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時(shí)間：2022-11-06 18:03:31
序論：好文章的創(chuàng)作是一個(gè)不斷探索和完善的過程，我們?yōu)槟扑]十篇社聯(lián)檔案管理部范例，希望它們能助您一臂之力，提升您的閱讀品質(zhì)，帶來更深刻的閱讀感受。
一、工作目標(biāo)：使社聯(lián)在各社團(tuán)之間真正起到領(lǐng)導(dǎo)和推動(dòng)作用，使社聯(lián)和社團(tuán)在學(xué)校有一定的影響力，
二、具體內(nèi)容：
1、明確各部門工作職能，讓各部門能夠協(xié)調(diào)發(fā)展，做到分工明確，責(zé)任到人，使每個(gè)人都有自己的事做，防止在工作時(shí)胡亂安排，工作安排要做到有條理、有計(jì)劃、有方案。
2、配合主席團(tuán)做好社聯(lián)章程的修改和制度的完善，讓每一件事都有據(jù)可依，有章可查。
3、做好社聯(lián)和社團(tuán)辦公室新干部的培訓(xùn)，讓每一名新干部在已進(jìn)入社聯(lián)就得到好的鍛煉和培養(yǎng)，也讓新干部能夠盡快的投入到工作中來，同時(shí)也好讓社團(tuán)的辦公室的成員能夠真正起到對(duì)社團(tuán)發(fā)展的積極作用。
4、為進(jìn)一步加大社聯(lián)和社團(tuán)的影響力，也使社聯(lián)和社團(tuán)在工作上真正銜接起來，我們見配合組織部組織好社聯(lián)和社團(tuán)的迎新晚會(huì)。
三、工作細(xì)則：
十月份：
1、社聯(lián)辦公室將做好社聯(lián)辦公室的布置，規(guī)范好社聯(lián)辦公室的管理制度，給每一個(gè)社聯(lián)和社團(tuán)提供一個(gè)好的辦公環(huán)境；
2、做好各社團(tuán)和社聯(lián)的招新工作，再招新之后組織各部門對(duì)社聯(lián)干部進(jìn)行好培訓(xùn)，讓每一個(gè)社聯(lián)人都有好的業(yè)務(wù)素質(zhì)，有獨(dú)立判斷的能力。
十一月份：
1、完成社聯(lián)的培訓(xùn)并組織培訓(xùn)考試，組織各社團(tuán)辦公室的成員進(jìn)行培訓(xùn)，使各社團(tuán)的辦公室明確自己的職責(zé)，并在培訓(xùn)后組織培訓(xùn)考試。
2、協(xié)助組織部辦好社聯(lián)和社團(tuán)的迎新晚會(huì)，并在結(jié)束后做好活動(dòng)的總結(jié)并組織好檔案。
十二月份：
1、做好社聯(lián)和社團(tuán)的檔案管理，把各類檔案分好類，為以后查閱提供方便。
2、收集各社團(tuán)的半學(xué)期的活動(dòng)素材，籌備一期社團(tuán)活動(dòng)展。
一月份：聯(lián)合各部門和各社團(tuán)辦好社團(tuán)活動(dòng)展，并做好一學(xué)期工作總結(jié)。
四、注意事項(xiàng)：
1、規(guī)范好社聯(lián)的財(cái)務(wù)管理，要做到每一筆開支明確，做到社聯(lián)財(cái)務(wù)公開，讓每一個(gè)會(huì)員知道自己的會(huì)費(fèi)用在什么地方。
2、辦事效率要高，每一個(gè)人要對(duì)自己所負(fù)責(zé)的時(shí)相當(dāng)明確，能在最短的時(shí)間里以最好水平完成每一件事情，防止出現(xiàn)一件事長(zhǎng)期沒人理，
3、值班時(shí)要做好值班記錄，讓后面值班的人知道前面值班的人到底做過些什么事，不要出現(xiàn)兩天值班的人完全脫了節(jié)。
4、檔案管理一定要規(guī)范，不要再不要時(shí)亂放，在需要時(shí)又找不到。
1、負(fù)責(zé)會(huì)議的通知，記錄，考勤，日常管理、檔案工作。
2、統(tǒng)籌安排各社團(tuán)活動(dòng),協(xié)調(diào)各社團(tuán)之間的關(guān)系.
3、監(jiān)督收繳工作總結(jié)、工作計(jì)劃和匯報(bào)活動(dòng)經(jīng)費(fèi)的情況。
4、及時(shí)做好經(jīng)費(fèi)預(yù)算工作，做到開支合理，帳目清楚。
5、做好各部門辦公用品的采購(gòu)工作.
6、在現(xiàn)在新的形勢(shì)下,做好新干事的選拔工作,盡快讓新干熟悉我們社聯(lián)的各項(xiàng)工作
社團(tuán)評(píng)選將在每學(xué)期的結(jié)束，社團(tuán)聯(lián)合會(huì)將召開成員大會(huì)，為獲優(yōu)秀社團(tuán)的社團(tuán)公布（得到團(tuán)委統(tǒng)一之后）。社團(tuán)聯(lián)合會(huì)的體制：***集中制。社團(tuán)聯(lián)合會(huì)在實(shí)際的工作中采用了***集中制，主要事件都召開全體社團(tuán)大會(huì)進(jìn)行討論。社團(tuán)聯(lián)合會(huì)將這種優(yōu)良的傳統(tǒng)繼承下來，并繼續(xù)完善。所有社團(tuán)有義務(wù)配合其辦公室將本社團(tuán)的基本材料和其他檔案管理整理完整、清楚，以備上級(jí)檢查。
市社區(qū)矯正執(zhí)法監(jiān)控指揮中心的建立是在特定的現(xiàn)實(shí)條件下，為了解決社區(qū)矯正刑事執(zhí)法過程中遇到的問題采取的創(chuàng)新性工作方法和工作機(jī)制，是根據(jù)市政府和市編辦的有關(guān)批復(fù)意見組建成立運(yùn)行至今。其在工作中采取的“社區(qū)矯正綜合評(píng)審制度”、開發(fā)度假區(qū)社區(qū)矯正刑事執(zhí)行審批垂直管理制度、聯(lián)席會(huì)議制度等工作方法卓有成效的解決了一批現(xiàn)實(shí)問題，收到了實(shí)效；前期運(yùn)行相關(guān)工作報(bào)告等得到領(lǐng)導(dǎo)和有關(guān)單位的認(rèn)可；按照市司法局統(tǒng)一工作部署已于2017年10月31日完成搬遷，并入“市公共法律服務(wù)中心”辦公，但保留“市社區(qū)矯正執(zhí)法監(jiān)控指揮中心”的原有工作構(gòu)架和經(jīng)費(fèi)保障機(jī)制。
根據(jù)我市社區(qū)矯正工作實(shí)際情況，以及省司法廳《省級(jí)規(guī)范化社區(qū)矯正中心評(píng)分標(biāo)準(zhǔn)（2016年）》，現(xiàn)制定市社區(qū)矯正執(zhí)法監(jiān)控指揮中心調(diào)整方案如下：
一、相關(guān)職能要求及現(xiàn)在情況
1、社矯指揮中心需具備：報(bào)到登記、宣告、刑罰執(zhí)行、指揮控制、心理矯治、教育培訓(xùn)、檔案管理、檢察警聯(lián)、遠(yuǎn)程探視功能等功能；根據(jù)功能設(shè)置報(bào)到登記室、宣告室、刑罰執(zhí)行室、教育培訓(xùn)室、指揮控制室、心理矯治室、檔案室、檢察室、警聯(lián)室等。
2、社矯指揮中心現(xiàn)有報(bào)到登記室、宣告室、心理矯治室、指揮控制室、刑罰執(zhí)行室、檢察室。
3、社矯指揮中心現(xiàn)承擔(dān)職能和工作任務(wù)為：社區(qū)矯正應(yīng)急指揮、特殊案件處置、社區(qū)矯正執(zhí)法巡查、社區(qū)矯正場(chǎng)所建設(shè)試點(diǎn)及迎檢、法院、檢察院、公安機(jī)關(guān)協(xié)調(diào)、社區(qū)矯正集中宣告、社區(qū)矯正心理干預(yù)、刑罰執(zhí)行一體化工作、社會(huì)力量參與社區(qū)矯正工作的管理協(xié)調(diào)等九大職能。
4、根據(jù)2013年建立社矯指揮中心的方案，社區(qū)矯正管理處和社矯指揮中心的分工為：社區(qū)矯正管理處承擔(dān)日常行政工作和刑事執(zhí)法審批等工作，具體業(yè)務(wù)如社區(qū)矯正應(yīng)急指揮、特殊案件處置、社區(qū)矯正執(zhí)法巡查、社區(qū)矯正場(chǎng)所建設(shè)試點(diǎn)及迎檢、法院、檢察院、公安機(jī)關(guān)協(xié)調(diào)、社區(qū)矯正集中宣告、社區(qū)矯正心理干預(yù)等工作由社矯指揮中心承擔(dān)，實(shí)現(xiàn)本級(jí)職能的細(xì)化分擔(dān)，降低執(zhí)法風(fēng)險(xiǎn)。
二、調(diào)整意見
社矯指揮中心現(xiàn)有報(bào)到登記室、宣告室、心理矯治室、指揮控制室、刑罰執(zhí)行室、檢察室，共五間辦公室縮減為三間辦公室。具體為：撤銷報(bào)到登記室，保留宣告室、心理矯治室、指揮控制室，刑罰執(zhí)行室與檢察室合并辦公。
以上意見妥否，請(qǐng)批示。
附：省級(jí)規(guī)范化社區(qū)矯正中心評(píng)分標(biāo)準(zhǔn)（2016年）
社區(qū)矯正管理處
二0二0年四月二日
附件：
省級(jí)規(guī)范化社區(qū)矯正中心評(píng)分標(biāo)準(zhǔn)
（2016年）
一、得分項(xiàng)（170分：標(biāo)準(zhǔn)分140分，加分30分）
（一）總體規(guī)劃（17分）
1、中心具備報(bào)到登記、宣告、刑罰執(zhí)行、指揮控制、心理矯治、教育培訓(xùn)、檔案管理、檢察警聯(lián)、遠(yuǎn)程探視功能（9分）。
2、統(tǒng)一風(fēng)格樣式、統(tǒng)一制度、統(tǒng)一掛牌（3分）。
3、配有上墻制度、流程圖、標(biāo)語等（3分）。
4、安全、整潔，有條不紊（2分）。
（二）各功能室設(shè)置（84分，加21分）
1、報(bào)到登記室（9分，加3分）
（1）設(shè)施設(shè)備（每項(xiàng)各1分）：?報(bào)到登記臺(tái)；②人像信息采集、錄入設(shè)備（攝像頭）；③文書信息掃描、錄入設(shè)備（加分）；④指紋信息采集、錄入設(shè)備（加分）。
（2）制度建設(shè)（每項(xiàng)各1分）：?社區(qū)矯正流程圖；②安置幫教流程圖；③社區(qū)矯正工作人員公示；④社區(qū)矯正執(zhí)法公開欄；⑤以人為本、回歸社會(huì)（標(biāo)語）；⑥社區(qū)服刑人員指導(dǎo)手冊(cè)（加分）。
（3）工作規(guī)范（每項(xiàng)各1分）：?信息錄入完整、準(zhǔn)確；②按規(guī)定時(shí)間轉(zhuǎn)派司法所。
2、宣告室（19分）
（1）設(shè)施設(shè)備（每項(xiàng)各1分）：?主背景板；②工作人員宣告席；③社區(qū)服刑人員隔離欄；④旁聽席(警戒線)。
（2）制度建設(shè)（每項(xiàng)各1分）：①宣告規(guī)定；②宣告流程；③接受矯正、服從管理（標(biāo)語）。
（3）工作規(guī)范（每項(xiàng)各2分）：①入矯解矯宣告提級(jí)；②宣告人員符合標(biāo)準(zhǔn)；③宣告流程固定；④宣告詞統(tǒng)一；⑤宣告文書齊全；⑥宣告臺(tái)賬規(guī)范。
3、刑罰執(zhí)行室（9分，加分4分）
（1）設(shè)施設(shè)備（每項(xiàng)各1分）：①執(zhí)法記錄儀；②警用防護(hù)器械（加分）；③整裝鏡（加分）；④急救用品（加分）。
（2）制度建設(shè)（每項(xiàng)各1分）：①社區(qū)矯正工作人員紀(jì)律規(guī)定；②分項(xiàng)工作流程圖；③脫管處置工作流程圖；④執(zhí)法著裝用品管理規(guī)定。
（3）工作規(guī)范（每項(xiàng)各1分）：①實(shí)施分類管理；②重新犯罪率低于規(guī)定標(biāo)準(zhǔn)；③脫管追逃措施得當(dāng)，每月跟進(jìn)；④病情復(fù)查按時(shí)開展；⑤調(diào)查評(píng)估采信率達(dá)60%以上（加分）。
4、教育培訓(xùn)室（3分，加分5）
（1）設(shè)施設(shè)備（每項(xiàng)各加1分）：①講臺(tái)（黑板）；②課桌椅；③教學(xué)設(shè)備（幻燈、音響）。
（2）制度建設(shè)（每項(xiàng)各加1分）：①集中教育制度；②法律法規(guī)節(jié)選。
（3）工作規(guī)范（每項(xiàng)各1分）：①全面落實(shí)入矯教育；②按月制定學(xué)習(xí)教育計(jì)劃；③未成年人分開進(jìn)行。
5、指揮控制室（16分,加2分）
（1）設(shè)施設(shè)備（每項(xiàng)各1分）：①電子顯示屏；②操作計(jì)算機(jī)；③LED顯示屏（加分）；④中心內(nèi)部監(jiān)控設(shè)備（加分）。
（2）制度建設(shè)（每項(xiàng)各1分）：①指揮控制中心管理制度；②指揮控制中心值班制度；③應(yīng)急預(yù)案；④社區(qū)服刑人員管控分布圖。
（3）工作規(guī)范（每項(xiàng)各2分）：①工作日按規(guī)定值班；②按季度開展動(dòng)態(tài)分析；③越界、逾期未解矯處理不超過1天；④定位手機(jī)監(jiān)管率達(dá)70%以上；⑤重點(diǎn)管控對(duì)象定位監(jiān)管率達(dá)90%以上。
6、心理矯治室（9分，加3分）
（1）設(shè)施設(shè)備（每項(xiàng)各1分）：①沙發(fā)（座椅）；②操作電腦（安裝測(cè)評(píng)軟件）；③沙盤。
（2）制度建設(shè)（每項(xiàng)各1分）：①心理矯治室管理制度；②心理咨詢師公示；③勵(lì)志標(biāo)語（圖片）；④心理咨詢預(yù)約制度（加分）。
（3）工作規(guī)范（每項(xiàng)各1分）：①心理測(cè)評(píng)率達(dá)100%；②心理咨詢師1名；③固定心理咨詢師多于1人（加分）；④開通心理咨詢和心理輔導(dǎo)預(yù)約（加分）；⑤建立心理矯治檔案。
7、檔案室（9分，加3分）
（1）設(shè)施設(shè)備（每項(xiàng)各1分）：①檔案柜；②檔案盒；③防火、防盜、防潮、防蟲設(shè)施（加分）；④裝訂機(jī)（加分）。
（2）制度建設(shè)（每項(xiàng)各1分）：①檔案管理制度；②檔案保密制度。
（3）工作規(guī)范（每項(xiàng)各1分）：①建立執(zhí)行檔案；②建立人員名冊(cè)；③檔案存放（裝訂）規(guī)范；④檔案內(nèi)容（標(biāo)注信息）規(guī)范；⑤檔案查閱規(guī)范；⑥統(tǒng)一存放解除（終止）矯正檔案（加分）。
8、檢察室、警聯(lián)室（4分，加1分）
（1）設(shè)施設(shè)備（每項(xiàng)各1分）：①基本辦公設(shè)施。
（2）制度建設(shè)（每項(xiàng)各1分）：①檢察人員公示；②社區(qū)矯正檢察制度；③公安民警公示（加分）。
（3）工作規(guī)范（每項(xiàng)各1分）：①建立相關(guān)工作痕跡。
9、遠(yuǎn)程探視室（6分）
（1）設(shè)施設(shè)備（每項(xiàng)各1分）：①探視設(shè)備；②背景板。
（2）制度建設(shè)（每項(xiàng)各1分）：①遠(yuǎn)程探視流程圖；②遠(yuǎn)程探視紀(jì)律。
（3）工作規(guī)范（每項(xiàng)各1分）：①制作遠(yuǎn)程探視宣傳單；②探視成功率達(dá)60%以上。
（三）組織機(jī)構(gòu)（18分，加4分）
1、機(jī)構(gòu)單列（每項(xiàng)2分）：①機(jī)構(gòu)單列；②職數(shù)單列；③專職人員編制單列。
2、成立執(zhí)法大隊(duì)（每項(xiàng)加2分）：①經(jīng)編辦批準(zhǔn)；②掛牌。
3、成立領(lǐng)導(dǎo)小組（每項(xiàng)2分）：①領(lǐng)導(dǎo)小組成立文件；②建立聯(lián)席會(huì)議制度；③聯(lián)席會(huì)議工作臺(tái)賬齊全。
4、成立兩委會(huì)（每項(xiàng)2分）：①兩委會(huì)成立文件；②工作機(jī)制符合規(guī)范要求；③兩委會(huì)臺(tái)賬記錄規(guī)范。
（四）經(jīng)費(fèi)、人員保障（21分，加5+分）
1、預(yù)算情況（4分）：①納入當(dāng)年縣級(jí)財(cái)政預(yù)算（如經(jīng)費(fèi)統(tǒng)籌納入司法行政經(jīng)費(fèi)，司法局明確社區(qū)矯正經(jīng)費(fèi)劃撥的可得3分）。
2、人頭經(jīng)費(fèi)保障（加5分）：①按照社區(qū)服刑人員數(shù)核定，每人不低于1500元，達(dá)不到1500元的酌情扣分，每增加500元累加1分。
3、中心公職人員數(shù)（2分）：①人數(shù)3人，每增加一人累加1分。
4、中心輔助人員數(shù)（1分）：①人數(shù)2人（聘用期一年以上），每增加一人累加1分。
5、培訓(xùn)情況（每項(xiàng)2分）：①開展上崗前培訓(xùn)；②全員培訓(xùn)每年2次，每增加一次累加1分；③年人均培訓(xùn)次數(shù)1次，每增加1次累加1分；④開展崗位練兵。
6、執(zhí)法著裝用品管理（每項(xiàng)2分）：①臺(tái)賬底數(shù)清楚（一人一號(hào)建檔）；②管理嚴(yán)格（出臺(tái)相關(guān)管理文件）；③使用規(guī)范（建立調(diào)整、回收、清理機(jī)制）。
二、扣分項(xiàng)
管理與哲學(xué)兩者相輔相成，聯(lián)系密切。管理哲學(xué)作為 社會(huì)管理學(xué)與哲學(xué)兩種學(xué)科的交叉領(lǐng)域，在20世紀(jì)的人文 科學(xué)的發(fā)展中顯示出勃勃生機(jī)。管理哲學(xué)不僅成為一門 獨(dú)立的學(xué)科，并日益發(fā)揮其在解決社會(huì)各領(lǐng)域管理問題中 的優(yōu)勢(shì)。對(duì)于我國(guó)當(dāng)前高校檔案管理事業(yè)的發(fā)展，管理哲 學(xué)同樣可以留下一些啟示。高校檔案管理的任務(wù)就是通 過各種有形的文字資料和聲像電子記錄來揭示數(shù)據(jù)背后 高校教育事業(yè)發(fā)展和管理當(dāng)中所出現(xiàn)的問題，同時(shí)揭示那 些使相關(guān)管理問題不斷產(chǎn)生和轉(zhuǎn)化的生成機(jī)制。我國(guó)高 校檔案管理在其發(fā)展伊始就其思想本身而言，就與哲學(xué)有 著千絲萬縷的聯(lián)系。我國(guó)高校檔案管理建設(shè)秉承了由儒 家思想傳承而來的理性傳統(tǒng)，并在多個(gè)方面體現(xiàn)出其與哲 學(xué)思想相關(guān)的維度。中國(guó)高校檔案管理相對(duì)于西方起步 較晚，但在其自身的發(fā)展道路當(dāng)中形成了系統(tǒng)性、社會(huì)性、 辯證性等特點(diǎn)，并在認(rèn)識(shí)論上呈現(xiàn)出新的特色。在相當(dāng)一 段時(shí)期，我國(guó)高校檔案管理始終堅(jiān)持著在摸索中形成的傳 統(tǒng)管理體制路線。傳統(tǒng)的高校檔案管理要么只關(guān)注于檔 案管理流程當(dāng)中的客觀物理結(jié)構(gòu)，要么只一味地強(qiáng)調(diào)形式 上的管理建構(gòu)機(jī)制，往往使部門管理在體制建設(shè)方面受到 阻滯。這種落后的管理方法只會(huì)讓高校檔案管理建設(shè)在 當(dāng)前社會(huì)和經(jīng)濟(jì)體制走向信息化的大背景下逐漸失去其 活力。探索高校檔案管理與管理哲學(xué)的聯(lián)系由來與相互 間的影響，對(duì)改善中國(guó)管理哲學(xué)的發(fā)展現(xiàn)狀和進(jìn)行高校檔 案管理理念的革新有著積極的作用.
