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(一)基層財務內控方式產生轉變
隨著基層財務管理信息化建設不斷深入,基層財務管理由計算機取代手工作業方式。記錄基層財務數據由以往的紙張轉變為光、磁介質,賬目記載自動校驗經費借貸方平衡;基層財務管理信息可以網上實時處理,機關業務部門可以在本單位的計算機上瞬間完成各基層單位的數據采集、匯總、分析等功能,將昔日需要多人完成的工作在短時間內由一人^操作完成.改變了傳統的檢查者與被檢查者必須面對面的管控方式,由對人的控制為主轉變為對機控制為主,使基層財務管理既相互獨立、又相互制約。業務部門只需通過網絡,輸入各單位的密碼,隨時隨地都可以查閱任何-個基層單位的賬目,做到了業務部門不出門就可以檢查了解各基層單位的經費節超和物資管理情況,以便及時進行指導幫助。
(二)工作中的失誤相應減少
實現基層財務信息化管理后,只有輸入計算機程序正確、輸入數據正確和記賬方式正確三者齊備,才能正確地記錄財務信息,減少了由于個人失誤而導致的賬目不平、數據差異等情況。在數據上報傳輸過程中,軟件的匯總、統計、分析功能把原來在核算過程中的人工核對、人工審核轉變為計算機自動完成,提高了工作效率,減少了人為失誤。
(三)基層經費管理透明度日益顯現
通過上下級之間的網絡連接,各級財務部門可以對基層單位的資金管理、經費開支、財務標準制度執行隋況等進行實時監控,隨時調閱各基層單位賬目管理隋況、經費收支節超隋況,定期對基層財務情況進行比較分析,真實地把基層單位的財務管理全過程反饋到業務部門,使基層財務活動始終處于透明狀態,為基層后勤保障工作計劃的制定和經濟民主的實施帶來便利。
2 基層財務管理信息化建設存在的問題
(一)對"信息化財務"認識不深
要樹立"信息化財務"的思想。"信息化財務"是財務信息化建設經過長足發展,使財務保障體制、保障手段、工作流程、組織機構以及財務人員素質等各方面都與信息化要求相適應并融為一體的一種狀態,是信息化建設的最終目標?;鶎迂攧帐秦攧詹豢苫蛉钡囊徊糠郑攧招畔⒒ㄔO也應該將基層財務納入其中。建設基層財務管理信息系統,涉及到管理理念、模式、運作方式、組織形式等諸多方面的革新,所以既要服從"信息化財"大局,又要有所作為和創新。
(二)信息化技術水平不高
軟硬件設施建設不均衡。基層財務軟件開發、設計發展緩慢,技術水平不高和技術力量不足是當前基層財務信息化建設發展的重要障礙。信息技術人才缺乏?;鶎迂攧杖藛T的素質是財務信息化建設最終能否取得成效的決定性因素。人員素質參差不齊,各單位對基層財務人員的選用要求和培訓不統一。由于基層財務管理人員多數是由初級院校培養的干部擔任,基層財務人員整體學歷層次低,知識層面和業務水平不適應財務信息化建設的要求,既精通基層財務又精通信息管理的人才則更少。
3 推進基層財務管理信息化建設的對策
(一)樹立"信息化財"思想,加快基層財務軟件的研發在推進中國特色變革中,信息化建設始終處于核心地位。要更新觀念,重視信息技術資源的開發利用,明確基層財務信息化建設不僅是配備先進的計算機、先進的軟件,不能只是消極地等待上級配發設備、提供人力,而是要組織基層出去學習,自己開發軟件,自己改善設備,改變消極被動的落后局面。通過培養樹立基層的主人翁思想和責任心,從而把基層財務管理信息化建設當作基層后勤建設的一項戰略任務來抓好落實。
基層財務信息化意味著計算機技術、網絡技術在基層財務各個方面、各個層次的全方位應用,實現信息的數字化收集、傳輸、共享 。在軟件開發方面,一要加強軟件的研制 、開發和配發的過程管理,鼓勵基層財務人員參與財務軟件的研制;要加快基層財務軟件的統一化建設,實現系統數據共享;三要提高基層財務軟件的相對穩定性、保密性和集約性,同時注意基層財務軟件的及時更新、升級。把信息技術融入營連財務管理的各個環節,實現了管理方法由手工作業向網絡管理轉變,管理模式由經驗型向精確型轉變 ,管理人員由技能型向智能型轉變,有效提升了基層財務精細管理水平。
(二)打牢基礎,切實提高基層財務人員的信息化素質人才是實施基層財務管理信息化的關鍵。推進基層財務管理信息化建設,要求基層財務人員在具備扎實的專業知識的同時,還應掌握先進的信息技術并能應用于基層財務實踐。因此,各級要把人才培養作為基層財務管理信息化的基礎工作來抓,制定相關政策吸收地方優秀的網絡技術人才,為基層財務信息化建設和發展做好人才保障。要建立專門的培訓機構,對基層財務人員進行網絡技術的系統訓練,使他們掌握網絡知識并能熟練進行操作。
總之,要把普及信息技術基礎知識作為基層財務管理人員培訓的重點,著重了解現代微電子技術、網絡技術、計算機技術、通信技術、多媒體技術的基本理論和發展趨勢,了解財務管理信息化系統的工作原理。其次,要著重提高基層財務管理人員的信息獲取、處理、管理和使用能力,使之能夠熟練地進行各種財務管理活動??刹扇“牙蠋熣堖M來、把人員送出去以及引進高學歷、高技術人才的辦法充實財務隊伍,為基層財務信息化建設提供必需的人才和技術保證。
財務信息化是指以會計信息系統為基礎,通過綜合利用計算機硬件、軟件、網絡、通信等現代信息技術手段實現會計電算化,對財務數據等信息資源進行優化和整合,從而更高層次地為財務管理和信息管理服務。
對于監獄而言,財務信息化能使財務人員從繁雜的記賬、核銷、報賬等工作中解脫出來,減輕勞動強度,將更多的精力投入到財務管理方面,促使在管理方面進行全過程、全方面的重整和組織結構改革,使財務工作更加標準化,提高財務操作的時效性和準確性,為財務和管理決策提供有價值的信息,從而提高監獄財務管理工作效率。
二、監獄財務信息化建設有待進一步優化和改進的問題
(一)監獄運行的財務信息化系統與監獄的實際工作結合的不夠緊密
監獄自1998年開始著手財務信息化建設,財務軟件的功能也日益提高,但是在實際的操作過程中也暴露出來一些問題。一是鑒于監獄工作的特殊性,為了滿足政策法規的相關要求,監獄的財務信息化系統大多是社會通用的財務系統。二是監獄在引入財務系統時,移植多,而結合自身實際,設計和培植的較少。三是在系統引進的過程中,系統的穩定性不強,系統的操作規程不明確,影響了信息化功能的發揮和財務工作的效率。
(二)財務信息化系統各模塊間缺乏有效的銜接
由于監獄財務信息化建設分階段進行,加之系統的開發商也不盡相同,因而在開發和引入各類財務系統時,財務信息系統和程序軟件的銜接上存在斷鏈情況,這就會造成:一是財務工作連貫性、傳導性不強。各個程序的設計不同,不是基于目前財務信息系統的延伸,也不是由前一個系統派生而來,財務數據在系統間的傳導受到了影響。二是系統的協同性不強。各系統軟件的操作原理與方法不盡相同,系統間缺乏協同性,在操作流程上存在很大的差異性。三是財務軟件間缺乏無縫連接。各財務系統只是單一的功能,各財務軟件缺乏兼容性與統一性的綜合考慮,客觀上造成財務信息化建設效率低。
(三)財務信息化制度建設相對滯后
