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2.施工準備的審計沒有受到重視當前我國的基建項目審計工作的重點往往在于施工單位的選擇、監理工作、項目法人質量控制等方面。而施工準備階段卻沒有得到審計人員的重視。作為基建項目審計中的一項關鍵內容,施工準備階段的審計非常重要。施工準備階段要查看各種合同、勘察監理、設計、施工等單位的資質證書等等,這也是基建項目審計過程中一個容易被忽略的部分,很容易造成審計質量的下降。
二、提高基建項目審計質量的措施
1.建立一支高素質的審計工作團隊基建項目審計質量的高低與審計組人員的素質有著重要的關系,要提高基建項目審計質量就要從提高審計組人員的素質開始。審計組包括法律人員、工程人員、財會人員等等,要選派經驗豐富、富有責任心的人員來參與審計工作。切實提高審計組人員的專業水平和敬業精神,使審計組人員的綜合素質提高。避免發生由于專業水準不足、審計程序失誤而造成審計證據不足的現象,與此同時,必須要嚴抓審計組內部的腐敗現象。
2.對基建項目審計實施的過程進行嚴格的控制要建立科學、規范、嚴密的基建項目審計實施過程。第一,建立審計復核制度,對審計人員的審計責任進行明確規范。第二,確保審計程序的執行,在審計的過程中要嚴格按照國家的法律法規和政策要求,取得確鑿有力的審計證據。要確保審計證據的真實有效,能夠作為審計處理處罰的依據。以審計證據為基礎進行審計工作底稿和審計日記的編制和記錄,審計工作底稿必須格式規范、條理清晰,能夠真實的反映審計過程。審計人員要做好審計日記的記錄工作。
3.實施全過程的、動態化的審計審計工作應該貫穿于整個基建項目之中,因此必須要實施全過程的、動態化的審計工作。要結合事后審計、事中審計和事前審計,確保審計工作能夠囊括基建項目的每一個環節和內容。事后審計主要針對的是基建項目施工過程中的一些問題,對其進行審計并采取措施;事中審計主要針對基建項目施工管理過程中管理人員的責任履行情況,并對每個階段的效益進行審計。事前審計主要是風險審計,審計資金來源、合同評審和簽訂中可能存在的風險[3]。
4.提高審計人員的職業敏感度審計人員在對基建項目進行審計的過程中絕不能帶有任何主觀情緒和個人情感色彩,只有這樣才能夠確保審計工作的公正性和科學性。要提高審計組人員的職業敏感度,在每個審計環節中都要保持客觀公正的立場。每一個審計環節都要有相應的法律依據或者經過全審計組討論,審計人員絕不能憑空臆測、貿然行事。審計人員要注意審計工作底稿的保存工作,審計工作底稿是重要的法庭證據,絕不能因為人為疏漏而出現遺失、錯漏的情況。審計人員要能夠識別審計過程中出現的風險,保持高度的政治敏感性,及時發現并拒絕不規范的行為,嚴格杜絕審計過程中的賄賂行為。在審計工作結束后,審計組人員要對審計工作進行及時的總結,總結經驗教訓,不斷降低審計風險,促進審計質量的提高。
我國很多企業基建工程的崗位職責和流程制度不完善,各部門之間缺少溝通和交流,導致重復工作或接不上檔的情況時常發生。此外,在基建工程中,還存在財務審計力度不足、參與度不強,無法全方位、全過程跟蹤審計的問題,無法高效完成工作。
1.2工程概算精細化不足
我國大部分基建工程的工程概算由施工單位包干。財務部門工作人員按照合同、工程部門和監督部門核定的工程進度表撥款。但由于工程概算的精細化程度不高,概算細項的控制流程和標準也不明確,所以,財務部門容易與審計部門、工程部門產生分歧,從而影響了基建工程工作的正常開展,進而影響工程款的結算進度。
1.3信息化水平比較低
基建工程財務審計管理的信息量較大,內容覆蓋面積較廣,數據較多,環節煩瑣。因此,財務審計對信息化的管理水平要求較高。但目前,我國基建工程財務部門信息化的管理水平普遍較低,工程管理、資金管理與結算管理的銜接性較差,無法實現項目的全過程、全方位跟蹤。這些問題不利于基建工程項目成本的監督和控制,不利于高效展開工作,也不利于提高基建工程的投資效益。
2完善基建工程財務審計的措施
基建工程財務審計大多為事后審計,在財務審計過程中可能會出現一些問題,為了減少這些問題的出現,就要明確各項費用的情況。大致可從以下5方面入手:①明確基建工程的資金來源。基建工程的項目資金除了本金外,還有各個銀行的貸款。基建工程財務審計要明確各項資金的來源,審核清楚各項資金的來源是否正當,在使用過程中是否出現資金漏洞,是否能切實保證在后續過程中資金可及時到位,審計工程后期的投資情況。②資金的使用狀況。財務審計要將資金的使用情況落實清楚,實行資金統一管理,避免多頭采購,使每一項資金都用到實處;審計資金的使用是否嚴格按照預算進行,與預算有哪些出入,能否在預算范圍內使用。③明確債權、債務關系。在施工過程中,要做好對財務往來的審計工作。只有對每個環節的各種資金都做好審計工作,才能減少甚至避免差錯的產生。④打好基建工程財務管理的基礎。具體而言,要建立健全基建工程財務管理制度,財務管理部門的相關負責人在遵循我國政策法規的前提下,適當完善和改進現有的財務管理制度,對所有模糊的問題進行明確說明,以保證基建工程建設所需的項目資金都可用在實處,做到有據可依,從而保證資金安全。⑤培養工作人員按照規章制度工作的意識。
2.1做好財務審計
