檔案信息匯總十篇

序論：好文章的創作是一個不斷探索和完善的過程，我們為您推薦十篇檔案信息范例，希望它們能助您一臂之力，提升您的閱讀品質，帶來更深刻的閱讀感受。

篇（1）

一、檔案信息化的概念

檔案信息的形成、積累、加工與貯存、傳遞、利用的整個過程，就是檔案信息的運動過程。這個運動過程起關鍵作用的是傳遞過程。檔案信息管理人員通過形成、加工與貯存積累起來的檔案信息，主要目的是為了滿足利用者需要。這就需要在利用者與檔案信息管理者之間找到一種媒介，以溝通供需之間亦即信息與用戶之間的信息。檔案信息的傳遞就是溝通供需之間或信息與用戶之間信息的媒介。

二、信息檔案化的概念與內容

（一）信息檔案化的概念

隨著信息時代的到來，社會生活的各個領域產生的信息與日俱增，特別是互聯網技術的廣泛運用，各類信息里幾何形式迅速增長，用信息爆炸來形容毫不夸張。面對浩如煙海的信息，如何進行真偽區分、價值鑒定、密級審定、采用識別，使無序的自然信息變為有序的人工信息，提高信息的利用率，則是擺在信息管理部門的一個新問題。從廣義來看，信息管理部門包括文獻情報圖書檔案電信通訊等機構，文獻情報圖書部門管理的信息主要是文獻圖書情報資料，受特定的管理對象限制，其對管理對象的加工整理方法不適宜用于產生在社會生活各領域的信息。而檔案部門管理的檔案產生于社會各領域，涵蓋了信息產生的各個層面，因此對大量產生的信息進行識別處理，就歷史性地落在檔案部門的肩上。

信息檔案化是指檔案部門運用現代管理理念，采用現代管理方法及技術手段，按照檔案部門對信息進行有序整合、加工整理、分類檢索、開發利用信息資源的方法，對各類信息進行有序化、規范化處理，將系統、全面、有序的信息方便快捷地提供給利用者，以全方位的信息開發服務，滿足社會各方面的需求。

（二）信息檔案化的具體內容

信息檔案化是檔案部門面臨的新課題，筆者認為，信息檔案化包括以下幾方面的內容：

1.檔案部門要樹立大檔案觀，將信息資源擴展為檔案管理范疇。過去檔案部門將具有憑證、參考作用的原始信息確定為檔案，檔案管理只是信息的很小一部分。隨著信息時代的發展，社會要求檔案部門提供廣泛的信息服務的呼聲越來越高。國內相關單位數字檔案館工程項目在確定建立其數字資源信息庫時，大大擴展信息資源采集范圍。信息資源采集不僅包括館藏檔案數字化、立檔單位數字檔案的在（離）線接收、專門專業檔案信息收集，還包括各類相關信息（如電子政府的政務信息、社會公眾服務信息、數字圖書館信息、網上信息等）的搜索，是社會綜合信息資源庫，這些信息庫必須在嚴格的標準化和規范化的基礎上由多個部門聯合建立，以滿足社會各方面對檔案信息資源的需求。

2.各類信息采用檔案管理的理念與方法。檔案信息化處理是建立在標準化、規范化的基礎上的。信息檔案化則是采用檔案的管理理念，對浩如煙海且雜亂無章的信息進行有序整合、標準化處理。包括對接收的電子文件建立元數據庫，對各種數據庫的數字信息進行儲存格式與載體標準轉換。傳統的數據庫是一類結構化的數據集合，其屬性描述和檢索處理依賴于精確的人工語言，而這種方法對于管理綜合性的超大規模數據庫（知識庫）很不適應，例如國際互聯網上成千上萬的大型數據庫，由于檢索語言不統一和管理方式各異已經造成了極大的混亂。因此必須依賴更為先進的智能化信息管理技術、以求用自然語言進行概念性全網絡搜索，才能為用戶提供方便、高效的服務。

3.建立信息檔案化的實施機制。信息檔案化是一個全新的概念，還不為人們所了解，筆者認為，其實施需要從以下幾方面入手：第一，首先應當在檔案部門進行廣泛宣傳，使檔案工作者明確信息時代檔案人角色的轉變及肩負的歷史責任。第二，要向有關領導及信息主管部門宣傳呼吁，積極主動地做好有關情況匯報及業務技術咨詢工作。第三，要積極與各行業信息管理部門溝通聯系，在標準規范及智能信息技術方面給予指導監督。第四，建立信息檔案化的實施實體。

三、檔案部門在信息社會中的地位與作用

（一）檔案信息管理與保存中心

檔案機構保存有大量歷史真實記錄，是各類檔案信息的集藏地，是社會各界了解政策形成及效益、工作查考、學術研究的主要資料來源。檔案信息涉及社會各個領域，對各行各業均有相當的利用價值，與公民權益息息相關。檔案機構在國家信息化建設中要充實自身的信息基礎建設，建立檔案信息系統及專題資源數據庫，通過信息化、數字化檔案管理與運用，更好地發揮檔案機構建檔與擴散功能，發揮各類檔案信息中心的重要作用。

（二）數字化檔案信息資源保存和傳遞中心

檔案機構保存的各類檔案信息，其內容涉及政治、經濟、教育、文化、科技、財政、工交等各種專業，檔案機構可運用科技手段將館藏的檔案進行數字化處理予以保存管理，從而成為各機構的數字化檔案信息資源中心。其中，適宜于向社會開放的檔案，可將其置于公共領域，通過網絡傳送，提供給遠距離的信息需求者利用，成為各機構檔案信息的傳遞中心。

（三）檔案信息的數字模擬整合技術處理中心

檔案機構具有長久保存檔案及充分發揮檔案利用價值的雙重職責。因此，一方面要運用各種技術手段使檔案長久保存，如將各種紙質、電子檔案運用縮微模擬技術處理，以縮微膠片代替原件長久保存、提供利用。另一方面為了使檔案信息資源更方便、快捷、廣泛地提供利用，又要采用計算機技術對檔案進行數字化處理，將大量檔案信息在光盤上“海量存儲”，在網絡上實現遠程傳送，跨越時空限制。在國家信息化建設中，檔案機構比任何其他機構更加關注在文件生命周期的不同時期應采用的相應技術、規范標準及保護措施。

參考文獻：

篇（2）

隨著高校數字化校園建設的不斷發展，學校內各業務部門的電子文件通過校園網廣為傳遞，電子文件已成為高校新產生文件的主體，也是高校校務系統的主體。這些新形成的電子文件本身就是數字化的文件，可直接用于全文檢索利用，如不及時采集歸檔，任其“自生自滅”，會給檔案信息化工作帶來無法挽回的損失。

1.對高校辦公自動化系統及各學院、部處中心網頁上形成的正式的電子公文及工作信息電子文件，要及時將其打印出來，完成紙質文件的完整收集。在目前電子文件法律憑證作用尚未得到認可的狀況下，嚴格執行紙質文件與電子文件同時歸檔的“雙軌制”原則，以確保檔案實體與信息的安全。

2.對高校OA系統上形成流轉的大量公務電子文件以及部處中心、各學院網頁上形成的電子文件，有兩種方式完成歸檔。對于0A系統編制完備、實現了文件與檔案一體化管理的高校，可以直接采用在線歸檔的方式，將辦理完畢的電子文件直接歸入檔案館服務器完成電子文件的全文采集。對于未實現文件與檔案一體化管理的高校，可以采用物理歸檔的方式，由學校網絡中心負責將OA系統上形成的全部電子文件信息拷貝到光盤進行歸檔，完成電子文件信息(包括文件的記錄信息、背景信息和元數據信息)的完整采集。

