文書檔案管理論文匯總十篇

序論：好文章的創作是一個不斷探索和完善的過程，我們為您推薦十篇文書檔案管理論文范例，希望它們能助您一臂之力，提升您的閱讀品質，帶來更深刻的閱讀感受。

篇（1）

藝術檔案通過傳播群眾文化藝術來體現其在保存和傳播過程中的價值和作用。如果文化藝術能得到廣大群眾的好評，那么就能有效地促進和提高文化藝術的生命延續，能使這項有著良好影響的藝術活動繼續傳承下去，對以后藝術的發展有著重要的推動作用。

（二）藝術檔案對發展藝術事業有重要作用

藝術檔案中記錄著豐富的藝術活動資料，通過藝術檔案的查閱和學習，藝術工作人員能對藝術思想進行創新，創造出更符合傳播群眾藝術文化的藝術活動，促進藝術事業的不斷發展，提高藝術人員的專業技能和創新思維，使他們能創造出更好的文藝作品。

二、加強藝術檔案管理工作的措施

篇（2）

二、充分認識促進文化藝術檔案事業發展的重要意義

發展文化藝術檔案事業，有利于將文化藝術活動各領域中形成的有保存價值的不同載體的文化藝術檔案得到有效的管理和保護，并得以傳承和發揚。完整、準確、系統地收集、整理、保護好文化藝術檔案資料，是提升文化單位整體管理水平、維護自身利益及文化事業持續健康發展的重要保證和重要資源。這就需要我們文化藝術檔案工作者要更加自覺地認識文化藝術檔案在促進文化大發展大繁榮中的地位和作用，認識文化藝術檔案所面臨的形勢、任務和文化藝術檔案工作者的責任，認識文化藝術檔案的發展規律，更加主動地推動文化藝術檔案工作在新的起點上加快發展。

三、切實增強做好新時期文化藝術檔案工作的責任感和使命感

文化藝術檔案工作是文化事業的一項重要基礎性工作,文化藝術檔案的憑證和法律作用是其他材料不可取代的，沒有文化藝術檔案，文化工作的基礎就不牢靠，文化藝術活動的經營、管理和持續發展就會受到影響。抓好文化藝術檔案建設與管理,是保存、傳承和發展優秀文化遺產的重要內容和具體體現，是一項為子孫后代積累寶貴的文化遺產，“功在當代、利在千秋”的事業。文化藝術檔案作為文化單位在生產、經營和管理等各項文化藝術活動中形成的有保存價值的文件材料，是文化單位改革與發展的真實記錄，是文化單位的重要資產和信息資源，是今后研究總結文化藝術改革發展工作不可缺少的重要檔案資料。所以，我們各級文化藝術檔案工作者應進一步增強做好文化藝術檔案工作的責任感和使命感，認真貫徹落實《文化建設“十二”規劃》關于加強藝術檔案工作有關要求，強化管理，完善規章制度，抓好隊伍建設，加強資源整合，改善服務，下大力氣解決工作中存在的不足，全面、扎實地推進文化藝術檔案事業健康發展。

篇（3）

2圖書檔案管理系統的實現

一是系統版權界面的設計：系統將Windows界面風格的設計方法給應用了進來，在啟動時，系統采用的是splash效果，會有一個信息提示窗體出現，將軟件的版本號以及軟件開發者等信息顯示出來，在初始界面的頂層設置窗體，同時設計了標簽、圖片框以及計時器等，有著較為優美的界面，與普通軟件的編寫風格較為符合。

二是普通用戶使用界面的設計：因為圖書檔案管理工作比較的重要，用戶如果沒有權限，那么只能查詢圖書，借書、還書等工作是無法實現的，可以更加科學方便的進行管理和操作。讀者進入到系統界面之后，所擁有的功能是一個部分，比如查詢圖書、打印結果預覽等等。

三是管理員登陸界面設計：結束了splash界面之后，圖書信息管理系統的初始界面就出現了，在這個時候，查詢功能以及登陸功能都可以實現，只有登陸之后，系統的全部功能方可以獲取到。要想將登陸窗體打開，就需要借助于工具欄或文件菜單中的登陸選項來實現。在設計登陸窗體時，將命令按鈕、組合框以及標簽等應用了進來，操作人員將用戶名以及密碼輸入進來之后，就可以進入到系統主界面，系統的全部功能都可以實現。采用的是屏蔽形式的密碼框，以此來促使系統安全得到保證。確定按鈕集中了登陸窗體的主要功能，要想實現它的功能，管理員只需要將用戶名和密碼給正確輸入進來即可，如果用戶沒有權限，那么登陸工作就無法實現。用戶有三次機會來對用戶名和密碼進行輸入，如果錯誤出現，系統將會提示信息框，避免系統密碼被解碼器所破解，連續三次錯誤，登陸窗體將不會再次出現。

