高校檔案管理論文3篇

序論：好文章的創(chuàng)作是一個不斷探索和完善的過程，我們?yōu)槟扑]一篇高校檔案管理論文3篇范例，希望它們能助您一臂之力，提升您的閱讀品質(zhì)，帶來更深刻的閱讀感受。

高校檔案管理論文篇1

在高質(zhì)量發(fā)展的今天，高校數(shù)字檔案館作為高校事業(yè)發(fā)展的重要支撐和體現(xiàn)，已經(jīng)引起高校的重視，大力推動檔案信息化建設(shè)就是很好的見證，但是整體質(zhì)量上還不夠理想。因此選擇一種全新的管理理論來指導(dǎo)推動新時代高校數(shù)字檔案館建設(shè)管理就顯得非常重要。除了目標(biāo)管理理論和知識管理理論［1］外，全面質(zhì)量管理理論為新時代高校數(shù)字檔案館建設(shè)管理提供另一種全新的管理思路與框架體系。但是學(xué)界對此研究不足，實(shí)務(wù)界開展推動也顯得有一些滯后。因此，選擇從全面質(zhì)量管理理論視角下研究高校數(shù)字檔案館的建設(shè)管理問題具有十分重要的學(xué)術(shù)意義和現(xiàn)實(shí)價值。本文擬在闡釋以全面質(zhì)量管理理論推進(jìn)高校數(shù)字檔案館建的緣由、全面質(zhì)量管理理論的主要精神及其與高校數(shù)字檔案管理的契合之處的基礎(chǔ)上，以全面質(zhì)量管理理論審視高校數(shù)字檔案館的建設(shè)現(xiàn)狀，并提出相應(yīng)的改進(jìn)路徑，以期望服務(wù)當(dāng)下高校數(shù)字檔案館高質(zhì)量發(fā)展的需要。

1以全面質(zhì)量管理理論推進(jìn)高校數(shù)字檔案館建的緣由

綜合考量，主要有學(xué)校層面發(fā)展的需要、檔案館自身發(fā)展的需要以及檔案用戶的需要等方面的原因推動高校數(shù)字檔案館務(wù)須以全面質(zhì)量管理理論推進(jìn)自身改革創(chuàng)新。這三方面的需要，暗示了新時代高校數(shù)字檔案館建設(shè)發(fā)展的諸多路徑和價值取向。

1.1高校教育高質(zhì)量發(fā)展要求以全面質(zhì)量管理推進(jìn)高校數(shù)字檔案館建設(shè)這一方面主要涉及闡釋清楚以全面質(zhì)量管理理論推進(jìn)高校數(shù)字檔案館建設(shè)管理與高校高質(zhì)量發(fā)展的內(nèi)在邏輯。高校教育高質(zhì)量發(fā)展，從內(nèi)容上講，包括各個學(xué)科的教育，也包括檔案事業(yè)的發(fā)展———這些是手段，也是內(nèi)容。高校檔案館作為管理各個部門信息的重要部門，在很大程度上影響著高校各項工作的高質(zhì)量發(fā)展。

1.2高校數(shù)字檔案建設(shè)本身的高質(zhì)量發(fā)展要求以全面質(zhì)量管理理論推進(jìn)高校數(shù)字檔案館的建設(shè)這一方面主要闡釋清楚以全面質(zhì)量管理理論推進(jìn)高校數(shù)字檔案館建設(shè)管理與數(shù)字檔案事業(yè)本身的建設(shè)發(fā)展的內(nèi)在邏輯。在檔案強(qiáng)國的時代背景下，如何推進(jìn)高校數(shù)字檔案館的建設(shè)管理以便促進(jìn)自身可持續(xù)發(fā)展已經(jīng)成為一項緊要的課題。

1.3檔案用戶的要求對數(shù)字檔案信息的高質(zhì)量要求需要以全面質(zhì)量管理理論推進(jìn)高校數(shù)字檔案館建設(shè)發(fā)展這一方面主要闡釋清楚以全面質(zhì)量管理理論推進(jìn)高校數(shù)字檔案館的建設(shè)發(fā)展與檔案用戶需求之間的內(nèi)在邏輯。在社會主要矛盾轉(zhuǎn)化的背景下，檔案用戶的需求是高校數(shù)字檔案館建設(shè)管理需要面對的主要問題。檔案用戶的需求主要體現(xiàn)為對檔案服務(wù)的數(shù)量到質(zhì)量上的要求，最終是質(zhì)量上的要求。在這種情況下，以全面質(zhì)量管理理論推進(jìn)高校數(shù)字檔案館的建設(shè)管理勢在必行。

2全面質(zhì)量管理理論與高校數(shù)字檔案館建設(shè)的契合之處

2.1在管理思想上的契合性高校數(shù)字檔案館的建設(shè)管理是一項服務(wù)人的工作，必須要樹立以人為本的理念，樹立服務(wù)的理念，這與全面質(zhì)量管理的客戶中心思想是一致的。高校數(shù)字檔案館的建設(shè)管理是需要不斷創(chuàng)新的工作，要樹立創(chuàng)新的理念，這與全面質(zhì)量管理的持續(xù)改進(jìn)思想是一致的。高校數(shù)字檔案館的建設(shè)管理是一項需要遵循檔案自身規(guī)律、檔案用戶需求變化等方面的規(guī)律，這與全面質(zhì)量管理理論的科學(xué)理念是一致的。高校數(shù)字檔案館的建設(shè)管理涉及各個方面、環(huán)節(jié)，需要全面、整體、系統(tǒng)推進(jìn)，這與全面質(zhì)量管理理論中的全面化理念是一致的。