3.對未在校園網上的有保存價值的公務電子文件，由公文擬稿單位專門打印一份紙質版文件，并加蓋單位公章，連同相應的電子版信息拷貝歸檔保存。

對電子文件全文信息采集的優點是；第一，可以直接進行電子文件全文檢索，既方便利用又提高了檔案的檢全率、檢準率。第二，省時省力準確率高，電子文件進館后無須進行人工掃描，就可以完整準確地再現電子文件的原文信息，可以方便快捷地為利用者提供服務。第三，安全高效，使檔案“雙軌制”得到有效的執行，為檔案的安全管理提供了保障，同時電子文件全文信息的采集加快了檔案館數字化建設的步伐。

文件級著錄信息的自動采集

目前我國檔案界正以極大的熱情致力于電子文件收集歸檔和紙質檔案數字化工作。然而我們不能忽略，數字化環境下高校尚有不少的工作信息仍然以紙質文件的方式大量產生，這些文件不僅數量大，而且價值高，及時做好這部分文件的歸檔與著錄數據的自動采集，是確保一個全宗單位檔案齊全完整的關鍵，同時也是推進本單位檔案數字化進程的一項得力措施。

在計算機檔案管理系統中進行文件數據的著錄一直是阻礙廣大高校檔案數字化進程的瓶頸，而如何實現網絡環境下紙質文件著錄數據的自動采集，成為推進各高校檔案數字化進程的關鍵。針對傳統檔案著錄過程中著錄數據主要靠人工錄入、出現數字化進展緩慢、數據質量差等問題，筆者以為高校可以結合目前計算機檔案管理系統的特點，以及高校各業務部門歸檔的習慣，編制一套文件著錄數據自動采集軟件，有效地解決紙質檔案著錄滯后的瓶頸問題。

1.參照國家檔案著錄規范，對學校辦公自動化系統之外形成的大量教學、科研、基建、招標采購管理等方面的純紙質文件的歸檔要求，做進一步的細化與規范統一，使部門的歸檔清單附合檔案部門著錄數據采集的要求。

2.針對目前各文件形成部門通常采用在Word或Excel上登記收發文件的特點，編制一套將擴展名為doc或xls格式的文件轉換為txt格式的通用文件著錄數據自動采集軟件，直接將歸檔清單的數據批量導入DARMs檔案管理系統。在這個方面中山大學檔案館進行了有益的嘗試并取得了很好的效果。

紙質文件目錄著錄數據自動采集的優點是：第一，充分利用業務部門預立卷的成果，通過采集轉換軟件，快速實現歸檔文件級目錄的自動著錄。第二，省時高效，檔案部門不用重復錄入業務部門已經做好的文件著錄項目，避免了手工錄入不僅費時費力而且數據準確性不高等弊端，有效突破了檔案館進行計算機檔案管理的瓶頸問題。第三，提高了檔案的利用時效，文件歸檔后在較短的時間內就可以完成文件級目錄的計算機檢索查詢，方便了利用者的查詢與利用。第四，增加了業務部門繼續歸檔的信心與動力，因為交到檔案館后不用擔心找不出來或不方便利用，使檔案館收集難的問題成為一去不復返的過去式。

照片、錄音，錄像等聲像文件信息的采集

1.照片及其信息的采集。照片及其信息的采集主要通過各單位負責拍攝的人員完成。在日常工作中，高校通常由宣傳部門負責對學校各項重大活動進行跟蹤拍攝和宣傳報導。隨著數碼相機的普及，攝影人員應從每一項活動中的眾多數碼照片中精選一組有代表意義的照片進行歸檔，并對歸檔照片進行文字說明，即填寫好照片信息(包括題名、時間、地點、人物和拍攝者)。按照檔案館統一規定的上傳方式、單張數碼照片分辨率、照片格式等要求，將歸檔數碼照片上傳到檔案管理信息系統中，還要用一次性刻寫光盤刻錄兩份送檔案館歸檔保存。

2.多媒體課件文本類、音頻、視頻類電子文件的采集。各單位電子文件管理員將檔案館印發的《歸檔電子文件登記表》發給電子文件形成者，由電子文件承辦人將表格填好后，將電子文件刻錄到光盤上，連同表格一并交給各單位電子文件管理員，于次年6月底前交檔案館歸檔。在這個領域南京大學檔案館的做法值得大家借鑒。

高校聲像文件信息采集的優勢體現在：第一，聲像檔案可以通過靜止、動態的畫面和真實的聲音再現過去發生的活動，具有強烈的空間感和時間感，在宣傳、展示高校形象方面具有不可替代的作用。第二，使檔案館藏結構豐富多樣，在傳統紙質檔案的基礎上，集圖、文、聲、貌于一體，增強了檔案服務于民生及休閑服務的能力。第三，聲像檔案的及時收集，加快了檔案館數字化的進程，強化了檔案館進行愛國主義宣傳教育基地的功能。

數據庫信息的采集

隨著數字化校園建設的推進，近年來許多高校已建成并在網上運行了業務信息管理系統，例如：本(專)科生教務系統、圖書館信息系統、科研管理信息系統、儀器設備和實驗室管理信息系統等。這些管理信息系統里的數據一般都比較標準與規范，是檔案管理系統中相應業務檔案信息的理想來源和數據保障。近年來通過實踐，筆者認為應用批量導人式著錄方法是快捷高效采集此類專門業務信息的好方法。

篇（3）

在當前迅猛發展的信息社會下，檔案信息化和檔案信息化建設已經成為檔案事業應對迅猛發展的信息社會的必然選擇。從黨和國家明確提出的“已信息化帶動工業化”的要求，到國家檔案局提出的“已檔案信息化促進檔案事業發展的目標”要求，檔案信息化和檔案信息化建設已經成為檔案信息服務社會的最佳技術手段和實現途徑。傳統的檔案實體管理體制已經開始徹底改變，檔案信息化和信息化建設勢在必行。自2000年全國檔案工作會議上正式提出了檔案信息化的概念后檔案信息化建設在全國各類檔案館（室）中蓬勃開展起來。對于檔案信息化及檔案信息化建設以前我是知之甚少的，在這幾年的工作實踐及學習中逐步有了一些認識，現將我的一些拙識淺見拿來與大家一起探討。

一、檔案信息化的含義

檔案信息化是指檔案管理模式從以面向檔案實體保管為重點，向以檔案實體的數字化信息這種主要形式向社會提供服務為重心的轉變過程。在這樣的轉變過程中要實現檔案信息的數字化和網絡化；要實現檔案信息接收、傳遞、存儲和提供利用的一體化；要實現檔案信息高度共享，而這必將引發檔案管理模式的變革。檔案信息化建設是指是指利用數據庫技術、數據壓縮技術、高速掃描技術等技術手段，將紙質文件、聲像文件等傳統介質文件和已歸檔保存的電子檔案，系統組織成具有有序結構的檔案信息庫。