一 高校檔案管理的系統(tǒng)性 高校檔案管理事業(yè)是我國(guó)高校教育管理事業(yè)當(dāng)中重 要的一環(huán)，不僅肩負(fù)著整合高校自身教育資源的任務(wù)，還 肩負(fù)著引導(dǎo)高校透過數(shù)據(jù)進(jìn)行自我分析，挖掘自身優(yōu)勢(shì)， 在日益激烈的競(jìng)爭(zhēng)中謀求發(fā)展的任務(wù)。高校作為國(guó)家教 育事業(yè)的有力個(gè)體單位，在其不斷發(fā)展的進(jìn)程中，漸漸形 成其自身復(fù)雜的有機(jī)系統(tǒng)。在這個(gè)系統(tǒng)當(dāng)中，每一個(gè)要素 的活動(dòng)都會(huì)影響到系統(tǒng)中其他環(huán)節(jié)的運(yùn)行。人類自從進(jìn) 入信息化時(shí)代以來，隨著科技的不斷進(jìn)步，有形距離的概 念在不斷被瓦解，社會(huì)之間的聯(lián)系卻在不斷的加強(qiáng)。這種 形勢(shì)同樣體現(xiàn)在高校環(huán)境中。隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的引入，高校 各個(gè)部門在空間上共同發(fā)展的領(lǐng)域不斷被擴(kuò)大，各部門之 間的交往也日益依賴于數(shù)字網(wǎng)絡(luò)，高校各工作團(tuán)體之間聯(lián) 系，不但沒有因此減弱反而大大增強(qiáng)。一個(gè)部門決策上的 小的失誤往往會(huì)牽一發(fā)而動(dòng)全身，影響到其他部門進(jìn)而是 整個(gè)高校的決策實(shí)施。因此，對(duì)高校管理系統(tǒng)有一個(gè)整體 綜合的清楚認(rèn)知，了解高校有機(jī)管理系統(tǒng)當(dāng)中的每一個(gè)環(huán) 節(jié)以及各個(gè)環(huán)節(jié)之間所形成的聯(lián)系就變得十分必要了.
這對(duì)高校形成正確的整體決策和有針對(duì)性地、順利地將決 策在各部門進(jìn)行實(shí)施有著很好的指導(dǎo)作用.
在高校管理系統(tǒng)當(dāng)中一個(gè)很重要的表現(xiàn)就是管理體 制下的等級(jí)結(jié)構(gòu)。早在幾千年前，中國(guó)儒家思想就提出只 有效仿前人建立有效的并非不可逾越的等級(jí)制度，才能防 止人們不會(huì)為了只滿足自己的私欲而引發(fā)紛爭(zhēng)的觀點(diǎn).
圣哲孔子更是大力地頌揚(yáng)堯舜治世，在《論語·八佾》中就 曾贊道:“周監(jiān)于二代，郁郁乎文哉，吾從周。”要維持一個(gè) 系統(tǒng)的穩(wěn)定性，首先就要維持嚴(yán)格的系統(tǒng)等級(jí)結(jié)構(gòu)。通過 這種系統(tǒng)等級(jí)結(jié)構(gòu)的劃分，各個(gè)部門各司其職，完成所屬 環(huán)節(jié)的責(zé)任。在遵守系統(tǒng)運(yùn)行所規(guī)定的細(xì)則下，每個(gè)部門 都有自己權(quán)限和自由發(fā)展空間。而同樣的道理，管理相關(guān) 人員可以通過自身的努力，不斷提高自身的專業(yè)素養(yǎng)，實(shí) 現(xiàn)人才的開發(fā)和結(jié)構(gòu)性的選拔。這樣一來，高校管理系統(tǒng) 中的等級(jí)結(jié)構(gòu)就成了相對(duì)的管理結(jié)構(gòu)，而不是絕對(duì)。也正 是應(yīng)為如此，高校管理系統(tǒng)在等級(jí)結(jié)構(gòu)的相對(duì)自由和穩(wěn)定 發(fā)展的統(tǒng)一中得到優(yōu)化.
同樣的觀點(diǎn)，法國(guó)著名的社會(huì)學(xué)家和哲學(xué)家布迪厄也 在其作品中推崇過。布迪厄認(rèn)為，正是靠結(jié)構(gòu)主義才使社 會(huì)科學(xué)變成人們尊敬和主導(dǎo)性的學(xué)科[1]。著名管理學(xué)家 法約爾更是曾說過:“管理，就是實(shí)行計(jì)劃、組織、智慧、協(xié) 調(diào)和控制。”[2]在有機(jī)管理系統(tǒng)當(dāng)中，一個(gè)要素只有與其他 要素相結(jié)合才能構(gòu)成某個(gè)系統(tǒng)，而具體的一個(gè)要素也只有 在特定的系統(tǒng)中才能實(shí)現(xiàn)自身的意義，發(fā)揮應(yīng)有的功能.
系統(tǒng)中每一個(gè)環(huán)節(jié)的特征都是透過各個(gè)環(huán)節(jié)之間，環(huán)節(jié)與 系統(tǒng)之間的作用和關(guān)系表現(xiàn)出來的。無論是系統(tǒng)結(jié)構(gòu)如 黨群組織還是行政管理之間，還是同等要素如院系教學(xué)信 息和科研資料整理之間，一旦離開了管理體制的系統(tǒng)性， 就如同失去了連接行動(dòng)者和各環(huán)節(jié)交互作用與影響的紐 帶，必定會(huì)在組織工作中陷入混亂.
二 高校檔案管理的社會(huì)聯(lián)系維度 高校作為國(guó)家教育事業(yè)的有效實(shí)體單位，不僅具有其 自身的系統(tǒng)性，還體現(xiàn)著濃厚的社會(huì)性。縱觀高校的活動(dòng) 主體，黨群組織、各級(jí)行政單位、教員以及學(xué)員，各單位之 間往來活動(dòng)頻繁，影響廣泛，如同一個(gè)小型社會(huì)。從宏觀 上說，社會(huì)作為一個(gè)建立在個(gè)人實(shí)體之間普遍聯(lián)系之上的 有機(jī)整體，本身就體現(xiàn)著聯(lián)系的普遍性與交叉性。無論是 自然社會(huì)還是人造社會(huì)，聯(lián)系都無處不在無時(shí)不有，自然 社會(huì)與人造社會(huì)之間也存在著微妙的聯(lián)系。從微觀上說， 社會(huì)主體單位個(gè)人之間也存在著無法隔滯的聯(lián)系。社會(huì) 由無限多個(gè)個(gè)人實(shí)體組成，他們不僅體現(xiàn)著自身的屬性和 特征，還映射出自己與他人的各種聯(lián)系的綜合。個(gè)體不能 離開社會(huì)發(fā)展，而社會(huì)有機(jī)體的發(fā)展離開了個(gè)人也無從談 起。這種普遍聯(lián)系的特性使得高校檔案管理事業(yè)勢(shì)必是 社會(huì)與人聯(lián)系的一種集中表現(xiàn)形式。高校管理系統(tǒng)是一 個(gè)復(fù)雜而且開放的系統(tǒng)，是一個(gè)獨(dú)立的系統(tǒng)但并不抽象.
維持這個(gè)系統(tǒng)的一體化和精誠(chéng)合作是使這個(gè)系統(tǒng)得以協(xié) 調(diào)運(yùn)作的根本法則。高校管理系統(tǒng)統(tǒng)一于社會(huì)與人的聯(lián) 系，在更大的外部環(huán)境當(dāng)中甚至存在著競(jìng)爭(zhēng)。但正如同管 理學(xué)下的企業(yè)系統(tǒng)一樣，通過管理者采取一定的管理手段 使系統(tǒng)和諧運(yùn)作是系統(tǒng)的社會(huì)功能之一。在日本企業(yè)管 理界有這么一個(gè)代名詞“內(nèi)和外爭(zhēng)”，指的正是內(nèi)部精誠(chéng)和 諧運(yùn)作以應(yīng)對(duì)外部日益激烈的競(jìng)爭(zhēng)。面對(duì)著同樣處境的 中國(guó)高校檔案管理應(yīng)當(dāng)從中汲取經(jīng)驗(yàn)，以社會(huì)與人的聯(lián)系 為突破口，謀求自身更好的發(fā)展.
高校管理者應(yīng)當(dāng)提高自身的社會(huì)意識(shí)，形成熟練的社 會(huì)性思維方式，即聯(lián)系著的思維方式，從“關(guān)系性”的角度 來理解社會(huì)[3]。形成社會(huì)的是各種主體之間的聯(lián)系，而人 正是維系社會(huì)的主體要素，是連接社會(huì)意識(shí)與個(gè)人意識(shí)的 紐帶。人作為存在于社會(huì)當(dāng)中的具體的、歷史的實(shí)體要 素，對(duì)社會(huì)系統(tǒng)的作用是不可估量的，人的發(fā)展帶動(dòng)著社 會(huì)有機(jī)體的發(fā)展。將這種聯(lián)系的普遍性歸納到高校檔案 管理事業(yè)中來，勢(shì)必會(huì)體現(xiàn)出人與社會(huì)系統(tǒng)乃至高校管理 系統(tǒng)聯(lián)系的辯證特色:以人的發(fā)展為核心引導(dǎo)社會(huì)系統(tǒng)乃 至高校管理系統(tǒng)的發(fā)展，同時(shí)人作為系統(tǒng)有機(jī)體的要素， 為社會(huì)進(jìn)行服務(wù)來實(shí)現(xiàn)對(duì)社會(huì)的反哺。這種辯證的發(fā)展 原則體現(xiàn)在高校管理事業(yè)的層層面面。忽略了單個(gè)實(shí)體 與系統(tǒng)有機(jī)體的聯(lián)系，個(gè)體的管理能力只能夠在有限的范 圍內(nèi)實(shí)現(xiàn)有限的發(fā)展。高校檔案管理體系當(dāng)中各單位和 部門之間形成的普遍的聯(lián)系和普遍的需求促進(jìn)了普遍的 聯(lián)系的交換。個(gè)體不僅得到了全面的發(fā)展，系統(tǒng)有機(jī)體也 實(shí)現(xiàn)了優(yōu)化。也正是在這種情形下，人的社會(huì)性得到全面 的體現(xiàn)，系統(tǒng)的社會(huì)聯(lián)系充分地發(fā)揮其交換功能。當(dāng)前我 國(guó)在教育框架下堅(jiān)持的以人為本的指導(dǎo)思想也正是這其 中社會(huì)聯(lián)系維度的集中體現(xiàn)。人是社會(huì)發(fā)展的核心，社會(huì) 在不斷進(jìn)步的同時(shí)也要實(shí)現(xiàn)人的全面發(fā)展。人的全面發(fā) 展就是在人的普遍社會(huì)聯(lián)系的基礎(chǔ)上所建立的全面社會(huì) 分工。 高校檔案管理體
系依據(jù)社會(huì)聯(lián)系的維度所建立的 分工正是這種社會(huì)分工在社會(huì)教育當(dāng)中的一個(gè)典型的 縮影.
三 認(rèn)識(shí)論下的高校檔案管理 我國(guó)自古以來在管理哲學(xué)方面的發(fā)展就有其理性主 義傳統(tǒng)。先儒圣賢孔子就曾有言:“無為而治者其舜也與? 夫何為哉?恭以正南面而已矣。”(《論語·衛(wèi)靈公》)孔子 對(duì)無為而治這一在中國(guó)傳承了數(shù)千年的理性管理觀進(jìn)行 了生動(dòng)的描述。孔子認(rèn)為對(duì)國(guó)家的管理和對(duì)人的管理都 應(yīng)當(dāng)順應(yīng)禮法自然。無為而治的思想在漢唐治世更是被 推崇備至。儒家的管理方式并不是一種放任不管的思維 模式，而是在理性思維的基礎(chǔ)上融入一種“假設(shè)的混沌 觀。”[4]這種思想更是結(jié)合了道家以及后來的佛學(xué)思想的 妙諦，逐漸形成一種管理的傳統(tǒng)。《道德經(jīng)》言“道法自 然”，佛家追求清靜無為，對(duì)后世的管理思想都形成了很大 的影響.
這種理性傳統(tǒng)首先表現(xiàn)為管理思想在認(rèn)識(shí)論上的一 種反思傳統(tǒng)。哲學(xué)作為對(duì)周圍外部環(huán)境以及對(duì)自身存在 的認(rèn)識(shí)的結(jié)果，是人類智慧的最高形式，是一種通過“反 思”的方式達(dá)到的智慧[5]。關(guān)于高校檔案管理哲學(xué)維度的 這一命題的解答方式，首先在于管理觀的反思性思維。高 校檔案管理在發(fā)展自身的過程中，不僅可以借鑒當(dāng)前百家 爭(zhēng)鳴的各種學(xué)術(shù)情景和學(xué)術(shù)領(lǐng)域，汲取相關(guān)的理論沉淀， 還可以跳出來反思自身。從系統(tǒng)論下的等級(jí)管理制度到 具體的法規(guī)細(xì)則;從法規(guī)細(xì)則到各個(gè)高校的具體習(xí)慣和策 略;從先進(jìn)的技術(shù)引進(jìn)到科學(xué)的理論理念支撐;這些都是 使管理思想通過各種手段更好地為管理者進(jìn)行服務(wù)。在 進(jìn)行高校管理事業(yè)的理論探討時(shí)，要始終保持一種反思性 的態(tài)度:由于高校管理事業(yè)的研究主體各部門之間存在著 直接密切的聯(lián)系，在進(jìn)行理論實(shí)踐的時(shí)候，必須針對(duì)變化 著的情況不斷調(diào)整自身。值得注意的是，在提到管理思想 的反思性的時(shí)候，反思性并不是指對(duì)具體理論觀點(diǎn)的全面 否定，而是相對(duì)的修正。正面認(rèn)識(shí)管理思想的反思性是從 認(rèn)識(shí)論上對(duì)高校管理事業(yè)設(shè)定的一層保障。中國(guó)管理思 想的理性傳統(tǒng)在認(rèn)識(shí)論上值得當(dāng)前高校檔案管理事業(yè)借 鑒的另一個(gè)支點(diǎn)就是和諧的傳統(tǒng)。早在幾千年前先賢孔 子就曾有言:“丘也聞:有國(guó)有家者，不患寡而患不均，不患 貧而患不安。蓋均無貧，和無寡，安無傾。”國(guó)家管理上的 和諧統(tǒng)治是孔子一生的政治理想。管理的和諧在于安民， 不僅體現(xiàn)在政治方面也同樣體現(xiàn)在經(jīng)濟(jì)方面。國(guó)家高校 檔案管理同樣應(yīng)該堅(jiān)守和諧的理性管理模式，資源分配要 均勻，權(quán)責(zé)要明確，嚴(yán)厲管制部門之間相互推諉、組織不力 的現(xiàn)象，保證管理人員的良好工作待遇和管理熱情，才能 實(shí)現(xiàn)管理體制上下團(tuán)結(jié)，通力和諧的良性發(fā)展，增強(qiáng)高校 自身的競(jìng)爭(zhēng)力。退而觀之，高校管理事業(yè)發(fā)展到今天，不 僅依賴于高效率的管理機(jī)制，還依賴于管理當(dāng)中的人文理 念。這種理性的管理傳統(tǒng)也必將對(duì)當(dāng)前我國(guó)隨著社會(huì)體 制轉(zhuǎn)型進(jìn)行體制改革的教育事業(yè)的發(fā)展起到很好的推進(jìn) 作用.
四 結(jié)語 綜上所述，可以得出兩點(diǎn)結(jié)論:首先，我國(guó)高校檔案管 理事業(yè)在理論的發(fā)展上尤其是在其自身哲學(xué)維度的理論 探討方面依然存在著理論空白，我國(guó)高校檔案管理事業(yè)尚 處于起步階段，理論發(fā)展不全面勢(shì)所難免。管理與哲學(xué)是 相輔相成的兩個(gè)學(xué)科領(lǐng)域，高校檔案管理事業(yè)應(yīng)當(dāng)汲取管 理哲學(xué)中的有利理論因素，為實(shí)現(xiàn)自身全面發(fā)展奠定理論 基礎(chǔ)。其次，當(dāng)前我國(guó)高校檔案管理理論研究與實(shí)踐本身 相脫節(jié)，這與我國(guó)地方高校管理事業(yè)資源的復(fù)雜分布情況 和具體實(shí)施問題不無聯(lián)系。針對(duì)這種情況，地方高校應(yīng)當(dāng) 深入了解自身發(fā)展?fàn)顩r和存在的問題，加大自身管理政策 上的靈活性和機(jī)動(dòng)性，加大對(duì)管理人才的培養(yǎng)力度，集思 廣益，多聽取基層意見，不斷提高管理手段的可實(shí)行性和 易操作性.
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Abstract: With the continuous development of science and technology, computer technology has been widely applied to the file management, which greatly promoted the modernization of records management, file management of paper will the information age with a brief analysis for the reference learning.
