高校檔案管理工作探討

序論：好文章的創作是一個不斷探索和完善的過程，我們為您推薦一篇高校檔案管理工作探討范例，希望它們能助您一臂之力，提升您的閱讀品質，帶來更深刻的閱讀感受。

高校檔案管理工作探討篇1

近年來，網絡信息技術發展迅速，信息網絡共享技術與智能化運行模塊技術的研發，為高校檔案管理工作帶來機遇和挑戰。在高校傳統的檔案管理工作中，遇到最多的就是信息儲存問題，此時，可充分利用信息技術提升檔案管理工作效率和信息存儲量。通過構建屬于院校自己的數據庫，利用網絡技術對儲存信息進行分類，提高存儲空間的利用率。基于高校檔案管理實際，信息技術的應用對高校管理工作改革發展具有積極影響。結合高校檔案管理的特點，加強落實信息技術，不僅切實維護檔案資料的安全性和真實性，同時也促使管理人員的專業素質得以提升。因此，加強對信息技術的使用，是高校檔案管理的重要選擇。基于這一特點，在高校檔案管理中，應探討信息技術對管理工作的影響和具體應用，為開展高校的管理工作提供支持。

1信息技術對高校檔案管理的影響

1.1提升工作人員的信息技術管理水平

隨著信息時代的到來，許多新興智能化技術手段層出不窮，傳統的高校檔案管理工作已“改頭換面”。基于對各大高校檔案管理工作開展的了解，對信息技術的使用比較普遍，充分認識到信息技術在檔案管理工作中的價值。通過對信息技術的使用，極大地節省檔案管理工作對人力和物力的消耗，同時管理效率和管理質量得到切實的保障[1]。第一，高校通過良好使用信息技術于檔案管理工作，使得傳統形式下的紙質檔案被替代，更多地體現為電子檔案。當管理人員有查閱資料的需求時，不必花費過多的精力去一一調取，只需登錄電子檔案平臺，就可隨時、隨地地查閱相關資料，工作人員的管理效率得到極大的提升，檔案的安全性和完整性得以良好維護；第二，檔案編輯的時間也極大地縮短。通過對信息技術的良好運用，檔案管理工作流程得到相應的簡化，在計算機系統基礎上，相關人員就可對檔案信息進行修改、增加或刪減的操作，工作效率得到極大的提高，管理成本也得以相應降低；第三，檢索的效率和有效性得到相應地提升。將信息技術良好地落實在高校檔案管理工作中，管理人員只需在信息庫的搜索欄上輸入關鍵詞，與之相關的信息都會跳出來，管理人員能快速且精準地找到自己想要查找的內容，檢索時間被極大地縮短，同時沒有歸還這一步驟，工作效率和質量得到切實的提升。

1.2推動檔案資源的公開共享

在傳統檔案管理工作情況下，學生對自己檔案信息內容一無所知，不具備查閱和修改檔案信息的能力。這種情況下，即便檔案信息出現錯誤，學生也無法及時得知并作出修改，從而檔案信息的有效性無法得到保障。而通過將信息技術良好落實到檔案管理工作中，促使檔案管理工作的公開、共享得到進一步強化。高校普遍都具有自己的檔案數據庫，管理人員在上面完善電子檔案的建立，從而為學生查詢自己檔案信息提供一個很好的平臺，學生對自己的檔案信息進行相應的檢查，能及時地發現其中存在的錯誤，與管理人員進行溝通，促使問題得到良好的解決。由此，管理人員能對管理平臺實現更為有效的管理，確保檔案管理的有效性和真實性[2]。

2信息技術在高校檔案管理中的應用策略

2.1提高信息化檔案管理的重視

首先，高校對檔案管理應具備正確的發展意識，明確其改革發展的方向，同教育、科研同步推進。在有效運用信息技術優化建設檔案管理過程中，要求相應的資源和資金作為基礎保障，這就需高校給予檔案管理改革更多的支持，通過投入更多的資金，并科學規劃資金的使用，同時與政府和社會進行聯系，為高校檔案管理改革提供更為夯實的支持；其次，以往高校檔案管理工作完全由人工主導，而這種管理模式下限制管理人員的管理思維，使其管理工作固步自封、停滯不前。很多高校檔案管理員并不具有相對較高的學歷，這在一定程度上限制他們的思維模式和工作能力，難以快速地掌握信息技術。針對這個問題，高校管理者應強化檔案管理工作人員對信息技術的了解，并清楚地認識到未來高校檔案管理工作的改革趨勢，樹立正確的工作發展意識，積極落實信息技術。檔案管理人員自身也應形成積極提升的意識，在日常閑暇時間，學習一些自己不太清楚的知識，同時對工作過程中遇到的問題，尋求其他同事的幫助，加強對相關信息技術的了解，從而確保信息技術得以良好的體現在檔案管理工作中，不僅切實提升自身專業能力，同時也促使管理工作不規范的現象得到有效的緩解；最后，高校可通過人才流通，為檔案管理工作帶來更多新鮮的氣息，定期與相關高校進行聯系，在檔案管理人員間建立起一座良好溝通的橋梁，推動其針對管理模式、信息化建設等相關內容開展有效的交互，促使高校檔案管理信息化建設得到有序推進[3]；

