檔案管理制度匯總十篇

序論：好文章的創作是一個不斷探索和完善的過程，我們為您推薦十篇檔案管理制度范例，希望它們能助您一臂之力，提升您的閱讀品質，帶來更深刻的閱讀感受。

篇（1）

一、檔案管理內容：

1、林權改革檔案是指在林權改革過程中形成的具有保存價值的文件、圖表、聲像、電子數據等各種形式和載體的歷史記錄。

2、林改檔案管理工作要按照統一領導、分級管理的原則。林業部門在做好區級林改檔案管理工作的同時，同時對鄉（鎮、街）林業站、村集體的林改檔案管理工作進行監督、檢查、指導和驗收。

二、檔案管理人員和職責

1、檔案工作由xxx同志專人管理。

2、林改檔案管理人員應履行下列工作職責:

㈠貫徹執行有關法律、法規和國家有關方針、政策。

㈡負責林改檔案管理制度與工作標準的制定。

㈢負責林改文件材料的收集、整理、歸檔、提供利用等日常服務和檔案管理工作。

三、檔案登記

檔案室建立檔案登記簿，將所有檔案詳細分類登記，分類管理。存檔者須在登記簿上簽名，方可將資料入檔，否則檔案管理員不予接受。

四、材料歸檔和檔案的查閱、移交

1、林改檔案一般按年度歸檔管理，資源調查、林權勘驗等圖紙資料，一般應裝訂或折疊成冊，林權登記檔案材料，一般以宗地為單位保管。

2、林改檔案整理后，要統一編制檢索目錄、案卷目錄等，做好科學保管、存放有序、查找方便。

3、按照行政級別，林業局、鄉（鎮、街）林業站、村集體要分別建檔。區級林改領導機構形成的文件材料，由區集體林權制度改革領導小組負責收集、整理、歸檔，設立單獨全宗管理；各鄉鎮形成的林改文件材料由鄉鎮林業站保管；各村形成的林改文件材料由各村檔案室保管。村民小組應確定專門人員對村民小組形成的林改專題材料進行保管。

4、所有的林改檔案不得隨意外借，查閱檔案資料，需按有關查閱規定辦理，并進行登記。在查閱時必須有檔案管理人員在場，并在檔案室內查閱，不得翻閱無關資料。如確需把檔案帶離檔案室或復印的，應經局領導同意，并辦理好借閱手續。

5、檔案管理人員對移交的各種林改檔案、資料，要辦好移交、接收手續。

6、檔案室管理人員因故變動時，應在領導的監督下向新的檔案室管理人員辦理移交手續，并在移交表在簽字。

篇（2）

公司的文秘檔案資料是公司行政辦公和經營活動中不可缺少的要素。為了加強對文秘檔案的管理，理順工作程序，明確工作職責，杜絕資料流失，特制定本制度。

2.管理職責版權所有

2.1行政管理部是公司文秘檔案的歸口管理部門，負責文秘檔案管理制度的貫徹及在各部門的執行檢查，加強對文秘檔案室的業務領導和工作實務指導。

2.2各部門所負責的部門內部檔案資料，應有專人兼管。同樣也應執行本制度所規定的各項條款要求。

2.3文秘檔案室是公司對文秘檔案的專管機構，在行政管理部的領導下，其管理的主要職責為：

2.3.1制定或參與制定關于文秘檔案管理方面的規章制度。

2.3.2協助行政管理部長對各職能部門文件資料歸檔管理的指導監督。

2.3.3負責對永久行文秘檔案向有關檔案機構的移交工作。

2.3.4總結經驗，改善工作方法，提高管理技能和工作效率，使公司文秘檔案資料能夠充分得到利用，為經營服務產生收益。

3.歸檔資料的范圍、內容

3.1計劃性文件資料

包括公司戰略規劃、經營計劃、各職能部門的工作規劃、計劃。

3.2批示性文件材料

包括公司各類標準、指標，如計劃指標、考核標準、技術標準等；公司管理層在生產經營中的各類命令、工作指示、調度記錄等。

3.3法規性文件

包括政府、行業、上級制定和頒發的各種需公司貫徹和執行的規定、要求、標準等文件；公司內部制定的各類規章制度。

3.4公司的重大決議

包括由公司股東大會、董事會、監事會、總經理辦公會議及其他重要的行政辦公會議所形成的文件和會議材料、會議記錄等。

3.5總結性文件

包括公司經營活動中年度、季度、月度的工作總結；下屬單位的工作總結及單項性的各種總結報告。

3.6憑證性材料

包括公司各職能部門在經營活動中形成的各類原始記錄、憑證、臺帳等。如產量記錄、質量記錄、設備保養維護記錄，以及材料能源消耗等、產品銷售、合同書、協議書等原始記錄和文本。

3.7匯報性材料

包括公司向各上級主管單位的匯報材料、統計報表、財務報表等；公司領導在外部公共場所發言或的各類文書資料等

3.8勞資人事資料

包括公司的人事任命、人事調整、認識考勤、人才引進和培訓考核、工資核定記錄等相關資料。

3.9調研性資料

包括市場調研、開發調研、行業及競爭對手資料、供應商經銷商資料、公司內部各策劃方案的技術經濟論證材料等。

3.10聲像制品資料

包括經營活動中、文化活動中、以及員工在外學習、考察時或外單位提供的以聲像形式記錄下來的對公司經營活動產生作用的各種資料。

3.11證件性文書資料

包括法人營業執照、土地使用許可證、產品檢疫證、衛生許可證、出口許可證、產品質量認證、各類榮譽牌匾和證書、資產資料如汽車使用和房屋建筑等批文證照。

3.12饋贈行資料

包括上級領導、名人、友人、協作單位提供和贈送的題詞、書畫、文獻資料、有紀念意義的各種工藝制品等。

4.文件資料的立卷歸檔

4.1檔案的收集

4.1.1凡屬本制度第三條所涵蓋的文件資料，均應歸檔統一管理，各部門應做好資料的分類立卷，至次年元月底整理歸檔；會計歸檔類在年度終結后，由財務部門編造清冊，每兩年歸檔一次。