監獄財務信息化起步較晚,基礎比較薄弱,制度保障相對滯后。一是信息化建設缺乏完備的制度。財務信息化制度建設停滯于上級的要求,只有財務信息化制度的整體規定,沒有規范到具體的每個環節。二是信息化建設缺乏配套制度的支持。在現行的財務信息化制度中,大多是對財務人員操作和責任的規范,對其他部門在財務信息化使用過程中的職責沒有進行明確界定。三是財務信息化制度與監獄信息化制度并行,缺乏有機的結合,制度間沒有實現緊密的結合,導致資源浪費,資源一體化管理目標難以實現。
(四)技術保障能力是財務信息化建設的瓶頸
從長期工作實際情況看,技術保障能力不足成為監獄財務信息化建設的限制性因素。一是由于監獄沒有相關人員參與軟件的開發,在軟件出現異常或報錯時,不知道如何進行維護,。二是當工作所需信息不能在系統中完全反映時,財務人員沒有辦法修改設置,也不能增加相關的模塊,不能對系統進行改進、提升和優化。三是在操作過程中遇到的系統失常,功能紊亂,監獄缺乏相關技術人員,操作維護跟不上,沒有專業人員支撐,自身無法解決,影響了工作的效率。
三、在實踐中尋求監獄財務信息化建設的有效途徑,提升財務信息化建設水平
(一)財務信息化建設與監獄實際相結合
對于監獄財務信息化建設來說,財務軟件本身的性能是提高財務管理的重要前提,信息化系統既要緊貼財務工作又要貼近監獄工作。
1.全系統進行招標,選擇規模、資質相對較好的一家公司完成財務軟件的開發、測試、維護工作,更加專業、精細的服務于監獄的財務工作,確保軟件運行的穩定性、功能的實用性。
2.監獄在引入財務系統軟件時,應積極考慮軟件在財務工作應涉及的監獄工作范疇,結合自身情況,提出自身需要,培植更具針對性和實用性的信息系統。
3.強化軟件的維護服務。系統開發的主管部門可指定相關的部門或人員具體負責跟蹤軟件的運行過程,定期對運行環境、運行速度進行測試。各監所應當充分發揮科技信息等部門的作用,定期對服務器和系統進行維護和檢測最快時限的解決系統本身的問題,為監獄財務管理工作提供穩定的平臺。
(二)搭建財務信息化模塊間連接的平臺
在監獄信息化建設的過程中,必須綜合考慮監獄現有財務軟件的特點,綜合考慮軟件間的銜接問題,實現軟件之間數據的傳遞,系統間數據的共享,達到“三個效果”。
1.財務工作是一個傳遞與延續的過程,軟件開發人員在編程與設計初期,必須預留與其他財務軟件的接口,基于原有軟件的基礎上進行新軟件的開發、實現原系統功能的擴展或完善,努力搭建數據交換平臺,推進財務工作的延續,有效解決模塊間數據的傳遞和銜接,減少重復作業和勞動強度,做到“數出一門、資源共享”,達到事半功倍的效果。
2.監獄主管部門應積極與系統開發人員進行溝通,實現財務軟件開發的“三個統一”,即統一編程語言,統一操作原理、統一操作方法,使得財務人員 “易理解、易操作、易接受、易記憶”,基于以往財務系統的操作習慣就能操作新的系統,達到觸類旁通的效果。
3.財務信息化建設作為內部信息管理系統的重要組成部分,應當建立相應的財務信息網絡和數據庫,監獄技術人員應做好計算機軟、硬件的維護,處理好軟件的兼容性問題,搭建各財務軟件間連接的橋梁。提高信息的共享性和協同性,達到相得益彰的效果。
(三)健全財務信息化制度
信息及信息系統安全是財務信息化運行的前提和基礎,為保證會計信息系統的安全性,必須健全財務信息化制度
1.建立健全與監獄整體工作相適應的財務信息化制度。監獄應當采取科學有效的手段,建立健全財務信息化制度,將財務信息化建設納入監獄整體內控之中,明確信息安全管理責任制,用制度規范信息化系統的操作,確保財務信息系統的安全性、完整性、可用性、真實性。
2.建立配套的財務信息管理制度。財務部門應集中力量對原有的財務信息化進行修訂,增加財務信息化管理配套的相關規定,覆蓋所有使用部門、維護部門相關人員的職責,用制度規范人員權限、操作流程、安全管理,并結合信息化建設的進程,形成對信息化制度持續改進的運行機制。
3.綜合考慮財務管理和信息化管理的需要。在財務信息化的建設過程中,必須充分考慮監獄整體信息化的有關規定,將財務信息化制度納入到監獄新信息化制度的整體范疇中,制定與信息化建設相符的制度,進一步規范信息化管理的操作,細化財務信息化操作管理細則,既要保證財務工作的需要,也要確保信息化建設的需要。
(四)提高監獄財務信息化的技術保障能力
在財務信息化運行的過程中,離不開技術的保障和支持,必須提高監獄的技術保障能力,提高相關人員的業務水平。
1.監獄主管部門可以調集監所科技信息業務人員和財務人員參與到軟件的開發過程,了解軟件的工作原理和編程語言,全面掌握軟件的維護方法、系統代碼所代表的含義,系統報錯的原因和解決方法。
2.改變財務人員僅充當財務信息化系統的使用員和操作員的單純角色,賦予財務人員適當的系統管理權限,使系統使用和操作的相關單位可根據自身管理需要,對系統進行有效的設置和優化,讓系統的功能得到更好、更充分的發揮。
隨著社會經濟的不斷發展、科技水平的不斷提高,財務管理已經逐步實現自動化和信息化。財務信息化建設是財務內部控制的重要內容,在數字信息化技術廣泛普及的形勢下,應用先進的軟件系統和計算機技術實施財務信息的現代化管理是企業財務內部控制管理的主要形式。在經濟全球化的發展形勢下,為提高企業自身的市場競爭力,實現企業經濟和社會價值的最大化,應積極進行財務信息化建設,不斷健全企業財務管理和內部控制,為財務內部控制的目標拓展及價值提升提供信息便利,確保企業在激烈的市場競爭中取得長足發展。
1.財務管理信息化與財務內部控制概述
財務信息化建設是指以企業的財務管理流程為基礎,應用計算機技術、互聯網技術、數據庫技術及專業的軟件系統,統一控制和管理企業在財務管理過程中所產生的信息,通過分析、預測及決策的手段綜合利用財務管理信息,便于企業高效控制和準確決策的現代化財務管理方式。財務管理的信息化建設能夠實現企業財務管理信息的有效利用和數據共享,使財務管理工作更加科學化、精細化、信息化,將財務管理工作與企業各個系統進行有效整合,從而提高企業的經濟效益和市場競爭力。
財務內部控制是指企業在系統的經營管理環境下,通過對實施內部控制的環境進行科學有效的信息溝通、實地監控、風險評估等方面的控制及調整,形成準確的財務報告,明確企業在一段時期內的各項財務信息,為企業的經營和決策提供有力的財務依據,便于企業進行正確的經營決策和投資調整。財務內部控制根據控制目的的差異可具體劃分為管理控制和財務控制,主要是以企業業務流程、管理模式、經營決策、經濟效益為主體,以企業所蘊含的人力、物力、信息等資源為客體,以財務控制手段為途徑,實現層次化企業經營決策,是現代企業財務管理的重要標志。
財務信息化建設與財務內部控制之間具有一定的關聯性,財務信息化建設對財務內部控制的各個環節都有著積極的強化作用,科學高效的財務內部控制體系也是財務信息化建設的價值體現。財務信息化建設的主要目的就是精簡企業財務內部控制的結構,使之更加科學合理,賦予財務內部控制先進的管理模式和控制理念,為企業整體的財務管理工作奠定良好的信息基礎。財務信息化建設能夠擴大財務內部控制的范圍,加強財務內部就控制中的風險管理,使財務內部控制實現目標多元化、多向性的發展,同時財務信息化建設所應用的多種控制手段,能夠增強財務內部控制活動的保護性,有利于實現企業經濟效益和社會價值的最大化?,F代化的財務信息管理模式集中了企業在各個經營環節中的業務要點,為財務內部控制建立良好的信息溝通渠道,不僅可以實現財務內部控制的并行化,還能夠從財務內部控制環境以外的其他領域獲取利于企業發展的有效信息。