Key words: The information age; file management; computer technology; Science and Technology
中圖分類號(hào)：G271文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼： A 文章編號(hào)：
改革開放以來，隨著經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展和科學(xué)技術(shù)的不斷進(jìn)步，知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代悄然到來，從根本上改變著人類社會(huì)的發(fā)展、思維、行為方式的同時(shí)，也給檔案管理帶來了新的課題，檔案管理事業(yè)面臨空前的挑戰(zhàn)。這需要我們?cè)跈n案管理的時(shí)候，要具有與時(shí)俱進(jìn)的思想不斷學(xué)習(xí)，采取措施加強(qiáng)信息化建設(shè)，提高檔案管理的水平。本文以下內(nèi)容將簡(jiǎn)要分析信息時(shí)代的檔案管理，以供大家學(xué)習(xí)參考之用。
一、信息時(shí)代檔案工作的變化
隨著計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)廣泛的應(yīng)用，目前在社會(huì)上出現(xiàn)了傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案與電子檔案并存的現(xiàn)象，紙質(zhì)檔案是以紙張作為載體的一種檔案,如保存?zhèn)洳榈墓膱D紙、信札、電報(bào)、戶籍、帳冊(cè)、契約、證書、書稿、日記、筆記、家譜的原本和原稿，紙質(zhì)檔案優(yōu)點(diǎn)較多，便于管理和利用。而信息時(shí)代的電子檔案是指通過計(jì)算機(jī)磁盤等設(shè)備進(jìn)行存儲(chǔ)，與紙質(zhì)檔案相對(duì)應(yīng)，相互關(guān)聯(lián)的通用電子圖像文件集合，其具有圖文并茂，形象生動(dòng)的特點(diǎn)，特別是，多媒體光盤存儲(chǔ)極大的縮小了檔案的存儲(chǔ)空間，便于檔案和檔案信息的保存、管理和開發(fā)利用，促使了檔案信息載體向著大容量、高密度、電子化方向發(fā)展，對(duì)于信息化時(shí)代的電子檔案，其具有信息傳輸快，便于查詢和管理的優(yōu)點(diǎn)。但是電子檔案應(yīng)用技術(shù)是一項(xiàng)復(fù)雜的綜合性的新技術(shù)，其包含有傳輸技術(shù)、多媒體技術(shù)、數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等，作為一名信息時(shí)代的檔案管理者，必須熟練掌握這些技術(shù)，才能適應(yīng)社會(huì)發(fā)展的需要。在信息時(shí)代，檔案管理工作的變化主要體現(xiàn)在如下幾個(gè)方面：檔案管理工作必須借助計(jì)算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)等現(xiàn)代手段進(jìn)行檔案管理，對(duì)檔案管理人員提出了更高的要求；檔案管理技術(shù)的變化，現(xiàn)代的檔案管理技術(shù)是以信息技術(shù)為主導(dǎo)并將傳統(tǒng)檔案管理技術(shù)與電子計(jì)算機(jī)技術(shù)及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)相結(jié)合的產(chǎn)物；隨著科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，檔案管理工作服務(wù)的人群越來越多，檔案管理工作的服務(wù)方式也向人機(jī)結(jié)合的方向發(fā)展。在信息時(shí)代，面對(duì)檔案工作過程中出現(xiàn)的新問題，作為檔案工作者應(yīng)該多關(guān)注并學(xué)習(xí)新技術(shù)，緊跟時(shí)展步伐，也只有這樣才能是檔案管理工作與時(shí)俱進(jìn)，更大的服務(wù)群眾服務(wù)社會(huì)服務(wù)經(jīng)濟(jì)發(fā)展。
二、信息時(shí)代檔案管理者應(yīng)具備的素質(zhì)
在信息化時(shí)代，檔案管理者必須掌握自動(dòng)化網(wǎng)絡(luò)化技術(shù)等高科技手段，不斷提高檔案管理水平，只有這樣才能適應(yīng)信息化時(shí)代檔案管理的需要，才能促進(jìn)檔案管理工作的進(jìn)一步發(fā)展。在信息時(shí)代，我認(rèn)為檔案管理者應(yīng)具備如下各項(xiàng)素質(zhì)才能勝任檔案管理工作。
2.1、思想素質(zhì)
由于檔案工作的重要性，要求檔案管理工作者必須具有很高的思想素質(zhì)，具有正確的人生觀、世界觀和價(jià)值觀，克服本為實(shí)惠主義的態(tài)度，扎扎實(shí)實(shí)的做好檔案管理工作。
2.2、職業(yè)道德素質(zhì)
檔案管理的職業(yè)道德是指檔案工作者在從事檔案行政、檔案保管和利用服務(wù)等各項(xiàng)職能活動(dòng)中，應(yīng)遵守的基本行為準(zhǔn)則。由于檔案管理工作的特殊性，要求檔案管理工作者必須具有忠于職守、愛崗敬業(yè)、遵紀(jì)守法、嚴(yán)守機(jī)密、實(shí)事求是的職業(yè)道德。也只有具備了這些職業(yè)道德，才能一直忙于收集、整理、分類、立卷、鑒定、登記等等工作而不感到枯燥；也只有具備了這些職業(yè)道德，才能保守國(guó)家和集體的利益及公民個(gè)人的隱私；也只有具備了這些職業(yè)道德，才能使檔案更加真實(shí)反映社會(huì)現(xiàn)實(shí)，而不被扭曲丑化或者夸大美化。
2.3、具備較強(qiáng)的專業(yè)知識(shí)
掌握檔案專業(yè)理論知識(shí)和技術(shù)是對(duì)檔案工作人員最基本的要求，而對(duì)于處于信息時(shí)代的檔案工作人員來說，不但要有科學(xué)系統(tǒng)的專業(yè)知識(shí)，又要具備必要的網(wǎng)絡(luò)及信息知識(shí)。
2.4、較強(qiáng)的信息管理水平
信息時(shí)代的檔案管理者必須具備對(duì)信息的敏銳洞察力、捕捉力、超前認(rèn)知力，能及時(shí)準(zhǔn)確的從信息海洋中獲取有用的信息。信息時(shí)代的檔案管理者還必須具有利用所得信息建立網(wǎng)上數(shù)據(jù)庫(kù)的能力，特別是對(duì)于那些從事信息開發(fā)編輯工作的檔案工作人員，更要對(duì)自己提出更高的要求。
2.5、創(chuàng)新素質(zhì)
隨著信息網(wǎng)絡(luò)化和電子文件的出現(xiàn)，檔案館不再是傳統(tǒng)意義上的檔案館，其作為信息交流的中介和樞紐，作用日益明顯和重要。在這個(gè)時(shí)代，檔案管理者不但要有扎實(shí)的基礎(chǔ)知識(shí)，還要有創(chuàng)造性思維，及時(shí)更新觀念，用新的服務(wù)方式及管理方法解決實(shí)際遇到的問題。另外由于目前很多國(guó)外的網(wǎng)絡(luò)信息都是用英文來表示的，為了能更廣泛的從網(wǎng)絡(luò)中找到有用的信息，提高英文水平是適應(yīng)新時(shí)代的要求。
三、信息時(shí)代檔案管理中存在的問題
在信息時(shí)代，檔案管理主要存在如下問題：第一，由于信息時(shí)代，檔案管理工作要求管理人員能熟料操作計(jì)算機(jī)，有較高的網(wǎng)絡(luò)操作應(yīng)用能力，而目前很多檔案人員很難適應(yīng)這一要求；第二，信息時(shí)代的檔案管理人員的安全意識(shí)不強(qiáng)，致使檔案網(wǎng)絡(luò)存在很大的安全隱患；第三，檔案信息資源的收集不到位，資料收集的不夠齊全；第四，檔案信息化建設(shè)的有待提高，檔案管理人員對(duì)實(shí)施檔案信息化管理的意義認(rèn)識(shí)不足，導(dǎo)致對(duì)檔案信息化建設(shè)過程中的投入不足。
四、信息時(shí)代加強(qiáng)檔案管理應(yīng)采取的措施
為了使信息時(shí)代的檔案更能發(fā)揮其應(yīng)有的作用，應(yīng)對(duì)信息時(shí)代的檔案加強(qiáng)管理，采取措施克服存在的問題，使其更能適應(yīng)社會(huì)的發(fā)展。我認(rèn)為針對(duì)信息時(shí)代檔案管理中存在的問題應(yīng)采取如下措施：第一，加強(qiáng)檔案管理人員的素質(zhì)教育，并制定培訓(xùn)技術(shù)，提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)和專業(yè)技術(shù)能力，加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員創(chuàng)造性思維的撇楊，同時(shí)提高檔案管理人員的外語水平和計(jì)算機(jī)應(yīng)用能力；第二，及時(shí)更新設(shè)備，加大對(duì)計(jì)算機(jī)硬件及軟件的投入，使檔案管理工作者有工具可用，這是實(shí)現(xiàn)檔案管理工作網(wǎng)絡(luò)化的必要前提；第三，對(duì)檔案管理工作的計(jì)算機(jī)進(jìn)行嚴(yán)格的管理，加大對(duì)檔案管理人員的安全意識(shí)培訓(xùn)，使檔案管理人員能簡(jiǎn)單的處理病毒及來自其它網(wǎng)絡(luò)的惡性攻擊；第四，進(jìn)一步加強(qiáng)檔案檢索工具的建設(shè)及數(shù)據(jù)庫(kù)的建設(shè)，建立相應(yīng)的規(guī)章制度，加大業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高檔案管理人員的收集信息和信息化管理的能力。
另外，財(cái)務(wù)檔案管理也是檔案管理的一個(gè)重要組成部分，其存在的問題與檔案中的問題有共性，對(duì)于在信息時(shí)代如何加強(qiáng)財(cái)務(wù)檔案管理，我認(rèn)為主要應(yīng)采取如下措施：健全和完善財(cái)務(wù)信息化管理制度,打造規(guī)范化信息處理體系，首先,健全財(cái)務(wù)報(bào)告分析制度；其次，會(huì)計(jì)檔案管理規(guī)范化，對(duì)紙質(zhì)財(cái)務(wù)檔案的管理要求,應(yīng)嚴(yán)格按照規(guī)定進(jìn)行保管、調(diào)閱、鑒定和銷毀，電子信息性質(zhì)的財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案管理也要制定并遵循管理規(guī)定,確保檔案信息的安全性和規(guī)范化；最后，要規(guī)范核算制度,健全財(cái)務(wù)管理監(jiān)督制度。
五、結(jié)束語
在信息時(shí)代的檔案管理過程中，必須全面提高檔案管理的創(chuàng)新能力，加大檔案信息化建設(shè)的投入，培養(yǎng)掌握現(xiàn)代信息技術(shù)的復(fù)合型檔案人才。而作為一名信息時(shí)代的檔案管理人員，應(yīng)該不斷學(xué)習(xí)，在實(shí)踐中不斷總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，樹立良好的職業(yè)道德，更好的為檔案管理工作服務(wù)。
【參考文獻(xiàn)】
1 前言
在信息時(shí)代的今天，信息作為一種重要資源，人們對(duì)信息作用的認(rèn)識(shí)有了很大提高。而檔案資料作為重要的信息資源之一，它的價(jià)值也越來越被社會(huì)所認(rèn)識(shí)。但在實(shí)際工作中，由于受到時(shí)間、地域的限制，高校檔案信息往往不能及時(shí)為用戶所用，不能真正實(shí)現(xiàn)檔案信息資源共享，應(yīng)該說這是管理技術(shù)和手段落后之故。因此，為了滿足信息化社會(huì)人們對(duì)信息“廣、快、精、準(zhǔn)”的要求，必須與時(shí)俱進(jìn)，借助先進(jìn)的通訊設(shè)施和技術(shù)手段，建立高校檔案信息網(wǎng)絡(luò)，以實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的共享。
2 高校檔案管理信息網(wǎng)絡(luò)建設(shè)的意義
檔案作為信息寶庫(kù)中的重要信息源之一，其收集、分類、存貯和管理的主要目的，除了真實(shí)地記錄高校發(fā)展的歷史軌跡之外，還有就是為檔案用戶提供檔案信息服務(wù)。就后者而言，由于檔案信息的歷史價(jià)值及其在高校發(fā)展中所起到的重要作用與檔案管理和服務(wù)手段落后之間所產(chǎn)生的巨大反差，因此，無淪從管理層面還是從利用與服務(wù)層面上看，建立高校檔案管理信息網(wǎng)絡(luò)都有其積極和重要的意義。
2.1 適應(yīng)經(jīng)濟(jì)社會(huì)和科技發(fā)展的需要
傳統(tǒng)的檔案材料是以紙張為主，輔以各種書寫材料，形成傳統(tǒng)的檔案。這種傳統(tǒng)型的檔案是建立在手工管理的基礎(chǔ)上的，其檔案信息的服務(wù)，也是以手工服務(wù)為主要手段。隨著計(jì)算機(jī)應(yīng)用的日益廣泛，檔案管理工作也加快了計(jì)算機(jī)的應(yīng)用，主要用于檔案目錄的分類、存貯和管理，利用的方式也基本上是單機(jī)型的，當(dāng)然也有個(gè)別檔案部門建立起了單位內(nèi)局部聯(lián)機(jī)的檔案管理計(jì)算機(jī)系統(tǒng)。但這些計(jì)算機(jī)檔案作為信息寶庫(kù)中的重要信息源之一，其收管理或系統(tǒng)，在功能上是大同小異的，主要為檔案目錄的存儲(chǔ)檢索，為檔案工作人員管理工作的工具，還未能實(shí)現(xiàn)向檔案信息用戶提供機(jī)上檔案內(nèi)容信息服務(wù)，或由用戶自行上機(jī)檢索檔案信息。因此，這種計(jì)算機(jī)管理模式還不能使檔案信息的管理和服務(wù)適應(yīng)經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展的需要。隨著社會(huì)的進(jìn)步和經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，在辦公、商務(wù)、管理、信息傳遞和等各個(gè)方面正在實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化和網(wǎng)絡(luò)化。我國(guó)教育和科研網(wǎng)的建立，使得高校過去形成檔案的文件、通知、規(guī)章制度等主要材料，現(xiàn)在都是用電子文件的形式在網(wǎng)上，并同時(shí)形成以紙張為載體的傳統(tǒng)型的同一文本材料。這一發(fā)展趨勢(shì)，檔案管理工作必須與時(shí)俱進(jìn)、與其同步發(fā)展，才能適應(yīng)經(jīng)濟(jì)社會(huì)科技發(fā)展的需要。
2.2 提高檔案管理工作的質(zhì)量和水平
高校檔案管理信息網(wǎng)絡(luò)的建立，可以整體上提高檔案管理工作的質(zhì)量和水平。從歷史和現(xiàn)實(shí)兩個(gè)角度看，以紙張為主要載體的傳統(tǒng)型檔案和以電子文件為代表的新形式檔案，都會(huì)同時(shí)并存。從管理的角度看，傳統(tǒng)型檔案以手工管理為主，按檔案管理規(guī)范的要求，通過人的實(shí)際工作對(duì)檔案進(jìn)行管理，這種管理會(huì)因人的水平、能力、責(zé)任心等諸多因素使檔案管理工作質(zhì)量和水平產(chǎn)生很大差異；以電子式文件為代表的新形式的檔案，其管理雖然也依靠人的作用，但這種管理是以計(jì)算機(jī)為工具，按檔案管理規(guī)范的要求編制成計(jì)算機(jī)管理程序來實(shí)施管理，無論任何人進(jìn)行操作和管理，其差異都很小；在一定的信息網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)上實(shí)現(xiàn)的高校檔案管理，要求每一個(gè)檔案管理工作人員，必須按系統(tǒng)的要求開展工作，這樣，檔案管理質(zhì)量上產(chǎn)生的問題就會(huì)相應(yīng)減少；同時(shí)，也迫使水平和能力稍差的工作人員努力提高業(yè)務(wù)水平，適應(yīng)檔案管理信息網(wǎng)絡(luò)化環(huán)境下的工作要求，從而提高整個(gè)檔案管理的質(zhì)量和水平，這是其一。其二就是利用高校各職能部門形成的各種電子式文件檔案材料，利用檔案管理信息網(wǎng)絡(luò)直接生成部門檔案并匯總和進(jìn)人學(xué)校的檔案管理信息網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，轉(zhuǎn)成高校的完整檔案庫(kù)和管理系統(tǒng)。該系統(tǒng)既可以存貯和檢索利用，也可以有其它不同的功能選擇。與此同時(shí)，把原有的以紙張為載體的傳統(tǒng)型檔案轉(zhuǎn)制成網(wǎng)上可讀的電子文件，并入整個(gè)檔案管理信息網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)中。這樣，利用網(wǎng)絡(luò)的強(qiáng)大功能進(jìn)行存貯、檢索、利用以及系統(tǒng)管理；其檔案管理工作的質(zhì)量和水平當(dāng)然是傳統(tǒng)模式的管理不可比擬的。
2.3 提高檔案管理工作的服務(wù)水平和利用效率
信息網(wǎng)絡(luò)管理系統(tǒng)的最大優(yōu)點(diǎn)就是功能強(qiáng)大、效率高。高校檔案信息網(wǎng)絡(luò)的建立，可以解決一般檔案信息的檢索查找(如檔案目錄的檢索)，也可以通過一定的用戶密碼指令進(jìn)行檔案具體內(nèi)容的檢索查找和打印輸出服務(wù)，實(shí)現(xiàn)真正意義上的高校檔案資源共享利用。由于檔案管理信息網(wǎng)絡(luò)的利用不受地域和時(shí)空限制，只要是系統(tǒng)允許的合法用戶，就可以隨時(shí)檢索利用，這種服務(wù)水平和利用效率當(dāng)然是傳統(tǒng)型的檔案管理系統(tǒng)不能同日而語的。
3 高校檔案管理信息網(wǎng)絡(luò)的可行性
進(jìn)入80年代以來，世界上幾乎所有發(fā)達(dá)國(guó)家都相繼建成了國(guó)家級(jí)的教育和科研計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)，并相互連成覆蓋全球的國(guó)際性網(wǎng)絡(luò)。這種全球計(jì)算機(jī)信息網(wǎng)絡(luò)的產(chǎn)生沖破了地理位置上的束縛，加快了信息傳遞速度，為教師、學(xué)生、科研人員以及其它各類人群提供了一個(gè)全新的網(wǎng)絡(luò)計(jì)算機(jī)環(huán)境，從根本上改變了以往的信息利用模式，促進(jìn)了他們之間的信息交流、科研合作和資源共享，成為這些國(guó)家教育和科研工作的最重要基礎(chǔ)設(shè)施之一，促進(jìn)了這些國(guó)家教育和科研事業(yè)的迅速發(fā)展。由于我國(guó)已建立了覆蓋全國(guó)各地的教育科研網(wǎng)和其它網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，也為我們建立高校檔案管理信息網(wǎng)絡(luò)提供了基礎(chǔ)。
3.1 信息網(wǎng)絡(luò)的發(fā)展為建立高校檔案管理信息網(wǎng)絡(luò)提供了一個(gè)強(qiáng)有力的平臺(tái)
