企業數字化管理匯總十篇

序論：好文章的創作是一個不斷探索和完善的過程，我們為您推薦十篇企業數字化管理范例，希望它們能助您一臂之力，提升您的閱讀品質，帶來更深刻的閱讀感受。

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1．1電子檔案的真實性問題

由于電子檔案與紙質檔案載體性質的不同，電子檔案可以刪減，可以不留痕跡地反復修改，不能通過字體和印章鑒別，導致無法辨別真偽，使其不具有法律效力和依據。

1．2電子檔案的安全性問題

電子檔案與紙質檔案由于載體不同，容易被外界環境影響，消磁或者無法讀取；還容易被網絡黑客通過特殊程序截取或被計算機病毒入侵，使信息丟失。

1．3電子檔案對生存的技術環境過分依賴問題

企業的電子檔案形式多樣，有文檔、圖形、視頻、音頻等，而這些檔案無法直接閱讀，人和電子檔案之間有一道數字屏障，計算機成為必須工具。而計算機技術和軟件的更新速度極快，使電子檔案也同時需要不斷的更新才能被讀取和利用，導致電子檔案對計算機的依賴性極大，也極易丟失信息。

1．4電子檔案的增殖速度極快，存儲密度增高

企業在生產和經營中產生的電子檔案越來越多，而且組成結構復雜，每年都在成倍的增長，這就要求存儲的載體空間和密度不斷加大。自1957年硬盤誕生以來，存儲密度提高了5000萬倍。而存儲密度越高，導致安全問題就越多。

1．5檔案數字化對檔案人員也提出了更高的要求

做好檔案數字化工作要求企業的檔案管理人員不僅懂得紙質檔案的整理、編研，還要能夠熟練地使用計算機、掃描儀、相應的檔案管理系統軟件等，能夠熟練進行計算機軟件和電子檔案更新、升級等后期維護工作。

2針對企業檔案數字化管理出現問題應采取的措施

2．1企業應該加強數字檔案的安全性管理

對歸檔電子文件做到全程管理，即對電子文件的形成、收集、歸檔以及電子檔案的保管、利用、統計、銷毀等實行全過程管理與監控。可以采取身份識別、權限控制、電子簽名等技術手段維護電子檔案的真實可靠性。

2．2企業要根據實際情況建立完整的電子檔案歸檔和保存制度

電子文件歸檔一式三份，一份封存保管，一份借閱使用，一份異地保存。歸檔的電子文件盡量轉換成通用格式，如不能轉換就在同一載體中同時保存其應用軟件，以防止若干年后無法讀取。要選擇專門的檔案光盤，其壽命大于20年，合理安排存儲結構，科學保存。每4年進行一次抽樣機讀檢驗，抽樣率不低于10%，發現問題及時解決。

2．3在檔案數字化轉換過程中要遵循規范性、安全性、真實性、效益性的原則

制定出符合本企業實際情況的、合理的、最優化的檔案轉化方案。

2．4做好電子檔案的保存和維護工作，盡可能的延長使用壽命

以化學磁性材料為載體的電子文件，從理論上講能夠長期保存，但是由于電子文件形成的時間短，缺乏實際存儲的經驗，所以要求電子檔案的保存環境高于紙質檔案，要恒溫、恒濕、防塵、防磁、防震、防光、防有害氣體。

2．5重要檔案還是要雙套制保存

有的大型企業有很多珍貴或機密的檔案，它們可能是有永久保存價值的文本或圖形形式的電子文件，要雙套制保存。既有電子檔案也有紙制檔案，以防止電子檔案出意外導致無法挽回的損失。

2．6有條件的企業可根據具體情況開發專門的檔案管理系統

用專業檔案管理軟件收集、整理、編研電子檔案；把紙質檔案數字化之后掛接到檔案管理數據庫，系統定期自動備份數據，防止丟失，全面實現計算機管理。

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doi：10.3969/j.issn.1673-0194.2015.08.046

[中圖分類號]F426.61 [文獻標識碼]A [文章編號]1673-0194（2015）08-0063-01

檔案管理在電力企業發展中起著重要作用。隨著科學技術的發展，社會全面步入信息化時代，企業也對此予以高度重視，紛紛改變陳舊落后的管理經營模式。電力企業想要贏得市場競爭的主動權，就必須重視改進檔案管理模式。本文就如何做好電力企業檔案信息化管理進行分析研究。

1 電力企業檔案管理中存在的問題概述

電力企業的檔案管理信息量極大，其中包括文字、圖像、聲音、影像等，涉及多個部門的方方面面，管理的內容較為重要性。紙質檔案管理是傳統的電力企業檔案管理模式。在這種陳舊落后的管理模式下，員工或單位的管理人員頻繁地借閱檔案，容易對檔案原件造成損害，影響檔案的長期保存，且檔案存放占用空間大，不利于企業管理人員的隨時閱覽。新形勢下，電力企業管理相關部門要足夠重視電力企業檔案的管理工作，積極推進檔案數字化管理的實現，提高檔案管理工作質量和工作效率，促進電力企業的穩定發展。

2 實現電力企業檔案數字化管理的必要性

電力企業檔案利用率越來越高，企業經營者和管理人員對檔案的翻閱也越來越頻繁。電力企業檔案對于企業的正常運轉有著十分重要的作用，受工作環境的限制，管理人員對檔案的管理受到限制，，無法實現快捷方便管理，不利于企業的正常運轉，在一定程度上對企業經濟的發展造成了阻礙。此外，傳統電力檔案管理自動化水平低、收集整理不規范，紙質形式在一定程度上限制了檔案管理的流動性。只有滿足企業管理人員對檔案方便、快捷、準確的需求，才能提高管理人員的工作效率，幫助企業更好更快地發展。在信息化現代，多媒體得到廣泛應用。這就要求電力部門打破傳統檔案管理模式，適時抓住機遇，加快建設和完善檔案管理工作，實現公文信息快速運轉的檔案數字化管理，適應現代社會市場的發展，保證電力企業經濟的快速發展。

3 如何有效實現電力企業檔案數字化管理

3.1 提高電力企業數字化管理的重要性意識

數字化檔案管理不僅可以加強電力企業對檔案的管理力度，發現檔案管理中存在問題，及時采取有效措施進行改進，還可以進一步提高電力企業檔案管理水平。檔案管理是一項繁雜且重要的工作，由于信息量龐大，管理人員在對檔案進行分類、存檔時容易混淆，且需要進行防潮、防火、防蟲工作，占用存儲空間大，不易于收集和管理。而檔案數字化管理符合現代先進管理模式，提高了管理人員的工作效率，保證了部門管理的穩定性與健全性。此外，數字化管理的替代可以延長紙質檔案的壽命，還可以實現資源共享，適應節約型社會的發展要求。一方面，跟進多媒體時代的步伐，滿足檔案管理人員的工作需求，另一方面，促進了電力企業在全球信息化時代的發展。

3.2 建立健全電力企業數字化數據管理庫

數字化管理技術是采用數字化進行存儲的一種方法。數字化信息主要存儲在光盤、硬盤和軟盤上，這為因信息量大導致檔案庫房擁擠、保管困難的問題提供了很好的解決方法。檔案信息量的迅速增長與社會、經濟和科技的迅猛發展有關，為了更好地統籌管理，建立健全的電力企業數字化數據管理庫是最佳選擇。首先，可先從建立良好的電力企業檔案目錄數據庫開始，給電力企業檔案進行分門別類，標上“套”“冊”等分號，寫上相應的檔案名稱，這樣在查找檔案時，只要在電腦的檔案目錄上輸入名稱或是具體的套、冊數，就可以方便快捷地找到。此外，可以建立檔案時間數據庫，時間信息的錄入也可以幫助查找者快速搜索查閱。計算機網絡對錄入的時間及內容進行保存，系統自行將信息收集傳輸到檔案時間數據庫，進行統計整理，方便管理人員對信息進行管理的同時，也能夠區分新舊檔案，便于提取信息。