2.財務信息化建設對財務內部控制的影響
財務內部控制主要包括控制環境、控制活動、風險評價、信息溝通及監控幾個方面,財務信息化建設的過程中會對財務內部控制的環境、環節、方式等方面產生一定的影響,同時對財務內部控制的運行機制、組織結構、人員管理進行全面的革新。在財務信息化建設的環境下,企業經營決策者和財務內部控制執行者之間將會建立更加直接、有效的溝通模式,不斷精簡財務內部控制的結構和層次,使財務管理的職責更加明確,提高了財務內部控制的整體效率。
財務內部控制中的控制活動是為保證經營決策得到有效落實而制定、執行的控制策略和流程,能夠減少企業面臨經營風險所產生的損失。財務信息化建設增進了財務內部控制的靈活性、多樣性及高效性,加強了財務內部控制對企業經營決策和經營活動的檢查和糾正的功能,使財務內部控制的重點由對財務管理人員的控制轉變為對企業整體財務運行的控制,實現了財務內部控制的科技化和信息化。
在財務管理信息化的背景下,財務內部控制的環境和主要因素都發生著變化,伴隨著財務內部控制系統的逐步開放、信息的不斷分散、數據資源的共享以及業務流程的更新,改變了財務內部控制封閉集中的運行和管理環境,豐富了進行風險控制的手段,使財務內部控制中風險評價更具科學性和時代性。與此同時,在信息社會迅速發展的環境中,企業在獲取外部有效信息的同時還應準確及時的掌握自身財務內部控制的信息,明確各級財務管理人員的職責,財務信息化建設有利于財務內部控制中信息與共同的實效性、共享性和開放性,提高了信息溝通的效率。通過財務信息化的建設,增加了財務內部控制的手段,將單一的內部監控方式擴展為人工控制和信息系統控制,減少了財務數據信息的出錯率,加強了財務內部控制的監管力度。
3.總結:
財務信息化建設使財務內部控制的結構產生了實質性的變化,改變了財務內部控制的環境及管理理念,為企業提高財務內部控制的效率、增強財務內部控制的實效帶來新的機遇。企業在逐步進行財務信息化建設的同時,應建立完善的財務內部控制制度,加強財務信息系統的安全,全面保障企業的經濟效益。
關鍵詞 財務信息化 財內部控制 企業
隨著經濟的全球化發展和信息時代的到來,健全的企業管理和內部控制成為企業在日益激烈的競爭環境中生存和發展的關鍵。財務信息化的發展為內部控制目標的拓展和價值提升提供了便利,但財務信息化對業務流程的改變,也對內部控制各要素產生了新的影響。本文主要研究信息化環境中對財務內部控制的基本要素的影響,以及如何構建信息化環境下財務內部控制系統。
一、財務管理信息化與財務內部控制概述
財務管理信息化是以企業業務流程重組為基礎,利用計算機技術、網絡技術和數據庫技術等新技術,以系統化的管理思想,利用財務信息平臺整合信息,為企業的運營決策、管理決策、戰略決策提供準確有效的財務信息。企業財務管理信息化系統直接影響著內部控制系統的運行效率。
財務內部控制則是財務組織為保護企業資產安全,保證財務信息的完整和正確,促進財務管理政策得以有效實施,提高財務活動效率,控制財務風險,防止舞弊行為發生并進而實現財務目標的一項重要的管理制度與方法。企業財務內部控制系統由控制環境、風險評估、控制活動、信息與溝通、監控等五個基本要素構成。
成功的財務管理信息化建設能夠為企業信息化打下堅實的基礎,實現信息共享和信息整合,促進財務管理與企業管理的現代化。而成功的內部控制,對于保證企業財產物資的安全完整、財務管理信息化的質量以及企業經營目標的順利實現有著重要的作用。財務管理信息化健全與完善了企業內部控制制度,同時內部控制制度又為財務管理信息化提供支持與保障。
二、財務管理信息化對財務內部控制的影響
財務管理信息化實施過程中,在財務工作過程、工作環節、工作方式上有所改變,還對財務組織結構、財務運行機制以及財務人員的管理發生了全新的變化。我們分別從控制環境、風險評價、控制活動、信息與溝通、監控五個方面簡述信息化環境對企業財務內部控制要素的影響。
1.信息化對財務控制環境的影響。控制環境是對企業財務內控系統的建立和實施有重大影響的各種因素的總稱,是控制環境是其他內部控制要素的基礎。在信息化環境下,企業財務內部控制環境將發生財務管理結構扁平化,決策者和執行者溝通更直接,企業財務內部控制層次明顯減少,但責任更加明確,效率更加提高;另外,扁平式財務組織結構將使財務內部控制方式和管理觀念發生改變。
2.信息化對財務風險評價的影響。在信息化環境下,財務管理的外部環境與內部因素都發生了變化,伴隨業務流程的改變,系統的開放性、信息的分散性、數據的共享性,極大的改變了以往封閉集中狀態下的運行環境,從而改變了傳統的風險控制內容和方法。
3.信息化對財務控制活動的影響??刂苹顒邮瞧髽I為了保證指令得到實施而制定并執行的控制政策和程序,是針對實現組織目標所涉及的風險而采取的必要防范或減少損失的措施。而信息技術的引用增強了財務控制手段的多樣性、靈活性、高效性,加強了財務內部控制的預防、檢查與糾正的功能??刂频闹攸c由對人的控制為主轉變為對人機共同控制為主,控制程序也應當與計算機處理相適應。
4.信息化對信息與溝通的影響。在信息化財務管理過程中,需要及時準確獲取來自企業內部和外部的財務信息,并在財務組織內部進行溝通,以使財務人員清楚地獲取有關其控制責任的信息,履行其責任。與現代信息技術相結合的財務信息系統具有開放化、實時化、電子化的技術特點,在財務內部控制系統中展現出新的特點并發揮出新的作用。
5.信息化對財務監控的影響。財務內部控制的程序化使得財務內部控制具有一定的依賴性并增加了差錯反復發生的可能性。信息技術的應用,使得財務內部控制具有人工控制和程序控制相結合的特點。在信息技術環境下,更應注意財務內部控制的監督,由適當的人員,在適當的時候,及時評估控制的設計和運作情況。
三、信息化環境中財務內部控制系統的構建
由于信息技術的更多應用,賦予了財務內部控制新的內涵,發展成為以系統安全保障與稽核牽制相結合的控制體系。財務內部控制系統可分為系統控制與管理控制兩大部分。
1.系統控制。系統控制是指與程序設計、運行維護、數據處理過程、網絡維護與管理等相關的可靠性控制制度。在系統控制中將企業財務管理信息化與內部控制相結合,主要涉及到系統安全和系統運行兩方面內容。
2.管理控制。管理控制是運用現代管理學的組織規劃、資源使用限制等原理,制定諸如業務流程、工作程序、崗位設置、職責分工、授權批準等一系列財務內部管理制度。財務管理信息化要重新優化配置資源,企業內部控制也要進行相應的改變和調整。
(1)完善財務內部控制環境,培養企業整體的信息技術能力
企業為了適應控制環境的變化,就需要完善財務內部控制環境,培養企業整體的信息技術能力。
(2)建立和完善合理風險評估體系
在財務管理信息化的環境下,風險評估就是將流程控制、系統控制和管理控制形成的數據結果進行統計、匯總、分析,再結合企業的資源和運行情況及外部環境進行內部控制風險評估,為企業內部控制決策提供科學依據,建立起相應的風險評估反饋機制。