包括中國(guó)教育和科研計(jì)算機(jī)網(wǎng)等在內(nèi)的互聯(lián)信息網(wǎng)絡(luò)的不斷建設(shè)發(fā)展和完善，給高校檔案信息資源管理的網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)提供了基礎(chǔ)。目前，各高校建設(shè)的網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)已日趨完善，在普遍開通教育科研網(wǎng)的同時(shí)，還與不同的網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)了互聯(lián)，實(shí)現(xiàn)了各類網(wǎng)上信息的共享和利用，這就為高校檔案管理信息網(wǎng)絡(luò)的建設(shè)提供了一個(gè)強(qiáng)有力的支持平臺(tái)，而無需另行網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)。此外，現(xiàn)有的信息網(wǎng)絡(luò)及其系統(tǒng)，無論技術(shù)、設(shè)備或功能上都完全能支撐高校檔案信息實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化的管理要求。現(xiàn)在，無論任何地域的用戶，只要聯(lián)入因特網(wǎng)，便可隨時(shí)隨地瀏覽網(wǎng)上全球各類信息，包括文本型文獻(xiàn)信息以及聲音、圖像等，因特網(wǎng)提供的各種強(qiáng)大、靈活、實(shí)用的功能完全可以實(shí)現(xiàn)
并滿足檔案用戶之間、檔案館(室)之間、檔案用戶與檔案館(室)之間的檔案信息交流與共享利用。同時(shí)，由于高校的部、處、系、所、中心等計(jì)算機(jī)終端機(jī)均與校園信息網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)相聯(lián)，完全可以實(shí)現(xiàn)檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)與各部、處、系、所、中心數(shù)據(jù)的資源共享。
3.2 高校檔案管理的系統(tǒng)化、規(guī)范化，為檔案管理信息網(wǎng)絡(luò)的創(chuàng)建提供了基礎(chǔ)
高校檔案管理自實(shí)行《高等學(xué)校檔案實(shí)體分類法》以后，已經(jīng)有一個(gè)較全面的著錄標(biāo)準(zhǔn)。它的范圍包括檢索語言、目錄著錄、名詞術(shù)語、信息代碼、館庫(kù)建筑、技術(shù)設(shè)備、檔案載體、檔案分類整理、檔案統(tǒng)計(jì)等方面的標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化。學(xué)校的檔案管理均實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)輔助處理，利用計(jì)算機(jī)管理檔案，進(jìn)行檔案查詢利用，除了檔案軟件系統(tǒng)外，在計(jì)算機(jī)的存儲(chǔ)資料庫(kù)上也已經(jīng)存有大量可供查詢的檔案數(shù)據(jù)；在現(xiàn)時(shí)己輸入的計(jì)算機(jī)檔案數(shù)據(jù)和有關(guān)內(nèi)容特征信息中，如文件題名、責(zé)任者、主題詞或關(guān)鍵詞、日期、保管期限等，已具備用于機(jī)上檢索的基本條件及功能要求，這就為檔案網(wǎng)絡(luò)的創(chuàng)建提供了一個(gè)良好的基礎(chǔ)。
4 高校檔案管理信息網(wǎng)絡(luò)建設(shè)的措施
4.1 法律上要保證
高校檔案信息資源網(wǎng)的建成對(duì)檔案的保密工作是個(gè)挑戰(zhàn)。檔案信息具有一定的機(jī)密性，在網(wǎng)上實(shí)現(xiàn)檔案資源的開發(fā)利用和共享必須有必要的限制，不是任何人對(duì)任何檔案都可隨意利用。一般地說，與國(guó)家安全和利益，與社會(huì)秩序有關(guān)的檔案，或與集體、個(gè)人秘密有關(guān)的檔案因其合法權(quán)益受到法律的保護(hù)，均屬于限制利用的范圍。因此急需制定政策，制訂法律規(guī)程確定檔案的上網(wǎng)等級(jí)。如可規(guī)定一級(jí)保密的檔案不能上網(wǎng)，二級(jí)保密的檔案上內(nèi)部網(wǎng)，三級(jí)保密的檔案可上Internet網(wǎng)。對(duì)于二級(jí)保密的檔案，如技術(shù)、專利等可提供一部分普通的信息，以不造成泄密、經(jīng)濟(jì)損失和損害技術(shù)人員的發(fā)明，同時(shí)又能吸引別人來查閱檔案為原則。在具體工作上，可以對(duì)現(xiàn)存的檔案進(jìn)行經(jīng)常、及時(shí)地鑒定，爭(zhēng)取做到該保密的一定要保密，該開放的一定要及時(shí)開放。總之，檔案信息的開發(fā)利用與保密是對(duì)立統(tǒng)一的，在開發(fā)工作中必須正確處理二者之間的關(guān)系，既要積極開發(fā)提供檔案信息，為各項(xiàng)工作服務(wù)，又要堅(jiān)持保密原則。因此，制定出相關(guān)的檔案信息上網(wǎng)的政策法規(guī)是建立檔案信息網(wǎng)絡(luò)的必需的法律基礎(chǔ)。
4.2 開發(fā)優(yōu)秀軟件
開發(fā)優(yōu)秀的適用于檔案管理信息網(wǎng)絡(luò)使用的軟件，是實(shí)現(xiàn)高校檔案管理信息網(wǎng)絡(luò)化的前提。這種軟件應(yīng)該具備強(qiáng)大的功能，其中包括對(duì)不同密級(jí)檔案利用的保密功能。目前，在學(xué)校檔案信息管理的軟件開發(fā)中當(dāng)務(wù)之急是盡快制定出全國(guó)統(tǒng)一的軟件發(fā)展規(guī)劃和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，使高校的檔案管理軟件及其系統(tǒng)按統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行。
一個(gè)技術(shù)水平高的檔案管理軟件不僅應(yīng)在管理檔案業(yè)務(wù)方面要有較強(qiáng)的通用性，以適應(yīng)不同類型的檔案管理，而且還應(yīng)對(duì)不同應(yīng)用人員素質(zhì)和應(yīng)用水平同樣要有較強(qiáng)的適應(yīng)性。軟件在設(shè)計(jì)階段就要考慮到用戶管理檔案的多變性和不確定性，考慮到利用人員素質(zhì)的多層次性，注意增強(qiáng)軟件功能使用的易用性和可擴(kuò)展性，增強(qiáng)軟件的容錯(cuò)能力和提示引導(dǎo)能力；軟件在開發(fā)編程階段要考慮到軟件要適應(yīng)用戶的要求，井可按各自的需要能作必要的改進(jìn)，增強(qiáng)軟件的易維護(hù)性、可靠性和安全性。要建立檔案管理信息網(wǎng)絡(luò)，開發(fā)優(yōu)秀的軟件是當(dāng)前最為重要的基礎(chǔ)工作之一，必須組成多學(xué)科的相關(guān)人員聯(lián)合攻關(guān)，共同開發(fā)。
4.3 檔案信息資源網(wǎng)運(yùn)行的安全性
檔案信息系統(tǒng)運(yùn)行的安全性問題是互聯(lián)網(wǎng)安全的共性問題，它的威脅主要來自黑客、病毒以及系統(tǒng)本身的故障。新世紀(jì)伊始，黑客們便給網(wǎng)絡(luò)安全問題來了一個(gè)下馬威：雅虎、CNN等許多世界知名網(wǎng)站紛紛受到攻擊而癱瘓，網(wǎng)絡(luò)安全問題再次引起了各國(guó)政府的高度重視。任何技術(shù)上的安全措施對(duì)于黑客高手來說，都如同沙筑的堤壩一樣不堪一擊，因此，我們必須高度關(guān)注網(wǎng)絡(luò)運(yùn)行的安全性問題。對(duì)網(wǎng)絡(luò)的運(yùn)行安全，只要我們定出嚴(yán)密的措施，并在前期嚴(yán)格控制上網(wǎng)信息范圍，就可避免成為黑客們攻擊的目標(biāo)，此外，病毒也是伴隨計(jì)算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)而生的一個(gè)頑疾。如受CIH、蠕蟲等病毒的肆虐而給網(wǎng)絡(luò)信息及設(shè)備造成的巨大損失人們至今仍記憶猶新：系統(tǒng)本身的故障也會(huì)造成信息的破壞和數(shù)據(jù)丟失，對(duì)于這些威脅，我們必須要有充分的認(rèn)識(shí)和要有相應(yīng)的防范措施，并同時(shí)注意做好信息的備份工作，以便在緊急情況下恢復(fù)系統(tǒng)的正常運(yùn)轉(zhuǎn)和信息的完整。
5 結(jié)束語
高校檔案信息資源網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的建設(shè)不僅僅是少數(shù)高校檔案館(室)的事情，而應(yīng)是全國(guó)高校檔案館(室)共同的事情，它的建立不僅對(duì)全國(guó)高校檔案館(室)今后的發(fā)展起積極的推動(dòng)作用，對(duì)高校的各項(xiàng)工作也會(huì)產(chǎn)生積極的影響和作用。因此，應(yīng)把高校檔案信息網(wǎng)絡(luò)的建設(shè)與發(fā)展納入高校信息化建設(shè)的重要組成部分，切實(shí)做好相關(guān)工作，加以建設(shè)與發(fā)展，適應(yīng)經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展的需要。
參考文獻(xiàn)
文件檔案是檔案管理工作的重要組成部分，它記載了社會(huì)發(fā)展的歷史過程，客觀地反映著各個(gè)時(shí)期的問題處理、領(lǐng)導(dǎo)決策、基本建設(shè)、研究開發(fā)等方面的過程和成果。隨著社會(huì)的進(jìn)步、形勢(shì)的發(fā)展，如何提高文件檔案管理水平，及時(shí)、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、完整地提供檔案信息，以滿足各方面的需求，適應(yīng)日趨發(fā)展的新形勢(shì)，這是文件檔案管理工作的新課題，而文件檔案管理的辦公自動(dòng)化又為檔案工作揭開了新的篇章。下面就文件檔案管理的辦公自動(dòng)化問題談一點(diǎn)粗淺的認(rèn)識(shí)。
1 文件檔案辦公自動(dòng)化管理的基本概念
科學(xué)技術(shù)的發(fā)展特別是辦公自動(dòng)化的應(yīng)用，給文件檔案管理帶來了巨大的變化。對(duì)電子文件歸檔及其歸檔后形成的電子檔案管理，這種電子文件涉及到了檔案管理的工作，同時(shí)也豐富了檔案管理工作的內(nèi)容。我們講不管是對(duì)紙質(zhì)文件的管理，還是對(duì)電子文件的管理，客觀的事實(shí)是：“歸檔”使文件轉(zhuǎn)化為檔案，“文件轉(zhuǎn)化為檔案也算是一事物轉(zhuǎn)化為另一事物的質(zhì)變”。傳統(tǒng)的檔案工作以紙質(zhì)文件材料為工作對(duì)象，紙質(zhì)檔案的管理工作經(jīng)過長(zhǎng)期實(shí)踐，已總結(jié)出一套工作流程及方法、原則。如文件的立卷歸檔制度；文件的歸檔立卷工作是檔案工作流程的起點(diǎn)，也是文件工作和檔案工作的結(jié)合點(diǎn)。文件形成后，由文件部門收集立卷后，交檔案部門管理，一般一年歸檔一次。
而辦公自動(dòng)化是指以電子計(jì)算機(jī)為核心的各種現(xiàn)代化辦公技術(shù)與設(shè)備，并且能夠迅速、準(zhǔn)確地處理各種信息，提高辦公效率。應(yīng)用計(jì)算機(jī)后，電子文件取代了以往的紙質(zhì)文字材料，它是由擬稿者直接“寫”在硬盤上，并在硬盤上進(jìn)行修改，一經(jīng)形成后，馬上存貯到辦公信息數(shù)據(jù)庫(kù)中，由檔案人員、技術(shù)人員、決策人員所共享。這就使得文件與檔案之間不再有明顯的界限。而電子文件隨時(shí)產(chǎn)生，隨時(shí)更改，存貯在計(jì)算機(jī)硬盤或光盤中。因此，它對(duì)計(jì)算機(jī)有很強(qiáng)的依賴性。如果歸檔，必須以硬盤或光盤的形式移交，歸檔范圍也不能只是“辦理完畢，具有保存價(jià)值”的文件，還應(yīng)包括該文件的讀取軟件甚至操作系統(tǒng)。辦公自動(dòng)化為人類社會(huì)進(jìn)入知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代，改變傳統(tǒng)的辦公手段與方式，收集、存貯、使用與日俱增的大量信息提供了有效的手段，同時(shí)也給文件與檔案管理帶來了巨大的變化。
文件檔案的辦公自動(dòng)化應(yīng)用在發(fā)展過程中有利有弊，就其對(duì)現(xiàn)代檔案工作的貢獻(xiàn)來說，利是遠(yuǎn)遠(yuǎn)大于弊的。
2 文件檔案辦公自動(dòng)化管理的優(yōu)點(diǎn)
2.1 辦公效率大幅提高
計(jì)算機(jī)強(qiáng)大的信息處理能力也是正確運(yùn)用辦公自動(dòng)化的最大優(yōu)點(diǎn)。在以往的文件檔案管理工作中，工作人員過多地依賴于手工操作，要求收集完整、齊全，避免漏寫、漏抄；用筆規(guī)范、耐用，字跡工整、清楚；分類、統(tǒng)汁準(zhǔn)確無誤，結(jié)果是又費(fèi)時(shí)，又費(fèi)力。在應(yīng)用了計(jì)算機(jī)軟件處理后，使文件資料的收集、儲(chǔ)存、分類、統(tǒng)計(jì)和查閱等環(huán)節(jié)變得十分方便、有序，因而無論是起草還是辦理傳遞，都變得簡(jiǎn)單易行。
2.2 文件和文字信息得到充分交流與共享
在原始的手工操作管理中，企事業(yè)單位由于不能做到信息共享，使得大量信息閑置在文件柜中，不僅造成資金和資源的浪費(fèi)，還造成了文件和信息查找困難。運(yùn)用計(jì)算機(jī)技術(shù)對(duì)檔案進(jìn)行管理后，檔案管理由案卷級(jí)深入到文件級(jí)，由單途徑管理發(fā)展為體系管理，由對(duì)檔案外部特征（目錄）管理到內(nèi)、外部特征（目錄和內(nèi)容）合并管理。隨著計(jì)算機(jī)及其網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的進(jìn)一步發(fā)展，實(shí)現(xiàn)檔案信息與載體分離利用，可與其他信息系統(tǒng)建立共聯(lián)，提供信息的橫向與縱向、歷史與現(xiàn)實(shí)記錄，從而極大地提高了檔案利用工作的質(zhì)量和效率，可以對(duì)所調(diào)閱的信息資源作出適時(shí)響應(yīng)和脫機(jī)處理，保證了很高的查全率和查準(zhǔn)率，且不受空間的限制。還可以通過網(wǎng)絡(luò)服務(wù)這個(gè)寬廣的平臺(tái)，了解其他檔案管理部門的概況、工作的重點(diǎn)和最新、最快的檔案管理信息動(dòng)態(tài)。
2.3 電于文件保存的穩(wěn)定性
與紙質(zhì)文件檔案載體相比，電子文件載體材料的壽命要長(zhǎng)得多。紙張的耐久性取決于纖維素的性質(zhì)，纖維素在一定的條件下容易受到破壞：如高溫、高濕、酸、酶、氧化劑等情況下，可發(fā)生水解和氧化反應(yīng)，在文件檔案工作過程中稍不注意就可能發(fā)生不可挽回的損失。而電子文件則不同，隨著電子技術(shù)日新月異，貯存、讀取電子文件的設(shè)備日趨成熟，我們可以根據(jù)不同的需要，選擇不同的電子載體，如VCD、DVD、EVD光碟，小容量的閃存U盤，大容量的移動(dòng)硬盤等等。這些載體的普遍特點(diǎn)都是存、讀方便快捷，易于傳遞，且貯存時(shí)間長(zhǎng)，受外部環(huán)境影響小，不易損壞，具有很強(qiáng)的穩(wěn)定性。
2.4 提高了文件傳遞的速度和安全性
日常公文辦理過程中，辦理人員私存文件或文件在傳遞過程中丟失的情況時(shí)有發(fā)生，文件傳遞的傳統(tǒng)手段是靠郵政系統(tǒng)傳送時(shí)間受距離長(zhǎng)短的限制。同時(shí)，文件還可能因?yàn)槠渌蛟斐蓙G失或延誤，給檔案人員歸檔和其他人員檢索利用造成很大不便，在應(yīng)用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)下，直接通過網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行傳遞，大大提高了文件傳遞的安全性和時(shí)間性。
3 文件檔案辦公自動(dòng)化管理存在的問題
3.1 電子文件保密性受很大的限制
電子文件的內(nèi)容不僅易于變化，而且失去了固定的形式，使得文件保密性變?nèi)酢ｋ娮游募子谛薷模腋膭?dòng)后可以不留任何痕跡，雖然已有一些技術(shù)可防止偽造電子文件和在“原稿”上增加內(nèi)容和刪改內(nèi)容，但其內(nèi)容發(fā)生變化的可能性總是比紙質(zhì)文件要大得多，從而使人們感到把握其內(nèi)容原貌的困難增大。電子文件不再具有特定的字跡，人們可以根據(jù)需要以不同的字體、字號(hào)將電子文件輸出，無法從字跡上分辨其原始性，而且不能為每一份電子文件蓋印或親自簽名，也就無法借助印章或簽署的字跡來判斷一份電子文件是否為原件。以上的種種問題都對(duì)電子文件的保密性提出了嚴(yán)峻的考驗(yàn)，隨著網(wǎng)上竊密技術(shù)的不斷完善，進(jìn)入網(wǎng)絡(luò)中的任何文件都再難以做到絕對(duì)保密。
3.2 對(duì)文件檔案的管理人員要求更高
對(duì)電子文件歸檔及其歸檔后形成的電子檔案管理，絕不是僅僅懂得紙質(zhì)檔案管理理論、原則、方法的管理人員所能勝任的。也不是僅僅懂得電子計(jì)算機(jī)技術(shù)或數(shù)據(jù)通信技術(shù)的人員所能勝任的。這就對(duì)管理人員技術(shù)和素質(zhì)水平提出更高的要求。實(shí)現(xiàn)檔案信息辦公自動(dòng)化，管理人員要有較高的知識(shí)層次和先進(jìn)的計(jì)算機(jī)技術(shù)，不能僅僅滿足于一般的計(jì)算機(jī)操作水平，從目前情況來看，許多檔案部門缺乏現(xiàn)代高技術(shù)人才，其中檔案信息處理的復(fù)合型人才更是奇缺，大部分檔案管理人員的現(xiàn)代化計(jì)算機(jī)水平偏低，甚至還有現(xiàn)代文盲現(xiàn)象。盡管我們引進(jìn)了現(xiàn)代化計(jì)算機(jī)設(shè)備，仍不能充分發(fā)揮作用，就更談不上檔案信息電子化了。
4 文件檔案辦公自動(dòng)化管理技術(shù)的探討
4.1 辦公自動(dòng)化系統(tǒng)內(nèi)、外網(wǎng)隔離技術(shù)
在內(nèi)部辦公自動(dòng)化網(wǎng)絡(luò)和外網(wǎng)之間，設(shè)置物理隔離，以實(shí)現(xiàn)內(nèi)外網(wǎng)的隔離是保護(hù)辦公自動(dòng)化網(wǎng)絡(luò)安全最主要、最有效、最經(jīng)濟(jì)的措施之一。第一層隔離防護(hù)措施是路由器。路由器濾掉被屏蔽的IP地址和服務(wù)。可以首先屏蔽所有的IP地址，然后有選擇的放行一些有規(guī)定的地址進(jìn)人辦公自動(dòng)化網(wǎng)絡(luò)。第二層隔離防護(hù)措施是防火墻。大多數(shù)防火墻都有認(rèn)證機(jī)制，無論何種類型防火墻，從總體上看，都應(yīng)具有以下五大基本功能：過濾進(jìn)、出網(wǎng)絡(luò)的數(shù)據(jù)；管理進(jìn)、出網(wǎng)絡(luò)的訪問行為；封堵某些禁止的業(yè)務(wù)；記錄通過防火墻的信息內(nèi)容和活動(dòng)；對(duì)網(wǎng)絡(luò)攻擊的檢測(cè)和告警。
4.2 提高文件檔案管理人員的綜合素質(zhì)
