監督所檔案室工作計劃匯總十篇

序論：好文章的創作是一個不斷探索和完善的過程，我們為您推薦十篇監督所檔案室工作計劃范例，希望它們能助您一臂之力，提升您的閱讀品質，帶來更深刻的閱讀感受。

篇（1）

一、機關檔案工作

1、認真貫徹落實《機關文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限的規定》（國家檔案局令第8號），督促、指導縣直機關完成保管期限表的修訂工作，認真細致地審批各機關單位申報的歸檔范圍和保管期限表。并對xx年年各機關單位文件材料的立卷歸檔工作進行監督與指導，使檔案管理達到規范化、標準化。

2、機關檔案信息化建設

加強各機關、企事業單位檔案信息化建設，促進檔案管理工作的電子化、數據化、現代化，保證檔案作為歷史資料保存不遺、不缺、不漏，完成電子文件的歸檔管理工作。

3、加強民生檔案建設

民生檔案是與公眾利益直接相關的檔案，為此我們重點對社會保險檔案工作和社區檔案建設工作加大監督管理力度，協助制定相應的管理辦法，使其更好的為百姓服務。同時根據我縣的實際情況，制定出切實可行的開展民生檔案工作的方案，開始民生檔案調研工作。

二、農業、農村檔案工作

1、繼續開展社會主義新農村建設檔案工作，加強試點鄉鎮、村檔案室基礎業務建設，對未建檔的行政村依據《檔案法》中有關條款，加強監督、檢查、指導，同時建立鄉鎮、村檔案業務工作的指導名冊，使鄉鎮、村的檔案管理工作逐步達到規范化、標準化要求。

2、積極開展村級農民專業合作組織的建檔工作，使農民專業合作組織依據檔案所具有的真實性、可靠性、科學性、健康穩步地向前發展。

三、經濟科技檔案工作

1、民營企業檔案工作

對已上報的規模以上民營企業和新增的民營企業，建檔工作要做到身臨其境，指導到位，使民營企業檔案工作更好地為縣域經濟服務。

2、國有企業檔案工作

加強對國有企業檔案工作的執法力度，對不符合《檔案法》要求的企業，要下發檔案執法檢查通知書，并責令其限期整改。對我縣國有改制企業的檔案工作進行管理和處置，并制定檔案處置意見。

3、林權制度改革試點檔案工作

為更好地開展林權制度改革試點檔案工作，使檔案工作與林權制度改革工作同步進行，我局將與林業部門溝通，積極配合林業部門的檔案工作人員制定《文件材料歸檔范圍》，建立健全檔案工作各種制度，并有相應的安全防護措施，借以維護檔案的完整與安全，延長檔案的使用壽命。

4、重點建設項目檔案工作

積極參與重點建設項目檔案的專項與竣工驗收工作。對驗收結果擬寫真實的驗收報告、驗收意見。根據《中華人民共和國檔案法》的有關規定，對重點建設項目檔案工作進行執法檢查，如有違反法律法規現象，將對有關建設部門下發檔案行政執法檢查通知書，并責令其限期整改。

樺川縣檔案局

篇（2）

第一條 為加強檔案管理，保護和利用檔案信息資源，為本所各項事業發展服務，根據《檔案法》以及國家檔案管理部門有關規定，結合本所實際，制定本辦法。

第二條 本辦法所稱檔案，是指本所從事政治、經濟、科學、技術、文化等活動直接形成的有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。

第三條 本所的各種檔案是本所開展各項工作中形成的歷史記錄，也是國家的寶貴財富，必須集中統一管理，任何人都不得損毀、篡改、私存或據為己有。

第四條 本辦法適用于本所各部門檔案管理工作，各部門及個人均應遵守本辦法。

第二章　管理體制

第五條 本所檔案管理采用檔案室、立卷部門、檔案管理員三級管理體制。

檔案室隸屬所辦公室，檔案室負責對全所檔案工作實行統籌規劃，組織協調，監督指導。

本所各部門均為檔案立卷部門，其中所辦公室、機關黨委、科技與產業發展處、計劃基建財務處為基本立卷部門。

檔案管理員由專、兼職檔案員組成。檔案室配備專職檔案員1名，各部門設兼職檔案員1名。

第六條 檔案室工作列入年度工作計劃和總結，由行政副所長分管。

第七條 檔案室集中統一管理本所形成的全部檔案，包括文書檔案、科技檔案、會計檔案、基建檔案、儀器設備檔案、聲像檔案、照片檔案、書稿檔案（含出版物）等。

第八條 專職檔案員必須具備中專以上文化，受過檔案專業培訓，并獲得助理館員及其相應職務以上專業技術職務。全所檔案管理員應當忠于職守，遵守紀律，具備專業知識，并接受檔案管理培訓。

第三章 檔案管理

第九條 各部門應遵守本所檔案管理制度，按照本所檔案管理辦法、保管期限表和分類方案開展檔案立卷工作，并保證檔案的安全。

第十條 各部門及職工在工作中形成的文件材料，按照文書處理部門、業務部門和課題組立卷歸檔的規定應當立卷歸檔的，必須收集齊全和立卷，并移交本所檔案室集中管理，不得據為己有或者拒絕歸檔，更不得偽造或者擅自銷毀檔案。

第十一條 檔案立卷工作應列入各部門職責范圍和職工崗位職責，各部門檔案管理員負責對本部門的檔案工作進行檢查和業務指導。

第十二條 各部門應按下列標準組卷，保證案卷質量。

（一）歸檔的文件材料齊全完整。

（二）按照本所檔案分類要求，對立卷歸檔材料進行分類。

（三）組卷合理，排列有序，保持文件材料的自然形成規律和有機聯系，便于查找和利用，確保管理期限準確。備考表應有立卷人、簽字人簽字。

（四）案卷標題簡明扼要，準確概括和揭示出卷內文件主要內容和成份，并具備責任者、內容、文件名稱“三要素”。案卷封面用毛筆或鋼筆填寫，字跡工整清晰。

（五）卷內文件排列有序，按文件形成的時間或重要程度排列，卷內目錄填寫正確，編寫頁號無誤。

（六）案卷裝訂牢固，整齊美觀，案卷中無金屬物，裝訂線不壓蓋字跡。

（七）編制案卷目錄、全引目錄，并交檔案室統一編制目錄。

第十三條 按照規定要求和時間，將檔案編錄入庫。

（一）各部門應在每年六月底前完成檔案歸檔、編目和入庫工作。

（二）保證歸檔手續完備。檔案移交前各立卷部門應將各類檔案收集齊全，并編制案卷目錄、全引目錄，經檢查無誤后，一次性向檔案室移交，并認真填寫移交清冊。

第四章 檔案保護

第十四條 檔案室對接收的檔案應進行科學的分類、加工、整理、排列上架，并進行妥善保管。

第十五條 所辦公室負責對檔案室進行維護，設置專用庫房，并保證有充足的檔案柜。

第十六條 維護檔案安全，保證檔案庫房堅固，安裝防盜、防火、防蟲、防鼠、防潮、防塵、防高溫等設施。檔案管理人員應經常檢查檔案保管情況，對破損或變質的檔案要及時修補、復制或進行其它技術處理。

第十七條 保證檔案庫房內清潔，無非檔案用品；檔案排列科學，整齊美觀，便于查找。

第五章 檔案的統計和利用

第十八條 檔案室應根據管理工作需要，編制必要的目錄、專題卡片等檢索工具，編纂檔案文件匯編等參考資料，積極主動地提供利用，為各項工作服務，為檔案管理手段現代化創造條件。

第十九條 檔案室應建立檔案登記、統計制度，設置登記本、統計薄冊，對檔案的收進、移出、保管、利用等情況進行統計。應認真完成檔案統計表填報任務，向農業部檔案部門報送《農業系統檔案工作情況統計表》。

第二十條 檔案的借閱，應嚴格執行檔案借閱制度。

本所各部門和職工個人借閱檔案應認真填寫借閱申請表經所辦公室主任同意，基建財務檔案借閱應先經計劃基建財務處處長同意，科技檔案應先經檔案立卷部門、科技與產業發展處處長同意。

外單位借閱本所檔案須先出示單位介紹信、借閱人身份證后，再按上述借閱程序辦理。

借出的檔案，不得私自轉借、拆散、涂改，借閱人要負責保密和保管，不準攜帶檔案離開檔案室，復制檔案須經所辦公室主任同意。

第二十一條 職工調動工作，必須在歸還所借檔案后，方可調離；檔案管理人員調動工作時，應在離職前辦好交接手續。人事管理部門應健全和嚴格執行此項制度。

第六章 檔案的鑒定、銷毀和移交

第二十二條 檔案室要定期對已超過保管期限的檔案進行鑒定、銷毀。鑒定工作由檔案室負責，組織有關人員成立鑒定小組對到期檔案進行審查、鑒定。鑒定工作結束后，應寫出鑒定報告，對確無保存價值的檔案進行登記造冊，經分管所領導批準后方可銷毀。