四是圖書查詢：圖書查詢是系統非常重要的一項功能，它需要連接數據庫。在處理相關數據信息時，比如查詢方面，將SQL語言以及數據訪問對象給應用了過來。在查詢的過程中，結合系統需求，讀者和管理人員結合實際需求，來對不同的查詢方式進行選擇，在對所借的圖書信息進行查詢時，可以通過四個選項，分別是書號、書名以及作者和出版社等。在本界面中，將組合框應用了過來，借閱者可以對查詢途徑進行選擇，將查詢內容輸入到文本框中，將查詢命令按鈕單擊下去，查找到的圖書信息就會被顯示于控件中。

五是圖書借閱：借書功能就是由本模塊所實現的，讀者借到圖書后，系統就會將消息框彈出來，將成功借閱圖書的信息給顯示出來，然后修改數據庫中的相關數據。本功能模塊可以分為兩個部分，首先是用戶信息，指的是需要將借閱者的借書證號、性別以及姓名等詳細信息輸入進來；其次是新借圖書，需要輸入新書書號以及借書日期等詳細內容，確定之后，用戶就可以對圖書成功借閱，并且本用戶借到的圖書也可以被顯示于控件中，彈出相應的消息框，提示用戶已經成功借閱了圖書。

六是新圖書錄入：新圖書錄入也是需要重視的一個方面，只有在數據庫中儲存新的圖書，在以后的圖書借閱過程中，記錄和校對工作方可以順利進行。進入到主界面之后，如果對新書進行了購買，新書錄入模塊就會出現，輸入相關的信息內容即可。

篇（4）

1.1完善檔案信息庫建設

檔案信息的計算機網絡應用應該進一步完善檔案信息庫，保障檔案信息的有效管理和充分使用。檔案信息庫作為信息資源的載體應該進一步完善，針對當前檔案信息使用不當的問題應該對不同的信息進行合理的歸類，確保檔案信息的有效提取。檔案信息庫的建設中還應該包括合理的維護工作，檔案信息庫中的信息由于使用頻繁往往會出現一些問題，因此加強檔案信息庫的維護工作十分必要。檔案管理部門應該充分重視和完善檔案信息庫的維護工作，定期對檔案信息進行更新和檢查，確保檔案信息的完整性。檔案信息庫的建設應該始終將如何實現檔案信息的有效服務作為出發點，將如何實現檔案信息的最大化利用列入信息庫建設的考慮因素，保障信息庫建設能夠充分發揮其作用，提高檔案信息的有效利用。

1.2要明確案卷概念和明確組卷規則

過去，案卷有文件“組合體”和“保管單位”的雙重屬性，但在多媒體時代是行不通的。一張光盤可以存貯數百乃至上千個電子案卷，一個案卷的多媒體文件則可能存在于不同的保管單位之中。因此，要肯定電子案卷特殊的存在形式。案卷是全宗內檔案分類的產物，但過去組卷要兼顧文件的聯系和案卷的厚度；因此，應該建立更加科學、嚴謹、詳盡的全宗檔案分類方案，直接作為組卷的基礎和依據。目前，職能管理在機關工作中的地位和作用日益凸顯。檔案作為歷史的真實記錄，應該反映這種情況。同時，文書立卷也是機關工作的組成部分，應該與之融為一體。

1.3運用先進科學技術，應用計算機輔助立卷

無淪是電子文件歸檔，還是完成紙質文件的立卷工作，都需要一個好的文、檔一體化管理系統。一方面，電子案卷的建立是人工不可能實現的；另一方面，要利用計算機替代手工操作，提高立卷工作的質量和效率。例如，利用文書登記的目錄組卷并進行電子文件的自動歸檔，提供可選擇的全宗名稱、年度、機構、職能和保管期限表等著錄項數據，復制生成可修改的案卷題名，進行案卷和卷內文件以及特殊載體檔案的排序并生成檔號，進行各種立卷統計，打印各種目錄、封皮、統計表和交接文據等。可見檔案信息化服務與管理水平將隨著信息化時代的快速發展而不斷提高。