(3)控制手段中應充分引入信息技術,增強財務內部控制
一個有效的財務內部控制制度需要預防性的、檢查性的和糾正性的控制。在信息技術環境下,廣泛地使用信息技術為支持決策和改善業務與信息過程提供了戰略機會,也提供了預防、檢查和糾正錯誤或舞弊的機會。
(4)重視培訓?提升技能與加強道德控制并重
由于信息技術易于操作?不留痕跡?網絡的遠程接入會給惡意訪問者提供方便。為防止人為的利用信息系統舞弊的行為發生。需對單位職工道德進行正面引導?強化職工的道德準則控制。另外加強操作人員對業務流程培訓?加深對系統的熟悉和理解?一方面能改善系統運行的效果和效益?另一方面能減少操作失誤。因此在系統實施過程中?需按人員崗位分別進行操作級、管理員級培訓?現場培訓和集中操作相結合?結合實際問題開展計論?提升能力?讓使用者在理解的基礎上操作?從面保證財務管理系統在實際工作中的成效。
(5)加強對會計信息系統的控制
隨著計算機在財務工作中的普遍應用,管理部門對由計算機產生的各種數據、報表等財務信息的依賴越來越大,這些財務信息的產生只有在嚴格的控制下,才能保證其可靠性和準確性。同時也只有在嚴格的控制下,才能預防和減少計算機犯罪的可能性。
(6)定期評估重新設計規則
新的技術帶來了新的大部分人還沒有意識到的風險,財務內部控制系統必須經過經常評估和更新??刂瞥绦蚝推髽I具體環境相關,當新的業務和信息流程提出后,控制目標應當保持不變,但為達到該目標的具體控制措施必須改變以適應新的環境,不要讓財務內部控制程序限制能使企業運行更加有效的技術的使用。
四、小結
信息技術的應用使得財務內部控制框架的內部構成產生了新的變化,改變了企業的財務管理環境與管理理念,給提高企業財務內部控制效率、增強財務內部控制效果,帶來了新的機會,也產生了潛在的風險。
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中圖分類號:F27 文獻標識碼:A
收錄日期:2016年8月10日
一、引言
一方面大型企業集團企業下屬的分支機構眾多,且分散在不同區域,在整個集團運行過程中,經常出現機構臃腫、部門重疊設置、管理效率低下且成本高、統計數據失真、部門溝通不暢、流程操作層次復雜等“大企業病”問題。集團財務管理尤為突出,統一財務核算和報表合并難度大,財務數據統計失真,集團資金控制能力受到制約。集團總部既希望子公司發揮積極能動性,又怕子公司失去控制;另一方面隨著信息技術的進步,社會進入了信息經濟時代,尤其是最近幾年云計算、大數據、物聯網的普及應用,信息技術給我們生活和企業管理帶來新的應用和體驗。為此,解決集團化管理挑戰需要信息化的支持,財務共享服務中心(FSSC)管理模式應運而生。2013年12月,財務部以財會[2013]20號文《企業會計信息化工作規范》,為我國企業探索建立財務共享服務中心提供了政策支持。我國集團企業財務共享服務中心建設如火如荼,因此財務共享服務中心信息化建設值得探討。
二、財務共享服務中心內涵和信息化建設的意義
(一)財務共享服務中心的定義。國際財務共享服務管理協會給出的定義是指依托信息技術以財務業務流程處理為基礎,以優化組織結構、規范流程、提升流程效率、降低運營成本或創造價值為目的,以市場視角為內外部客戶提供專業化生產服務的分布式管理模式。筆者認為,此定義雖然得到普遍的引用和認可,但沒有點明財務共享服務中心運營的實質。張慶龍、黃國成在《創新業務領域服務企業集團財務共享》的定義是:用到財務領域,就是將集團內大量、重復財務核算及相關業務從企業個體中抽出集中到一個新的自主業務單元,由這個業務單元通過模擬市場化方式為整個集團內部不同企業主體服務的一種機制,這種業務單元就稱為財務共享服務中心。此項定義點明了財務共享服務中心運營的實質,更能準確定位我國集團企業財務共享服務中心的特點。
(二)財務共享服務中心的優劣勢。實施財務共享服務中心可以實現財務機構精簡,降低集團的運營成本,提高集團信息透明度和控制力,優化集團組織結構和規范流程,甚至由原來的成本中心轉化成利潤中心,為創造集團價值;當集團拓展市場建立新機構時,財務共享服務中心能夠提供快捷的財務支持,子分公司機構能夠將主要精力集中于各自的核心業務和競爭力提高,優化集團價值鏈。
財務共享服務中心并非完美的管理模式,也有一定缺點和風險。財務共享服務中心對于集團財務管理來講,是巨大轉型和重大變革。實施財務共享服務中心,涉及到組織的變更和業務流程重組,可能影響人員的穩定性,尤其是子分公司機構;實施和運維財務共享服務中心項目也容易失敗,如果建設和運營不當,將造成人力物力大量的浪費。我國很多集團公司由于忽視了某些關鍵問題,實施財務共享服務中心之后并沒有達到理想的效果,在其運作過程中出現了各種各樣的問題,甚至成本不升反而降,工作效率上還遜于轉型前的模式。
(三)財務共享服務中心信息化建設的意義。財務共享服務中心的建設需要信息技術的支持。信息技術是財務共享中心的實施和運行的基礎和保障。只有在信息系統支持下,財務共享服務中心模式才可以跨越地理的障礙,無論單獨財務系統還是業務系統其共享功能才能實現,企業集團的財務共享服務才能真正落地。目前,云計算、大數據、影音網絡傳輸等信息技術非常有利于財務共享服務中心信息化建設。
三、建設財務共享服務中心信息化的要點
(一)系統平臺的統一搭建和整合是關鍵環節。北京國家會計學院張慶龍教授在《財務共享服務中心的信息化建設研究》指出建設一個良好的財務共享信息化平臺是財務共享服務體系構架得以實現的基礎技術支撐和先決條件,系統平臺的統一搭建和整合是實現共享服務的關鍵環節。云計算部署方式特別有利于財務共享服務系統平臺的統一搭建和整合。使用財務共享服務中心的企業常常是集團企業,有實力部署私有云(云計算一種部署方式)。信息化平臺和數據集中存放于集團總部的云計算數據中心,子分公司機構采用云端方式訪問共享中心系統。云計算有利于移動辦公、異地辦公,跨越地理距離的障礙,向財務共享服務中心提供內容廣泛的、持續的、反應迅速的服務。所以說云計算技術在統一搭建與整合財務共享信息化平臺非常的適合。
(二)構建信息化平臺模塊。財務共享服務中心可作為獨立的運營實體,需要完整的信息系統作為保障。財務共享服務中心的信息化平臺建設主要包括五大模塊:集團ERP(企業資源計劃)系統、影像管理系統、預算與網絡報銷系統、網上支付和銀企互聯系統、綜合管理門戶系統。集團ERP系統是信息化平臺的核心,也是財務共享服務中心信息化平臺的基礎。集團ERP系統集中整合集團業務流程,并對業務流程進行控制和優化,是協調管理企業的物流、信息流和資金流工具,也是實施企業流程再造的重要工具之一。影像管理系統為信息化平臺的搭建提供了強力支持,有利于實現無紙化的審批及會計作業,突破了距離的諸多限制,實現票據實物的網上審核和影像化的存儲管理,有效支撐財務共享服務作業模式的運轉。預算與網絡報銷系統是信息化平臺重要的系統,也是建設信息化平臺的亮點。預算管理為網絡報銷提供的控制基礎,網絡報銷直接面向業務的前端系統,職員可以在任何時間、從任何地點提交報銷申請,審批領導可用數字簽名的方式在任何時間、任何地點進行業務審批。銀企直聯是指集團在內部建立資金管理系統,與銀行共同開發適合內部資金管理系統和網銀系統統一的數據接口,實現資金管理系統和網銀系統的對接。利用銀企互聯系統進行網上支付有利于提高集中支付的效率,可與會計核算、網上報銷系統進行緊密連接,打造信息系統統一。網上支付和銀企互聯系統為企業財務決策提供實時、準確、全面的賬務信息支持,也利于對分(子)公司資金的監督和內部控制。綜合管理門戶系統既是一個展示企業形象的窗口,又是企業獲取外部訪問者信息的接口。它既能夠動態地存儲在企業內部和外部的各種信息,又能夠支持信息化平臺的統一搭建。(圖1)