第二十三條 銷毀檔案應指定專門的監銷人，以防止檔案遺失和泄密。監銷人要在銷毀檔案清冊上簽字。

第二十四條 機構變動時，應對檔案做出妥善處理。

（一）機構撤銷或合并時，其檔案應向檔案室移交。沒有辦理完畢的文件材料，應移交相應部門繼續處理。

（二）批準恢復或新成立的機構，應從正式行文批準之日起單獨立卷、歸檔。

（三）各種臨時工作機構撤銷時，其檔案材料應向有關部門或檔案室移交。

第七章 獎勵與處罰

第二十五條 檔案室每年組織檔案考核工作，對本所各部門檔案工作進行考核，并實行獎懲。

（一）對遵守本辦法，認真完成檔案收集、整理、立卷工作，或在編研和業務指導方面成績突出，或在開發利用檔案信息資源取得重大社會效益和經濟效益的部門或個人，給予表彰。

（二）對違反本辦法，損毀、丟失檔案，或涂改、偽造、擅自抄錄、復印檔案資料、泄露檔案秘密，或未按規定歸檔，不按期移交檔案的部門或個人，視情節給予處罰。

（三）違反本辦法的部門，年度不能評為先進集體；違反本辦法的個人不能評為先進個人，年度考核不能評為優秀或甲等。

篇（3）

各業務科室根據《國土資源檔案分類方案》、《國土資源文件資料歸檔范圍和保管期限》、《檔案立卷歸檔制度》等有關規定，對照分類方案和歸檔范圍規定的歸檔資料內容進行檢查，將本科室應歸檔而未歸檔的文件資料進行收集、整理、立卷、歸檔。取消各科室資料室，所有業務檔案歸綜合檔案室統一保管、利用。

二、組織保障與管理網絡

為使檔案整合工作順利開展，特成立檔案整合工作領導小組（附件2）。

檔案整合辦公室組成人員同時擔任各國土所（分局）、局屬各部門擔任兼職檔案員，負責本部門在工作、活動中形成的文件材料的整理、立卷、移交工作。

同時，為適應新形勢，擬對檔案立卷歸檔、鑒定、保管、保密等各項制度重新進行修訂。

三、工作內容與時間安排

㈠資料歸檔范圍：

1.綜合類：文秘；勞動人事；黨群、紀檢；行政；政策法規；外事活動。

2.計劃財務類：綜合統計年報、財務統計年報；財務預決算報表；專項檢查材料；財務總帳、分戶帳、明細帳、日記帳；會計憑證等。

3.地籍管理類：土地調查；土地登記；國土資源統計；土地分等定級、估價、處置；土地動態監測。

4.土地利用規劃類：土地利用總體規劃；土地利用專項規劃；基本農田保護；土地利用計劃；土地開發復墾；建設用地預審。

5.建設用地類：國家分批次用地審批；國家建設具體項目和地審批；個人建設用房地審批；土地租賃、抵押、轉讓審批；土地儲備。

6.國土資源監察類：案件處理；來信來訪材料。

7.國土資源宣教、科技、信息類：宣教、科技、信息工作計劃等；國土資源科技計劃規劃報告、合同書；國土資源信息化建設的規劃、方案、招標方案等

8.電子、聲像材料類：電子材料：光盤、軟盤、磁帶；錄音、錄像帶、照片（底片）等。

9.地質礦產管理類：地質勘查管理；礦產開發管理；礦產資源儲量管理；地質環境管理等。

㈡完成時間

1.各業務科室指定專人，將本科室遺留檔案進行整理、立卷，于2013年6月底前完成，移交綜合檔案室。7月份開始進行紙質檔案的掃描工作。

2.部分土地登記檔案（由于整理不規范，需要返工重新整理），于2013年12月底前完成。

四、工作方式、經費開支

㈠采用外承包和各業務部門自行整理、立卷方式實施檔案整合工作。

1.在保證時間與質量的前提條件下，對土地登記（重新返工部分）檔案約20萬至24萬卷宗和地質礦產檔案整理實施外包，按卷計價。

2.各業務部門12月前應立卷歸檔而未整理的文件材料，由各業務部門整理、立卷。

㈡檔案整合及裝具費用

費用開支根據實際檔案數量及所耗檔案裝具實際數量計算，經費列入專項資金預算。

㈢紙質檔案掃描工作，仍按原定價格外包給杭州網新超圖公司；整理工作擬外包給縣檔案局檔案服務中心進行。

五、技術指導與監管

㈠檔案室負責檔案專業業務指導，各科室指定專人負責本科室專業業務的指導，土地登記（重新返工部分）檔案由褚曉敏負責技術指導。

㈡鑒于目前檔案室工作量大，任務重，人手缺等原因，請局黨委抽調專人進行此項工作的監督檢查。

六、檔案整理具體要求

㈠檔案整理的原則

1、充分利用原有業務檔案材料。

2、遵循業務檔案資料的形成規律和特點，保持檔案材料之間的有機聯系。

3、便于檔案的保管和利用。

㈡檔案整理依據

《歸檔文件整理規則》、《國土資源檔案分類方案》、《國土資源檔案歸檔范圍及保管期限》、《科學技術檔案案卷構成一般要求》。

㈢案卷整理要求

1、卷內材料的整理

⑴剔除卷內重復材料；

⑵破損材料須修裱后才能歸檔；

⑶超大紙張（大于A4幅面）必須折疊，頁數較多時，宜單張折疊，如報表、圖紙等；

⑷卷內材料歸檔，應除去金屬物如訂書釘、大頭釘、回形針等；

⑸卷內文件材料按各類專業業務規范要求排列。（一般按照批復在前請示在后，文字在前表冊在后的原則）

2、卷內材料頁號的編制

⑴卷內材料有文字內容的均須編制頁號，每卷單獨編號，頁碼要求三位數，頁號從“001”開始；

⑵頁號的位置，單面書寫的材料在右上角，雙面書寫的資料，正面在右上角，反面在左上角，折疊圖紙一律在右上角；

⑶案卷封面、卷內目錄、卷內備考表不編寫頁號。

3、卷內目錄編制

⑴序號：以一份完整文件為單位，用阿拉伯數字從“1”依次注；

⑵日期：完整填寫形式日期，用8位數字，例：20070601；

⑶文件題名：填寫文件標題全名稱；

⑷頁次：填寫文件材料在卷內所排列的起始頁號，最后一份文件填寫起止頁號；

⑸卷內目錄排列在卷內資料之前。

4、文件材料裝訂及封面填寫

⑴每卷資料應使左邊、下邊對齊，在左側以“三孔”式用線裝訂，并確保裝訂完成后無掉面頁。

⑵封面填上相應的內容，起止時間應填寫卷內全部文件材料形成的的起止日期，各備考表填上立卷人、檢查人、立卷時間等。

5、檔案盒上檔案號的書寫

檔案號按照“全宗號--目錄號--分類號--案卷號”編寫規范，清晰。

篇（4）

（一）檔案工作領導體制依法建立。各單位都明確了分管檔案工作的領導，落實了主管部門，明確了責任主體，配備了專職或兼職檔案員，構建了檔案工作網絡體系。

（二）檔案管理機制業已形成。各單位均設立了綜合檔案室，并建立了各項檔案管理制度和業務建設標準；能夠集中統一管理本單位、本部門的檔案，并按照規范標準，對當年形成的各門類檔案進行了收集、整理、編目，基本符合要求。市環保局科技檔案管理尤為規范；市公安局和市總工會堅持開展檔案工作系統內檢查評比，做到了經常化和規范化；市教育局和市檢察院系統通過年檢的形式，對所屬單位的檔案工作進行監督和指導，市教育局還堅持每年一個專題，收效明顯。

（三）檔案保管條件得到進一步改善。各部門、單位檔案工作投入逐年增加，檔案工作基礎條件得到進一步改善，滿足了檔案工作開展的需要。市勞動局在搬遷到新辦公場所后，投入30余萬元，對檔案庫房進行了改造；市交警支隊新建辦公樓時，專門建設了符合規范的檔案用房。市區兩級檢察院以此次檢查為契機，把檔案用房的配套建設納入重要工作計劃，狠抓組織落實，并且基本完成了各門類檔案目錄的計算機錄入，實現了微機檢索。市農業發展銀行大力推進檔案數字化進程，電子檔案管理初現成效。還有不少單位安裝了檔案密集架，解決了多年來檔案庫房狹小，檔案存放擁擠的難題。

（四）檔案利用服務收效明顯。不少單位的檔案部門在做好檔案基礎業務建設的同時，積極開展檔案利用工作，產生了良好的社會效益和經濟效益。

二、存在的問題

在這次檢查中，也發現了一些問題，主要表現在四個方面：

一是部分單位沒有按照要求積極開展自查活動，有的單位領導對自查工作重視不夠，有的檔案室自查自糾的工作主動性不強，不少單位沒有按時上報自查材料。截止11月底，市直機關中按照要求上報自查材料的只有44家單位，占總數的69%。

二是個別單位文書檔案歸檔不夠齊全、完整，專門檔案及時歸檔的意識還不強；少數單位存在專門檔案如音像檔案、科技檔案等歸檔不及時，甚至幾年沒有照片歸檔的現象。有的單位檔案人員兼職較多，檔案的日常管理難以顧及，有的單位檔案人員變動頻繁，隊伍不夠穩定，對檔案工作的順利開展造成了影響。

三是檔案管理現代化工作普及面比較小。市直63個單位的檔案室僅有17家購置了檔案管理軟件，占總數的27%，直接影響了檔案管理現代化的進程。

四是個別行業主管機關沒有很好履行對所屬單位的檔案工作所負有的監督和指導職能，以致檔案工作出現一定程度的滑坡。

三、幾點要求

針對存在的問題，希望各部門、單位引起高度重視，及時加以整改。同時，為了進一步加強檔案工作，更好地服務于我市兩個文明建設，提出如下要求：

（一）要加速檔案管理現代化的進程。

檔案管理標準化、信息化是檔案信息資源開發利用的基礎。目前，檔案信息化建設已經成為檔案工作的新熱點。根據國家有關檔案工作的規定，今后各有關單位向檔案館移交檔案，必須同時報送符合《文書檔案文件級目錄數據庫結構與著錄細則》規定的電子目錄。這是對檔案室工作新的規范要求，也是建設數字檔案館、實現檔案信息資源共享的迫切需要。希望各單位要高度重視檔案管理工作數字化建設，適當安排一些經費購置檔案管理軟件，切實提高檔案管理水平。