1.4提高檔案管理工作人員的計算機技術水平

檔案信息管理人員的計算機網絡技術水平還有待于進一步提高，能夠更好地為檔案管理工作服務。一方面需要加強檔案信息管理人員的計算機網絡技術培訓工作。計算機網絡技術的應用有效地提高了檔案信息管理的工作效率，有助于提高檔案管理工作的水平。在檔案管理工作人員的計算機網絡培訓中需要進行計算機網絡技術知識的講解和實踐操作，確保工作人員能夠熟練掌握計算機網絡技術，提高檔案工作效率。

篇（5）

二、檔案管理系統的設計檔案管理系統

是由不同的動態網頁所構成的，而該系統的各項功能也借助動態網頁得以實現，檔案管理人員、檔案使用人員以及檔案管理系統和后臺數據庫之間的交互，從而實現單位管理與文件管理的功能，而檔案管理人員可以在經過身份驗證后對這些檔案進行管理。對檔案進行的管理包括對檔案的添加修改以及刪除。其中添加頁面與修改頁面比較相似，但是修改頁面上的控件已經有了初始值，而添加頁面中的數據控件默認是空值，所以添加、修改頁面可以在同一個頁面中得以實現，在引用比較具體的頁面時的區分方式是利用URL后的查詢字符串。在對這些檔案數據進行操作管理時，也有需要注意的地方，比如在頁面提交前應當首先進行客戶端的驗證，從而保證提交數據的完整性與準確性，其次為了避免重復記錄在數據提交到服務器后還要進行服務器端的驗證。在對數據庫中的圖形文件進行處理時也有許多應當注意的問題，首先是圖形文件的修改，這是文件管理中一個比較難操作的模塊，在對圖形文件進行修改時，我們一定會重新上傳圖片，與此同時也要顯示出原來的圖片，但是此時圖片的大小與數量尚未確定，可能會是檔案管理系統的頁面出現排序混亂的現象，所以該檔案管理系統中只有刪除圖形文件的功能，沒有修改圖片的功能。而添加圖形文件時也有其比較特殊的部分，即我們無法確定這個文件中具體的圖片數量，即頁面中無法固定文件上傳控件的數量，此時我們可以在進入添加圖形文件頁面前先向服務器提交一個數據表明這個文件包括多少圖片，而后服務器根據這個數據去生成相應數量的文件上傳控件，對于文件上傳我們可以利用程序從提交的數據中分離出圖片信息，或者是使用特定的文件上傳組。與此同時還有客戶端的驗證問題，針對這種問題我們也有相應的解決方案，那就是利用服務器端腳本去生成客戶端腳本。在對該系統進行開發時，我們可以利用MicrosoftVisualInterDev作為系統的開發工具。該工具可以對某些對象的屬性方法進行自動處理，提高了拼寫的準確率與編程速度。同時這個工具還能夠將檔案中的某些關鍵詞句進行藍色加粗顯示，極大地方便了我們的閱讀。在系統完成后，必須應經過相應的測試，模擬實際工作進行測試，保證無問題后可投入運行。

篇（6）

隨著計算機技術的迅猛發展，高速大容量的檔案影像管理系統已經日漸普及。綜合文書檔案的建立與管理亦急需專業化。下面是編輯老師為大家準備的試論文書檔案的信息化管理。

計算機具有強大的信息處理能力。在以往的檔案管理工作中，工作人員過多地依賴于手工操作，要求資料收集完整、齊全，避免漏寫、漏抄;用筆規范、耐用，字跡工整、清楚;分類、統汁準確無誤，結果又費時，又費力。在應用計算機軟件之后，文件資料收集、儲存、分類、統計和查閱等環節變得十分方便、有序，無論是起草文件還是辦理傳遞，都變得簡單易行。

在原始的手工操作管理中，企事業單位由于不能做到信息共享，使得大量信息閑置在文件柜中，不僅造成資金和資源的浪費，還造成文件和信息查找困難。運用計算機技術對檔案進行管理后，檔案管理由案卷級深入到文件級，由單途徑管理發展為體系管理，由對檔案外部特征(目錄)管理到內、外部特征(目錄和內容)合并管理。隨著計算機網絡技術的進一步發展，檔案信息與載體分離利用，可與其他信息系統建立互聯，從而極大地提高了檔案利用工作的質量和效率，可以對所調閱的信息資源作出適時響應和脫機處理，可以保證很高的查全率和查準率，可以不受空間的限制。并且通過網絡服務這個寬廣的平臺，可以了解其他檔案工作部門概況、工作的重點和檔案管理信息動態。