二、檔案信息化和檔案信息化建設應遵循的原則

（一）檔案信息化應遵循的原則

1. 規范性原則。制定和實施檔案工作標準和規范，是檔案工作現代化的需要，是提高工作質量和效率的需要。實現館（室）藏檔案信息化，一方面可以將館（室）藏的檔案通過掃描等技術手段轉化成計算機可識別和處理的數字化信息，另一方面可以通過接收電子文件進館，但不管是通過館（室）藏檔案數字化還是接收電子文件，都應該堅持規范性原則，制定相應的標準、規范和法規，如：字符內部編碼標準、數據處理格式標準、信息輸出標準（包括信息的顯示、打印、傳遞等直接面向網絡用戶的服務格式）及數據交換標準。只有這樣才能使電子文件的歸檔，傳統介質檔案數字化，數字化檔案的保管、傳遞、利用等工作都實現有序化、標準化和規范化，避免出現各自為政，互不兼容，重復建設等現象發生。

2. 安全性原則。隨著數字化、網絡化、信息化建設的不斷深入，網絡的脆弱性和潛在威脅也日益顯現出來。因此，我們必須加強網絡安全技術的研究與開發，采取有力的安全策略，充分保證檔案信息的安全性。在保證檔案信息的安全性方面我們可以采取：物理安全策略；訪問控制策略；（如入網訪問控制、網絡的權限控制、目錄級安全控制、屬性安全控制、網絡服務器安全控制、網絡監測和鎖定控制、網絡端口和節點的安全控制、防火墻控制等。）信息加密策略；網絡安全管理策略等。

3. 效益性原則。由于檔案信息數字化建設是一項巨大的系統工程，需要投入相當的人力、物力、財力，因此必須要遵守效益性原則，講究信息化工作的效益， 要根據自身的能力，根據館（室）藏基礎，分析用戶需求，研究館（室）藏體系還要考慮館（室）藏檔案的利用率。選擇數字化的內容要“經典”，主題要與社會利用“熱點”相結合，把重要的，利用率較高的檔案進行數字化，把那些利用率較高且利用后能產生較大經濟效益和社會效益的檔案數字化，可以帶來巨大的效益。而那些利用率不高的檔案則無需數字化，否則浪費大量的人力、物力和財力。還可以根據館（室）藏檔案的特色選擇這些檔案進行數字化，提供獨具優勢的服務。因為從某種意義上說，特色就是優勢，特色館藏信息和特色服務往往是贏得用戶和創造效益與價值的關鍵所在。在進行數字化建設時，要以用戶的需求為導向，做到按“需”數字化。

（二）檔案信息化建設遵循的原則

1. 文檔一體化，是檔案信息化建設的前提。這就要求把檔案信息化納入到辦公自動化的總格局之中，與辦公自動化融為一體，同步進行。同時，也要求檔案人員積極介入此項工作中，提出檔案管理和電子文件歸檔方面切實可行的需求

2. 歸檔雙軌制，是紙質文件向電子文件過渡過程中必須堅持的原則。雖然電子文件大量產生和應用，但它的法律作用和憑證作用尚未取代紙質文件的地位。據專家預計，在較長的時期內，紙質文件和電子文件還會繼續并存。而且按照國家檔案局的要求，電子文件必須與相同版本的紙質文件一同歸檔。 檔案信息化建設是檔案工作在網絡時代的必由之路，是深化檔案社會化服務的必然要求。它是一項耗資大、要求技術含量高的業務建設。作為企業內部的檔案館（室）要想在信息化建設中有所建樹，使檔案工作適應社會和時展的需要。

檔案信息化建設是一項長期、全面而又具體的工作，信息化的實現不是檔案館（室）某一部門的工作，也不是單靠幾個計算機技術人員就能實現的，它需要所有檔案人員的積極參與與配合，檔案隊伍素質對檔案工作信息化建設的質量起著關鍵的作用，因此，檔案隊伍計算機技能的提高是目前檔案部門素質教育的重中之重。 信息化是當今世界和社會發展的大趨勢，檔案館（室）只有克服困難，迎頭趕上，與其他行業同步發展，才能適應社會和時展的需要，更好地服務社會。

篇（4）

檔案敏感信息安全面臨的主要威脅及保護需求

篇（5）

1）節約成本。進行檔案信息化的建設有助于為單位節省不必要的成本浪費。在計算機信息化檔案管理沒有成為主要的工作模式之前，檔案人員需要花費許多的時間和紙張去進行檔案資料的編寫，在這過程中可能會發生；漏寫或是漏記的部分，而最后查找需要從頭到尾的查詢，浪費大量的人力和物力。運用計算機進行信息資料的管理可以快速查詢到所需的資料，在保存上相對簡單，不易丟失和缺損。2）提高工作效率。運用現代已經發展得非常成熟的電腦技術進行現代化檔案的管理工作，以此作為從原有的紙質信息檔案管理到信息化檔案管理的一個過渡。運用成熟的電腦技術為檔案管理部門節約人力成本。比如說起初檔案管理整理紙質文件需要二至四個人來完成這份工作，運用電腦技術就只需要一個人很好的完成這份工作。這就為整個管理節約了人力成本，在此基礎之上也提高了相關工作人員的工作效率。

二、信息化檔案管理的現狀

1）缺乏重視。對檔案信息化管理缺乏重視，不僅僅體現在管理部門當中，還包括信息管理人員自身。主要體現在管理部門的管理者遵循陳舊的管理模式，不與時俱進，在快速發展的電腦信息技術面前，管理者還沒有跟上信息管理的步伐。另一方面檔案管理工作人員，長期以往的工作環境中，已經養成了一種工作習慣，要在讓他們重新接受另一種工作方法，一時之間心理上難以接受，甚至是抵觸不愿意做出改變。2）管理標準化不足。在進行檔案管理上，沒有完整齊全的管理制度和部門管理系統。比如，房產信息檔案的管理，它應該是擁有專門收集房產資料的人員，分化各級職責，如資料的收集整理人員，其次是立卷檢查人員以及檔案保管人員。而如今大多數還保持著兩三個人員管理信息檔案的工作模式，管理人員之間的職責分工不明確，到位。也沒有設置專門監督的責任機構和人員，造成檔案信息管理總體的不足。3）管理人員素質較低。檔案信息人員的素質較低表現在工作責任感不強，具體表現在有的檔案信息管理者道德素養不夠高，將檔案資料據為己有，甚至是私自存放或是拒絕歸檔保管。檔案信息人員素質低下還表現在服務水平不夠高。以房產檔案信息管理為例，房產所有者需要調動存檔的資料進行復印或是作為他用時，管理人員不給予調檔，甚至態度惡劣，給他人造成事務辦理上的諸多不便。

三、加強信息化檔案管理的措施

1）完善基礎設施。加強信息化檔案管理的先決條件是完善應有的基礎設施，沒有這些必要的設備就只是紙上談兵，沒有實際的意義。建立現代信息化檔案管理首先所需要的設備，計算機是最主要的，其次是復印機，專業的軟件設備，打印機、掃描儀等等。而建立檔案信息系統是最關鍵和最主要的部分，擁有一項完整的系統可以更加快速的進行檔案的錄入，以及檔案的分類和檔案的查詢以及保管。2）重視檔案信息化的建設與傳統保管。檔案信息化的建設固然很重要，是往現代化信息檔案保管的一個重要過渡，它使得檔案信息形成一項完整的保管系統，也是現代電腦技術運用在檔案管理上的一次飛越。它在很大程度上為我們的工作節省了時間，提高了工作效率以及工作的效益。但是傳統的檔案保管也不能完全的放棄，比如說房產資料文件的原件是作為房產擁有者所有權的一個證明文件，這些文件都是要作為紙質文件資料長期保存的。3）加強信息安全的管理。在建設現代信息化檔案管理的步伐之上，還必須得加強信息檔案的安全性管理。在電腦科技發展的同時，一些人利用網絡的便利性以及網絡的漏洞，使用病毒或是黑客軟件對信息管理系統進行攻擊，造成信息檔案管理資料的流失與損壞。在沒有備份的情況下，這些流失與損壞的文件資料不能夠還原，給擁有者以及檔案資料管理部門增加損失。因此，亡羊補牢，為時已晚，檔案管理部門應當加強對信息安全管理的預防與應對。4）提高檔案管理人員的素質水平。這里所說的提高檔案管理人員的素質水平不僅僅包括管理人員的知識水平，更加重要的是道德責任水平。首先是檔案管理人員的知識水平，需要他們明確的知道檔案信息管理的具體內容以及保管措施以及自身職責的具體要求。其次是管理業務水平，我們知道一些檔案管理需要我們妥善的保管一些紙質資料，隨著時間的延長，紙質資料容易損壞或是陳舊，看不清楚具體內容，這就需要管理人員具備一定的修復能力。道德素養具體體現在自身的責任意識，強烈的職責使命感以及對自身的約束力。