2.2在管理主體上的契合性高校數(shù)字檔案館的建設(shè)發(fā)展與管理不應(yīng)僅僅局限于檔案管理人員幾個人，而應(yīng)該包括全校所有師生。尤其是檔案對應(yīng)的主要部門的管理人員，需要更多的人參與，以便形成強(qiáng)大的合力。這與全面質(zhì)量管理理論中的主體整體性要求是一致的。

2.3在管理內(nèi)容上的契合性高校數(shù)字檔案館的建設(shè)管理，不能僅僅局限于檔案產(chǎn)品本身，還應(yīng)該包括檔案形成之前、之后的各個環(huán)節(jié)、各個要素等。這與全面質(zhì)量管理理論中的全領(lǐng)域管理的要求是一致。

2.4在管理方法上的契合性高校數(shù)字檔案館的建設(shè)管理作為涉及工程科學(xué)、自然科學(xué)、社會科學(xué)的工作，需要涉獵各個需要的理論與方法。這與全面質(zhì)量管理理論中對管理方法的全面性、綜合性要求是一致的。

3以全面質(zhì)量管理理論審視高校數(shù)字檔案館的建設(shè)現(xiàn)狀

全面質(zhì)量管理理論作為一種質(zhì)量管理的升級版，其要求很多、很高，以此衡量當(dāng)下高校數(shù)字檔案館建設(shè)情況，主要存在以下幾個問題：［2］

3.1從理念上看，往往還是檔案為中心思想占據(jù)主導(dǎo)地位經(jīng)調(diào)研發(fā)現(xiàn)，高校數(shù)字檔案館建設(shè)發(fā)展的理念建構(gòu)與運(yùn)用和全面質(zhì)量管理的諸多理念不一致，主要體現(xiàn)為：一是以人為本的理念還不充足，在推進(jìn)檔案館建設(shè)發(fā)展中，往往更多地考慮檔案問題，對檔案用戶的需求考慮不足。二是持續(xù)改進(jìn)的理念不足，在推進(jìn)檔案館建設(shè)發(fā)展中基本上還是按部就班地開展，針對學(xué)校發(fā)展、檔案用戶需要變化以及檔案事業(yè)本身發(fā)展等方面的變化進(jìn)行與時俱進(jìn)的改革創(chuàng)新不足。三是全面的理念不充足，在推進(jìn)檔案館建設(shè)管理發(fā)展中，對管理的內(nèi)容、過程、方法、主體等方面的建設(shè)全面性、整體性明顯不足。這些理念上的問題，在一定程度上影響了新時代高校數(shù)字檔案館建設(shè)管理的可持續(xù)發(fā)展和健康運(yùn)行。

3.2從檔案管理建設(shè)的過程上來看，對檔案形成前的管理和檔案形成后的服務(wù)管理等方面關(guān)注不足經(jīng)調(diào)研發(fā)現(xiàn)，高校數(shù)字檔案館建設(shè)管理的過程與全面質(zhì)量管理的全過程管理要求有不一致的地方，主要體現(xiàn)為：往往注重檔案的收集和整理，對檔案形成的過程關(guān)注不足，對檔案功能的開發(fā)利用和服務(wù)供給質(zhì)量關(guān)注不夠。這在很大程度上影響了新時代高校數(shù)字檔案館建設(shè)管理的檔案本身內(nèi)在品質(zhì)的提升。

3.3從檔案管理的內(nèi)容來看，對檔案管理的過程、體系等方面的質(zhì)量關(guān)注不夠高經(jīng)調(diào)研發(fā)現(xiàn)，高校數(shù)字檔案館建設(shè)發(fā)展的領(lǐng)域與全面質(zhì)量管理要求的整體管理不一致，主要體現(xiàn)如下：高校檔案館往往關(guān)注的是到手的檔案的處理問題，對檔案事業(yè)發(fā)展的整個過程管理以及整個運(yùn)行體系的管理建設(shè)關(guān)注不足，這種局限性的檔案管理影響了新時代高校數(shù)字檔案館建設(shè)管理的整體性高質(zhì)量發(fā)展。

3.4從檔案管理的主體看，往往僅依靠檔案管理的幾個專職人員調(diào)研發(fā)現(xiàn)，高校數(shù)字檔案館的建設(shè)管理在主體的調(diào)動上與全面質(zhì)量管理要求的全員管理不一致，主要體現(xiàn)為：高校檔案館推進(jìn)自身管理建設(shè)工作，往往只限于調(diào)動檔案部門內(nèi)部的幾個專職人員，最多調(diào)動一些勤工儉學(xué)的學(xué)生，導(dǎo)致推進(jìn)檔案事業(yè)發(fā)展的人手嚴(yán)重不足，在一定程度上也影響了新時代高校數(shù)字檔案館的管理建設(shè)的高質(zhì)量進(jìn)行。

3.5從檔案管理的方法來看，往往對其他與檔案用戶相關(guān)的方法采用不夠調(diào)研發(fā)現(xiàn)，高校數(shù)字檔案館的建設(shè)管理在管理方法上與全面質(zhì)量管理的綜合法管理不一致，主要體現(xiàn)為：往往注重現(xiàn)代軟件技術(shù)來統(tǒng)計與處理檔案信息，但是忽視了人性化的管理服務(wù)方法的采用，照顧到檔案用戶的需要的精準(zhǔn)服務(wù)方法還采用不足。同時，對有些檔案的數(shù)字化建設(shè)還顯得滯后，尤其對檔案的歸類整理和開發(fā)利用上的現(xiàn)代技術(shù)應(yīng)用還有待加強(qiáng)。