(三)“量體裁衣”進行總體規劃分步實施。集團公司實施建設財務共享服務中心信息化項目時,需要正確定位自身需求,“量體裁衣”進行總體規劃分步實施。財務共享服務中心信息化是一個重大信息化項目,是一項涉及企業方方面面的綜合性項目,要根據企業的實際需求有一個清晰的總體規劃,以確定信息化建設的發展目標和方向,什么時候實施,哪些模塊先實施,怎樣有效實現信息模塊銜接,并考慮本信息化項目的時間、成本和質量。
(四)簽署服務水平協議。財務共享服務中心有一個顯著的特點,就是“服務”。財務共享服務中心需要為內部業務組織、子分公司機構,甚至為外部單位提供財務共享服務。服務水平協議(SLA)是財務共享服務中心運作的“邏輯平臺”,是一種由服務供應商與用戶簽署的法律文件,甚至可以承諾只要用戶向服務供應商支付相應費用,就應享受到服務供應商提供的相應服務質量。把內外部客戶的財務業務集中到財務共享服務中心,沒有簽到服務水平協議,服務得不到保障,一定程度上談不上正真意義上的財務共享服務中心。這也是現代信息化方面云計算服務的顯著特征。在集團企業運營財務共享服務中心之前,需要制定服務水平協議,就服務的內容、質量、服務等級、服務反饋評價、改進機制等方面達成共識。財務共享服務中心的所有工作都將基于服務水平協議內容,各成員單位可根據服務水平協議評估共享服務中心的績效。服務水平協議必須一致同意雙方責任和內容,避免某些模糊的領域引起歧義和沖突。
(五)配套相關人力資源體系。無論是建設初期,還是試點和運營階段,都需要配套相關人力資源管理。在建設前期或初期時,就應成立相關財務共享服務中心項目組。項目組負責整個財務共享服務中心前期調研、可行性論證、實施和后期運維過程。項目組需要配套的人事政策、新的績效考評體系、職務職位說明書、崗位勝任能力要求。項目組成員最好是內部選拔和外部相近行業招聘。項目組成員核心管理人員的選拔與招聘應考慮經驗、溝通能力、企業文化認同等關鍵因素,可以考慮內部、同行業優先,外部適當的原則。
(六)考慮信息數據安全性。信息數據安全是財務共享服務中心信息化建設成敗的關鍵,是信息化建設必須考慮的重要因素。財務共享服務中心體系構建極其依賴網絡化的信息系統,財務管理越集中和共享,其對整個網絡、通訊技術的依賴性就越強,網絡安全必須重視。在實施財務共享服務中心時,合理確定實施共享的內容與范圍也是信息安全重點考慮的方面。一方面利用信息化安全技術保障信息數據安全,比如在財務共享服務中心云計算的服務數據中心端,多方面采用信息化安全技術來保障數據中心的安全;另一方面利用管理手段,如云端賬號權限的管理,常用安全管理制度來保障。
四、財務共享服務中心信息化運營保障
對于公司來講,實施財務共享服務中心是一項重大的變革,保障財務共享服務中心運營十分重要。保障財務共享服務中心的運營是一個持續完善、不斷改進的過程。財務共享服務中心信息化運營保障涉及的方面比較多,如知識管理、績效管理、內控風險管理等。
(一)知識管理體系建設。財務共享服務中心是新生事物,需要的知識不斷獲得、積累、創造、分享、更新。建設知識管理體系,使企業組織成為管理與應用的智慧資本,有助于企業做出正確的決策,適應管理的需求,保障財務共享服務中心正常運行。實施知識管理體系依賴于知識管理平臺的建設,這個平臺經常綜合管理門戶系統有所體現,也經常看到知識管理系統作為綜合管理門戶系統的子系統。除了平臺外,知識培訓也是知識管理體系建設的主要內容。
(二)加強績效管理。實施財務共享服務中心能精簡財務部門或其他業務部門的機構,雖然能優化管理節約成本,也造成大量優秀的員工流失,甚至造成一些部門的人員恐慌。財務共享服務中心涉及到的業務流程重組,也能帶來工作內容的變更,原來的績效體系不適合現有的管理需求。財務共享服務中心項目小組成員更是如此。所以,無論是財務共享服務中心項目小組,還是其他涉及到財務共享服務的其他人員,都需要配套的人事政策,相對應的績效考評體系。
(三)完善內部控制與風險管理。財務共享服務中心是一種創新的管理模式,也帶來一系列改變。這些改變存在風險,這就需要財務共享服務中心識別自身的風險,同時采取必要的一系列的控制活動來降低、規避、轉嫁這些潛在風險后還有未能被控制的潛在風險。所以,公司要建立良好的內部控制體系予以保障,加強集團的內部控制,構建完善的內部控制與風險管理體系。
五、結語
共享服務模式經歷30多年的發展,在云計算、大數據等現代信息技術幫助下,大型集團公司之中的應用會越來越普及,財務共享服務中心的信息化建設越來越重要。此外,政府相關部門也應出臺相應的有利于財務共享服務中心信息化普及的政策引導。例如,2015年我國增值稅電子發票開始試行,也給財務共享中心帶來很大便利。
主要參考文獻:
(一)安全意識比較薄弱
調查研究發現,武警財務信息化建設中,很多系統使用人員、操作人員等沒有足夠的安全意識,如機房沒有采取完善的安全措施,干擾儀等設備沒有運用過來;沒有結合規定要求定期經常的備份數據等。平時運行中,不注意對系統安全隱患定期檢測,這樣就很容易有信息安全隱患出現。
(二)沒有嚴格落實規章制度
部分單位沒有認真學習上級下發的各項文件與規章制度,沒有緊密結合自身情況查找問題;部分單位沒有認真細致的了解規章制度,沒有嚴格落實和貫徹。還有一些違規違章現象雖然出現于業務操作過程中,也沒有及時的采取糾正措施。
(三)需要進一步提升業務操作人員的綜合素質
部分單位的財務人員對業務知識比較了解,但是計算機知識較為缺乏,與財務信息化發展需求不相適應;僅僅能夠基本操作信息化軟件,不了解如何解決計算機出現的故障;無法及時發現和解決細小問題,最終發展為較大故障。
二、武警部隊財務信息化建設對策
(一)領導給予充分重視
武警部隊各級領導需要革新觀念,增強認識,意識到武警財務信息化建設是時展的必然趨勢。只有積極開展武警財務信息化建設,方可以促進武警部隊獲得健康發展,實現為人民服務的宗旨;只有加強武警財務信息化建設,方可以促使武警后勤體系得到規范,方可以促使管理模式得到改變,工作效能得到有效提升。同時,領導要充分認識到武警財務信息化工作是一項長期系統性工程,需要全面革新資金運作方式、生產組織形式以及管理模式等,只有有機結合先進的管理思想與管理體制,方可以獲取較大效益。
(二)統一規劃
