科研檔案管理探討3篇

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科研檔案管理探討篇1

一、企業科研檔案數字化管理的內涵

公司檔案是企業基礎數據管理的重要組成部分，具有極其重要的意義。新形勢下，新知識、新技術層出不窮，傳統的公司檔案管理模式，特別是科研檔案紙質版管理模式已經無法滿足企業高質量快速發展的需要，急需對企業科研檔案進行數字化管理。企業科研檔案數字化管理是指根據企業實際需求，周密計劃、逐步實施、突出重點，盡可能地將最有價值的紙質檔案轉化為電子數據，存儲到硬盤或者服務器數據庫中，以適應不斷增長的企業管理和安全發展需求，便于管理者和使用者存儲、查詢和使用。通過企業科研檔案數字化管理，不僅可以大幅度提高科研檔案管理效率和質量，而且可以間接為企業帶來經濟效益，實現企業科研檔案管理效果最優。

二、企業科研檔案數字化管理的必要性

（一）企業科研檔案數字化管理可以增強科研工作的連貫性傳統的企業科研檔案管理歸檔后，如果科研工作者查找使用，需要花費大量時間，這就增加了文檔管理的工作量。同時，企業科研檔案整理相對比較復雜，傳統管理方式需要企業投入大量的人力和時間。企業若采用數字化科研檔案管理方法，可以發揮數字化管理優勢，進一步優化科研檔案分類，改進檔案管理程序和方法，減少科研檔案查找時間，實現科研檔案數據實時共享。科研工作者可以在系統中輸入關鍵字，快速查到相應科研檔案資料，增加了科研工作的連貫性和科研檔案的使用管理效率。

（二）企業科研檔案數字化管理可以提高經濟效益傳統的檔案管理必然占用大量的空間和人力，企業也必須投入相應的人力成本和物力資源，這對企業經濟效益有一定的影響。然而，企業在構建科研檔案數字化管理系統后，不僅可以提高企業科研檔案管理效率，節省人力、物力成本，達到保護環境和節約空間的目的，而且可以簡化管理，提高工作效率和經濟效益，促進企業科研工作和檔案管理工作高質量發展。

（三）企業科研檔案數字化管理可以提高企業檔案管理水平傳統的企業科研檔案管理方法，由于受技術水平限制，占用空間大，檢索費時、費力，維護不便，長時間保存、調取、翻閱，容易發生檔案遺失、遺漏、損壞等問題，而且一旦發生火災、水災等特殊災情，將會對企業造成難以彌補的損失。隨著信息技術的不斷發展，各行各業的工作方法都在逐步優化，企業在應用科研檔案數字化系統后，科研檔案的紙質版歸檔從原始文件層擴展到數據層，更加便于科研工作者查閱，為公司的生產經營管理和科學研究提供服務，進一步提高了檔案管理的準確性、完整性，實現了科研檔案的數據共享，減輕了人為因素對科研檔案紙質版的損壞，確保檔案具有較高的參考價值。

（四）企業科研檔案數字化管理可以節約企業管理成本，提升檔案管理人員工作效率眾所周知，企業對科研檔案進行數字化轉換和管理后，紙質檔案可以轉換為隨時隨地讀取和使用的電子數據，可以節約大量的人工成本、存儲空間和檢索時間，降低企業管理成本，便于企業管理者和科研工作者隨時隨地查詢，防止檔案室意外情況的發生；經過數字化管理，檔案快速歸檔，方便企業管理人員和科研人員更加便捷地檢索，節省時間。當前，很多企業紛紛對傳統的科研檔案管理進行數字化改造，進行系統化、數字化管理，打破了傳統的管理模式，對企業科研檔案管理意義重大，使數據認證更加容易，并顯著減輕檔案工作人員的負擔。

三、企業科研檔案數字化管理存在的問題

（一）企業管理人員科研檔案數字化建設意識不強由于慣性思維影響，在企業科研檔案管理過程中，企業管理人員習慣用傳統的科研檔案管理方法，缺乏數字化建設意識。近年來，雖然科研檔案數字化管理技術層出不窮，但是一些企業管理者對科研檔案管理的新形勢、新方法關注程度不夠，數字化建設意識不強，沒有給予足夠的財務支持，沒有按照數字化的趨勢進行管理。與此同時，科研檔案工作者自身素質不夠，不能適應科研檔案數字化管理的要求，難以發揮科研檔案數字化系統的全部功能，對公司的科研檔案管理工作產生一定影響。