4全面質(zhì)量管理視角下高校數(shù)字檔案館建設(shè)的改革創(chuàng)新路徑

針對存在的問題，新時代高校數(shù)字檔案館應(yīng)以全面質(zhì)量管理理論為指導(dǎo)，以檔案強(qiáng)國、強(qiáng)校、強(qiáng)人為強(qiáng)大動力，以全面質(zhì)量管理理論統(tǒng)領(lǐng)自身建設(shè)發(fā)展的各個環(huán)節(jié)和各個層面，將全面質(zhì)量管理理論指導(dǎo)檔案形成和服務(wù)的前后的所有環(huán)節(jié)，講求檔案建設(shè)過程的質(zhì)量和檔案本身質(zhì)量、服務(wù)質(zhì)量等方面并重，大力調(diào)動全校師生員工樹立檔案意識和服務(wù)檔案事業(yè)發(fā)展的行動，管理方法上綜合采用各種檔案事業(yè)發(fā)展的方法力求形成合力，管理理念上堅持樹立檔案用戶為中心的思想，力求更好推動引領(lǐng)自身高質(zhì)量發(fā)展。

4.1堅持樹立檔案用戶為中心的檔案建思想和綜合其他現(xiàn)代檔案建設(shè)理念在全面質(zhì)量管理視角下推進(jìn)高校數(shù)字檔案館的建設(shè)管理發(fā)展，應(yīng)首先針對理念方面的問題，建構(gòu)以人為本的理念，切實(shí)做到樹立檔案用戶的需要為本的檔案管理建設(shè)理念。在此基礎(chǔ)上，還要樹立不斷創(chuàng)新的理念，針對發(fā)展中的問題持續(xù)改進(jìn)；樹立全面、整體的檔案管理建設(shè)的理念，將之融于檔案館建設(shè)管理的主體調(diào)動、內(nèi)容組合和發(fā)展、方法的采用以及全過程的管理之中。通過這些理念的構(gòu)建，力求形成高校數(shù)字檔案館建設(shè)發(fā)展的強(qiáng)大理念合力，不斷提高檔案事業(yè)發(fā)展的客戶滿意度。

4.2堅持全過程管理，將質(zhì)量管理覆蓋到檔案事業(yè)發(fā)展的所有環(huán)節(jié)和方面，力求形成高校數(shù)字檔案館建設(shè)發(fā)展的強(qiáng)大過程聯(lián)動合力在全面質(zhì)量管理理論視角下推動高校數(shù)字檔案館的建設(shè)管理，應(yīng)針對當(dāng)下管理范圍局限性的問題，立足檔案工作系統(tǒng)的所有環(huán)節(jié)和所有方面，讓全面質(zhì)量管理覆蓋到所有這些環(huán)節(jié)和方面中去，防止僅僅局限于檔案歸檔和使用開發(fā)服務(wù)的質(zhì)量管理，以此方能為提升數(shù)字檔案館內(nèi)在品質(zhì)打下基礎(chǔ)。

4.3堅持整體管理，注重檔案事業(yè)發(fā)展的檔案本身、形成過程以及整個運(yùn)行體系的高質(zhì)量發(fā)展，力求形成高校數(shù)字檔案館建設(shè)發(fā)展的整體效應(yīng)在全面質(zhì)量管理視角下推進(jìn)高校數(shù)字檔案館的建設(shè)管理，應(yīng)針對存在的片面管理問題，堅持整體管理的思路，將質(zhì)量管理的要求滲透到檔案事業(yè)發(fā)展體系的檔案形成發(fā)展體系、檔案功能的開發(fā)利用與服務(wù)體系、檔案工作管理體系等所有工作領(lǐng)域，力求整體推進(jìn)發(fā)展。

4.4堅持全員管理，讓檔案質(zhì)量管理做到人人有責(zé)、人人負(fù)責(zé)、人人行動，力求形成高校數(shù)字檔案館建設(shè)發(fā)展的強(qiáng)大主體合力在全面質(zhì)量管理理論視角下推進(jìn)新時代高校數(shù)字檔案館的建設(shè)管理發(fā)展，應(yīng)針對管理人員單一、數(shù)量不足的情況，堅持全員參與管理建設(shè)的思路，積極調(diào)動檔案出自部門人員的數(shù)字檔案建設(shè)管理意識，同時也可以更多調(diào)動學(xué)生們參與其中，讓這些更多的主體參與檔案事業(yè)的發(fā)展建設(shè)，將會帶來更多的發(fā)展思路。

4.5堅持綜合管理盡力發(fā)揮檔案管理建設(shè)的各種方法的功能，以便形成高校數(shù)字檔案管理建設(shè)發(fā)展的強(qiáng)大方法合力在全面質(zhì)量管理理論視角下推動高校數(shù)字檔案館的管理建設(shè)發(fā)展，應(yīng)針對方法采用層面的問題，堅持綜合采用現(xiàn)代信息技術(shù)、統(tǒng)計方法，做好數(shù)字檔案的開發(fā)建設(shè)與服務(wù)供給，力求檔案工作精準(zhǔn)化發(fā)展。

5結(jié)語

總之，推動高校數(shù)字檔案館高質(zhì)量發(fā)展是一項重大、系統(tǒng)的綜合工程，需要以全面質(zhì)量管理理論為指導(dǎo)，在學(xué)理研究和實(shí)際推動中奮力前行，不斷改革創(chuàng)新，真正推動高校數(shù)字檔案館走上高質(zhì)量發(fā)展的正道上來，以便更好服務(wù)檔案用戶的需要和學(xué)校各項事業(yè)的建設(shè)發(fā)展。應(yīng)以全面質(zhì)量管理理論為指導(dǎo)，綜合目標(biāo)管理和其他檔案發(fā)展理論的采用，繼續(xù)在理論研究與實(shí)踐探索上努力。