調查研究發現,現階段武警部隊財務信息化建設處于剛剛起步階段,各自為政、資源無法共享等問題普遍存在。針對這種情況,武警部隊在財務信息化建設實施中,需要貫徹統一規劃的原則,高瞻遠矚,制定長遠的發展戰略目標,穩步推進與實施。首先,要對財務信息化標準體系統一構建,保證構建的標準體系與武警部隊各級財務工作實際需求所符合,且將國家軍隊的相關信息化標準規范嚴格遵循下去,促使各級財務部門工作效率得到有效提升,更加高效的利用資源。其次,在建設標準化體系的過程中,需要將大后勤思想樹立起來,認識到財務部門、政治部門、軍事部門等業務部門需要積極參與進來,明確職責權力,承擔義務責任。要從頂層開始構建標準化體系,積極實施基層調研,將科學的評價方法、評價體系運用過來,對內部機構名稱、工作流程、交換數據接口等有機統一,以便規范財務信息化工作。
(三)做好應用推廣工作
在武警部隊財務信息化建設中,需要對財務軟件應用和網絡發展產生足夠重視,避免過度重視開發,應用則遭到忽略等問題出現。通過實踐應用,對存在的問題及時發現和解決,不斷努力,促使應用內容、應用層次以及應用范圍等不斷提升和擴大,進而實現財務管理信息化水平提高的目的。要緊密遵循一個網絡一個平臺一套數據標準等原則,科學改造與整合現有的設備與應用系統網絡,設置相應數量的端口,將高效、全面的財務信息系統構建起來,進而在全武警部隊所應用。要將網絡技術積極運用到網上申報、數據查詢等環節,將網上銀行資源利用起來,借助于網絡來劃撥資金,促使資金實時到賬目的得到實現;將公務卡結算制度大力推行下去,避免財務人員直接接觸現金,科學管理公務支出流程和各項數據。
(四)大力建設人才隊伍
一、醫院財務管理信息化建設的重要性
在醫院財務管理工作中,通過對信息化技術的合理應用,不但可以加強醫院管理規范化,還能在一定程度上減少管理成本的投入,促進醫院核算現代化管理目標的進一步實現。另外,在醫院管理信息化建設的基礎上,還可以有效保證數據的準確性,為醫院各項決策制定提供良好的基礎條件,保證各項醫療科研工作的順利開展。加強對內部局域網數據管理信息平臺的建設工作,可以幫助財務管理人員對醫院各項資金的流動情況進行全面監控,不僅可以有效提升醫院財務管理工作效率質量,并且還能在很大程度上保證財務管理工作的準確性。因此,在醫院財務管理工作中,加強信息化建設有著非常重要的作用。
二、醫院財務管理信息化建設現狀分析
醫院財務管理信息化建設工作,也就是將信息軟件、計算機以及網絡技術等應用到實際的財務管理工作中,同時與傳統會計核算模式之間實現有效的結合,在此基礎上構建新型的業務處理程序以及集中式的財務管理體系。但是,因為受到多方面因素的影響,導致在目前的醫院財務管理信息化建設工作中還存在著非常多的問題,具體主要體現在了以下幾個方面。
1.財務數據信息編碼不科學,制度標準不統一
結合目前的實際情況可以了解到,很多醫院在開展財務管理信息化建設工作時,還沒有制定出統一完善的財務數據標準,并且在信息編碼以及信息源方面也缺少了一定的規范性,這就導致醫院目前財務管理缺少完善的信息資源共享機制,使得醫院財務數據利用率無法得到明顯的提升,對醫院財務信息資源未得到有效利用。另外,因為財務數據在編碼過程中不具備科學性,所以很多可利用數據得不到挖掘,這就使得很多管理程序得不到規范化的操作,甚至會出現疏漏等問題,這種問題的存在對醫院財務管理信息化建設形成了非常嚴重的阻礙。
2.缺少完善的財務管理信息化建設規劃
目前,很多醫院在開展財務管理信息化建設工作時,沒有制定出長期性的發展規劃方案,這就導致財務信息化建設工作缺少了一定的全面性,同時也無法保證財務數據的準確性以及穩定性,這種問題的存在導致醫院財務管理信息化建設水平一直無法實現明顯的提升,同時,醫院在進行財務管理信息化建設時,在人力資源、物力資源以及財力等方面存在著非常嚴重的浪費現象。另外,因為醫院沒有構建起完善的責任機制,這就導致各個部門之間無法實現有效的溝通和交流,使得財務數據無法實現有效的協調和共享,從而對醫院財務管理信息化建設工作效率和質量產生了一定影響。
3.醫院財務管理信息化建設缺少目的性
目前,很多醫院在開展財務管理信息化建設招標與組織調研等工作時,并沒有對自身的綜合實力以及財務管理等要求進行全面的了解,而是盲目采用其他一些醫院比較成功的案例或經驗,這就造成醫院在開展財務管理信息化建設時缺少了分層次的建設方案,所以最終建成的財務管理信息化系統起點不高,只是在一些方面可以代替以往的手工操作方式。另外,因為醫院財務管理信息化建設在整個過程中缺少了一定的目的性,所以很有可能會導致醫院最終所建成的財務管理體系性能比較差,對于之后各項財務管理工作開展形成了非常嚴重的阻礙,無法滿足實際的財務管理信息化要求。
4.缺少專業的信息化建設人才
因為在醫院財務管理信息化建設中涉及信息化技術、計算機網絡技術等內容,在整體上體現出了非常明顯的綜合性,所以對于信息化建設人才技術水平提出了非常高的要求。因此,要想保證醫院財務管理信息化建設工作可以實現順利開展,就必須加強綜合性專業人才的規劃工作。但是,目前很多醫院缺少專業的信息化建設人才,導致財務管理信息化建設隊伍素質水平較低,在信息化建設工作中無法滿足實際的要求,這對于醫院財務管理信息化建設發展形成了嚴重的阻礙。
三、醫院財務管理信息化建設發展對策
1.完善醫院局域網絡,制定規范信息編碼
要想保證醫院財務管理信息化建設工作可以順利開展,醫院首先應該對自身需求進行全面了解,在此基礎上選出高效安全的數據庫技術,然后對醫院財務管理系統中所產生的數據進行合理統計,通過這種方式可以有效保證醫院財務數據的安全性與完整性。另外,還應該嚴格參照相關的程序規定,完成信息數據的統計、錄入以及傳輸等工作,只有這樣才能構建起高效的財務預算控制系統。另外,醫院還應該保證信息編碼過程中的規范性,這樣財務信息才能在第一時間內得到有效的收集與處理。只有在保證財務管理局域網絡完善性的基礎上,才能實現對信息編碼的統一規范,從而提升醫院信息化財務管理的高效性,并且還能在很大程度上保證醫院財務管理工作的真實性。
2.構建完善的財務管理信息化建設規劃方案
如今,醫療衛生行業所面臨的競爭壓力逐漸增加,醫院在進行現代化建設工作時,逐漸將財務管理信息化建設作為其中的重點內容,并根據醫院實際的發展狀況,構建出完善的信息化建設機制與長期發展規劃方案。通過這種方式可以將醫院具體職責落實到個人,加強各個部門之間的溝通與交流,從而有效保證數據共享的穩定性。另外,醫院還應該構建出相應的監管體系,通過這種方式可以對目前醫院中存在的資金短缺問題進行合理解決,從而有效避免財產風險等問題的發生。
3.提升財務管理信息集成度,確定財務管理定位
要想提升醫院財務管理信息化建設水平,就必須建立更高程度的財務管理信息控制系統。首先,對于醫院相關的財務管理部門而言,應該將財務管理信息化建設作為整體性信息化系統中的重點內容,并在此基礎上構建出完善的資金監控與管理體制,這對于財務部門之間的信息傳遞有著非常重要的基礎作用,并在一定程度上減少財務風險的產生。另外,醫院財務管理人員還應該對工作定位進行明確,在大數據環境下不斷提升醫院財務管理信息化水平,從而實現財務管理的有效創新。
4.加強人才隊伍培養工作
