采購管理工作探討3篇

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采購管理工作探討篇1

對企業發展而言，采購是極為重要的一項環節，尤其是對于國有企業來說，采購管理工作在企業的內部管理工作中占據著極為重要的地位。為了確保企業日常生產經營能夠有序開展，因此就會進行相應的采購管理工作，自這種包含了各方面原材料物資的購買、采集以及入庫等環節。隨著現代化社會的不斷發展，國有企業對于規范采購管理工作的需求也越來越大，過時的采購管理模式已無法滿足國有企業日新月異的發展要求，在這其中呈現出了諸多的弊端，因此，國有企業要想滿足自身的物資需求，推動企業在社會中的穩定運營，就要對采購管理模式進行創新與調整。

一、關于采購管理模式的概述

1.采購管理的模式。在國有企業的整體生產經營過程之中，采購環節占據著重要的地位，采購工作的存在目的就是幫助國有企業實現日常生產經營的目標，同時還要滿足國有企業日常對于各方面物資的需求。在進行采購管理之前，首先要根據國有企業的運營需求以及發展情況制定出完善的采購計劃，根據這份采購計劃清單，去選擇合適的采購方式確定供應商，直到采購到符合企業要求的物資送貨至企業指定的地點后，采購環節才算是告一段落。對于采購管理工作還要選擇出科學合理的模式，在選擇采購管理模式時主要是根據國有企業的經營狀況，同時還要參考成本預算的標準，以及對所需物資的采購需求等，通過諸多方面的問題綜合考慮之后，從而選擇出最為合適合理的采購管理模式。采購管理模式是隨著企業的發展而發生變化的。因此，企業在采購管理過程中，應根據實際情況去選取適合的采購管理模式，同時所選取的模式還要保障滿足國有企業的發展需求。2.采購管理模式的種類。國有企業的采購管理模式是隨著企業發展而變化的，同時，采購管理模式的發展形勢也是隨著行業市場而產生變動的，就現階段我國通用的采購管理模式主要是分散采購和集中采購。但隨著市場經濟的發展，信息化技術以及網絡平臺購物的技術日益成熟，國有企業的采購供應鏈已經發生了翻天覆地的變化，采購管理的理念也逐漸得到了完善與提升。企業的發展戰略是一切生產經營活動的向導，更是一系列采購管理工作的開展基礎。根據國有企業發展階段的實際情況和行業的市場背景，對采購管理模式進行改革創新是必然的趨勢。改革創新現階段的采購管理模式，加強企業內部采購管理，提供企業的采購效率，降低企業的采購成本，控制企業的采購風險，從而使國有企業的采購管理水平再上新臺階。

二、現階段國有企業采購管理模式的發展階段

1.分散采購管理模式。在國有企業多年的發展歷程當中，會根據實際的經營規模以及狀況，在不同地區建立起分公司或者是生產車間。國有企業使用頻率最高的就是分散式采購管理模式，國有企業的下屬單位根據自身的生產需求以及經營狀況，綜合分析后制定出合理的物資采購清單與采購計劃，由企業內部專門的采購部門，嚴格按照企業的內控制度選擇合適的采購方式進行物資采買，完成采購物資手續后，通知供應商將物資運輸到指定地點。通常情況下，國有企業的下屬單位進行物資采購的工作時，會將擬定好的采購清單以及采購計劃上報給總部，總部根據金額大小經過層層審核后，同意批準下屬單位自行按照程序開展物資采購工作。總體來說，國有企業的下屬單位在進行采購管理的環節時，具有一定靈活性以及自我調整的權利，留給下屬單位的發揮空間較為充足。2.集中采購管理模式。隨著國有企業的不斷發展，近年來還會通過集中采購管理模式來進行物資采買，相比較分散式采購管理模式，集中采購管理模式會根據國有企業實際的生產經營需求，相關負責人員會按照相應的物資需求來擬定出采購清單與計劃，然后由專人將這份計劃向上級公司進行匯報傳送，上級公司審批成功后，會統一進行物資的采購管理工作。國有企業運用集中采購管理模式時，可以有效地控制住物資采購的成本支出，將物資采購資金控制在合理的范圍之內，可以有效避免下屬單位在直接采購物資的過程中，發生貪污舞弊的行為。3.比較分析式采購管理模式。國有企業的總部在選擇采購管理模式的過程中，會主要依靠公司的地理位置以及物資的數量等。這兩種采購管理模式最明顯的區別就在于權限方面，如果是選用分散采購管理的模式，那么下屬單位就會有著較大的權限，可以根據單位自身的實際自行購買，只需要向國有企業總部上報采購清單與計劃，等待批準同意即可，這種采購管理模式雖然有較大發揮空間，但是極容易在此過程中發生采購資金浪費，甚至個別采購人員貪污采購資金的情況。而集中采購管理模式給予的權限就寥寥無幾，絕大部分的采購權限還是在國有企業總部，雖然這種采購管理模式能夠有效地控制住采購成本，最大限度上去避免貪污事件的發生，但是也會大大拉低了下屬單位的生產效率，下屬單位等到物資采購送達的時間過長。