（二）要加強新型載體檔案的管理。隨著辦公自動化的深入推進和辦公條件的改善，電子文件、數碼照片等在各單位大量出現，相應的磁盤、光盤等新的存貯載體被廣泛使用，檔案實體和檔案管理模式也有了相應的變化，對檔案管理提出了新的要求。各單位要加強新型載體檔案的管理，做好對這些檔案的積累、收集和整理工作，保證檔案的齊全完整。

（三）要今年9月市檔案局下發《關于開展全市檔案工作執法檢查的通知》后，各部門、單位認真對照檢查內容開展了自查，針對存在問題，制定整改措施，如期上報了自查材料。在各部門、單位自查的基礎上，市檔案局于12月份抽查了市環保局、經委、公安、檢察系統等14個單位的檔案工作。從自查和抽查的情況看，近年來我市學習貫徹執行《檔案法》、《安徽省檔案條例》和推動檔案管理工作的總體形勢較好，但也存在一些問題。

一、主要成效

（一）檔案工作領導體制依法建立。各單位都明確了分管檔案工作的領導，落實了主管部門，明確了責任主體，配備了專職或兼職檔案員，構建了檔案工作網絡體系。

（二）檔案管理機制業已形成。各單位均設立了綜合檔案室，并建立了各項檔案管理制度和業務建設標準；能夠集中統一管理本單位、本部門的檔案，并按照規范標準，對當年形成的各門類檔案進行了收集、整理、編目，基本符合要求。市環保局科技檔案管理尤為規范；市公安局和市總工會堅持開展檔案工作系統內檢查評比，做到了經?；鸵幏痘?；市教育局和市檢察院系統通過年檢的形式，對所屬單位的檔案工作進行監督和指導，市教育局還堅持每年一個專題，收效明顯。

（三）檔案保管條件得到進一步改善。各部門、單位檔案工作投入逐年增加，檔案工作基礎條件得到進一步改善，滿足了檔案工作開展的需要。市勞動局在搬遷到新辦公場所后，投入30余萬元，對檔案庫房進行了改造；市交警支隊新建辦公樓時，專門建設了符合規范的檔案用房。市區兩級檢察院以此次檢查為契機，把檔案用房的配套建設納入重要工作計劃，狠抓組織落實，并且基本完成了各門類檔案目錄的計算機錄入，實現了微機檢索。市農業發展銀行大力推進檔案數字化進程，電子檔案管理初現成效。還有不少單位安裝了檔案密集架，解決了多年來檔案庫房狹小，檔案存放擁擠的難題。

（四）檔案利用服務收效明顯。不少單位的檔案部門在做好檔案基礎業務建設的同時，積極開展檔案利用工作，產生了良好的社會效益和經濟效益。

二、存在的問題

在這次檢查中，也發現了一些問題，主要表現在四個方面：

一是部分單位沒有按照要求積極開展自查活動，有的單位領導對自查工作重視不夠，有的檔案室自查自糾的工作主動性不強，不少單位沒有按時上報自查材料。截止11月底，市直機關中按照要求上報自查材料的只有44家單位，占總數的69%。

二是個別單位文書檔案歸檔不夠齊全、完整，專門檔案及時歸檔的意識還不強；少數單位存在專門檔案如音像檔案、科技檔案等歸檔不及時，甚至幾年沒有照片歸檔的現象。有的單位檔案人員兼職較多，檔案的日常管理難以顧及，有的單位檔案人員變動頻繁，隊伍不夠穩定，對檔案工作的順利開展造成了影響。

三是檔案管理現代化工作普及面比較小。市直63個單位的檔案室僅有17家購置了檔案管理軟件，占總數的27%，直接影響了檔案管理現代化的進程。

四是個別行業主管機關沒有很好履行對所屬單位的檔案工作所負有的監督和指導職能，以致檔案工作出現一定程度的滑坡。

三、幾點要求

針對存在的問題，希望各部門、單位引起高度重視，及時加以整改。同時，為了進一步加強檔案工作，更好地服務于我市兩個文明建設，提出如下要求：

（一）要加速檔案管理現代化的進程。

篇（5）

（一）檔案工作領導體制依法建立。各單位都明確了分管檔案工作的領導，落實了主管部門，明確了責任主體，配備了專職或兼職檔案員，構建了檔案工作網絡體系。

（二）檔案管理機制業已形成。各單位均設立了綜合檔案室，并建立了各項檔案管理制度和業務建設標準；能夠集中統一管理本單位、本部門的檔案，并按照規范標準，對當年形成的各門類檔案進行了收集、整理、編目，基本符合要求。市環保局科技檔案管理尤為規范；市公安局和市總工會堅持開展檔案工作系統內檢查評比，做到了經常化和規范化；市教育局和市檢察院系統通過年檢的形式，對所屬單位的檔案工作進行監督和指導，市教育局還堅持每年一個專題，收效明顯。

（三）檔案保管條件得到進一步改善。各部門、單位檔案工作投入逐年增加，檔案工作基礎條件得到進一步改善，滿足了檔案工作開展的需要。市勞動局在搬遷到新辦公場所后，投入30余萬元，對檔案庫房進行了改造；市交警支隊新建辦公樓時，專門建設了符合規范的檔案用房。市區兩級檢察院以此次檢查為契機，把檔案用房的配套建設納入重要工作計劃，狠抓組織落實，并且基本完成了各門類檔案目錄的計算機錄入，實現了微機檢索。市農業發展銀行大力推進檔案數字化進程，電子檔案管理初現成效。還有不少單位安裝了檔案密集架，解決了多年來檔案庫房狹小，檔案存放擁擠的難題。

（四）檔案利用服務收效明顯。不少單位的檔案部門在做好檔案基礎業務建設的同時，積極開展檔案利用工作，產生了良好的社會效益和經濟效益。

二、存在的問題

在這次檢查中，也發現了一些問題，主要表現在四個方面：

一是部分單位沒有按照要求積極開展自查活動，有的單位領導對自查工作重視不夠，有的檔案室自查自糾的工作主動性不強，不少單位沒有按時上報自查材料。截止11月底，市直機關中按照要求上報自查材料的只有44家單位，占總數的69%。

二是個別單位文書檔案歸檔不夠齊全、完整，專門檔案及時歸檔的意識還不強；少數單位存在專門檔案如音像檔案、科技檔案等歸檔不及時，甚至幾年沒有照片歸檔的現象。有的單位檔案人員兼職較多，檔案的日常管理難以顧及，有的單位檔案人員變動頻繁，隊伍不夠穩定，對檔案工作的順利開展造成了影響。

三是檔案管理現代化工作普及面比較小。市直63個單位的檔案室僅有17家購置了檔案管理軟件，占總數的27%，直接影響了檔案管理現代化的進程。

四是個別行業主管機關沒有很好履行對所屬單位的檔案工作所負有的監督和指導職能，以致檔案工作出現一定程度的滑坡。

三、幾點要求

針對存在的問題，希望各部門、單位引起高度重視，及時加以整改。同時，為了進一步加強檔案工作，更好地服務于我市兩個文明建設，提出如下要求：

（一） 要加速檔案管理現代化的進程。

篇（6）

（一）認真履行站長助理職責，協助站長做好對全站的日常管理工作，全力完成站長交辦的各項工作任務。根據站領導的工作安排，制定全站工作計劃，審查下屬各部門的工作計劃，督促各部門認真貫徹落實，并定期檢查實施情況。同時，根據本站工作職能，積極摸查掌握我區建設工程安全施工狀況，及時向站長匯報，為本站工作計劃、工作重點等的調整及時提供意見和依據，努力做好站長的助手和參謀。

（二）認真做好對站辦公室的管理工作。組織、檢查和督促辦公室工作人員根據本室職能分工，認真做好全站聯系和溝通協調、上傳下達、檢查督促、文件起草核改、資料整理歸檔及后勤保障等工作。近年來安監站辦公室的主要工作包括：一是根據站領導的指示，為加強規范管理并提高本站工作效能，進一步完善了本站的各項規章管理制度，于去年完成了本站《管理手冊》的編印工作；二是規范監督管理資料的整理和歸檔工作，于去年在局的大力支持下，設立了檔案室，制定了各項檔案管理制度；三是及時做好上傳下達及各種文件起草和核改工作，如認真起草安全月活動、各項安全檢查活動的方案計劃和情況總結，按要求及時向上級匯報本站安全監督管理工作的開展情況，及時撰寫政務信息宣傳本站重大工作活動等。

（三）認真做好對常規室的管理工作。從今年5月起我根據站領導的安排，負責常規室的日常管理工作。常規室所負責的審查工程報監和備案材料、現場查勘開工條件、對已完工工程出具安全等級評價意見等工作涉及工程建設進度，行業內關注度較高，特別是有關文明施工條件問題。為做好此項工作，我和全室同事進行了認真的討論研究，并經請示局、站領導同意，努力改進工作方法，在堅持工作原則的前提下，采取突出重點、靈活處理的措施，突出提升服務水平、加強宣傳、做好提前告知和提前介入預審查等工作，并根據實際情況將可暫不重點審查的工作關口后移。通過改進，工作效率提高，工作投訴較少，總體效果較好。