如今,在信息化技術不斷發展的背景下,信息化系統在各個行業中實現了非常廣泛的應用,這對于人才的專業性也提出了更高的要求。因此,醫院在開展財務管理信息化建設過程中,一定要將人才隊伍培養工作進行全面落實,配備綜合性的專業化人才,從而實現對醫院財務數據的高效收集與處理。因此,醫院應該根據實際情況構建完善的人才培養機制,在一定的時間內開展相應的培訓課程,通過這種方式來不斷提升信息化財務管理人員的專業性,從而有效提升財務管理信息化建設效率和質量。
四、結語
目前,在醫療體制不斷完善的背景下,財務管理成為醫院改革工作中的一項重點內容。醫院通過財務管理工作的有效開展,不但可以將醫院運營過程中各個環節的財務狀況如實反映出來,并且還能保證在第一時間將信息反饋給相關的管理人員。但是,因為醫院財務管理工作所涉及的信息量非常大,如果缺少信息手段的支撐,很多工作將很難實現有序地開展,因此,醫院一定要將財務管理信息化工作進行全面落實。因為受到多方面因素的影響,在目前醫院財務管理信息化建設中還存在著非常多的問題,需要醫院進一步加強對局域網絡的完善工作,保證信息編碼的規范性,不斷提升信息化財務管理人員隊伍的綜合素質水平,促進醫院財務管理信息化建設實現更加快速的發展。
參考文獻
中圖分類號:E277;E232 文獻標識碼:A 文章編號:1001-828X(2014)09-0262-01
隨著近年來計算機技術和網絡技術的飛速發展,武警部隊的信息化進程日益加快。在此大環境下,武警部隊財務管理的信息化也提上了日程,并且經過多年發展,已經取得了長足的進步和發展,取得了較大的成就。財務管理信息化建設,提高了武警部隊的財務管理工作效率,提升了資金使用效益,為武警部隊的后勤保障提供了資金保證。
一、推進武警部隊財務信息化建設的必要性
財務信息化是財務與信息及網絡技術的結合,是將財務信息作為管理資源,通過借助計算機及軟件、網絡等信息技術對財務信息進行處理、加工、應用等一系列活動。隨著我國武警部隊信息化的不斷推進,推進武警部隊財務管理信息化建設已經是發展趨勢,是信息化時代下對武警部隊財務管理提出的全新要求。
第一,財務信息化是當今時代的發展趨勢。在當代社會,電腦和網絡已經成為工作和生活中必不可少的一部分,在進行賬務處理時,應該借助于這些技術,實現財務管理尤其是會計的電子化和網絡化。第二,提高工作效率。傳統的財務管理,尤其是會計記賬和制作報表等,都是采用人工的方式進行,差錯率較高,而且工作人員往往非常辛苦。而采用財務信息化,可以減少各種誤差,極大的減輕財務工作的勞動強度,降低了人工會計記錯、記漏等問題出現的幾率,提高了部隊財務管理工作效率。第三,財務信息化是武警部隊信息化建設中的一部分。推動武警部隊信息化建設,本身就包含財務管理的信息化。資金是物質保障的核心,因此,武警部隊財務工作是部隊后勤保障不可或缺的一部分。推進財務信息化建設,是提高后勤保障能力的體現。綜上來看,推進武警部隊財務管理信息化是極為必要的。
二、武警部隊財務信息化建設存在的問題
如前所述,經過多年發展,武警部隊財務管理的信息化已經取得了長足的進步和發展,取得了較大的成就。財務管理信息化建設,提高了武警部隊的財務管理工作效率,提升了資金使用效益,為武警部隊的后勤保障提供了資金保證。但我們也應清楚的看到,在財務信息化建設中仍存在著一定的問題。
1.部分管理人員存在安全意識薄弱的現象
財務管理信息化對操作人員和管理人員的安全意識要求較高,但在實際的操作中,存在著部分財務管理人員安全意識較為薄弱的現象,一般表現為沒有按照規定的流程和程序操作會計軟件、對財務數據未及時保存或者保存時粗心、對電腦的操作不當導致財務數據丟失等,以及財務管理電腦未專機專用容易感染病毒等情況。這些安全意識較為薄弱所導致的行為,很容易造成財務數據的丟失或者泄露,是我們在推進部隊財務管理信息化過程中必須關注和重視的一個方面。
2.財務信息化制度不完善
一般來說,我們在推進財務信息化之處,往往會制定相應的規章制度以保障財務信息化的正常運轉。但是,任何一項制度都不是完美的,在實際工作和實踐操作中,總存在這樣或那樣的偏差,而制度又不能及時更新,因此容易造成制度與實際存在差距。在制度的執行中,也往往會因為個人理解的偏差,而存在不同的操作方式,形成不同的結果。
3.業務素質有待提高
在武警部隊中,有一定比例的財務工作人員知識結構較為單一,懂業務、懂會計、懂財務,但就是不懂操作電腦和軟件,其中以年齡較大的財務人員為主。而年輕的財務工作人員,又與上述情況剛好相反,懂電腦、懂軟件操作,但會計業務不熟練。因此,財務信息化對上述兩種財務人員均形成了挑戰,一部分財務管理人員的業務素質有待提高。
三、提升武警部隊財務信息化水平的對策建議
1.加強培訓與人才引進
武警部隊推進財務信息化建設,需要高素質的財務管理隊伍,因而要加強現有管理人員的培訓和引進高素質人才。一是需要對現有財務管理人員加強專題培訓。可以分別舉辦會計或財務專題培訓、計算機操作培訓、財務軟件使用培訓等專題培訓班、輪訓班,通過培訓提高所欠缺的業務知識。二是要加強人才引進工作。可以提高從高校招收高學歷畢業生的比例,吸引更多的優秀人才入伍,以提高財務管理人才的層次。
2.建立較為完善的內部財務信息管理系統
隨著科學技術的發展,越來越多的醫院在財務管理的過程中運用到計算機和網絡等一系列現代信息技術。醫院財務管理信息化成為醫院領導獲取價值的重要途徑,不僅有效地增強了會計管理的決策能力,還有效地提高了醫院的管理水平,進一步增強醫院競爭力。現今,現代信息技術使得整個醫院的醫療系統得到相應的完善,并且多數的計算機網絡在使用的過程中存在一定問題,沒能夠有效發揮出“互聯網+”的優越性,基于此,醫院財務管理的信息化建設具有十分重要的現實意義。
一、醫院財務管理信息化建設的現實意義
(一)有效減少資源配置
信息化在財務管理中的應用,對醫院的人、物及資源的配置帶來一定的影響,醫院財務信息化管理對醫院傳統的管理理念、運作方式及數據信息的應用上都是一次質的飛躍。基于此,信息化建設有效提高了員工的工作效率,使得醫院的財務支出和收入都清晰可見,最終實現信息到位,能夠有效地覆蓋對財務管理信息化的監管。醫院信息化財務管理不僅帶來了機遇也帶來了一定的挑戰,使得醫院財務人員的工作方式得到大大改善,提高了工作效率,并且對全方位監管財務信息和防控經濟風險起到相應的積極作用。
(二)促進財務管理的規范化
醫院財務管理中信息化財務系統的建立,減弱了人對賬目的干預程度??梢哉f,醫院收支情況、內部消耗都會準確地在財務信息化的管理中得到相應地反映。在財務信息化出現以前,常常會出現資金信息缺失或存在虛假賬目,信息化管理的運用能夠對上述情況造成一定的遏制。采用計算機數據庫對財務信息進行管理,使得醫院財務能夠有效地接收最新信息,并對信息不全、虛假信息進行干擾,最終達到規范醫院管理這一重要目標,從而改善了醫院財務管理模式,提升醫院管理水平。
二、當前醫院財務信息化管理中存在的問題
現如今,越來越多的醫院意識到財務管理信息化建設的重要性,由于受到多種因素的限制,使得醫院信息化管理建設的速度較慢。以下就具體分析醫院財務管理信息化建設,進而促進醫院財務管理健康、可持續的發展。
(一)認識不足
一部分醫院財務管理人員意識到醫院財務管理的信息化能夠有效地降低工作復雜度,提高工作效率,但是忽視了信息化建設對醫院整體建設的重要意義,沒有意識到醫院信息化財務管理,能夠有效地整合醫院管理,對醫院今后的發展帶來一定積極影響。