作者:李燕

高校檔案管理論文篇2

檔案統(tǒng)計是檔案工作的收尾環(huán)節(jié)，對于檔案管理的完整性至關(guān)重要，同樣它也是檔案信息化的重要來源。潘軼認(rèn)為，檔案統(tǒng)計工作是以表冊、數(shù)字等形式揭示檔案和檔案工作有關(guān)情況的檔案業(yè)務(wù)工作，是了解和掌握檔案工作情況及規(guī)模的基本手段和科學(xué)決策的重要依據(jù)，是檔案業(yè)務(wù)建設(shè)的一項基礎(chǔ)性工作[1]。因此，做好檔案統(tǒng)計工作，有利于提高檔案工作效率，提升檔案工作水平。

一、問題的提出

清點(diǎn)庫存并上報統(tǒng)計數(shù)據(jù)是檔案部門每年必做的工作，有利于上級部門掌握基層檔案管理情況和基礎(chǔ)數(shù)據(jù)，也有利于檔案部門總結(jié)當(dāng)年工作并規(guī)劃第二年工作。在筆者從事檔案管理工作的十四年中，前三年都采用近三周的時間，通過入庫逐冊盤點(diǎn)、逐項記錄，最后列表、填數(shù)、校對的方法進(jìn)行統(tǒng)計工作，這樣做不僅耗時間還容易出錯。筆者思考，年終館藏檔案的變化是一年中檔案接收、征集工作的最終結(jié)果，那么能不能找到一套方法將統(tǒng)計工作分散到日常的檔案收集和整理工作中，既提高了準(zhǔn)確率又能詳細(xì)記錄每次檔案接收、征集的情況，以備后查。

二、對“三個表格”的闡釋

根據(jù)筆者多年的工作經(jīng)驗(yàn)，分析總結(jié)出涵蓋檔案管理流程的三個表格，分別是《檔案歸檔流水登記表》《檔案分類統(tǒng)計表》和《檔案年度部門統(tǒng)計臺賬》。通過這三個表格，可以實(shí)現(xiàn)檔案館藏情況的及時跟蹤。下面，本文將三個表格落實(shí)到檔案管理流程中，闡述三個表格的應(yīng)用。下述各個表格均以筆者2018年工作實(shí)際為例。1.《檔案歸檔流水登記表》（見第100頁表1）。（1）表格樣式。表1《檔案歸檔流水登記表》以教務(wù)處和校辦（校長辦公室）為例，其中，“憑證編號”是指移交檔案時由檔案館（室）出具的號碼，此號碼表示該檔案的移交順序號；“移交部門”是指檔案館（室）下設(shè)的歸檔部門，“分類號及案卷號”指該檔案入庫時的館藏分類號及案卷號，“題名”指移交檔案的正題名；“永久”“30年”“10年”指檔案保管期限，下設(shè)分類號和對應(yīng)數(shù)量；“形成電子目錄數(shù)”是指移交檔案在檔案管理系統(tǒng)中的目錄錄入情況，下設(shè)案卷級和文件級；“紙質(zhì)照片”“電子照片”“實(shí)物檔案”“電子文件”是當(dāng)移交的檔案屬于前述類別時，將數(shù)量或大小填入表格中。以上各項數(shù)據(jù)，只有題名由歸檔部門提供，其他各項由檔案館（室）提供。通過表1獲得的信息有：本年度接收不同保管期限（永久、30年、10年）的檔案數(shù)量；不同檔案載體形式的檔案數(shù)量（紙質(zhì)照片、實(shí)物檔案、電子文件等）；所生成的電子檔案條數(shù)（案卷級、文件級）。此外，表1中“憑證編號”做超鏈接，與對應(yīng)的各個歸檔部門的檔案交接收據(jù)進(jìn)行鏈接，這樣可以一邊查看交接收據(jù)對應(yīng)的案卷名稱和編號，一邊統(tǒng)計各項數(shù)據(jù)，達(dá)到事半功倍的效果。（2）形成過程。《檔案歸檔流水登記表》涵蓋收集、整理兩個階段。在收集階段，歸檔部門向檔案部門移交檔案，按照規(guī)定要填寫檔案交接收據(jù)，作為基礎(chǔ)憑證。而后，檔案員根據(jù)移交檔案的具體內(nèi)容制作電子移交目錄（包括歸檔部門、案卷題名、形成時間等），并打印紙質(zhì)版附在交接收據(jù)后。在檔案整理階段，移交檔案入庫之前，應(yīng)更新檔案管理系統(tǒng)中相應(yīng)的電子信息（案卷級、文件級目錄等）。以筆者單位所使用的系統(tǒng)為例，首先核對檔案條目錄入信息，更改全宗號、實(shí)體分類號、案卷號等著錄項，將已更改檔案目錄從歸檔部門工作表移入檔案部門工作表，并記錄該份憑證編號所形成的所有檔案的案卷級和文件級目錄數(shù)量。接著，更改移交目錄中的案卷檔號，備注發(fā)生變化的案卷，如對合并到其他案卷的文件或案卷進(jìn)行說明。在完成上述流程后案卷才可入庫歸檔。檔案入庫前，檔案員即可填寫《檔案歸檔流水登記表》（表1）。上述分析得知，表1整合了檔案收集、整理的信息，是對檔案材料收集、整理、統(tǒng)計環(huán)節(jié)的融合與創(chuàng)新，是保證檔案館（室）藏數(shù)據(jù)實(shí)時、準(zhǔn)確的基礎(chǔ)。需要說明的是，在接收檔案后，檔案員會根據(jù)歸檔部門移交檔案材料的具體內(nèi)容、載體形式或歸檔要求對歸檔部門的案卷材料進(jìn)行重新整理，檔案材料可能會被合并、拆分，因此，表1中檔案交接收據(jù)標(biāo)注的案卷移交數(shù)并不總是最終入庫案卷數(shù)量。2.《檔案分類統(tǒng)計表》（見第100頁表2）。表2是按照檔案類別對庫存檔案數(shù)量所作的統(tǒng)計，也是檔案部門必做的一項工作。表2較為簡單，主要是給出檔案類別以及下設(shè)分類號，對應(yīng)保管期限以及相應(yīng)年份即可。根據(jù)表2，可直觀看出館藏各類檔案隨時間的變化以及各類檔案館藏量的區(qū)別。根據(jù)一年來檔案移交記錄的情況，對照電子目錄數(shù)量，可得出一年來館藏變動情況。但為保證數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確，筆者還會入庫盤點(diǎn)，雙套計算方式配合，確保數(shù)據(jù)萬無一失。3．《檔案年度部門統(tǒng)計臺賬》（見第100頁表3）。基于表1和表2，表3按照歸檔部門對案卷情況進(jìn)行了統(tǒng)計：其中“檔案所屬年代”指檔案形成年代；“組織結(jié)構(gòu)”指歸檔部門；“上年案卷”指上一年度的館藏統(tǒng)計數(shù)據(jù)，按照保管期限分類統(tǒng)計，數(shù)據(jù)來自表2；“案卷收入”指當(dāng)年收入案卷的情況（包括收入日期、收入卷數(shù)，其中收入卷數(shù)按照保管期限分類統(tǒng)計），數(shù)據(jù)來自表1；“案卷移出”指當(dāng)年移出案卷的情況（包括移出日期、移出卷數(shù)），根據(jù)檔案的特征，要注釋移出的原因；“現(xiàn)有卷數(shù)”指檔案所屬年代館藏現(xiàn)有檔案數(shù)量，同樣按照保管期限分類統(tǒng)計。根據(jù)表3數(shù)據(jù)，簡單計算即可得出該年度各部門、各類型案卷的數(shù)量（總數(shù)和分類數(shù)），即該年卷數(shù)=上年卷數(shù)+案卷收入數(shù)－案卷移出數(shù)。表3記錄了年度收入和移交檔案的數(shù)量，是對檔案館藏資源進(jìn)行的分類細(xì)化統(tǒng)計，是檔案催交的根據(jù)，有利于避免檔案資源流失。