篇（7）

 

一、當前藥檢所檔案管理中存在的主要問題及原因分析 

 

主要表現在以下一些方面： 

1　領導檔案管理意識及重視不夠。廣西于2003年對藥檢機構進行體制改革，撤銷除自治區藥檢所外的其他原按地(市)、縣行政區劃設置的91個各級藥檢所，重新設置由自治區食品藥品監督管理局直接管理的南寧、桂林、玉林、柳州、梧州、北海、百色、河池等8個相當于副處級的區域藥檢所至今，雖基本設置有檔案庫房，卻只有桂林、玉林兩個藥檢所實現了符合檔案管理要求的大集中統一保管并通過了檔案行政管理部門評審驗收(其中。桂林藥檢所綜合檔案室于2004年取得了檔案室合格證，玉林藥檢所綜合檔案室于2005年達標定級)。 

2　檔案管理基礎設施較差，保管條件落后。大部分藥檢所因建所時間短，檢驗及辦公場地小、場所少，故未設檔案室或檔案專人、專庫，檔案放在辦公室的柜子里，有的還是木柜；沒有落實防火、防盜、防潮等“八防”安全措施，沒有空調、除濕機等設備。有個別原在已獲得“科學技術事業單位檔案管理自治區級”的市級藥檢所基礎上組建的區域藥檢所，在近年檔案管理工作普查及現場復查時就因檔案庫房條件簡陋、專用檔案存放空間未保證等硬件問題而未能得以更名換證。 

3　檔案管理格局不明晰。管理機構不健全，管理職能不明確。藥檢所檔案管理一般由行政辦公室負責。由于歷史沿革等原因和藥檢所行業管理要求，檔案室一般只管理文書檔案，而藥品檢驗(測)報告書檔案、人事檔案、會計檔案、圖書檔案等分屬各個業務科室管理，在一個單位內形成多部門管理檔案格局。 

4　檔案管理制度不健全。檢查督促考核未認真落實。在藥檢所管理中，一般均按照《產品質量檢驗機構計量認證／審查認可(驗收)評審準則》及其繼承和發展準則——《實驗室資質認定評審準則》要求，制定了適用于各所較為健全的《質量手冊》《程序文件》《作業指導書》《記錄管理冊》等質量保證體系、管理制度手冊和各科室、各類人員的崗位工作職責，而涉及檔案管理特別是像藥檢檔案的制度、職責較少，沒有相關的制度和檢查考核措施。雖然自治區食品藥品監督管理局對各藥檢所的《年度工作目標管理考評細則》要求各單位設立專門的檔案室并規范化、認真抓好檔案管理工作，但藥檢所卻未真正認真實施，沒有把完整的檔案資料管理納入日常工作范圍。 

5　對藥檢機構檔案內容界定不清，管理范圍不明。隨著科技的飛速進步，社會的發展，檔案系統的內涵和外延也隨之發生變化。藥檢檔案的范圍也已由以往的文書檔案、藥品檢驗(測)報告檔案、人事檔案等發展到今天的科研檔案、電子文件、各種檢驗(測)設備及其使用時產生的圖文、數據檔案、實物檔案、照片檔案、聲像檔案、縮微膠片檔案和數字化檔案等等新型檔案。由于未對納入檔案管理的內容賦予明確要求，各藥檢所根據自己的理解和實踐“因地制宜”管理，使許多應該納入管理的檔案沒有納入管理。 

6　檔案管理工作人員素質參差不齊。檔案專業人員隊伍在學歷層次、理論水平、專業素質等方面參差不齊，與時展要求懸殊是目前我國檔案專業人員隊伍的普遍現象，很多檔案部門是隨便可以往里塞人的地方，是安排老弱病殘的地方。在藥檢系統中還有表現為專職少、兼職多，專項管理經驗不足，管理觀念不強；在人才培養中，重視藥檢技術人員素質及動手能力的提高和繼續教育，對檔案管理人員的素質提高和繼續教育沒有納入培訓計劃和要求，許多檔案管理人員的管理水平停留在傳統經驗上，思想觀念和管理水平跟不上時展，缺乏創新和活力。 

7　檔案管理水平不高。現代化管理手段應用較差。隨著計算機及網絡信息技術在藥檢所管理中的廣泛運用，藥檢所管理手段在不斷進步。而運用計算機及網絡技術管理檔案的少，信息量小，基本還停留在手工收集、手中操作、手工檢索上，缺乏利用現代化技術設備的手段，不利于檔案的收集、編研、修史編志、開發和利用，不利于發揮藥檢檔案更大的、應有的技術支撐作用。 

8　未將檔案管理與藥檢業務建設同步規劃、同步發展。在藥檢所近、遠期規劃中，一般對檢驗(測)設備、人員結構、技術水平、質量目標、檢驗項目及能力等都會作比較詳盡的規劃，而對檔案管理、檔案設備投入等考慮較少或完全未納入規劃中，造成藥檢檔案管理水平不能與藥檢業務同步發展。藥檢檔案管理水平的滯后，必將影響藥檢業務技術的發展，影響藥檢所整體管理水平的提高，影響實驗室資質認定和能力認可。 

9　監管關系的變化，使藥檢檔案受到較高重視。一方面藥品檢驗報告是判定一個藥品是否符合規定的法律文書，若該被檢藥品被判不符合規定，監管相對人輕者被課以小額罰款，重者被處幾萬、幾十萬乃至上百萬巨額罰款，甚至是取消經營許可證、生產許可證或是藥品批準文號的嚴厲處罰，超出了一般藥品生產、經營和使用機構的承受能力，使監管相對人存在戒心；另一方面隨著我國 

市場經濟的發展，民眾購買被稱作特殊商品的藥品比日用品還方便，致使常規意義的消費者觀念被引用至治療活動中，由于藥品費用居高不下，當藥品治療效果不理想時，就怪罪藥品質量、怪罪藥品生產和經營單位，要求賠償。這其中，具有仲裁性和公正性的藥品檢驗報告就成為了雙方裁決質量爭議的焦點。而藥檢報告質量尚有一定缺陷，使提高藥檢報告書寫質量及其可溯源性，完善藥檢報告管理成為了藥檢檔案管理的重要內容。 

10　藥檢檔案開發利用少。主要是由于檔案的內向性、封閉性，加上決策者及檔案管理員本身缺少對檔案價值的認識，檔案室在單位中又處于弱勢地位，館藏建設被作為檔案室的后臺工作、傳統工作，主要精力放在前臺，重保管、輕利用，編研成果不多，檔案利用實例不匯編、不發表，使其應有的文化功能沒有得到充分發揮，很少直接影響大眾的生活品質。 

綜上所述，藥檢所檔案管理已面臨深刻的變化，出現的問題既是我國現代體制出現的一種轉折，也是科技不斷發展的必然。隨著經濟全球化、信息化時代和我國新一輪大部委制、“大衛生”形勢下衛生、藥監機構改革的到來，藥檢所須正視現實，調整管理思路以改進檔案管理方法，重視藥檢檔案管理工作以應對新形勢要求。

二、做好當前藥檢所檔案管理工作的主要對策

1　依法治檔是搞好藥檢檔案管理工作的根本?？刹扇《喾N形式，大力加強和廣泛開展《中華人民共和國檔案法》《中華人民共和國檔案法實施辦法》《廣西壯族自治區檔案管理條例》和《機關文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規定》《廣西壯族自治區檔案人員崗位培訓管理辦法》等法律法規的宣傳教育、學習貫徹活動，實施《藥品檢驗檔案管理規范》，增強藥檢所干部職工的檔案法制意識，特別是領導干部的檔案管理意識，依法編制本單位的文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限表，使藥檢檔案從形成、收集到整理、編目、歸檔、保管、借閱、保密、利用等各個環節都得到保障，做到依法治檔。

2　領導高度重視是搞好藥檢檔案管理工作的關鍵。一個單位檔案工作的好壞，與單位領導的重視程度有著直接的關系，尤其是藥檢檔案管理工作面對新形勢下存在的難度增大問題，領導重視與否起著決定性作用。因此，改變檔案工作的從屬地位，需強化各級領導對檔案工作的領導，本著“對歷史負責、為現實服務、替將來著想”的態度，提高對加強檔案資源建設重要性、必要性的認識，把綜合檔案室建設特別是檔案室基礎設施建設、設備配置、檔案保護、人員培訓等列入本單位發展規劃，并根據財政經費經常性增加情況適時予以遞增，任何情況下不占用綜合檔案室設施、設備，不改變檔案室及其庫房用途。此外，各級領導還應明確：對檔案“實行集中統一保管”原則只是加強檔案工作的第一步，而確保檔案收集齊全完整、豐富室(館)藏，進而提高檔案對藥檢、藥監事業發展服務的效能，才是檔案管理工作的目的。

3　建立健全藥檢檔案管理網絡是搞好藥檢檔案工作的前提。應進一步加強藥檢檔案管理網絡建設，重視平時材料的積累和歸檔，可在全區食藥監管系統各藥監局及其所轄各行政、業務科室、稽查大隊和各藥檢所明確專、兼職檔案人員，使每個單位從橫向(藥檢——藥監)到縱向(檔案室——各業務、檢驗室，稽查隊)組成一個檔案管理的整體網絡，并將管理工作納入單位、科室、個人的目標責任中，形成橫的方面覆蓋包容、縱的方面前后連貫的信息內容結構模式，確保無論是在藥監局、還是藥檢所的各行政、業務檢驗科室還是稽查工作的各個階段、各個環節，都能從組織上保證檔案、文字、圖片、聲像等材料不疏漏、不散失。