項目的成本審計對基建工程的投資效益有著很大的影響。做好基建工程的項目成本審計工作,可以制止施工單位隨意抬高造價、變更建設內容,也可以檢測施工單位有無虛報款項,落實工程進度表,按照進度表結算,從而提高投資效益。通過審計基建工程的成本,還可以檢測基建工程的項目成本是否符合會計制度中的規定,同時,還可以審核基建工程的成本是否真實、有效、合法,從而使基建工程的項目成本控制在預算中。
2.2提高基建財務管理人員的專業素養
基建工程財務管理工作具有環環相扣的業務特點,需要工作人員保持銜接性,不能發生中間斷層,否則就會影響其他人員的工作。因此,基建工程的財務部門應專門培養一些人作為儲備人才,以備不時之需。但就我國目前的狀況而言,基建工程財務管理人員儲備不足,很可能會出現人才中間斷層的情況。此外,我國基建工程財務管理的系統性不強,工作人員僅是每日按部就班地進行各種審計核驗,團隊意識較差,沒有樹立基建工程項目全方位、全過程的管理理念;財務部門、工程部門和審計部門在工程造價、工程管理和結算等方面的專業知識和能力相對缺乏,因此,時常發生分歧,這不利于控制基建工程建設中的成本、合理使用資金和提高投資效益。
2.3增強基建工程物資管理
應提高物資會計核算的管理水平,及時跟蹤物資情況,系統分類基建工程物資。物資管理部門應定期進行實物盤點,并組織不定期的抽查活動,從而確保基建工程物資不丟失。應增強物資采購和出入庫管理,保證基建工程物資的購買數量、領用數量與預算數量相同。在采買時,應與商家簽訂好采購合同,準確記錄購買物品的種類、數量和單價,以便核對時一目了然、真實有效,并及時與財務部門溝通,辦理物資結算;出入庫時,應嚴格依照規章制度進行,憑證領取,避免工程物資丟失。此外,還應加強對包工頭的監管,施工單位應嚴格按照工程的實際用料辦理領、退料。應遵循“零庫存”的原則,做好工程物資的采購計劃。工程物資的采購計劃通常由設計單位提出、計劃和核驗。當出現施工單位以次充好、高估冒算造成物資剩余或工程殘次的情況時,應由施工單位承擔責任。當施工單位與設計單位發生沖突時,雙方應通過協商達成共識,從而確保工程物資及時到位,保證施工進度。
基建投資審計是國家審計的一個重要領域,而基建工程決算審計又是基建投資審計的關鍵。如何采取行之有效的技術方法,對于提高基建投資審計的質量和效率極為重要。根據本人20多年的工程審計的工作實踐,對基建工程決算審計的程序和方法總結如下:
一、做好審前的準備工作
1.對該工程項目進行詳細的審前調查,要收集與該工程造價有關的文件資料和建設程序。招投標文件、標底、施工合同,設計、施工、竣工圖紙,變更設計通知書,監理簽證資料、設備、材料的招標采購合同,隱蔽工程簽證單及各種材料單價的簽證單等工程相關資料,施工單位工程結算書,在進行工程結算審計工作之前,必須對其進行整理、歸集和分析。
2.要熟悉設計施工和竣工圖紙。竣工圖是審計結算分項數量的重要依據,必須全面熟悉了解,核對所有圖紙,清點無誤后依次識讀。竣工圖紙必須由設計、建設或者施工單位加蓋公章。
3.了解工程結算包括的范圍。根據結算編制說明,了解工程結算包括的工程內容。
4.要弄清楚采用的單位估價表。任何單位估價表或預算定額都有一定的適用范圍,應根據工程性質,收集熟悉相應的單價及定額資料。
二、建設程序的審核
審查工程項目的審批手續是否真實完備。尤其是在建設項目前期工作階段,必須嚴格按照現行建設程序執行。現行基本建設前期工作程序包括:項目建議書、可行性研究報告、初步設計及批復、水土、環境保護及批復、開工報告等工作環節。只有在完成上一環節工作后方可轉入下一環節。除國家特別批準外,各地方、部門和企業不得簡化項目建設程序。
三、招投標情況的審查
根據有關要求,對50萬元以上的工程勘察、設計、施工、采購、監理必須進行招投標。并依法審查施工單位有沒有中標通知書。進一步審查專家組成員組成是否合理,有無串標、漏標情況。同時對該招標的工程建設項目,是否具備下列條件進行招標:
1.招標人已經依法成立;
2.按照國家有關規定應當履行項目審批、核準或者備案手續的,已經審批、核準或者備案;
3.有相應資金或者資金來源已經落實;
4.能夠提出貨物的使用與技術要求。依法必須對招標的工程建設項目,按國家有關投資項目審批管理規定,凡應報送項目審批部門審批的,招標人應當在報送的可行性研究報告中將貨物招標范圍、招標方式(公開招標或邀請招標)、招標組織形式(自行招標或委托招標)等有關招標內容報項目審批部門核準。項目審批部門應當將核準招標內容的意見抄送有關行政監督部門。
四、合同情況的審查
認真做好施工合同審查,是工程項目竣工決算(結算)的必要前期工作。施工單位為獲取高額利潤,不按合同規定的內容施工,少做或不做工程量。施工合同包括協議書、通用條款、專用條款三個主要部分組成。由于每個工程項目的特殊性,所以在協議書和專用條款中的內容不盡相同。審計中要對協議書中的重點條款重點把關。主要了解施工企業的資質等級,工程類別、承包方式、結算方式、工期狀況、優惠讓利、獎罰協議、相互責任等,在審閱施工合同時,應注意施工條款的合法性;其次應熟悉建設項目經批準的施工組織設計。在審計合同價中要搞清楚其價格是中標價,還是中標后的讓利價。
五、工程結算的審查