2.2加強完善檔案管理相關機制

首先，在優化檔案管理模式時，應明確以下幾個方面（詳情參見圖2）：第一，加強基礎設施建設，這要求高校應為檔案管理工作人員配置先進的信息設備。現階段眾多的高校都在致力于拓展院校規模，增加招生數量，這使檔案管理工作難度和復雜度被極大地提升。為確保檔案管理工作良好開展，高校吸收更多的專業管理人員，并完善相應的信息化設備，定期更新信息化系統，促使檔案管理工作具有更為夯實的基礎條件；第二，基于目前檔案管理工作開展情況，應對管理流程進行相應的調整，從而在保障管理質量的基礎上，切實提升管理效率。傳統形式下的檔案管理模式，其中收集文件資料的環節，會耗費管理人員很多時間，并且其中還會存在重復收集、收集錯漏等問題，在信息技術支持下進行檔案管理工作的改良，這一環節的無效性問題得到極大地避免；第三，加強安全權限的管理。在檔案管理中良好運用信息技術時，通過將檔案信息進行細化分類，將其放置在相應的歸屬類別中，從而保障檔案信息管理的有序性；同時按相應的職位權限設置密碼，當使用人想要查找相關信息時，需掌握相對應的密碼，從而提升檔案信息的安全性。使用者通過輸入密碼進行檔案查看，也有效提升檔案調取的效率[4]；其次，加強完善檔案管理的保障體系。優化檔案管理模式是基礎，同樣重要的是建立并完善相應的保障體系，從而推動高校檔案管理信息化建設得到全面維護。具體落實方式如下：第一，進一步優化相關檔案管理制度，在管理制度中對管理內容、管理工作以及管理要求進行清晰的說明；第二，檔案管理在運用信息技術時，難以避免地遇到相應的問題，管理人員要加強對檔案管理信息化建設的分析，對其中可能存在的問題進行深入思考，從而有針對性地完善相應的危機處理方案，促使檔案管理問題得到良好的解決，推動檔案管理信息化改革得以良好推進[5]；第三，建立健全相應的激勵機制和考核機制，通過明確的獎懲，能極大程度上調動管理人員參與檔案管理信息化建設的積極性，在考核中，對檔案管理工作開展的量和質進行科學的衡量，從而客觀地為管理人員評分，通過評測的結果衡量是懲處還是獎勵；最后，加強安全管理制度的完善。針對檔案管理工作完善的安全管理制度，主要從兩個方面入手：室內檔案管理和電子檔案管理。對室內紙質檔案管理來說，應設置全面的監控報警系統以及安全消防系統，確保管理人員能實時監控檔案室的情況，同時一旦發生意外災害，通過及時報警能促使問題得到更為快速地解決。如果在條件允許的情況下，還可建設相應的電子門禁，從而確保檔案室資料的安全。經常性地進行通風和空調，確保檔案室的溫度和濕度維持在一個合理的范圍，避免紙質檔案和電子設備受潮，良好使用不受影響。針對檔案室落實定期的全面性管理工作，對其線路、設備等要作出深入的分析、檢查，從而避免出現安全性問題，促使紙質檔案得到更為良好地保管[6]；此外，基層管理人員應積極踐行自身的崗位責任，對日常巡查工作要嚴格完成，有效避免一些安全風險，解除檔案管理危機。而對電子檔案開展的安全管理，更多要依靠計算機等信息化設備。高校應加強完善校園局域網，對一些需保密的檔案安放在局域網內，并為其建設相應的專項管理系統，確保得到更為安全的保護，并結合使用相應的防火墻、安全密鑰等，促使檔案信息的安全性和保密性得到切實地維護。而可以公開共享的檔案信息將其放在廣域網中，滿足使用者的需求。但對需要查閱的資料內容，還要根據使用者的身份設置相應的權限，確保檔案的安全性；

2.3加強信息技術的使用強度

通過將信息技術良好地落實在檔案管理工作當中，使得電子檔案極大程度地彌補紙質檔案所具的不足。電子檔案的優勢主要體現在能夠節省大量的空間成本，從而提升數字化管理水平，管理人員能在更短的時間查到相關信息，并且也得到切實地避免資料破損的問題、滿足檔案管理工作的有效性。從管理人員的角度看，無論在收集、整理還是管理環節，傳統形式下的紙質檔案都需耗費大量的時間在重復性和無效性的工作中，并且還難以保障工作開展的有效性。而通過加強信息技術的使用強度，優化電子檔案建設工作，檔案管理的質量和效率都得以實現切實地提升[7]。由此可見，高校應著力自身情況，加強對信息技術的落實，積極推動電子檔案的建設工作。首先，管理人員需對檔案管理工作進行充分的了解，對檔案資料的服務對象以及其所有的服務需求具有清晰的認識，在此基礎上，形成檔案信息源的端口，信息采集工作的針對性更強。管理人員通過積極了解使用者的需求，科學地調整延伸信息化檔案管理的功能，從而確保數字化檔案信息庫得以更為全面的覆蓋；其次，高校基于健康、可持續的發展目標，應不斷挖掘信息技術的使用價值，積極嘗試各種先進的信息技術手段。例如，新生辦理入學時，檔案管理人員面臨很大的工作量，需將其相關信息詳細地記錄，這時通過有效使用信息技術，建設相應的電子檔案庫，并開放電子檔案庫權限，讓學生進入該網絡平臺登錄并確認自己的信息，管理人員再對學生填寫的信息資料作出進一步完善，從而檔案記錄工作得以快速地完成，極大地減輕管理人員的工作量和負擔，同時也避免很多錯誤。完成信息檔案錄入后，將學生信息資料以二維碼或條形碼的形式呈現出來，當院校或實習單位有查詢學生信息的需求時，就可對其進行掃描，管理人員無需一一調取，節省了雙方的時間[8]；

2.4建立健全高校檔案安全系統

大多數檔案屬于機密文件，網絡信息技術的應用為檔案管理工作人員帶來一定的便捷性，同時，也存在一些安全問題，充分體現網絡信息技術的雙面性[9]。高校檔案安全系統的構建，不僅提升管理人員的工作效率，還使電子檔案信息更加完整、分類更加明確。高校為保證這些機密文件的安全，可用檔案安全系統對工作人員進行管理，為其開通工作權限，并設置身份驗證或臉部識別的方式提高機密檔案的安全性，充分利用信息技術對文件進行保密。為防止檔案丟失，管理人員可對機密檔案進行備份保存，還可對計算機軟件進行定期管理與更新，當有漏洞發生時，及時找技術人員修復；此外，檔案管理人員還要嚴格遵守規章制度，對特別的機密文件需加密處理或進行24小時全天候監管以保證檔案的安全性。