4　加強制度建設是搞好藥檢檔案管理工作的保證。第一，建立健全相應的檔案工作管理機制和各項規章制度，完善歸檔制度、保管制度、鑒定制度、利用制度，明確崗位責任制，確保檔案業務規范執行；完善檔案工作程序，理順單位、科室和檔案室之間的關系，逐步將檔案管理由多頭分散管理過渡為大集中統一綜合管理，使檔案工作的每一個環節和每一個方面都有規范化的要求，保證檔案管理工作的各個環節不脫節。

第二，堅持檔案檢查驗收制度。做到檔案工作與檔案歸檔要求同步管理。因為藥檢檔案是藥檢所科學技術和藥品檢驗工作的歷史，它不僅真實地反映本單位科技活動的現狀，說明整個科技工作歷史的進程。還為當前的業務工作和科研工作服務，為今后的工作服務，是珍貴的科技資源和科技儲備。

第三。將檔案工作同業務工作放在同等重要的位置，同樣作為藥檢所質量管理體系的組成部分，納入單位年度目標管理責任制，與業務工作一樣同計劃、同布置、同檢查、同落實，不但與各科室、各崗位人員的經濟利益掛鉤，做到獎罰分明，還要在評優、晉升、進修政策上給予一定傾斜，以促進檔案工作人員和專兼職文檔人員主動收集、整理、歸檔，從而確保藥檢檔案文書資料的完整性和系統性。

第四，設立藥檢科研檔案保證金制度。在年度獎勵基金(或勞務費)和藥檢科研項目中明確一定比例(或數額)的檔案保證金，保證業務和科研檔案及時形成并在完成后按時向所綜合檔案室移交，確保檔案完整、系統、準確和相互配套。

5　提高檔案人員素質是搞好藥檢檔案管理工作的基礎。針對藥檢系統檔案人員絕大部分是半路出家、從事檔案工作時間和素質參差不齊，且基礎管理薄弱、人員變動性大、檔案業務生疏等現狀，著重在提升檔案室的軟實力、檔案工作的生命力、檔案事業的保障力、檔案隊伍的戰斗力上下功夫，切實加強和提高檔案人員素質。

第一，以人為本，加強藥檢檔案人才隊伍建設。一是重視智力引進工作，可采取引進檔案專業人才或通過向社會公開招錄所學專業為檔案學、歷史學、漢語言文學或計算機專業人才的辦法，吸收一些基本素質好、愿意從事檔案工作的大學本科畢業生充實到藥檢檔案工作隊伍中來，壯大藥檢檔案人才隊伍。二是拓寬人才培養渠道，有重點、有方向地培養造就藥檢檔案事業發展急需的人才，如對單位內部綜合素質好、有發展潛力、志愿獻身檔案事業的同志進行專業培養和深造，促使他們施展才華，促進人才脫穎而出。

第二，注重教育，努力提高檔案工作人員的政治思想水平。一是要改變舊傳統。樹立新觀念，用“三個代表”重要思想、科學發展觀、構建和諧社會的理念和改革開放、市場經濟的思維方式指導檔案工作；二是要改變以往的封閉管理，由重視管理轉變為重視利用；三是要改變傳統的靜態管理，由坐等、送交轉變為主動收集。

篇（8）

按照市人力社保局、市檔案局《關于開展社會保險業務檔案管理達標驗收工作的通知》（渝人社發〔2013〕136號）精神，結合社會保險業務檔案達標驗收內容和標準，我局高度重視，精心組織，完善檔案管理制度，加強基礎設施建設，規范檔案收集整理，充分有效利用服務，達到了社保業務檔案驗收要求，現將我局社會保險業務檔案管理達標驗收自查情況報告如下：

一、組織管理

（一）管理辦法

1.制定了社保業務檔案管理辦法。我局根據《社會保險業務檔案管理規定（試行）》（人力資源和社會保障部、國家檔案局第3號令），以及市人力社保局、檔案局下發的《重慶市社會保險業務檔案管理辦法（試行）》（渝人社發〔2013〕135號）等規定，結合工作實際，制定了《重慶市xxx區社會保險業務檔案管理辦法（試行）》（涪社保發〔2013〕7號）。

2.明確了社保業務檔案管理工作的分管領導和工作部門。為加強社保業務檔案管理工作的領導，我局成立了以局長為組長，副局長為副組長，各科室負責人為成員的“重慶市xxx區社保局社會保險業務檔案管理工作領導小組”（涪社保函〔2013〕5號）和“重慶市xxx區社保局社會保險業務檔案達標驗收工作領導小組”（涪社保函〔2012〕14號），明確由辦公室具體負責社保業務檔案管理日常事務工作和業務檔案達標驗收工作。各業務科室確定1名兼職檔案工作人員，具體負責本科室業務檔案管理工作的相關事務。

3.將社保業務檔案管理工作納入了重要工作議事日程。我局歷來對社保業務檔案管理工作高度重視，年初《社保經辦工作要點》（涪社保發〔2012〕7號）明確提出社保業務檔案管理工作計劃，同時多次召開局長辦公會和局辦公會議專題研究部署檔案管理工作（見辦公會議記錄），分管領導定期或不定期檢查檔案管理情況，發現問題及時研究解決，年終將業務檔案管理工作納入全局工作目標考核，并認真進行總結，做到了年初有布置，平時有檢查，年終有總結考核。

4.將業務檔案工作納入了單位年度工作計劃和發展規劃。我局已將業務檔案管理工作納入了年度工作計劃，把此項工作列為單位重點工作之一，寫入年初《社保經辦工作要點》。同時，結合人力資源和社會保障事業發展“十二五”規劃，制定了《社會保險業務檔案管理工作發展規劃》（涪社保發〔2013〕5號）。

此項標準分5分，自查得分5分。

（二）檔案人員

1.配備了專兼職檔案工作人員。我局現有專兼職檔案工作人員13人，其中局辦公室配有專職檔案工作人員3人，各業務科室配有兼職檔案工作人員共10人。檔案工作人員數量能夠適應業務檔案工作任務的需要（見檔案人員花名冊）。

2.檔案工作人員遵章守紀。我局建立健全了檔案管理各項規章制度，規范了工作流程，明確了工作職責，制定了管理措施，檔案管理人員忠于職守，遵紀守法，嚴格按制度辦事，未發生違反檔案法律法規的行為。

3.檔案工作人員具有大專文化。我局13名專兼職檔案工作人員均具有大專文化以上學歷，其中本科學歷6人，大專學歷7人。

4.檔案工作人員隊伍穩定。我局自建立了新的業務檔案管理網絡后，保證了檔案管理工作人員的相對穩定。目前，我局3名專職檔案工作人員中，從事檔案管理工作4年以上1人，1年以上2人。10名兼職檔案人員均從事檔案管理工作1年以上。

5.檔案工作人員積極參加學習培訓。為不斷提高檔案人員的業務素質和專業技能，我局有計劃地組織了專兼職檔案人員業務培訓。每年選派部分人員參加區檔案局組織的學習培訓，共培訓10人次，參加市局業務檔案培訓3人次，到**區學習交流1次（4人），到市局檔案管理科學習交流1次（4人），我局組織各科室負責人和專兼職檔案工作人員參加 “檔案軟件操作培訓”2次，組織全局職工參加“社會保險業務檔案培訓”1次（見學習培訓記錄）。

此項標準分8分，自查得分8分。

（三）管理措施

1.崗位職責。我局制定了《重慶市xxx區社會保險局檔案管理崗位職責》（涪社保發〔2013〕4號），明確了主要領導、分管領導、各科室負責人、專職檔案管理員、兼職檔案管理員崗位職責。

2.工作流程。我局制定了《重慶市xxx區社會保險局業務檔案整理歸檔工作流程》（涪社保發〔2013〕8號），在檔案室顯目位置上墻，實現了檔案管理工作的條理性、規范性，增強了檔案管理工作的透明性和可操作性。

3.經辦流程。我局嚴格按照市局制定的養老、工傷、生育保險業務經辦操作規程，將業務檔案收集歸檔列入各項具體業務經辦工作程序，對每項具體業務經辦資料依序收集歸檔，確保每項經辦業務資料歸檔齊全完整。

4.獎懲考核。我局將檔案管理工作與分管領導、科室負責人、業務檔案管理人員、業務經辦人員年度考核評比掛鉤。對全面完成檔案管理工作目標任務的，年終依據本局有關規定進行表彰，并在評先評優、提職晉級等方面給予優先考慮；對違反檔案管理制度，未按規定立卷歸檔或未按時限要求移交檔案等，實行一票否決，取消所在科室和相關責任人年度評優評先資格，并追究相關科室負責人及工作人員責任。

5.監督指導。我局印發的《重慶市xxx區社會保險業務檔案管理辦法（試行）》第二十六條中明確了“各街道、鄉鎮社保所涉及的社會保險業務檔案，由區社保局進行監督和指導，確保檔案的完整與安全”。同時，我局定期對各街道、鄉鎮社保所的城鄉居民養老保險業務檔案進行監督指導，并將城鄉居民養老保險業務檔案管理工作作為對各街道、鄉鎮社保所年終考核的條件之一。

此項標準分7分，自查得分7分。

二、設施建設

（一）檔案用房

1.檔案專用庫房。為適應檔案管理工作的需要，我局于2011年8月即開始規劃改建檔案室，改建后，我局檔案專用庫房面積為300平方米，能夠容納接收全部社會保險業務檔案。