三、國有企業采購管理模式的創新措施

1.及時改善國有企業采購管理思想意識。鑒于現代化社會對于國有企業發展提出的需求，要想推動采購管理模式的有效創新，首先就要對國有企業的采購管理思想進行完善更新，只有先進的思想意識，才能夠發揮良好的采購管理的水平。國有企業的領導層要對于現有的采購管理模式進行深度分析，結合不同類型模式的優點和弊端進行取長補短，科學合理地開發出全新的采購管理模式，將信息化技術應用到采購過程中，適當地利用網絡采購的形式，從而推動現階段的國企采購管理工作的革新。2.推動與多樣化的采購管理模式進行融合。國有企業不能長期采用單一化的采購管理模式，而是應當根據現階段企業的物資需求，以及發展情況進行相應的模式選取，要讓下屬單位以及總部都要有一定的采購權限。對于有物資需求的下屬單位，針對較低金額的采購工作選取分散式采購管理模式，將自主采購權限移交給下屬單位，讓下屬單位進行合理的規劃。對較大金額的物資需求，為了防止貪污腐敗現象，可以采用集中式采購管理模式，將主動權放在總部手中，由總部的采購部門來負責此項工作，根據企業的規章制度開展采購業務。3.及時建立起采購管理數字化招采平臺。隨著現代化社會的深入，各行各業都積極應用到了信息化技術，實現信息化建設已經是國有企業務必要開展的措施。為了能夠推動采購管理工作得到全面的發展，國有企業應當及時根據實際情況，建立健全完善的采購管理數字化招采平臺。國有企業的下屬單位的采購負責部門可以根據企業的物資需求，在數字化招采平臺上提交物資采購申請，在經過相關管理人員的審核審批后，數字化招采平臺系統可根據申請的物資需求采購單進行分類整合，從而在招采平臺上采購方式的選擇、開展采購工作，全程“公開透明、監督制約”，規范采購行為，促進企業降本增效，防范廉政風險。這樣能夠大大提升物資采購的效率和時間，還能夠選擇出最合適的采購方式，避免下屬單位在等待總部的審核以及采購的漫長周期，從而耽誤了日常的生產經營，同時還能夠提升了采購管理的水平。4.建立起相應的采購資金管理制度。在國有企業的日常經營發展過程中，為確保能提升采購管理工作的水平，應當建立完善的管理制度，加強商品采購用款的管理，防范資金風險，規范業務流程，保障采購工作有制度可遵循，同時也可增強企業的市場競爭能力。倘若在采購管理工作中出現了紕漏，則可有規章制度依據追查，及時整改落實到位。此外，在進行物資采購的環節中，還要加大監督監管力度，加強采購人員的約束力，嚴格規范采購員的采購行為、強化采購員依照采購業務流程制度執行的采購意識，提升制度執行力，全面提升國企物資采購工作的權威性，確保物資采購工作始終保持廉潔高效、行為規范的良好狀態，促進采購業務健康有序的進行。同時，在國有企業的運營期間，采購資金的監管體系應與時俱進，保障資金監管工作能夠跟進國有企業的發展形勢，從而提升國有企業的經濟效益。5.加強預算管理。國有企業在開展物資采購的工作中，應通過物資采購預算管理提質增效，提高采購資金使用效率，控制采購物資的成本支出。預算管理工作更是推動國有企業實現戰略目標的重要手段之一。國有企業要想全面提升采購管理水平，加強資金控制力度，就要對于預算管理工作進行提升，將完善的預算管理手段落實到實處，嚴格遵循相關原則標準來對于物資采購的資金進行合理配置，將國有企業的資金成本提升利用率。