1.工程量審核。計算工程量耗用時間長、工作量大,是確定工程造價的重要環節。對工程量的復核,主要包括下列內容:(1)工程內容是否與圖紙、設計變更和現場簽證相符;(2)工程量計算是否符合定額及工程量計算規則;(3)工程量單位是否與定額單位一致;(4)工程量計算公式是否清晰明了,是否注明了工程部位(層次、軸線、標高);(5)工程量計算精確度是否符合規定;(6)工程量計算順序是否按施工順序或定額上的順序。2.定額套用和費用計取審核。套項是確定工程造價的另一重要環節,定額的使用是否存在高套、錯套情況。主要應對下列幾項進行復核:(1)分步分項工程的施工工序、材料耗用與所選定額子目一致的,復核其單價、人工、材料用量是否正確;(2)不能完全套用定額子目,定額調整換算是否符合規定;(3)項目工程內容與定額規定工程內容完全不一致的,補充定額編制是否合理;(4)人工、材料、機械單價是否按合同約定或市場價格;(5)材料采購發票、構配件購銷合同是否真實。
費用計取程序和標準是否合規,是否存在高套取費系數。在不同地區、不同類別的工程取費標準都有所不同,對項目費率的復核主要是檢查是否符合政策規定,具體內容如下:(1)工程類別確定是否與工程實際相符;(2)工程費用項目組成是否符合規定,沒有發生的費用項目是否已剔除;(3)取費基數是否正確;(4)各項費率是否符合規定或協議;(5)計價程序是否符合規定;(6)甲方供材料、設備是否在稅后扣除。同時要了解建筑物結構、施工方法、施工條件、機械選用的型號和臺數;最后應仔細研究費用定額及相關取費文件。明確各項費用的計取條件、適用范圍、計算基數并結合實際情況加以審查,對適用不同費用政策的同一工程,通常情況下應按工程量劃分分別計取相應的費用。
3.單價套用審核。單位造價與同類工程平均單價是否存在重大差異;定額單價確定了定額子項工程的單位價值,這是合理耗用人力、物力的指令性指標。開展這項工作通常會遇到兩種情況:直接套用和換算套用。對直接套用一般通過對比實際工作內容與定額工作內容是否相符加以審查,著重對比主要材料、主要機械、工藝及工作深度;對換算套用除完成對直接套用的審查工作外,還要審查換算是否定額允許的以及換算方法是否正確,盡量做到切合實際。
4.材料、機械用量審核。掌握的材料市場價格信息,準確地核定材料價差的調增或調減金額。嚴格控制材料價格,防止施工中偷工減料、以次沖好。依據掌握的材料市場價格信息,準確地核定材料價差的調增或調減金額。機械數量、規格、臺班的正確性,其主要復核內容如下:(1)各分步分項工程量計算是否正確;(2)各分步分項工程量與相應單價乘積計算是否正確;(3)各分步分項直接費、人工費豎向加總是否正確;(4)計算程序中直接費、人工費是否與各分步分項工程直接費、人工費合計數一致;(5)計算程序中各費用項目計算是否正確;(6)工程總造價計算是否正確。
5.變更設計簽證單審核。首先查看變更聯系單手續是否完備,是否都有簽字承認,嚴禁先施工后補簽工程設計變更聯系單現象。其次要審核工程數量的真實性,防止四位一體(建設單位、施工單位、監理單位、中介機構)合伙共同造假欺騙審計,再次查看變更聯系單簽字的時間和工程施工時間是否一致。嚴格區分設計變更和工程簽證。根據我國的現行規定,設計變更和工程簽證費用都屬于預備費的范疇,但是設計變更與工程簽證是有嚴格的區別和劃分的。屬于設計變更范疇的就應該設計單位下發設計變更通知單,所發生的費用按設計變更處理。屬于工程簽證的由現場施工人員簽發,所發生費用按發生原因處理。
開展基建工程決算審計,是貫徹治理、整頓、全面深化改革的重要內容,它既是一項較艱巨的審計查證工作,也是社會審計較有前景的業務領域。
參考文獻:
2基建工程審計中存在的問題
基建工程審計人員整體素質差。基建工程的審計工作是一項技術性很強的工作,涉及面廣,專業性強,對審計人員的要求非常高。當前企業缺乏綜合性的審計工作人才,人員素質和職業技能良莠不齊,工作人員的工作知識單一,缺乏專業的工程技術知識和審計能力,無法深入的了解工程建設過程中的問題,嚴重影響了工程的建設和審計工作的質量。基建工程審計工作做不到位。目前很多建設單位的審計工作人員配給不到位,對于一些小的工程項目,經常性的不配給審計人員。而一些較為重要的項目則是直接由領導或者領導指定人員負責的。審計工作人員不足,常常顧此失彼,無法把審計工作的監督做到位,給審計工作帶來了很大困難。基建工程的審計工作監督力度不足。基建工程一般建設項目都比較大,涉及面廣,若審計工作人員不足便容易顧此失彼,無法對項目的審計工作覆蓋到位。這樣的現狀下,一些人員便膽大妄為的,損害企業的利益。最近幾年基建項目的增多,導致審計人員的工作忙不過來,無暇顧及小項目的工作,更是導致了這種情況愈演愈烈,給企業和國家帶來了非常重大的損失。
3當前基建工程審計中問題的解決策略
發揮政府在投資方面的作用。基建工程的主要投資方是政府,政府應該發揮出在投資方面地宏觀調控作用。基建工程的審計工作部門加強對公共項目、高新技術、農業和支柱產業的審查力度,組織好對基建工程的建設設計工作,克服困難,充分的提高資金使用率。建立完善的政府資金投資管理模式,明確各項資金的使用調度[4]。建立健全、嚴格的基建工程審計制度。建立健全、嚴格的審查制度可以有效地控制建筑工程的成本造價,有計劃地進行物資采購、資金管理。明確的劃分出各部分的責任人,促使其積極的參與到基建工程的建設中去,和各部門相互合作,對出現的問題及時、有效的進行處理和解決,若是出現了嚴重的問題便要對相關負責人進行責任追究,督促其緊抓工作[5]。加強基建工程審計工作和財務工作之間的聯系。基建工程的審計工作和財務之間是有密切聯系的,加強兩者之間的聯系,在工作中互相合作,對基建工程的財務支出進行核對檢查,減少失誤的產生。對工程所需的設備和材料的采購,要事無巨細的仔細核對配件、設備安裝得費用支出,明確資金的使用和投資單位。