（二）企業科研檔案管理工作者素質有待于進一步提高企業科研檔案管理主要是服務于企業科研工作者對科學技術的基礎研究、技術研究、新技術推廣、新技術應用等。然而，目前中國企業的科研工作人員數量很少，科研場地小，企業的新技術、新材料、新發明、新產品等科學研究可以帶來直接的經濟效益，但檔案管理不能帶來直接的經濟效益。企業管理人員沒有重視檔案管理在科研中的重要性，缺乏對檔案數字化管理的有效認識；科研檔案管理人員很多沒有進行專業培訓，責任心和專業性不足以勝任數字化企業科研檔案管理要求，無法掌握數字化管理系統的正確使用方法，不理解企業科研基礎知識，不完全掌握與企業科研有關的專業知識。同時，科學研究通常是分組進行的，部門工作人員在科學研究期間可能進行調動，兼職檔案工作人員不能長期參與檔案管理，也不知道收集和管理檔案的責任。

（三）企業科研檔案管理標準不完善企業科研檔案數字化標準體系包括管理標準、業務標準和技術標準三個方面，但是由于受技術發展水平等限制，企業科研檔案數字化管理存在管理標準不完善等問題，主要表現在由于一些企業管理者對科研檔案重視程度不夠，對科研檔案管理標準建設不完善，科研檔案管理標準執行不到位，一些檔案管理員工沒有按照標準工作，這對企業的運營和發展產生了一定的影響。

（四）企業科研檔案資料歸檔不夠完善科研檔案是企業檔案管理的重要組成部分，一個完整的科研項目通常需要幾年的時間，從最初的研究到隨后的批準和評估結果，涉及科研檔案分類、排序、組裝、存儲和檢索歸檔等眾多任務。科研檔案跨度時間長，加之科研檔案管理人員容易出現變動的情況，導致出現科研檔案文件不完整、存儲不正確、容易消失等問題，加之科研檔案管理者自身素質的問題，對科學研究的內容缺乏洞察力，存在重視技術資料收集、不注意科研過程中相關數據的收集的現象，導致檔案數量雖多，但是質量參差不齊的問題，企業收集存檔的科研檔案信息不全面、不完整，使以后科研工作者很難獲取和查閱。

（五）企業缺乏先進的檔案管理手段有的企業規模比較小，科研檔案數量少，對科研檔案管理往往采用傳統的歸檔方式；但是隨著計算機和網絡技術的日益普及，無紙化辦公逐漸被科研檔案工作者接受，無論是普通文件還是正式文件，它們都直接存儲在網絡服務器和計算機硬盤，科研檔案文件的傳輸也在計算機網絡系統上進行。但是這些檔案管理手段往往無法滿足知識經濟條件下科研檔案數字化管理需求。應建立企業科研檔案數字化管理系統，將科研檔案管理流程、各個環節統一納入數字化科研檔案管理系統，實現數字化對檔、查詢、審批，提高企業科研檔案管理的效率。

四、企業科研檔案數字化管理對策建議

（一）強化科研檔案數字化管理意識知識經濟時代背景下，隨著信息技術的迅猛發展，如今的世界已經進入了“互聯網+知識”的時代，互聯網、云計算、數字技術已經深刻融入各行各業。從企業管理者角度來說，企業管理者要充分認識科研檔案的重要性，打破傳統科研檔案管理思維的束縛，充分認識企業檔案數字化管理系統建設的重要意義，重視企業科研檔案數字化管理系統建設，改變重視紙質版資料存檔、輕視數字化科研檔案信息管理系統建設的傳統思維，將基于數據的檔案管理目標納入該單位的建設計劃；投入檔案管理數字化建設資金，購置先進設備，將任務與績效掛鉤，建立薪酬和處罰制度，提高服務效率和質量，為數字化檔案建設和管理奠定堅實的基礎。從企業科研檔案管理者角度來看，企業科研檔案管理者要努力提高檔案數字化管理意識和技能。從工作實際來看，缺乏數字科研檔案管理知識的員工容易出現工作錯誤，對科研機構的運行和發展有一定影響。