四、結語

“抓創新就是抓發展，謀創新就是謀未來”。隨著經濟社會不斷發展，推進國有企業采購管理模式的發展和創新，是提升國有企業核心競爭力的重要抓手。在國有企業多年的自我革新中，采購管理模式的創新發展也是其中的重要一環，企業領導層對于企業自身的發展需求以及經營狀況，要進行分析研判，在遵循發展原理的基礎上，不斷將創新的采購管理模式應用到經營過程當中。同時還要注重采購負責人和采購員的綜合素養、道德品質的培養，強化采購過程的風險管控，讓采購在陽光下運行。

作者:伍蓉蓉

采購管理工作探討篇2

一、引言

對于民辦高校而言，往往得不到國家財政方面的支持，所以其經費大多數靠校方自行籌措，這使得資金來源方面存在著一定的差異性，從而導致民辦高校內部的物資采購工作一般與公辦高校有著較大的差異。為有效控制成本，提高資金利用率，作為民辦高校必須要及時做好物資采購管理的優化革新工作，以此確保自身能夠實現健康發展。

二、民辦高校目前物資采購機制現狀

（一）采購對象廣泛現階段雖然民辦高校實際辦學規模與一些同類型公辦高校之間有著較大的差距，但其實際服務對象以及服務內容大體上與公辦高校相同，這使得物資管理以及采購對象的具體范圍也集中在教學用具、學習工具或者是實驗實訓室當中的專門耗材還有后勤服務方面需要用到的物資等等。所以民辦高校的實際物資采購對象也非常廣泛，能夠涉及的領域相對較多，實際開展采購以及管理工作時有著較大的挑戰性[1]。

（二）采購模式靈活對于民辦高校來講，由于其本身沒有國家財政方面的支持，再加上辦學行為方面往往有著很大的自主權，所以其物資采購模式一般較為靈活，大多數情況下不會受到國家有關部門以及單位的一些采購政策的影響，能夠切實結合自身辦學所需還有具體情況，制定采購方面的管理制度、流程或者是規定等。

（三）采購周期穩定民辦高校所實施的寒暑假制度還有學習時長等基本上與公辦高校一致，所以這也就決定其物資采購工作有著較為穩定的周期。一般在每學期開始階段，學校需要結合學生數、教師數以及課程開設情況等，合理地采購一些設備以及物資，然后在每學年結束后，切實結合接下來的招生專業、人數還有課改需要等適當地補充或者是優化一系列設備還有物資。

（四）采購類型教學化結合現階段民辦高校在教育體系當中的定位來看，主要是為社會有效培育應用型人才，所以在實際教學當中往往更加重視實踐教學，這便決定了民辦高校在實際采購物資過程中，大多數設備及物資主要是為了滿足實踐教學要求，通常更加重視實際運用。

三、民辦高校物資采購管理優化方案

（一）強化意識，更新觀念對于民辦高校當中的行政主管部門來講，有必要將采購工作充分納入議事日程，給予其高度關注，并且打造足夠完善的監管機制，要能夠定期在校委會上提出采購工作存在的新情況以及新問題，積極探尋新辦法以及新經驗，以此保證采購工作可以實現健康發展。現階段，部分高校認為采購工作實際節約了多少資金，切實完成了多少物資采購任務，屬于評價采購工作的一個核心標準，而實際上這種指標只能夠讓高校看到采購工作帶來的相應經濟效益，但是卻無法看到具體的腐敗防治效果，所以還應該進一步推動采購工作實現規范化以及標準化管理[2]。