4.1.2銀行票據由財務部立卷留存；各類報表（應收帳報表、銷售報表等）報相關領導閱后由專人回收并即刻銷毀，只財務部立卷留存。

4.1.3業務要貨計劃、往來函等業務傳真、資料由業務部立卷留存。

4.1.4各類外來文件、資料由總經理辦公室負責立卷留存；內部文件原則上各部門傳閱后，即由總經理辦公室回收立卷留存。

4.1.5公司員工應注意隨時收集各種信息資料，并及時匯總到各部門檔案管理員，員工因公外出參觀學習考察和參加個各種會議回到公司后，應將相關資料全部移交檔案管理員。

4.2立卷歸檔的時間

4.2.1凡已辦理完畢的具有保存價值的各種文件資料，均應在三日內遞交辦公室立卷歸檔。

4.2.2對于某些專門文件，或駐地分散在外的個別業務單位的文件，為方便日常工作，立卷歸檔時間可根據實際情況適當延長。

4.3立卷歸檔的要求

4.3.1各部門兼職檔案員在規定的歸檔時間內，把整理審定完畢的文秘檔案資料，遞交文秘檔案室立卷歸檔。

4.3.2移交檔案要填寫移交清單，移交清單一式兩份，雙方簽字后各執一份。

4.3.3歸檔的文件資料必須完整、真實、準確，請示和批復、印本和底稿、正文和附件必須歸在一起。

4.3.4立卷時應編制好案卷目錄，把文件的作者、標題、日期等項目填寫清楚，概括而簡潔地擬寫好案卷標題，把案卷內容表達出來，裝訂整齊、牢固，然后還要填寫備考表，注明保管期限。

4.3.5填寫案卷一律用炭素黑水鋼筆或毛筆,禁止用圓珠筆或鉛筆,字跡應清楚、準確。

4.3.6立卷應以本單位形成的文件為主，根據文件形成的特點，保持文件間的歷史聯系，適當照顧文件的保存價值，使案卷能正確反映企業生產活動狀況和面貌。

4.3.7立卷應以同類問題為主，結合其他特征的方法組卷，把有密切聯系的文件組合在一起。

4.3.8立卷應把上級文件于本公司文件（除請示、批復外）按保管期限和文件年限分開立卷。

4.3.9立卷歸檔后，發現還有需立卷的文件資料，可按立卷原則進行插卷。

4.3.10文件組成案卷后，卷內文件應按照一定規律進行排列，系統地反映問題，做到查找方便。

4.3.11各種實物檔案（獎品、獎杯、錦旗、獎章、證書、牌匾、饋贈品等）歸檔必須有條件，并保持其完好無損。

4.3.12聲像檔案攝錄必須詳細記錄事由、時間、地點、主要人物、背景、攝錄者，歸檔聲像資料必須是原版、原件、清晰、完整。

5.文秘檔案的借閱

5.1文秘檔案主要供本企業利用，一般不外借。如情況特殊，外單位人需須持介紹信，并經公司領導批準，可查閱無密級檔案。

5.2各部門工作人員可直接查閱屬于本部門業務工作范圍得文秘檔案資料。如需查閱非本部門得重要文件和有密級檔案，須經公司領導或原形成檔案得部門領導批準，方可借閱。

5.3文秘檔案得借閱者應負責檔案得完整和完好，不得私自影印、復印、翻印，不得擅自拆散、調換、抽取、污損、加注標語，不得轉借，如有違紀，酌情處罰。

5.4對珍貴或易損的檔案，應制成復制品提供使用。復制可采取復印、照片、重印副本、摘錄等方式。復制文件應仔細校對，與原稿無誤后，注明檔案編號，然后提供使用。如有必要，給復制件加蓋公章，以示復制件不會有誤。

5.5必要時，檔案室應對所提供檔案出具證明，證明材料寫好后應仔細校對和審查，加蓋檔案室印章后才有效。檔案室證明材料只能證明某事在檔案上有無記載，而不能對某事下結論。檔案管理員不可擅自對檔案資料作解釋或下結論。

5.6文秘檔案一般不得借出檔案室。如有特殊情況，可以作短期外借，最多為十天，但必須經有關領導批準并辦理借閱手續。如延期借閱時間，須辦理續借手續。逾期不還者，檔案管理員要及時催還。

5.7借閱文秘檔案須妥善保管，若有遺失，將根據檔案的價值和數量報公司領導批準后，責令其賠償一切損失。

6.文秘檔案保密要求

6.1檔案管理員和借閱利用檔案的人員要樹立高度責任心，加強保密意識，雙方共同做好保密工作。

6.2檔案分一般檔案和有密級檔案兩類。檔案密級分為絕密、機密、秘密三級。

6.3有密級檔案只許在檔案室翻閱，不許帶離本室。有密級檔案復制時，需經公司辦公室主任或副總以上領導批準。

6.4有密級檔案只限歸檔人使用，其他人員利用需經辦公室主任或副總以上級領導批準。

6.5對已到保密期限的檔案要請相關部門領導和辦公室主任鑒定解密，對解密檔案作一般檔案管理，及時提供利用。

6.6外來參觀人員，統一由負責接待人答復問題和辦理所需材料。版權所有

6.7檔案管理員丟失或擅自提供泄漏檔案機密，應根據情節輕重，給予紀律處分，直到依法追究刑事責任。

6.8企業在職工工作人員調離本企業時，需按檔案室要求整理已形成的文件材料，并退還所借檔案，檔案室審查無誤簽字后，才能調離。檔案管理員調離，應由辦公室主任監督辦理，檔案交接之后，方能調離。

7.超期檔案的銷毀

篇（3）

1．全所人事檔案按合伙人、專職律師、實習律師、律師助理、行政輔助人員五大類，分類歸檔管理。

2．個人人事檔案中包括本人身份證、學歷證明、資格及執業證書、學習及培訓情況證明、個人基本聯系方式等主要資料的復印件。

3．人事檔案的轉入、轉出手續要完備。對于新轉入的人事檔案，管理人員一定要按目錄核查無誤后才可簽收。管理人員簽收后應立即將資料整理規范，按類歸檔。

4．人事檔案管理人員應定期整理相關檔案，隨時查漏補缺，更新檔案內容，保證人事檔案的完整性和準確性。

二、往來文件檔案的管理

1．對于日常往來的行政管理工作文件、各級管理機關及事務所合伙人會議紀要、決議等文件，管理人員均應編號登記，送負責人批閱。負責人簽署意見后于次日前送達有關人員及時辦理。如屬急件，管理人員應當日送達，并應履行好簽收手續。

凡向上級的請示、報告及與有關單位的聯系函件，均由行政部門用事務所統一專用信箋紙書寫（鋼筆）或用電腦打印，并經負責人簽字后加蓋公章才可簽發，原稿按規定歸檔保存、備查。

2．一般往來文件負責人批閱時間不得超過三天，緊急文件不得超過一天，有關領導批閱時應簽署全名。行政主管按此規定催辦。

3．對需存檔文件的批閱、批改、簽字等均要使用鋼筆、毛筆、檔案圓珠筆，不得使用紅筆、普通圓珠筆或鉛筆。

4．對往來文件及重要資料的整理工作應按年份、日期分類歸檔、裝訂成冊，分永久、長期、定期三類保管，同時編寫檔案目錄。

5．涉及事務所機密的文件均需專門人員專門管理，不得有任何泄露情況發生。

三、查閱檔案的手續

1．凡本所人員查閱、摘錄檔案資料，須填寫“檔案查閱、摘錄登記表”，經負責人或行政主管簽字同意后，方可查閱、摘錄。非本所人員不得查閱、摘錄。

查閱、摘錄檔案資料一般應在檔案室內，特殊情況下應在管理人員指定的地點查閱、摘錄。

2．檔案資料不得外借。如遇特殊情況，須由借檔人填寫“檔案外借登記表”經負責人簽字批準后方可借出。對借出的檔案資料按實際情況規定借閱期限，但借閱期限最長不得超過三十日。如三十日內仍未閱讀完畢，應重新履行借閱手續。檔案管理人員應及時催收出借的檔案資料。收回檔案時管理人員應詳細檢查并在“檔案外借登記表”上注明收回的日期，并將“檔案外借登記表”統一裝訂保存。