（二）提高企業科研檔案管理人員專業素質和能力企業科研檔案管理數字化系統不管再先進，也需要科研檔案管理人員操作，企業科研檔案管理人員的專業素質和能力直接影響企業科研檔案數字化管理的成效。人是企業檔案管理數字化系統的最終使用者和操作者，效益是一切企業活動的重要目標，在公司科研檔案數字化建設中也必須考慮到這一點。為了更好地讓企業科研檔案管理員勝任此項工作，企業必須加大科研檔案數字化管理人才的培訓和引進，數字化技術和人員培養兩手都要抓，兩手都要硬。在人才培訓和使用方面，企業要定期組織培訓課程，邀請科研檔案管理數字化專家開展專題培訓，向管理人員介紹數字化管理方法和管理流程，提高管理人員的技能，為數字化檔案管理的運行和發展打下良好的基礎，滿足企業科研檔案管理和發展的需要。在利用外部專家進行培訓的同時，企業還要針對科研檔案管理工作的特點，積極進行內部培訓，通過倡導個人自學、集中學習、內部培訓等方式，提高科研檔案工作者的專業組織和業務能力，不斷適應數字化技術快速發展的需求，建設一支具有較強專業技能的隊伍，更好地為企業科研工作高質量發展服務，促進新時代基于數字化的企業檔案管理工作可持續發展。

（三）完善企業科研檔案管理標準企業科研檔案數字化管理是利用數字化改進服務，并盡可能利用數字存檔數據，在數字性能方面實現真正的高附加值。數字化管理的正常運行需要企業科研檔案管理標準的保障。企業只有建立健全科學合理的科研檔案管理標準，才能充分發揮數字化的優勢。完善企業科研檔案管理標準具有以下作用。一是通過企業科研檔案管理標準規范員工行為。企業建立科研檔案管理標準時，應明確科研檔案管理者的職責，確定各部分科研工作的存檔內容、標準、級別，不斷改進科研檔案的數字化管理方式。二是便于對科研數據進行分類存檔管理。由于科研數據庫類型不同，通過確定科研檔案管理標準，有針對性地進行分類和分析，以確保高質量的數字化歸檔。三是加強科研檔案的保密和安全管理工作。一方面要明確科研檔案系統使用者的權限，科學界定科研檔案的保密等級，加大科研信息的安全檢查和監督力度，防止泄密等問題的發生；另一方面，借鑒國內外先進的數字化管理經驗，及時對重要的科研檔案信息進行雙備份，以防意外情況的發生。

（四）及時做好科研資料的數字化歸檔收集和整理在企業科研項目開發的早期階段，要確定專職的科研檔案管理人員。選擇科研檔案管理者時，必須注重其責任心和業務能力。科研檔案管理者從項目開始到結束必須及時跟進，根據項目中定義的節點計劃收集項目產生的所有檔案資料，并及時進行電子歸檔和整理，實現檔案的數字化存儲和實時處理，以確保材料的完整性，實現數字化、系統化管理，防止科研檔案泄密等安全問題的發生，充分發揮企業科研檔案的最大價值。科研檔案管理者在科研檔案管理過程中，如果發現科研檔案資料丟失或不完整，必須立即改正及補充，以避免文件丟失。同時，企業要加強科研檔案制度建設，全面做好檔案的收集、整理和建設工作，根據實際情況制定應急安全管理方案，加強實體文件和檔案的存儲，做好文件備份和數據存儲工作，防止檔案信息泄露，確保檔案安全。