四、結語

在迅速發展的科學技術時代，印證了科學技術是第一生產力。把這種發達的電腦信息技術運用到檔案信息管理當中，完成從傳統的紙質管理信息系統到現代信息化檔案管理的一個重要過渡。在本文中研究了運用現代的信息化檔案管理模式，突出了它的作用，以及它在檔案管理當中無法比擬的優越性。在此同時提出在建立現代信息化檔案管理中所需要注意的問題，為怎樣建立新型的現代化檔案管理模式提供了可供大家參考的建議。

作者:劉洋 單位:天津市市區不動產登記事務中心

參考文獻：

[1]陸貝貝.關于檔案信息化建設與檔案管理的探索[J].環球市場,2016,(20).

[2]戴永成.推進財務檔案管理信息化建設的探索與實踐[J].卷宗,2014,(7).

篇（6）

信息只有通過傳播才能得到有效利用，檔案信息也不例外，在檔案信息的傳播過程中，檔案工作者充當著傳播者的角色。把信息素養(Information Literacy)的概念引入到檔案信息傳播中，研究在信息技術條件下如何培養檔案工作者的信息素養，具有極大的現實意義。本文結合傳播學、檔案學、信息素養等三方面的知識，對檔案信息傳播中檔案工作者的信息素養的內涵及如何培養其信息素養給出了的建議。

一、在檔案信息傳播中引入信息素養的原因

1947年，美國信息產業協會主席保羅·澤考斯基(Paul Zurkowski)率先提出了信息素養的概念。隨著時代的發展，人們對信息素養的研究逐步深入。目前，對信息素養的認識主要包括：對信息真偽進行準確鑒別、區別對待的能力；對信息的有效檢索、評價和使用的能力；獨立自主學習的態度、方法和批判精神；強烈的社會責任感和參與意識等。

信息技術的發展使信息傳播方式、傳播效果、受眾選擇等都發生著改變，而信息傳播者的信息素養更直接地影響著信息傳播的效果。表現在檔案信息傳播方面，檔案工作者的信息素養成為影響檔案信息傳播效果的重要一環，原因如下：

首先，檔案信息開放性增強。隨著社會的發展，公民的知情權在很大程度上得到提高。檔案信息的開發更多地關注現實和大眾需求，以此來增強對利用者的吸引力。在開發和選題的過程中，檔案工作者要有信息意識，應具備對信息真偽進行準確鑒別、區別對待的能力。

其次，檔案信息傳播形式的改變。現代傳媒技術的發展使檔案信息的傳播形式呈現出多樣性的特征。原有檔案信息的編輯速度不能適應高速的信息傳播和應用速度，這就需要檔案工作者具備在新的傳媒技術條件下對信息的有效檢索、評價、使用和傳播的能力。

第三，檔案信息傳播手段的變化。現代傳播手段給檔案信息傳播帶來了很大的便利，但網絡黑客技術、病毒、木馬等安全隱患一直困擾著現代人。檔案工作者必須樹立信息安全意識，在傳播過程中，不僅要注意自身的保密工作，更要注意避免不經意地丟失信息造成信息遺漏。

第四，檔案信息傳播客體需求的增加。隨著受眾的檔案意識和信息意識的增強，利用檔案信息的用戶不再局限于專業人員和政務系統工作人員，因此信息傳播內容要具備廣泛性與實用性。同時，由于各方面專業人員對信息質量的要求不斷提高，信息傳播的針對性要求檔案工作人員提高信息傳播內容的專業性與研究性，滿足用戶需要。

二、檔案工作者在檔案信息傳播中應具備的信息素養

檔案工作者的信息素養，是檔案工作者根據自身和外部信息環境發展的要求，自覺接受教育和培訓而形成的一種對待信息及信息活動的修養和能力。從傳播學的角度來講，檔案工作者充當傳播者的角色。傳播者的素質會對其他各方面因素產生巨大影響。下面從文化素養、信息技能和信息意識三個方面來闡述檔案工作人員在檔案信息傳播中應具備的信息素養。

1．文化素養

這里的文化素養，是指文化知識、計算機知識和外語知識。檔案工作者不僅應具有較高的檔案專業知識水平，還要熟悉與檔案工作相關的文化與科學技術知識，特別是從事信息開發和編研工作的人員必須以“博才”或“通才”取勝。

首先，在檔案信息傳播前，檔案工作者必須對將要傳播的信息有充分認識，確保信息傳播符合相關原則和規定，對信息內容進行選擇、處理和加工。檔案傳播人員必須具備足夠的專業知識和其他文化知識。其次，科技的發展決定了網絡傳播必將成為今后信息傳播的主要途徑，作為傳播者的檔案工作者必須掌握一定的計算機知識。再次，經濟全球化發展環境下產生了不同種語種檔案。國際間交流產生大量的外文檔案，基于識別利用外文檔案信息和增進國際檔案工作交流來發展檔案工作的目的，檔案工作者應提高外語水平。

2.1言息技能

信息技能指檔案工作者在從事檔案工作實踐活動中應具備的對信息搜集、理解、分析、處理的能力。這里的信息技能主要指信息處理能力、用戶分析能力和新技術的應用能力。

首先，信息處理能力。由于工作內容的特殊性，檔案工作者需要對檔案進行一系列處理才能使其形成檔案信息資源，為公眾提供利用。檔案工作者需要具備的信息處理能力主要包括：信息收集、信息選擇、信息加工的能力。其次，用戶分析能力。不同的受眾對檔案信息有不同的要求，對不同類型受眾的需求進行分析，增強信息傳播的專指度，將有效提高檔案信息的傳播效率。再次，對新技術的應用能力。計算機在檔案工作中的普及，要求檔案工作者熟悉運用計算機軟硬件；在網絡傳播必將成為信息傳播的主要途徑的環境下，掌握網絡應用技術是檔案工作者必須具備的能力。

3．信息意識

信息意識就是檔案工作者對檔案工作信息的敏感程度。

首先，保持對經濟建設和檔案工作信息的高度關注。作為信息資源的開發者、公眾獲取信息的重要源頭，檔案工作者必須時刻關注外界信息，并與當時當地的實際工作相聯系，提高對未來信息的預測能力。

其次，敏銳地感受社會信息的變化對檔案工作的影響。檔案工作者及其服務對象都是生活在信息社會中，面對海量信息，檔案工作者只有具備強烈的信息意識，才能積極主動地挖掘、搜集、利用各種有用的信息，不斷完善檔案工作，使檔案工作在各方面建設中發揮最大作用。