二、高校基建工程審計的風險識別
1.高校內部審計人員技能缺乏
審計過程涉及到的部門、信息十分廣泛,業務量非常大。在審計人員配備上,首先要做到按照工程規模進行匹配,如總投資在8000萬以上的基建工程,審計人員要在兩人以上。一些大規模的基建工程只憑借原來的內部審計部門,而沒有增派審計人員,使繁重的工作與實際需求不匹配。同時,內部審計人員存在專業知識缺乏、知識結構不全面、工作方法落后以及跨專業審計等現象。目前有的高校還存在由財務人員從事工程審計工作的情況,嚴重影響了工程審計的效率和質量。此外,內部審計人員不僅要具備一定的審計知識和經驗,熟悉工程造價方面的業務,還要對建筑物結構、建筑材料性能、施工方案、施工特點等都有一定的了解,要熟悉基本建設項目的整個流程,以上任何一方面的知識和能力的缺失,都會對工程審計質量產生影響。
2.審計外包單位選擇不當
目前因為高校內部工程審計人員力量不足,將超過一定額度以上的基建工程結算審計業務委托給有實力的造價咨詢機構,已成為一種趨勢。由于外審單位派出的審計人員與高校只有短期的合約關系,其在組織上、經濟上、精神上均獨立于高校,不受高校的行政約束,不用擔心與施工單位串通舞弊行為會給自己造成長期影響。在個人收受好處后,做出損害學校利益的事情。在審計過程中,外部審計人員責任心缺失,對施工單位無原則讓步,抱著“多一事不如少一事”的態度,得過且過,沒有嚴格按照相關的審計程序進行,這就嚴重影響了工程審計的效果。同時,我國《工程造價咨詢單位管理辦法》(建設部令第74號)第三十三條規定:因工程造價咨詢單位的過失,給委托方造成經濟損失的,工程造價咨詢單位應當依法賠償。但由于該規定缺乏具體措施和衡量標準而實際難以實施。這些都造成了外委審計風險的大大增加。
3.工程審計信息不準確
信息資料在工程審計中占據十分重要的地位,掌握并充分利用信息資料,可以減少工程審計中的盲目性,提高工程審計水平。工程監理制度是建設項目的重要管理制度。由于監理機構的獨立性和專業性,基建管理人員和審計人員會過分信任和依賴監理機構,從而忽略對監理數據的審核。監理單位缺乏專業知識和責任心,對現場簽證不實、材料不符的現象就無法真正監管。如某學生宿舍樓的消防工程,施工單位報審單上標明閥門品牌為上海冠龍,材質為銅質閥門,直徑DN100,監理人員在報審單上籠統簽上“情況屬實”。而實際施工現場采用的品牌是上海滬龍,鋼質閥門,直徑僅為DN50,如果基建管理人員或審計人員不現場復核,就可能花較高的價格買到相對較低品質的產品。工程造價中主要材料費用占總造價的60%~80%。目前市場上的建筑工程材料品種繁多,優劣混雜,主要材料價格往往存在巨大的差異。面對建筑材料品牌價格差異大、價格浮動明顯等不利因素,處于辦公室內的審計人員若無豐富的工程用料知識和對材料市場價格的準確了解,只憑借以往的資料和網絡詢價拼湊出的數據,就有可能造成工程價格不實,使工程材料的審核無法達到最大化節約的效果。
4.工程審計范圍片面
在基建工程審計中,很多高校采用事后審計的辦法,對于事前招投標過程、合同簽訂過程以及工程施工過程中的設計變更、現場簽證等沒有引起足夠的重視。高校基建工程涉及到的內容非常復雜,在工程準備期與施工期環節非常多,每一個環節都需要重視,一旦出現疏忽,都將會造成嚴重的經濟損失。比如招標階段。目前高校大型國有資金投資建設的基建工程招標工作,往往委托有資質的招標實施。招標文件中工程量清單、招標控制價以及合同專用條款等重要內容一般由招標擬定初稿,如果基建管理部門對以上內容不進行認真審核,就會造成工程量清單數量不準、項目缺漏、招標控制價偏高、合同條款表述不清等問題,為以后的工程結算審計工作埋下隱患。比如施工階段,若內部審計人員不深入現場,對簽證、變更尤其對隱蔽工程資料的真實性就會缺乏準確把握。例如某個教學樓新建工程,基礎施工時施工單位按照規范要求邀請專家對深基坑支護方案進行了論證及確認。實際施工時,施工單位并沒有按照施工方案進行錨桿支護,僅在四周壁簡單進行噴漿掛網。監理人員和基建管理人員對這現象也沒及時拍照存檔或書面備注。工程竣工結算時,施工單位按照經專家評審的施工方案進入結算,從而引起了造價爭議。
5.外部人為干預存在
部分高校基建工程審計過程中,經常受到外部因素的干擾。大型基建工程往往歷時2至3年,施工單位不擇手段利用機會與相關領導套近乎、攀人情。竣工決算時,“領導打招呼”、“遞條子”等不合理現象就時有發生。工程結算審計時,高校內部審計部門需要與工程相關的其他部門配合,為了保持密切的聯系,對于發現的問題打折扣處理,或一些部門的不協助、不配合,都導致了工程審計結果受到影響。外部各種關系的干擾,造成了審計機構的公正性和獨立性難以保證。
三、高校基建工程審計的風險管控
1.完善基建工程審計的制度建設
高校基建工程審計工作的政策性非常強,一定要通過相關的管理制度進行約束與規范。完善的造價審計制度的建立是現代審計管理中必不可少的基礎保障,高校組織與專業人員都需要學習制度內容,按照規定執行。造價審計制度的完善不僅應對操作流程進行明確,而且對于違反規定內容的行為應進行明確的處罰規定。高校通過制度把監督權充分下放到內部的審計部門,使基建審計工作有序、規范化進行,使所有的審計工作都能夠做到有法可依。
2.加強內部審計人員的能力培養