（五）及時引進應用最新數字化技術當今世界已進入知識經濟時代，各種新技術層出不窮。企業科研檔案數字管理打破了傳統紙質版檔案管理的局限性，實現了科研信息的共享，大幅度提高了科研檔案利用效率，為企業科技工作者查找資料提供了便利。為適應最新形勢下企業科研檔案管理工作的需求，企業要根據技術發展形勢和自身需求，加強資金保障，及時引進最新數字技術的軟件和硬件，優化企業科研檔案數字化管理。一是科研檔案數字化與企業發展之間存在一定的聯系。在數字技術不斷發展的背景下，企業要加大資金投入，及時引進應用最新數字化技術，優化企業科研檔案數字化管理體系，及時做好數字化系統對接工作，為企業科研工作打下良好的基礎。二是企業數字化管理工作是動態的，而不是靜態的，需要投入大量的資金和時間逐步實現和完成。先進的數字化技術引進前，企業必須首先分析科研檔案管理的發展需求，并引入相應的數字技術，不能盲目拔高或者保守。企業科研檔案數字化雖然成本高，不能直接為企業創造經濟效益，但是通過科研檔案數字化管理，可以降低企業管理成果，提高檔案管理效益，為企業科研工作提供可靠的檔案支持，間接地為企業創造價值。綜上所述，新形勢下，隨著信息技術的快速發展，基于數字化的企業科研檔案管理是大勢所趨。針對現階段企業科研檔案數字化管理過程中存在的問題，企業在有限的條件下，要加強頂層設計，及時研究分析企業科研檔案管理的需求，打破傳統檔案管理的定勢思維，加大資金投入，及時引進現代先進的數字化檔案信息管理系統，將紙質科研檔案進行數字化處理；同時，要加強管理制度和檔案管理標準建設，促進企業科研檔案規范化、現代化、數字化發展；要加強檔案管理者的業務培訓，不斷提高科研檔案管理人員的責任感和業務技能，為企業科學研究的運行和發展提供更多高質量、高價值的數據檔案資料，為企業科研工作保駕護航。

作者:辛廣 馬學文 劉同信 任書麗

科研檔案管理探討篇2

農業科研單位在持續發展進程中，越發深刻認識到人才資源配置于人事管理工作的重要程度，而人事檔案管理是人事管理工作順利開展的前提。因此，在如今新形勢環境下，農業科研單位應充分體現出人事檔案管理的作用，以便提高人事管理工作質量。基于此，本文主要將農業科研單位人事檔案管理問題分析作為出發點，并為其提出幾點有效管理建議，以求為有關人員帶來一些參考。在我國農業科研單位中，人力資源的配備通常是以人事檔案作為基本依據，一旦人事檔案出現失真或者是不完善的情況，則會在一定程度上直接影響到人力資源配置的最終決策，從而難以充分體現出人力資源所具有的積極效果。由此可見，人事檔案管理工作與人事管理兩者間互相促進、互相作用，唯有人事檔案處于真實、完善的狀態下，才可確保人事管理工作的有序開展。鑒于此，農業科研單位應當明確意識到人事檔案管理工作的重要性，使其維持在一個科學、有序的狀態下，從而為人力資源的合理管理提供良好基礎。

一、農業科研單位人事檔案管理問題分析

1.人事檔案管理工作體系不完善。結合我國對人事檔案管理工作所下發的法律法規，科研單位應嚴格響應國家號召，創建一套完善、全面的檔案管理工作體系，借此保證檔案資料能夠根據類別來展開歸檔儲存，從而由傳統驅動檔案管理工作形式向著規范化、制度化管理趨向進行轉變。但通過我國農業科研單位具體工作情況來看，與其相配套的管理體系依舊處于缺失的狀態，換而言之，在此方面有一套宏觀體系，但卻缺少行之有效的微觀體系，在缺少自身建設的前提之下，則很難最大程度體現出人事檔案管理工作所具有的靈活性，導致在全面落實工作制度時，有極大幾率會存有隨意性情況。

2.人事檔案管理人員素養較薄弱。現階段，在我國社會發展極其迅猛背景下，各行各業的人才競爭情況越發激烈，農業科研單位也是如此，其人事檔案管理工作的整體環境也發生一定變化，如：檔案內容更為豐富、檔案信息載體多樣化等。對此，人事檔案管理工作人員應當和工作具體情況相結合，充分體現出自身主觀能動性，根據相應規則，再按照人事檔案管理工作的訴求，來采用具有針對性的檔案管理工作形式，以有效提升人事檔案管理工作效率。由此可見，如今人事檔案管理工作對相關工作人員提出了極為嚴格的標準，要求管理人員自身的核心素養應體現出專業化特征。但通過大量調查與研究可以發現，大多數管理人員并非是專業人員，無論是人事檔案管理理論知識學習、實踐管理經驗方面，還是對管理工作的認知等方面，都存有諸多不足，如此則會讓管理人員在工作開展過程中出現一些問題，從而為人事檔案管理工作的有序開展帶來消極影響。