（二）規范動作，提高效益對于規范動作需要做到以下幾點：首先，民辦高校應該建立健全《高校年度采購辦法》還有《具體實施細則》，同時構建長效機制。可以由校委會負責向全院說明采購范圍、目錄以及具體方法和相關程序。其次，打造一個較為完善的《集中采購招投標辦法》，對于只要滿足公開招標起點金額要求的采購項目均需要切實依照法定程序開展公開招標活動。同時對招投標的具體程序，需要以文件形式進行充分明確和規定，然后在媒體上進行公布。對于提高效益來講，應做到以下幾個方面：首先，構建一支高水平干部隊伍，持續加大廉政建設力度。其次，利用專家智慧不斷提高采購效率和質量，同時打造采購評審委員會，盡可能地實現公開征集、全面審核以及擇優選用。在實際立項方面以及采購流程方面還有招投標現場等需要切實發揮評審委員會具備的價值和作用。最后，借助網絡技術進一步提高采購效益。借助網絡實現公開招標，同時明確供應商以及協議價目錄，然后通過網絡有效公示協議商品以及價格查詢還有樣品展示，開展網上訂購活動，借助網絡縮短采購周期，以此促使采購效益能夠有所提高。

（三）健全制度，強化管理首先，健全審批制度。各部門應該切實結合自身實際需求，同時考慮學校財力狀況，合理地向行政主管部門進行申報年度、季度還有月度采購計劃。對于行政主管部門則需要結合輕重急緩，科學的上報校委會，在通過批準后再將其交由采購中心開展采購作業[3]。其次，完善操作制度。結合國家現行相關法律法規以及本校具體情況，打造一個公開操作制度，同時還需要推行互相牽制制度，確保責任到人，使得工作人員能夠明確分工，杜絕串崗、代理等問題存在，切實做好采購風險的預防工作。最后，健全核算制度。對于財務部門需要打造一個獨立賬戶，專門用于對物資采購開展獨立核算工作，同時推行授權人員以及采購人員分開、相應財務人員以及采購人員分開制度，以此堵塞管理漏洞，提高管理水平。

（四）完善體系，硬化指標對于采購過程實際消耗的時間，也有必要作為采購效率考核工作當中的一個關鍵指標。民辦高校行政部門還需要打造一個采購質量方面的信息反饋制度，這樣能夠提高采購結果考核成效，從而推動采購服務質量不斷提高。除此之外，還應該進一步增強“質量”意識，應該將切實保證產品質量作為采購制度當中的一個核心內容。作為行政主管部門有必要制定一個科學合理的各類物資質量標準，這樣可以保證實施采購管理工作時一旦產生質量問題，管理工作能夠做到有章可循以及有據可依。

（五）加強人員培訓，提高人員素質對于采購人員來講，其屬于采購工作的主要執行者，其自身綜合素質與能力的高低往往決定著采購效率和質量。因此，民辦高校應注重定期組織相關工作人員開展國家相關法律法規還有學校內部規章制度的培訓教育活動，同時做好職業道德、相關技術技巧、管理方法等方面的教育工作，以此推動采購人員業務素質以及工作能力可以不斷提升。除此之外，還應該制定較為合理完善的獎懲措施，針對工作態度良好、端正、認真負責的人員需要給予一定的表揚和獎勵；對于一些消極怠慢、敷衍了事的人員，需要給予警告、調崗或者是解雇，以此約束采購人員思想和行為，同時充分調動采購人員認真工作的積極性。另外還應結合工作實際需求，積極引進業務能力相對較強、懂管理以及具備創新精神的優秀人才，以此帶來新思想、新理念以及新辦法，實現采購隊伍整體素質的持續提升。

四、結語

綜上所述，對于物資采購來講，其屬于民辦高校運行過程中較為關鍵的一個基礎性工作，能夠對高校教科研工作的順利高效開展產生直接影響。近幾年，隨著國內教育事業的改革發展，民辦高校也開始逐漸地成為高等教育當中的一個關鍵內容，發揮著培養應用型人才的重要價值和作用，所以切實做好民辦高校物資采購工作有著重要的意義。為提高民辦高校物資采購效率和質量，文章分別從人員培訓、體系完善以及制度健全等方面提出了采購管理的優化策略，以此助推民辦高校不斷向好發展。