3.3 做好對企業檔案管理人員的全面培訓工作

電力企業領導應重視檔案數字化管理工作。只有具備了檔案管理的意識，才能使企業產生更好的經濟效益。為促進電力企業的穩健發展，電力企業部門應培養一支高素質的專業管理隊伍。為提高各部門人員的檔案管理意識，貫徹檔案數字化管理知識，電力企業單位負責人可定期組織召開相關會議，使管理人員對數字化檔案管理認識更深刻，認識到數字化檔案管理的重要性，同時也有助于提高檔案工作人員的積極性和自覺性。此外，還要提高檔案管理人員的業務素質，只有掌握業務工作流程、熟悉電子操作、具備良好道德素質、責任心強的復合型人才從事檔案工作，才能更好地發揮電力企業檔案數字化管理的重要作用。

主要參考文獻

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關鍵詞：

企業檔案；數字化管理

一、企業檔案數字化管理的意義

（一）有利于實現對企業檔案的科學保管和有效利用

在我國的很多企業中，在進行企業檔案管理時所采用的依然是過去傳統的管理模式，主要是通過紙質的檔案管理模式，對檔案的長期保存和使用極為不利。而通過采用數字化管理模式，能夠是檔案管理工作的效率和質量大大提高，這是因為傳統企業檔案管理模式下，檔案管理人員或企業管理人員在重復借閱檔案，會使檔案受到一定損害，不僅對企業檔案的保存不利，而且也不能做好企業檔案管理工作。現如今，企業檔案使用的次數越來越多，如果依舊采用傳統的紙質檔案管理模式，已經很難滿足檔案使用者的實際需求了，必須采用數字化管理模式，這樣一方面能夠為檔案使用提供方便，另一方面又能有效解決檔案存儲困難的問題。

（二）有利于促進企業檔案管理水平的提升

在激烈的市場競爭環境下，企業只有通過落實有效改革，才有可能獲得較好的發展。要確保改革能夠得到及時有效地落實，就必須通過企業檔案登記各種行之有效的新型管理方式。當前傳統檔案管理模式已經不能滿足實際需求了，必須采用數字化檔案管理模式，這樣企業就能夠及時準確的將改革或檔案管理模式在檔案中進行記錄，以備后期取用。采用數字化檔案管理模式，能夠促進企業檔案管理水平的提升，同時還能及時發現企業檔案管理不足，并采取相應的改進措施，提高企業整體管理水平。

二、企業檔案數字化管理的對策與建議

（一）加強企業檔案數字化建設

要想加強企業檔案數字化管理建設，一方面應做好檔案數字化創建工作，另一方面，還要實現檔案信息資源網絡化。首先，企業檔案室必須能夠對各類信息軟件進行合理利用，既要做好檔案立卷歸檔和著錄標引工作，又要專門建立相應的數據庫，為計算機文件資料管理和查詢提供方便，從而更好地開展檔案管理工作。其次，企業檔案室應該在企業內部實現區域內聯網，與相關企業進行互聯，實現檔案信息的網絡化，以達到資源共享的目的。

（二）建立完善的企業檔案數據管理庫

一方面，建立檔案目錄數據庫，主要建立企業檔案資料類別，并將檔案名稱內容錄入到計算機中去，這樣就能在計算機中建立完善的檔案目錄數據庫。目錄數據庫建立完成之后，企業員工就可以很便利的查詢到香港檔案資料，同時也便于企業檔案管理。另一方面，建立檔案狀態數據庫。通過網絡傳輸渠道，將企業信息與相關資料錄入檔案狀態數據庫，以實現數據庫的實時更新，這樣企業檔案使用者就能夠及時查詢到最新檔案數據信息。同時，還能讓檔案管理人員擁有更多的時間對各種檔案信息進行準確分類，并歸檔到相應的檔案庫中，從而讓檔案數字化管理工作更加具有條理性。

（三）全面落實檔案管理制度

長期從事檔案管理工作，筆者深知工作時間長、處理繁瑣是檔案管理工作的明顯特點，企業領導應當給予足夠重視，員工應該給予適當支持，這樣才能為檔案管理制度落實，企業檔案管理水平的提升創造條件。一是建立完善的企業檔案管理部門制度，確保部門管理具有穩定性。二是檔案管理數字化工作需要應用多種現代化科技，這往往需要強有力的經濟支撐，引進先進的技術和設備，以實現對企業檔案的數字化管理。因此，企業方面應當努力為檔案管理工作創造有利的物質環境，加快檔案資金管理制度完善，為檔案管理提供資金與政策支持。第三，企業必須對檔案管理人員進行合理配置，建立健全檔案數字化管理人員制度，同時還應盡可能地降低檔案管理人員隊伍的流動性，保持人員穩定。

（四）強化負責人對檔案管理的重視程度

要想讓企業負責人對檔案數字化管理工作給予足夠的重視，可以從以下幾個方面著手采取有效的措施。首先，加強檔案管理人員隊伍建設。要想盡可能地進行數字化管理建設，企業高層就必須重視建立專業的檔案管理人員隊伍，通過加強工作培養，專業管理人員的配備，來促進企業檔案管理水平提升。其次，企業可以通過網絡、獵頭公司或者熟人推薦等各種方式向社會招聘優秀的檔案管理人員，為檔案管理人員隊伍注入新鮮血液，同時對在崗的檔案管理人員，應當加強培訓，提高他們的職業素養，從而促進其檔案數字化管理水平的提升。最后，企業負責人應當奔走于各部門之間，加強部門關系協調，這樣能夠讓檔案管理部門能夠獲得其他部門的幫助，為檔案收集、整理等工作提供方便。因此，就需要配備專業的檔案管理人員，能夠使部門關系協調，對工作進行合理安排，讓各部門都能對檔案管理工作提供支持，對檔案管理工作表示配合，方便檔案管理部門獲取運營資料，以便更好地進行整理歸檔，從而提高檔案數字化管理水平。

三、結束語

通過采用數字化管理模式，能夠有效提高企業檔案管理水平，以滿足新時期檔案管理水平的需求。在當前這種日益競爭的市場環境下，企業要想獲得生存，謀求發展，就必須加強企業檔案數字化建設、建立完善的企業檔案數據管理庫、全面落實檔案管理制度以及強化負責人對檔案管理的重視程度，促進企業管理水平提升，從而讓企業獲得更好地發展。

參考文獻：

[1]全桂英.探討事企業檔案數字化管理[J].管理學家,2012(2).