3結語

通過對高校檔案管理的了解，在管理過程中，應用數字信息技術，對提升管理效果具有重要意義。結合當前高校檔案管理實際，在管理過程中，積極推進信息技術的落實，對提升管理工作的規范性具有直接影響。因此，應立足于高校檔案管理實際，深入分析信息技術的應用影響，加強信息技術的創新應用，為管理工作提供充分支持，推動現代化管理工作順利進行，為高校穩步發展奠定基礎[10]。

作者:王君 單位:湖北第二師范學院

高校檔案管理工作探討篇2

隨著高校在檔案管理工作中對大數據技術的引用，其檔案管理工作日益呈現出信息化、現代化特征，以信息化為核心的檔案管理水平得到了明顯的提升，數據成為檔案管理工作中一個不可或缺的生產要素。高校檔案管理工作應用大數據技術，能夠促進檔案管理工作更加符合現代化發展特征，符合智能校園環境下高校整體發展的需求。如何讓大數據技術更好地服務于高校檔案管理工作的同時降低大數據技術所帶來的新的風險，優化檔案管理工作方式，更好地服務于高校師生，是高校現階段需要解決的重點問題。

一、大數據與檔案管理工作的聯系

大數據具有數據海量、高增長率和多樣化特征，其基本屬性意味著大數據的引入能夠幫助優化高校檔案管理工作，極大地提高檔案管理的效率以及提升檔案工作服務能力。從檔案管理的宏觀上來看，這是傳統檔案管理工作中無法實現的，從側面反映出，大數據技術引入高校檔案管理取代傳統檔案管理工作是必然趨勢。

二、大數據技術在高校檔案管理工作中的應用

（一）利用大數據充分挖掘檔案資源

高校的檔案管理資料主要包括高校運行中積累的科研、管理、后勤保障以及教學等各個層面的信息，其所涵蓋的信息量相當龐大。沿用傳統的檔案管理工作模式無法全面提取有價值的信息，甚至會導致信息遺漏。此外，高校檔案信息一般還是以紙質的形式存在，在查閱時需要人為對檔案進行查找，耗費的時間和精力比較多，效率低下，不利于高校檔案管理工作的開展。當前，利用大數據技術可以將以往的檔案資源按照其各自的特征進行分類，利用大數據的檢索功能，檔案管理工作者能夠快速準確地獲取所需要的檔案資源。基于檢索到的檔案資源，可以通過大數據技術對其內容進行進一步的比較分析和深度挖掘，為高校提供相對準確的決策支持。大數據技術能夠對檔案的價值進行充分的挖掘，最大限度發揮檔案資源的效用，對高校的檔案管理工作有巨大的推動作用。

（二）大數據為檔案管理工作提供個性化服務

在傳統形式的檔案查詢工作體系中，檔案管理工作者通常只能依據客戶的信息需求提供單一的、有限的信息資源，難以為客戶提供全面的檔案信息查詢，其工作方式較為被動。將大數據技術與檔案資料查詢工作相結合，檔案管理工作者能夠獲得更多地主動性，轉變以往的工作方式，利用大數據技術對復雜的信息進行識別，在極短的響應時間下為用戶提供對應的信息服務，滿足用戶對檔案信息的需求，充分發揮大數據的功能優勢。大數據還可以通過對多種類型的大規模數據進行分析，在數據之間建立相應的聯系，使用戶所獲得的相關檔案信息更加迅速、準確。可以根據不同用戶個體的身份資料、使用時段、下載行為等信息進行分析，以此對用戶未來信息需求進行科學預測，從大量的檔案數據信息中篩選出用戶需要的內容，進行主動的推送和介紹，為用戶提供個性化的信息服務。

（三）大數據推進高校檔案信息化管理

檔案信息化管理工作是高校實現檔案信息一體化的核心技術手段，這一進程的實現將有利于高校檔案信息的深度開發，是衡量高校檔案信息化管理工作進入現代化信息發展階段的重要標志。傳統的人工檔案管理弊端比較明顯，不僅效率低下且造成大量的人力、物力的浪費。如今檔案管理工作可以借助大數據技術對各類檔案資源進行數字化建設，對大量的數據實施規范化、專業化加工、明確信息與信息之間的關聯性。通過檔案數字化建設，使得高校檔案不再僅僅局限于某一方面的單一管理，能夠實現單一信息向綜合性信息的方向延伸。這有利于提高檔案管理工作的效率，減少不必要的投入。因此，通過對大數據的運用，可以實現檔案資源的信息化管理，在一定程度上能夠克服傳統作業方式的弊端。

三、大數據時代高校檔案管理工作面臨的挑戰

（一）安全與隱私存在風險

傳統的檔案管理工作，檔案數據主要是紙質檔案，在管理中主要考慮的是自然災害、病蟲害等。在大數據背景下檔案管理工作所面臨的安全隱患也發生改變。利用大數據技術能夠促進不同主體之間的資源進行共享，使得資源的獲取變得極為便利，但同時也存在相應的技術風險，如技術漏洞引起的病毒入侵及搜索引擎的漏洞導致隱私泄露等問題。此外，隨著信息技術的飛速發展，高校檔案管理已經逐漸由紙質檔案向電子檔案方向發展。在這種信息管理的背景下，如果檔案管理工作人員的安全管理意識并沒有得到提高，就會導致高校檔案管理工作信息泄露問題進一步惡化。結合以上分析，當前高校檔案管理工作面臨的安全問題主要涉及檔案數據資料本身和儲存數據檔案信息數據載體兩個部分。