三、應(yīng)用結(jié)果拓展

表1、表2和表3的數(shù)據(jù)貫穿了整個檔案收集和整理的工作過程，是檔案工作的基礎(chǔ)，因此基于這三個表格有利于開拓更多檔案業(yè)務(wù)。以筆者目前工作為例，年終檔案評優(yōu)的根據(jù)即為三個表格的整合，詳見第100頁表4。如表4所示，評優(yōu)依據(jù)里的重要指標(biāo)———“歸檔完整性”“案卷整理質(zhì)量”“歸檔及時性”“檔案管理軟件使用情況”，均來自表1和表3。比如，從《檔案歸檔流水登記表》獲取部門歸檔內(nèi)容、歸檔時間、是否使用檔案軟件、生成電子目錄的案卷目錄和文件目錄條數(shù)等信息；從《檔案年度部門統(tǒng)計臺賬》中獲取各部門歸檔案卷數(shù)量、移出數(shù)量及歷年歸檔情況等。這樣，不僅省卻了重新計算的功夫，也因數(shù)據(jù)來源可靠而使評優(yōu)結(jié)果更有公信力。

四、結(jié)束語

當(dāng)然，上述表1、表2、表3還有很多需要改進(jìn)和拓展之處。第一，三個表格均是對收集和整理情況的簡單記錄，應(yīng)思考是否可以將更多項目添加到三個表格中，以突出多項工作的關(guān)聯(lián)；第二，表格的拓展應(yīng)用還不夠，只提出在評優(yōu)上使用，這只是對數(shù)據(jù)簡單、直接的利用，下一步還應(yīng)考慮更深層次的使用；第三，目前三個表格是分開的，而表格是基于檔案管理流程設(shè)計的，從宏觀上講，檔案工作是一個整體，那么三個表格也能整合成一個表格，不僅是簡單的數(shù)據(jù)匯總，而是透過這張匯總表，涵蓋更多檔案管理業(yè)務(wù)，有利于從數(shù)據(jù)的變化上分析檔案業(yè)務(wù)的狀態(tài)，從而提高檔案工作效率。

作者:冉虎 崔杰

高校檔案管理論文篇3

文書檔案管理作為高校治理的重要見證，其重要性不言而喻。在信息強(qiáng)國、制度強(qiáng)國、管理強(qiáng)國的時代背景下，探索高校文書檔案管理的規(guī)范化、信息化建設(shè)顯得非常有必要［1］。筆者擬在闡釋高校文書檔案管理規(guī)范化和信息化建設(shè)的內(nèi)涵與重要性的基礎(chǔ)上，分析其重要性，調(diào)研其現(xiàn)狀，并提出相關(guān)對策，以期望服務(wù)現(xiàn)實(shí)需要。

1高校文書檔案管理規(guī)范化和信息化建設(shè)的內(nèi)涵分析

1.1高校文書檔案管理的規(guī)范化建設(shè)

高校文書檔案管理要符合基本的文書要求，符合基本的檔案管理要求，包括集中的格式和內(nèi)容等都要做到這些起碼的要求。作為高校檔案體系的主要部分，文書檔案管理作為高校管理見證，首先，應(yīng)該符合文書管理的基本要求；其次，應(yīng)符合檔案管理的要求；最后應(yīng)符合現(xiàn)代大學(xué)治理的基本要求。這些基本的要求，其實(shí)就是高校文書檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化的體現(xiàn)和要求。

1.2高校文書檔案管理的制度化建設(shè)