高校內部審計部門在工程結算審計外委的同時,應注意對內部審計人員的能力培養。通過外審項目的全程參與,學習外審人員先進的審計技術手段和審計方法,不斷提高自身的業務水平。內審人員在熟悉各種工程造價計價方法的同時,也應熟練掌握合同法及其它相關法律法規。另一方面,內審部門也要鼓勵內審人員積極參與注冊造價師、注冊建造師之類的專業資格考試,有效提高內在專業的勝任能力。
3.合理選擇外審單位,加強監督控制
高校應該通過公開招標的方式確定工程結算的外審單位,評標標準應該客觀公正、科學合理,這不僅有利于選擇業務水平、職業道德俱佳的外審單位,還可以防止一些人為因素的干擾,確保外審單位獨立客觀地展開工作,從而使工程結算獲得高水準的審計服務質量保證。高校與外審單位簽訂的合同,應該詳細約定外審業務的服務范圍、控制措施、審計條款、報告制度、爭議解決、違約責任及其處罰措施等主要內容,只有明確約定雙方的責權利,才能有效避免合同糾紛,確保外委審計合同的順利履行。外委審計過程中,高校內部審計部門應對外審項目實行監督和控制。例如陪同外審人員到施工現場查證,參與外審單位與施工單位之間結算差異問題的討論。但也應該注意方式方法,程度適當,充分尊重外審單位在實質上和形式上的獨立性。高校內部審計部門應該建立審計復核制度。審計復核是在外審單位和施工單位就外審項目基本意見一致后,在對審計報告最終定案前,邀請第三方造價咨詢機構對擬定的審計報告進行復核和檢查。前提是與外審單位的合同中首先明確高校內部審計部門有進行復核的權利,并約定外審單位的結算結果允許一定額度的審計誤差率存在。復核時為了提高工作效率,可采用重點抽查審計法、分析對比審計法等。復核制度可以及時發現擬定的審計報告中可能存在的錯誤,同時也是對外審單位的一種監督。
4.拓寬審計范圍,實行全過程審計
高校內部審計部門應該從基本建設項目的建設初期,即投資決策階段開始介入,到項目竣工并辦理完結算為止。自始至終地對基建工程的造價審計進行管理。具體分為事前審計、事中審計、事后審計。只有內審單位全程參與,才能形成科學合理的造價審計控制體系。事前審計主要在基本建設項目的立項階段、設計階段、招標階段,對有關造價進行把控。其中包括工程量清單、招標控制價、合同專用條款等重要內容的復核;事中審計要通過簽證制度的完善進行合理審計。內審人員要經常深入到施工現場,對施工技術工藝、方法等進行察看,了解最新的工程進度與質量。只有掌握好現場第一手資料,才能為工程結算審計打下堅實的基礎;事后審計主要是對合同履行、工程結算等各個環節的真實性、合法性和效益性進行審查。具體包括工程結算的計算方法與合同約定是否一致,工程量是否超算,定額是否高套、錯套,設計變更和工程簽證的結算單價是否準確,材料與現場是否一致,材料價格是否不實等。
5.加強廉政建設,確保審計機構的獨立性
高校需積極開展廉政建設,優化審計機制,只有充分展現出內部審計部門的獨立性,才能真正發揮其審計作用與效果。高校內審工作應獨立于其他的工程管理部門,在工作中不斷創新,敢于監督揭發違規問題。獨立的內審團隊更能夠發現審計過程中存在的問題,能夠為工程決策管理者提供有效的依據與參考,更能夠進一步實現高校基建工程的健康發展。充分獨立的內審部門可以有效降低目前在監督過程中面臨的風險,促進審計工作有序、持續、良好地發展。
1、機構。IMF審計局現有16名職員,包括審計師、經濟學家、人力資源方面的專家和工作流程檢查設計方面的專家。這些職員都擁有專業資格的認證,其中注冊內部審計師7名;注冊信息審計師3名;注冊會計師4名。每個審計師平均審計的IMF財產約為180億美元。
2、定位。IMF審計局的審計工作定位與國際內部審計師協會的內審準則相一致。其審計定位為:“是為增加價值和提高組織機構運作水平,獨立的、客觀的保證活動和顧問咨詢活動。它采用系統的、專業的方法進行評估、改進風險管理控制和管理過程的有效性,從而幫助組織機構完成其目標。”
3、職責。IMF審計局職責主要分為三方面:一是獨立檢查和評估IMF業務運行的控制過程和運作的效果和效率,為決策者進一步改進工作提供分析和建議;二是幫助確認IMF的工作流程以有效和高效的方式構建和運作,能夠很好地完成IMF的目標;三是幫助董事會和管理層對項目建議、運轉、執行等情況進行評估,確保該項目按照董事會的意志進行。
二、IMF內審主要業務
1、業務審計。業務審計是評估組織機構在管理控制下業務運作的效果、效率和經濟性,并將評估結果和改進建議提交給適合對象的系統化過程。業務審計目標:一是進行評估,二是提出改進建議。業務審計是現代審計中具有代表性的3E(Effectiveness有效性、效果;Efficiency效率;Economy經濟性)審計。
業務審計著重于管理計劃和控制系統,要求衡量實際的工作和標準之間是否達成一致,達到一致的程度;對管理計劃和控制系統的充足性以及既定政策和程序的遵循情況進行評估。
IMF審計局的業務審計主要涵蓋以下八方面:人力資源;安全;技術支持;信息管理;基建;服務體系;差旅預算過程;退休計劃投資管理。