作者:陶巖 單位:三亞學院

采購管理工作探討篇3

1加強高校采購檔案規范化管理的意義

1)高校采購檔案規范化管理，可以使采購前中后期相關資料得到完整保存。采購檔案可以將采購活動過程客觀、真實、全面地記錄下來。規范化的采購檔案管理，則可以為管理者提供各項工作的依據，包括分析采購數據、總結采購經驗、記錄采購信息等。高校采購負責人可以根據完整的檔案資料，全面把握內部采購工作進度，了解采購工作效率和采購經費使用效率。2)高校采購檔案規范化管理，可以及時發現采購環節存在的問題，使采購負責人有機會應對潛在問題，降低采購風險的發生概率［2］。規范化的采購檔案管理，可以保障各項采購數據信息的真實性和完整性。高校采購負責人通過查看采購檔案資料信息，可以了解各項工作是否按照原計劃執行，各項經費是否嚴重超出預算，若發現某項數據信息與計劃嚴重不符時，可以及時分析問題的形成原因，從而制訂相應的改進對策，使高校采購工作能夠順利進行。3)高校采購檔案規范化管理，可以提升高校整體辦學水平。通常情況下，高校內部采購工作是為教學工作服務的，例如，為了更新學校的教學設備，高校需要開展教學物資采購工作;為了營造良好的書香氣息，給廣大師生提供優質的閱讀環境和良好的閱讀條件，高校需要開展各種工具書及課外書籍等物資的采購工作。而各項采購計劃的實施，必然會生成采購資料，管理人員按照制度規范行事，可以幫助高校管理者更好地掌握內部情況，從而制訂更加科學的管理計劃，提升效率，使高校朝著更好的方向發展。

2高校采購檔案管理工作中存在的主要問題

1)采購檔案管理受重視程度不足。部分高校忽視對采購檔案資料的管理，具體表現在:高校管理者不會定期查看采購檔案資料信息，因而對采購檔案資料的真實性、完整性的了解不夠全面。這種情況下，當采購環節出現問題時，管理者無法及時采取措施進行應對。高校采購檔案管理工作不受重視，也就忽視了系統化章程的制訂，造成整體管理規范性不足，進而影響采購檔案管理工作的實際效果。2)采購檔案信息化管理水平偏低。在信息技術快速發展的形勢下，各行業都開始應用信息技術創新管理模式。從目前狀況看，高校在開展采購檔案資料管理工作的過程中，對于信息技術的利用程度并不高，采購資料大多還是以純紙質文件保存。具體表現在:高校采購檔案資料主要由管理人員負責手工錄入，各項數據資料信息并未實現自動化存儲和自動化更新。究其原因主要在于:高校尚未根據內部采購工作需求，引入現代化的信息設備，還處在手動與紙質文件共存的階段，導致檔案管理者在日常工作中，無法借助現代化信息技術創新工作模式，而是不斷地重復勞動，其中不乏遺漏、錯誤的信息，進而影響采購檔案管理的規范化程度。同樣對各種報表，更是不能按照變化的條件重新檢索。大量重復的統計，耗費精力和時間，影響采購檔案管理工作的整體效率。3)采購檔案管理制度更新滯后。健全的制度是推動各項工作有序進行的關鍵，為了提升采購檔案資料管理的規范化程度，高校需要采取措施更新檔案資料管理制度。但事實上，部分高校在開展采購檔案管理工作的過程中，忽視了對制度的更新和建設，導致檔案機構的資料信息與實際采購數量、型號相脫節，以及實際需求與具體采購數量之間有差異。目前，許多高校的文書管理和檔案管理工作分屬于不同的部門，管理者大多只注重文書管理，忽視了對檔案的管理。4)采購檔案管理標準不明確。部分高校在開展采購檔案管理工作的過程中，尚未制訂相對統一、規范的檔案管理標準，因此造成檔案管理工作效率偏低［3］。采購檔案是采購工作的“生命線”，包含采購項目全過程的內容，如采購項目立項資料、采購項目招投標資料、采購貨物訂單信息、采購經費數據信息等。各項環節倘若有明確、嚴格的執行標準，則可以提升效率。但是如果沒有對檔案管理工作的各個環節、步驟進行具體量化，沒有建立科學統一的標準和規范，高校采購檔案管理人員就無法按照預期計劃開展各項工作，工作成效的檢驗也就缺乏依據。5)采購檔案保存安全系數不高。雖然部分高校對于信息技術的利用程度偏低，但在現代信息化社會，大多數高校已經初步建立了電子化檔案。與傳統紙質檔案相比，電子檔案的存儲時限更長，存儲方式更為便利。但需要注意的是，電子檔案數據的真實性和完整性，會受到諸多因素的影響。例如，當高校采購檔案管理系統遭受黑客攻擊時，容易出現系統癱瘓、數據缺失等問題。此外，倘若在管理電子采購檔案的過程中，工作人員出現操作失誤行為，電子檔案的完整性也會受到影響。另外，在電子檔案建立的同時，傳統紙質檔案仍然保留，但大多數高校的采購檔案存放在采購部門，按年度整體移交到學校檔案管理部門，在采購部門留存時，因存放地有限，保密度不夠，采購資料或丟失，或被隨意翻查，或采購項目相互混淆。年度移交時因采購檔案繁多，資料核對任務繁重，移交時間長。6)檔案管理人員素質有待提升。高校采購檔案管理人員的綜合素質，是影響整體工作質量的關鍵。目前，部分高校并未根據采購管理工作需求，安排專門的人員負責管理采購檔案。事實上，很多采購檔案都是由采購人員負責分類整理，審核數據資料的真實性、完整性。采購人員負責做好數據資料的歸檔工作，并存放在本部門，以年度為單位將之移交學校檔案管理部門長期保存。但部分高校內部的檔案管理工作人員并不具備較強的專業素質，他們忽視了對工作思想和方法的創新，造成工作效率偏低，進而影響高校采購檔案管理的整體工作水平。