文件檔案管理人員的綜合素質(zhì)，不是一個(gè)簡(jiǎn)單的問題，我們認(rèn)為；一是要從硬件建設(shè)上下功夫，不斷改善計(jì)算機(jī)的硬環(huán)境，尤其是計(jì)算機(jī)的運(yùn)算速度、傳輸能力、存儲(chǔ)容量、局域網(wǎng)的服務(wù)器、防火墻屏蔽隔離效果、密碼設(shè)置技術(shù)等等都要不斷更新。二是以“自學(xué)為主，培訓(xùn)為輔”的模式，逐步形成可持續(xù)終身教育機(jī)制，保證檔案人員計(jì)算機(jī)技術(shù)，隨時(shí)代變化而不斷提高。通過培訓(xùn)不斷學(xué)習(xí)獲取、更新文件檔案的計(jì)算機(jī)管理技術(shù)，直至熟練運(yùn)用達(dá)到增強(qiáng)業(yè)務(wù)技能、提高管理水平的效果。三是加大檔案部門之間、區(qū)域之間系統(tǒng)合作工作的力度，要不斷擴(kuò)大自己的交際面。通過交流學(xué)習(xí)兄弟單位和科（室）利用檔案資源進(jìn)行轉(zhuǎn)化、知識(shí)創(chuàng)新的經(jīng)驗(yàn)，運(yùn)用網(wǎng)絡(luò)、現(xiàn)代通訊等高科技手段，不斷增加檔案部門和檔案人員的信息源和創(chuàng)新思維。
4.3 做好電子文件的技術(shù)處理工作，實(shí)施電子文件管理戰(zhàn)略
新型文件材料的歸檔勢(shì)在必行，這就要求檔案工作者必須深入到現(xiàn)行文件工作領(lǐng)域，對(duì)產(chǎn)生的大量電子文件進(jìn)行接收、處置乃至存儲(chǔ)工作進(jìn)行指導(dǎo)，保護(hù)電子文件的原始信息，了解文件信息重新組合的來龍去脈。也就是說，通過采取技術(shù)處理，將已歸檔的電子文件改為“只讀性”文件，即只能讀不能寫的不可更改的文件，從而識(shí)別和保護(hù)電子文件的原始結(jié)構(gòu)，保證電子文件的可靠性，而且，對(duì)于長(zhǎng)久保存的電子文件，需要定期進(jìn)行復(fù)制，以防止信息損失，使之與紙質(zhì)文件一樣發(fā)揮效用。
4.4 做好文件檔案專用計(jì)算機(jī)的反病毒技術(shù)防護(hù)工作
文件檔案的辦公自動(dòng)化管理工作，其主要應(yīng)用工具就是我們的計(jì)算機(jī)，網(wǎng)絡(luò)、服務(wù)器，而計(jì)算機(jī)的反病毒技術(shù)防護(hù)工作即非常重要、又多種多樣，這里主要介紹我們經(jīng)常使用的和非常重要的幾種防護(hù)技術(shù)：（1）進(jìn)行主動(dòng)的反病毒軟件設(shè)置；使用諸如卡巴斯一類的反病毒軟件，對(duì)我們的計(jì)算機(jī)進(jìn)行有效保護(hù)；進(jìn)行文件、郵件，Wed的反病毒設(shè)置，以及建立“主動(dòng)防護(hù)”措施的“程序活動(dòng)分析”、“程序完整性保護(hù)”、“注冊(cè)表防護(hù)”。（2）建立計(jì)算機(jī)病毒防范措施；利用硬件設(shè)置始終從硬盤啟動(dòng)計(jì)算機(jī)、避免文件對(duì)拷、慎重對(duì)待下載程序、警惕電子郵件及其附件、防范宏病毒、注意文件的備份與還原技術(shù)。（3）進(jìn)行計(jì)算機(jī)安全的高級(jí)別設(shè)置。（4）賬戶及其密碼管理；禁止Guest賬戶、限制賬戶的個(gè)數(shù)、開啟用戶策略、設(shè)置屏幕保護(hù)密碼。（5）進(jìn)行數(shù)據(jù)文件安全設(shè)置；禁用默認(rèn)共享、經(jīng)常備份、正確設(shè)置文件共享權(quán)限、防止文件名欺騙。
5 結(jié)語
根據(jù)辦公自動(dòng)化文件檔案管理存在的問題，做好電子文件的技術(shù)處理及其保護(hù)工作，實(shí)施電子文件管理的新技術(shù)，新思想和新戰(zhàn)略，為提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)技能奠定基礎(chǔ)，的確是非常必要的，又是非常重要的。
中圖分類號(hào)：C93 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A
文章編號(hào)：1009-0118（2012）04-0143-02
一、從服務(wù)手段上來革新
建立檔案館（室）網(wǎng)頁，開展網(wǎng)上利用服務(wù)。隨著檔案館（室）內(nèi)部局域網(wǎng)的建立，檔案部門將充分利用企事業(yè)單位的網(wǎng)站制作自己的網(wǎng)頁，積極組織上網(wǎng)數(shù)據(jù)和信息，使檔案管理服務(wù)系統(tǒng)聯(lián)上企事業(yè)單位網(wǎng)站，實(shí)現(xiàn)檔案信息的網(wǎng)上檢索，為用戶提供更好的服務(wù)。國(guó)內(nèi)許多單位檔案館（室）利用互聯(lián)網(wǎng)開展的網(wǎng)上服務(wù)，已成為為社會(huì)和單位提供檔案利用服務(wù)的1種重要形式。檔案工作者要以網(wǎng)站為基礎(chǔ)，進(jìn)1步加快檔案信息資源數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)，尤其是文件全文數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)，在網(wǎng)站上實(shí)現(xiàn)電子文件的實(shí)時(shí)管理與利用，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源數(shù)字化、數(shù)據(jù)庫(kù)化，檔案信息服務(wù)利用網(wǎng)絡(luò)化，檔案管理工作自動(dòng)化，檔案信息管理法制化。如：輸入目錄管理數(shù)據(jù)庫(kù)，在網(wǎng)上公開部分檔案目錄，方便查詢檢索；檔案棺（室）與宣傳部門密切配合，可以將本單位重大活動(dòng)中形成的新聞錄像檔案數(shù)字化并及時(shí)歸檔，建立數(shù)字化視頻檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，以便于宣傳和利用。
建立“電子文件（檔案）數(shù)據(jù)管理中心”。檔案館（室）與企事業(yè)單位信息管理部門可加強(qiáng)密切配合，建立“電子文件（檔案）數(shù)據(jù)管理中心”。該中心設(shè)在企事業(yè)單位檔案館（室），是企事業(yè)單位信息資源庫(kù)的重要組成部分。電子文件（檔案）數(shù)據(jù)管理中心集中管理網(wǎng)站內(nèi)各單位的歸檔電子文件，并在網(wǎng)站上提供有限制性或非保密電子文件查詢、利用服務(wù)，實(shí)現(xiàn)電子文件信息資源共享。其優(yōu)點(diǎn)是覆蓋面廣，豐富，利用率高。
電子文件的自動(dòng)上傳收集。目前在單機(jī)上形成的電子文件的收集工作，已成為檔案管理部門不容忽視的。與傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案收集有很大差異的是，許多電子文件的形成通過下載和上傳就完成了，因此，檔案部門可以改變傳統(tǒng)工作模式，在網(wǎng)頁上建立電子文件自動(dòng)上傳的工作窗口，在第1時(shí)間將其收集到，并在檔案館（室）的服務(wù)器上歸檔。例如：為了方便下級(jí)或管理部門、互聯(lián)網(wǎng)上用戶通過網(wǎng)站傳送自己?jiǎn)挝环潜Ｃ艿臋n案全文，檔案館（室）自行開發(fā)了“電子文件全文自動(dòng)上傳歸檔系統(tǒng)”。該軟件可以利用身邊聯(lián)入網(wǎng)站的計(jì)算機(jī)，足不出戶就可將電子文件全文自動(dòng)上傳到檔案服務(wù)器歸檔，而不需跑到檔案館（室），也不必交任何光盤或軟盤。
開展在線服務(wù)。傳統(tǒng)的檔案利用方式，如到檔案部門利用檔案、參加檔案展覽、閱讀檔案復(fù)制件或公布件，特別是到檔案部門利用檔案原件的方式，在信息化里必然要發(fā)生變化，至少是部分變化。社會(huì)的全面信息化改變了人們工作、和生活的環(huán)境，使人們更注重信息的時(shí)效性，希望通過信息系統(tǒng)、信息網(wǎng)絡(luò)及時(shí)準(zhǔn)確地獲得多種信息。因此，被動(dòng)的、手工式的檔案提供利用方式必然逐步被主動(dòng)的、現(xiàn)代化的檔案服務(wù)方式所代替。
檔案部門可以在網(wǎng)頁上通過匯編相應(yīng)的專題、提供數(shù)據(jù)庫(kù)查詢、電子信箱等服務(wù)方式，讓利用者與檔案館（室）利用電子郵件在網(wǎng)上進(jìn)行快速通訊，進(jìn)行信息交流，回答服務(wù)對(duì)象對(duì)檔案材料真實(shí)性與保存價(jià)值的咨詢，提供查詢和資信服務(wù)。
開展現(xiàn)行文件閱覽服務(wù)。隨著改革開放的不斷深入，到檔案館（室）查閱黨政機(jī)關(guān)及有關(guān)部門制定的文件的人員逐年增多。尤其是我國(guó)加入WTO后，公民出于維護(hù)自身合法權(quán)益、投資興業(yè)等需要，希望能夠更加便捷地了解到有關(guān)政策信息。為適應(yīng)新形勢(shì)要求，進(jìn)1步轉(zhuǎn)變工作職能，提高工作效率，密切黨和政府與人民群眾的聯(lián)系，維護(hù)廣大人民群眾的根本利益，湖北省檔案局要求2003年全省各級(jí)綜合檔案館（室）全部建立現(xiàn)行文件服務(wù)中心，要求全省各部門、各單位率先向各級(jí)檔案館（室）送交現(xiàn)行文件資料，并要求各級(jí)檔案館（室）做好現(xiàn)行文件資料的接收工作，搞好現(xiàn)行文件資料的閱覽服務(wù)。
二、服務(wù)領(lǐng)域上的擴(kuò)展
信息服務(wù)的化、多主體。由主要為企事業(yè)單位內(nèi)的對(duì)象服務(wù)轉(zhuǎn)化為社會(huì)全方位服務(wù)，已成為檔案管理者的共識(shí)。這是因?yàn)闄n案部門既要面對(duì)黨政機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位等1切社會(huì)活動(dòng)中利用或可能利用檔案信息的組織和個(gè)人，又要針對(duì)性地為特殊利用者提供特定服務(wù)。信息化社會(huì)中，人們對(duì)各類信息的需求日益迫切。隨著技術(shù)的，人們從事的科學(xué)和生產(chǎn)建設(shè)、行政管理活動(dòng)變得越加復(fù)雜，越離不開信息服務(wù)。對(duì)檔案信息的單1需求必然將被對(duì)檔案、文件、圖書、情報(bào)檢索資料的綜合需求所代替。
興辦服務(wù)實(shí)體，發(fā)展檔案產(chǎn)業(yè)。處于信息化社會(huì)的今天，從信息資源開發(fā)的角度看，檔案人員不再單純是檔案的保管員，還應(yīng)是檔案信息財(cái)富的擁有者和提供者；檔案館（室）也不再是單純的收藏機(jī)構(gòu)，還是檔案信息的聚集中心、交流中心和信息技術(shù)的用戶。知識(shí)檔案館（室）的改革創(chuàng)新方向就是走信息化道路，在為社會(huì)提供檔案信息服務(wù)的基礎(chǔ)上，創(chuàng)建檔案信息服務(wù)產(chǎn)業(yè)，建立以檔案信息搜集、加工、貯存、檢索、服務(wù)為主要的工作實(shí)體。對(duì)于檔案信息的開放和開發(fā)，檔案工作者應(yīng)當(dāng)樹立服務(wù)意識(shí)和產(chǎn)業(yè)意識(shí)，面向經(jīng)濟(jì)建設(shè)主戰(zhàn)場(chǎng)主動(dòng)出擊。如在匯編（下轉(zhuǎn)第145頁）（上接第143頁）專題信息方面：開發(fā)信息，幫助引進(jìn)開發(fā)先進(jìn)技術(shù)產(chǎn)品；開發(fā)經(jīng)濟(jì)信息，為企業(yè)結(jié)構(gòu)調(diào)整服務(wù)；開發(fā)市場(chǎng)信息，為企業(yè)提供營(yíng)銷機(jī)會(huì)；開發(fā)信息，為企業(yè)維護(hù)合法權(quán)益服務(wù)；開發(fā)房地產(chǎn)信息，為城市改造和建設(shè)服務(wù)等。
加強(qiáng)橫向聯(lián)合，實(shí)現(xiàn)信息資源共享。隨著信息時(shí)代的發(fā)展，人類的知識(shí)和信息總量在急劇增長(zhǎng)，面對(duì)浩瀚繁雜的情報(bào)，任何1個(gè)文獻(xiàn)部門都不可能將所有知識(shí)和信息全部加以收集、整理、加工、保存和利用。因此，必須打破檔案、圖書、情報(bào)等部門各自為政的局面，建立1個(gè)完整的社會(huì)信息系統(tǒng)，實(shí)行1體化管理，充分發(fā)揮整體優(yōu)勢(shì)。而建立聯(lián)合目錄，實(shí)行資源共享，正是建立社會(huì)信息系統(tǒng)的前提條件和核心內(nèi)容之一。
建立聯(lián)合目錄是用統(tǒng)一的著錄格式和編排，聯(lián)合報(bào)道兩個(gè)或兩個(gè)以上檔案館、圖書館（室）館藏的檔案目錄。實(shí)現(xiàn)資源共享能使檔案、圖書、情報(bào)等文獻(xiàn)部門相互分享各自的資源，使利用者很方便地獲得更多、更廣泛的知識(shí)、信息、情報(bào)。通過建立聯(lián)合目錄，形成，實(shí)現(xiàn)資源共享，使各文獻(xiàn)部門充分挖掘資源潛力，實(shí)現(xiàn)文獻(xiàn)資源互補(bǔ)，提高館（室）藏資源利用率，避免不必要的重復(fù)和浪費(fèi)，因而也可有效地緩解存儲(chǔ)空間擁擠、人員及資金緊張等矛盾，并有利于各級(jí)各類檔案館、圖書館（室）館藏朝著有側(cè)重、有特色、專業(yè)化、系統(tǒng)化的方向發(fā)展，更好地滿足社會(huì)多方面的需要。
三、學(xué)校檔案服務(wù)創(chuàng)新的主要任務(wù)
面對(duì)高校檔案部門“生存”的現(xiàn)狀，既不能依靠“上帝”的仁愛，也不能坐等學(xué)校的“恩賜”，必須用改革發(fā)展的思路來解決前進(jìn)中的困難。
（一）進(jìn)一步強(qiáng)化檔案資源建設(shè)在檔案服務(wù)創(chuàng)新中的基礎(chǔ)地位，把檔案收好、管好、用好。用是根本，管是手段，收是基礎(chǔ)。因此，立館之基在于檔案資源建設(shè)，檔案服務(wù)之基更在于檔案資源建設(shè)。正因?yàn)闄n案資源建設(shè)在檔案服務(wù)創(chuàng)新工作中具有基礎(chǔ)性的地位，也就決定了要進(jìn)一步深化檔案資源建設(shè)抓源頭的監(jiān)管理念，聚焦學(xué)校重大活動(dòng)、重大事件、重要會(huì)議、重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目、重大科研課題、重要工作和重要人物等方面不同載體檔案的監(jiān)管工作，全面推進(jìn)常規(guī)歸檔與即時(shí)歸檔的相結(jié)合，大力開展校史人物、校史資料和社會(huì)媒體對(duì)學(xué)校工作報(bào)道等方面的征集工作，為學(xué)校歷史站好崗，為學(xué)校今天服好務(wù)，為學(xué)校明天積累好精神財(cái)富。
（二）館藏檔案數(shù)字化是學(xué)校檔案服務(wù)創(chuàng)新的基礎(chǔ)建設(shè)。館藏檔案數(shù)字化的主要目的是方便利用和保護(hù)檔案。館藏檔案數(shù)字化已不再是一個(gè)理論探索問題，而是一個(gè)如何創(chuàng)造條件，搶抓機(jī)遇，力爭(zhēng)支持，這是學(xué)校檔案服務(wù)創(chuàng)新一項(xiàng)重要的基礎(chǔ)性建設(shè)任務(wù)。一些名牌高校檔案部門已完成建國(guó)前歷史檔案的數(shù)字化工作。有的高校檔案部門正爭(zhēng)取完成館藏歷史、黨群、行政、教學(xué)等檔案類的數(shù)字化工作。
（三）努力培養(yǎng)造就一支素質(zhì)較高的人才隊(duì)伍是檔案服務(wù)創(chuàng)新的根本保障。學(xué)校檔案部門仍然是一個(gè)弱勢(shì)群體，也是一個(gè)弱勢(shì)部門。究其原因，關(guān)鍵在于人才，關(guān)鍵在是否有所作為。我們?cè)诰哂袘n患意識(shí)的同時(shí)，還要苦練內(nèi)功，更新理念，努力探索檔案服務(wù)創(chuàng)新之路。不能得過且過，小富即安。只有人才興館強(qiáng)室，才能實(shí)現(xiàn)逆境中崛起；只要有一支檔案服務(wù)創(chuàng)新團(tuán)隊(duì)，學(xué)校檔案工作才能實(shí)現(xiàn)跨越式發(fā)展。因此，要堅(jiān)持有計(jì)劃地培養(yǎng)和引進(jìn)高學(xué)歷、高層次的檔案服務(wù)創(chuàng)新人才。
參考文獻(xiàn)：
1.辦公效率大幅提高計(jì)算機(jī)強(qiáng)大的信息處理能力也是正確運(yùn)用辦公自動(dòng)化的最大優(yōu)點(diǎn)。在以往的檔案管理工作中，工作人員過多地依賴于手工操作，要求收集完整、齊全，避免漏寫、漏抄；用筆規(guī)范、耐用，字跡工整、清楚；分類、統(tǒng)汁準(zhǔn)確無誤，結(jié)果又費(fèi)時(shí)，又費(fèi)力。在應(yīng)用了計(jì)算機(jī)軟件處理后，使文件資料收集、儲(chǔ)存、分類、統(tǒng)計(jì)和查閱等環(huán)節(jié)變得十分方便、有序因而無論是起草還是辦理傳遞，都變得簡(jiǎn)單易行。
2.文件和文字信息得到充分交流與共享在原始的手工操作管理中，企事業(yè)單位由于不能做到信息共享，使得大量信息閑置在文件柜中，不僅造成資金和資源的浪費(fèi)，還造成文件和信息查找困難。運(yùn)用計(jì)算機(jī)技術(shù)對(duì)檔案進(jìn)行管理后，檔案管理由案卷級(jí)深入到文件級(jí)，由單途徑管理發(fā)展為體系管理，由對(duì)檔案外部特征（目錄）管理到內(nèi)、外部特征（目錄和內(nèi)容）合并管理。隨著計(jì)算機(jī)及其網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的進(jìn)一步發(fā)展，實(shí)現(xiàn)檔案信息與載體分離利用，可與其他信息系統(tǒng)建立共聯(lián)，提供信息的橫向與縱向、歷史與現(xiàn)實(shí)記錄，從而極大地提高檔案利用工作的質(zhì)量和效率，可以對(duì)所調(diào)閱的信息資源作出適時(shí)響應(yīng)和脫機(jī)處理，可以保證很高的查全率和查準(zhǔn)率，可以不受空間的限制。并且通過網(wǎng)絡(luò)服務(wù)這個(gè)寬廣的平臺(tái)，了解其他檔案工作部門概況、工作的重點(diǎn)和最新、最快的檔案管理信息動(dòng)態(tài)。
3.電于文件保存的穩(wěn)定性與紙質(zhì)檔案載體相比，電子文件載體材料的壽命要長(zhǎng)得多。紙張的耐久性取決于纖維素的性質(zhì)，纖維素在一定的條件下容易受到破壞：如高溫、高濕、酸、酶、氧化劑等情況下，可發(fā)生水解和氧化反應(yīng)，在檔案工作過程中稍不注意就可能發(fā)生不可挽回的損失。而電子文件則不同，隨著電子技術(shù)日新月異，貯存、讀取電子文件的設(shè)備日趨成熟，我們可以根據(jù)不同的需要，選擇不同的電子載體，如VCD、DVD光碟，小容量的閃存U盤，大容量的移動(dòng)硬盤等等。這些載體的普遍特點(diǎn)都是存、讀方便快捷，易于傳遞，且貯存時(shí)間長(zhǎng)，受外部環(huán)境影響小，不易損壞，具有很強(qiáng)的穩(wěn)定性。
4.提高了文件傳遞的速度和安全性日常公文辦理過程中，辦理人員私存文件或文件在傳遞過程中丟失的情況時(shí)有發(fā)生，文件傳遞的傳統(tǒng)手段是靠郵政系統(tǒng)傳送時(shí)間受距離長(zhǎng)短的限制。同時(shí)，文件還可能因?yàn)槠渌蛟斐蓙G失或延誤，給檔案人員歸檔和其他人員檢索利用造成很大不便，在應(yīng)用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)下，直接通過網(wǎng)絡(luò)工其進(jìn)行傳遞，大大提高了文件傳遞的安全性和時(shí)間性。
