高校檔案管理流程研究

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檔案統計是檔案工作的收尾環節，對于檔案管理的完整性至關重要，同樣它也是檔案信息化的重要來源。潘軼認為，檔案統計工作是以表冊、數字等形式揭示檔案和檔案工作有關情況的檔案業務工作，是了解和掌握檔案工作情況及規模的基本手段和科學決策的重要依據，是檔案業務建設的一項基礎性工作[1]。因此，做好檔案統計工作，有利于提高檔案工作效率，提升檔案工作水平。

一、問題的提出

清點庫存并上報統計數據是檔案部門每年必做的工作，有利于上級部門掌握基層檔案管理情況和基礎數據，也有利于檔案部門總結當年工作并規劃第二年工作。在筆者從事檔案管理工作的十四年中，前三年都采用近三周的時間，通過入庫逐冊盤點、逐項記錄，最后列表、填數、校對的方法進行統計工作，這樣做不僅耗時間還容易出錯。筆者思考，年終館藏檔案的變化是一年中檔案接收、征集工作的最終結果，那么能不能找到一套方法將統計工作分散到日常的檔案收集和整理工作中，既提高了準確率又能詳細記錄每次檔案接收、征集的情況，以備后查。

二、對“三個表格”的闡釋

根據筆者多年的工作經驗，分析總結出涵蓋檔案管理流程的三個表格，分別是《檔案歸檔流水登記表》《檔案分類統計表》和《檔案年度部門統計臺賬》。通過這三個表格，可以實現檔案館藏情況的及時跟蹤。下面，本文將三個表格落實到檔案管理流程中，闡述三個表格的應用。下述各個表格均以筆者2018年工作實際為例。

1.《檔案歸檔流水登記表》

（見第100頁表1）。（1）表格樣式。表1《檔案歸檔流水登記表》以教務處和校辦（校長辦公室）為例，其中，“憑證編號”是指移交檔案時由檔案館（室）出具的號碼，此號碼表示該檔案的移交順序號；“移交部門”是指檔案館（室）下設的歸檔部門，“分類號及案卷號”指該檔案入庫時的館藏分類號及案卷號，“題名”指移交檔案的正題名；“永久”“30年”“10年”指檔案保管期限，下設分類號和對應數量；“形成電子目錄數”是指移交檔案在檔案管理系統中的目錄錄入情況，下設案卷級和文件級；“紙質照片”“電子照片”“實物檔案”“電子文件”是當移交的檔案屬于前述類別時，將數量或大小填入表格中。以上各項數據，只有題名由歸檔部門高校檔案館藏數量和布局隨時變化，如何及時、準確掌握檔案館藏，以指導檔案實踐工作是值得檔案工作者思考的問題。本文以檔案統計工作為出發點，結合高校檔案工作特征，梳理高校檔案管理流程，提出了基于《檔案歸檔流水登記表》《檔案分類統計表》《檔案年度部門統計臺賬》的一套動態的高校檔案管理流程，在一定程度上解決了檔案館藏難以掌握的難題，從而提高了檔案工作效率。檔案統計檔案管理流程表格基于統計工作的高校檔案管理流程研究冉虎崔杰提供，其他各項由檔案館（室）提供。通過表1獲得的信息有：本年度接收不同保管期限（永久、30年、10年）的檔案數量；不同檔案載體形式的檔案數量（紙質照片、實物檔案、電子文件等）；所生成的電子檔案條數（案卷級、文件級）。此外，表1中“憑證編號”做超鏈接，與對應的各個歸檔部門的檔案交接收據進行鏈接，這樣可以一邊查看交接收據對應的案卷名稱和編號，一邊統計各項數據，達到事半功倍的效果。