第三，保持高度的信息安全意識。在網絡環境下，信息傳遞存在很大的風險，這就要求檔案傳播人員需具備一定的網絡常識，把風險降到最低。另外，數字化信息的竊取和篡改不易被識別，使信息真偽難辨，一旦信息被人拷貝或篡改，就可能造成巨大損失，所以檔案工作者還要注意物理存儲系統的安全。

三、如何培養檔案工作者在檔案信息傳播中的信息素養

對于在檔案信息傳播過程中的檔案工作者來講，信息素養的培養主要從檔案工作者的時代意識，良好的社會培養環境，檔案工作者信息技能培訓，高校文化素養教育培訓等四個方面進行闡述。

1．檔案工作者的時代意識

信息時代的檔案工作者除了要增強信息意識外，還要增強現代化意識、市場意識和法律意識。首先，檔案信息傳播需要檔案工作者增強其對信息性的認識程度，提高鑒別水平和處理能力，增強開發檔案信息資源的意識，滿足社會各方面對檔案信息日益增長的需求。其次，檔案工作者要開發檔案信息并主動與市場經濟接軌，參與市場經濟活動，為市場服務。再次，檔案信息傳播要求檔案工作者努力學習現代化設備的應用技術，促進檔案工作的發展跟上時代節拍。第四，檔案信息傳播要求檔案工作者在履行服務職能時要有強烈的依法辦事意識，按照黨和國家有關規定進行檔案的開發、開放、公布與利用，正當參與市場競爭。

2．良好的社會培養環境

檔案信息傳播離不開社會環境，這里的環境因素主要指國家的財政支持、法律建設、設備的配置情況(硬件和軟件環境)。

檔案工作者信息素養的培養是一項創新性很強的工作，需要單位領導下定決心，實施強有力的領導。一要營造先進的思想認識環境。領導者應充分認識做好信息工作和提高檔案工作者信息素養的重大意義，大力倡導檔案工作者使用電腦和計算機網絡，營造濃厚的提高信息素養的氛圍。二要創造良好的軟硬件環境。各級領導應統籌規劃，為培養檔案工作者信息素養提供必需的物資、器材、場地和技術支持，逐步提高檔案部門辦公自動化水平。三要完善和落實規章制度。從當前我國檔案隊伍培訓的實踐來看，除了繼續搞好在職培訓、堅持自學制度以外，國家還應建立健全網絡使用和管理制度、信息設備更新制度，使檔案工作者在不斷學習和使用新設備時增強信息素養。

3．檔案工作者的信息技能培訓

網絡媒體改寫了傳統的平面媒體一統天下的局面，占據越來越多的傳播市場，檔案工作者需要借助現代的傳播媒介進行有效的檔案信息傳播。

首先，作為傳播者的檔案工作者在工作中必須掌握必要的軟件操作和維護技能，提高辦公速度，更好地促進檔案信息的傳播。其次，網絡知識的學習和培訓，可以使檔案工作人員及時捕捉社會信息，針對受眾需求進行組織，提高傳播效率。此外，檔案管理信息系統、電子文件的發展和計算機病毒等知識的培訓，都有利于檔案工作者正確應用現代技術，在安全與保密的條件下，進行更有效的檔案信息傳播。

篇（7）

伴隨著檔案數字化進程中，檔案信息的安全威脅是各種各級全方位的。檔案安全不僅影響人民的切身利益，同時直接關系到國家安全。在檔案數字化過程中應該確保檔案信息的準確性和真實性，在檔案信息保存過程中需要對儲存介質進行保護。黑客非法竊取檔案信息嚴重影響著檔案的安全。檔案信息安全保護就是確保在檔案從形成起始的所有過程的安全。檔案數字化給檔案管理工作便捷，同時數字檔案面臨著與傳統有別的新型的威脅。本文闡述了影響數字檔案信息安全的因素，探究加強檔案信息安全的對策。

 

一、影響數字檔案信息安全的因素

 

(一)儲存檔案信息的介質本身不安全

 

儲存檔案信息的介質一般包括光盤、磁盤等電子載體。儲存檔案信息的介質壽命遠遠比不上紙質檔案，普通光盤的壽命也就幾年。針對儲存介質脆弱性，檔案工作者不僅要定期對儲存介質進行維護還需對檔案信息進行備份。

 

(二)無紙化辦公帶來的不安全

 

無紙化辦公趨勢造成檔案信息對計算機系統過度依賴。數字檔案的使用離不開電子操作設備。無紙化辦公造成檔案信息存儲形式的單一性是影響檔案信息的安全的重要因素之一[1]。

 

(三)信息共享、網絡互聯帶來的不安全

 

信息共享、網絡互聯使任何個人、機構都能在互聯網上抓取信息。檔案信息信息化之后儲存的載體連接在互聯網上，因此黑客攻擊、網絡爬蟲等威脅互聯網安全的因素嚴重威脅檔案信息的安全。

 

二、應用技術手段確保檔案信息安全

 

(一)建設安全操作系統

 

操作系統是網絡能夠正常工作的重要支撐。操作系統負責文件管理、進程管理、設備分配等基礎工作。操作系統的掃描工具時刻檢測系統漏洞，能夠及時發現問題、防火墻給檔案信息增加了一層保護、軟件限制策略軟件限制策略來限制系統上運行的未授權的可執行程序對檔案信息的更改，以防止黑客等不安全人員對機密檔案的套取。

 

(二)設置防火墻

 

防火墻給檔案信息增加了一層保護。在系統的內、外網之間，設置防火墻是保護數字信息安全最主要的措施之一。防火墻的設置可以實現內、外網之間的隔離、控制訪問手段和對檔案信息的讀寫方式。防火墻應該可以控制對檔案信息的讀寫方式、過濾流過網絡的數據、禁止非法請求、記錄信息內容和進程動態、檢測網絡攻擊。

 

(三)防病毒技術

 

反病毒技術不僅可以檢測網絡非法行為還可以主動防御網絡病毒的攻擊。防毒技術具有查毒功能，可以對客戶文件進行掃描，檢查潛伏的病毒。同時防毒技術的在線功能可以及時監控網絡病毒入侵并報警，網絡管理人員將根據報警信息及時作出相應的措施。

 

(四)加密技術

 

檔案記載著一個人在社會活動中具有一定價值的歷史記錄，為了保證檔案的完整性和真實性，檔案在形成之后就是非公開的，除了檔案管理機構其他人都沒有權利查看檔案。采用加密技術可以確保檔案信息在數字化儲存中不被解密以保證檔案信息的非公開性。加密使用的密鑰基本決定了加密強度。密鑰分為對稱密鑰與非對稱密鑰。非對稱密鑰加密技術具有兩個密鑰，一個是公鑰一個是私鑰，公鑰是公開的，私鑰是非公開的。公共密鑰用來進行加密，私鑰可以用來解密。發送檔案信息時，發送者使用公鑰對檔案信息進行加密。接收者接受到檔案信息時，只有使用密鑰才能解密檔案信息。秘鑰只有接受方才有，因此互聯網非法分子很難從截獲的加密了的報文中解出完整檔案信息，這在檔案信息的傳輸過程中可以有效防止網絡爬蟲、黑客對檔案信息的竊取。

 

(五)數據備份與恢復技術

 

儲存檔案信息的介質具有脆弱性。進行數據備份，備份的數據在數據丟失情況下就可以被恢復。除此之外，還應該增加的數據存儲介質的多樣性，如使用磁盤、光盤之后可以使用紙質對主要信息再備份。