借閱人不得在借閱的資料上涂改、劃圈、折疊、拆散、污損，注意保持借閱資料的整潔、完整。

3．機密文件不得復印、摘抄，不得對外泄露。

四、檔案管理人員的職責

1．不得讓無關人員進入檔案室。

2．掌握、了解的檔案內容不得隨意對外泄露。

篇（4）

第二條本辦法所稱檔案，是指過去和現在的國家機構、社會組織以及個人從事政治、軍事、經濟、科學、技術、文化、宗教等活動直接形成的對國家和社會具有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。

第三條本市行政區域內的國家機關、社會團體、企業事業單位和其他組織（以下統稱各單位）以及個人應當遵守本辦法。

第四條各級人民政府應當加強對檔案工作的領導，把檔案事業的建設列入國民經濟和社會發展計劃，保證檔案管理機構、人員編制和發展檔案事業所需經費的落實。

第五條檔案工作實行統一領導、分級管理的原則，維護檔案完整與安全，便于社會各方面的利用。

第六條市、縣(區)檔案局負責履行同級人民政府檔案行政管理部門的職責，業務上接受上級檔案行政部門的監督和指導。

第七條國家機關、社會團體、企業事業單位和其他組織以及個人都有維護檔案的完整、準確與安全的義務。

第二章檔案機構及其職責

第八條市、縣（區）檔案行政管理部門主管本行政區域內的檔案事業，其主要職責是：

（一）貫徹執行檔案工作的法律、法規和方針政策；

（二）制定本行政區域內檔案事業發展規劃和檔案工作規章制度，組織實施、推行檔案管理標準；

（三）對本行政區域內的檔案館及其他單位的檔案工作進行監督和指導；

（四）組織并指導本行政區域內的檔案理論與科學技術研究、檔案保護、檔案宣傳教育和檔案人員培訓工作；

（五）監督檢查本行政區域內檔案法律、法規的實施，依法查處違反檔案法律、法規的案件。

第九條鄉（鎮）人民政府和城市街道辦事處應當建立檔案室，配備專（兼）職檔案工作人員負責本機關的檔案收集、整理、保管和利用工作，并對所屬單位以及村（居）民委員會的檔案工作實行監督和指導。

村（居）民委員會應當指定人員負責檔案的收集、整理、保管和利用工作。

第十條機關、團體、企業事業單位和其他組織的檔案機構或者檔案工作人員，負責統一管理本單位的檔案，并對所屬機構的檔案工作實行監督和指導，業務上接受同級和上級檔案行政管理部門的監督和指導。

第十一條各級各類檔案館的設置：

（一）各級國家檔案館按縣（區）以上行政區域設置，由同級人民政府批準；

（二）專門檔案館、部門檔案館的設置，應當按省人民政府檔案行政管理部門統一規劃，經同級人民政府檔案行政管理部門審核同意，報同級人民政府批準；

（三）大中型企業和高等院校設置企業或事業檔案館，由企業自主決定或者經其主管部門批準，報省人民政府檔案行政管理部門備案。

第十二條各級各類檔案館的職責范圍：

（一）各級國家檔案館負責接收、收集、整理、保管和提供利用其分管范圍內各歷史時期的所有門類和各種載體的檔案，集中向社會提供利用黨政機關已公開現行文件；

（二）專門檔案館負責接收、收集、整理、保管和提供利用某一專門領域或者某種特殊載體形態的檔案；

（三）部門檔案館、企事業單位檔案館負責收集、整理、保管和提供利用本部門或者本單位及其所屬單位形成的檔案。

第三章檔案的收集

第十三條單位及其工作人員在公務活動中形成的，按照國家和檔案行政管理部門規定應當歸檔的各種載體的文件材料，由本單位文書或者業務部門收集整理，定期移交單位檔案機構或檔案工作人員集中管理，任何部門和個人不得據為己有、拒絕歸檔或自行銷毀。

國家規定不得歸檔的材料，禁止擅自歸檔。

嚴禁偽造檔案。

第十四條本行政區域內舉辦重大的政治、經濟、科學、技術、教育、文化、體育、外事、宗教等活動和重要人物、杰出人物在其公務活動中形成的對國家和社會有保存價值的檔案，承辦單位應當做好收集、整理工作，并在活動結束之日起3個月內向同級國家檔案館移交。

特別重大的活動，承辦單位應當按省人民政府有關規定，通知市、縣（區）檔案局派專人進行錄像、攝影。

第十五條市、縣（區）重點建設項目、重大科學技術研究和技術改造項目，在竣工驗收、鑒定時，須有同級檔案行政管理部門和有關主管部門對其檔案進行驗收；國家、省確定的項目，其檔案的驗收按國家有關規定執行。

各單位的建設工程、科學技術研究、技術改造和重要設備更新等項目驗收、鑒定時，須有本單位檔案工作人員參加。

第十六條有下列情形之一的，有關單位和個人應當做好檔案收集工作，并通知當地檔案行政管理部門，接受有關檔案工作的指導和監督：

(一)行政區劃變動的；

(二)機構設立、變更或者撤銷的；

(三)組織實施重點建設項目(工程)、重大科學技術研究項目以及重大普查活動的；

(四)舉辦或者承辦本行政區域內有重大影響活動的；

(五)發生其他重大事件的；

(六)發現重要、珍貴檔案和資料的。

第十七條各單位應依照下列規定，按期向有關檔案館移交檔案和與檔案有關的資料，并辦理交接手續：

（一）列入市國家檔案館收集范圍的檔案，自形成之日起滿十年，向市國家檔案館移交；

（二）列入縣（區）國家檔案館收集范圍的檔案，自形成之日起滿五年，向縣（區）國家檔案館移交；

（三）列入專門檔案館收集范圍的檔案，自形成之日起六個月內向專門檔案館移交；

（四）列入部門檔案館或者企業、事業單位檔案館收集范圍的檔案，自形成之日起至次年六月底前向部門檔案館或者企業事業單位檔案館移交。

因特殊情況需要提前或者延遲移交期限的，應當經同級檔案行政管理部門審查同意，延遲期限不超過五年。

（五）市、縣（區）各級凡具有行政管理職能和社會公益服務職能的機關、群眾團體、企業事業單位，都要按要求向同級國家綜合檔案館已公開現行文件利用中心報送本單位制發的已公開的現行文件。