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更加便利的信息資源。對企業檔案采取數字化管理后，其首要特征在于更加便利的信息資源。企業檔案的數字化管理要求利用計算機、多媒體技術以及網路設備等，為企業的生產經營提供了更多的信息資源。對于這些信息資源的利用比較簡單。數字化程度的提高。和其他檔案管理方式相比，企業檔案的數字化管理，具備了標準化程度高的特征。因為檔案的數字化管理，要求該電子檔案要符合有關管理標準，同時還需要符合我國檔案管理的相關規范等。這使得檔案的數字化管理逐漸朝著規范化方向發展，檔案管理更加正規。大型網絡的運用。企業檔案的數字化管理，聯合利用各個網絡，為提取企業信息提供更有效、便捷的環境。大型網絡的運用，勢必會成為檔案數字化管理的主要特征。在企業檔案的數字化管理過程中，唯有改善網絡環境，擴大網絡應用范圍，才能夠為企業的生產經營提供更有效的信息來源，才能夠確保所提取的數據資料的完整性與有效性。

加強企業檔案的數字化管理的重要意義

對企業檔案加強數字化管理，能夠提高本企業的經濟效益。社會的逐漸進步以及市場經濟的發展，使得龐大的企業檔案資料與傳統的辦公模式之間的矛盾更加激烈。以往企業采取的是粗放型檔案管理模式，通過增加辦公人員以及辦公費用等措施來解決問題。這樣直接導致企業管理成本的增加。而企業在管理檔案的過程中采取數字化管理模式，能夠節約更多的人力資源與物理資源，節省保管費用，降低管理成本。能夠實現檔案辦公效率的提高。企業在檔案管理過程中，采取傳統的管理模式，只能調閱紙質檔案資料后才能夠閱覽到檔案資料。在閱覽檔案時，可能會導致紙質檔案的磨損或遺失等，并不利于紙質檔案的保管。而采取檔案數字化管理后，利用互聯網實現了檔案的無紙化保管，同時還能夠提高檔案的閱覽效率。企業檔案的數字化管理是企業管理的必然趨勢。信息時代的來領，使得企業在管理檔案的過程中，遵循與時俱進的管理原則，促進檔案資料的數字化管理，提高檔案的保管質量，充分發揮檔案資源的實際利用效率。這成為了企業管理的一個必然發展趨勢。企業檔案的數字化管理，利用計算機、多媒體、網絡通訊以及數字化技術等，促進檔案的現代化管理進程。企業檔案數字化管理的具體應用做好檔案資料匯集工作。我國各類企業對檔案進行數字化管理的過程中，首先需要做好檔案資料匯集工作，將更多的資料信息收集起來，以此應對檔案管理系統的各種突發性事件，避免電子檔案系統發生問題后，企業信息來源的中斷，使得各種工作難以順利開展。企業進行檔案資料匯集的工作中，應靈活運用各種措施，大范圍收集更多的有關資料信息，并對所收集到的資料信息采取有效措施進行保管和存放。唯有這樣才能夠為企業提供及時的信息幫助，推動企業的穩步發展，為企業領導階層的決策提供信息支持。這是我國企業加強檔案的數字化管理的重要內容。企業應制定全新的檔案管理方案與管理原則。企業在對檔案加強數字化管理的過程中，應充分運用網絡技術與信息技術，制定全新的檔案管理方案、檔案管理原則，提高檔案工作效率以及現代化管理水平；搭建全新的檔案服務結構以及檔案管理模式，充分開發企業各種信息資源；加強對檔案資料原件的保護和管理。全面提高檔案管理員的工作意識。企業在對檔案進行數字化管理的過程中，應全面提高檔案管理員的數字化管理意識，提高工作效率。首先企業應大力宣傳檔案的數字化管理模式，從而讓檔案管理員樹立數字化管理觀念。此外，檔案管理員則應加強業務培訓，提高檔案管理能力，掌握計算機技術、網絡通訊技術、多媒體技術的應用，使得他們能夠利用上述技術對檔案加強數字化管理，從而為企業額各個部門提供更優質的信息服務。

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一、企業數字檔案管理中存在的問題

1、領導重視不夠。目前大部分中小型企業的領導沒有認識到檔案信息化建設的重要性，習慣于傳統工作，對檔案信息化的重要性認識不足;在目前應用水平不高的情況下，使用計算機是高投入、低產出，有的對實現檔案信息化能提高工作效率還持懷疑態度。資金投入不到位，使企業檔案數字化建設進程緩慢。

2、數字化文件的制作規程和數字化文件歸檔制度不相匹配。電子文件的制作規程和電子文件歸檔制度不相匹配，從而導致檔案歸檔制度缺乏一定的約束力。在實際的應用過程中，兩者的制作從事主體不相同，在沒有明確的規則之下，兩者的工作無法有效統一結合。

3、正式電子文件歸檔程序不夠完善。在相關程序設計的過程中，檔案管理方面的專業人員沒有參與其中，單純從軟件設計工作人員角度出發來進行程序的設計，立足在一些基本表面的問題，考慮的范圍是相對局限，不夠周全。而由此設計出來的自動化辦公軟件，在一些現實問題上的解決措施有待改進。

4、軟件落后、不適用和安全性差。一些企業推行“無紙化”辦公，設立OA平臺，把檔案的基本信息錄入電腦，通過搜索關鍵字查找所需文件。但由于企業的OA系統較適用于文書檔案或者更新滯后，對于科技檔案的查找并不便利，所以得不到充分利用，效果并不理想。當前電腦病毒橫行，使得檔案信息的安全和保密受到威脅。

5、檔案管理人員素質問題。數字化的檔案管理減少了工作人員的工作量，但對于其素質技能的要求有所增加。在現實工作中，一些資質較高的檔案管理人員在軟件應用技能上有所欠缺，而一些年輕檔案管理人員，還無法把理論更好地結合于實際，對于工作的認識不夠完善深入。

6、檔案部門自律機制缺乏。檔案部門的安全意識和保密意識不強，對網頁的信息缺少嚴格的審查和管理。缺乏相互的監督機制，造成檔案信息外流。

7、數字化文件歸檔管理問題突出。當前檔案信息系統和網絡建設各行其是，層次不一，規范性、開發性、服務性、共享性較差，不能適應檔案信息資源共享的要求。

二、企業數字化檔案管理問題解決措施

1、加強領導對檔案信息化建設的重視。企業領導應深刻認識檔案信息化建設的重要性，其目的在于提高企業領導的決策和管理水平，應認識到建設一支檔案信息化人才隊伍是企業檔案自動化的客觀要求，同時，加大力度推廣檔案信息化建設，要求全體員工積極配合。樹立開放意識和創新意識，使得檔案管理有利于檔案信息的利用，服務于經濟建設。

2、完善電子文件的信息化管理，數字化檔案監控嚴格化。首先，重視數字化檔案的形成監控問題，在數字化檔案形成的階段，要確保電子文件的真實性和完整性，同時需要確保數字化檔案的方方面面都形成有效的監控，以科學、完整、嚴密的制度來規范監控過程，保證監控的效果。

3、建立完善的數字化檔案安全管理制度。因要盡可能多地開發檔案信息，以便提供利用，達到檔案信息利用功能的最大化。實現檔案信息資源共享的核心是建立完善的安全管理制度和針對數字化檔案的一整套嚴格的安全措施，從每一個環節解決信息失真的隱患。

4、健全與檔案信息化相關的標準規范，統一數據和軟件，為檔案信息化建設奠定有利基礎。為了保證用戶能高效、快捷、簡易地獲取檔案數據庫中的信息，要使檔案數據庫中信息存儲與呈現必須實現標準化與規范化，做到標準規范，避免檔案信息資源的重復、利用率低等問題，為實現檔案信息資源共享奠定基礎。同時，檔案信息化建設必須要在統一規劃的基礎上，采取統一的數據格式、軟件程序、技術標準、工作規程，才能建立起上下成線、縱橫成網、信息資源高度共享的檔案信息化網絡。要盡快制定出既符合檔案信息化規律，又適用于實際的技術規范和標準，推廣相應軟件。實現檔案信息資源的互聯互通，從而穩定推進我國檔案信息化建設的進程。

5、培養和引進高素質的檔案管理人員。檔案信息化建設是一門專業性很強的工作，它要求管理人員既要有高度的工作責任感，良好的職業道德，辦事細心的工作態度，樂于奉獻的精神，又要有扎實的檔案管理的理論知識、科技知識，能對相關軟件及自動化辦公系統熟練應用，全面了解和自覺執行檔案信息管理方面的法律、法規、制度和標準。因此，提高相關工作人員的素質仍然是重要要求，一方面需要有針對性地對工作人員進行相關的專業化的培訓，另一方面需要提高相關工作人員的工作責任心，同時結合兩者，才能讓整個工作更加有效，有價值。