 

三、加強檔案信息安全保護對策

 

(一)建立健全檔案管理制度

 

提高檔案管理安全認識能有效確保檔案信息的安全。檔案信息安全的諸多問題根本上是由于檔案管理規章制度的不建全。除了建設安全操作統、設置防火墻、防病毒技術、數據備份與恢復技術等應用技術手段之外，建立健全檔案信息安全的管理制度也是加強檔案信息安全保護有效對策之一。因此，需要完善現行管理制度、監督制度、賞罰制度、權責界定制度和信息網絡病毒防范管理制度等相關制度。

 

(二)完善法規建設，形成規范體系

 

中國互聯網分發展起步比較晚，相關互聯網立法不健全，致使非法分子得不到懲治作案成本低造成作案更加猖獗。因此制定有效的檔案信息安全法規顯得尤為重要。立法部門應該聯合檔案部門制定出符合中國國情的網絡安全法，保障網絡信息流通的安全，維護數字檔案信息安全[3]。

 

(三)提高檔案管理人員的綜合素質

 

互聯網屬于新興行業，中國互聯網分發展起步比較晚，因此檔案管理人員缺乏信互聯網知識、信息安全意識和操作現代化設備的水平。另外，檔案工作人員的思想懈怠致使檔案管理人員在檔案管理過程中粗心大意、缺乏責任意識，因此需要加強檔案人員互聯網知識培訓和思想教育，增強檔案人員安全責任意識，提升檔案人員的專業技能。

 

四、結束語

 

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【關鍵詞】

數字檔案館；檔案信息；服務模式；創新

隨著數字檔案館的建成，檔案館館藏的多少和館舍的大小已不再是形成競爭的優勢，只有出色的服務才是檔案館生存發展的關鍵所在。

一、數字檔案館檔案信息服務模式及特點

1、以檔案館為中心轉變為以利用者為中心

在手工時代，檔案信息利用者基本處于被動地位，利用者提交利用需求后只有被動等待，能否得到信息有很大的不確定性。數字檔案館的建成構建了一種檔案信息資源環境，以利用者的需求和方便作為創建檔案信息環境的根本出發點，其宗旨是為利用者快捷、準確、全面地提供所需信息，利用者通過自主行為實現與檔案信息資源的互動。

2、信息內容和形式大大豐富

傳統檔案館一般只能提供文字類信息。在數字檔案館中，利用者得到的檔案信息是多種多樣的，包括文字、聲音、圖形、圖像及數字視頻。利用者不僅能查閱檔案信息，還可獲取知識、接受教育。

3、信息服務智能化

在傳統檔案館中檔案信息被按照全宗、目錄、案卷、文件四個層次組織成樹狀結構，存儲檔案信息的文件之間雖然存在著內容上的邏輯關系，也只能以一種或幾種角度來顯示檔案信息的有序化。而在數字檔案館中，可對信息資源進行智能檢索、分析、處理，根據文件的內容特征在文件之間建立起多種鏈接，各信息節點間形成多維網狀結構，可以任意一種角度來顯示檔案信息的有序化。利用者查閱檔案，可以通過一個檢索要求將所有相關文件檢索出來，大大提高了查全率。

4、信息利用超時空化

在紙質時代，用戶查閱檔案信息需要到檔案館，需要由檔案人員在場提供。而在數字檔案館中，利用者可以超越時間、空間的限制，在任何時間、任何地點通過網絡得到各種檔案信息。

5、檔案服務超前，文檔實現一體化管理

傳統的檔案工作始于歸檔收集，而在數字檔案館中，文件全生命周期理論將貫穿文件檔案的全過程管理。從文件的形成開始介入，對文件的形成、發放、歸檔進行一體化管理。如PDM系統、OA系統檔案部門均參與其中，使之與檔案管理系統集成，完成歸檔發放功能。對各資料點的現行技術資料通過檔案管理系統進行統一規范管理。

二、搞好數字檔案館檔案信息服務創新的途徑

數字檔案館檔案信息服務創新涉及多方面，觀念創新是前提，服務內容創新是基礎、核心，服務方式創新是關鍵，人才和組織管理的創新是保障。

1、服務觀念創新

用知識管理思想指導檔案信息服務創新。知識管理對信息服務創新的指導表現在深化信息服務內容，即提供知識服務。它不是簡單的信息積累和傳遞，而是知識的再開發和利用。在服務內容的深度上，對檔案信息資源進行深層次的開發利用。數字檔案館較之傳統的檔案館，應具備檔案編研、統計分析、建立強大知識庫的功能。在服務內容的廣度上，應有盡可能寬的知識涵蓋面，真正起到知識傳播和共享的作用，主動為用戶提供幫助與指導，以快捷有效的方法滿足用戶的知識需求。很多軟件系統，如OA、PDM、CAPP、ERP系統中保管的信息都是珍貴的知識資源，也是檔案信息的組成部分，可以開發知識庫管理平臺，將其中的知識共享、提煉，實時有效地進行各項知識收集、交換與傳遞，對于不同系統中提取的知識信息進行整合與收集，將檔案信息資源轉變為顯性知識為利用者所用，從而不斷提升自主創新能力。

2、服務內容創新

資源庫是數字檔案館基本特征的重要體現，也是數字檔案館建設的重點，只有不斷豐富檔案資源庫的內容，才能在加強收集積累的基礎上，創新檔案利用服務方式。資源庫建設包括以下內容：

存量檔案全文數據庫建設。根據館藏情況建立產品檔案、文書檔案、設備檔案、基建檔案、標準、圖書、光盤目錄數據庫。采用掃描方式將紙質檔案全文數字化處理，掃描成PDF文件格式，在數據庫中掛接掃描文件，形成檔案全文資源庫。對于光盤類的電子文件，需要將其中數據轉換為規范格式，按一定的組織方式存入檔案全文庫。

增量檔案全文數據庫建設。對于新產生的紙質檔案和歸檔的光盤，建立資源庫的方法同存量檔案。對于OA、PDM等系統中產生的電子文件，通過開發與有關系統的接口，在線實時或離線定時接收產生的檔案信息。

多媒體檔案數據庫建設。多渠道收集多媒體檔案；在科研、生產、基建、培訓等活動中采用自主拍攝錄制形成多媒體檔案；編研多媒體檔案材料產生多媒體檔案。豐富多媒體檔案館藏，為員工提供圖文并茂、形象生動的多媒體檔案信息服務，不僅有利于改善檔案信息服務手段，提升檔案部門的地位，也是檔案工作不斷應對高新技術挑戰的有益嘗試。

專題數據庫建設。檔案專題數據庫是檔案數據庫的一個重要形式，它以各類檔案基礎庫為主要數據來源，通過檔案信息管理系統，按照某一專門題材內容編制而成的各類檔案數據集合。開發各類利用價值高、有針對性的專題庫，滿足利用者不同的檔案信息需求，是充分發揮檔案作用的最佳突破口，是一種全新的服務方式。