3加強高校采購檔案規范化管理的措施

1)轉變采購檔案管理理念。首先，高校管理者需要積極轉變管理理念，將采購管理工作納入高校內部日常管理工作體系，根據采購工作現狀，制訂科學的采購檔案資料管理工作方案，要求檔案管理工作人員認真履行自身的職責，認真落實各項工作計劃，保障采購檔案資料的管理工作效率。其次，高校管理者應引導檔案資料管理人員加強對現代化檔案管理知識和方法的學習，提升檔案規范化管理意識，讓檔案管理人員意識到采購檔案資料管理的價值，提升工作自覺性，增強責任感。再次，高校管理者需要定期開展采購檔案資料真實性、完整性檢查工作，根據既定的工作計劃，檢驗工作成效，及時發現問題，并采取措施解決問題。2)完善采購檔案管理制度。健全的管理制度，是提升采購檔案管理工作規范化程度的關鍵［4］。針對目前采購檔案管理制度更新不足的問題，高校需要采取相應的措施加以改善。首先，高校管理者應結合我國采購檔案管理相關法律制度，完善內部管理制度，并且引導檔案資料管理人員積極學習采購法、檔案法相關知識，提升法治管理觀念，保障采購檔案管理工作的規范性。其次，高校可以結合內部采購工作實際情況，了解采購檔案管理工作特性，分析目前制度中存在的不合理之處，進而制訂健全的制度，指導各項工作有序展開。再次，高校可以針對采購檔案管理工作，建立專門的管理制度，指導檔案管理人員定期查看采購數據信息，要求檔案管理人員遵守各項基本原則，保障各項操作的規范性，提升采購檔案管理工作質量。3)強化采購檔案信息化管理。采購檔案信息化管理程度，會直接影響檔案管理工作效率，進而影響高校整體管理工作水平。為了進一步規范采購檔案管理工作，高校需要積極引入現代化的信息技術，借助先進的設備提升檔案管理工作的自動化和現代化水平，實現對各項檔案資料的自動化存儲和自動化處理。首先，高校需要適當增加對檔案管理部門的資金扶持力度，購入現代化的檔案管理設備，利用計算機技術提升采購檔案管理能力，并且實現對各項數據信息的實時更新。其次，高校可以將部分紙質檔案轉化為電子檔案，并且建立專門的目錄，便于管理員查詢和維護。再次，高校需要做好電子檔案保管工作，加強對防火墻的建設，減少電子檔案資料數據丟失現象發生的概率，保障電子檔案數據信息的真實性和完整性，讓采購檔案可以為高校采購工作的順利開展提供有力的支持。4)提升檔案管理人員素質。高校采購檔案管理工作質量，在很大程度上受到管理人員自身素質水平的影響。高質量的采購檔案管理工作，離不開高素質檔案管理人員的支持。目前部分高校的采購檔案管理工作是由其他崗位人員兼任，高校缺乏專業的采購檔案管理人員。事實上，采購檔案管理是一項專業性較強的工作，要求管理人員掌握采購、管理、檔案、法律等多方面的知識。而由于高校內部采購檔案管理專業人才的缺失，導致該項工作質量難以提升。為了突破這種狀況，高校在重視采購檔案管理工作的同時，還需要重視對檔案管理人員專業素質的培養。首先，高校應為采購檔案管理人員提供學習和培訓機會，鼓勵檔案管理人員積極學習現代化的知識和技能，提升自己的專業素養，以勝任采購檔案管理工作。其次，高校采購檔案管理人員應樹立終身學習的理念，積極參加各種知識和技能培訓活動，不斷提升綜合素質。此外，高校還可以組織內部檔案管理人員展開互動交流，分享經驗。5)明確采購管理工作標準。一旦建立科學規范的采購檔案管理標準，高校采購檔案管理工作人員就可以按照具體要求落實各個環節，保障整體工作效率，同時及時發現偏離標準的環節。對此，高校應針對采購檔案管理工作，理順管理流程，制訂統一的工作規范，明確標準和工作原則。采購檔案管理人員則需要按照既定的工作標準，有的放矢地開展采購文件整理、采購信息記錄、采購資料搜集、采購項目分類等各項工作。當某個采購項目驗收完畢后，高校采購檔案管理人員應結合各項數據信息開展對比分析工作，根據檔案管理標準查看各項數據信息的真實性、完整性，及時梳理各項資料，防止出現信息遺漏問題。年終開展一次全面盤查工作，結合每個采購項目計劃書和最終形成的信息資料，分析本年度采購工作效益，了解年度內高校內部采購經費的整體使用情況，幫助管理者了解高校內部的財務信息，為學校事業發展提供信息支撐。