高校文書檔案管理要建立起基本的文書檔案管理的制度體系，以推動文書檔案管理制度化發(fā)展，依法運(yùn)行。在制度自信、制度強(qiáng)國背景下，高校文書檔案作為高校對內(nèi)、對外運(yùn)行的基本見證、依托文件，其制度化建設(shè)，主要包括文書檔案管理的制度化理念要有、內(nèi)容制度化處理要有、主體的素質(zhì)要制度化提升、保障要有制度化建設(shè)、督導(dǎo)要要制度化運(yùn)行等。

1.3高校文書檔案管理的信息化建設(shè)

信息化時代，檔案和檔案管理已經(jīng)信息化在發(fā)展，信息強(qiáng)國和檔案強(qiáng)國的時代背景下高校文書檔案管理信息化建設(shè)，應(yīng)該符合國家信息強(qiáng)國和檔案強(qiáng)國的要求，應(yīng)該包含檔案管理的信息化理念建設(shè)、內(nèi)容信息化處理、服務(wù)信息化運(yùn)行、主體素質(zhì)的信息化建設(shè)、督導(dǎo)信息化建設(shè)等方面的要求。

1.4高校文書檔案管理的科學(xué)化建設(shè)

檔案管理有自己的一套運(yùn)行規(guī)律。作為檔案管理體系的主要部分，高校文書檔案管理一樣應(yīng)該堅持科學(xué)化建設(shè)，這種科學(xué)化建設(shè)主要包括文書檔案管理的科學(xué)化理念建設(shè)、內(nèi)容科學(xué)化建設(shè)、形式科學(xué)化建設(shè)、主體的檔案管理科學(xué)知識的學(xué)習(xí)與把握、督導(dǎo)評價體系的科學(xué)化建設(shè)等。

2高校文書檔案及其管理規(guī)范化和信息化建設(shè)的重要性

2.1文書檔案具有諸多的重要性

2.1.1發(fā)揮憑證作用。《機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定》規(guī)定：凡屬機(jī)關(guān)歸檔范圍的文件材料，必須按有關(guān)規(guī)定向本機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)檔案工作的部門移交，實(shí)行集中統(tǒng)一管理，任何個人不得據(jù)為己有或拒絕歸檔。這一規(guī)定是高校文書檔案歸檔管理的硬性規(guī)定，為高校文書檔案憑證作用的發(fā)揮奠定了基礎(chǔ)。高校文書檔案之所以有憑證作用，是由于它的形成規(guī)律和檔案本身的特點(diǎn)所決定的。其次，從檔案本身的物質(zhì)形態(tài)看，它保留真切的高校歷史痕跡，如有些檔案是當(dāng)事人的親筆手稿，有的是機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人的親筆簽署或批示，許多文件蓋有制發(fā)機(jī)關(guān)或個人的印信，事關(guān)高校的發(fā)展，因此高校文書檔案具有憑證作用。

2.1.2發(fā)揮工作查考依據(jù)的作用。檔案因?yàn)槭菍W(xué)校各項工作的原始記錄，所以它真實(shí)記錄和反映了學(xué)校的歷史發(fā)展和教學(xué)、科研、管理活動的整個過程，對高校各項工作等都具有參考、借鑒和依據(jù)作用。

2.1.3發(fā)揮推動教學(xué)、科研工作的可持續(xù)發(fā)展的作用。文書檔案記載著高校教學(xué)、科研已經(jīng)取得的成果，教學(xué)、科研達(dá)到的水平，以及它的高效率的運(yùn)用，可以使人“站在巨人的肩膀上”，不斷推動高校教學(xué)、科研活動的發(fā)展，創(chuàng)造出更多、更好的成果。隨著我國高等教育的飛速發(fā)展，文書檔案資料十分龐雜，數(shù)量十分驚人，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案已經(jīng)遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能適應(yīng)時代的要求，高校文書檔案的電子化是必須和必要的，紙質(zhì)和電子檔案應(yīng)同時進(jìn)行。

2.2高校文書檔案管理規(guī)范化和信息化建設(shè)的重要性

2.2.1對檔案強(qiáng)國、信息強(qiáng)國背景下檔案強(qiáng)校和信息化強(qiáng)校推動的需要。高校文書檔案管理之所以要堅持規(guī)范化和信息化建設(shè)，一個很重要的原因，就是國家層面提出的檔案強(qiáng)國和信息強(qiáng)國的要求。檔案強(qiáng)國、信息化強(qiáng)國背景下，必然要求高校文書檔案在內(nèi)的所有檔案管理必須要立足這樣的背景，做好檔案強(qiáng)學(xué)校、信息化建設(shè)服務(wù)學(xué)校的相關(guān)準(zhǔn)備和工作。

2.2.2文書檔案管理本身的質(zhì)量提升也需要積極推動自身的規(guī)范化和信息化建設(shè)。文書檔案管理本身也處于一種發(fā)展改革的狀態(tài)，如何服務(wù)好學(xué)校管理、師生使用和上級檢查指導(dǎo)已經(jīng)成為高校文書檔案管理的一個非常重要的要求。一句話，就是要提高各個方面的服務(wù)質(zhì)量。這個服務(wù)質(zhì)量的提升，關(guān)鍵在于文書檔案管理本身的質(zhì)量提升。提升文書檔案管理質(zhì)量，有很多的舉措可以實(shí)施，比如文書檔案本身的收集、整理和建設(shè)，其次是文書檔案的信息化建設(shè)問題，最后是文書檔案管理本身的現(xiàn)代化建設(shè)等。