3.人事檔案管理工作環境不理想。首先，從人事檔案管理工作物質環境方面來看，人事檔案管理工作的空間資源尚不充足，檔案庫房正處在十分緊缺的狀態之下，閱覽室相對較少，且所配備的檔案管理工作人員也很難充分符合檔案管理工作的實際訴求。另外，人事檔案管理工作開展過程中所需的打印設備、計算機設備、掃描設備、復印設備等也由于資金投入力度不到位的因素，正處于缺乏的狀態之中。其次，從技術環境層面來看，近幾年，我國農業科研單位對人事檔案管理工作提出了更高的訴求，把現代化科學技術合理運用到具體的人事檔案管理工作之中，搭建一個相應的人事檔案管理系統，可以說是日后人事檔案管理工作發展的必然趨勢。最后，農業科研單位人事檔案管理工作對于信息化建設資金投入十分有限，具體技術方案和平時業務間的結合并未達到預期理想效果，這是因為一些軟件或系統，并未充分體現出其在提高農業科研單位人事檔案管理工作之中的真正作用。

4.離崗創業人員的個人檔案管理存在漏洞。現階段，在我國社會經濟飛速發展背景下，一些科研人員為了更好地進行科研成果轉化，獲得更高的薪資收入，而選擇離崗創業，在此情況下則自然而然地出現了個人檔案的存放問題。離崗創業人員將個人檔案存放在原單位，對自己個人檔案不聞不問，在新單位創業產生的個人檔案資料，例如新研發的科研成果、發明專利、獲獎等信息沒有及時歸檔原單位，從而造成自己多年個人檔案出現“留白”情況。再加上一些檔案管理機構與工作部門檔案政策的宣傳不到位、管理手段較為滯后等情況，造成“人檔分離”“檔案不完整”“信息失真”的情況出現，從而對人事檔案管理工作的有序開展帶來了一定的消極影響。

二、優化農業科研單位人事檔案管理架構的幾點建議

1.轉變人事檔案管理體系，全面服務人事管理工作。人事檔案管理工作作為人事管理工作開展的前提，只有將檔案管理工作做好，才可使人事管理工作取得高效開展，由此可見，檔案管理工作對人事管理工作而言，具有一定的推動作用。而人事檔案管理機制是保障管理工作順利開展的有效手段，因此為了能夠達成人事檔案可以為人事管理提供良好服務的目標，應當通過以下三個方面作為切入點。首先，相關人員應當積極、主動地分析國家在此方面的要求，對相關法律法規進行全面了解，并將其作為前提，再結合農業科研單位特征，來制定出一套全面、完善、合理的人事檔案管理準則，并在實際工作過程中，對其進行全方面貫徹落實，也就是不論檔案室工作人員崗位職責、檔案室工作，甚至是檔案資料規定、文書檔案歸檔等，都應將其進行合理融入，借此保證人事檔案管理體系可以達成微觀狀態。其次，人事檔案管理工作人員應當高度重視管理體系的全面貫徹落實，保證體系的執行力度可以取得持續提高。同時，農業科研單位應當加大管理體系落實的宣傳力度，保證所有工作人員都可明確意識到人事檔案管理工作的真正作用，再采用切實可行的對策進入到其中，充分保證體系和工作人員的平時工作間做到緊密關聯，長此以往，則能夠使人事檔案管理工作形式得以固定，從而讓檔案管理體系作用可以取得全面體現。最后，檔案管理體系在檔案管理工作中全面執行一段時間后，相關部門應積極創建一套與之相對應的評價機制，以便于對制度是否具有合理性、科學性展開斷定，待得出相應評價結果后，找出制度制定中所存有的不足，再邀請專業人員來對其展開研判，借此保證所制定的管理體系能夠取得最為理想的狀態，從而為人事管理工作的開展提供良好服務。