第十八條列入有關國家檔案館接收范圍的機關、團體、企業事業單位或者其他社會組織撤銷或者合并，在撤銷或者合并之前，必須對全部檔案進行整理，經檔案行政管理部門同意，向有關國家檔案館移交或者由有關機關代管。

非檔案館接收范圍的單位撤銷或者合并時，其檔案可由主管部門代管，也可向檔案館寄存。

第十九條國有企業發生改制、拍賣等資產與產權變動或者依法破產時，應當依照國家有關國有企業資產與產權變動檔案處置的規定辦理檔案移交工作。

中外合資（合作）經營企業終止、解散后，檔案交由原中方保存或者向當地國家檔案館移交。外資企業終止、解散后檔案的處置，依照國家有關外資企業檔案管理的規定辦理。

第二十條各級國家檔案館可以向社會征集、征購對國家和社會具有保存價值的檔案。鼓勵單位和個人自愿向國家檔案館捐贈檔案，或委托代管。

第四章檔案的管理

第二十一條各級各類檔案館和單位應當建立健全科學的檔案管理制度，使用符合國家標準的檔案用品及裝具，保證檔案的安全。對重要的、珍貴的檔案應采取特殊的保護措施。

禁止在危房和有重大火災隱患以及沒有防護設施的環境中保管檔案，對破損、散失的檔案應當采取措施進行搶救。

對不具備保管條件，可能導致檔案不安全或者嚴重損毀的，按照下列規定處理：

(一)列入檔案館接收范圍的，經同級檔案行政管理部門核實后，由有關檔案館提前接收進館；

(二)屬于集體所有、個人所有以及其他不屬于國家所有的對國家和社會具有保存價值的或者應當保密的，檔案行政管理部門應當督促檔案保管者改善其保管條件，或者經協商同意后，向國家檔案館寄存、捐贈或者出賣。

第二十二條各級各類檔案館可以按合同的約定向社會開展代保管檔案服務。

第二十三條各級各類檔案館(室)應當定期對檔案進行鑒定，對失去保存價值的檔案列出銷毀清冊，按照國家有關規定報經批準后予以銷毀。嚴禁擅自銷毀檔案。

第二十四條各級各類檔案館(室)對保密檔案的管理和利用，密級的變更和解密，必須依照國家有關保密規定辦理。

第二十五條屬于國家所有的檔案，任何組織和個人都不得出賣。因工作、科研等需要，經省檔案行政管理部門審查批準，可以贈送、交換、出賣檔案復制件。國有企業事業單位因資產轉讓需轉讓有關檔案的，按照國家有關規定執行。

非國家所有的對國家和社會具有保存價值的或者應當保密的檔案，可以向國家檔案館捐贈、寄存或出賣。向國家檔案館以外的單位或者個人出賣、轉讓或贈送的，按照國家有關規定，須經縣級以上檔案行政管理部門批準。

第二十六條單位和個人需要攜帶、運輸、郵寄國家所有的、集體和個人所有的對國家和社會具有保存價值的檔案及其復制件出境的，按照《檔案法實施辦法》和《*省檔案管理條例》的規定辦理。

第二十七條單位因撤銷、變更，檔案管理權發生變化的，應當報同級檔案行政管理部門備案；發生爭議的，由同級檔案行政管理部門做出決定。

第五章檔案的利用和公布

第二十八條各級國家檔案館所保存的檔案，應當按《檔案法》、《檔案法實施辦法》和《*省檔案管理條例》的有關規定，分期分批地向社會開放，并同時公布開放檔案的目錄。

第二十九條各級國家檔案館應當建立檔案目錄中心，并定期向上級檔案目錄中心報送檔案資料目錄，為檔案利用者提供現代化的檢索服務。各專門檔案館、部門檔案館以及其他檔案機構（檔案室）應當定期向縣級以上國家檔案館報送檔案資料目錄，逐步實現檔案信息資源共享。各級各類檔案館應當配備編研人員，加強檔案的研究整理，采取各種形式開發檔案信息資源，有計劃地組織編輯出版檔案史料，在不同的范圍內發行并提供社會利用。

第三十條檔案的利用是指對檔案的閱覽、復制和摘錄。

需要利用檔案館保存的已開放檔案或已公開現行文件的，應當持有介紹信或者工作證、身份證等合法證明；需要利用檔案館保存的未開放檔案的，須經保存該檔案的檔案館同意，必要時還須經同級人民政府檔案行政管理部門審查同意。

需要利用機關、團體、企業事業單位和其他組織的檔案機構保存的尚未向檔案館移交的檔案，須經檔案保存單位同意。

外國人或者外國組織利用已開放的檔案，按照國家有關規定執行。

第三十一條向檔案館移交、捐贈、寄存檔案的單位和個人，對其檔案享有優先利用權，并可對檔案中不宜開放利用的部分提出限制利用的意見，檔案館應當維護其合法權益。

第三十二條任何單位或者個人利用檔案的，必須遵守國家有關規定，不得擅自抄錄、復制檔案或泄露檔案內容，不得涂改、偽造、損毀、丟失檔案。利用已經開放的檔案，不得侵犯他人的合法權益；利用涉及知識產權的檔案，應當征得知識產權所有者的同意。

第三十三條各級各類檔案館應當為社會利用檔案創造便利條件，對提供社會利用的檔案，可以按照國家或者省、市人民政府檔案行政管理部門會同價格行政管理部門制定的收費標準收取費用。

第三十四條檔案的公布是指通過《檔案法實施辦法》第二十三條規定的形式首次向社會公開檔案的全部或者部分原文，或者檔案記載的特定內容。

屬于國家所有的檔案，由國家授權的檔案館或者有關機關公布。集體或者個人所有的檔案，檔案所有者有權公布，但應當遵守國家有關規定。任何單位或者個人所公布的檔案不得損害國家安全和利益，不得侵犯他人的合法權益。

對寄存在檔案館的集體或者個人所有的檔案，未經檔案所有者同意，檔案館不得提供給他人利用和公布。

第六章保障措施

第三十五條各級人民政府應當按檔案館藏量和檔案業務工作量將檔案保護費、檔案搶救費、珍貴檔案征集費、檔案宣傳教育費等檔案事業經費納入同級財政預算，統籌安排發展檔案事業所需經費。其中，檔案保護費按館藏總量每卷1元/年計算；檔案搶救費、珍貴檔案征集費根據實際需要，由同級財政列入專項預算撥給。