6、提高電子文件安全性和可識別性。檔案信息對于企業的發展來說有著重要的價值和意義，很多甚至都是絕密文件，一旦泄露，后果不堪設想。因此，提高電子文件的安全性和可識別性有著現實的意義，我們需要在保存措施上有所改善，首先最重要是需要從源頭開始抓起，形成嚴格的管理制度以及采取有效的技術措施，在每個環節都把每一項責任落實到個人，確保權責明確，采取嚴格有效的保密措施，增加安全性。

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二、企業榮譽檔案數字化的重要性和必要性

企業榮譽檔案是指企業在社會各項活動中獲得的由各級機關、組織、社會團體頒發的有保存和利用價值的榮譽實物。榮譽檔案以其歷史的真實性、原始性、直觀性、生動性、形式多樣性、一定宣傳性和藝術觀賞性等特點，真實地反映了企業開拓創新的光輝歷程和輝煌成就。我們通過企業榮譽檔案可以更好地了解這個企業，可以編寫先進人物事跡宣傳冊。企業先進人物是最典型、最能代表企業精神和價值觀的，是企業行為和群體行為規范化和合理化的優秀代表，這些無形資產有利于影響其他員工形成和堅持正確的觀念，提升企業的形象，增加企業的文化附加值，推動企業文化建設的進程。榮譽檔案數字化管理，使榮譽檔案盡早進入“信息化高速路”，實現辦公自動化、檔案管理數字化、信息利用網絡化。對榮譽檔案信息資源進行開發可增強檔案事業的活力，為實現檔案資源的充分利用提供方便、快捷的服務。

三、榮譽檔案數字化管理的基本要求

1.基本原則榮譽檔案數字化管理的基本原則是使檔案信息資源準確、方便、快捷地提供利用，使可以公開的檔案信息資源得到共享，以滿足社會對檔案利用的需求。2.數字化對象的確定原則應當對所要進行數字化的對象按照一定的原則和方法進行確認，只有符合一定要求的紙質檔案文獻才能進行數字化。(1)符合國家法律法規的原則。榮譽檔案的數字化必須符合國家檔案開放規定以及有關規定。(2)價值性原則。屬于歸檔范圍且應永久或長期保存的、社會利用價值高的檔案可列入數字化加工的范圍。3.榮譽檔案數字化的基本環節榮譽檔案數字化的基本環節主要包括：檔案整理、目錄建庫、檔案掃描、圖像處理、圖像存儲、數據質檢、數據掛接、數據驗收、數據備份、成果管理等。

四、榮譽檔案數字化勢在必行

1.實物榮譽檔案儲存的弊端榮譽檔案大多為實體檔案，包括獎杯、獎狀、獎牌、錦旗、牌匾、證書等。隨著時間的推移，榮譽檔案越來越多，既不便于保管，也給檔案庫房容量增加壓力。隨著企業對外宣傳力度的加大，單位或部門借查閱榮譽檔案的越來越多，提供實物及現場拍攝既浪費時間，又增加了檔案工作人員的勞動強度。2.榮譽檔案數字化管理的優點(1)依據不同載體分類，便于管理。按照不同的載體和時間順序分門別類編目，使榮譽檔案一目了然。(2)查詢速度快。將榮譽檔案信息存儲于檔案數據庫中，檢索非常方便，通過檔案管理軟件，只需輕點鼠標，就可以找到所需的榮譽檔案。(3)網絡傳輸快。利用者無需到檔案室，通過OA辦公系統，發郵箱就可直接拷貝和下載所需榮譽檔案。(4)成像快。用照片形式呈現實物檔案，提供榮譽照片檔案，可以直接傳遞或輸出，充分實現檔案資源共享。(5)保存更加環保、安全和方便。榮譽檔案是以金屬、木材、塑料、布和紙質等材料為載體，對環境要求高，其耐久性差，無論是獎旗、獎杯、獎牌、獎狀還是牌匾，均會隨著時間的推移出現褪色、生銹、發黃、字跡模糊等現象，從而影響榮譽檔案的再次利用。榮譽檔案數字化管理，使得榮譽檔案的載體發生變化，變成以硬盤、光盤和數據庫等不同形式載體存儲。這些載體不僅容量大、占用空間小、存儲方便，而且保存與復制便捷，隨著時間的推移也不會出現發黃、生銹和褪色等問題。傳統的榮譽檔案實體管理方法造成檔案利用率較低，只有實現榮譽檔案數字化管理才能有效提高榮譽檔案的利用率，解決重復查閱、拍照帶來的不必要的無謂勞動。

五、榮譽檔案數字化的工作流程

(一)實物榮譽檔案轉換為數

字檔案的方法和步驟1.方法運用相應的設備如數碼相機、高拍儀、掃描儀等對不同載體的榮譽檔案逐件進行處理、加工，使其轉換為電子文檔，并按照電子文檔的歸檔要求進行整理、編號、錄入和掛接工作。2.具體步驟(1)用數碼相機將榮譽檔案一一拍照。在拍攝中為避免載體反光和出現陰影，最好在自然光下用散射光拍攝，用長焦距鏡頭拍攝可減少透視和變形，用定焦鏡頭拍攝可提高品質。適度的曝光能表現好質感、還原好載體的顏色。(2)將拍攝好的榮譽檔案照片導入計算機，數碼記憶棒是個移動盤，只有把存放在移動硬盤里的照片拷貝到計算機上，才能進行編輯。(3)用圖片處理軟件ACDS或PS對照片進行亮度、色階、飽和度、對比度、裁剪等調整編輯工作，使照片清晰、主題突出、畫質好。(4)照片最好用源文件格式(RAW)，即無損格式，但一般常用TIFF或JPG格式。無損格式的照片雖然大，但可以保證畫質，縮放不損害原始面貌，又可任意轉換其他格式保存。(5)按照統一規格格式，把處理編輯好的照片原件掛接到檔案管理軟件上，以備隨時為利用者提供利用。

(二)電子榮譽檔案的存放方法

為了提高電子榮譽檔案的查閱速度，依照國家、省市檔案局的歸檔要求，本單位根據實際情況，按組織機構或年代進行歸檔。1.建立電子榮譽檔案圖片庫獨立存放即把榮譽檔案圖片集中放在一個庫內，每張照片獨立存在。每張照片標注年、月、日，按不同載體分類存放。此方法是最直接也是最簡單的方法。2.存儲在公司專用檔案服務器上通過檔案管理軟件，利用者可調用掛接在專用檔案服務器上的電子榮譽檔案。實現了虛擬檔案庫的查詢、調閱和下載的提供利用工作。3.以幻燈片的形式存放此方法圖文并茂易于觀賞，是單位對外宣傳本單位榮譽史的好方法。要按照組織機構、年代順序，充分體現單位的輝煌歷史。