IMF審計局進行的業務審計具有四個特征:一是審計目標導向的未來性。業務審計關心的是提高未來的工作績效,著眼于管理政策、計劃和控制系統以及決策形成過程,通過對管理系統的各個方面加以確認,提出改進的建議,幫助各個層次的管理者改進計劃和控制;二是審計方面的系統性。包括對審計環境的深刻理解、建立目標、決定哪些事實來滿足這些目標、收集和評估事實、作出結論、向管理層匯報、審計報告、后續審計等一系列的方法和步驟;三是審計標準的主客觀雙重性。業務審計標準開始通常是管理層建立的工作標準或一些外部類似機構的標準,但主觀判斷不能絕對避免;四是審計報告和建議的創造性。成功的業務審計不僅在于確切地發現問題,找出原因,而且更在于針對問題提出有效的建議。
2、信息技術審計。信息技術審計是對計算機化的系統進行的審計,它不僅包括現有信息系統的控制和程序,而且包括對系統建立過程、計算機設備管理的控制、安全等方面。信息技術審計要求信息技術審計師能夠在信息系統仍然安全運行的時候,發現信息系統中潛在的風險。
3、工作流程檢查設計。工作流程檢查設計是從根本上重新思考和重新設計業務流程以期在成本、質量、服務、速度等方面采用當代的工作方法,取得根本性的改進。工作流程檢查設計,是一個新興起的、管理咨詢范疇內的工作。工作流程檢查設計已經被國際內部審計師協會接受、吸收,成為不少大型組織機構內部審計的一項工作,具有管理咨詢的性質。
流程設計圍繞四個基本問題進行:做什么;為什么做;能否做得更有效率;能否做得更有效。流程檢查設計主要包括四個方面的核心內容:一是“現在的流程”;二是“設計的流程”;三是“效益分析”;四是“怎么實行”。涉及到:流程、人員、技術、組織體系等四方面的資源。IMF認為,流程檢查設計就是要使:合適的人用合適的工具,在合適的地點,合適的時間做合適的工作。
4、風險導向的審計。審計師要對風險進行評估,以便在審計過程中,將審計資源最大限度地用在最重要的領域。審計不僅對組織機構內部的業務進行風險分類,而且在每一個具體的審計項目中,同樣要進行風險評估。
審計局結合IMF的具體情況,對風險因素進行綜合考慮,設立了標準,對IMF涉及業務的風險進行衡量和排序。將業務分為高風險業務、中風險業務和低風險業務。對于處于高、中風險的業務流程或項目,進一步劃分為更具體的業務流程或業務活動,進一步采取附加的標準,找出風險點,將其包含進審計計劃中,作為審計重點。
審計局參考風險評估的結果,制定長期審計計劃和年度審計計劃。IMF審計局的長期審計計劃是3年一個周期,每3年基本對所有的業務領域和風險因素進行一次徹底的審計。年度審計計
劃是長期審計計劃的一個組成部分,代表當年審計局的資源在特定的目標、特定的審計意向、審計項目上的分配。年度審計計劃確保80%的工作根據對審計領域的風險評估來確定。
三、借鑒IMF審計經驗,加強審計監督
1、管理層高度重視審計工作,審計工作為管理服務。IMF審計局的工作受到管理層的高度重視,審計局是總裁直管的三個部門之一(其他兩個為:投資辦公室,職員退休計劃、預算和計劃辦公室)。IMF審計局的職能現經歷了三次大的調整,職能逐步加強。IMF管理層制定的目標是否達到,IMF如何管理組織,效率如何,員工是否滿意,管理層必須透過審計來了解。審計是管理層特別是最高管理者了解IMF運行情況的“窗口”。
2、IMF審計工作有一部分具有管理咨詢的性質。這一點在業務審計中和工作流程檢查設計方面體現更多。如:對IMF人事管理的審計,總的來看,并不是一個檢查,更類似于一個調研、分析。再如:對IMF歐洲部、非洲部的審計,包括:管理和組織、員工情況、工作負擔、管理等方面的情況,是對一個部門全面的審計,在取得事實、資料的基礎上進行分析、對比、評估。IMF審計開展此項業務,對IMF加強管理、提高工作效率、節約資源起到了積極的作用。
3、審計工作高度專業化。IMF審計沒有自己獨立的審計標準,審計標準與國際內部審計師協會的界定完全接軌,內審業務全部遵循國際內部審計師協會的內審操作規程,因此IMF審計工作及結果能夠得到外部的認可。IMF的審計師既高度專業化,又一專多能。每個審計師都有自己最擅長和主要從事的審計業務,有的側重財務審計,有的側重業務審計,有的是人事管理方面的專家。但每個審計師同時還具備其他技能,可以從事其他方面的審計。這使得審計局容易進行業務安排,審計師的業務能力也可以得到全面發展,并減少審計師工作的枯燥性。
(一)獨立性原則
這是設立內部審計組織機構最重要的原則。在這個原則指導下,內審組織機構在組織人員、工作和經費等方面應獨立于被審計單位,獨立行使審計職權,不受股東、總經理、其他職能部門和個人的干預,以體現審計的客觀性、公正性和有效性。如果將內審機構隸屬或合并于本單位的其他部門,就會使內部審計失去其應有的獨立性。國際內部審計師協會在《內部審計實務準則》開始就強調:內部審計師“必須獨立于他們所審核的活動”,“獨立性可使內部審計師提出公正的、不偏不倚的建議和評價,這對于正確的審計工作實施是必不可少的”,而這一點要通過“組織狀況和客觀性來獲得”。
(二)權威性原則
這是內審工作充分發揮作用的另一個關鍵因素,主要體現在內審組織機構的地位和設置層次上。內審組織機構的組織地位和設置層次越高,權威性越大,內審的作用就發揮得越充分。美國的內部審計實踐也表明,內審的組織地位和作用的發揮是相輔相成的。一方面,內審作用的擴大為內部審計贏得較高的組織地位創造了機會;另一方面,組織地位的提高,獨立性增強,又為內部審計人員卓有成效地履行其職責,發揮內部審計的職能作用提供了條件。另外,內部審計要有一定的處罰權,這樣才能充分體現內部審計的權威性。
