄范圍，不僅組織上需要，而且許多個人也需要，那些與個人生活和切身利益密切相關的人事檔案，經常會被組織和個人查閱利用，但它們的要求不完全一樣，呈現出多種多樣的需求。

（3）人事檔案管理方式和服務方式的開放性。市場經濟的建立，降低了人事檔案政治化、神秘化的程度，與此同時，信息技術和因特網的飛速發展，改變了人事檔案管理和服務方式。可以采用現代化管理手段與方式管理人事檔案，還可以將不屬于個人隱私內容的人事檔案上網，采用網絡化管理和服務方式，使人事檔案管理部門與外界的人才信息交流，由單一的途徑變為開放式的交流模式。

3.高校人事管理新模式的探索

（1）抓好隊伍建設，提高人員素質。人事檔案管理工作是一項專業性、技術性、政策性極強的工作，既涉及國家，又涉及個人的切身利益，對檔案管理人員在政治素質、專業文化知識、科學技術知識方面提出了很高的要求。在選配檔案管理工作人員時，首先要注重選拔具有高度的責任心、強烈的事業心、愛崗敬業和默默無聞、無私奉獻精神、黨性好、作風正、守紀律、保守機密、具有一定工作能力和文字水平，且熟悉計算機操作技術的黨員干部從事檔案工作。其次要經常進行業務培訓，使其掌握科學的管理方法和手段，探索人事檔案管理的規律性和科學性。最后，各級領導要關心檔案管理人員的思想、學習和工作，努力解決他們工作生活中的實際困難，充分調動各部門及兼職檔案員的工作熱情和積極性，使人事檔案管理邁上一個新的臺階。

（2）健全工作制度，加強科學管理。建立健全各項干部人事檔案管理制度是做好工作的前提和保證，干部人事檔案工作是一項頭緒多、瑣碎繁雜的工作，如果沒有一定的規章制度來制約，就會無章可循、無所適從。因此，應結合人事檔案管理工作的實際和社會現實需要，進一步完善各項檔案管理制度，并堅持執行，使其真正落到實處。尤其要建立應用計算機管理人事檔案的各項制度，特別是對檔案材料收集歸檔、轉遞、查閱、保管制度要進一步嚴格要求，阻止虛假材料進檔，避免出現無頭檔案及死檔棄檔，完善人事檔案整理工作細則，使檔案的整理更加科學全面完整，為干部考察任用提供真實、準確、實用的個人信息。同時，強化安全保密管理，杜絕泄密、失密、竊密現象，使檔案工作逐步達到規范化、標準化、制度化和科學化，為高校干部人才隊伍建設提供更好的服務。

（3）檔案客觀真實，突出個性特色。學校人事檔案工作除具有一般檔案工作的共同屬性和特點外，還具有自身的個性特點和特殊性。一是管理范圍較廣，形成檔案材料的部門較多；二是建檔對象文化層次較高；三是檔案的利用率較高。為確保檔案材料及時更新和完整齊全，首先，應補充新時期形成的材料，例如將人事調動、養老保險、醫療保險、失業保險、公積金等與個人利益密切相關的材料納入個人檔案之中。其次，應以收集客觀材料為主，如教師教學、科研、學術研究和反映教師思想品德、敬業精神、業務水平、技術專長、工作能力、成就貢獻等方面的評價材料，即能真正反映個性特征的內容材料。人事檔案收集的渠道不應是單一的，而是多方面的；不僅要通過組織、人事部門收集干部管理活動中形成的資料，還要通過學校機關各相應管理部門收集當事人的教學情況、科研成果及其他業務方面的材料。通過這樣的拓寬渠道來收集材料，才能全方位地立體地反映職工的整體面貌。

（4）人事檔案的科學化、信息化和網絡化。人事檔案管理要把人才檔案信息化，把人事檔案中的現實記錄轉化為“活”信息，建立一個豐富強大的數據庫，利用計算機技術對人才隊伍進行統計和定量分析，為組織人事部門提供人才信息，為領導決策提供依據。人事檔案信息化管理系統最主要的部分是人事信息數據庫，它主要包括人員的基本情況、人員的職務和職稱情況、人員學習培訓情況、表現情況及其他情況。它集中了組織、人事部門管理工作所需要的全部基礎數據，不僅能夠重復使用，提高數據的利用率，而且能夠消除重復的數據收集存儲，減少數據的冗余，是一個結構比較合理，功能比較完善，可以共享的人才信息資源，可以隨時為學校各部門的業務管理提供多功能、深層次的信息服務。同時，檔案管理人員還可以針對本校人事檔案管理的實際利用情況，以現實需要為前提，對一些重要、利用頻率高的檔案原件逐步實現數字化，例如學歷、學位證書，近期的干部履歷，干部職務任免、職稱審批表，各種資格證書，等等。

完整、真實的人事檔案才能全面、準確地反映人的德、能、勤、績，才能更好地為組織人事及學校各項工作服務。因此，學校人事檔案工作必須積極探索、大膽實踐，不斷創新，把工作推上新的臺階。

參考文獻：

［1］黃小斯.高校人事檔案的價值及其管理.集美航海學院學報，1998，（4）.