2.2.3國家治理現(xiàn)代化背景下高校現(xiàn)代大學(xué)治理現(xiàn)代化建設(shè)推進(jìn)的需要。國家治理現(xiàn)代化已經(jīng)成為當(dāng)代中國現(xiàn)代化事業(yè)體系的重要組成部分。當(dāng)今高校現(xiàn)代化治理的內(nèi)容和主要手段就是各類文書頒發(fā)及其精神的貫徹落實(shí)。各類文書的頒發(fā)是學(xué)校主管部門推動學(xué)校教學(xué)、科研、人事管理、財務(wù)管理、后勤管理的重要依托。學(xué)校各個單位和個人按照文書要求開展工作，這是學(xué)校文書功能的發(fā)揮與落實(shí)。信息化治理、制度化治理已經(jīng)成為現(xiàn)代大學(xué)治理的發(fā)展走向。文書檔案管理作為高校治理的重要部分，必定需要相應(yīng)現(xiàn)代大學(xué)治理的制度化、信息化建設(shè)的要求，積極推動自身管理的規(guī)范化、制度化、標(biāo)準(zhǔn)化、科學(xué)化和信息化建設(shè)。

3高校文書檔案管理的現(xiàn)狀與問題經(jīng)過調(diào)研發(fā)現(xiàn)，當(dāng)下高校文書檔案管理進(jìn)步很多，但是在規(guī)范化、信息化建設(shè)上還有很多地方存在不足，需要努力改進(jìn)［2］。

3.1觀念上，規(guī)范化理念和信息化理念融入還不很強(qiáng)大

3.1.1規(guī)范化理念不足。文書本身應(yīng)該是很規(guī)范的，其檔案管理自然也應(yīng)該是非常講究規(guī)范的。但是調(diào)研發(fā)現(xiàn)，一些高校在文書撰寫與發(fā)送較為規(guī)范，但是對文書檔案管理就顯得不太重視，對其規(guī)范化要求做得不夠，沒有認(rèn)真按照檔案管理的要求進(jìn)行規(guī)范化標(biāo)準(zhǔn)化要求進(jìn)行管理，包括管理內(nèi)容、管理平臺以及督導(dǎo)保障等方面的規(guī)范性不夠。

3.1.2信息化理念融入不足。文書本身應(yīng)該是有電子文件的，在信息化時代應(yīng)該樹立起信息化建設(shè)的理念，推動文書檔案管理的各個環(huán)節(jié)盡量信息化。但是調(diào)研發(fā)現(xiàn)，文書檔案往往處于保密的狀態(tài)，信息化建設(shè)顯得很滯后，電子化服務(wù)顯得不足。

3.1.3科學(xué)化理念融入不強(qiáng)大。文書檔案管理與檔案工作本身是有規(guī)律可循的，應(yīng)該科學(xué)化運(yùn)行，堅持科學(xué)化理念。調(diào)研發(fā)現(xiàn)，當(dāng)下高校文書檔案管理堅守科學(xué)化理念不夠，在進(jìn)行歸檔處理、服務(wù)檔案客戶方面、開展檔案研究開發(fā)利用等方面的科學(xué)化運(yùn)行顯得有一些不足。

3.1.4供給側(cè)的改革創(chuàng)新理念堅持不足。不論什么檔案，最終都是需要服務(wù)檔案用戶的，否則就成了死檔案。文書檔案也不例外，應(yīng)該發(fā)揮其應(yīng)用的功能，這就需要管理者進(jìn)行很好供給側(cè)的處理，堅持供給側(cè)的改革創(chuàng)新理念。但是調(diào)研發(fā)現(xiàn)，高校文書檔案管理在這方面做得非常不理想，基本上對文書檔案歸檔后，沒有進(jìn)行開發(fā)利用的供給側(cè)處理，導(dǎo)致用戶使用起來非常不方便。

3.2內(nèi)容上，文書檔案規(guī)范化和信息化建設(shè)的范圍上存在不足

3.2.1對文書檔案本身的歸檔工作重視不夠，導(dǎo)致學(xué)校的一些檔案不全面。這方面主要體現(xiàn)在，學(xué)校檔案部門對其余部門的發(fā)放文書檔案工作的對接不夠，沒有形成一套及時將文書進(jìn)行歸檔的機(jī)制，從而導(dǎo)致文書檔案體系本身不全面。

3.2.2對文書的執(zhí)行落實(shí)情況的回復(fù)文件的檔案管理不足，這方面主要體現(xiàn)在高校檔案部門往往重視文書檔案本身的管理，對文書執(zhí)行情況回復(fù)文件的歸檔要求不嚴(yán)，導(dǎo)致這方面的檔案建設(shè)也不全面。

3.2.3對文書檔案進(jìn)行開發(fā)性整理處理做得不夠好。檔案用戶的需求是多樣化的，需要對文書檔案進(jìn)行供給側(cè)處理，也包括進(jìn)行信息化處理，力求形成電子版的文書檔案。調(diào)研發(fā)現(xiàn)，很多高校在這些方面都重視度不夠，沒有進(jìn)行很好推動，以為文書檔案一般是沒有使用，或者使用很少的。

3.3文書檔案管理人員的素質(zhì)和能力不高，影響了高校文書檔案管理的改革創(chuàng)新

文書和文書檔案的管理涉及不同部門、不同領(lǐng)域，自然需要檔案管理懂得不同部門的相關(guān)知識和理論，要求文書檔案管理人員具備這些方面的基本素質(zhì)和能力。調(diào)研發(fā)現(xiàn)，高校各個部門辦公室負(fù)責(zé)人的職稱、學(xué)歷都不高，這雖然不能說明多大問題，但是從一個層面反映了文書檔案管理人員的素質(zhì)和能力不是很高。學(xué)校檔案室的管理人員，在文書檔案管理方面的素質(zhì)和能力也不是很高，有一些本身不是檔案專業(yè)的人員。這種人員配置與建設(shè)，影響高校文書檔案管理的效能提升和改革創(chuàng)新。