與紙質檔案載體相比，電子文件載體材料的壽命要長得多。紙張的耐久性取決于纖維素的性質，纖維素在一定的條件下容易受到破壞：如在高溫、高濕、酸、酶、氧化劑等情況下，可發生水解和氧化反應，在檔案工作過程中稍不注意就可能造成不可挽回的損失。而電子文件則不同，隨著電子技術發展日新月異，儲存、讀取電子文件的設備日趨成熟，我們可以根據不同的需要，選擇不同的電子載體，如VCD、DVD光碟，小容量的閃存U盤，大容量的移動硬盤等。這些載體的普遍特點都是存、讀方便快捷，易于傳遞，且儲存時間長，受外部環境影響小，不易損壞，具有很強的穩定性。

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檔案內容的變革直接影響了檔案管理的方法，在傳統的檔案管理中，檔案管理工作人員只需要按照紙質檔案的歸檔和保存方式進行檔案管理即可，可以說管理方法是不變的，但是在檔案數字化管理的過程中，與檔案存儲、檔案安全維護相關的管理行為需要工作人員能夠熟練操作并解決與計算機使用相關的問題，而這些技術又是完全不同的，例如歸檔和調取在計算機上的路徑截然不同，音頻、視頻與文檔形式的檔案資料整合所需要用到的軟件工具也完全不同。數字化的檔案管理辦法完全是基于計算機和網絡使用的，這是檔案管理方法與現代社會主流文化接軌的象征。

（二）檔案管理目的更加多元化

數字化檔案管理的第三個特征就是檔案管理目的更加多元化。以往的檔案管理主要目的在于通過提供以往工作記錄，協助單位預測發展目標，為單位多種決策提供幫助和建議，但不能為普通職員提供相應的檔案服務，也不能通過檔案管理工作體現單位在同等社會組織中的地位，這主要是由于檔案資料共享和調取步驟繁瑣造成的檔案管理目的單一。而數字化檔案管理能夠實現檔案異地調取，從網絡平臺上實現檔案共享亦非難事，這使得“方便個人調用檔案”、“實現服務性檔案管理”也成為檔案管理的目的，國家相關部門亦可通過對各單位檔案的綜合分析得出社會發展的基本面貌。

二、檔案數字化管理中容易產生的問題

檔案數字化管理的多種工作特點使得檔案管理工作面臨著種種問題，致使數字化檔案管理的進程發展受到阻礙，數字化檔案管理的實際效用的發揮不佳。要使數字化檔案管理工作在組織中發揮作用，就必須從發現管理問題入手進行分析，筆者根據多年工作經驗，總結目前數字化檔案管理工作主要的問題包括以下三個方面。

（一）檔案工作人員的職業能力與數字化管理需求不匹配

現代檔案管理工作要求檔案管理人員擁有較高的信息技術知識，能夠妥善處理一些常見的信息文件問題，如及時處理電腦突然死機、硬盤突然崩潰的情況、對與公司機密相關的文件進行多重加密、定期、高效的對檔案文件進行檢查和整理等。而目前大多數單位的檔案管理工作人員都存在職業能力不足的問題，很多檔案管理工作人員年齡偏大，常年工作在傳統檔案管理的模式下，習慣于紙質檔案的管理規則和辦法，在傳統的檔案管理工作中能夠出色的完成工作，但對數字化檔案管理工作的職業能力水平相當低，這導致大多數檔案管理工作人員對數字化檔案管理的接受度較低，有些甚至不熟悉計算機操作，十分容易造成檔案的丟失；并且工作人員在管理思想方面還停留在傳統的檔案管理模式中，認為數字化檔案管理是“沒必要”的，這直接導阻礙了數字化檔案管理的發展。