第三十六條各級人民政府應當根據檔案安全保護工作的需要，搞好檔案安全保護設施的建設。

第三十七條各單位應當依法為檔案的收集、整理、保管和利用提供必要的條件，保障檔案工作的開展。

第三十八條縣級以上人民政府應當把地方國家檔案館建設納入地方固定資產投資計劃。檔案館建筑應當符合國家規定的檔案館建筑設計規范要求。

各級各類檔案館(室)應當配置檔案管理必需的設備，逐步運用現代化技術管理檔案。

第三十九條新建、改建、擴建各級各類檔案館，應符合《檔案館建筑設計規范》及國家有關規定，方可按照基本建設程序辦理其他手續。

第四十條檔案工作人員必須忠于職守，遵守紀律，應當具備檔案現代化管理以及相關專業知識，符合條件的檔案專職人員方可取得相應的檔案技術職稱。未受過檔案專業知識教育的檔案工作人員，須經縣級以上人民政府檔案、人事行政管理部門培訓合格，方可上崗。

第四十一條鼓勵中外組織和個人通過捐贈、捐助或者其他形式支持本市檔案事業的發展。

第七章獎勵與處罰

第四十二條有下列事跡之一的，縣級以上人民政府及其檔案行政管理部門和有關部門應給予表彰、獎勵：

（一）在檔案收集、整理、保護和現代化管理方面成績顯著的；

（二）在檔案宣傳、教育和業務指導工作中成績顯著的；

（三）在檔案的科學研究中做出重要貢獻的；

（四）開發利用檔案信息資源取得重大社會效益和經濟效益的；

（五）向國家捐獻重要或者珍貴檔案的；

（六）熱心資助檔案事業發展事跡突出的；

（七）舉報、制止檔案違法行為、查處檔案違法案件表現突出的；

（八）其他對檔案事業的發展作出突出貢獻的。

第四十三條有下列行為之一的，由縣級以上人民政府檔案行政管理部門、行政監察部門或者其他主管部門責令限期改正；情節嚴重的，對直接負責的主管人員或者其他直接責任人員依法給予行政處分：

(一)將公務活動中形成的應當歸檔的文件、資料據為己有，拒絕交檔案機構、檔案工作人員歸檔的；

(二)不按照國家有關檔案技術規范要求歸檔或者不集中統一管理檔案的；

(三)拒不按照國家規定向國家檔案館移交檔案的；

(四)違反國家規定擅自擴大或者縮小檔案接收范圍的；

(五)不按照國家規定開放檔案的；

(六)明知所保存的檔案面臨危險而不采取保護措施，造成檔案損失的；

(七)檔案工作人員、對檔案工作負有領導責任的人員，造成檔案損失的；

(八)檔案專職工作人員未按規定取得培訓合格證書上崗的；

（九）對已報損毀、丟失的檔案未作及時認定的。

有前款第（一）項、第（六）項、第（七）項違法行為，構成犯罪的，依法追究刑事責任。

第四十四條根據《*省檔案管理條例》第三十八條規定：國家檔案館庫房屬二級以上危房或者有重大火災隱患，同級人民政府應當采取整改措施而未采取整改措施，造成重大損失的，依法對同級人民政府主要負責人或者分管負責人給予行政處分；構成犯罪的，依法追究刑事責任。

第四十五條有下列行為之一的，由縣級以上人民政府檔案行政管理部門、行政監察部門或者其他主管部門對直接負責的主管人員或者其他直接責任人員依法給予行政處分；構成犯罪的，依法追究刑事責任：

(一)損毀、丟失屬于國家所有的檔案的；

(二)擅自提供、抄錄、公布、銷毀屬于國家所有的檔案的；

(三)涂改、偽造檔案的；

(四)違反《檔案法》第十六條、第十七條規定，擅自出賣或者轉讓檔案的。

在利用檔案館的檔案中，有前款第(一)項、第(二)項、第(三)項違法行為的，由縣級以上人民政府檔案行政管理部門給予警告，可以根據有關檔案的價值和數量，對單位處以1萬元以上10萬元以下罰款，對直接責任人員處以500元以上5000元以下罰款；造成損失的，責令賠償損失。

企業事業單位或者個人有第一款第（四）項違法行為的，由縣級以上人民政府檔案行政管理部門給予警告，可以根據有關檔案的價值和數量，對單位處以1萬元以上10萬元以下罰款，對直接責任人員處以500元以上5000元以下罰款；有違法所得的，沒收其違法所得；并可以按照《檔案法》第十六條的規定征購所出賣或者贈送的檔案。

篇（5）

第三條本辦法所稱實物檔案，是指法人、其他組織以及個人在其工作活動中形成的對國家和社會有保存價值的以物質實體為載體的物品檔案。

第四條市、縣（區）檔案行政管理部門負責對本行政區域內實物檔案管理進行監督和指導。

第五條實物檔案的歸檔范圍

（一）本單位獲得的各種獎狀、獎杯、獎牌、錦旗、榮譽證書、光榮冊等。

（二）上級領導、知名人士、有關單位贈送給本單位的題詞、錦旗、牌匾、字畫、工藝品等。

（三）本單位對外交往中獲贈的重要紀念品。

（四）本單位組織的各種重大活動中形成的紀念品。

（五）機構成立以來使用過的牌、匾。

（六）本地區、本企業第一批生產的、獲獎的及重要的產品樣品。

（七）其它有保存價值的實物。

第六條實物檔案的歸檔要求

（一）應歸檔的實物自形成后的次年三月底前向本單位檔案管理部門移交；由于特殊原因，應歸檔的實物確需在有關部門暫時保留的，應先將歸檔實物移交檔案管理部門拍照登記，再辦理借用手續。

（二）歸檔的實物要保持整潔、無破損。任何部門和個人不得隨意將實物檔案損壞、私存或轉送他人。

（三）歸檔的實物應當拍照歸檔，所拍照片納入本單位照片檔案的管理，兩者之間要建立準確、可靠的標識關系。

（四）本單位對外交往中贈送給對方的重要實物，也應當拍照歸檔。

第七條實物檔案的保管期限

實物檔案的保管期限暫定為永久和定期兩種。

第八條實物檔案的整理

（一）歸檔實物的分類：歸檔實物以件為單位進行整理（成套實物為一件）。歸檔實物可按物品種類分類；實物檔案較少的單位，可不分類。

（二）歸檔實物的排列：歸檔實物可按種類結合時間進行排列，也可按歸檔時間順序排列。

（三）歸檔實物的編號：歸檔實物應按分類方案和排列順序逐件編檔號，并在不影響實物品像的合適位置粘貼標簽，填寫檔號。歸檔實物的檔號一般由全宗號、類別號、件號組成（不進館單位全宗號不填）。歸檔實物的檔號有兩種格式：

格式一：全宗號－類別號－件號

格式二：全宗號－件號

（四）實物檔案目錄的編制：歸檔實物應按分類方案和檔號順序編制實物檔案目錄。實物檔案目錄設置檔號、題名、實物來源、形成日期、實物類別、實物數量、保管期限、存放地點、互見號、備注等項目（見圖一）。