2.業務檔案庫房面積。我局現有檔案專用庫房300平方米，其中200平方米用于存放業務檔案。目前，業務檔案存放量為365245件（卷、冊）17244盒，庫房面積符合達標規定的標準。

3.檔案庫房安全管理。我局檔案庫房安裝了防火防盜門、全球監控攝像頭、吸頂式中央空調、除濕機、溫濕度表、除塵器、臭氧消毒機、防磁柜、落地式氣溶膠自動滅火裝置、消防報警監控系統等設施設備，為檔案庫房安全提供了有力保證。因此，檔案庫房不存在安全隱患。

4.檔案庫房衛生。按照我局《檔案庫房安全管理制度》和《檔案管理巡視檢查制度》對檔案庫房衛生提出的明確管理要求，我局檔案庫房無雜物堆放，定期或不定期打掃衛生，常年保持庫房整潔、干凈。

5.檔案室區域劃分。我局檔案室劃分為檔案人員辦公室、檔案查閱室、檔案整理室和檔案庫房4個區域，實現了庫房、辦公室、查閱室三分開。

此項標準分10分，自查得分10分。

（二）檔案用具

1.業務檔案柜架。我局檔案室庫房安裝的是檔案密集架，共71列，其中6列用于存放文書檔案，12列用于存放會計檔案，11列用于存放企業退休人員檔案，33列用于存放2011年（含）前的社保業務檔案，9列用于存放2012年（含）及以后的社保業務檔案。

2.業務檔案備用柜架。我局存放2012年（含）及以后的社保業務檔案所用的9列檔案密集架，目前只使用了1列，其余8列作為備用柜架。

3.檔案裝具。我局使用的業務檔案裝具分兩類，前一類為2011年（含）以前的業務檔案，其檔案盒規格為340mmX240mmX40mm(長X寬X厚)，主要考慮的是便于裝個人養老保險、城鄉居民養老保險和“三類人員”養老保險產生的用檔案袋所裝的人頭檔案。另一類為2012年（含）以后的業務檔案，其檔案盒式樣嚴格按照《重慶市社會保險業務檔案管理辦法（試行）》的規定和要求進行印制。檔案盒規格為310mmX220mmX60mm(長X寬X厚)，正面有“重慶市**區社會保險局”標識，背脊和封面印有全宗號、年度、類別、保管期限、起止件號、盒號等信息。符合國家和市上有關規定。

此項標準分5分，自查得分5分。

（三）設施設備

1.“九防”要求。我局檔案保管達到了“九防”要求。一是庫房安裝了防火防盜門，庫房內安裝了2臺全球監控攝像頭，達到了防盜要求；二是檔案庫房設在底樓，防止了陽光直射和紫外線輻射，達到了防光要求；三是庫房四周設有通風口，安裝了4臺吸頂式中央空調，達到了通風和防高溫的要求；四是庫房內配備了8臺落地式氣溶膠自動滅火裝置，安裝了消防報警監控系統，達到了防火要求；五是地磚下鋪設了防潮層，安裝了6臺除濕機，加上4臺吸頂式中央空調，達到了防潮要求；六是配備了吸塵器，達到了防塵要求；七是配備了防磁柜，達到了防磁要求；八是定期投放滅鼠藥，達到了防鼠要求；九是配備了臭氧消毒機，加上定期投放殺蟲藥，達到了防蟲要求。

2.辦公設施設備。我局檔案室辦公設施設備齊備，包括6臺計算機、2臺打印機、2臺掃描儀、1臺復印機、1臺多功能鉆孔裝訂機、2臺移動式DVD光盤刻錄機、1臺數碼攝像機和1臺數碼照相機，滿足檔案管理工作需要。

3.檔案管理軟件。為實現檔案管理信息化和數字化，促進辦公自動化，我局購買了科怡檔案管理信息系統應用軟件，用于業務檔案信息化管理，實現了辦公自動化。

此項標準分10分，自查得分10分。

三、專業建設

（一）相關制度

為加強檔案管理工作，使檔案工作做到有章可循、有據可依，我局根據《社會保險業務檔案管理規定（試行）》（人力社保部、國家檔案局第3號令）和《重慶市社會保險業務檔案管理辦法（試行）》（渝人社發〔2013〕135號）等規定文件精神，先后制定了《重慶市xxx區社會保險業務檔案管理辦法（試行）》（涪社保發〔2013〕7號）、《重慶市xxx區社會保險局檔案管理崗位職責》（涪社保發〔2013〕4號）、《檔案歸檔制度》、《檔案保管制度》、《檔案保密制度》、《檔案統計制度》、《檔案鑒定銷毀制度》、《檔案交接制度》、《檔案查閱利用制度》、《檔案庫房安全管理制度》、《檔案設備維護使用制度》、《檔案管理巡視檢查制度》、《業務檔案內部控制管理制度》等檔案管理制度和工作職責，制定了《重慶市xxx區社會保險局業務檔案分類實施方案》（涪社保發〔2013〕9號）、《重慶市xxx區社會保險業務檔案整理歸檔工作流程》（涪社保發〔2013〕8號）、《重慶市xxx區社會保險局檔案立卷說明》、《重慶市xxx區社會保險局檔案材料歸檔和不歸檔的范圍》等工作規范，推動了全局檔案工作的有序開展。

此項標準分5分，自查得分5分。

（二）歸檔

1.業務檔案歸檔工作。我局2012年業務檔案歸檔工作在今年一季度前已完成。6月初《重慶市社會保險業務檔案管理辦法（試行）》出臺后，我局按照新辦法規定和市局要求，對2012年業務檔案進行了整改，于9月下旬完成了歸檔入庫工作。

2.業務檔案移交工作。我局業務經辦過程中形成的檔案材料，均由各業務科室統一整理、裝訂、組盒、錄入。當年整理好的業務檔案、檔案目錄及電子數據清單造冊后，在次年一季度前移交局辦公室，辦公室驗收后入庫上架（見檔案移交清單）。

3.平時按件整理工作。我局嚴格執行了《重慶市xxx區社會保險業務檔案整理歸檔工作流程》，業務經辦人員堅持每件業務辦理完畢即及時將該業務資料收集齊全，按照主表在前、附件在后；審核結果在前、依據在后；重要憑證材料在前、次要在后的要求用不銹鋼釘（兩顆）裝訂成件，定期交本科室兼職檔案人員分類保管。在按件整理中，各業務科室負責人、專兼職檔案人員根據工作職責，隨時對業務經辦人員進行檢查、指導、督促，以確保業務檔案資料的齊全、完整和安全。

此項標準分7分，自查得分7分。

（三）收集

1.業務檔案資料收集。通過專兼職檔案管理人員的嚴格管理，我局業務檔案資料實現了隨時收集，及時整理，定期移交，保證了檔案資料的齊全完整。

2.業務檔案電子文件收集。按檔案管理規定，我局業務經辦環節中產生的有關信息數據定期制作成光盤，移交局辦公室歸檔管理。目前，業務臺賬和計算機數據均實現了光盤保存，歸檔的光盤存放于防磁柜內，共有業務檔案電子光盤49張。

此項標準分6分，自查得分6分。

（四）整理

1.業務檔案整理。我局嚴格按照市局下發的《重慶市社保業務檔案整理規范（試行）》、《社會保險業務材料歸檔范圍與保管期限》和《重慶市xxx區社會保險業務檔案整理歸檔工作流程》的規定和要求，對2012年度業務檔案進行了整改。重新整理后的業務檔案，其“件”的組成和件內文件材料排列合理，保管期限劃分準確，歸檔章蓋制、檔案盒封面填寫、備考表填寫規范，裝訂結實完整。同時，我局對新辦法出**按老辦法整理的業務檔案進行了清理，規范了檔案盒裝具，使之達到了整齊劃一、美觀整潔。

2.業務檔案分類上架。我局2011年（含）前業務檔案按照“科室—險種”分類整理上架，2012年（含）及以后的業務檔案按照新辦法規定的“年度—類別”分類整理上架。目前，我局除2013年正在收集整理的業務檔案外，其余業務檔案分別按要求分類整理后，移交局檔案室集中統一保管，不存在業務檔案零散存放問題。

3.業務檔案排列存放。我局制定了《重慶市xxx區社會保險業務檔案分類實施方案》（涪社保發〔2013〕9號），業務檔案上架按照“年度—類別—保管期限—險種”進行分類排列存放，符合《重慶市社會保險業務檔案管理辦法（試行）》規定。

此項標準分10分，自查得分10分。

（五）保管

1.全宗卷。區檔案局為我局分配的全宗號為“160”。為建立規范的全宗卷，在區檔案局的指導下，我局編寫了全宗介紹、組織機構沿革、分類方案、檔案整理說明、歸檔范圍與保管期限等資料，建立了檔案人員、檔案接收、檔案數量、檔案設備等檔案統計臺帳。

2.業務檔案存放示意圖。我局按檔案存放順序制作了《重慶市xxx區社會保險局檔案存放示意圖》，按照要求在檔案庫房內懸掛上墻。

3.庫房溫濕度。為及時掌握檔案庫房溫濕度情況，我局在庫房內四周配置了4臺電子溫濕度計表，由專職檔案人員每天檢查并做好溫濕度記錄；為控制好庫房內溫濕度，保持庫房通風良好，我們還配備了4臺吸頂式中央空調，6臺除濕機，保證了庫房溫度和相對濕度在國家規定標準范圍之內。