(二)信息化人才匱乏
信息化財務管理是建立在具有專業財務知識和計算機能力水平的隊伍之上。信息化人才不僅具有扎實的財務專業知識還需具備計算機基礎,由于我國教育體制尚未達到這種復合型人才培養需求,使得該人才在社會上供不應求,最終使得人員匹配出現一定情況。可以說,醫院信息化人才的缺失,在一定的程度上影響了醫院財務管理信息化的發展與推進。
(三)條件不足
信息化時代下,醫院越來越重視信息化水平的提高,醫院傳統的管理模式、經營體制相對來說比較成熟。在這一成熟的醫院系統管理中,信息化建設的建設必須需要足夠的理論支撐,因而,醫院中財務信息化的建設無疑是一個較大的挑戰和探索。基于醫院內部環境而言,醫院內部需要建立一套完整的管理制度及相應的評估體系。針對外部環境而言,“互聯網+”的信息時代,將有效地保障財務信息化進程的快速發展。
(四)信息化技術有待提高
信息化的財務管理使得醫院信息化建設處在一個相對開放的網絡環境中,因網絡環境不安全,會使得醫院信息數據丟失,嚴重的還會導致系統癱瘓,這些風險的存在都可能給醫院帶來不可估量的經濟損失。此外,信息化財務管理中,電子符號代替了會計數據,磁介質代替了紙質,極易受到外力影響,從而給安全信息保存帶來一定不利影響。
三、信息化財務管理建設提高的對策
有效地結合會計及信息技術開展信息化財務管理是醫院發展的重要方向。但是,我國醫院財務管理信息化建設中還存在基礎薄弱等現實問題,其理論還有待完善。以下就出現的問題提出相應的解決對策,促進醫院財務信息化健康發展。
(一)提高認識
醫院財務人員應當充分意識到信息化建設的重要性。信息化建設不僅能夠提高工作效率、降低工作煩瑣度,還有效地促進整個醫院系統的信息化建設。醫院財務信息化建設能及時、準確、有效地給醫院管理者提供所需信息,管理者應組織員工進行信息化建設的相關培訓。
(二)對醫院的財務管理加強信息網絡的建設
現如今,互聯網的發展,使得各種信息資源傳播更加的迅速。因而,在醫院的財務管理部門應該加強對財務信息網絡進行建設。在醫院內構建信息網絡可以實現醫院信息資源的共享,并且還提供了技術支持,使得財務信息的準確性和使用價值都得到了大幅度的提高。此外,醫院管理部門通過網絡還能夠使得管理手段更加現代化,既符合時代的需求,也能有效的整合信息。傳統的財務管理已經不能適應現代財務管理的需求,而醫院對信息網絡的建設能夠使得醫院的財務管理人員有效的整合信息,并查詢信息。醫院的財務管理人員能夠對通過對信息的搜集對醫院的設備、藥品進行分析,結合醫院的實際情況以及患者的承受能力進行考慮,最終選擇性能良好、能夠產生巨大經濟效益的設備和藥品,為醫院更好地占領市場提供方便。
(三)構建信息化環境
醫院財務管理主要通過一定的網絡來實現數據庫的管理,醫院順利開展信息化建設的關鍵在于建立一套安全的、無病毒威脅的管理環境。因此,醫院需要依據自身發展情況,對不同的軟件及程序進行控制,保障信息獨立性及相對的私密性。此外,醫院財務管理應該定期不定期地對軟件進行維護和檢查,對系統身份進行識別。
四、結語
醫院財務信息化管理是醫院未來發展的必然趨勢,同時也是醫院生存及發展的現實需求。從而,醫院財務在信息化的建設過程中,依據自己發展的現狀,對出現的問題進行分析,從而找出相應的解決方案,進而促進醫院信息化建設持續健康發展。
(作者單位為郫縣婦幼保健院)
[作者簡介:劉仁莉(1976 ―),女,四川成都人,大專,會計師(中級),研究方向:財務管理。]
參考文獻
首先傳統的財務管理模式對人工核算水平要求較高,而信息化財務管理體系的建立可以極大地提高管理人員的工作效率,同時信息化建設還可以進一步提高財務信息數據管理的準確性。其次現階段企業產業結構較之前相比,其復雜性有所增加,這樣一來企業的財務管理難度也隨之增加,而傳統財務管理模式較為單一,結構框架組成與目前企業財務管理不相適應,因此大部分企業迫切需要建立財務管理信息化體系,以應對當下復雜的社會經濟發展環境?,F代化財務管理信息化主要的內容包括成本管理、專項資金管理、固定資產管理以及流動資金管理等,它的建立滿足了企業對財務管理的基本要求,對提高企業財務管理水平具有一定的推動作用。
(二)提高企業經濟效益
在當前的社會經濟形勢下,企業財務管理信息化建設的實現可以極大地提高財務管理部門的工作效率,提高企業資金的有效利用率,這樣以來將會在一定程度上為提高企業的經濟效益打下堅實的基礎。同時財務管理信息化的建設可以在一定程度上避免核算錯誤的出現,這對保障財務決策等具有十分重要的意義。另外財務管理信息化的建設還可以最大限度的減少內部工作人員的工作量,這對調動員工的工作積極性具有一定的推動作用。因此總的來說財務管理信息化的實現是提高企業經濟效益水平的有效手段之一。
二、淺析現代企業財務管理信息化建設過程中存在的主要問題
(一)財務信息管理人員專業素質較低
對于企業財務管理信息化建設工程而言,人才是其中重要的組成部分,尤其是專業人才對財務管理信息化建設的先進性具有十分重要的影響,但是受到傳統財務管理理念的影響,大部分企業財務管理部門工作人員對信息化財務管理體系的建設并并沒有引起足夠的重視,對與之有關的理論知識也沒有進行深入的學習,導致其在財務管理信息化建設中力不從心,管理信息化水平也無法滿足企業財務發展的需要。
(二)財務管理信息化認識程度不深
最近幾年,社會經濟進入到了快速發展階段,尤其是企業財務管理的工作量不斷的增加迫切需要財務實現信息化管理,但是大多數企業的領導層對于財務管理信息化建設有關內容的認識程度不深,重視力度不足,導致財務管理信息化建設一直停滯不前。
(三)對財務信息的管理不到位
為了適應當下社會經濟環境,大部分企業建立了財務管理信息化體系,甚至部門企業出現了財務數據信息滯后、與實際數據相差較大的不良現象出現,這對企業今后發展的決策方向的制定具有不利的影響,進而對企業長遠發展形成一定的阻礙。因此企業的領導層應當切實提高財務信息化管理的認識,進而制定相應的措施,提高管理水平,保障企業的長遠發展。
三、淺析如何提高企業財務管理信息化建設的策略
(一)培養高素質財務管理人員
對于企業財務管理信息化建設而言,人才是第一組成要素,對體系建設的質量水平等具有十分重要的影響,因此作為企業的管理層應當加大信息化建設相關人才的培養力度,建立一支高素質、高質量的財務管理信息化建設隊伍 。例如通過對現有財務部門員工進行一定的專業知識培訓,提高其信息化建設的理論知識水平,為提高今后的工作水平打下一定的基礎。
(二)加強對財務管理信息化的認識
財務管理信息化建設對企業發展而言具有十分重要的作用,因此作為企業的領導應當從根本上意識到這一點,進而付諸于實際的行動。企業的領導層應當根據企業本身的實際情況制定出科學合理的財務管理信息化建設方案,以進一步提高企業有限資金的利用效率,增強其在同類市場中的競爭能力,這對企業的長遠發展而言具有積極的意義。提高企業員工對財務信息化管理建設的認識,使得財務部門工作人員的日常工作具有一定的針對性,這將極大提高企業財務信息化管理水平。
(三)加強財務信息的管理工作