3.4高校文書檔案管理的保障和督導(dǎo)上顯得滯后

3.4.1保障不足。調(diào)研發(fā)現(xiàn)，很多高校對文書檔案管理的保障供給重視不夠，沒有形成一套專門的文書檔案管理制度，導(dǎo)致文書檔案管理制度供給不足，制度化運(yùn)行不夠。對文書檔案管理人員配置和建設(shè)重視不夠，這是很多高校在人力資源建設(shè)存在的問題，這種人力資源保障不足，影響了高校文書檔案管理的一系列工作高效開展。

3.4.2督導(dǎo)不足，主要體現(xiàn)為監(jiān)督管理文書檔案管理做的非常不足。調(diào)研發(fā)現(xiàn)，高校對檔案的管理監(jiān)督重視不夠，對文書檔案管理的重視程度一樣不夠，沒有形成一套完整的高校文書檔案管理工作效能的指標(biāo)評價體系和督導(dǎo)體系，極大弱化了高校文書檔案管理前行的外在動力。

4加強(qiáng)新時代高校文書管理規(guī)范化和信息化建設(shè)的對策

4.1強(qiáng)化規(guī)范化、信息化、科學(xué)化和供給側(cè)的改革

創(chuàng)新的文書檔案管理理念，引領(lǐng)高校文書檔案管理可持續(xù)發(fā)展在推動新時代高校文書檔案管理信息化、規(guī)范化建設(shè)中，高校文書檔案管理者應(yīng)該首先樹立規(guī)范化的理念，嚴(yán)格按照檔案和文書建設(shè)的要求開展標(biāo)準(zhǔn)化管理。其次，應(yīng)樹立信息化的理念，積極推動文書檔案管理與服務(wù)的信息化運(yùn)行。再次，應(yīng)樹立科學(xué)化的理念，推動文書檔案管理工作堅持按照文書運(yùn)行規(guī)律、檔案運(yùn)行規(guī)律、檔案用戶使用的規(guī)律開展工作。最后應(yīng)樹立供給側(cè)的改革創(chuàng)新理念，積極推動文書檔案的產(chǎn)品和服務(wù)質(zhì)量提升，更好服務(wù)檔案用戶。

4.2以檔案的制度化建設(shè)與信息化建設(shè)要求，加大文書檔案本身的規(guī)范化和信息化建設(shè)

在推動新時代高校文書檔案管理的規(guī)范化和信息化中，應(yīng)該高度重視對文書檔案本身進(jìn)行歸檔和歸檔后繼續(xù)開發(fā)性處理，一是在范圍上要做到全面，將文書、文書的執(zhí)行情況回復(fù)的文件都要納入到文書檔案的建設(shè)管理中來。二是在內(nèi)容的規(guī)范化和信息化處理上，要嚴(yán)格按照檔案管理的要求，對文書檔案的內(nèi)容進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化處理和數(shù)字化處理。三是對文書檔案要進(jìn)行開發(fā)性的處理，這就需要積極調(diào)動所有文書涉及到的人員參與進(jìn)來開展這項工作。

4.3提升文書檔案管理人員的檔案制度化和信息化管理的素養(yǎng)和能力

在推動新時代高校文書檔案管理信息化、規(guī)范化建設(shè)中，高校文書檔案管理者應(yīng)主動堅持自我提高，從學(xué)科知識到檔案管理學(xué)等方面全力提升自己的檔案管理的素質(zhì)和能力。學(xué)校層面應(yīng)給予盡可能的支持，從經(jīng)費(fèi)、進(jìn)修機(jī)會、職稱評定和學(xué)歷提升上加大扶持力度，以便從學(xué)校層面助力高校文書檔案管理的工作隊伍建設(shè)。

4.4以互聯(lián)網(wǎng)+思路，積極推進(jìn)建構(gòu)好文書檔案管理的信息化運(yùn)行平臺

在推動新時代高校文書檔案管理信息化、規(guī)范化建設(shè)中，高校應(yīng)加大文書檔案管理的智能化建設(shè)，積極利用互聯(lián)網(wǎng)+檔案的管理建設(shè)模式，建構(gòu)好文書檔案管理的信息化管理平臺、信息化處理平臺和信息化服務(wù)平臺，在開展傳統(tǒng)服務(wù)模式創(chuàng)新的同時，積極利用信息化檔案管理平臺，讓文書檔案更好服務(wù)人，展現(xiàn)自己的光芒。

4.5以現(xiàn)代大學(xué)治理推進(jìn)加大文書檔案管理的保障與督導(dǎo)的現(xiàn)代化建設(shè)

在推動新時代高校文書檔案管理信息化、規(guī)范化建設(shè)中，高校應(yīng)該針對當(dāng)下文書檔案管理存在的保障與督導(dǎo)層面的問題，加大文書檔案管理的制度建設(shè)，力求推動文書檔案管理制度化運(yùn)行；加大文書檔案管理人員配置，推動文書檔案管理工作開展得有聲有色。同時，要注重建構(gòu)督導(dǎo)體系，加大建設(shè)文書檔案管理的評價體系的科學(xué)化建設(shè)，同時健全督導(dǎo)機(jī)制，以此為文書檔案管理前行提供持久的督導(dǎo)推動力。

參考文獻(xiàn)：

［1］趙麗華.高校文書檔案信息化建設(shè)探究［J］.城建檔案，2021（4）：31—32.

［2］王雪純.“互聯(lián)網(wǎng)+”環(huán)境下高校文書檔案管理存在的問題與解決對策［J］.辦公室業(yè)務(wù)，2019（15）：126—127.

作者:吳月莉