（二）檔案資料的保管過程中的科技風險難以避免

在現代化管理手段下，使用信息技術是檔案管理工作中必須的一個環節，而檔案管理中的信息技術漏洞十分容易導致檔案安全問題。首先，在檔案管理現代化過程中選用的檔案管理軟件本身有可能是開發不完善的，畢竟應用于檔案管理的軟件是近幾年才開發出來的，軟件的穩定性、對病毒甄別的能力都還在研究當中，軟件自身的程序問題造成檔案丟失的狀況有可能發生；其次，員工在調用檔案的過程中，由于對檔案軟件操作的不熟悉以及對信息類檔案保密的忽視，經常有對檔案資料保管不利的情況，例如于對檔案的隨意存放很可能導致檔案信息泄露，在檔案網絡傳輸的過程中可能被盜取等；最后，由于互聯網網絡本身的漏洞和計算機編碼技術的高速發展，在不具備高級防護系統和專業的信息科技人才的情況下，檔案存儲和管理系統很容易被黑客入侵或者遭受網絡病毒的危害，惡意的網絡攻擊輕則導致檔案信息丟失，重則導致整個檔案管理系統的癱瘓，這對檔案保管來說是重大的威脅。

（三）檔案管理工作的復雜性容易導致程序問題

檔案管理工作包括收集資料、整理資料、歸檔和存儲多個步驟，而數字化檔案管理是基于電子信息科技的，收集資料、整理并且歸檔往往是在一個程序平臺上完成的，如果檔案資料的格式多樣，就必要進行二次加工，而再次錄入很容易引起人為的誤差，檔案的真實性也因此不能保障，這就要求檔案資料在文件格式和存儲形式上的統一；另外，由于檔案管理內容繁復，工作人員比較多，不同工作人員對檔案歸檔和整理的次序如果不能協調統一，則很容易造成同一個檔案被重復錄入的情況，而檔案文件格式問題和系統中檔案重復錄入的問題很容易導致作為檔案管理工作必要支撐的管理軟件的崩潰。

三、完善檔案數字化管理的方法

（一）提高檔案管理工作人員的職業能力

要提高檔案管理工作人員的職業能力，首先要改變檔案管理工作人員的管理理念，這就要求檔案管理工作人員對工作形成科學的、先進的工作意識，即認識到在信息科技的條件下檔案管理工作的創新之處，認識到檔案管理工作的服務性特點，認識到職業能力對檔案管理工作的促進作用。首先應針對年齡偏大的檔案管理工作人員進行計算機類的職業技能培訓，使他們能夠熟練使用計算機進行網上檔案管理和文件傳輸，以提高工作效率；其次，應重視優秀的人才的引進，以保證先進的檔案管理模式能夠有效推行；最后，應根據檔案管理使用的新技術、新軟件的特點，對在崗檔案管理人員的技術培訓，讓工作人員掌握基本的操作技能。檔案管理工作人員還必須提高保密意識，維護檔案的安全穩定。優化檔案管理工作人員的年齡結構和專業素質是提高檔案管理工作人員職業能力的必要措施，重視到對檔案管理工作人員的職業技能培訓和職業道德教育，如舉行“檔案服務大賽”等，使檔案管理工作人員對自己的工作充滿信心，從工作意識上形成正確的、積極的態度是提高他們職業能力的根本方法。

（二）完善檔案安全維護體系

應建立健全安全技術防范系統，積極應用各種先進的計算機加密、防入侵、防病毒等技術，照片修復技術，電子信息恢復技術，計算機處理錄音錄像技術等，為檔案安全提供技術支撐。另外，切實落實異地備份制度，對所有多套檔案或檔案復制件，一定要異地存放至少一套，以防重大災害對檔案造成毀滅性損失。對重要的電子檔案，不但要同質備份，而且要異質備份，及時轉換成縮微品或紙質檔案，以確保它們長久可讀。另外，檔案安全維護體系的建立還必須有財力和人力的支持，因此各單位需要在檔案安全維護上撥放一定的資金，用以專門更新檔案保密系統，或聘請計算機技術人員對單位檔案安全系統進行檢查和漏洞修補；有條件的單位可以自主培養或外聘計算機技術人才，專門負責數字化檔案管理中的檔案信息安全維護，以增強自身的檔案安全管理能力，除此之外，單位還應該重視對員工的檔案安全維護教育，使調用檔案的員工在享受檔案服務的同時為檔案安全負起責任，從檔案使用和保管的細節方面入手，盡量降低檔案安全管理的風險。