六、榮譽檔案數字化管理中應注意的事項

1.電子榮譽檔案與實體榮譽檔案要一一對應電子榮譽檔案與實體榮譽檔案應該按照不同載體(如獎狀、獎旗、獎杯、牌匾等)分柜、分層管理，必須做到實體榮譽檔案與電子榮譽檔案一一對應，統一編號。這樣便于日常的存放和管理。2.電子榮譽檔案要多套保管為方便工作，在日常辦公的計算機上保存一套。永久保存在檔案專用服務器上一套，根據歸檔時間，可按照時間段將電子榮譽檔案刻錄成光盤保存一套，再備份一套在移動硬盤上。只有這樣才能保證電子榮譽檔案的信息安全。光盤最好存放在防磁柜里，以免數據丟失。如果沒有防磁柜，電子檔案存儲載體的保管要盡量滿足以下三點要求：一是溫濕度要求，庫房溫度應在17-20℃，庫房濕度應在35%-45%。二是歸檔的光盤要做好防重寫處理，裝袋并標注內容及時間，避免擦傷、觸摸、涂抹和再刻錄。三是光盤應直立存放，避免擠壓，存放的裝具應防光、防塵、防磁、防有害氣體。光盤每3年進行一次機讀檢查，如發現問題應及時采取恢復措施。3.搭建提供利用平臺，實現服務方式的創新一是改變以往重管理輕服務的管理模式，及時掌握各部門的獲獎信息，充分利用榮譽檔案資源，多角度、多層次拓展服務領域，為單位各項工作服務。二是主動服務，變被動接收各部門榮譽檔案為主動上門接收，時刻關注局域網信息，隨時收集榮譽檔案材料，為檔案利用者提供圖、文、音一體化的信息服務。三是深入各基層部門了解他們對榮譽檔案的信息需求，利用信息技術拓展建立榮譽管理系統，搭建開放互動的管理平臺，實現榮譽建設的動態管理。推進榮譽建設持續改進，促進企業的蓬勃發展。

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1、前言知識經濟的到來在廣泛影響人們物質文化生活的同時，也引發了人們對于企業經營管理的思考，引起了企業競爭行為和態勢的革命性變化。在經濟全球化、知識普及化的今天，知識管理成為提高企業核心競爭力及可持續發展力的關鍵。面對著無限的發展機遇，企業管理者只有充分的利用知識來武裝自己才能在激烈的市場競爭中立于不敗之地，使企業科學管理之樹常青。那么，如何實現企業管理的全面知識化從而增強企業的綜合競爭力使之利于不敗之林，首要目標就是實現企業檔案管理的數字化。這是由于企業檔案是企業生產、經營、管理等環節的最真實的寫照。它便于企業各方面的利用，為企業的各類活動提供檔案服務，是企業維護自身經濟利益和再現歷史面貌的重要依據。論文格式，知識管理。企業經營管理者及員工通過檔案展開對企業經營文化、歷史的追憶和回顧，在追古意今的思緒中明確企業的發展方向，制定企業的改革政策，為員工及企業提供了前進的動力。企業檔案是企業豐富知識資源的象征，是一種無形的資產，因此實現企業管理的知識化首要任務即是對企業檔案的全面管理。

2、企業檔案管理的數字化趨勢信息化的社會決定了高科技的廣泛應用與快速發展。這種應用同樣體現在企業檔案管理中。它們多樣化、復雜化、細致化、信息化的管理流程決定了高科技手段的廣泛應用和全面數字化的發展進程。在眾多檔案中快速查詢到需要的內容，對檔案進行年代的編排與錄入，檔案的全面分類管理、檔案的借還、歸檔、檔案的查詢及共享管理均需要數字化的檔案管理方式。論文格式，知識管理。同時，企業的生產、經營方式的自動化、智能化也給企業檔案管理的數字化帶來了前所未有的挑戰。檔案管理的數字化有利于企業提高檔案管理效率，降低管理成本，促進信息資源的共享與流通，增強企業綜合競爭力。因此，便捷、高效、有序、統一的自動化、共享化管理是企業檔案管理數字化發展的趨勢。

3、企業知識管理概述企業知識管理的最終目標是實現知識的價值，為此知識管理必須力圖將最恰當的知識在最恰當的時間傳遞給最恰當的人，以便使他們做出最好的決策。因此企業知識管理對檔案管理、生產管理、經營管理有著科學的導向作用。論文格式，知識管理。知識管理對企業信息、資訊進行全面的收集、科學的加工和充分的運用，并通過促進知識的共享、創新來實現知識的增殖，從而達到企業全面升華的目的。市場分析、經營戰略等特有的經驗和成熟的方法需要知識的協調統一，進而優化為全面的企業知識體系，成為企業最薄厚悠遠的戰略資源。

4、知識管理對檔案管理的要求知識管理是目標，檔案管理是手段，因此，知識管理對企業戰略目標、經營理念、管理方式、業務流程、營銷體系、人力資源管理、信系管理等方面的不同程度的要求決定著企業檔案管理的轉變方式。論文格式，知識管理。即從注重檔案實體管理轉向注重檔案內容即知識的管理，強化對檔案知識的開發利用，實施智能化、科技化、一體化的檔案管理服務，實現企業檔案知識的資源共享。這種角色的轉變，要求檔案管理人員應將工作重心向信息、知識的綜合管理轉變，而非對文檔、案件的具體管理，是一種由表及里、由現象到本質、由機械到自動化的管理轉變，為企業管理全面數字化，高質量的提供信息資源提供了必要保證。

5、企業檔案管理與知識管理功能的結合企業檔案管理與知識管理的結合主要包括：采集與轉換、挖掘與發現、分類與建模、反饋與推薦等。采集與轉換從檔案中采集各類數字信息，并按知識管理的要求對信息進行加工處理，這包括信息整理、格式轉換、信息錄入、信息集成等環節。經過這些環節的加工從而實現檔案管理數字信息向知識管理系統的轉換。挖掘與發現則通過建立檔案信息資源體系，數據庫和相關鏈接實現信息資源的編輯、集成、存儲與修改。同時將原始數據和信息作統一分析并總結出隱含的規律，挖掘出知識的聯系。分類與建模中的分類通常按照數字檔案分類標準構建分類體系，形成資源分類庫，從而為知識管理服務提供便捷、高效、自動化的分類方式及有序的信息基礎。建模則是在用戶信息獲取、描述和反饋的基礎上，進行需求分析，建立用戶需求偏好模型。論文格式，知識管理。分類與建模更好的實現了數字檔案信息向知識管理服務的切實轉變，為其提供了規范、科學的模型和算法支持，具有很好的導向作用。反饋與推薦從前者所得的用戶的需求分析、操作記錄、對系統的建議及反饋入手，進行用戶信息的編輯與量化，為用戶需求模型的優化及整改提供反饋與支持。論文格式，知識管理。同時，針對用戶的習慣性需求還可向用戶推薦適合自身的知識系統。

6、結語為適應未來的競爭環境，企業必須加快實施檔案管理信息化、數字化建設進程，促進檔案信息管理與知識管理的結合，提高檔案管理的效率，豐富檔案管理的資源配置，使之向高科技、規范化、科學化、自動化的現代企業管理模式邁進。只有這樣才能實現檔案資源、知識信息的全面共享，使企業經久不衰，常勝、常青。

[參考文獻]

[1]張濤.知識管理對企業檔案管理的要求[J].沿海企業與科技，2008(5):12-13.

[2]劉水.數字檔案答理中的知識發現與知識服務[J].檔案學研究,2009(4):23-24.