實物檔案目錄應裝訂成冊并編制封面。實物檔案目錄封面設置全宗名稱、實物類別等項目（見圖二），其中全宗名稱為必填項，實物類別為可選項。

實物檔案目錄及實物檔案目錄封面用紙幅面尺寸采用國際標準A4型。

第九條實物檔案的保管

（一）實物檔案應專庫或專柜保管。

（二）存放實物檔案的庫房和櫥柜應保持整潔，定期除塵，避免實物檔案褪色。

（三）易蟲蛀、易銹蝕的實物檔案要做好防蟲、防銹蝕的技術保護，確保實物檔案完好無損。

第十條實物檔案的利用

（一）利用實物檔案必須嚴格履行借閱登記手續。

（二）因舉辦展覽等確實需要使用實物檔案原件，須辦理借用審批手續。

（三）珍貴的或不易搬動的實物檔案，提供實物檔案照片使用。

第十一條實物檔案的移交

（一）凡列入同級綜合檔案館進館范圍的單位，上一年度實物檔案整理完畢后，應在次年七月二十日前將實物檔案目錄報送同級綜合檔案館備案。經檔案行政管理部門認定具有永久保存價值的實物，應當在五年內移交同級綜合檔案館。

篇（6）

第二條本辦法適用于本市行政區域內的機關、團體、企事業單位及其他組織。

第三條本辦法所稱實物檔案，是指法人、其他組織以及個人在其工作活動中形成的對國家和社會有保存價值的以物質實體為載體的物品檔案。

第四條市、縣（區）檔案行政管理部門負責對本行政區域內實物檔案管理進行監督和指導。

第五條實物檔案的歸檔范圍

（一）本單位獲得的各種獎狀、獎杯、獎牌、錦旗、榮譽證書、光榮冊等。

（二）上級領導、知名人士、有關單位贈送給本單位的題詞、錦旗、牌匾、字畫、工藝品等。

（三）本單位對外交往中獲贈的重要紀念品。

（四）本單位組織的各種重大活動中形成的紀念品。

（五）機構成立以來使用過的牌、匾。

（六）本地區、本企業第一批生產的、獲獎的及重要的產品樣品。

（七）其它有保存價值的實物。

第六條實物檔案的歸檔要求

（一）應歸檔的實物自形成后的次年三月底前向本單位檔案管理部門移交；由于特殊原因，應歸檔的實物確需在有關部門暫時保留的，應先將歸檔實物移交檔案管理部門拍照登記，再辦理借用手續。

（二）歸檔的實物要保持整潔、無破損。任何部門和個人不得隨意將實物檔案損壞、私存或轉送他人。

（三）歸檔的實物應當拍照歸檔，所拍照片納入本單位照片檔案的管理，兩者之間要建立準確、可靠的標識關系。

（四）本單位對外交往中贈送給對方的重要實物，也應當拍照歸檔。

第七條實物檔案的保管期限

實物檔案的保管期限暫定為永久和定期兩種。

第八條實物檔案的整理

（一）歸檔實物的分類：歸檔實物以件為單位進行整理（成套實物為一件）。歸檔實物可按物品種類分類；實物檔案較少的單位，可不分類。

（二）歸檔實物的排列：歸檔實物可按種類結合時間進行排列，也可按歸檔時間順序排列。

（三）歸檔實物的編號：歸檔實物應按分類方案和排列順序逐件編檔號，并在不影響實物品像的合適位置粘貼標簽，填寫檔號。歸檔實物的檔號一般由全宗號、類別號、件號組成（不進館單位全宗號不填）。歸檔實物的檔號有兩種格式：

格式一：全宗號－類別號－件號

格式二：全宗號－件號

（四）實物檔案目錄的編制：歸檔實物應按分類方案和檔號順序編制實物檔案目錄。實物檔案目錄設置檔號、題名、實物來源、形成日期、實物類別、實物數量、保管期限、存放地點、互見號、備注等項目（見圖一）。

實物檔案目錄應裝訂成冊并編制封面。實物檔案目錄封面設置全宗名稱、實物類別等項目（見圖二），其中全宗名稱為必填項，實物類別為可選項。

實物檔案目錄及實物檔案目錄封面用紙幅面尺寸采用國際標準A4型。新晨

第九條實物檔案的保管

（一）實物檔案應專庫或專柜保管。

（二）存放實物檔案的庫房和櫥柜應保持整潔，定期除塵，避免實物檔案褪色。

（三）易蟲蛀、易銹蝕的實物檔案要做好防蟲、防銹蝕的技術保護，確保實物檔案完好無損。

第十條實物檔案的利用

（一）利用實物檔案必須嚴格履行借閱登記手續。

（二）因舉辦展覽等確實需要使用實物檔案原件，須辦理借用審批手續。

（三）珍貴的或不易搬動的實物檔案，提供實物檔案照片使用。

第十一條實物檔案的移交

（一）凡列入同級綜合檔案館進館范圍的單位，上一年度實物檔案整理完畢后，應在次年七月二十日前將實物檔案目錄報送同級綜合檔案館備案。經檔案行政管理部門認定具有永久保存價值的實物，應當在五年內移交同級綜合檔案館。

（二）實物檔案移交時，交接雙方應辦理移交手續。

篇（7）

中圖分類號：G271文獻標識碼：A

制度創新是新制度產生，否定、揚棄或改變舊制度的動態過程。對于檔案管理來說，就是以建立新的制度，更好地實現檔案管理功能，在原有的基礎上，大幅度檔案管理的質量和效率。檔案管理制度創新主要覆蓋管理專業人員與檔案關系、管理運行機制、檔案管理模式等方面的創新范疇。在這些方面的整體創新，才能推動檔案管理制度不斷創新與發展。

一、檔案管理制度創新對于當前檔案管理的重要意義

（一）檔案管理制度創新是經濟社會發展的必然選擇

隨著經濟和社會的發展，人力資源部門在社會中的作用越來越重要，人事管理也在發生著變革，機關和企事業單位檔案管理的難度越來越大。檔案材料收集不完整、不全面，舊材料比較多，新材料補充不及時，不能真正反映個人的現實面貌；組織評價機械化、形式化、流程化、“技術化”，不能客觀全面真實地反映一個人的情況；現實生活中涂改、偽造人事檔案的違法行為也屢見不鮮,假工齡、假年齡、假學歷、假職稱等現象增多。人事檔案材料收集、加工、傳遞、利用等環節的管理漏洞也不同程度地存在，造成檔案材料遺失、缺損和變形，從而導致人事檔案信息失真。這些問題的出現表面，原有的人事檔案管理制度與模式已經不適應經濟社會發展的要求，迫切需要創新。