（三）制定標準化檔案管理工作規則

目前現行文件和檔案是各自分別運用計算機技術解決原由手工操作的各項文件管理工作，各單位檔案部門應用的文檔管理一體化系統軟件在其結構設計和功能上不盡相同，造成數字化檔案信息共享困難，通用性、開發性差，導致檔案資源利用率不高，制約了檔案數字化建設的發展。有的單位在投資使用一種檔案軟件不長時間，就發現一些問題，或重新編制，或干脆棄之不用，導致檔案建設資源的浪費，影響單位對檔案數字化建設的信心，也影響了檔案工作人員對數字化檔案管理工作的效率。為了保證數字檔案的兼容性和規范性，必須根據單位的實際情況，制訂統一的格式標準和檔案管理業務規范，使檔案數字化管理在實際應用過程中少走彎路，如制定檔案管理工作的標準化程序，要求檔案管理工作人員將每日的工作內容進行公示和集體檢查等，以保證檔案管理軟件的有效運行。結合行業、地域環境等實際制定并認真落實好《檔案管理標準》、《檔案館工作標準》和《檔案庫房管理制度》、《檔案保管保密制度》、《檔案查閱利用制度》、《檔案管理人員崗位職責》等各種檔案管理制度，也是保證檔案管理工作標準化的基本方法。

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二、電子文件的歸檔與接收

電子檔案的主要來源就是紙質檔案，借助于傳統的方法來收集、處理和鑒定文件，采用一系列的技術手段，促使庫存檔案的數字化得到實現，產生的電子文件符合相關要求。庫存檔案數字化之后，和傳統的紙質文件相比，電子原件可以作為紙質元件的副本使用，因為依然可以有效的編輯和修改形成后的電子文件，同時，在網絡上傳和復制文檔的過程中，人為因素發揮了較大的作用，那么就無法確定它的真實有效以及原始性。因此，在電子文件形成的過程中，就需要形成一份電子文件，將電子文件的靜態和動態數據信息給涵蓋過來，保證電子文件擁有齊全的信息，查詢和辨別起來較為方便，這樣才可以有效增強檔案原始性，在較大程度上提升電子文件的利用程度，同時，電子文件的數據信息方面，也需要對人為干預進行減少，因此，就需要對系統自動提取產生足夠的重視，檔案管理人員如果發現了問題，可以向歸檔人發回。

三、電子檔案的存儲與備份

電子檔案因為過分依賴計算機，那么就不夠穩定，主要原因是計算機的硬件和軟件產品不夠穩定，隨時都可能有意外情況出現，那么就需要科學存儲和備份電子檔案。要嚴格依據技術的發展要求來選擇歸檔各種文件的存儲形式，如文本文件、圖像文件、音頻視頻文件等，可以選擇不同的方式來存儲電子原件，如數據庫存儲、光盤存儲等，在選擇的時候，需要充分兼顧用戶的實際需要。因為計算機的穩定性無法保證，那么在檔案管理中，還有十分重要的一份工作就是電子檔案備份和恢復，這樣才可以保證檔案管理系統的安全和穩定。需要合理有效的備份網絡備份、系統備份和數據庫備份，同時，第三方介質也需要注意存儲，比如可以將專用電腦以及專用的存儲裝置給應用進來，并且不接外網，這樣檔案管理系統的安全性和穩定性方可以得到保證，如果有意外情況出現，借助于備份信息，系統就可以得到有效恢復。

四、電子檔案的檢索和利用

我們需要注意的是，檔案管理工作就是更好的服務于使用者，最終目的就是可以更加方便的檢索和利用電子檔案；在共享檔案管理系統數據時，檔案使用者在對需要的資料進行查找時，可以更加快捷和準確，將信息化的優勢給充分體現出來。和傳統的檔案管理模式相比，電子檔案對于檔案的存在形式是一項根本性的革新，同時，對于檔案的利用和查找方式也造成了很大的改變，可以更好的服務于檔案利用者。同時，電子檔案的維護性管理也需要引起人們的重視。在管理維護方面，主要利用用戶權限來限制；維護下管理包括很多方面的內容，在數據庫管理中，主要是進行一些日常的維護；查詢瀏覽電子原件內各種動態數據信息等等。

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1.文書檔案現代化管理的高效性

傳統的文書檔案管理工作完全依賴人工，靠工作人員通過手工統計、手工歸納、手工整理等等，不僅工作繁瑣、復雜，而且工作效率較低，同時也浪費了人力、財力與物力，制約了管理水平的提高。現代化的管理可以降低勞動強度，提高人員利用率，改善工作效率。傳統的文書檔案管理工作存在立卷難、管理工作難，利用率差的問題。具體如下：