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煤炭企業實行數字化的檔案管理工作與我國近些年來計算機網絡技術的發展有著重要的關系。數字化的檔案管理，顧名思義，是企業可以通過運用計算機網絡及相關技術的方式將不同的信息資源以數字化的存儲方式有機地結合起來，以此形成一種新的檔案信息形態，最終可以達到快速查看、使用信息檔案資源，并且還能實現信息資源共享的目的。

1.這是現代煤炭企業檔案管理工作數字化、自動化的要求

在現代的煤炭企業中，需要改變以往落后的紙質檔案，人工管理檔案的模式，必須順應時代的發展，實行數字化的檔案管理模式。需要將檔案管理工作效率通過建立以網絡技術為中心，運用先進的計算機技術，最終實現數字化煤炭企業的檔案管理工作的目標。

2.有利于提高煤炭企業的經濟效益

煤炭企業實行數字化的檔案管理模式，可以大大提高企業的經濟效益。隨著現代社會經濟的不斷發展變化，煤炭企業也應該隨之改變以往粗放型的檔案管理模式，不再使用過多的辦公人員以及紙質的檔案管理模式，大大地縮減企業在檔案管理方面的成本，降低煤炭企業的經濟負擔。通過數字化的檔案管理模式，也節省了檔案管理工作的占地空間，使煤炭企業的經濟效益有了明顯的提高。

3.有利于提高煤炭企業的辦公效率

煤炭企業實行數字化的檔案管理模式，有利于提高企業的辦公效益。因為煤炭企業的檔案管理工作較為復雜，要管理的對象較多，不僅有對在職員工、離職員工等等對象信息的管理，還有對已發生工作調動的員工信息進行管理，如果還按照以往紙質記載的檔案信息、紙質檔案，人工管理的模式是很難馬上統計、查找相關信息的，但是通過實行數字化的檔案管理，能夠使資料盡快入檔，很快查詢出相關資料，從而可以大大提高煤炭企業辦公人員的工作效率，降低辦公人員的工作強度。

4.有利于延展開發檔案中的內容信息

在煤炭企業傳統的檔案管理模式中，通過紙質的檔案，通過辦公人員的管理工作，將檔案進行分門別類，按照一定的順序整理，這樣做只能使煤炭企業的檔案可以得到安全的保存，而在查找檔案室時只能查到單個的檔案信息，很難找到與之相關的檔案信息。但是，煤炭企業在實行數字化的檔案管理模式后，辦公人員可以將全部的檔案信息集中存儲在計算機硬盤上，可以更加方便快捷地查找到更多的與之相關的檔案信息，有利于延展開發檔案中的內容信息，方便查找者研究檔案信息，滿足了查找者對信息的需求。

二、煤炭企業實行數字化檔案管理模式的劣勢

我國煤炭企業實行數字化管理工作中也有劣勢，這主要是因為我國現階段的生產力水平較低，科學技術還比較落后，從而使煤炭企業的數字化管理工作存在著比較多的不足之處。

1.不能保證存儲在電子文件中檔案信息的安全性

煤炭企業在實行數字化的檔案管理工作中，會利用計算機技術，使用電子文件保存檔案信息，雖然使用的電子文件比較容易操作，并且在查找文件時方便快捷，而且用電子文件存儲檔案信息所占用的空間也很小。但是，使用電子文件存儲檔案信息并不是十全十美的，不能保證存儲在電子文件中檔案信息的安全性。因為，電子文件是采用電子編碼技術而制作出來的，可以對其隨意地編輯修改，而且也不會留下編輯修改后的痕跡，這使數字化的檔案管理存在著不安全的因素。

2.存儲檔案的電子文件易受載體影響，可能出現不能讀取信息的問題

隨著計算機不斷的更新換代，其中比較早期的電子文件可能會在更加先進的計算機系統中，出現不能讀取檔案信息的問題，最終會造成數據的丟失，而且可能會出現病毒侵害電子文件的情況，使電子文件很難長期保存。這主要是因為電子文件比較依賴計算機的軟硬件設備。

3.煤炭企業各個部門的辦公自動化與檔案管理系統的兼容性差

當前，我國的煤炭企業各個部門應用軟件各不相同，每個部門按照自己的特點設計開發并使用不同于其他部門的軟件，使與數字化的檔案管理兼容性差，無法將各個部門的檔案文件進行轉換，增大了對電子文檔的歸檔難度，使煤炭企業的管理水平難以提高。

4.數字化的檔案管理工作的利用率較低

煤炭企業對數字化的檔案管理利用率較低，沒有認識到數字化檔案管理的強大作用。現階段，煤炭企業還沒有改變傳統落后的思想觀念，依然主要使用老舊的檔案管理方式，使電子檔案沒有發揮出真正的作用。

三、現階段煤炭企業數字化檔案管理中的現狀以及存在的問題

1.煤炭企業數字化檔案管理的硬件設備建設不足

煤炭企業要想更好地開展數字化管理工作，就必須建設充足先進的硬件設備。但是我國目前的煤炭企業發展能力、速度參差不齊，沒有足夠的經濟能力以及其他原因的束縛，不能建設充足先進的硬件設備，以至于我國的煤炭企業的數字化檔案管理的能力較低。例如，在一些發展年代較久的煤炭企業，這些企業中的管理層思想比較老舊，很難接受信息化發展而帶來新鮮的事物。因此，這些煤炭企業使用的計算機并沒有隨著時代的發展而進行更新換代，仍然使用老式的計算機來進行煤炭企業的檔案管理，這些老式的計算機與現代先進的計算機之間有著巨大的差距，運行速度比較慢，而且有時還會出現死機的情況等等，這給煤炭企業的檔案工作帶來諸多不便；還有一些煤炭企業主要是由于經費嚴重不足的問題，沒有經費去購進先進的硬件設備，有的甚至連一些最基本的實施數字化檔案管理工作的部件都沒有配備，像是掃描儀、計算機等，這是完全沒有達到現代煤炭企業進行數字化管理檔案工作基本要求的；另外，也有一些已經配備了先進計算機和掃描儀等數字化管理檔案工作的配件，但是這些煤炭企業中也存在著網絡安全、機房建設的安全問題，這些問題并沒有得到很好地解決，嚴重影響了煤炭企業實行數字化檔案管理工作的順利開展。以上都是現階段我國煤炭企業數字化檔案管理的硬件設備建設不足的例子，這些事例告訴我們必須要加快建設煤炭企業數字化檔案管理的硬件設備。這是實現煤炭企業數字化檔案管理模式的前提準備。

2.煤炭企業對數字化的檔案管理不夠重視

雖然，最近幾年，隨著現代信息化技術的不斷發展，各個領域的企業開始逐漸認識到實行數字化檔案管理的重要性。煤炭企業也不例外。但是，煤炭企業對數字化的檔案管理認識仍然較淺，因此數字化檔案管理工作利用率較低。煤炭企業歸根到底主要是以生產為主要任務，以盈利為企業主要目的，煤炭企業主要注重的還是企業的經濟效益，因此會出現煤炭企業對數字化的檔案管理工作不夠重視的現象。

3.煤炭企業沒有制定完善的檔案管理制度，檔案收集效率比較低

在煤炭企業中，有多個不同的部門沒有設置自己部門專門的檔案管理人員，仍然是多個部門共用一個或幾個檔案管理人員，這使檔案管理人員的職責并不明確，不能對檔案管理人員進行職業考核。正是因為煤炭企業沒有制定完善的檔案管理制度，沒有對檔案管理人員的職責做出明確的規定，使煤炭企業的檔案收集效率較低，使檔案管理工作進展的不順利。

4.檔案管理人員的技術素養不高

因為煤炭企業對數字化的檔案管理工作不夠重視，使企業在挑選數字化檔案管理工作的檔案管理人員時要求較低，檔案管理人員的技術素養較低，難免會在開展數字化檔案管理工作時，出現失誤，但是這卻會給企業帶去不小的危害，甚至會損失到企業的經濟利益，這是十分不利于煤炭企業實行數字化的檔案管理工作的。

四、完善煤炭企業數字化檔案管理工作的對策

1.煤炭企業加大對數字化檔案管理的資金的投入

煤炭企業要加強基礎設施建設，努力提高數字化檔案管理的硬件設備，投入較多的資金改善數字化檔案管理的環境，將落后的機器設備進行及時維修，如果不能提高舊設備的性能就要更換這些老舊的機器設備，購進一批先進的機器設備，以滿足對數字化檔案管理的需要。