（二）檔案管理人才缺乏

大數據時代，高校管理呈現出信息化、網絡化、專業化的特點。大力培養和引進各類專業型的人才、建設一支具備檔案專業技術、互聯網等新興科技技術的檔案管理隊伍是高校實現檔案管理信息化的前提。然而在實際工作中，部分檔案管理工作者并沒有隨著時代的發展來彌補自身欠缺的大數據思維，造成其思想觀念與大數據時代檔案管理工作專業要求脫節，工作人員更多地是沿用傳統的工作方式對紙質檔案進行收集、整理、保管等一系列簡單的工作流程。對資源數據庫、網頁制作、數據分析等新興技術工作操作并不熟練。高校檔案管理工作隊伍的專業素養不高問題，最終會導致整個檔案管理工作雖有先進設備的支撐，但仍然不能滿足現代化檔案服務需求。因此，大數據時代高校檔案人才的缺乏是阻礙檔案管理工作發展的重點問題。

（三）檔案管理環節處理面臨挑戰

高校檔案管理工作也已經穩步發展，但結合現實狀況研究，大量的信息資源的存儲以及分類、歸檔等程序之間并沒有一個較好的銜接方式。首先，現代電子化檔案信息數量激增，電子文件快速高效傳輸的方式逐漸盛行，但當前階段對于大量電子文件的有效識別和歸檔并沒有完全成熟，大量的數字化文檔給高校檔案管理的存儲能力和數據分析能力帶來挑戰；其次，信息種類繁多且信息來源呈現多樣化特點，信息的相互交互為檔案管理的分類帶來了一定的困難。如果對于收集到的檔案資料進行合理的分類，無法確保檔案信息種類的準確性，可能會引發檔案信息數據的混亂，增加檔案數據的復雜性。面對龐雜的信息，如果缺乏有效的信息分析工具，則會導致有的數據失去原有的價值，在檔案信息輸出的時候就會產生大量的無用的信息，進一步增大了高校檔案管理工作難度。

（四）高校檔案管理機制不完善

2020年6月，新《檔案法》頒布，對新形勢下高校檔案管理工作規范提出了更高的要求。高校依據規定，強化對檔案管理工作的認識和領導，建設規范的檔案管理機構、基礎設施等。但由于資金投入不足、人才匱乏、檔案資源獲取能力有限等原因，導致高校檔案管理依舊存在著檔案管理機制不健全、規章制度不夠完善的問題。部分高校在檔案管理治理體系中，承擔檔案管理主要職責的為檔案管理部門，其他責任部門和二級學院對檔案資料的管理相對粗放，未能履行應有的職責，導致各類檔案資料的分割和管理，無法形成集群效應，降低了高校檔案管理的整體效率。降低了高校整體檔案管理效能。此外，高校檔案管理沒有競爭機制和交流機制，不利于檔案管理工作質量的提升，難以推動高校檔案管理工作現代化建設快速發展。

四、大數據時代高校檔案管理工作優化

（一）加強技術防御，保障檔案信息安全

關于高校對于檔案資料隱私的保護，首先，高校要注重加強對檔案管理系統的維護，通過網絡安全防護技術及時地發現并修補檔案管理系統存在的漏洞，利用計算機技術對非相關信息進行阻擋，建立一個完善有效的安全系統，從源頭解決檔案信息泄露問題。其次，高校應進一步加強數據平臺的研發，擴大檔案的存儲容量，以保證平臺的順利運行和數據信息不丟失，從而達到數據保護的目的。最后要明確檔案工作安全的責任劃分，建立相關的檔案管理制度以及從業人員的標準，明確要求要具備充分的安全防范意識，面對檔案信息安全問題，能夠及時有效的做出反應。

（二）擴大檔案大數據專業人才隊伍建設

大數據專業人才隊伍的建設對高校檔案管理工作有著重要的作用。高校要注重對檔案工作人員專業素質的培養，系統地提升檔案管理崗位專業技能和綜合素質，使得工作人員能夠掌握基本的專業知識和操作技術，切合高校檔案管理工作開展需求。同時應積極引進大數據應用型人才，注重與社會各界的廣泛合作，加強技術交流。此外，應當注重對檔案工作基層人員意識的培養，大部分人員的思想觀念仍處于傳統檔案管理工作模式中，缺乏現代化數據思維，在自身的工作中不利用信息化手段進行必要的實踐和探索，這本質上是由于檔案管理隊伍對大數據背景下檔案管理工作的新發展認識不足造成的。可以通過自主學習、專題培訓等多種形式，引導相關人員認識到大數據時代，高校檔案管理工作方式優化改革的必要性和緊迫性。

（三）實現檔案資料的精細化管理

實現高校檔案精細化管理，是提升其檔案管理水平的重要措施。高校在開展檔案管理工作中，要注重對精細化管理意義和作用的宣傳。根據自身的實際情況進一步完善現有的檔案管理制度，確保檔案資料內容的完整、真實，并且嚴格落實各項規定。一是，應當按照檔案資料相關性對檔案進行分類，安排檔案管理人員依據分類標準進行收集、整理。二是，建立檔案管理工作機制，監督機制能夠促進高校檔案管理工作有序發展，避免檔案精細化管理工作流于形式。通過精細化管理，能夠使高校檔案信息由以往的以存為主向存用并舉的方向轉化，為檔案管理的可持續發展起到推動作用。

（四）建立完善的管理制度

建立完善的管理制度、健全檔案管理機制，促進高校檔案管理工作規范化，是當前在新《檔案法》實施背景下，高校檔案管理工作優化的重要工作。高校將《檔案法》以及相關檔案管理制度作為基礎，與高校的實際情況相結合，制定完善的檔案收集、歸檔、利用和保密等各項規章制度，使高校檔案管理工作有據可依。例如，高校可以制定集中化管理制度，要求檔案管理工作人員在工作中，要確保紙質檔案的數字化、信息化，保證高校檔案管理信息化進程。通過構建集中化管理機制，根據檔案管理系統明確檔案管理范疇、內容及目標，推行問責機制，對不同部門的管理職責進行劃分。高校檔案管理制度的制定，應明確要求加強高校檔案管理意識的培養。從高校全局出發，不僅要對檔案管理基層人員的數據意識進行培養，還要讓高校領導層和各級部門都意識到檔案管理工作優化的重要性，從制度上對高校涉及檔案管理工作全體部門以及個人進行數據意識的培養，形成大數據思維，掌握大數據時代對檔案工作管理的新方法。