3、服務方式創新

數字檔案館網站是數字檔案館檢索利用，信息的重要平臺。通過檔案網站不受權限限制的檔案信息和工作動態。如某企業數字檔案館網站開設了以下欄目：[檔案動態]欄目（包括行業檔案資料工作情況和公司內檔案資料管理工作情況）；[規章制度]欄目（包括國家、行業檔案工作標準、規范、規定和公司制度）；[歷史瞬間]欄目（展現歷史照片）；[檔案利用效果實例]欄目（精選利用案例反映檔案的利用價值，提高全員的檔案意識）；[公司榮譽]欄目（展現公司在科技及管理方面取得的成績，提高公司職工榮譽感）；[學習園地]欄目（將開會、交流、培訓中的檔案管理ppt課件收集整理供員工學習）；[問與答]欄目（用于數字檔案館用戶和檔案館進行業務交流）。利用檔案資源庫中的信息則有權限限制，需要提出賦權申請，經檔案部門審查后，方可查詢或瀏覽權限范圍之內的檔案目錄及全文信息。

4、人才和組織管理創新

（1）精心組織。數字檔案館建設是一項龐大工程，其中網站建設、資源庫建設、數據錄入、紙質文件掃描、制度編制等工作的難度和工作量都很大。首先要制定“實施方案”和“實施計劃”，并組織參與人員學習，統一思想。并將計劃中的所有內容分解落實到人。其次要建立績效考核制度。

（2）加強建庫和利用培訓。對專兼職檔案人員進行數字檔案館建庫的規范、要求、流程的培訓，對利用者進行數字檔案館利用培訓，使他們熟悉掌握數字檔案館各模塊功能。

（3）注重標準體系建設。制定數字檔案館系列標準以滿足數字檔案館建設和運行的需要，使數字檔案館利用服務有章可循，更加規范化、標準化。

（4）信息安全保密體系建設。包括數據庫安全建設，應用系統安全建設，安全保密管理，數據的備份。

通過數字檔案館檔案信息服務模式的創新，能使檔案部門的工作水平和工作效率大大提高。在數字檔案館建設過程中，要依托現代信息技術，推動檔案服務模式創新，逐步建成門類齊全、載體豐富、具有相當規模的檔案信息資源庫和集收集、管理、利用于一體的網絡平臺，從而實現檔案工作管理規范化、資源數字化、服務網絡化。

【參考文獻】

篇（9）

中圖分類號：G270 文獻標識碼：A 文章編號：1003-9082 （2013）11-0026-02

隨著社會的發展，信息時代的來臨，一些國家開始進行檔案信息化建設，從而有效提高檔案的作用。我國對于這方面有著高瞻遠矚的眼光，早在2000年，我國國家檔案局以及中央檔案館已經開始落實檔案信息化建設，并頒發了一系列的通告。然而，該工作并沒有得到相關重視，我國很多地方的檔案館依然沒有完全實現信息化管理，一些地方沿用傳統的檔案管理中，同時還存在一些漏洞，更不用說檔案管理工作的創新了。

檔案記錄是對歷史事件進行詳細的記錄，同時也可以給未來發展提供借鑒和依據。因此，對檔案進行有效、快速的管理工作，能夠有效保證檔案的完整性，對現代社會來講有著非常重要的借鑒作用。從檔案中的歷史事件進行學習，吸收相應的經驗教訓，才能更有效的避免發展過程中出現相類似的問題。在檔案管理的過程中，利用率較高的檔案被稱為活檔案，利用率較少的檔案則稱之為死檔案。活檔案和死檔案的分類和管理非常重要，這就需要利用信息化對檔案進行管理，本文主要對檔案信息化實踐與創新方面進行研究，并提出合理的建議。

一、充分認識到檔案信息化建設的重要性分析

1.充分認識到檔案信息化的重要性，改善檔案管理工作

對檔案進行信息化管理，可以對檔案進行及時的管理和查詢，利用計算機設備，對要查詢的檔案進行關鍵字輸入，即可進行檔案的查詢。這便是檔案信息化的便捷性。與傳統的檔案管理相比，該方法具有高速、方便等優點，且可以廣泛應用在各個地方的管理當中，從而實現檔案信息化管理。

2.符合形勢發展的需求

邁入21世紀信息全球化的時代，檔案信息化與數字化變得越來越重要，利用檔案信息化和數字化，能夠對檔案進行及時有效的管理，并為檔案工作的創新奠定基礎。檔案是對一個時期的工作、歷史進行記錄和管理，可以說是一個時代的縮影，利用檔案，可以引導著下一代人繼續前行。在眾多檔案當中，如果未能對檔案進行及時有效的管理，就會造成檔案混亂，查詢困難，導致檔案難以進行運用。使用傳統的檔案管理方式，倘若出現查詢人員較多的情況，則容易導致查詢混亂的現象。檔案管理人員要不停地搬動檔案文件，從而容易造成檔案文件的損壞或缺失，并嚴重拖慢了檔案查詢的速度。

3.企業現代管理的需求

檔案信息化管理是現代企業管理的需求之一。隨著社會的不斷發展，企業的競爭變得越來越激烈。在一些決策當中，需要對檔案進行回顧性分析。這就需要對檔案進行及時的查找，將找出的相關文檔進行回顧性分析，從而做出決定。這樣一來就非常注重時效性，實現檔案的信息化建設，決策人員就可以足不出戶進行檔案查找。舉個例子，當決策人員需要查找關于2003年會計部的檔案文件時，可以讓秘書在檔案資料庫中輸入“2003”，“會計部”，“X X”內容的關鍵詞，就能夠在0. 2秒之內查找完畢，并根據電腦上的提示，將查找得到的文件按照相關編號到檔案室當中領取，從而提高檔案翻閱的便捷性。

二、檔案信息化實踐內容分析

1.建立檔案數據庫

以某地方為例，關于檔案數據庫的建立，早在2001年國家便開始著手建立，將檔案文件的目錄和相關內容信息輸入到數據庫當中，從而實現對檔案文件的數據化管理。截止到2010年為止，該地方已經順利輸入相關文件達到13萬條，卷級的目錄已經達到1萬5千多條。這些數據庫的建立，一方面能夠體現當地信息化發展，另一方面也體現相關部門和領導管理者對檔案信息化建設的重視。

2.加強對檔案的整理和防護工作

檔案的整理和防護工作主要包括以下幾點：第一，紙質檔案的電子化，利用現代先進技術，將紙質檔案進行電子化，具體的方法為掃描。第二，將電子檔案進行整理。將電子檔案利用磁盤、網絡、磁帶、硬盤等方式進行保存，從而保證電子檔案的完整無缺。第三，檔案管理人員對檔案進行及時的清點，以保證檔案的完整性。

3.加強對電子文檔的收集工作

電子文檔的收集工作非常重要，它是未來檔案資源的重要組成部分。目前，檔案文件主要包括紙質文件和電子文件。要實現文檔的保存工作，就必須要將紙質文件電子化，并對兩種類型的檔案進行共同管理，紙質檔案要利用檔案資料室進行收集和存放，電子文檔則要通過網絡系統、硬盤系統等工具進行收集和存儲，并存放到檔案資料室當中。

三、檔案工作的創新建議

1.檔案信息建設要提高系統水平

檔案信息化建設，要不斷提高檔案系統水平。即檔案系統的每一個節點都必須要達到合乎標準的水平，這些水平通過互相聯系，從而發揮出優勢，并提高信息建設系統的能力。一些系統節點在運行的過程中會出現不同程度的障礙，這些障礙會導致系統運行的水平較低，不利于檔案工作的進行。

2.要做好數據庫建設

數據庫建設主要是企業或政府相關部門對電子檔案信息系統進行有效的管理，目前我國電子檔案信息系統主要處于文件處理和管理系統之間的發展階段，數據庫的建立和完善都是影響電子檔案工作創新的重要部分，因此必須要對數據庫進行積極的開發和建設，以滿足檔案工作創新發展。