2.提高人事檔案管理人員綜合素養。管理人員是開展人事檔案管理工作的直接參與者，其在某些方面直接決定著人事檔案管理工作開展的效果。但通過目前我國農業科研單位實際情況來看，一些檔案管理人員的專業素養比較薄弱。因此，相關部門應當進一步提升其綜合素養，不但需要提升管理工作人員的專業管理技術，還應當提升管理人員對于工作的態度，以此推動我國農業科研單位檔案管理工作的順利開展。首先，在保證管理人員核心素養的前提下，對管理人員進行全面、系統的教育培訓，使其可以充分了解與掌握農業科研有關知識、流程，以及現代化信息技術的合理運用，由檔案資料收集全面性，到資料整理的規范性，直至最終歸檔的科學性，保證檔案工作可以在一套高效、高質的管理形式下得以開展。其次，高度重視對人員的系統化教育培訓，與自身所擁有的檔案教育資源相結合，將教育手段、教育體系、教學內容等方面作為出發點，保證可以對管理人員進行定期的知識教學，借此確保人事檔案管理在職人員能夠學習到更為領先的管理理論知識，并對自己在日常開展檔案管理工作環節時的工作問題進行深入反思，由此積極應用更為領先的手段或者是理論知識來開展檔案管理工作，從而使檔案管理工作取得高效開展。最后，農業科研單位應當把檔案管理績效合理納入薪酬管理、績效考核機制之中，以此來進一步激發人事檔案管理人員對于其自身工作的踴躍性、自主性，使其可以在工作過程中勇于創新、持續進取，確保人事檔案管理工作的效率能夠取得穩步提升。與此同時，農業科研單位還應建立健全監督體系，定期或不定期對人事檔案管理工作實際情況展開全面檢查，對其中表現較為優秀的工作人員進行精神表揚、物質獎勵等，而對工作狀態不理想的管理人員進行問責，確保形成一個良好的人事檔案管理監督環境。

3.優化人事檔案管理工作環境。農業科研單位在開展人事檔案管理工作過程中，應當在一個良好、和諧的環境下開展，這樣可以確保人事檔案管理工作的整體質量，以便于為人事管理工作的有序開展提供良好服務。在此階段，可以將環境總結、歸納成以下兩個層面：第一，對物質環境進行合理完善與優化。農業科研單位應當明確意識到人事檔案管理工作自身所具有的真正作用，并創建一個全面的人事檔案資金體系，借此保證這一工作能夠有著充足的資源、資金作為支持。在對農業科研單位具體情況展開全面、認真的研判后，明確好閱覽室、檔案室的空間需求，以及掃描設備、復印設備、打印設備的需求，將其作為基礎前提，建立健全設施設備的投入制度，并創建出一套完善、全面的設備設施購買與維護體系，保證后期開展人事檔案管理工作過程中，各個設備資源都能夠取得充足配置，如此一來，則可以打造出一個充分滿足預期設想的檔案管理工作環境。第二，相關人員在開展人事檔案管理工作環節時，應當積極將現代化信息技術及系統合理運用到實際工作環節之中，進而讓人事檔案管理工作可以向著科技化、現代化方向進行發展。第三，企業領導人員應對本單位的人事檔案管理工作特征展開全面分析，以便選擇出在這一方面有著充足經驗的軟件設計及系統架構單位，保證設計隊伍和人事檔案管理工作人員間做到密切交流，在此前提下，設計出科學、合理的人事檔案管理系統，保證各個工作都能夠在此系統中開展，如此則可以讓人事檔案管理工作功能進行充分發揮。在人事檔案管理人員能夠熟練掌握相應系統之后，則能夠通過系統來展開人事檔案資料調取工作，從而體現出人事檔案自身的信息價值，這時則能夠逐漸發展到信息服務與資訊狀態中，進而進一步提高人事檔案管理工作的信息化水平。

4.加強部門溝通，做好創業人員檔案管理工作。農業科研單位合理開展離崗創業人員的檔案管理工作，也是人事檔案管理工作高效開展的一個關鍵內容，鼓勵與支持離崗創業的根本目標，是構建一個和諧、有愛的社會，推動我國社會經濟的穩步增長。可見，鼓勵創業、支持創業，促進我國經濟的良好發展，可以說是全社會的責任。因此，農業科研單位應當樹立起大局觀念、聯動意識、責任意識，使各個工作部門之間進行密切合作，互相支持，制定出一套完善的聯動對策，為離崗創業人員提供便捷、高效的服務。與此同時，相關人員還應當最大程度體現出檔案所具有的作用與價值，合理利用離崗創業人員的創業檔案資料，對創業群體、學歷、年齡、創業項目、存有不足等展開全面的總結與歸納，一同探究與分析創業扶持規律及模式，以便于為我國社會經濟的良好發展提供有力參考依據，一同構建一個向上、和諧的環境，使創業和檔案管理工作上升到一個全新局面。