五、結語

大數據的應用是高校檔案管理工作順應信息時代發展要求的必然趨勢。無論是檔案收集、檔案信息處理，還是用戶服務等，都與大數據高度融合，而這些也都需要高校整體的參與融入。在這一過程中，大數據對高校檔案管理工作方式的改變日漸明顯。但在提高檔案管理工作效率、提升高校檔案管理能力、促進檔案管理信息化的同時也給檔案管理工作帶來了一些風險挑戰，例如檔案隱私泄露、龐大的數據導致信息決策失誤等。但總體來看，大數據所帶來的革命性變革對高校檔案管理工作的發展是利大于弊的。高校檔案管理部門不能簡單地把大數據當作是數據與數據之間的交換與傳遞，讓數據回歸人本身，充分發揮檔案管理工作參與者的主觀能動性，不斷強化大數據在高校檔案管理工作中的積極影響，積極構建符合檔案管理工作優化發展的、健康理性的大數據應用環境。

作者:劉偉男

高校檔案管理工作探討篇3

一、高校人事檔案信息資料開發利用的價值意蘊

（一）深挖人事檔案信息資源價值

高校人事檔案信息資源開發利用以滿足各類組織機構的人才資源需求為核心，旨在為經濟社會的進步和發展提供必要的人事信息。社會價值與經濟價值是高校人事檔案信息資源開發利用的必要所在，也是為各類社會組織機構輸送人才信息的主要供給源。具體表現在，一方面能夠為社會各界迅速、有效地掌握高校人才信息數據提供巨大幫助，為高校人事檔案信息資源優勢貢獻于社會提供合理的渠道；另一方面可以降低人力資源的交易成本，有助于激發高校人事檔案信息資料的經濟效益與社會價值，賦予其更多、更廣、更高的存在價值與應用價值。

（二）實現人力資源的科學配置

現代企事業單位管理系統中，人事檔案管理屬于人力資源管理工作的重要構成部分。由于人力資源管理的核心內容是選賢任能，運用人事管理活動做到人盡其才、發揮人才效能，因此高校人事檔案信息資源開發與利用的重要目標就在于進行人力資源的科學合理配置。經過對人事檔案信息資源的開發利用，高校人才可以獲得更多的施展才華的機遇與平臺，尤其能推動高校領域人力資源的合理流動與規范流轉。[2]同時，深入推動高校人事檔案信息資源開發利用工作，是新形勢下高等教育堅持以人為本人事管理基本原則的具體表現，客觀反映了高校尊崇人才培養、關注人才培養、保護人才培養等。[3]開發與利用高校人事檔案信息資源也是注重人才個性化與多元化培養，充分發揮高等教育領域人才培養資源優勢的重中之重。

（三）提升人才儲備規劃的前瞻性

高等教育實施活動中，個人因素也是不可或缺的。不論是在教學與管理還是科學研究等工作均需要高校充足的人力資本保障。人事梯隊、新老交替屬于高等教育常態化的實際需求，不論是提升人才質量或增強人才隊伍實力，高等教育機構都需要不斷加強對未來人才、高質量團隊的篩選與儲備工作。[4]在此過程中，人事檔案信息資源研發與運用則充分發揮出了提升人才資源管理前瞻性的突出功能，即通過全面有效利用人事檔案信息資源，持續促進中國高等教育機構及時進行人事儲備計劃，不斷提升對未來人才隊伍的職業適應性、崗位匹配率。這不僅是高校全面提高教學、科學研究、運作管理等工作質量的重要保證，而且有利于高校進一步控制人力成本、提升人才隊伍性價比。

二、高校人事檔案等數據信息開發利用的重要因素

（一）完整性

一切信息資源開發利用的前提條件都是原始信息資料全面、詳盡和完整，以保證后續利用活動的客觀、真實、可信。而所有信息資料的不足或遺失，都會不同程度影響資源開發利用的效益，這也是信息時代提高資料利用質量的重要前提。[5]從宏觀視域看，高校人事檔案信息資料開發利用最關鍵的因素便是整體性，即對高校人事的檔案原件信息采集務必保證不缺漏、無漏洞，并做到內容完整、全面、客觀，才能最大程度保證人事檔案信息資源的開發利用質量和效果。

（二）實效性

作為國家培育高水平專業人才的重要基礎，高校師資隊伍往往具有明顯的專業化、技能型、知識性特征，包括了許多專業帶頭人、學術領頭人、教學專家等，特別是在各類人事晉升、職稱評定、職業資格更新、工資標準調整之后，人事檔案信息必然要求同步改變，又為人事檔案信息資源開發利用提供了全新挑戰。[6]由此可見，影響高校人事檔案信息資源開發利用的又一要素就是實效性。只有保證人事檔案信息資料及時更新，才能為人事檔案信息資料的開發利用提供支撐，有效預防信息資料利用差錯、疏漏等問題的出現。

三、高校人事檔案信息資料利用的重大突破路徑

（一）建立人事檔案收集網絡

豐富、全方位的人才檔案信息，是高校人事檔案信息資源開發與使用的重要基石。為此，高校人事檔案管理部門應根據高校實際研究制定、完善適合于本院校的人事檔案信息采集、鑒定、存檔、傳遞、檢查、核對等機制，以及有關歸檔材料的提交、索要、記錄、備案等的制度。持續完善人才檔案信息采集網絡，以保證各個機關都有專門負責人事檔案信息的采集人員，并確保獲取途徑通暢。[7]在人事檔案采集工作中，針對具體情況的實際情形與工作環境，靈活采用經常性搜集與專題性采集相結合、集中全部獲取與要點搜集相結合、跟蹤采集與突破搜集相結合等方法，以有效搜集紙質、數字、音頻、視頻、多媒體等各種歸檔材料，以保證高校人事檔案信息系統的整體性。