3.提高檔案信息工作的水平

檔案信息工作的現狀主要體現在以下幾點：檔案信息工作較為落后、規范化程度不高、檔案之間的資源未能及時進行共享、檔案管理人員的專業素質并不高，這些因素都嚴重地影響著檔案信息的發展。因此，管理人員必須要不斷提高檔案信息工作的創新，設立相關的規定對檔案信息工作進行規范，提高檔案管理人員的素質，對檔案管理人員進行定期考核工作，對不符合標準的管理人員辭退處理，要廣泛吸引專業性人才參與到檔案管理當中去，從而更好地實現檔案的管理。

結束語

檔案的信息化管理是一項長期的、復雜的管理事項，要提高檔案的管理水平，必須要在管理的過程中，不斷發現問題、解決問題，實事求是，從而促進信息化建設，保證檔案管理工作不斷完善和發展。

篇（10）

檔案信息化的核心是轉變保存方式，將以實體保存的檔案管理模式轉化為以數字化信息保存的檔案管理模式，從而達到長期保存檔案信息，實現檔案資源共享，方便檔案尋找查閱的目的，提高檔案的管理能力。當前，大多數檔案管理部門已經實施檔案信息化管理，但由于檔案信息化建設還處于發展探索階段，在實施過程中易受到其他因素的影響，降低檔案管理能力。因此，本文研究的目的就是通過對檔案信息化建設與檔案管理的思考，提高檔案管理質量，實現檔案資源的合理利用。

一、影響檔案信息化建設與檔案管理效率的因素分析

（一）對檔案信息化建設缺乏正確認識

檔案信息化建設改變了傳統檔案管理方式，是對檔案管理服務理念的變革，但部分管理人員對此缺乏正確的認識，未認識到信息技術對檔案管理的影響，信息技術對檔案管理的影響主要體現在三方面：一是利用信息技術實現檔案管理的信息化能夠提高單個部門的職能效率；二是實現檔案信息化的建設能夠方便檔案的管理與查閱，有效提高個人的工作效率，并為民眾提供方便；三是有利于實現檔案資源的共享，提升組織效率。但部分人員由于未認識到檔案信息化建設的優勢，阻礙了檔案管理的變革，降低了檔案管理能力，影響了檔案管理的效率。因此，對檔案信息化建設缺乏正確認識是影響檔案管理效率的因素之一。

（二）對運用信息資源存在錯誤觀念

對運用信息資源存在錯誤觀念是影響檔案信息化建設與檔案管理效率的因素之一，阻礙了檔案管理水平的提高。傳統檔案管理理念認為，檔案管理的目的就是將檔案入館，較好的長期的保存下來，以便以后的查閱。而現代信息化檔案管理的核心是實現資源的共享，將注意力由如何存放檔案轉移到如何充分利用檔案資源上面，以更好地利用檔案資源、服務大眾為主要目的，以提高檔案資源的利用率，發揮檔案資源更大的作用與價值。但部分管理人員的觀念還是較為傳統，只注重檔案資料的管理保存，不注重檔案資源的合理利用，致使檔案管理的效率低下，檔案管理水平較低。

（三）檔案部門信息化水平存在差異

由于各地的經濟水平不同，檔案部門的信息化施設以及管理人員的專業能力都會存在一定的差距，導致了檔案部門信息化水平也存在較大的差距，這已經嚴重影響了檔案管理的效率。有些部門較早使用計算機輔助管理檔案，檔案管理的信息化水平較高，但有些部門卻仍舊使用單機操作，無法實現資源共享，檔案管理的信息化水平較低，由此導致網絡技術的優勢未被發揮，檔案信息化管理水平參差不齊等問題，從而影響了檔案信息化建設與檔案管理效率，致使檔案管理能力較低，無法合理利用檔案資源。

二、加強檔案信息化建設與檔案管理的幾點思考

（一）加強電子文件的管理

隨著計算機檔案網絡的建立，越來越多的重要文件被傳輸到網絡上，致使電子文件的檔案管理至關重要。實踐表明，通過電子文件的管理能夠保存重要信息，使檔案信息的價值最大化，具有重要意義。因此，加強電子文件的管理十分重要，需要做到以下幾點：一是建立管理電子信息與維護檔案資源網絡的技術部門，保證電子文件歸檔制度化、專業化，從而增強電子文件的管理能力；二是做好電子文件的相關處理工作，在電子文件管理過程中，管理人員需要及時進行電子檔案的接收、處理、保存以及文件格式的更改等工作，保證電子文件管理的有效性；三是解決好電子文件的保存問題，電子文件的形成時間短，能否長期儲存缺乏驗證，因此在電子文件管理過程中需要解決好電子文件的保存問題，對于長期儲存的文件需要定期復制，避免出現檔案信息丟失的情況。

（二）建立網絡檔案

建立網絡檔案能夠有效提高檔案管理的效率，具有較好的效果，建立網絡檔案需要做到以下兩點：一是建立檔案網站，發揮網站的優勢，通過建立內部服務網站以及公眾服務平臺，提高檔案管理的服務功能，使網絡檔案成為檔案信息服務的平臺，大力宣傳網絡檔案信息，實現檔案信息的合理利用；二是采購必要的硬件設備，硬件設備是提高檔案管理能力的基礎，信息化的檔案管理離不開計算機設備的支持，必要的硬件設備是保證網絡檔案信息交換，共享的基礎條件。研究表明建立網絡檔案有助于提高檔案管理的安全性與可靠性，具有重要的價值。

（三）提高信息化管理手段

提高信息化管理手段是提高檔案管理效率的有效方法，提高信息化管理手段的方法主要有兩點：一是建立健全的管理制度，依照檔案管理的規章制度實施檔案管理，做到有章可循，提高管理效果；二是轉變管理方式，從傳統的管理方式轉化為現代化的管理方式，依照工作重點提供信息，組織信息，從而達到提高信息化管理手段的目的。

（四）提高檔案管理人員的業務素質

檔案管理人員的業務素質決定了檔案管理的效率，因此提高檔案管理人員的業務素質至關重要，提高檔案管理人員的業務素質主要需要做到以下幾點：一是選擇具備專業能力的檔案管理人員，檔案管理人員的工作不僅僅是存放檔案，還需要完成在網絡上對檔案進行儲存、接收，并對檔案格式進行修改等工作，需要管理人員具備計算機知識與能力，因此需要選擇具備專業能力，業務素質較強的管理人員。二是定期進行培訓，技術在不斷地發展，檔案管理人員也需要不斷地學習，以滿足社會對檔案管理人員日益增長的要求，通過定期組織培訓可以增加管理人員的知識儲備，使管理人員與時俱進，提高管理人員的業務素質。三是建立競爭機制，合理設置崗位，做到人盡其才，充分發揮管理人員的主動性，并激發管理人員工作的積極性。探析檔案信息化建設與檔案管理具有重要的意義，有助于轉變傳統的檔案管理方式，使檔案資源得到充分的利用，提高檔案的管理能力。因此，本文主要研究了檔案信息化建設與檔案管理存在的問題以及提高檔案管理效率的策略，通過研究檔案管理的相關內容，加深對檔案信息化建設與檔案管理的了解，提高信息化建設與檔案管理的能力。總之，對檔案信息化建設與檔案管理的幾點思考是具有重要價值的。

參考文獻：

[1]李曉琳,王艷華.關于檔案信息化建設與檔案管理的探索[J].企業改革與管理，2016,14(5)：115-116.