（二）檔案管理制度創新為檔案管理工作有序運行提供體制保證

俗話說“沒有規矩，不成方圓”。規矩也就是規章制度，是我們應該遵守的，用來規范我們行為的規則、條文，它保證了良好的秩序，是各項事業成功的重要保證。科學的積極的制度的建立，能降低“風險”、堅持“勤政”、促進“發展”。人事檔案反映著人的整體素質與履歷狀況，因此，檔案要做到翔實、準確、全面，才能更好地為人事管理服務，給人才使用提供準確而有價值的信息。個人的具體材料，必須符合該人的實際情況，尤其是能證明一個人自然狀況與履歷變化的原始材料，要完整、齊備，要做到內容充分。儲存的資料必須準確無誤，無法確認與核實的材料不能存檔，模糊不清的數字、日期、人名、地名等也不能存檔。這些都要求有強有力的制度作為保證，如果標準要求不嚴格不嚴謹，必然會帶來諸多問題與漏洞，給個人與單位造成巨大損失。因此，必須不斷創新檔案管理制度，使其更為完善健全。

（三）檔案管理制度創新是調動檔案管理人員積極性的關鍵

檔案管理制度創新的實質是要從各自的實際出發，回顧多年來的檔案工作實踐，領導支持固然非常重要，但具體活動的開展卻要靠各項制度的規范和檔案專業人員的不懈努力。目前看來，適合各類性質、各類機制的檔案管理制度還不夠健全，一些重要的檔案分散在各部門、各單位，不夠規范，降低了利用率，制度創新已迫在眉睫，因此必須制定較為詳盡的制度，不斷創新檔案管理制度，明確規定檔案工作的年度方針和目標，以及檔案員在檔案工作中的義務和責任，評價檔案活動效果的方式、方法，按月考核，年終進行總結評比，職責明確，獎罰分明，從而調動全體專兼職檔案人員的工作積極性和活力。

二、檔案管理制度創新的具體內容

機關和企事業單位要把把檔案工作例入議事日程，定期聽取檔案工作匯報，解決檔案工作中存在的困難和問題。檔案工作在業務應受上級檔案局的監督和指導，各單位應建立村檔案員例會制度，定期交流匯報檔案工作，布置業務。

（一）創建檔案培訓制度

機關企事業單位應安排檔案管理接受檔案基礎知識培訓，可邀請上級業務人員授課，每年至少一次。上級部門負責對下級檔案管理人員的上崗培訓，制訂教育培訓計劃，舉辦多種形式、不同層次人員參加的培訓班，普及檔案基礎知識，提高檔案業務水平。

（二）創建檔案檢查制度

各級檔案管理單位在工作中形成的具有保存價值的文件材料，檔案員應主動、及時的向所屬人員收集檔案材料，熟悉檔案整理規則、技術，規范整理各種門類的檔案，按照檔案制度向職工提供檔案服務，并定期對歸檔檔案的質量、數量進行檢查，

（三）創建檔案責任追查制度

檔案管理部門應按照各級檔案管理辦法，在規定時間內對相關文件材料進行歸檔，登記造冊。人動時，應辦理檔案材料移交手續，對私自帶走、銷毀、藏匿檔案材料的，嚴格按照中華人民共和國檔案法追究相關責任。對文件材料應歸檔而未歸檔造成遺失，導致職工利益受損、政務工作難開展、引起群眾上訪的，應追究相關人員責任。

（四）創建檔案聯系制度

落實各級檔案工作的包干負責制，由上級抽調業務骨干分別負責所屬單位的檔案工作，便于及時了解檔案工作情況，監督和指導檔案業務。

三、檔案管理制度創新需要關注的重點問題

（一）加強檔案資源管理體系建設

完善檔案管理制度和檔案資源管理監督機制。在我們日常的檔案管理工作中，應根據工作實際，注重不斷完善各項檔案規章制度。要知道，檔案資源的形成是企業各時期業務工作開展情況的一個體現，如果檔案制度和歸檔范圍沒有得到及時更新和完善，則造成檔案資源的流失，進而可造成企業員工對檔案資源歸檔意識的淡薄。中國有句俗話，不以規矩不能成方圓，對于現代任何一家企業都是如此，而且完善的檔案管理制度能夠最大程度的保障檔案資源歸檔的完整性，以免檔案資源的泄露及丟失現象的發生。因此，要明確檔案的收集范圍、流程、要求和部門第一責任人，建立檔案收集工作目標責任制，把檔案資源管理歸檔機制落到實處。另外，對檔案資源的管理還應具有合理有效地監督制度進行控制，在檔案運用過程中，不同的運用對象其目的是不一樣的，管理人員可以根據具體的情況加強監管的措施。

（二）拓寬渠道，保障檔案資源歸檔的齊全和完整

一是要控制源頭，把好責任部門收集的第一道關口。檔案工作者可從源頭上入手抓檔案的收集工作，要注重部門責任人的資料收集，嚴格按照檔案歸檔范圍進行部門資料的接收，把好檔案資源歸檔管理的第一關，它是檔案資源管理的重中之重，也是豐富館藏的主要渠道；二是要抓文件資料歸檔質量。企業文件資料來源于各個部門，如何把控文件質量及歸檔，需要各部門落實到每人每天的工作中去，檔案管理是一個系統工程，企業檔案的質量與各部門的工作質量息息相關，各部門既是檔案室服務的客戶，同時也是供應商，供應商提供什么質量的產品，所能享受到的就是該質量的產品服務，部門工作成果的質量直接影響歸檔文件材料的質量和保存價值，做好部門資料管理是企業檔案資源管理的基礎；三是適時開展檔案資源征集等相關活動，把對企業有利用價值的檔案資源接收進來，以發揮其應有的價值作用。

（三）強化對檔案工作的評價與考核

一是要進一步檔案工作評價獎懲機制，對檔案資源管理做得比較好的，應給予表彰獎勵，對檔案工作不重視造成檔案丟失的，要通報批評；二是要結合企業開展的比學趕幫超活動，參與年度紅旗的評比；三是要組織開展二級企業的檔案工作評價服務檢查，及時指出檔案資源管理中存在的問題，切實做好檔案收集整理工作。

（四）加快檔案資源的信息化建設

篇（8）

（一）機關文書檔案是機關重要的機密材料，涉檔人員應牢固樹立保密保衛意識，確保機關檔案的安全。

（二）檔案管理人員要嚴格遵守保密制度。

不得擅自轉移、分散和銷毀檔案；不得擅自提供檔案或向他人泄露檔案內容；不得擅自將無關人員帶入檔案室。

（三）查閱借用檔案，必須經分管領導同意。

外單位查閱檔案，須經主要領導批準并填寫《查閱檔案申請表》，同時由查閱檔案單位負責人和本機關分管領導簽署意見后，方可查閱。查檔人員只能查閱經同意查閱的檔案材料，不得在檔案材料上圈畫、涂改，不得拆換、抽取、增添檔案材料，未經批準不得復制、抄錄和拍照檔案材料。本機關檔案一般不外借，特殊情況經過批準后可以借用，但必須嚴格手續，加強管理，借閱單位必須妥善保存，不得轉借、毀損，借用時間一般不得超過一個月。