（二）創新人事檔案管理體制

革新高校人事檔案條塊分割、各行其職、多頭管理的運行管理機制，利用人力資源進行人事檔案統一集中管理。把高校內分頭建立的人事檔案，包括教育、技術、個人的經歷、年齡、社會關系、思想品德、專業技能、事業情況等方面的重要資料，進入高校檔案室統一集中管理，減少多頭管理、職能劃分不清的問題，提升檔案管理的統一性、規范性和科學性。同時，在“大人事檔案”理念指導下，應逐步形成大系統的硬件體系和網絡系統，實現資源共享，使高校的人事檔案信息數據更為全面化、系統化，助推人事檔案信息數據的有效利用。

（三）實現人事檔案管理信息化

由于知識市場經濟的蓬勃發展，文檔數量也在迅速增加，信息資源的有效管理單靠紙張與筆已無法實現，需要進一步改革人事檔案工作管理的思想觀念，更好更快實現人事檔案管理的信息化發展。高校人事檔案信息化發展管理并非簡單的信息記錄，而是對信息資料的集成和信息資料的開發與使用。目前，高校在組織、人事、檔案、財政等內部管理方面往往各自為政、缺乏有效信息溝通，而各自又通過所屬部門的各類基礎軟件系統形成了內部規模大同小異的基礎信息系統數據庫。[8]在這一情形下，各自為政的基礎信息系統開發勢必會造成對個人基礎信息的反復填寫或反復記錄，從而無法真正做到基礎信息系統資料的數據共享。針對上述的各種問題，高校人事檔案管理部門應全面變革傳統的管理方式，利用現代化管理的理論、技術和管理手段，積極探索、創新人事檔案信息資源管理與利用的新方法，同時，還必須強化與紀委、監察部門、財政、審計等已形成人事檔案體系的政府機關的協作配合，以最大限度發揮信息資源共享的功能。

（四）實施人事檔案個性化服務

由于人事檔案的部分內容涉及個人隱私權和國家保密制度，因而人事檔案信息也常常是普通機構望而卻步的一個重要信息資源。為了提升全國高校人事檔案信息系統的利用率，應秉持以人為本的基本原則，根據不同用戶特點和不同人事檔案信息內容，實施個性化的服務戰略：一是對于按照密級實行集中管理的人事檔案系統，要適時調整人事檔案的秘密范圍，并及時做好解密鑒定和密級調整等工作，使有需求的用戶及時使用到所需求的內容。二是對于要求查詢密件信息的用戶，要按照有關規定及時做好用戶身份、意愿等相關方面的核查、記錄，以保證使用者更好更快使用到所需求內容。三是對密件的提供利用實行動態化管理，與人事檔案的管理方和查詢單位之間形成常態的聯絡制度，不斷熟悉、掌握和反映人事密件的利用狀況，以確保人事檔案信息通暢地流動。四是設立密件借閱室制度，對保密性較強的人事檔案應限定使用者到密件館查詢，與普通閱讀室相互分離，既保證使用者及時檢索所需的人事檔案，又最大限度地避免了泄密。

（五）構建人事檔案共享實體平臺

整合各類檔案信息資源，設立社會共享實體平臺。具體可從三方面著手：首先，借助行政性管理方式，制定全國統一的技術規范與標準，指導國內高校創設人事檔案信息，使其具備收集與分析、整理與編研人事信息的重要功能，并依托現代化網絡信息技術強化國內各高校之間人事檔案信息的共享與銜接。其次，按照互利互惠、互通互聯的基本原則，按照我國綜合檔案局規定的統一標準與要求，深度整合各種各樣的檔案信息資源，搭建全社會共享平臺，并與高校人事檔案信息網站進行對接，形成有機統一的綜合性信息管理系統，推進高校人事檔案信息和其他類型檔案信息資源的共享及整合。再次，在上述兩個階段完成之后，借助網絡實現國內高校人事檔案信息網和國外高校人事檔案信息網的相互對接，同時也可以積極嘗試在非涉密領域與國外各級政府部門綜合性檔案網相對接，力爭創建高校和社會、國內和國際之間相對接、互共享的人事檔案信息平臺。

（六）創設集成式虛擬檔案館

建立“集成式”管理系統構筑虛擬檔案館，即建立集高校人事檔案、政府人事檔案、社會組織人事檔案、企事業單位等信息于一體的虛擬檔案館。其中，虛擬檔案館指的是依托計算機網絡技術，遵循國內外標準，通過搭建互聯網平臺，以數字化檔案信息為載體的現代化網絡式檔案館。與傳統的實體檔案館相比，虛擬檔案館不僅可以有效節約成本，而且不拘泥特定時空，服務覆蓋面比較廣泛。虛擬檔案館可按照三級設置法予以建設：第一，由國家教育部與檔案局牽頭，根據統一標準設置中央虛擬檔案館，專門負責管理國內高校人事檔案信息。第二，由省檔案局牽頭，創設以省級綜合館為核心，所轄行政區內各組織團體共同參與的地區性虛擬檔案館，并借助互聯網與其他區域的虛擬檔案館形成橫向連接。第三，由市行政中心牽頭搭建次級地區性虛擬檔案館，促進高校人事檔案信息資源的高度共享。

四、結語

人事檔案包含了海量個人信息資料，記錄了人事的考評、專業文憑、專技、政審、嘉獎、處分、特殊待遇和任免等各方面的重要材料。高校人事檔案信息資料可以為人才資源的優化選擇、考評錄用人事等提供重要依據，在高校、組人行政等各種管理工作中占據重要地位，對高校各項管理工作的順利開展有著巨大的促進意義。高校人事檔案信息資料的開發與使用，是評價高校人事檔案工作質量的主要標志。但是，近幾年高校人事檔案信息資料并未緊跟時代潮流，進行合理的開發利用，而且在院校實際管理工作中也未能起到其相應的效果。這就需要對當前高校人事檔案信息資源的開發利用工作進行深入探析，并提供合理的處理方式與解決渠道，通過科學合理開發人事檔案信息資源，真正實現高校人事檔案的價值增值。