4加強高校采購檔案規范化管理的原則

1)科學性原則。高校在加強采購檔案規范化管理的過程中，應重點關注管理方法的科學程度［5］。科學性原則是指高校需要制訂科學的采購檔案管理計劃，同時運用科學的思維方法開展各項工作。在科學思維的指導下，高校采購管理工作的規范化程度可以得到大幅度的提升，而這對于檔案管理工作水平的提升也非常有利。高校在進行采購檔案管理方法選擇時，也應該遵循科學性原則，強調管理策略的科學性和可行性。2)系統性原則。系統性原則強調，高校在開展采購管理工作的過程中，為了提升管理工作的規范化程度，需要制訂一套系統的管理規范，推出系統性較強的管理辦法，保障各項工作有序展開［6］。針對采購檔案管理風險的防范問題，高校也可以推出一套系統性的方案，使檔案管理人員能及時發現風險，并采取措施防范風險，發揮采購檔案管理工作的價值。3)規范化原則。高校為了提升采購檔案管理工作的規范化程度，要落實規范化原則，即:針對各個工作環節，提出規范的標準，推出規范化的管理制度，要求各崗位工作人員按照工作規范行事，確保各環節不會嚴重偏離預期目標。同時，高校還需要引進規范的設備和技術，為采購檔案管理人員開展規范化的工作提供可靠的依據。4)實效性原則。高校在強化采購檔案規范化管理的過程中，應強調實效性原則，包括及時整理采購文件、及時更新采購電子檔案數據庫、及時引進現代化采購檔案管理設備、及時總結采購檔案管理工作經驗、及時創新采購檔案管理工作模式等。保障檔案管理工作的實效性，可以在很大程度提升管理工作的規范程度，以此推動檔案管理工作計劃的順利實施，促進檔案管理工作水平的整體提升。高校管理者則可以根據最新的采購檔案數據信息，了解各項采購工作的進度，了解采購計劃落實情況以及采購經費具體使用情況，從而制訂更加科學的采購管理工作方案，促進高校內部各項工作有序進行。

5結束語

高校管理者應充分意識到強化采購檔案規范化管理的意義，并且積極反思以往采購檔案管理工作中存在的不足，分析問題的形成原因，采取可靠的措施，提升管理工作效率。高校需要積極轉變采購檔案管理理念，完善采購檔案管理制度，強化采購檔案信息化管理，提升檔案管理人員素質，明確采購管理工作標準。與此同時，高校還需要明確強化采購檔案規范化管理的原則，借助一系列可靠措施，提升高校采購檔案管理工作質量，讓采購檔案管理工作為高校的長遠發展助力。

作者:劉群 何碧漪 單位:常州信息職業技術學院招標采購管理中心