4.檔案檢查。我局專職檔案員嚴格執行《檔案保管制度》規定，定期對庫房檔案進行全面檢查、清點，避免檔案破損、丟失、霉變等問題的發生。

5.檔案修復。我局在檔案整理工作中，對需要修復的業務檔案材料及時進行了修復和托裱，采取了有效的保護措施，保證了檔案材料的整潔、完整。

此項標準分5分，自查得分5分。

（六）鑒定銷毀統計

1.鑒定機構。我局成立了社會保險業務檔案鑒定工作領導小組（涪社保函〔2013〕6號），負責檔案鑒定銷毀工作。

2.業務檔案鑒定銷毀。我局建立了《檔案鑒定銷毀制度》，對超過保管期限的會計憑證檔案，經請示區審計局、財政局答復，暫不能作銷毀處理。對超過保管期限的業務檔案，我局擬在規范工作和達標驗收工作完成后，組織人員按照鑒定銷毀程序進行清理、鑒定，對有保存價值需繼續保存的檔案重新確定保管年限，對應銷毀的檔案建立《檔案銷毀清冊》后，按規定銷毀備案。

3.業務檔案登記臺賬。我局嚴格執行了《檔案交接制度》、《檔案查閱利用制度》和《檔案統計制度》，做到了業務檔案進出登記及時，統計臺賬數據準確，賬物相符。2013年檔案室共接收業務檔案365245件（卷、冊）17244盒，其中，2011年（含）前業務檔案335223件（卷、冊）16576盒，2012年度業務檔案30022件668盒。

4.業務檔案統計報表。我局建立了《業務檔案統計表》、《各類別業務檔案統計表》、《全局檔案統計表》、《歷年檔案統計表》、《檔案設施設備登記表》、《檔案接收登記表》、《檔案異動登記表》，報表符合要求。

此項標準分4分，自查得分4分。

（七）移交

1.檔案移交。我局文書檔案按規定已向區檔案局作了移交，業務檔案經請示區檔案局同意，暫不向區檔案館移交。

2.檔案移交手續。因區檔案館場地受限，加之全市未對社保業務檔案移交作出統一規定，因此，我局尚未向區檔案館移交業務檔案，暫無移交手續。

3.人員調動移交手續。我局檔案管理員崗位職責中明確規定，“檔案員工作調動或離崗，要及時履行交接手續?！钡侥壳盀橹?，我局檔案管理人員未發生工作調動情況。

此項標準分3分，自查得分3分。

四、利用服務

（一）檢索工具

1.歸檔文件目錄。我局的檔案管理信息系統軟件具有強大的檢索功能，我們利用計算機軟件對庫藏檔案按照不同門類、載體和保管期限分別編制了歸檔文件目錄。

2.計算機管理。我局室藏檔案全部實現了計算機管理，通過檔案管理信息系統可以檢索各類業務檔案。

3.歸檔文件目錄打印。為滿足檔案管理的需要，我局按《重慶市社保業務檔案整理規范（試行）》規定的“社保業務檔案歸檔文件目錄”格式和內容，編制打印了各年度的紙質業務檔案歸檔文件目錄。

4.歸檔文件目錄內容。我局編制的歸檔文件目錄項目包括件號、責任者、代碼、題名、日期、頁數和備注等7項內容，符合《重慶市社保業務檔案整理規范（試行）》的規定和要求。

5.電子化管理。我局配備了2臺掃描儀，從今年1月份起開始啟動了業務檔案電子掃描工作。但由于該項工作需耗費大量人力、財力、物力，而社保經辦工作任務繁重，經費緊張，人員不足等原因，業務檔案電子掃描工作進展緩慢。目前，我局正積極協調相關部門，爭取人員和經費的支持，以推動業務檔案電子掃描工作，盡快實現業務檔案電子化管理。

此項標準分8分，自查得分8分。

（二）利用

1.調檔。我局專職檔案人員均經過培訓上崗，在我局專門從事檔案管理工作多年，熟悉室藏，能夠通過手工檢索和計算機檢索兩種方式迅速調取所需業務檔案，調卷迅速準確。

2.查閱利用登記。我局嚴格執行了《檔案查閱利用制度》，凡借閱檔案的，必須履行審批、登記手續。凡查閱檔案的，必須提供有效證件，說明查閱目的，檔案管理人員及時填寫檔案查閱登記表，做好檔案利用效果記載，未經批準，任何人不得復印、借閱檔案資料。

3.利用典型事例材料。今年，我局依據《檔案查閱登記記錄》，結合利用效果反饋情況，對檔案利用過程中效果顯著的典型事例進行了收集整理，共編制了利用典型事例29例。

4.網上查詢利用。我局建立了辦公自動化網絡，業務檔案管理系統可通過局域網與各業務科室互聯互通，支持各業務科室實現網上查詢利用。

此項標準分5分，自查得分5分。

(三)查詢

1.查詢系統。我局隨著“金保工程”建設，建立了完善的參保信息查詢系統，工作日期間免費提供查詢服務。

2.查詢服務。重慶市社會保障信息查詢系統，能夠為參保人員提供養老保險個人賬戶、養老保險繳費、養老金待遇政策、工傷鑒定、工傷生育待遇政策，以及其他相關社保政策法規等信息咨詢，基本滿足了參保人員的各種信息需求。同時，我局專屬的網絡信息平臺也可為單位或個人提供參保信息和相關政策查詢。另外，我局還在各樓層業務經辦大廳設立了咨詢服務窗口，方便參保單位和個人查詢、咨詢業務。

此項標準分2分，自查得分2分。

綜上所述，我局社保業務檔案組織管理職責明確，設施建設符合要求，專業建設規范有序，利用服務充分有效，達到了驗收標準，自查得分100分，自評等級為優秀。

特此報告

自查評分表

 

 

篇（9）

中圖分類號：U673.2 文獻標識碼：A

An Integrated Management Mode of Archives

CHEN Weiguang ， JIN Qinmei

（Guangzhou Marine Engineering Corporation ， Guangzhou 510250）

Abstract： In today’s global economic integration development environment， effective archive management is the key to law-abiding of enterprises. By analyzing the situation and main problems of archives work of our company， this paper puts forward an integrated archives management mode including main measures to improve the archive management work.

Keyword： Archive；Management；Research

1 國內檔案工作發展現狀

在當今全球經濟一體化的發展形勢下，檔案不僅具有記錄信息資源和知識資產的價值，也是單位資產與產權的法律憑證依據。有效的檔案管理是單位法規遵從的關鍵，也是管理控制的根本。因此，有效的檔案管理是為單位的發展服務、能夠創造經濟效益的重要工作。在推行現代企業制度“產權清晰、權責明確、管理科學”的環境下，無論是企業還是科研院所，對檔案工作的作用和意義的認識都在不斷提高，投入也顯著增加。

國家對檔案管理工作的法規建設非常重視。2009年，國家檔案局頒布了新的《企業檔案工作規范》，規定企業檔案工作應以企業資產關系為紐帶，實行統一領導、統一管理、統一標準。近年來，中船集團公司內的企事業單位檔案工作發展很快，如708所、上海船廠、文沖船廠、黃埔船廠、廣船國際及龍穴造船等單位，都先后引進了檔案管理系統，實現了檔案管理信息化，檔案綜合管理水平不斷提高。

2 廣船院檔案工作基本情況和存在的主要問題

2.1 基本情況

我院自1974年建院至今已經歷了四十多年的發展，其中組織機構也發生多次的變化和調整，但檔案工作基本維持著初創時期的以產品技術檔案管理為中心的分門類、分部門歸口管理的模式。截止2014年，科技檔案室作為院二級管理機構設于科技部門下，主要承擔產品技術檔案管理工作；公文、財務、黨群和勞資檔案，則由相應的職能部門分管。

2.2 存在的主要問題

分門類、分部門歸口的分散式管理模式存在比較多的問題，主要表現為：分散式的檔案管理造成較多的管理漏洞和真空地帶；各部門檔案管理人員變動大，工作無法有效傳承；沒有建立起全院統一的檔案管理制度和考核機制；檔案法規執行力不足。

（1）分散式管理模式形成很多檔案工作真空區，分類、分部門、各自為政的管理模式帶來兩方面的突出問題：第一，工作界面過于清晰，使檔案收集工作僅在公文、人事、財務和科技檔案方面開展，而在經營、質量體系、基本建設及規劃、信譽證照、投資和子公司管理等方面，檔案不完整，甚至缺失；第二，分類管理模式，導致部分檔案從產生、收集到管理均在同一部門內部運行，缺乏監管機制，存在一定的管理風險，特別是在文書檔案、財務檔案和黨群、勞資檔案方面的管理。

（2）缺乏全院統一的檔案管理制度，科技檔案室作為院檔案工作的業務歸口部門，由于沒有在制度上對其管理權限和職責予以明確，因此缺乏監管依據和管理的權威性。檔案工作沒有明確的管理定位和與各項工作同計劃、同落實。

（3）長期以來，檔案工作沒有系統地納入院總體發展規劃中給予重視和安排，在推動檔案信息化發展方面缺乏具體措施和資金投入，檔案基礎設施的建設、更新和改造缺乏條件，檔案保管的八防技術要求很難達到，不利于檔案的長期保管。

3 檔案綜合管理模式的建設

為改變廣船院原有檔案管理模式，通過對國家有關檔案管理法律、法規的深入研究，結合廣船院實際對檔案綜合管理模式開展研究，提出以下建設方案：

3.1 檔案工作組織體系建設

建設綜合檔案管理體系，首先要建立檔案工作組織體系，包括檔案工作領導機構、專業管理機構的設置和兼職管理員隊伍的建立。同時需要調動全體員工在檔案工作中的積極性，發揮主觀能動性作用。