作者:湯佳 單位:江蘇食品藥品職業技術學院

高校檔案管理工作探討篇4

高校基建檔案有著重要的利用價值和儲存價值，其是一種記載著高校基建歷史情況的文件資料。這種文件資料記錄了高校基建工程項目各個階段的建設歷程，包括立項和籌備、施工和竣工等，以照片、文字、圖紙和音頻等形式存儲，其涉及到了項目的施工和設計、項目的規劃及檢修，項目的使用及維護等各個階段，能夠反映出高校基建的各個過程。當前不少的高校基建檔案管理都面臨著一些問題，為了提升檔案管理的質量，本文對此進行分析，并提出了幾條改進措施[1]。

一、高校基建檔案管理的特征

（一）專業性較強。基建工程是一種綜合性的專業工程，其擁有固定的流程和程序，其包含了工程的勘查，工程的設計，工程的施工和竣工，工程的維護，工程的驗收及使用等各個階段，這些工程的各個階段都是按照先后順序開展的，上一個階段的工作往往會對下一個階段產生重要的影響。因此，基建工程對應的檔案管理的專業性也較強，每一個階段的施工都會形成對應的施工資料。因此，基建檔案管理需要按照相關規定做好檔案的收集與整理、統計與編目、檢索和利用等工作，并根據相關規定不斷改進和優化，保障基建檔案能夠滿足實際的需要。

（二）復雜性較強。除了專業性較強外，復雜性較強也是高校基建檔案管理的一大特點，復雜性主要體現在以下的幾個方面；一是參與的部門比較眾多，基建工程本身就是一項系統性和復雜性較強的工程，在建設時需要規劃部門、招標部門、高校內部的黨政部門、審計和財務部門等多個部門的齊力配合。因此，基建工程檔案管理資料也會比較復雜，在檔案管理時需要考慮多個部門的具體情況，針對不同的檔案類別進行分類管理，并結合它們的用途進行專業化的質量管控，最大限度提升檔案管理的質量。從高校外部來看，基建工程同時也涉及各個企業以及政府部門，且工程建設周期長，因此外部規劃設計時產生的檔案資料就更為復雜。

二、EPC模式下高校基建檔案管理的不足之處

（一）管理的理念不足。高校的工作比較復雜，其檔案管理大都集中在財務、招生及就業、科研與管理等方面，針對基建工程的檔案管理工作內容往往比較少。首先是宣傳意識不足，有的高校成立的時間較長，高校的基建工作是幾十年前的事情。在此背景下，對現在的影響比較小，不能為學校的人力和財力帶來較大的改變，也和當前高校的重大管理事務沒有多少聯系，就不能引起足夠的重視；其次是高校的上級領導部門不能將基建檔案工作放到和其他檔案管理工作同等重要的位置中來，不能制定一個明確的基建檔案管理規劃，導致整體的檔案管理能力較差[2]。

（二）基建檔案管理制度有待加強。高校基建工程涉及到的施工流程較多，不用的流程和不同的環節中又有復雜的施工內容，因此形成的檔案資料也多種多樣，有的內容比較詳細，有的內容比較簡單，但是在實際檔案整理時會發現這些檔案資料不夠完善，有的關鍵環節中的需要記錄的重要內容甚至還會缺失。因此基于上述情況，基建檔案的整理收集、組卷和立卷等都需要一個標準的制度來做好規范，需要制度來解決問題，但是在實際中缺少制度做依據；此外，有的高校基建檔案部門在工作中沒有建立先進的登記及追責制度，當基建檔案管理出現問題時，有時不能找到明確的責任人；最后有的高校基建檔案管理制度不夠完善，僅僅能夠對部分基建施工階段的檔案管理做出規定，不能為整體的工作帶來借鑒，因此就會出現各種問題。基建檔案管理是一項比較復雜的管理工作，因此完備的管理制度至關重要，能夠帶來引領和指導的作用，但當前基建檔案管理制度還不夠完備，相關工作也不能完善展開[3]。

（三）管理體系不完備，管理模式混亂。如今我國已經進入了信息化時代，基建檔案管理的模式也面臨著新的選擇，傳統的檔案管理模式已經不能適應時代的需要。傳統的檔案管理以紙質檔案為主，紙質檔案不容易儲存，會面臨被腐蝕、丟失的風險。當前不少的高校信息化檔案管理的設施不健全，缺失信息化設備，有的學校雖然實行了信息化檔案管理的模式，但是其建設力度有限，僅僅停留在目錄的錄入和檢索層面，沒有根據檔案管理的實際，開發出一套先進的管理體系，后續的檔案管理和利用、檔案的共享和儲存等工作沒有做好。且檔案管理資料的安全性能不高，容易遭到攻擊；基建檔案管理過程中，工程的參與主體更重視工程質量是否達標，忽略了在工程開展中在每一個流程內整理和收集基建資料，無法做到邊施工邊統計，大都是臨時突擊，這樣就會造成資料的真實性不高，使基建工程檔案管理質量降低。檔案管理要求具有完善的標準，但是當前有的高校檔案管理還會面臨一些問題，如圖紙收集不完全，有的圖紙在丟失后被重新打印，還有的資料在實際施工進程中都會發生改變，改變的資料數據沒有及時記錄在檔案內，綜上，就會出現管理混亂的問題。

三、EPC模式下提升高校基建檔案管理的策略

（一）轉變思想觀念，加大對檔案管理的重視力度。首先，學校的領導應當轉變思想觀念，加大對檔案管理的重視力度，可以從以下幾個方面開展：一是學校應當加大宣傳力度，使全體教職工意識到基建檔案管理的重要性，和檔案管理部門應當做好配合，共同完成基建檔案管理工作。檔案管理部門應當履行好職責，意識到自身肩負的重擔，將基建檔案管理工作放到同其他檔案管理工作同等重要的位置中來，并不斷提升工作質量，根據基建檔案管理的實際，對每一個工作流程進行優化，做好整體工作和局部工作的設計，提升管理能力。二是校領導應當做好頂層設計，設置一個完善的檔案管理規劃，規劃應當切實可行，能對整體的工作作出指導，促使檔案管理質量循序漸進地提升[4]。