2.規范對數字化檔案管理工作的標準

煤炭企業為了實行數字化的檔案管理工作時更加順利，就應該規范數字化檔案管理的標準，制定出一整套科學有效地統一的標準。但是在現階段，我國的煤炭企業還沒有制定出這一完整的標準體系。隨著我國煤炭企業數字化的檔案管理的不斷完善和發展，制定出對數字化檔案管理工作的規范標準指日可待。在這項標準中應該有利用計算機實行數字化檔案管理工作時明確規范的操作過程以及操作標準，規定檔案的類型、存儲方式、檢索途徑等等內容，使對數字化檔案管理工作種種方面的標準都有一個明確具體的規定，讓這套標準能夠真正科學有效地實行，最終達到煤炭企業順利實行數字化檔案管理的目標。

3.煤炭企業要進一步提高數字化檔案管理基礎建設水平

完善煤炭企業的檔案管理數字化就需要進一步提高其基礎建設水平，將涉及其中的各個環節中的常見設備，例如，計算機、掃描儀、打印機等等，增加這些設備的數量，并且還要提高設備的質量，使之均完善到位。另外，煤炭企業還應信息資源的共享，注重對數字化檔案管理工作中應用到的甚至以后會應用到的多種相關軟件進行推廣，開發使用安全性更高、技術更好的軟件，建立起更加完善的公共信息平臺，共享信息資源，使數字化檔案管理中的數據庫更加全面、高效的運行。

4.要加強數字化檔案的安全建設

煤炭企業要加強對數字化檔案的安全建設，運用先進的技術方法，保證好數字化檔案信息的安全性。并且不要在計算機上放置機密性較高的文件，以免被盜取，發生不可挽回的損失。另外，還應根據使用者的身份設置使用計算機時相應的權限等等。

5.要加強對檔案人員的管理檔案工作方面的技術培訓

煤炭企業在招聘數字化檔案管理工作人員時，應該提高對檔案管理人員的要求，對檔案管理人員不僅應有與時俱進的意識，使檔案管理人員能夠不斷更新思想，與時代接軌，不斷學習新的事物，另外檔案管理人員還應具備創新意識，懂得運用新的方式方法，更加科學有效地實行數字化的檔案管理工作。其次最重要的一點是，檔案管理人員應該懂得掌握專業的理論知識與技術，使檔案管理人員在工作中盡量少出錯，甚至不出錯，以此提高數字化檔案管理工作的效率。煤炭企業還要對現有的檔案管理人員進行定期的培訓，使他們能更好地發揮數字化檔案管理的優勢，使煤炭企業實行得數字化檔案管理工作能夠更加完善。另外，煤炭企業應招入維護企業檔案網絡安全的高素質的專業人才，保證煤炭企業數字化檔案網絡管理工作的安全性。

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二、供電企業如何做好檔案數字化管理

針對上述的供電企業實現檔案數字化管理的原因可知，供電企業實現檔案數字化管理對于供電企業在未來的發展來說，是十分有利的，下面將論述供電企業應當如何做好檔案數字化管理。

1.電力企業單位負責人重視檔案數字化建設要想在電力企業中做好檔案數字化管理工作，應當要求電力企業單位負責人重視檔案數字化建設，這是檔案數字化管理模式在電力企業得以實施運用的前提。電力企業實現檔案數字化管理是一個長期的過程，必須要電力企業單位負責人重視檔案數字化建設，為實現電力企業檔案數字化建設創造條件，這樣才能使檔案數字化建設能夠在電力企業中得以有效的實施。那么作為電力企業中的負責人應當如何重視檔案數字化建設呢？首先，電力企業單位負責人應當重視企業檔案管理團隊建設。作為電力企業的負責人，要想加快企業檔案數字化建設，首先應當重視企業檔案管理團隊建設，即配備專業的檔案管理人員，提高企業檔案管理水平，加強企業檔案管理。除了聘請專業的檔案管理人員外，還應當注重對企業原有檔案管理人員水平的提升，定期對電力企業中的檔案管理人員進行培訓。其次，電力企業單位負責人應當注意協調各個部門之間關系，促使各個部門協助檔案部門進行各項管理工作。除了應當配備專業的檔案管理人員外，電力企業單位負責人還應當注意協調檔案部門與各個部門之間的關系，要求各個部門支持檔案部門的工作，加快企業實現檔案管理數字化的步伐。

2.建立電力企業檔案數據管理庫除了電力企業的單位負責人應當重視檔案數字化建設外，還應當建立電力企業檔案數據管理庫，這也是加快電力企業實現檔案數字化管理重要的一步。那么應當如何建立電力企業檔案數據庫建設呢？首先，應當建立電力企業檔案目錄數據庫。要想建立電力企業檔案數據庫，應當建立電力企業檔案目錄數據庫，將電力企業中檔案類別，檔案分號，檔案名稱等登入電腦中，建立一整套完整的電力企業檔案目錄數據庫。這樣不僅有利于電力企業員工及時的查詢相關的檔案資料，還有利于對電力企業中檔案的管理。其次，應當建立電力企業檔案狀態數據庫。除了應當建立一個電力企業檔案目錄數據庫外，還應當建立一個電力企業檔案狀態數據庫。即把電力企業中各個新的信息，通過計算機網絡傳輸到這個檔案狀態數據庫中。這樣不僅有利于電力企業中的管理人員及時查詢最新的檔案數據信息，還能夠給予電力企業檔案管理人員充足的時間將各個檔案信息準確的分類到各個檔案庫分類中。

3.提高電力企業全體員工的檔案數字化管理意識除了上述的兩點外，提高電力企業全體員工的檔案數字化管理意識，也是十分重要的，這也是加快電力企業實現檔案數字化管理非常重要的一步。那么應當如何提高供電企業全體員工的檔案數字化管理意識呢？首先，作為電力企業的管理人員應當以身作則，提高自我的數字化管理意識，管理人員應當意識到促使企業檔案數字化建設對與企業管理水平的提高以及未來的發展來說，是十分重要的。只有電力企業管理人員有了這個意識，電力企業中其他的員工才能夠參照這個標準要求自己，提高自我的檔案數字化管理意識。其次，作為電力企業中的員工，應當提升自我要求，提高自己檔案數字化管理的意識。意識到促使電力企業實現檔案數字化管理，不僅需要企業的推進，同時也需要員工有檔案數字化管理的意識，明確企業實現檔案數字化管理，員工應當具備怎樣的專業素質，不斷的提升自我專業水平，不斷的充實自己。只有這樣才能夠促使供電企業逐步實現檔案數字化管理，并且促使供電企業提高自身檔案數字化管理水平，在未來激烈的社會競爭中不斷的突破，長期據于不敗之地，進而獲得更快更好的發展。

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當今社會是數字化的社會，隨著信息技術的發展與計算機應用的普及，數字化管理已經滲透到各行各業，越來越多的施工單位也逐漸融入了這一新興技術來提高自身的競爭力。尤其在大型土建施工單位，該技術的應用日趨成熟。國務院的【2015】40號文件《關于積極推進“互聯網+”行動的指導意見》中也明確指出:到2018年，互聯網將成為提供公共服務的重要手段，網絡經濟與實體經濟協同互動的發展格局基本形成;到2025年，網絡化、智能化、服務化、協同化的生態體系基本完善，成為經濟社會創新發展的重要驅動力量。

1數字化管理的必要性

當前國內建筑行業，競爭日趨激烈，而由于工程量清單報價本身存在的各種競爭性與風險性，使得施工單位在投標過程中往往選擇以較低的利潤點來提高中標的概率。這使得在項目管理的過程中稍有疏忽，便會使成本大大提高。在這種既要保證質量又要尋求效益的嚴峻情況下，數字化管理的潛在作用就顯而易見了。由于在酒店、住宅等裝飾裝修項目上，會較多地涉及到人工和材料，稍有不慎就會造成不必要的人工損耗和材料浪費。因此，裝飾裝修施工企業采用基于互聯網系統結構模型對項目的全過程控制進行數字化管理，達到資源的優化配置，減少風險，降低成本，增加效益的方式就顯得尤為重要。通過對各種數據進行采集與分析，使整個項目的信息有一個更高效、透明的平臺，這樣不僅提高了各崗位基層員工的工作效率，也保證了中層管理人員的信息準確，同時避免了高層管理人員的決策失誤。