從內審機構設置的原則上看,科學、有效的內部審計組織機構應是:在董事會下設審計委員會,在行政系統——經營管理系統設置審計機構。內審機構,作為審計業務,要向審計委員會負責并報告工作;作為行政內容,要向總經理負責并報告工作;審計委員會成員由董事長、非執行董事、總審計師和非公司董事(外聘)等組成。這種組織模式是現代企業制度下內審組織機構的最佳模式,其理由如下:
1.能夠最大限度地體現內審的獨立性和權威性。現代企業制度強調內審機構的獨立性和權威性,而獨立性和權威性的強弱取決于內審機構的隸屬關系和領導層次的高低。領導層次越高,獨立性和權威性越高,反之越弱。董事會和經營管理機構是企業的主要領導機構,故在其領導下的內審機構能夠較好體現它的相對獨立性和權威性,從而為內審工作順利開展奠定良好的基礎。
2.這種雙向負責、雙軌報告,保持雙重關系的組織形式,與國際內部審計師協會的《內部審計實務準則》的要求相一致。該準則在緒言部分指出,“內部審計的目的是協助該組織的管理成員有效地履行他們的職責”,而內審所要協助本組織的“管理成員”,是“包括管理人員和董事會成員”兩方面的成員的;內審機構是“根據高級管理層和董事會所規定的政策來執行其職能”的,其宗旨、權力和責任的說明(章程)是“由高級管理層批準并得到董事會認可的”。
3.這種內審組織機構模式有利于保證現代企業制度下內審職能的發揮。傳統審計多強調和偏重于內審的監督職能,忽視了內審的評價、鑒證和服務職能。從西方現代內部審計工作的發展來看,其重心已轉移到評價、鑒證和建設的發揮上,這同樣也是我國內審的發展趨勢。在這種組織模式下,內審機構作為審計業務,主要發揮監督職能;作為行政內容,則承擔評價、服務等職能,更好地實現內部審計促進“改善經營管理、提高經濟效益”職能的發揮。
二、內審人員的配備
素質良好的內部審計人員是內部審計有效發揮作用的關鍵因素。在西方發達國家,公司內部審計工作成功的一條最重要的經驗就是:要使內部審計工作順利開展并卓有成效,需任用能勝任的人員。為此在歐美國家,為了物色一個合格的內部審計人員,公司之間經常開展挖人才的競爭活動,通過優厚的聘用條件來吸引優秀的人才。
建立高效的內部審計部門,首先要物色一名出色的內部審計主管,在招聘內部審計主管的過程中,公司的財務主管、人力資源部門和董事會都要參與進來。一名出色的內部審計主管應具備以下素質:會計、審計或相關專業(MBA更好)學士學位;有審計工作經驗、財務和會計背景的注冊會計師;5年以上的內部審計工作經驗;擁有注冊內部審計師(CIA),注冊會計師(CPA),注冊稅務師(CTA)、注冊資產評估師(CPV)等專業資格;過硬的計算機技能,精通會計和審計計算機軟件;與上層管理者、董事會及其審計委員會相互溝通的經驗;較高的個人和職業道德水平;管理和激勵審計專業人員的能力;可靠的分析和解決問題的技能;強有力的文字和口頭表達能力;較強的社交能力。候選人可能不具備所有這些素質,但應該具備盡可能多的素質。在招聘普通工作人員時,不僅需要通曉財務會計知識的人才,而且需要經濟、法律、金融、稅收、統計及計算機等專業人才,應選擇那些具有高等學歷的、有工作經驗的、年富力強的專業人才,這樣才能使內部審計部門勝任所有的審計工作,更有效地保護所有者利益。對已有的內部審計人員,要不斷提高他們的素質,教育培訓是十分必要的,應該規定一段時期進行集中培訓,讓內部審計人員充分提高、更新知識,培訓的內容不應僅限于傳統的財務知識和財務收支審計技術,還要有統計、經濟、法律、工程技術、計算機等方面的知識。三、工作的開展
為順利開展工作,內部審計部門要摸清每個部門的經營和財務狀況,了解生產過程的各個環節,并為每個部門建立審計檔案,做到對審計對象了如指掌。內部審計機構的負責人應當列席股東大會,了解股東的各項決議與意志。平時內部審計人員不應坐在辦公室里評價外面的一切,而是要深入到每個部門、每個生產環節中去,了解他們平時的工作情況,參加每個部門的全體人員會議,與他們進行交流。溝通技巧對內部審計人員很重要,通過有效的溝通,使他們切身感受到內部審計的積極作用,把內部審計人員看成他們的合作伙伴,使內部審計成為受歡迎的事。
內審工作應以經營風險為導向,以內部控制和風險評估作為內審工作的重點,以確保審計資源重點用于存在重大經營風險的地方,這比傳統的全面審計更符合成本效益原則。從成本效益原則出發,內審人員應當首先關注高風險的領域。良好的控制可以降低損失的可能性,從而降低風險。因此,內部審計人員應當通過檢查、評價高風險領域的內部控制系統,識別高風險點,并提出富有建設性的、符合成本效益原則的改進措施和方案,將風險控制在企業可以接受的、與設定目標相當的水平。關于內部審計的方法,可以采用風險審計法和風險控制自我評價法,這兩種方法審計面廣,有重點,節省時間、人員和費用,審計效果可以達到甚至超過最高管理層的期望。
內部審計機構的日常工作要圍繞董事會、審計委員會以及員工關注的重點和熱點問題展開。當董事會的決策體現了股東會意志時,內部審計應當作為董事會的執行機構,為保障所有者權益,在董事會領導和指導下開展工作。事實上,在所有者制定出合理的激勵約束機制,加強對董事會和高層經理控制環境完善的條件下,內部審計更側重于對高層經理及其下屬各職能部門工作的監督的評價,并提出建設性建議。可
以預見,在一個高效運營的公司中,所有者和管理者目標一致,內部審計監督評價職能的發揮逐漸寓于其對管理者的服務職能中,這種認識的不斷升華,將大大提高內審部門在企業中的地位,并促進其發揮更大的作用。
四、對內部審計機構的評價