（1）建立檔案工作委員會 ，由主管院領導任主任，相關部門中層領導和專家組成的專門工作委員會，是院檔案工作組織體系的頂層，對院的檔案工作行使領導權和決策權。

檔案工作委員會的主要職責包括但不限于：審定本院檔案工作發展規劃；審核本院檔案工作制度；審批檔案工作年度工作計劃；審批檔案鑒定工作小組工作方案；討論決定有關檔案工作的重要事項等。

（2）建立綜合檔案室，對全院科研設計和管理等各項工作中形成的檔案實行統一管理。根據我院機構設置和運行的實際情況，綜合檔案室的建立可以在目前檔案管理業務相對成熟的科技檔案室的基礎上，通過對其職能的擴充和硬件條件的適當補充，組建成立我院綜合檔案室，實現全院檔案的綜合管理。

2015年5月，按廣船院〔2015〕33號文的通知，信息管理處下設綜合檔案室，把公文、科研、產品、質量、財務、資產、黨群以及實物等檔案納入綜合檔案室統一管理。綜合檔案室檔案業務管理范圍涉及全院的各個業務部門，其中職工人事檔案由于其特殊性，按照國家有關的法規仍由人事處獨立管理，其他部門（包括子公司）均需把工作中形成的檔案提交綜合檔案室管理。

（3）建立兼職檔案員系統，目的是為了使我院產品設計和管理各項工作的檔案能夠有效的收集和歸檔，落實《企業檔案工作規范》中管理檔案工作三納入、四參加、四同時要求。兼職檔案員的主要職責包括：直接參與所在部門或項目的檔案收集和歸檔工作；監督檔案制度的落實；承擔所在部門和項目的歸檔檔案預組卷工作等。

2015年8月完成了部門兼職檔案員的報備工作，并組織了一次部門兼職檔案員的內部培訓工作。

（4）調動全員參與檔案工作，依據國家檔案法賦予每個員工的檔案工作義務和責任，制定相應的措施，在企業內部通過宣貫使員工了解檔案工作是一項全員參與的工作，不僅局限于檔案部門和專職人員，從而落實全體員工的檔案工作職責。

本院檔案工作組織體系示意圖如圖1所示：

3.2 綜合檔案管理制度體系建設

制度建設是開展綜合檔案管理的基石，我院現有的檔案管理制度是由各個分管部門分別編制，例如：科技方面的有《科技檔案管理制度》；公文管理方面的有《辦公室公文檔案管理的有關規定》、《文書、檔案管理規則》；人事管理方面的有《干部人事檔案管理辦法》等。這些制度管轄范圍以外的其他檔案，則缺乏收集和管理制度依據，尚未形成統一標準下的、完整的管理制度體系。而現有的部分管理制度編制年代距今已久，存在一些與現行標準規范不相適應的問題，應按照國家相關法律法規的要求，結合本院的實際情況進行全面的修改和完善。

2015年5月，我院頒布了《廣船院檔案工作管理制度》及《廣船院檔案工作規范》兩份文件，規定了檔案形成者、檔案管理者及檔案利用者的工作要求和責任，使我院的綜合檔案管理工作能夠依據制度體系順利開展。其中：《廣船院檔案工作管理制度》規定了我院各層級檔案工作的責任、工作界面、借閱管理及檔案工作考核獎懲措施；《廣船院檔案工作規范》則依據DA/T42-2009《企業檔案工作規范》，并結合我院各項業務開展的實際情況制定，《規范》首先規定了黨群工作、行政、經營管理、生產技術管理、產品、科研、基建、設備、會計、職工管理等類別文件的歸檔范圍、歸檔責任部門和保管期限，然后對各門類文件的形成與積累、整理與歸檔、歸檔時間、歸檔交接、檔案整理、檔案保管、檔案鑒定、檔案統計、開發利用等業務流程作出了詳細規定，對文件收集責任部門與檔案管理部門在檔案工作各個環節中所承擔的責任進行了細致劃分，有效避免了互相推諉、推卸責任等情況的發生，更好地保障了檔案工作的順利開展，《規范》同時對檔案信息化建設、檔案工作設施設備等工作提出了具體要求。

3.3 綜合檔案管理基礎設施建設

在基礎設施建設方面，我院根據綜合檔案管理需要，增加檔案庫房面積，配備相適應的檔案密集架。近兩年新增庫房面積共88.425 m2，新增檔案排架長度453 m。同時對溫濕度控制、安全警報監控等設施進行了改造，更好地滿足防盜、防火、防潮、防蟲等“八防”管理要求。

4 結論

當今，檔案的知識資產和信息資源屬性已逐步被大家認識，質量體系審核時有一句話“沒有記錄的事件等于沒有發生”，這句話近乎苛刻卻又是基本原則。沒有檔案記錄，就沒有了以史為鑒的發展記錄，沒有了企業的知識資產和信息資源。一個單位的檔案工作開展情況，很大程度上反應了單位的管理水平，因此對檔案工作加以重視，把檔案工作搞好，是本院發展的需要，目前我院已經按照研究方案開展綜合檔案管理工作，成效顯著。

篇（10）

目前，絕大部分檢驗機構都沒有配置專職的檔案管理人員，基本上都是由辦公室一人兼數職來管理人事檔案。由于思想上的不重視加上業務眾多，往往使人事檔案的管理處于“被遺忘的邊緣”。另外，由于人員流動和培訓滯后，人事檔案管理人員往往不是檔案專業科班出生甚至缺乏基本的檔案管理常識。具筆者所知，未經過檔案知識專業學習就匆匆上任管理人事檔案的情況時有發生。這種情況導致人事檔案管理人員素質低下，甚至連基本的裝訂程序還未完全掌握，更缺乏檔案收集意識。

1.2場地不足，設施缺乏

目前，檢驗機構普遍未設置專門的人事檔案管理場所，僅僅是在檔案室設立一個柜子和其他檢驗報告存放在一起，無法達到三室分開的要求（即檔案庫房、檔案查閱室、檔案管理人員辦公室）。另外，雖然目前大部分檔案室都配備有空調，但防盜和防火設施仍普遍存在不足。

1.3人事檔案材料不全，材料制作不規范

由于目前社會上很多公司企業普遍不重視人事檔案，造成人事檔案的材料不全，當一些新進人員由外面的企業調入檢驗機構時，往往導致所缺的材料很難不全。另外，由于人事檔案管理人員的業務素質較低，材料的制作往往達不到國家的要求，這直接影響到整份檔案的質量和價值。

2、新時代的人事檔案工作的建議

2.1提高意識，加強管理

一件事必須重視了才有可能把它做好。特別是在檢驗機構中，只有領導重視了才有可能把事情做好。人事檔案管理是一項細水長流的工作，不可能一蹴而就、功畢一役。必需將人事檔案管理工作常態化，列入日常工作計劃中，成立人事檔案管理小組，在檢驗機構班子成員中明確人事檔案的分工，建立有關的檢查制度，定期對該項工作進行檢查、指導、獎懲。具體經辦人員應建立常態化的匯報渠道，直接將存在問題和一些有益的建議上報至檢驗機構領導層。

2.2加強人事檔案管理的信息化水平

傳統的紙質化管理人力成本高并且容易損壞檔案的原始資料，已經不能適應時代的發展。因此，應加大人事檔案信息化建設的投入，提高科學管理的水平才有可能提高效率。利用現代化的工具，例如掃描儀、錄音筆、計算機、照相機、錄像機等完整而真實地記錄下人事檔案的信息，代替呆板的紙質材料。這樣就可以在保密的前提下，通過網絡實現人事檔案資源的共享，提高人事檔案的利用率、實用性、時效性。

2.3加強培訓、提高人員素質

檔案管理中，人的因素往往起決定性作用，只有提高了人員的素質才能做好人事檔案工作。雖然，要在目前的檢驗機構中配備專業的檔案管理人員是比較困難，但加強培訓還是完全可以做到的，而且也是必須做到的。對此，檢驗機構因建立相應的人員培訓和考核制度。根據自身的情況，檢驗機構應加大這方面的培訓交流，特別是與一些檔案管理較好的單位開展由針對性的交流，這無疑是提高人員素質的一條捷徑。

2.4加大檔案管理的基礎建設投入

再好的管理都必需有硬件的配套，良好的硬件投入是管理基礎。人事干部應積極爭取單位甚至上級部門的的支持。完善庫房的“六防”設施，即防火、防潮、防蛀、防盜、防光、防高溫。檔案庫房、閱檔室和檔案人員辦公室應三室分開。

2.5重視人事檔案材料的收集工作，提高材料制作水平

材料是人事檔案的骨肉，只有將材料收集完整了，整個檔案才真實可靠。對于檢驗機構來說，人員的職稱經常發生變化。另外，由于檢驗機構的技術水平要求越來越高，人員參加各種學歷和非學歷教育也相當普遍，還經常參加各種執業資格考試。作為檢驗機構的人事檔案管理人員應特別留意收集這方面的材料，及時豐富人事檔案的內容，只有這樣的人事檔案才能真實反應個人的情況，發揮人事檔案的作用。另外，由于各種材料的尺寸不盡相同，但按國家要求都必須使用16開規格的辦公用紙，這就涉及到材料的后期加工，包括折疊、剪裁及裱糊等步驟。筆者建議使用專業檔案制作設備，從而降低人力成本，提高工作效率，保證材料制作水平。