二、應(yīng)用辦公自動(dòng)化的文書檔案管理存在的問題
1.電子文件保密性受限制電子文件的內(nèi)容不僅易于變化，而且失去了固定的形式，使得文件保密性變?nèi)酢ｋ娮游募子谛薷模腋膭?dòng)后可以不留任何痕跡，雖然已有一些技術(shù)可防止偽造電子文件和在“原稿”上增刪改，但其內(nèi)容發(fā)生變化的可能性總是比紙質(zhì)文件要大得多，從而使人們感到把握其內(nèi)容原貌的困難。電子文件不再具有特定的字跡，人們可以根據(jù)需要以不同的字體、字號(hào)將電子文件輸出，無法從字跡上分辨其原始性，而且不能為每一份電子文件蓋印或親自簽名，也就無法借助印章或簽署的字跡來判斷一份電子文件是否為原件。以上的種種問題都對(duì)電子文件的保密性提出了嚴(yán)峻的考驗(yàn)，隨著網(wǎng)上竊密技術(shù)的不斷完善，進(jìn)入網(wǎng)絡(luò)中的任何文件都再難以做到絕對(duì)保密。
2.對(duì)檔案綜合管理人員要求高對(duì)電子文件、電子文件歸檔及其歸檔后形成電子檔案的管理，絕不是僅僅懂得紙質(zhì)檔案管理理論、原則、方法和技術(shù)的管理人員所能勝任的。也不是僅僅懂得電子計(jì)算機(jī)技術(shù)或數(shù)據(jù)通信技術(shù)的人員所能勝任的。這就對(duì)管理人員技術(shù)和素質(zhì)水平提出更高的要求。實(shí)現(xiàn)檔案信息辦公自動(dòng)化，首先要有現(xiàn)代化的人，管理人員要有較高的知識(shí)層次和先進(jìn)技術(shù)水平，不能僅僅滿足于一般的計(jì)算機(jī)操作水平，從目前看，許多檔案部門缺乏現(xiàn)代高技術(shù)人才，其中檔案信息處理復(fù)合型人才就更奇缺，大部分檔案人員現(xiàn)代技術(shù)水平偏低，甚至有現(xiàn)代文盲現(xiàn)象。盡管引進(jìn)了現(xiàn)代化設(shè)備，仍不能充分發(fā)揮作用，就談不上檔案信息電子化了。
三、針對(duì)在實(shí)踐應(yīng)用過程中遇到的一些問題我提出了幾點(diǎn)方法
1.辦公自動(dòng)化系統(tǒng)內(nèi)、外網(wǎng)隔離在內(nèi)部辦公自動(dòng)化網(wǎng)絡(luò)和外網(wǎng)之間，設(shè)置物理隔離，以實(shí)現(xiàn)內(nèi)外網(wǎng)的隔離是保護(hù)辦公自動(dòng)化網(wǎng)絡(luò)安全的最主要、同時(shí)也是最有效、最經(jīng)濟(jì)的措施之一。第一層隔離防護(hù)措施是路由器。路由器濾掉被屏蔽的IP地址和服務(wù)。可以首先屏蔽所有的IP地址，然后有選擇的放行一些地址進(jìn)人辦公自動(dòng)化網(wǎng)絡(luò)。第二層隔離防護(hù)措施是防火墻。大多數(shù)防火墻都有認(rèn)證機(jī)制，無論何種類型防火墻，從總體上看，都應(yīng)具有以下五大基本功能：過濾進(jìn)、出網(wǎng)絡(luò)的數(shù)據(jù)；管理進(jìn)、出網(wǎng)絡(luò)的訪問行為；封堵某些禁止的業(yè)務(wù)；記錄通過防火墻的信息內(nèi)容和活動(dòng)；對(duì)網(wǎng)絡(luò)攻擊的檢測(cè)和告警。
2.提高檔案人員的綜合素質(zhì)一是從硬件建設(shè)和投入上下功夫，不斷改善硬環(huán)境，提高檔案人員業(yè)務(wù)技能。事實(shí)證明只有在不斷增加現(xiàn)代化硬件設(shè)施投入的基礎(chǔ)上，檔案人員才能通過對(duì)這些設(shè)備（施）的了解、學(xué)習(xí)直至熟練運(yùn)用達(dá)到增加業(yè)務(wù)技能、提高管理水平的效果。二是以“自學(xué)為主，培訓(xùn)為輔”模式逐步形成可持續(xù)終身教育機(jī)制，保障檔案人員素質(zhì)隨時(shí)代變化而不斷提高。通過不斷學(xué)習(xí)獲取知識(shí)是提高素質(zhì)的根本途徑，要對(duì)本單位的檔案人員建立學(xué)習(xí)激勵(lì)機(jī)制，把檔案業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)成績(jī)作為業(yè)績(jī)考核的一部分。三是加大檔案部門間、區(qū)域間系統(tǒng)合作工作的力度，要不斷擴(kuò)大自己的交際面。通過交流，多學(xué)習(xí)兄弟單位和科（室）利用檔案資源進(jìn)行轉(zhuǎn)化、知識(shí)創(chuàng)新的經(jīng)驗(yàn)，運(yùn)用網(wǎng)絡(luò)、現(xiàn)代通訊等高科技手段，不斷增加檔案部門和檔案人員的信息源和創(chuàng)新思維。
3.做好歸檔電子文件的技術(shù)處理工作，實(shí)施電子文件管理戰(zhàn)略。新型文件材料的歸檔勢(shì)在必行，這就要求檔案工作者必須深入到現(xiàn)行文件工作領(lǐng)域，對(duì)產(chǎn)生的大量電子文件的接收、處置乃至存儲(chǔ)工作進(jìn)行指導(dǎo)，保護(hù)電子文件的原始信息，了解文件信息重新組合的來龍去脈。也就是說，通過采取技術(shù)處理，將已歸檔的電子文件改為“只讀性”文件，即只能讀不能寫的不可更改的文件，從而識(shí)別和保護(hù)電子文件的原始結(jié)構(gòu)，保證電子文件的可靠性，而且，對(duì)于長(zhǎng)久保存的電子文件，需要定期進(jìn)行復(fù)制，以防止信息損失，使之與紙質(zhì)文件一樣發(fā)揮效用。
一、找準(zhǔn)位置，有為有位
位置影響發(fā)展，發(fā)展憑借實(shí)力。近年來，縣檔案局從以下三個(gè)方面鑄就發(fā)展實(shí)力。
（一）夯實(shí)陣地，搭舞臺(tái)。陣地是事業(yè)發(fā)展的舞臺(tái)，是干事創(chuàng)業(yè)的基礎(chǔ)。為了徹底改變?cè)讲h檔案館破敗落后的面貌，經(jīng)過艱辛的努力，平昌新館建設(shè)被納入了全國(guó)中西部地區(qū)縣級(jí)綜合檔案館建設(shè)項(xiàng)目。項(xiàng)目總投資1068萬元，建筑面積5176.03平方米。于2012年3月正式開工建設(shè)， 2013年7月全面建成投入使用，新館配套完善、功能齊備，能滿足今后50年內(nèi)永久、長(zhǎng)期檔案進(jìn)館需求。通過“部門+鄉(xiāng)鎮(zhèn)”綜合檔案室建設(shè)對(duì)口幫扶措施，近年來，全縣新增設(shè)綜合檔案室252個(gè)2190平方米，購(gòu)置安裝檔案密集架5320立方米，新購(gòu)置檔案鐵皮柜2260個(gè)，安裝使用四川省電子文檔管理系統(tǒng)270多套，配備檔案專用計(jì)算機(jī)220臺(tái)，新添置了空調(diào)、去濕機(jī)等降溫除濕設(shè)備100多臺(tái)套。筑牢了檔案事業(yè)發(fā)展之基，為想干事者提供了平臺(tái)，為干成事者搭建了舞臺(tái)。
（二）提升素質(zhì)，建隊(duì)伍。干部隊(duì)伍是事業(yè)發(fā)展的基石、加快發(fā)展的關(guān)鍵。為建設(shè)一支招之即來、來之能戰(zhàn)、戰(zhàn)之必勝的檔案干部隊(duì)伍。縣檔案局采取縣內(nèi)自訓(xùn)、外送培訓(xùn)、建點(diǎn)實(shí)訓(xùn)的工作方法，強(qiáng)力提升全縣檔案干部隊(duì)伍素質(zhì)。在2013年由縣委組織部分三批次在縣委黨校對(duì)全縣350名專兼職檔案管理干部進(jìn)行集中調(diào)訓(xùn)。此次培訓(xùn)涵蓋全縣所有立檔單位，包括各中小學(xué)、衛(wèi)生院。培訓(xùn)以提高實(shí)踐操作技能為重點(diǎn)，以“雙向評(píng)估”為手段，以授課答疑、動(dòng)手操作為方式，著力增強(qiáng)培訓(xùn)效果；2012年選派11名優(yōu)秀縣級(jí)部門檔案專兼職人員分別前往云南昆明、廣西桂林參加國(guó)家檔案局舉辦“機(jī)關(guān)檔案信息化業(yè)務(wù)研討會(huì)”學(xué)習(xí)培訓(xùn)；近三年來，先后13批次選送207名檔案管理人員到成都、瀘州等地參加由省檔案局組織的檔案業(yè)務(wù)專題培訓(xùn)；2014年，組織檔案干部分兩批到綿竹市檔案局、重慶大學(xué)檔案館、重慶市檔案局進(jìn)行參觀學(xué)習(xí)。對(duì)全縣檔案專兼職人員的管理、培訓(xùn)和考核實(shí)行人員變動(dòng)報(bào)告、登記備案制度，建立專兼職檔案工作人員基本信息數(shù)據(jù)庫(kù)。通過強(qiáng)化培訓(xùn)、加強(qiáng)管理，使全縣檔案干部隊(duì)伍素質(zhì)得到全面提升，為全縣檔案事業(yè)科學(xué)發(fā)展、加快發(fā)展提供了堅(jiān)強(qiáng)保障。
（三）走出深閨，讓人識(shí)。“酒香也怕巷子深”，廣泛深入的宣傳報(bào)道既是讓檔案走出深閨、走進(jìn)人們生活的重要途徑，也是在廣大公眾中樹立檔案部門形象的重要手段。近年來平昌縣檔案局以日常宣傳、專題宣傳、典型宣傳“三種”宣傳方式相結(jié)合，利用電視、報(bào)紙、網(wǎng)絡(luò)、雜志等不同形式的宣傳載體，在“新”字上下功夫，走全面特色宣傳之路，著力提升全社會(huì)檔案法治意識(shí)。在2014年“6·9”國(guó)際檔案日宣傳活動(dòng)中，舉辦了以“走進(jìn)檔案天地、見證平昌發(fā)展”為主題，以“輝煌的平昌、崛起的檔案、檔案法律法規(guī)、館藏珍品檔案”四大版塊為主要內(nèi)容的檔案宣傳展覽活動(dòng)，全面展示平昌經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展?fàn)顩r和檔案事業(yè)取得的顯著成果，充分體現(xiàn)檔案“記錄歷史、傳承文明、服務(wù)社會(huì)、造福人民”的重要作用。此次展覽持續(xù)一周，近萬名觀眾到現(xiàn)場(chǎng)參觀，發(fā)送宣傳手冊(cè)近7000本。通過宣傳引導(dǎo)，讓檔案以更親民的方式走出深閨,讓歷史以更智慧的方式走向大眾，切實(shí)增強(qiáng)了社會(huì)公眾對(duì)檔案工作的認(rèn)知感、增強(qiáng)了對(duì)檔案部門的認(rèn)同感。
二、實(shí)現(xiàn)價(jià)值，有滋有味
服務(wù)中心是檔案工作永恒的主題,也是體現(xiàn)檔案工作價(jià)值所在。只有檔案工作與全縣經(jīng)濟(jì)社會(huì)科學(xué)發(fā)展的要求同頻共振，與改善民生的步伐齊頭并進(jìn)，與促進(jìn)和諧的目標(biāo)合拍相應(yīng)，才能展現(xiàn)全新魅力，體現(xiàn)檔案工作的價(jià)值。
（一）緊貼新村建設(shè)，創(chuàng)示范。為更好地為全縣新農(nóng)村建設(shè)工作做好配套服務(wù)，2013年，平昌縣開展了全國(guó)新農(nóng)村建設(shè)檔案工作示范縣創(chuàng)建活動(dòng)。采取“四個(gè)強(qiáng)化”完善創(chuàng)建體系（強(qiáng)化領(lǐng)導(dǎo)體系、強(qiáng)化宣傳體系、強(qiáng)化考核體系、強(qiáng)化聯(lián)動(dòng)體系、）、“三個(gè)重點(diǎn)”做實(shí)創(chuàng)建工作（集中調(diào)查摸清家底、培育典型做示范、強(qiáng)化執(zhí)法促提升）、“五化標(biāo)準(zhǔn)”提升創(chuàng)建水平（館室建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)化、檔案管理規(guī)范化、檔案利用信息化、管理機(jī)制制度化、管理隊(duì)伍專職化）的工作方法，全力以赴抓創(chuàng)建。通過短短一年時(shí)間的創(chuàng)建，各單位綜合檔案室硬件建設(shè)從無到有，從有到優(yōu)，煥然一新。檔案業(yè)務(wù)建設(shè)實(shí)現(xiàn)跨越發(fā)展，檔案走出了深閨，走進(jìn)了農(nóng)民的生產(chǎn)生活，讓群眾充分享受到了農(nóng)村檔案信息資源的好處和作用，減少了各種矛盾糾紛。2013年11月平昌縣全國(guó)新農(nóng)村建設(shè)檔案工作示范縣活動(dòng)通過國(guó)家檔案局、民政部、農(nóng)業(yè)部聯(lián)合組成的國(guó)家驗(yàn)收組驗(yàn)收合格，被國(guó)家驗(yàn)收組譽(yù)為“邊遠(yuǎn)山區(qū)、革命老區(qū)、貧困地區(qū)”開展社會(huì)主義新農(nóng)村建設(shè)檔案工作的“平昌模式”。駟馬鎮(zhèn)、白衣鎮(zhèn)等6個(gè)鄉(xiāng)鎮(zhèn)成功創(chuàng)建為全省新農(nóng)村建設(shè)檔案工作示范鄉(xiāng)鎮(zhèn)。
（二）緊貼項(xiàng)目建設(shè)，抓服務(wù)。為更好地服務(wù)于全縣產(chǎn)業(yè)興縣工業(yè)強(qiáng)縣戰(zhàn)略。縣檔案局指派業(yè)務(wù)人員深入各項(xiàng)目業(yè)主和施工單位進(jìn)行一對(duì)一、面對(duì)面業(yè)務(wù)指導(dǎo)和業(yè)務(wù)培訓(xùn)，認(rèn)真履行監(jiān)督、指導(dǎo)職責(zé)。會(huì)同縣發(fā)改局制訂出臺(tái)《關(guān)于規(guī)范建設(shè)工程項(xiàng)目檔案管理工作的通知》，對(duì)健全項(xiàng)目檔案管理體制，規(guī)范項(xiàng)目檔案收集、整理、移交提出明確規(guī)定和要求，進(jìn)一步規(guī)范全縣項(xiàng)目檔案管理行為。截止目前，全省重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目—牛角坑水庫(kù)建設(shè)項(xiàng)目和雙灘水電站建設(shè)項(xiàng)目檔案工作通過了由省檔案局組織的專家組驗(yàn)收合格。四川兆潤(rùn)摩托車制造有限公司年產(chǎn)40萬輛摩托車、60萬臺(tái)發(fā)動(dòng)機(jī)基礎(chǔ)設(shè)施項(xiàng)目和四川同凱能源科技發(fā)展有限公司第一期建設(shè)項(xiàng)目檔案已通過市檔案局專項(xiàng)驗(yàn)收合格。
（三）緊貼資源建設(shè)，優(yōu)結(jié)構(gòu)。檔案資源是開展檔案工作為民服務(wù)的基礎(chǔ)條件，接收到期檔案進(jìn)館是豐富館藏資源的重要途徑。為切實(shí)做好2014年檔案接收進(jìn)館工作，平昌縣委、縣政府聯(lián)合印發(fā)了《關(guān)于做好超期檔案移交進(jìn)館工作的通知》，明確移交單位、移交范圍、移交時(shí)間以及移交檔案的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)，縣委目督辦將超期檔案移交進(jìn)館工作納入縣委、縣政府重點(diǎn)交辦事項(xiàng)進(jìn)行考核，實(shí)行年終目標(biāo)倒扣分制，對(duì)拒不按規(guī)定期限和標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行移交的單位和個(gè)人由縣監(jiān)察局、縣人社局、縣檔案局聯(lián)合按照《檔案管理違法違紀(jì)行為處分規(guī)定》進(jìn)行問責(zé)處理。截止年底，已完成縣委、縣政府等92個(gè)單位61354卷（件）超期檔案接收進(jìn)館工作，并將文件級(jí)目錄錄入《四川省電子文檔管理系統(tǒng)》，錄入率占100%。
（四）緊貼留守檔案，創(chuàng)特色。給留守兒童（學(xué)生）、留守老人建檔,不但能隨時(shí)掌握了解留守兒童（學(xué)生）、留守老人的健康狀況,也是優(yōu)化醫(yī)療服務(wù)方式的一種延續(xù),更是社會(huì)管理方式的一種創(chuàng)新，體現(xiàn)了檔案工作者的社會(huì)責(zé)任擔(dān)當(dāng)。2014年縣檔案局通過前期調(diào)查了解，在巖口鄉(xiāng)衛(wèi)生院扎實(shí)開展留守學(xué)生（兒童）、留守老人建檔試點(diǎn)工作，按照“一人一檔”的工作方法，對(duì)全鄉(xiāng)9個(gè)行政村、641 個(gè)留守學(xué)生（兒童）、656 個(gè)留守老人建立了個(gè)人留守檔案。并對(duì)全鄉(xiāng)村級(jí)衛(wèi)生人員進(jìn)行建檔業(yè)務(wù)培訓(xùn)。使留守兒童離開父母、留守老人離開兒女不乏親情，留守在家不乏關(guān)愛。
（五）緊貼利用編研，見實(shí)效。檔案資源的利用和編研是保存檔案的最終目的。2014年，縣檔案局在查檔接待窗口積極開展了“聽民聲、知民情、幫民困、解民憂”實(shí)踐活動(dòng)，積極探索創(chuàng)新服務(wù)機(jī)制，進(jìn)一步規(guī)范窗口服務(wù)行為。將以往“你來我查”的被動(dòng)服務(wù)模式轉(zhuǎn)變?yōu)橹鲃?dòng)的遠(yuǎn)程服務(wù)、跟蹤服務(wù)。近三年來，縣檔案館共接待查閱利用人員5700多人/次，利用檔案資料近萬卷（冊(cè)）。并收集匯編了《眾志成城抗洪魔，凝心聚力建家園—2011年平昌縣抗洪搶險(xiǎn)紀(jì)實(shí)》、《民生政策文件匯編（民政篇）》等7種檔案編研資料。充分發(fā)揮了檔案在維護(hù)群眾合法權(quán)益、解決矛盾糾紛、維護(hù)社會(huì)穩(wěn)定和促進(jìn)經(jīng)濟(jì)發(fā)展等方面的積極作用。
三、贏得尊嚴(yán)，有聲有色
奮斗改變命運(yùn)，自強(qiáng)贏得尊嚴(yán)。檔案部門作為一個(gè)社會(huì)上公認(rèn)的弱勢(shì)單位和部門，要由弱勢(shì)變強(qiáng)勢(shì)，依法治檔，以法立威是必行之路。近年來平昌縣檔案局提出了“調(diào)思路實(shí)基礎(chǔ)，下深水查問題，留影像鎖證據(jù)，出重拳抓整改，聯(lián)部門借力量”的檔案行政執(zhí)法檢查工作思路，維護(hù)了檔案法律法規(guī)的尊嚴(yán)，開創(chuàng)了全縣檔案工作新局面，推動(dòng)了全縣檔案事業(yè)健康快速發(fā)展。
（一）樹立“三種”意識(shí)，更新工作思路。近年來，縣檔案局明確提出了要全面樹立“法治工作全局化，全局工作法治化”的檔案法制建設(shè)理念。明確要求，要樹立超越意識(shí)、擔(dān)當(dāng)意識(shí)和創(chuàng)新意識(shí)，要用發(fā)展的思維看待檔案法制建設(shè)，用有效的方法解決檔案事業(yè)前進(jìn)中的矛盾和問題，以檔案法制建設(shè)立威樹形象。
1.1、現(xiàn)金科目設(shè)兩個(gè)子目---貨款戶和費(fèi)用戶，具體核算見第二章。
1.2、出納應(yīng)保證庫(kù)存現(xiàn)金的日清日結(jié)，月末應(yīng)編制銀行存款余額調(diào)整表，以保證銀行日記賬賬實(shí)相符。貨款現(xiàn)金必須送存銀行，不準(zhǔn)坐支。
1.3、庫(kù)存現(xiàn)金定額核定為5000元，如有多余費(fèi)用現(xiàn)金應(yīng)該及時(shí)送存銀行，保證現(xiàn)金安全。
1.4、會(huì)計(jì)應(yīng)定期、不定期對(duì)庫(kù)存現(xiàn)金進(jìn)行監(jiān)盤，每月至少監(jiān)盤三次，編制“庫(kù)存現(xiàn)金盤點(diǎn)表”；審核出納編制的“銀行余額調(diào)整表”，對(duì)未達(dá)事項(xiàng)進(jìn)行落實(shí)。
2、銀行存款管理
2.1、銷售分公司資金實(shí)行收支兩條線的原則。各銷售分公司必須開設(shè)收支兩個(gè)銀行賬戶，即貨款戶和費(fèi)用戶；賬戶資料交股份公司財(cái)務(wù)部備案。貨款賬戶只收不支，所有貨款回籠到該賬戶；費(fèi)用賬戶用于銷售分公司的各項(xiàng)費(fèi)用、稅金等支出結(jié)算。