三、結語

總而言之，農業科研單位在開展人事檔案管理工作過程中所存有的弊端與問題，會在一定程度上約束著其現代化發展步伐。因此，相關人員應當對其展開高度重視，并采用具有針對性對策來對其進行合理解決，如轉變人事檔案管理體系，將離崗創業人員檔案管理工作做好，從而更好地提升農業科研單位人事檔案管理工作的總體質量與效率。

作者:陳成瑾 單位:福州市蔬菜科學研究所

科研檔案管理探討篇3

精細化管理是一種管理理念和管理技術，通過規則的系統化和細化，運用程序化、標準化、數據化和信息化的手段，讓組織管理各單元精確、高效、協同和持續運行，提高管理工作的效率。醫院科研檔案是醫院職工科研活動的真實記錄，能夠為臨床科學研究提供數據基礎，為理論教學工作提供生動素材，為行政管理工作提供決策依據。把精細化管理應用于醫院科研檔案工作既是提升科研檔案管理質量，創新科研檔案利用服務的手段，也是適應現代醫院管理的必然需求。

一、醫院科研檔案實施精細化管理的意義

（一）精細化管理是科研檔案管理模式革新的內在要求

醫院科研檔案作為醫院科研活動的原始記錄，全面反映了醫院科研實施過程和醫院的科研能力水平，是醫院檔案管理的重要內容。傳統科研檔案管理是粗放式的管理模式，多依靠經驗被動管理，管理質量和效率受到制約，進而影響其開發利用。精細化管理植入的意義在于通過標準化、流程化、信息化的手段提升科研檔案工作內容的質量和效率，不僅克服了傳統管理模式的隨意性和盲目性，使檔案管理步驟有流程，操作有規范，評價有標準，管理質量和效率得到提高；還通過信息化手段提高信息檢索的便捷性，擴大檔案利用的覆蓋面，促進科研檔案的開發和利用，實現科研成果的有效轉化。

（二）精細化管理是落實科研檔案工作相關制度規定的有效方式

2017年，國務院辦公廳發布了《關于建立現代醫院管理制度的指導意見》，提出要“建立健全科研項目管理、質量管理、科研獎勵、知識產權保護、成果轉化推廣等制度。”這在一定程度上對科研檔案工作規范化、制度化管理及開發利用提出了新的要求。2020年10月，國家檔案局、科技部聯合發布了《科學技術研究檔案管理規定》，《規定》指出“把科研檔案工作要求納入科研管理制度與工作流程，與科研項目工作同部署、同實施、同檢查，將科研檔案管理列入有關部門和人員的職責并予以考核”。作為科研檔案工作的部門規章，不但優化了科研檔案管理流程，還對科研檔案全流程管理及檔案人員提出了要求。精細化管理通過“精”的工作標準和“細”的流程管理呼應了這些規章制度對科研檔案工作的要求，精細化管理是這些規章制度落地、落實的有效方式。

二、目前醫院科研檔案管理的現狀

（一）日益增長的科研檔案和落后的管理模式之間的矛盾

目前科研檔案多由科研部門管理，檔案人員大多是兼職，既要承擔科室業務工作，又要兼顧檔案工作，無法保證在檔案工作上投入足夠多的時間和精力，進而影響檔案管理的質量和水平。實際工作中，“重科研、輕管理”的現象比較普遍。檔案的管理大多還是以紙質檔案為主體，采用人工、手動管理紙質件的模式，由于信息技術、管理理念，阻礙醫院科研信息化發展步伐，網絡化、無紙化管理較少，，信息化建設方式相對滯后。近年來，醫療衛生系統科學研究事業的蓬勃發展帶來了科研檔案資料數量上的劇增，檔案內容更加豐富，傳統的管理模式顯得捉襟見肘，已成為科研檔案工作發展的桎梏。

（二）日益增長的利用需求與服務手段單一之間的矛盾

醫院科研檔案涉及了大量的臨床數據、藥物研制、器械改進、新療法、新技術，不但對臨床應用、科研教學具有重要價值，還會為醫院創造巨大的經濟效益和社會效益。然而，由于傳統的手工檢索模式，導致檔案查找費時、耗力；另外，即使有些醫院開展了信息化工作，但醫院科研檔案信息化建設力度小，科研檔案信息共享利用不足，科技檔案管理仍處于數據的簡單存儲階段，對科研數據的深入分析和研究欠缺，深層次開發不足，影響其利用效率。