1.1傳統檔案管理存在的問題

第一，立卷難。立卷工作是文本檔案管理最基本的規劃與統籌，在立卷的過程中，要注意對檔案各個大綱的歸類及按照標題進行排列，確定保存期限進行裝訂，該工作需要細致的觀察能力與持久的耐力，這項工作較為枯燥，難度較大且難以掌握。

第二，管理工作難度較大。完成文本組好卷之后，會根據其不同特征進行編號，滿足工作需求，這項工作十分繁瑣，而且常會出現錯誤，需要有大量的人力、財力與時間方可達到管理的目的。

第三，利用率較差。傳統的檔案文本裝訂準確度不高，操作方便性不足，導致其利用率交底，現代化技術的運用，改善了管理水平，減少人為操作，使用技術手段，發揮人力資源的作用，減少勞動力強度，促進管理水平的提高，改善文本檔案管理的合理化與科學化目標，提高檔案的可信度。

1.2現代化技術的運用改善了文書檔案工作的效率

現代化技術的運用最大的成效就是改善了文書檔案工作的效率，計算機技術的運用大大提升了文書檔案的運用效果，將管理人員從繁瑣的工作中解脫出來，使其可以有更多的精力從事其他工作，同時也大大提升了工作的準確性，降低錯誤，使檔案部門的文書檔案功能更好的發揮出來，更好的為需要的人服務。

2.運用現代化技術提高檔案資料管理的便捷性

現代化技術的運用對檔案管理具有十分重要的意義，改善了檔案管理的方便性，應用也更為簡單，利索。傳統的以手工為主的檔案管理方式不僅浪費了大量的人力、財力與物力，而且文本資料不夠全面，漏洞百出，信息含量不足，這都在一定程度上影響檔案管理你水平的提高，無法滿足發展的需求，在檔案利用的過程中問題百出，資料不足，利用率差，查找復雜，可信度較差等都制約了文本檔案價值的發揮。現代化技術的運用在很大程度上改善了文本檔案管理水平，計算機技術的使用也實現了當即立卷，改善了檔案的規范性與合理性，實現檔案管理的有序性，近而使檔案由案卷集轉變為文件集，實現了從手工刀自動化的轉變過程，促進檔案管理水平的提高。

3.文書檔案管理的現代化促進了文檔安全性的提升

與傳統檔案管理相比，現代化檔案管理的科學性與安全性都有了很大成都到的提升，從我國文書檔案的傳統管理情況來看，保護措施不足，檔案查閱是整體性的，無法進行單一操作，這不僅對查閱工作造成不利影響，同時也會影響到文書檔案管理的規范性，與檔案管理的保密要求不相符。現代化技術的應用，計算機管理設備的運用該使檔案管理查閱以當頁的形式呈現出來，不僅便于查閱，同時也提高了檔案管理的安全性。

4.文書檔案管理的現代化促進檔案管理工作質量的提升

所謂文本檔案就是檔案管理的文字資料，其管理最主要的目標就是要提高文本資料的利用率，在進行檔案管理的過程中，強化對質量的需求是檔案管理是發揮其最大價值的重要體現。在傳統的檔案管理過程中，立卷工作中存在太多立卷人的思想，主觀意識過于濃厚，對立卷工作的把握科學性不足，專業性較差，無法維護檔案的高質量與高水平發展目標，影響利用者的使用與操作，降低了利用效率。同時，在進行文書檔案歸檔的過程中還占用了檔案人員的大量時間，影響其他工作的發展，同時也制約了檔案管理人員素質的提高，在這樣的環境中，檔案利用工作過于被動，利用率低。

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以往，紙質文書檔案收藏量大，對檔案管理工作的技術要求不高，隨著計算機信息技術的發展，各種數字化檔案文件大量涌現，如：電子文檔、照片，圖片，數字化信息，各種存儲介質也在變化，包括光碟，磁盤、磁帶等等。這致使圖書館檔案管理工作面臨著新的挑戰。

2．查找不便，利用不足

圖書館的檔案中蘊含著豐富的資源，特別是近些年，各地大力發展公共服務事業，新建了很多公共圖書館，由此產生了眾多的新館建設資料。這些資料來源廣，信息量大，對后期的維護和公共圖書館的運行有重要的作用。但長期的文書檔案以手工的、低水平的管理模式，致使大量的檔案資料不能得到充分的開發利用，也使人們對檔案的認識僅停留在收、藏和部分調閱這種低層次運作中。