內部審計機構,首先要符合成本效益原則,內部審計作為一項價值審計,不在于產生的總收益的最大化,而應是總收益扣除總成本后的差額最大化。一方面,在保證正常工作的情況下,內部審計機構應將規模控制在適當的范圍內;另一方面,內審部門對每個審計項目都要進行單獨評價,在制定每個審計項目的審計計劃時要確保其收益大于成本;否則,在耗費了一定的人力、財務、物力后,收效卻不是很大,審計工作就失去了意義。
其次,是對內部審計人員的評價。主要看內部審計人員是否熟悉業務及其風險控制;是否了解和掌握機構的整體運作情況;是否熟悉會計業務;是否了解和掌握新技術的運用;是否具備與各部門不同層次人員交流和溝通的能力等。
2013年的22份審計報告中有10份是由于注冊會計師無法采取適當的審計程序以獲取充分、適當的證據而出具了保留意見報告,2012年的15份保留意見中有10家、2011年有19份中有12家。由此可見,注冊會計師無法實施函證或其他審計程序以獲取充分的審計證據是造成上市公司被出具保留意見的主要原因。除了這個原因,注冊會計師未收到證監會或其他監管部門的調查結果導致無法確定影響、無法確定交易事項的合理性,注冊會計師對公司的持續經營能力存在重大疑慮,訴訟結果存在重大不確定性等原因都可能導致注冊會計師出具保留意見。另外,我們應該注意到,在出具的保留意見的審計報告中,有部分公司并不是只存在上述問題中的一個,而是同時存在兩個及更多的問題。
2.無法表示意見報告
相比帶強調事項的無保留意見和保留意見來說,出具無法表示意見意味著公司出現的問題已經相當嚴重。2011年有5家企業被出具無法表示意見,分別是中科健、*ST中華、*ST廣夏、石峴紙業、陽煤化工,有兩家是*ST企業;2012年只有3家被出具無法表示意見審計報告,*ST中華A、*ST賢成和九龍山,兩家是*ST企業;而2013年有5家被出具無法表示審計報告,*ST新都、*ST霞客、*ST超日、*ST長油、*ST國創,全部為*ST企業。其中*ST長油最引起人們注意,它是第一家退市的國企。從這三年出具的無法表示審計意見的上市公司來看,大部分出具無法表示審計意見的都是*ST企業,ST類的企業都意味著公司的經營狀況已經出現了很嚴重的狀況,出現了連續幾年虧損的狀況,公司的持續經營能力也存在著重大的不確定性,此外,大量的負債、借款金額、關聯交易、對外擔保等事項的披露不合理以及破產重整方案還未實施等也是無法表示意見的原因。
審計文化要在“免疫系統”的審計核心價值觀的指導下進行研究、規劃、培育、建設。
以思想建設為起點,以能力建設為基礎,以廉政建設為動力,努力造就一支政治過硬、業務精湛的高素質審計人才隊伍,實現由傳統審計向現代審計、文明審計的轉變。
文明審計是審計文化建設的核心,促進和諧是文明審計的根本追求,要大力推進文明審計,要強化以“責任、忠誠、清廉、依法、獨立、奉獻”為核心的審計理念教育,積極開展思想品德、職業道德、社會公德的“三德”教育,不斷增強審計人員黨員意識、公務員意識和審計人員意識;始終堅持“權為民所用、情為民所系、利為民所謀”,用先進的文化凈化心靈,以良好的精神狀態和飽滿的工作熱情做好本職工作;引導審計干部牢固樹立崇高的事業心和強烈的使命感、責任感,依法文明廉潔審計,在勤奮奉獻中享受“為民而審、為國而計”的愉悅。
審計機關要解放思想、轉變觀念,從內斂走向開放,積極主動地宣傳審計職能作用、工作開展情況和先進典型,將審計機關“依法審計,科學審計,文明審計,廉潔審計”的實績,審計干部“創業創新創優”的風采,充分展現在各級領導和社會公眾面前,使審計影響力和權威進一步得到社會認可,又調動審計人員的積極性主動性,營造一種專業、文明、廉潔、和諧、嚴格、奉獻、奮進和包容的文化氛圍,為推動審計事業發展創造良好外部環境。
二、監理履職的審計
我國在實行監理制度之前,監理的職能是由建設單位行使的,監理制度的實施改變了單純由建設單位對工程項目進行監督管理的狀況,它是通過引入獨立的第三方“監理”來對工程項目進行專業的監督管理,監理的職責則通過合同及相關法律法規予以明確。但在現實中,由于對監理的不信任以及舊有模式的慣性等各種原因,建設單位往往不會““放權”,這時,監理通常也會順手推舟,“睜只眼閉只眼”,做個老好人,成為建設單位的附庸,而不會去獨立履行第三方監督管理的職責,但是監理的不積極作為往往又是致命的,他不僅可能會造成權利的失控、監督的真空,更是容易滋生腐敗,從而引發各種工程事故,給國家、社會和人民帶來不可挽回的損失。更有甚者,有的監理單位和人員為了能從相關利益中分一杯羹,就會利用建設單位在專業管理上的不足和漏洞,伙同施工單位一起欺瞞建設單位,從而獲取非法利益。除此之外,監理在履職上的公平公開公正也是十分重要的,在實踐中,監理是需要對施工單位的違規操作進行處理處罰的,而此時,監理就往往會利用自己的職權隨意處罰乃至不處罰,或者對不同施工單位出現的同樣問題處罰標準不統一,等等。
審計時應區分監理“不作為”和“濫作為”這兩種情況有重點的進行審計。“不作為”的審計重點是監理是否按照合同及相關法律法規履職,是否主動履職而不是被動簽字,審計時可以通過查閱合同及相關法律法規中的有關條款,結合監理行為,審查監理是否“不作為”。“濫作為”的審計重點是監理是否、處理處罰是否公平,審計時可以分析比對同一問題在不同施工單位處理處罰的標準和處理處罰的幅度,重點關注應處理處罰未應處理處罰或減輕處理處罰的情形。