三、科研檔案精細化管理的有效策略

（一）強化精細化的科研檔案管理理念和意識

實行科研檔案精細化管理，科研檔案人員首先要強化精細化的管理理念和意識。一方面，醫院要推行精細化管理理念和意識，讓科研檔案人員認識到精細化管理的必要性和重要意義。另一方面，醫院要不斷開展精細化管理相關知識及檔案業務規范化培訓，如專家授課、院內宣講、技能比武等多種形式強化精細化管理的意識和運用能力，提升科研檔案人員的管理技能，從而把精細化管理變成個人的工作習慣。

（二）建立完善的科研檔案工作制度 

完善的科研檔案工作制度使科研檔案管理有章可循、有規可依、有跡可查。首先，建立完備的科研檔案管理制度。完備的制度要覆蓋科研檔案工作整個流程和環節，制度既要具體、規范，又要科學、適用，制度要“精”，管理流程要“細”。其次，建立精細化的崗位職責制度。一方面細化科研檔案人員崗位職責，崗位和工作內容、職責相統一。另一方面對崗位職責進行量化和標準化，既能方便考核，又能體現獎懲。再次，加強科研檔案 的“前端控制”。“前端控制”即將檔案部門的職能進行前移，檔案人員提前介入到科研活動中，協助科研人員做好資料的收集整理和歸檔工作，2021年新修訂的《科學技術研究檔案管理規定》提出“應當把科研檔案工作要求納入科研管理制度與工作流程，與科研項目工作同部署、同實施、 同檢查。”在制度上明確了科研檔案工作要和科研項目同步進行。這既能提高科研人員的檔案意識和技能，又能保證科研檔案的完整性、準確性、系統性。

（三）建立和精細化管理相適應的的人才培養和獎懲機制

醫院要加強檔案人員的檔案專業技術培訓和信息化技術培訓，培養既懂科研工作，又懂檔案工作及信息化的復合型人才。另外，針對檔案工作長期處于冷門位置，檔案工作者職業自豪感低等現象，醫院要建立和檔案人員崗位職責相適應的績效考核、職稱評定、獎懲制度等方案，打破人員松散、職責分工不明確、考核標準不具體、不科學的現狀，既要確保檔案人員的基本待遇，保證人才隊伍的基本穩定，還要助力檔案人員的職業成長，提升其職業認同感和自我價值感，促進人才隊伍可持續發展。

（四）加快實現科研檔案的信息化管理

科研檔案信息化是利用計算機、網絡、通信和數據庫等信息技術對傳統的檔案管理模式進行重新規劃、定位的規范化和標準化管理過程，是科研檔案現代化管理的基礎。一方面，醫院要對傳統載體的科研檔案進行數字化處理和存儲，實現網絡檢索和利用。另一方面，建設高效的科研信息平臺，實現科研項目管理、科研檔案管理和查詢利用的一站式服務。傳統的科研檔案管理依靠人工進行收集與整理，不僅耗時，還容易因人工管理不規范導致破損、丟失。建立科研信息平臺，通過在線實現科研項目全過程管理以及科研檔案收集、審核等一體化管理，既能保證檔案材料的真實性和規范性，又能提升管理效率，同時推動檔案交流整合，實現檔案共享，最大化發揮檔案資源利用率。[7]目前，部分醫院建立了科研信息系統，但信息系統的使用呈“孤島”、碎片化狀態，不能與醫院其它信息系統實現集成或互聯互通，高效的數據傳輸、數據監控和管理受到制約。因此，建立高效的科研信息系統就要打破信息孤島現象，建立信息集成平臺，提高信息溝通效率和聯動效能。精細化管理應用于科研檔案工作是提升科研檔案管理質量和效率的重要途徑，也是促進科研檔案開發利用，科研成果轉化的有效方式。然而，科研檔案精細化管理并不是一蹴而就的，它需要醫院結合自身實際情況，因地制宜地制定出符合自身發展實際的精細化管理方案，并在實際工作中不斷地修正、完善，最終使精細化的科研檔案管理成為醫院科研工作的加速器。

作者:何洋芳 李無陰 單位:河南省洛陽正骨醫院（河南省骨科醫院）