（四）保持存檔地段的清潔，嚴禁在檔案柜旁存放不利安全的物品，嚴禁在檔案室吸煙。

經常檢查防盜、防火、防潮、防蛀設施，發現問題及時報告并采取補救措施。

篇（9）

一、工程檔案的歸檔范圍及質量要求

（一）工程檔案的歸檔范圍

對于工程建設有關的重要活動，記載工程建設主要過程和現狀，具有保存價值的各種載體的文件，均應收集齊全，整理立卷后歸檔。（詳附件一）

（二）歸檔文件的要求

1、歸檔的工程文件應為原件。

2、工程文件的內容必須真實、準確、清晰、幅面整潔。

3、工程文件簽字不得用鉛筆、圓珠筆等不具耐久性的書寫工具。

4、工程文件尺寸統一采用 A4 規格歸檔。

二、工程檔案的管理機構

各工程部設資料員，主要負責本部門工程項目從工程準備階段到竣工備案驗收過程中程建設文件的收集、整理、立卷、編目、裝訂、檔案預驗收及移交。

三、工程檔案的收集、整理、立卷、編目、裝訂、歸檔、移交、索引、保管、統計

（一）工程檔案的收集

文件形成后，文件形成責任人（經手人）必須于當天交一份原件給資料員，資料員收到文件后，當天登記入盒。

（二）工程檔案的整理

按照單位工程分部分項工程及文件形成的時間先后順序進行分類排列。

（三）工程檔案的立卷

1、工程文件可劃分為工程準備階段文件、監理文件、施工文件、竣工圖、竣工驗收文件五部分。

2、工程準備階段文件按建設程序組卷。

3、監理文件按單位工程、分部工程組卷。

4、施工文件按單位工程、分部工程組卷。

5、竣工圖按專業組卷。

6、竣工驗收文件按單位工程組卷。

（四）工程檔案的編目

1、每卷單獨編號，頁號從"1"開始，案卷不宜超過 30MM;頁號編寫在單頁右下角，雙面書寫的，正面在右下角，背面在左下角，折疊后的圖紙一律在右下角。

2、卷內目錄："序號"以一份文件為單位，"責任者"填文件的直接形成單位和個人，

有多個責任者的，選擇兩個主要責任者，其余用"等"代替。"文件編號"填寫工程文件原 有的文號或圖號；"文件題名"填寫文件標題的名稱。"日期"填寫文件形成的日期。

未按要求編目的，每項扣罰部門資料員 5 元。

（五）工程檔案的裝訂

案卷可采用裝訂與不裝訂兩種形式，文字材料必須裝訂。既有文字材料，又有圖紙的案卷應裝訂。裝訂應采用線繩三孔左側裝訂法。

（六）工程檔案的歸檔

1、單位工程竣工驗收完成后 30 日內，部門資料員要完成該工程檔案的歸檔工作，未按時歸檔的扣罰部門資料員 5 元。

（七）工程竣工檔案移交

工程竣工驗收完成后 60 日內，部門資料員將完整的工程竣工檔案一份移交給城建檔案館，一份移交給工程檔案室，未及時辦理移交的，扣罰部門資料員 5元。

（八）工程檔案的索引（待討論工程代號、檔號）

工程代號由集團公司統一規定，檔號由工程檔案中心根據工程代號填寫。

案卷號

如：第 1 卷 1.1.1-1

專業號

如：基建類 1 為 1.1.1

工程代號 如XX花園首期為 1.1

樓盤代號 如XX花園代號為 1

（九）工程檔案的保管

工程檔案管理人員必須確保工程檔案的安全和不被流失。保持檔案室的干燥和通風，保證工程檔案不被腐蝕。

（十）工程檔案的統計

工程檔案管理人員必須每月對收集、歸檔、移交、借閱情況進行統計，及時催促借閱到期文件的歸還。

四、工程檔案保管期限

保管期限分為永久、長期、短期（具體詳附件一）

1、永久：是指工程檔案需永久保存。

2、長期：是指工程檔案的保存期限等于該工程的使用壽命。

3、短期：是指工程檔案保存 20 年以下。

同一案卷內有不同保管期限的文件，該案卷保管期限應從長。

五、工程檔案密級

密級分為機密、秘密兩種。同一案卷有不同密級的文件，應以高密級為本卷密級。

工程準備階段文件為機密級，監理文件、施工文件、竣工圖、竣工驗收文件為秘密級。

六、工程檔案的借閱及銷毀

篇（10）

二、檔案應有專人統一管理，維護其完整、準確、系統、安全，并便于集團內共享和方便使用。

三、經營公司行政辦為檔案的業務主管單位，對檔案形成部門進行業務指導和監督檢查。

四、處理部門在文件材料辦理完畢后，應及時將具有保存價值的文件材料整理、組卷，并向單位檔案部門移交。

五、文件材料的歸檔實行隨辦隨歸的辦法。

六、 檔案的保管期限規定為永久、定期兩種。凡是反映單位主要職能活動，有長遠利用價值的檔案，列為永久保存。

七、電子版文件形成后，應制成相應的紙質文件與電子文件一同歸檔，并保證兩者內容、形式的一致。

八、經營公司行政辦對營業執照、組織代碼證、稅務登記證、貸款卡等正副本原件及電子版必須統一存檔管理，建立借閱登記和張貼存放登記制度。

九、經營公司行政辦對員工個人檔案必須統一存檔管理，如身份證復印件，戶口本復印件，最高學歷復印件，駕照復印件，獲得的各類證書復印件，在公司工作期間獲得的各類獎勵等。新員工入職時進行現場復印，每月15日-20日將新員工檔案提交集團綜合管理部;員工花名冊電子版(基礎信息，培訓信息，養老醫保信息)每月的15日-20日將電子版發集團綜合管理部(利于保險等增減變動);員工調動時原單位將員工檔案交集團綜合管理部，由集團綜合管理部登記后轉移給新單位行政辦。

十、為了便捷工作，公司章程、股東會決議、驗資報告、審計報告、房租合同等要求同時備份電子版存檔。

十一 、公司簽收的政府職能部門的批復文件，建設過程中的規劃、圖紙資料，公司下發的文件等必須由行政辦保存原件，并完善借閱手續。

十二、集團存檔管理內容：

1、營業執照辦理或變更;

2、每年的審計報告存檔;

3、公司建設過程中政府職能部門或工廠紅頭文件、批復、圖紙等等(原件);

4、各公司的營業執照、組織代碼證、稅務登記證、貸款卡等電子版;

5、員工個人檔案：身份證復印件，戶口本復印件，最高學歷復印件，駕照復印件，獲得的各類證書復印件，在公司工作期間獲得的工廠公司各類獎勵證書等。

6、員工花名冊電子版(基礎信息，培訓信息，養老醫保信息)

十三、經營公司行政辦檔案管理內容：

1、營業執照、組織代碼證、稅務登記證、貸款卡等正副本原件統一存檔管理，必須建立借閱登記和張貼存放登記;

2、員工檔案存檔(復印件)

3、營業執照、組織代碼證、稅務登記證、貸款卡等正副本原件，電子版存檔;