2數字化管理的優勢

數字化管理的實施，實現了經營核算、技術方案、現場施工的具體負責人員積極協作與及時溝通，使各部門成為一個有機整體。在現場管理的過程中，及時發現變更，通過信息平臺及時反饋給技術人員，從而及時提供變動的計劃與技術方案，避免反復運輸購買，使勞務與資金能夠得到高效利用;通過施工組織設計的及時改進，可以減少二次搬運、保管費等，這既節省了外運垃圾，又減少了采購費用［1］。在新的工程項目開工，簽訂勞務協議時，參照數字化管理所帶來的各項基礎數據，施工單位能夠迅速選取合格的勞務分包隊伍;依照前幾次工程的勞務單價以及合同條款的清晰表達，有效減少了與勞務班組的糾紛，有利于控制結算價格。簽訂材料合同時，采購數量上，根據數字化管理提供的數據，可以及時得到構成工程實體的工程量，有效避免由發貨單結算而引起的重算、誤算，避免不必要的損耗;采購單價上，從數字化管理的龐大基礎庫中，能夠及時找到各種材料的合格供應商以及最合適的價格，避免了由于材料商供貨不及時或者材料有缺陷等問題造成的工期延誤的損失。在材料使用過程中，通過平臺提供的資料，下料時嚴格按照要求，嚴禁各種不必要的浪費。這樣，便可以在真正意義上做到人盡其才，物盡其用。正是由于數字化管理這一橋梁作用，使得各部門各人員能夠資源共享，大量節約人力物力，最大程度控制成本，真正實現工程項目的科學管理。

3實施數字化管理的關鍵

根據模型結構系統，結合精裝修工程實例，裝飾裝修施工企業數字化管理能否順利的推進，關鍵要注意以下幾點:

3．1重視基礎數據庫的建立

施工企業的生產經營活動主要分散在各個項目部進行，人力資源、施工材料資源、施工機器具資源也相應集中在各個項目部，因此，重視項目部基礎數據的采集，也就是數據層的管理，才能更好地建立相關資料庫，提高數據庫的準確性。如杭州某酒店式公寓精裝修工程，施工過程中所涉及的施工班組包括油漆工3個班組、泥工3個班組、木工2個班組、水電2個班組、防水1個班組以及其他的零星小工班組;涉及到項目部的管理人員包括材料員、資料員、施工員、安全員等。材料種類也繁多，主材部分涉及的有龍骨、石膏板、木工板、瓷磚、石材、墻紙、木飾面、不銹鋼等;輔材方面涉及到的品種就更加復雜。為了方便這些資料的收集整理，前期的工作顯得尤為重要。人工方面，要與這些班組分別簽訂班組施工協議，規定雙方的權利與義務，并就勞務款支付方式、結算方式等作出明確約定。這樣不僅可以避免以后發生不必要的糾紛，也可以為將來類似的精裝修工程獲得參考數據。材料方面，尤其大批量采購的主材，要與供方簽訂材料合同，做好出入庫臺賬，既可以避免不必要的材料損耗，又可以提高施工效率。數據庫是整個項目管理系統的基礎，運用互聯網模式及時收集和歸納反映項目施工的各類數字信息，對提高施工管理水平，高質量完成建筑工程項目意義重大。

3．2重視與數字化管理配套的規章制度的建立和實施

在系統的應用層，會涉及到信息保密、機房管理、安全管理等，這些部分都是公司在數字化工作中需要著手制定規章制度來進行有效制約，只有建立這些規章制度，才能使數字化系統在運行過程中得到保障。裝飾裝修企業中，由于涉及到的材料較多，不可避免地也會有許多與材料商之間的聯系，企業依據自身情況制定詳細的《供應商管理辦法》《材料招標管理辦法》《材料采購管理辦法》《工程項目材料管理辦法》等規章制度來規范化管理，提高企業市場競爭力。管理員也要分配好各個訪問者的權限，既能使有效的資料得到共享，又可以避免各競爭者之間的惡意競爭。在某項目部的材料管理過程中，材料員根據公司制定的《材料管理辦法》，從材料(包含臨設材料)驗收入庫、出庫、保管，以及剩余材料(包含臨設)管理等角度出發，結合工程的實際情況，對材料進行科學管理、科學分類，大大提高了施工效率;每個季度根據之前的材料進行全面盤點并如實填寫“材料盤點表”，內容包括:建筑五金，石材及其制品，玻璃，玻璃制品，墻布，天花吊頂，龍骨及配件，地面材料，裝飾板材(木質)，瓷磚衛浴及衛浴五金，油漆涂料及防腐防水材料，家具軟裝，水電安裝，其他材料、臨設材料及設備等的賬面數與實有數，盤盈盤虧數;最終做到材料數量清、質量清、賬表清。施工員、安全員、質檢員等項目人員根據《施工現場安全臺賬管理制度》，結合現場實際，如實填寫“項目安全臺賬考核記錄表”，及時發現過程中的安全隱患，通過應用層反饋到用戶層，公司的管理者就可以迅速地對現場的安全管理進行調整。

3．3注重數字化實施的統籌性與長期性

數字化工作是一項復雜的工作，需要從公司人員的基本信息開始，再擴展到項目上的人、材、物的管理，根據統籌規劃，逐步實施，不可能一步到位。也因為建設工程項目都有其獨特性、特殊性;同時，隨著公司本身的發展，經營模式的變化，國家政策和法律法規的調整，使得公司的信息系統在應用的過程中需要不斷地調整，只有隨著公司自身發展與外部條件變化而變化的數字化管理，才能真正發揮其應有的作用［2］。

3．4注意各個工序流程之間的邏輯順序

建設工程項目往往由多個單項工程和單位工程組成，彼此之間緊密相關。也是因為這種整體性強的特點，造成了它的不可逆轉性。即工程項目實施完成后，很難推倒重來，否則將會造成巨大的損失。這就要求項目部在施工過程中要重視各工序流程之間的協同處理。按照這樣的邏輯操作，就可以更好地在利用軟件的過程中科學管理，避免了不必要的損失與風險。

3．5重視數字化人才的建設

許多施工企業在人才應用上往往會忽略數字化人才的培養，僅僅只是把重點放在施工業務上，這是不夠的。公司數字化工作除了需要專業信息技術人才以保障公司系統安全、穩定可靠的運行外，技術業務的復合型人才的支撐也必不可少。以項目部為突破口，重視信息技術和建筑施工業務復合型人才的培養和全員數字化素質與能力的培訓提高，重視在實施數字化項目的過程中的各個階段對不同人員進行相關知識的指導與教育，才能更好的以點帶面，循序漸進地推進公司數字化的工作［3］。

4結語

目前，數字化管理在土建施工中已經得到了廣泛的推廣，但在裝飾裝修企業中的應用還存在一些問題，尤其是基礎數據庫的采集等工作沒有得到很多公司的重視。裝飾裝修企業的數字化管理過程，是公司經營管理業務標準化的過程，是公司全員工作流程標準化的過程，它是一項復雜的、系統性的管理工作。今后，裝飾裝修單位應以數字化管理為基礎，借鑒土建施工單位的管理機制，結合自身實際，將數字化管理的優勢不斷發揮壯大，真正發揮“互聯網+”的經濟活力。

參考文獻：

［1］朱學清．淺談數字化施工管理要點的分析［J］．中國城市經濟，2011(14):218．