2.2、新開賬戶。銷售分公司不得隨意開設(shè)銀行賬戶，若因業(yè)務(wù)需要而必須開設(shè)新的銀行賬戶，需報(bào)告股份公司財(cái)務(wù)部同意。銀行賬戶要及時(shí)進(jìn)行清理，對(duì)于用途不大的銀行賬戶要及時(shí)消戶，并報(bào)股份公司財(cái)務(wù)部備案。
2.3、回款。對(duì)于銷售回款要及時(shí)匯入總部銀行賬戶，銷售分公司的貨款賬戶余額達(dá)到2萬元時(shí)，或貨款停留達(dá)一周以上，必須即時(shí)匯入股份公司總部指定賬戶，每月25號(hào)前必須把所有貨款賬戶的余額匯入總部賬戶。
2.4、費(fèi)用賬戶。銷售分公司的費(fèi)用開支等所需資金由股份公司財(cái)務(wù)部根據(jù)月度預(yù)算下?lián)苤粮鞣止镜闹С鲑~戶，具體辦法詳見《費(fèi)用管理制度》。
2.5、支票管理。凡不能用現(xiàn)金收付款的各項(xiàng)業(yè)務(wù)，一律應(yīng)通過銀行轉(zhuǎn)帳進(jìn)行結(jié)算。
（1）公司支票的購(gòu)買由出納員負(fù)責(zé)，并填寫支票備查簿，支票備查簿由銷售公司財(cái)務(wù)經(jīng)理保管。
（2）空白支票由出納員負(fù)責(zé)保管，簽發(fā)支票所需的財(cái)務(wù)章由財(cái)務(wù)經(jīng)理保管，人名章由出納保管。
（3）現(xiàn)金支票只能由出納員從銀行提取現(xiàn)金時(shí)使用，公司與其他單位之間金額在結(jié)算起點(diǎn)以上的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)往來，一律使用轉(zhuǎn)帳支票。
（4）各部門或個(gè)人因工作需要領(lǐng)用支票時(shí)，應(yīng)填制規(guī)定的借款單，由部門經(jīng)理和財(cái)務(wù)部門經(jīng)理審核簽字，并報(bào)分公司總經(jīng)理批準(zhǔn)后，由出納人員簽發(fā)。借款人應(yīng)在支票領(lǐng)用之日起，十日內(nèi)到財(cái)務(wù)部辦理報(bào)銷手續(xù)，其程序與現(xiàn)金支出報(bào)銷程序一樣。支票領(lǐng)用人應(yīng)妥善保管已簽發(fā)的支票，如有丟失應(yīng)立即通知財(cái)務(wù)部門并對(duì)造成的后果承擔(dān)責(zé)任。
（5）出納員不得簽發(fā)不確定的日期的支票，不得簽發(fā)任何種類的空白支票，當(dāng)付款金額無法確定時(shí)，可簽發(fā)限額轉(zhuǎn)帳支票，并寫明用途和收款單位。
（6）財(cái)務(wù)人員不得在支票簽發(fā)前預(yù)先加蓋簽發(fā)支票的印章，簽發(fā)支票時(shí)必須按編號(hào)序順使用，對(duì)簽錯(cuò)的支票或退票必須加蓋“作廢”戳記并與存根一起保管。
（7）應(yīng)及時(shí)登記支票登記簿，與銀行及時(shí)核對(duì)存款余額。
3、銀行承兌匯票的管理規(guī)定
3.1分公司收取銀行承兌匯票必須經(jīng)股份公司財(cái)務(wù)部（書面報(bào)告）才能收取，嚴(yán)禁收取省轄的銀行承兌匯票及注有“不得轉(zhuǎn)讓”字樣的銀行承兌匯票。
3.2銀行承兌匯票的票面要素必須齊全：日期大寫；金額大、小寫要一至；并必須有銀行的“匯票專用章”的鋼印或紅印（目前只有農(nóng)行為鋼印，其他銀行均為紅印）。銀行承兌匯票下面左邊“承兌申請(qǐng)人蓋章”處必須由承兌匯票申請(qǐng)單位（即出票單位）蓋上預(yù)留銀行印簽，出票人的全稱與出票人簽章的財(cái)務(wù)專用章必須完全一致，一字不漏，收款人的全稱、賬號(hào)、開戶行必須核對(duì)無誤。
3.3銀行承匯票的出票人必須具備下列條件：A、在承兌銀行開立存款賬戶的法人以及其他組織；B、與承兌銀行具有真實(shí)的委托付款關(guān)系；C、資信狀況良好，具有支付匯票金額的可靠資金來源。
3.4銀行承兌匯票期限最長(zhǎng)不得超過六個(gè)月，即其出票日期與到期日不得超過六個(gè)月（含六個(gè)月，但不能多出一天）。轉(zhuǎn)賬背書回股份公司的銀行承兌匯票，必須取得連續(xù)背書，第一背書人必須同票面收款人全稱完全一致，一字不漏；第二背書人同第一背書人相同，依次前后銜接，最后一次背書轉(zhuǎn)讓的被背書人是票據(jù)的最后持票人。
3.5信用社無開具銀行承兌匯票的資格，因此信用社出具的銀行承兌匯票為無效銀行承兌匯票。各分公司收取的銀行承兌匯票必須在當(dāng)?shù)叵蜷_票銀行查詢確認(rèn)其為有效的銀行承兌匯票，并確信開票銀行到期有能力付款（支行級(jí)的銀行），才能發(fā)貨。
3.6分公司收取的銀行承兌匯票除了通過分公司開戶行向開票銀行查詢外，還必須帶銀行承兌匯票到分公司開戶行找銀行票據(jù)的專業(yè)人士辨別銀行承兌匯票的真實(shí)性及有效性。如收到的銀行承兌匯票是同城銀行開出的，要求財(cái)務(wù)經(jīng)理親自到出票行落實(shí)該票據(jù)的真實(shí)性和有效性。
3.7分公司收取的銀行承兌匯票以分公司為收款人（或被背書人），且必須在收取銀行承兌匯票的二個(gè)工作日內(nèi)將所收取的銀行承兌匯票背書寄回股份公司財(cái)務(wù)審計(jì)部。在背書欄蓋分公司銀行印鑒章的同時(shí)，必須注明被背書人的全稱，以免銀行承兌匯票遺失給總公司造成損失，如在背書欄內(nèi)蓋章，而沒有注明被背書人的全稱，如果該銀行承兌匯票遺失，任何單位或個(gè)人即可將該銀行承兌匯票送往銀行解付或貼現(xiàn)。
4、借支制度。公司人員借支應(yīng)該根據(jù)需要核定額度，填寫借支單，由財(cái)務(wù)經(jīng)理和銷售分公司經(jīng)理審批。上一筆借支未清賬，不得再次借支。公司員工出差借時(shí)需附經(jīng)審批后的《出差申報(bào)單》。
5、關(guān)于嚴(yán)禁非授權(quán)人員向經(jīng)銷商（客戶）收（借）取“錢、物”的規(guī)定
為防范風(fēng)險(xiǎn)，防止經(jīng)濟(jì)糾紛，現(xiàn)就關(guān)于禁止分公司員工到經(jīng)銷商（客戶）處借款、借貨事宜規(guī)定如下：
1、股份公司嚴(yán)厲禁止銷售分公司任何人員到公司的任何經(jīng)銷商（客戶）處借款、借貨；禁止業(yè)務(wù)人員為任何經(jīng)銷商（客戶）帶款、帶貨。
2、銷售分公司財(cái)務(wù)經(jīng)理要負(fù)責(zé)給與分公司有往來關(guān)系的每一個(gè)經(jīng)銷商法人發(fā)一份書面函件（一式二份并蓋公司財(cái)務(wù)章，由分公司總經(jīng)理簽發(fā)，經(jīng)銷商法人簽章確認(rèn)后，分公司財(cái)務(wù)部回收一份存檔備查，經(jīng)銷商自留一份），明確股份公司嚴(yán)禁業(yè)務(wù)員到經(jīng)銷商（客戶）處借款、借貨及其他任何經(jīng)手錢、物的事情。
二、往來賬管理制度
1、應(yīng)收賬款的管理
為了進(jìn)一步規(guī)范銷售，減少經(jīng)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)，保證公司的財(cái)產(chǎn)安全，最大限度在減少呆賬、壞賬，對(duì)銷售分公司應(yīng)收賬款的管理作出如下的規(guī)定：
1.1公司的產(chǎn)品銷售規(guī)定是：“現(xiàn)款現(xiàn)貨、款到發(fā)貨”的原則，所以原則上銷售分公司月末不允許有應(yīng)收貨款余額。
1.2各銷售分公司原則上不允許賒銷，對(duì)確需賒銷的，應(yīng)先向股份公司財(cái)務(wù)部提出書面報(bào)告，報(bào)告中必須要說明出現(xiàn)應(yīng)收賬款單位的資信狀況（包括其經(jīng)營(yíng)資格、資信狀況及經(jīng)營(yíng)能力等）并有分公司總經(jīng)理、財(cái)務(wù)經(jīng)理簽署意見，報(bào)告經(jīng)股份公司財(cái)務(wù)部、銷售總監(jiān)、總經(jīng)理審批，且該應(yīng)收賬款的期限不能超過一個(gè)月。對(duì)應(yīng)收賬款超過一個(gè)月的單位，分公司必須及時(shí)書面報(bào)告股份公司財(cái)務(wù)部并采取措施，并指定專人負(fù)責(zé)解決。
1.3有應(yīng)收賬款的分公司財(cái)務(wù)經(jīng)理每月應(yīng)編報(bào)“應(yīng)收賬款賬齡分析明細(xì)表”對(duì)分公司的對(duì)外應(yīng)收賬款作詳細(xì)的分析，不得只報(bào)余額不作賬齡分析。每月末都必須與經(jīng)銷商對(duì)賬，并獲得經(jīng)銷假商簽字、蓋章的確認(rèn)書。
1.4銷售分公司不得以“應(yīng)收賬款”來調(diào)節(jié)銷售額，任何虛增虛減“應(yīng)收賬款”發(fā)生額、人為提高或降低銷售業(yè)績(jī)的做法，均屬做假賬的違規(guī)行為，一經(jīng)查出將按違反財(cái)經(jīng)紀(jì)律從嚴(yán)處理分公司總經(jīng)理和財(cái)務(wù)經(jīng)理，分公司必須要加強(qiáng)對(duì)應(yīng)收賬款的管理，堅(jiān)決杜絕呆、壞賬的發(fā)生，特別是分公司財(cái)務(wù)經(jīng)理，絕不能做假賬，否則，股份公司將追究當(dāng)事人的經(jīng)濟(jì)責(zé)任，直至免職。
2、內(nèi)部往來管理
內(nèi)部往來科目核算分公司與股份公司貨款、費(fèi)用等經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)往來的結(jié)算，各銷售分公司之間不能有任何往來掛賬。
2.1、本科目按單位設(shè)置明細(xì)科目:
2.1.1當(dāng)收到大連分公司開具的稅票時(shí),按稅票上的價(jià)款借記“庫(kù)存商品”，按稅票上的稅額借記“應(yīng)交稅金--應(yīng)交增值稅（進(jìn)項(xiàng)稅額）”，按稅票總額貸記“內(nèi)部往來”。當(dāng)分公司把貨款劃回股份公司總部時(shí)，借記“內(nèi)部往來”，貸記“銀行存款—貨款戶”。
2.1.2股份公司撥付給各銷售分公司費(fèi)用時(shí)，分公司借記“銀行存款—費(fèi)用戶”，貸記本科目。
2.2、為了保證股份公司與大連分公司、各銷售分公司的往來賬項(xiàng)清楚準(zhǔn)確，有據(jù)可查，所有往來賬項(xiàng)均需使用有編號(hào)的一式三聯(lián)的《轉(zhuǎn)賬通知單》，《轉(zhuǎn)賬通知單》由經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)發(fā)生的單位填寫，并送交雙方同時(shí)入賬。內(nèi)部往來業(yè)務(wù)必須每月核對(duì)，根據(jù)總公司的對(duì)賬單編制一式兩份的《內(nèi)部往來調(diào)節(jié)表》，雙方各執(zhí)一份存檔備查，調(diào)節(jié)項(xiàng)目只允許是時(shí)間差的調(diào)節(jié)，并要及時(shí)查明原因給予調(diào)整。
三、固定資產(chǎn)及低值易耗品管理制度
1、會(huì)計(jì)政策：固定資產(chǎn)的入賬原則及折舊政策詳見會(huì)計(jì)政策部分；低值易耗品的會(huì)計(jì)政策詳見會(huì)計(jì)政策部分。
2、管理部門：銷售分公司的固定資產(chǎn)由分公司財(cái)務(wù)部統(tǒng)一管理。固定資產(chǎn)取得后，即由財(cái)務(wù)部門依其類別及會(huì)計(jì)科目予以分類編號(hào)并貼粘標(biāo)簽；低值易耗品由倉(cāng)庫(kù)保管。
3、移交：對(duì)于固定資產(chǎn)應(yīng)按所列使用部門詳細(xì)列清冊(cè)辦理移交。低值易耗品的領(lǐng)用按照庫(kù)存商品出庫(kù)程序?qū)徟箢I(lǐng)用。
5、盤點(diǎn)：銷售分公司固定資產(chǎn)應(yīng)由財(cái)務(wù)部門會(huì)同使用部門每年盤點(diǎn)一次。另外應(yīng)該于每季度就固定資產(chǎn)的項(xiàng)目中根據(jù)登記卡冊(cè)，每一類別至少抽點(diǎn)十項(xiàng)，盤點(diǎn)后應(yīng)填造“盤點(diǎn)表“一式三份注明盈虧原因，一份自存，一份報(bào)分公司總經(jīng)理，一份送股份公司總部財(cái)務(wù)部門。財(cái)務(wù)部門對(duì)于盤盈或盤虧除應(yīng)專門說明原因報(bào)股份公司總部財(cái)務(wù)部，根據(jù)盤盈盤虧原因做出相應(yīng)處理。
6、購(gòu)置審批程序及相關(guān)手續(xù)：銷售分公司無權(quán)購(gòu)置任何固定資產(chǎn)，若需購(gòu)置，必須向股份公司財(cái)務(wù)部在月度預(yù)算中列出預(yù)算，并專項(xiàng)報(bào)告，經(jīng)股份公司總經(jīng)理和相關(guān)權(quán)力部門批準(zhǔn)后購(gòu)置。低值易耗品在月度預(yù)算中申請(qǐng)，在物料消耗中列支。
7、保險(xiǎn)：根據(jù)固定資產(chǎn)的使用要求辦理財(cái)產(chǎn)保險(xiǎn)。
8、費(fèi)用承擔(dān)：固定資產(chǎn)折舊及其他使用費(fèi)由分公司承擔(dān)。
四、發(fā)票管理制度
為加強(qiáng)各銷售公司購(gòu)、銷貨發(fā)票的管理，制訂本制度。
1、對(duì)外銷售開具發(fā)票的規(guī)定
1.1、各銷售分公司根據(jù)稅法等有關(guān)規(guī)定，由分公司財(cái)務(wù)經(jīng)理或會(huì)計(jì)專人辦理發(fā)票的領(lǐng)購(gòu)、開具和保管業(yè)務(wù)。
1.2、發(fā)票上的客戶名稱，要依據(jù)客戶在稅務(wù)部門注冊(cè)登記單位全稱為準(zhǔn)，不得寫錯(cuò)別字，不得寫單位簡(jiǎn)稱；客戶為自然人的，要如實(shí)填寫姓名。
1.3、已開具的發(fā)票，須有經(jīng)辦人按發(fā)票全部聯(lián)次一次性簽字，經(jīng)辦人是客戶的，還需注明客戶的身份證號(hào)碼，然后由業(yè)務(wù)員簽字確認(rèn)，或附該客戶的單位介紹信，隨同發(fā)票記賬聯(lián)交財(cái)務(wù)部門辦理入賬或歸檔管理。
1.4、發(fā)票由業(yè)務(wù)員親自送達(dá)的，須向?qū)Ψ剿魅『炇兆C明，并有收到人簽字和單位蓋章，該證明要及時(shí)送交公司財(cái)務(wù)部門，附發(fā)票記賬聯(lián)后入賬。
1.5、所有對(duì)外出具的發(fā)票，均得經(jīng)辦人在發(fā)票登記簿上簽字登記。
1.6、凡是已實(shí)現(xiàn)銷售，客戶未索取發(fā)票的，必須開具普通發(fā)票附于記賬憑證后，并計(jì)提銷項(xiàng)稅，客戶聯(lián)單獨(dú)由會(huì)計(jì)保管，并在發(fā)票登記簿登記。
1.7、對(duì)于賒銷的，除經(jīng)特殊審批外，欠款未收回前，不能將發(fā)票出具給客戶。
2、對(duì)外開具增值稅發(fā)票的規(guī)定
對(duì)外開具增值稅發(fā)票除嚴(yán)格按照以上規(guī)定執(zhí)行外，還要遵守以下規(guī)定：
2.1、增值稅專用發(fā)票的開具對(duì)象僅限于具有一般納稅人資格的公司，對(duì)一般納稅人以外的任何單位和個(gè)人不得開具增值稅專用發(fā)票。
2.2、需要開具增值稅專用發(fā)票的單位，須提供該單位的稅務(wù)登記證副本復(fù)印件，并在復(fù)印件上加蓋單位公章，同時(shí)提供在稅務(wù)機(jī)關(guān)備案的單位電話號(hào)碼，開戶銀行名稱和銀行賬號(hào)。
2.3、公司具體經(jīng)辦業(yè)務(wù)員依據(jù)財(cái)務(wù)開具的收款收據(jù)，或?qū)Ψ降氖肇泦螕?jù)，或收回的普通發(fā)票等，按稅務(wù)登記證上的單位名稱，編制開票申請(qǐng)單（開票申請(qǐng)單附后），要做到字跡清楚，項(xiàng)目齊全，計(jì)算準(zhǔn)確；由對(duì)方的具體經(jīng)辦人員來辦的，應(yīng)由來人簽字并填寫其身份證號(hào)碼，公司業(yè)務(wù)人員簽字確認(rèn)后，送公司經(jīng)理審批，然后由財(cái)務(wù)經(jīng)理審批，審核無誤后的開票申請(qǐng)單才能開票，開票申請(qǐng)單和發(fā)票記賬聯(lián)一同作為記賬憑證附件。
2.4、開出的增值稅專用發(fā)票一定要具體經(jīng)辦人員全部聯(lián)次一次性簽字，不得遺漏。
2.5、開票申請(qǐng)單要附增值稅專用發(fā)票記賬聯(lián)入賬。
2.6、對(duì)于增值稅發(fā)票上的記載事項(xiàng)有變動(dòng)的，客戶要及時(shí)提供變更證明，以利業(yè)務(wù)結(jié)算；變更證明要即及時(shí)作附件入賬或歸檔管理。
2.7、退貨發(fā)票的處理：對(duì)于批準(zhǔn)的退貨，將已開具給客戶的蘭字銷售發(fā)票聯(lián)及抵扣聯(lián)（購(gòu)貨方未作賬務(wù)處理或原未交給客戶的發(fā)票聯(lián)及抵扣聯(lián)）或購(gòu)貨方主管稅務(wù)機(jī)關(guān)出具的《銷售退回及折讓證明單》（購(gòu)貨方已作賬務(wù)處理），粘附在紅字發(fā)票存根聯(lián)后，作為開具紅字發(fā)票的依據(jù)，并按照退回單據(jù)開具相應(yīng)的紅字發(fā)票（附紅字記賬聯(lián)外，其他聯(lián)次均不得撕下），編制通用記賬憑證，并在紅字發(fā)票存根聯(lián)注明原蘭字發(fā)票及紅字發(fā)票的記賬聯(lián)存放地點(diǎn)。
3、接受發(fā)票的管理規(guī)定
3.1、接受發(fā)票要嚴(yán)格按照國(guó)家關(guān)于《違反發(fā)票管理的處罰》的條款進(jìn)行審核。
3.2、接受的發(fā)票要依實(shí)際交易的金額為準(zhǔn)，票面要整潔，項(xiàng)目填寫齊全，字跡清楚，蓋章清晰，手續(xù)齊備，計(jì)算準(zhǔn)確，并與所附的其他資料相符。
3.3、交易合同或協(xié)議的單位名稱要與關(guān)于該單位的往來款項(xiàng)的單位名稱，及提供發(fā)票的單位名稱相一致；如果名稱等記載事項(xiàng)發(fā)生變更，對(duì)方一定要提供變更證明，并加蓋單位公章，作附件入賬或存檔備查。
3.4、對(duì)于接受的增值稅專用發(fā)票除參照以上規(guī)定審核外，應(yīng)先到稅務(wù)機(jī)關(guān)及時(shí)辦理認(rèn)證手續(xù)，然后再辦理業(yè)務(wù)結(jié)算手續(xù)；
3.5、接受發(fā)票要根據(jù)業(yè)務(wù)的性質(zhì)和實(shí)際情況索取具有抵扣作用的發(fā)票，以降低成本、費(fèi)用；對(duì)無法提供具有抵扣作用的發(fā)票或無資格提供該類發(fā)票的單位，可以讓其提供無抵扣作用的發(fā)票，但要以扣除稅額后的金額結(jié)算。
3.6、業(yè)務(wù)人員取得符合抵扣條件的增值稅發(fā)票后，應(yīng)及時(shí)辦理實(shí)物入庫(kù)、票據(jù)入賬手續(xù)，不得拖延，暫時(shí)無法完成貨物品質(zhì)鑒定的，可先辦理入庫(kù)、入賬手續(xù)，但須通知財(cái)務(wù)部門暫不作為付款依據(jù)。
3.7、運(yùn)輸行業(yè)專用發(fā)票。列支裝卸運(yùn)輸費(fèi)必須取得“運(yùn)輸行業(yè)專用發(fā)票”，“運(yùn)輸行業(yè)專用發(fā)票”是指鐵路、民用航空、公路和水上運(yùn)輸單位開具的貨票，以及從事貨物運(yùn)輸?shù)母黝愡\(yùn)輸單位開具的套印全國(guó)統(tǒng)一發(fā)票監(jiān)制章的貨票。貨物業(yè)的發(fā)票和定額發(fā)票不予抵扣。合規(guī)的運(yùn)輸發(fā)票，按照結(jié)算金額的7%的抵扣率計(jì)算進(jìn)項(xiàng)稅額（或根據(jù)稅務(wù)局要求進(jìn)行調(diào)整），隨同運(yùn)費(fèi)支付的裝卸費(fèi)、保險(xiǎn)費(fèi)等雜費(fèi)不得計(jì)算扣除進(jìn)項(xiàng)稅額。