（2）形成過程。《檔案歸檔流水登記表》涵蓋收集、整理兩個階段。在收集階段，歸檔部門向檔案部門移交檔案，按照規定要填寫檔案交接收據，作為基礎憑證。而后，檔案員根據移交檔案的具體內容制作電子移交目錄（包括歸檔部門、案卷題名、形成時間等），并打印紙質版附在交接收據后。在檔案整理階段，移交檔案入庫之前，應更新檔案管理系統中相應的電子信息（案卷級、文件級目錄等）。以筆者單位所使用的系統為例，首先核對檔案條目錄入信息，更改全宗號、實體分類號、案卷號等著錄項，將已更改檔案目錄從歸檔部門工作表移入檔案部門工作表，并記錄該份憑證編號所形成的所有檔案的案卷級和文件級目錄數量。接著，更改移交目錄中的案卷檔號，備注發生變化的案卷，如對合并到其他案卷的文件或案卷進行說明。在完成上述流程后案卷才可入庫歸檔。檔案入庫前，檔案員即可填寫《檔案歸檔流水登記表》（表1）。上述分析得知，表1整合了檔案收集、整理的信息，是對檔案材料收集、整理、統計環節的融合與創新，是保證檔案館（室）藏數據實時、準確的基礎。需要說明的是，在接收檔案后，檔案員會根據歸檔部門移交檔案材料的具體內容、載體形式或歸檔要求對歸檔部門的案卷材料進行重新整理，檔案材料可能會被合并、拆分，因此，表
1中檔案交接收據標注的案卷移交

數并不總是最終入庫案卷數量。

2.《檔案分類統計表》

（見第100頁表2）。表2是按照檔案類別對庫存檔案數量所作的統計，也是檔案部門必做的一項工作。表2較為簡單，主要是給出檔案類別以及下設分類號，對應保管期限以及相應年份即可。根據表2，可直觀看出館藏各類檔案隨時間的變化以及各類檔案館藏量的區別。根據一年來檔案移交記錄的情況，對照電子目錄數量，可得出一年來館藏變動情況。但為保證數據的準確，筆者還會入庫盤點，雙套計算方式配合，確保數據萬無一失。3．《檔案年度部門統計臺賬》（見第100頁表3）。基于表1和表2，表3按照歸檔部門對案卷情況進行了統計：其中“檔案所屬年代”指檔案形成年代；“組織結構”指歸檔部門；“上年案卷”指上一年度的館藏統計數據，按照保管期限分類統計，數據來自表2；“案卷收入”指當年收入案卷的情況（包括收入日期、收入卷數，其中收入卷數按照保管期限分類統計），數據來自表1；“案卷移出”指當年移出案卷的情況（包括移出日期、移出卷數），根據檔案的特征，要注釋移出的原因；“現有卷數”指檔案所屬年代館藏現有檔案數量，同樣按照保管期限分類統計。根據表3數據，簡單計算即可得出該年度各部門、各類型案卷的數量（總數和分類數），即該年卷數=上年卷數+案卷收入數－案卷移出數。表3記錄了年度收入和移交檔案的數量，是對檔案館藏資源進行的分類細化統計，是檔案催交的根據，有利于避免檔案資源流失。

三、應用結果拓展

表1、表2和表3的數據貫穿了整個檔案收集和整理的工作過程，是檔案工作的基礎，因此基于這三個表格有利于開拓更多檔案業務。以筆者目前工作為例，年終檔案評優的根據即為三個表格的整合，詳見第100頁表4。如表4所示，評優依據里的重要指標———“歸檔完整性”“案卷整理質量”“歸檔及時性”“檔案管理軟件使用情況”，均來自表1和表3。比如，從《檔案歸檔流水登記表》獲取部門歸檔內容、歸檔時間、是否使用檔案軟件、生成電子目錄的案卷目錄和文件目錄條數等信息；從《檔案年度部門統計臺賬》中獲取各部門歸檔案卷數量、移出數量及歷年歸檔情況等。這樣，不僅省卻了重新計算的功夫，也因數據來源可靠而使評優結果更有公信力。

四、結束語

當然，上述表1、表2、表3還有很多需要改進和拓展之處。第一，三個表格均是對收集和整理情況的簡單記錄，應思考是否可以將更多項目添加到三個表格中，以突出多項工作的關聯；第二，表格的拓展應用還不夠，只提出在評優上使用，這只是對數據簡單、直接的利用，下一步還應考慮更深層次的使用；第三，目前三個表格是分開的，而表格是基于檔案管理流程設計的，從宏觀上講，檔案工作是一個整體，那么三個表格也能整合成一個表格，不僅是簡單的數據匯總，而是透過這張匯總表，涵蓋更多檔案管理業務，有利于從數據的變化上分析檔案業務的狀態，從而提高檔案工作效率。參考文獻[1]潘軼.努力做好檔案統計工作[J].蘭臺世界，2008（15）：48-49.

作者:冉虎崔杰單位:天津外國語大學