二、現代公共圖書館為檔案管理的科學管理提供了軟件條件和硬件條件

1.具備計算機、網絡等現代信息技術設備

在網絡技術、計算機技術高度發達的今天，成熟的信息及電子技術已經普及到各行各業，公共圖書館檔案管理應該充分利用這一現代文明產物。現代公共圖書館的檔案來源越來越廣，信息量越來越大，特別是新館建成后產生了大批的文件、圖紙等對以后的維護具有重要作用的資料。然而傳統的傳統檔案管理以紙介質為主，手工操作，可見性差，查找信息不但耗時多，查準率也低。這種傳統的管理模式已經無法適應現代檔案管理的需要，要改變這種情況，就需要借助現代電子計算機和通信技術，建立一套完備的信息管理系統，用現代化方法管理文檔信息。現代公共圖書館為檔案管理的科學管理提供了硬件：利用現代網絡技術提高檔案管理的質量應從電子文件形成的源頭抓起，以網絡為起點，將檔案管理工作統籌規劃，從而實現文件的一次性輸入，多口、多途徑的輸出，全網絡信息共享。計算機、網絡等現代信息技術設備不僅可以保證公共圖書館檔案管理檔案信息的收集、處理能力，還可以保證信息可以克服物理空間的限制，例如運用遠程登陸、電子郵件、即時消息等方式擴大公共圖書館檔案的利用率和利用水平，提高社會信息共享能力。這樣能夠使檔案的資源得到最大限度的開發和利用。

2.具有一大批計算機、網絡高科技技術人員

有了物的支持，和現代企業管理一樣，人的因素同樣十分重要。從某種觀點來看，人的因素更為重要。圖書館管理包括三大要素：人員、技術、資源，其中人員是最活躍并且起決定性作用的因素。由于公共圖書館檔案管理組織機構不健全，崗位職責不清、責任不明，加之兼職檔案管理人員不固定，沒有經過專門培訓，業務素質參差不齊，導致檔案工作被動落后，疲于應付。以單一的手工操作為主，檢索速度緩慢且利用效率低下，與快速高效的利用需求和現代化的發展要求極為不協調。在信息化時代里產生了大量的電子檔案，使得檔案信息也快速向數字化方向發展，檔案手工管理被計算機管理所取代。現代公共圖書館為檔案管理的科學管理提供了軟件：隨著人們對信息化程度的提高，人們開始越來越重視對圖書館文件信息和檔案信息的管理。很多共圖書管理人員已開始重視圖書管理工作，并且不斷完善圖書館檔案管理制度，與此同時，還涌現出具有一大批計算機、網絡高科技技術人員，這無疑給圖書館檔案管理注入了新鮮的血液。相信用現代化的方式管理圖書館檔案，一定能夠減少重復勞動，節約大量的人力、財力、物力。

三．現代公共圖書館檔案管理的實施策略

鑒于公共圖書館檔案管理中存在的問題，必須從以下幾個方面著手解決：?

1．增強圖書館檔案管理意識?

圖書館全體人員特別是領導同志應從思想上高度重視公共圖書館檔案管理工作，深刻認識到圖書館檔案同圖書資料一樣，都是寶貴的信息資源，對圖書館工作有著非常重要的參考意義。在對檔案工作重視的基礎上，逐步把圖書館檔案管理列入議事日程。

2.健全檔案管理制度?

在各公共圖書館內部基本都有各自的檔案管理體系，其內容包括檔案上繳制度、歸檔范圍，標引規則，管理制度及使用制度等。公共圖書館檔案管理業務包括八個具體環節：檔案收集、檔案整理、檔案鑒定、檔案保管、檔案檢索、檔案編研、檔案統計、檔案利用，可以劃分為兩個基本組成部分，即檔案基礎工作和檔案提供利用工作。為了將大量的原始檔案材料收集齊全以方便利用，需要借助于科學的原則和方法，即檔案規章制度來管理檔案，這是搞好檔案管理的必要手段。?

3．設立專職檔案管理員

選派專人管理。對于日常管理檔案采取集中管理方法，安排辦圖書管理人員專人負責全權辦理。對于業務流程檔案由各業務部門分散管理，便于各部門結合自己的業務進行管理與利用，同時調動個人和部門兩方面開展檔案工作的積極性，這是搞好檔案管理工作的動力源泉。?

4.開發適合公共圖書館實際的檔案管理軟件