3.8、無法按規(guī)定取得合法發(fā)票的，應(yīng)向當(dāng)?shù)囟悇?wù)局要求代開發(fā)票，并征詢當(dāng)?shù)囟惥值挚蹜?yīng)當(dāng)具備的條件，全項(xiàng)詳細(xì)填寫。
4、違反公司發(fā)票管理規(guī)定的處罰
對(duì)于已開具的發(fā)票未按規(guī)定程序操作的，將對(duì)經(jīng)銷公司有關(guān)直接責(zé)任人處以100-200元的罰款；違反規(guī)定觸犯刑法的，后果自負(fù)；違反規(guī)定接受或開具發(fā)票造成公司少抵或多繳稅款的，或者因接受或開具發(fā)票造成往來結(jié)算損失的，直接責(zé)任人要負(fù)賠償責(zé)任。
五、存貨管理制度
1、分公司要貨申請(qǐng)
1.1分公司的庫(kù)存管理應(yīng)堅(jiān)持“庫(kù)存合理、加快周轉(zhuǎn)”的原則，盡可能降低庫(kù)存風(fēng)險(xiǎn)。
1.2分公司在要貨時(shí)須根據(jù)銷售計(jì)劃，結(jié)合實(shí)際需求，合理安排訂貨次數(shù)及數(shù)量，在合理庫(kù)存內(nèi)保證銷售的需要。
1.3根據(jù)上述要求，分公司計(jì)劃員要填好《要貨申請(qǐng)表》，《要貨申請(qǐng)表》經(jīng)分公司財(cái)務(wù)經(jīng)理審核、分公司總經(jīng)理審批，并通過傳真給大連分公司銷售部，經(jīng)銷售部和財(cái)務(wù)部審核無誤后，辦理發(fā)貨程序。
2、存貨入庫(kù)流程。首先由申請(qǐng)人填寫入庫(kù)申請(qǐng)單，入庫(kù)單至少有下列內(nèi)容：
產(chǎn)品品種貨位號(hào)數(shù)量（）單價(jià)金額（元）備注
申請(qǐng)人持填寫好的入庫(kù)單，填寫好由檢驗(yàn)員（或庫(kù)管員）檢驗(yàn)后簽字，并由庫(kù)管員核實(shí)入庫(kù)數(shù)量登記。入庫(kù)單至少一式四份，第一聯(lián)、存根，第二聯(lián)、庫(kù)房留存，第三聯(lián)、財(cái)務(wù)核算，第四聯(lián)、申請(qǐng)人留存。入庫(kù)時(shí)要求嚴(yán)把質(zhì)量關(guān)，做好各項(xiàng)記錄，以備查用。財(cái)務(wù)部門根據(jù)入庫(kù)單財(cái)務(wù)核算聯(lián)和其他相關(guān)單據(jù)入賬。
3、存貨出庫(kù)流程。存貨出庫(kù)的方式主要有3種：客戶自提、委托發(fā)貨和公司送貨。第一種：客戶自提。是客戶自己派人或派車來公司的庫(kù)房來提貨；第二種：委托發(fā)貨；第三種：公司派自己的貨車，給客戶送貨。無論采用哪種出貨的方式，都要填寫出庫(kù)單。出庫(kù)單（或銷售單）至少有下列內(nèi)容：發(fā)貨單位、發(fā)貨時(shí)間、出庫(kù)品種、出庫(kù)數(shù)量、金額、出庫(kù)方式選擇、結(jié)算方式、提貨人簽字、成品庫(kù)主管簽字。如下表：
發(fā)貨單位：出庫(kù)日期
產(chǎn)品品種產(chǎn)品數(shù)量金額備注
出庫(kù)方式選擇1、客戶自提2、委托發(fā)貨3、公司送貨
運(yùn)費(fèi)結(jié)算方式1、公司代墊運(yùn)費(fèi)2、貨到付款
出庫(kù)單（或銷售單）也是一式四份：第一聯(lián)，存根；第二聯(lián)，成品庫(kù)留存；第三聯(lián)，財(cái)務(wù)核算；第四聯(lián)，提單，提貨人留存。提貨的車到達(dá)倉(cāng)庫(kù)后，出示出庫(kù)單據(jù)在庫(kù)房人員協(xié)調(diào)下，按指定的貨位、品種、數(shù)量搬運(yùn)貨物裝到車上。保管人員做好出庫(kù)質(zhì)量管理，嚴(yán)防破損，做好數(shù)量記錄，核實(shí)品種、數(shù)量和提單。
4、存貨盤點(diǎn)。分公司財(cái)務(wù)部每月底要協(xié)同庫(kù)管員對(duì)庫(kù)存商品進(jìn)行一次盤點(diǎn)，對(duì)于盤盈、盤虧、毀損等要查明原因，上報(bào)股份公司財(cái)務(wù)部進(jìn)行相應(yīng)處理。
六、銷售分公司財(cái)務(wù)人員管理制度
1、下屬各銷售分公司的財(cái)務(wù)人員在人事關(guān)系上屬于股份公司總部，任何部門無權(quán)聘用和解聘財(cái)務(wù)人員。下屬各銷售分公司財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人由股份公司總部財(cái)務(wù)審計(jì)部經(jīng)理提名，報(bào)股份公司總經(jīng)理批準(zhǔn)后聘任或解聘。
2、下屬各銷售分公司核定財(cái)務(wù)人員的工資福利等相關(guān)待遇由股份公司總部財(cái)務(wù)審計(jì)部統(tǒng)一管理和發(fā)放；財(cái)務(wù)人員為銷售分公司辦公或出差等而發(fā)生的費(fèi)用由各銷售分公司承擔(dān)；財(cái)務(wù)人員的培訓(xùn)及其他相關(guān)費(fèi)用由股份公司總部承擔(dān)。
3、下屬各銷售分公司的財(cái)務(wù)人員必須嚴(yán)格執(zhí)行股份公司的各項(xiàng)財(cái)務(wù)管理制度，在業(yè)務(wù)上接受股份公司總部財(cái)務(wù)審計(jì)部的指導(dǎo)；總部財(cái)務(wù)審計(jì)部對(duì)其財(cái)務(wù)活動(dòng)進(jìn)行定期審計(jì)和不定期專項(xiàng)核查，對(duì)于違反財(cái)務(wù)制度和財(cái)經(jīng)紀(jì)律的，公司總部將對(duì)其作出相應(yīng)處理，對(duì)于違返國(guó)家法律的，將移送司法機(jī)關(guān)處理。
4、下屬各銷售分公司的財(cái)務(wù)人員必須協(xié)助所在公司領(lǐng)導(dǎo)搞好經(jīng)營(yíng)管理，及時(shí)提供真實(shí)、有效的財(cái)務(wù)信息，積極為分公司領(lǐng)導(dǎo)的經(jīng)營(yíng)決策出謀劃策。
5、下屬各銷售分公司財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人定期向總部財(cái)務(wù)審計(jì)部述職，在日常財(cái)務(wù)管理工作中要不斷創(chuàng)新，提高公司財(cái)務(wù)管理水平，鼓勵(lì)多提合理化建議。
6、股份公司總部將定期對(duì)財(cái)務(wù)人員進(jìn)行考核，以此作為年終獎(jiǎng)金和工資標(biāo)準(zhǔn)的考評(píng)依據(jù)。
七、崗位職責(zé)
分公司財(cái)務(wù)崗位責(zé)任制是一種管理制度，現(xiàn)關(guān)于分公司每個(gè)財(cái)務(wù)工作人員的職責(zé)、任務(wù)、權(quán)限、完成任務(wù)的標(biāo)準(zhǔn)作出明確的規(guī)定，根據(jù)分公司財(cái)務(wù)人員履行崗位職責(zé)的優(yōu)劣作為對(duì)財(cái)務(wù)人員的晉升、獎(jiǎng)懲依據(jù)。
1、分公司財(cái)務(wù)經(jīng)理的崗位職責(zé)
1.1在股份公司財(cái)務(wù)部的領(lǐng)導(dǎo)下,嚴(yán)格遵守財(cái)經(jīng)紀(jì)律與股份公司的各項(xiàng)規(guī)章制度,要隨時(shí)檢查各項(xiàng)制度在分公司的執(zhí)行情況,發(fā)現(xiàn)違反財(cái)經(jīng)紀(jì)律的行為給予制止,并及時(shí)書面報(bào)告股份公司財(cái)務(wù)部.
1.2審核分公司的會(huì)計(jì)原始憑證是否符合會(huì)計(jì)工作規(guī)范的要求,是否符合國(guó)家的稅務(wù)、會(huì)計(jì)法規(guī)及股份公司的有關(guān)規(guī)定，對(duì)不合理、不合法、不合規(guī)的原始憑證拒絕受理，并且退回經(jīng)辦人，堅(jiān)持“收支兩條線”的原則。
1.3審核上報(bào)股份公司的財(cái)務(wù)資料,確保上報(bào)資料的真實(shí)性、規(guī)范性和準(zhǔn)確性。編制分公司經(jīng)營(yíng)費(fèi)用的預(yù)算，并就經(jīng)營(yíng)費(fèi)用預(yù)算的執(zhí)行差異進(jìn)行分析，然后報(bào)分公司總經(jīng)理及股份公司財(cái)務(wù)部。
1.4復(fù)核記賬憑證、登記總賬、核對(duì)明細(xì)賬、編制會(huì)計(jì)報(bào)表、編寫財(cái)務(wù)分析報(bào)告，按股份公司的要求審核分公司的會(huì)計(jì)報(bào)表，并在限期內(nèi)寄回股份公司財(cái)務(wù)部。
1.5嚴(yán)格審核分公司物料收發(fā)憑證，堅(jiān)持“現(xiàn)款現(xiàn)貨、款到發(fā)貨”的原則，對(duì)分公司的實(shí)物（包括庫(kù)存商品、物料、固定資產(chǎn)等）與貨幣資金進(jìn)行定期或不定期的盤點(diǎn)，并核對(duì)賬實(shí)是否相符。
1.6在堅(jiān)持股份公司的各項(xiàng)規(guī)章制度的前提下，積極地配合銷售分公司總理推動(dòng)分公司銷售業(yè)務(wù)的提升，做好分公司總經(jīng)理的參謀。
1.7做好分公司的物流、資金流的安全保障措施，確保分布在分公司內(nèi)、外的財(cái)產(chǎn)安全與完整。
1.8妥善保管、歸檔會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、會(huì)計(jì)報(bào)表和其他會(huì)計(jì)資料，協(xié)調(diào)好與當(dāng)?shù)囟悇?wù)部門的關(guān)系。
1.9按股份公司的規(guī)定管好、用好分公司的印章，并做好分公司簽訂的所有合同的審核、備案工作。
1.10協(xié)調(diào)好分公司的財(cái)務(wù)崗位工作，并組織好分公司財(cái)務(wù)每月的工作小結(jié)會(huì),總結(jié)分公司財(cái)務(wù)工作中存在的問題和不足，并書面上報(bào)股份公司財(cái)務(wù)部。根據(jù)財(cái)務(wù)內(nèi)控制度，安排好分公司節(jié)假、雙休日財(cái)務(wù)人員的值班，堅(jiān)持服務(wù)與監(jiān)督并重的原則。
1.11按時(shí)完成股份公司財(cái)務(wù)部交付的其他臨時(shí)性工作，同時(shí)以身作則組織與帶好分公司財(cái)務(wù)隊(duì)伍，將分公司財(cái)務(wù)工作做好。
2、分公司會(huì)計(jì)的崗位職責(zé)
2.1按照國(guó)家會(huì)計(jì)法規(guī)制度和股份公司的有關(guān)規(guī)章制度，編制記賬憑證、登記會(huì)計(jì)明細(xì)賬（不包括現(xiàn)金日記賬與銀行日記賬）和結(jié)賬、對(duì)賬，做到賬務(wù)處理手續(xù)完備、數(shù)字準(zhǔn)確、賬目清楚，對(duì)不合法的原始憑證應(yīng)拒絕編制記賬憑證并及時(shí)報(bào)告分公司財(cái)務(wù)經(jīng)理。
2.2登記好有關(guān)備查賬簿；定期和不定期對(duì)賬，使賬賬、賬實(shí)相符。
2.3與庫(kù)管員共同驗(yàn)收分公司物料入庫(kù)，并填制入庫(kù)憑證。
2.4根據(jù)有關(guān)資料編制會(huì)計(jì)報(bào)表的附表。
2.5月初裝訂分公司上月的記賬憑證、物料收發(fā)憑證并歸檔（財(cái)務(wù)資料歸檔管理）。
2.6負(fù)責(zé)稅務(wù)申報(bào)及稅控系統(tǒng)的維護(hù)。
2.7按時(shí)完成分公司財(cái)務(wù)經(jīng)理交付的其他臨時(shí)性工作。
3、分公司出納的崗位職責(zé)
3.1嚴(yán)格、認(rèn)真執(zhí)行國(guó)務(wù)院關(guān)于現(xiàn)金管理的制度。
3.2嚴(yán)格執(zhí)行庫(kù)存現(xiàn)金的限額，超過部分必須及時(shí)送存銀行，不坐支貨款，不能白條抵押現(xiàn)金，堅(jiān)持貨款現(xiàn)金與費(fèi)用現(xiàn)金分管的原則。必須是堅(jiān)持“收支兩條線”的原則。
3.3嚴(yán)格執(zhí)行支票管理制度，使用支票必須經(jīng)分公司總經(jīng)理、財(cái)務(wù)經(jīng)理兩人簽同意后方可開出。出納員辦理每一筆收付款業(yè)務(wù)的依據(jù)，必須根據(jù)會(huì)計(jì)（財(cái)務(wù)經(jīng)理）編制的，并經(jīng)審核無誤的憑證。
3.4建立、建全現(xiàn)金、銀行存款的各種賬目，出納員每辦理一筆收付款業(yè)務(wù)前，必須堅(jiān)持復(fù)核每一筆收付款憑證所反映的經(jīng)濟(jì)內(nèi)容和金額，對(duì)不完整、不合法的憑證應(yīng)拒絕付款，并及時(shí)向分公司財(cái)務(wù)經(jīng)理或股份公司財(cái)務(wù)審計(jì)部反映。
3.5月末分公司銀行存款余額與銀行對(duì)賬單核對(duì)，要及時(shí)編制“銀行存款余額調(diào)節(jié)表”，使賬面余額與銀行對(duì)賬單上的余額相符。對(duì)未達(dá)賬款要及時(shí)查詢，并督促有關(guān)人員及時(shí)處理。
3.6為了確保安全，分公司向銀行提取或存入現(xiàn)金時(shí)，應(yīng)由分公司財(cái)務(wù)經(jīng)理配備人員同行，采取相應(yīng)的安全措施，同時(shí)保險(xiǎn)柜密碼嚴(yán)格保密，鑰匙要妥善保管不得丟失，不得交給他人。
3.7不得將出納工作隨意交代他人代管，如確有原因離崗時(shí)，必須由分公司財(cái)務(wù)經(jīng)理指派他人代管，而且交接手續(xù)雙方必須清楚。
3.8出納員使用的各種印章，如支票印鑒、“現(xiàn)金收訖”、“現(xiàn)金付訖”、“銀行收訖”、“銀行付訖”等都要妥善保管。為了分清責(zé)任，支票印鑒必須堅(jiān)持分管的原則。任何時(shí)侯都不能一個(gè)人保管和使用支票的所有印鑒。
3.9加強(qiáng)有價(jià)證券的管理，有價(jià)證券必須存放在保險(xiǎn)柜中并設(shè)立備查賬，保護(hù)有價(jià)證券安全、完整不受損（要轉(zhuǎn)回股份公司的必須及時(shí)辦理手續(xù)轉(zhuǎn)回）。
3.10出納人員不能兼任會(huì)計(jì)稽核、會(huì)計(jì)檔案保管、收入費(fèi)用、債權(quán)債務(wù)的賬簿登記工作。
3.11按時(shí)完成分公司財(cái)務(wù)經(jīng)理交付的其他臨時(shí)性工作。
注：銷售分公司未設(shè)會(huì)計(jì)崗位的，由財(cái)務(wù)經(jīng)理兼任會(huì)計(jì)工作崗位。
八、會(huì)計(jì)檔案管理制度
1、為加強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案管理，特制定本管理辦法。
2、本公司的會(huì)計(jì)檔案包括：會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)帳簿、稅務(wù)申報(bào)資料、會(huì)計(jì)報(bào)告、審計(jì)報(bào)告、驗(yàn)資報(bào)告、資產(chǎn)評(píng)估報(bào)告、財(cái)務(wù)管理制度以及與經(jīng)營(yíng)管理有關(guān)的其它重要文件，如合同、章程等各種會(huì)計(jì)資料。
3、會(huì)計(jì)檔案的保存。
財(cái)務(wù)部應(yīng)有專人負(fù)責(zé)保存會(huì)計(jì)檔案，定期將財(cái)務(wù)部歸檔的會(huì)計(jì)資料，整理裝訂后按順序立卷登記。
會(huì)計(jì)檔案的保管期限為永久保存和定期保存兩類，具體和保管年限詳見本制度第七條。
會(huì)計(jì)檔案應(yīng)當(dāng)在會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)內(nèi)部指定專人保管。出納人員不得兼管會(huì)計(jì)檔案。
會(huì)計(jì)檔案保管期滿需要銷毀時(shí)，由會(huì)計(jì)檔案管理人員提出銷毀意見，經(jīng)部門經(jīng)理審查，股份公司財(cái)務(wù)部批準(zhǔn)，并報(bào)上級(jí)有關(guān)部門批準(zhǔn)后執(zhí)行。由會(huì)計(jì)檔案管理人員編制會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)，銷毀時(shí)應(yīng)由股份公司財(cái)務(wù)審計(jì)部有關(guān)人員共同參加，并在銷毀單上簽名或蓋章。
4、會(huì)計(jì)檔案的借用。
財(cái)務(wù)人員因工作需要查閱會(huì)計(jì)檔案時(shí)，必須按規(guī)定順序及時(shí)歸還原處，若要查閱入庫(kù)檔案，必須辦理有關(guān)借用手續(xù)。
公司內(nèi)各單位若因公需要查閱會(huì)計(jì)檔案時(shí)，必須經(jīng)本單位領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)證明，經(jīng)財(cái)務(wù)經(jīng)理同意，方能由檔案管理人員接待查閱。
外單位人員因公需要查閱會(huì)計(jì)檔案時(shí)，應(yīng)持有單位介紹信，經(jīng)財(cái)務(wù)經(jīng)理同意后，方能由檔案管理人員接待查閱，并由檔案管理人員詳細(xì)登記查閱會(huì)計(jì)檔人的工作單位、查閱日期、會(huì)計(jì)檔案名稱及查閱理由。
會(huì)計(jì)檔案一般不得帶出室外，如有特殊情況，需帶出室外復(fù)印時(shí)，必須經(jīng)財(cái)務(wù)部經(jīng)理批準(zhǔn)，并限期歸還。
5、由于會(huì)計(jì)人員的變動(dòng)或會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)的改變等，會(huì)計(jì)檔案需要轉(zhuǎn)交時(shí)，須辦理交接手續(xù)，并由監(jiān)交人、移交人、接收人簽字或蓋章。
6、本辦法適用于公司總部、分公司、下屬全資及控股公司。
7、會(huì)計(jì)檔案保管期限
會(huì)計(jì)檔案的保管期限，從會(huì)計(jì)年度終了后的第一天算起。
(一)會(huì)計(jì)憑證類:
(1)、原始憑證、記帳憑證匯總憑證15年
(2)、銀行存款余額調(diào)節(jié)表和銀行對(duì)賬單5年
(二)會(huì)計(jì)帳簿類：
(1)、日記帳15年
其中：現(xiàn)金和銀行存款日記帳25年
(2)、明細(xì)帳、總帳、輔助帳15年
(3)、固定資產(chǎn)報(bào)廢清理后固定資產(chǎn)卡片及清單保管5年
(三)會(huì)計(jì)報(bào)表類：
(1)、主要財(cái)務(wù)指標(biāo)報(bào)表（包括文字分析）3年
(2)、月、季度會(huì)計(jì)報(bào)表（包括文字分析）5年
(3)、年度會(huì)計(jì)報(bào)表（包括文字分析）永久
(四)其他類：
(1)、會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)及銷毀清冊(cè)永久
(2)、財(cái)務(wù)成本計(jì)劃3年
(3)、主要財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)文件、合同、協(xié)議永久