（二）不斷完善基建檔案管理制度。應不斷完善基建檔案管理制度，為檔案管理工作提供必要的遵循和保障，使檔案管理能夠高質完成。應當加強對基建檔案的認識，加強制度創新，應當將制度設計覆蓋在施檔案管理的每一個流程。由于在EPC模式下，檔案管理的流程和施工的流程是同步相關的，因此施工單位在做制度設計時，應當與其相對應。首先應當能夠規范地移交和記錄相關資料，將每一個流程的檔案管理視為工程結算考核與工程驗收的一項指標，并形成責任機制。責成相關工作人員按時完成，加強檔案管理的質量意識，使其能夠將精準的檔案管理材料送交給學校并為高校基建檔案工作的開展打下一個堅實的基礎。此外，還應當對獎懲機制進行完善，當基建檔案管理人員工作出現失誤時，應當及時根據這個獎懲機制做出懲罰，當工作人員的檔案管理工作業績突出時，應當及時給予獎勵，形成一套獎罰分明的體系，為檔案工作的高質量、高標準完成奠定良好的根基。此外檔案管理制度也不是固定不變的，其應當隨著檔案管理工作的變化而逐漸調整，讓制度適應現實工作的需要，提升檔案管理人員的積極性，使其能夠更加有責任、高效地參與到工作之中[5]。

（三）提升信息化建水平，加強檔案管理質量。如今我國已經進入信息化時代，信息技術在很多的領域都得到了廣泛的應用，在檔案管理中，信息技術必將還會發揮更加重要的作用。因此，高校應當積極主動作為，根據自身的實際加強信息化建設力度，因此高校應當首先加強檔案管理資金的投入，針對基建檔案管理的特點，適當地購進一些先進的信息化設備，全面改善內部基建檔案管理的條件和環境。摒棄傳統的紙質檔案文件，將其轉化為圖紙、文件、影像和音頻等信息化的檔案資料加以儲存，還應當根據檔案資料的不同種類，按照相應的規范和格式轉變為信息化檔案，并建立索引機制，當需要查找檔案資料時，只需根據對應的編號和分錄即可查詢；此外還應當在內部建立信息化管理平臺，運用大數據技術等先進的信息技術，將檔案管理的每一個流程連接起來，使檔案管理的整理和開發、儲存、利用及共享等流程能夠正常運行；除了加強信息化建設外，還應加強檔案管理的質量，對內部的管理進行合理的優化。高校基建檔案具有類型多樣的特點，因此會帶來管理難度加大、監管困難等問題，應當根據管理的特點，結合多元責任主體和多元化管理手段的現狀，形成一套責任分工明確的管理主體，以解決一些管理上的困境[6]。尤其是學校的工程項目涉及付款和審計等環節時，都應當整理匯編好檔案資料，保障檔案資料完善的條件下促進工作能夠高質量完成，還應當在內部形成一套完善的責任機制，對檔案管理部門的每一個崗位進行明確的職責和權限分工，使其既能夠獨自完成自身的工作，又能夠和其他崗位的人員加強合作，打破過去“各掃門前雪”的現象，使高校內部基建檔案管理實現一體化，同時還應當運用標準化、制度化等方法來彌補一些管理上的缺陷，提升檔案資源開發和共享的便利性，并打通學校內部的檔案共享平臺。

（四）加強監管，提升精準化管理的質量。此外，為了加強對高校基建檔案的管理，還應當加強監管，提升精準化管理的質量。可以從以下幾個方面來開展：一是應當設立監督部門和監督崗位，我國檔案方面的相關法規指出檔案主管部門及其工作人員應當依據法定程序和權責來開展檢查監督，應做到嚴格高效、公正嚴明、科學完善，不能使用職權來獲取利益，不能在工作進程中泄露已經知道的國家機密等。二是應當及時引入第三方監管機制，在甲方授權下，監理單位應當檢查和指導好各參建方的工程檔案工作，及時發現其檔案管理進程中出現的問題，尤其當施工資料和施工數據內容入檔時，應當加強審查，防止錯誤數據及資料進入檔案，為后續工作帶來不良影響，通過事前預測、事中管理及事后控制保障檔案的監管工作能夠和工程工作齊頭并進，實現精準化管理，不斷提升高校的權益[7]。

（五）提升基建檔案管理人員的專業素質加強基建檔案管理，還應當提升基建檔案管理人員的專業素質和職業修養。了可以從以下幾個方面開展：一是檔案管理人員應當不斷完善自身的知識體系，優化自身的知識結構，既要主動學習好專業知識，掌握專業技能，還應當加強掌握一定的信息化技術，提升自身的知識儲備能力；二是高校應定期對檔案管理人員進行培訓，能夠使檔案人員學習先進的檔案技術，學習更科學先進的檔案管理經驗和實踐技能，掌握基建工程檔案管理各個流程的工作方法，并能夠在實際的工程中從施工準備到監理，從正式施工到竣工完成，都能夠搜集并整理好檔案資料，并正確開發、利用及儲存入檔。最后，檔案人員還應擁有協調和溝通能力，能夠和他人配合好工作的完成；基建管理團隊是一個整體，高校應當為其成員提供實踐進修的機會。例如，可將基建人員組織起來，集體學習或分批學習建筑學、檔案學等課程；還應當加強其實踐能力，使得基建檔案人員能夠走進施工現場，與施工技術人員加強交流，為檔案管理帶來借鑒。最后，學校應當定期組織一些活動，例如，檔案日活動、檔案知識競賽等。同時，還應當印發和基建檔案有關的業務手冊，業務手冊可以記錄基建檔案管理的工作要點及工作注意事項，使得基建檔案人員能夠將其牢記在心[8]。如今我國的高等教育發展迅速，高校的基建檔案管理也面臨著新的機遇，其在高校規劃和建設中發揮著越來越重要的作用。為了與自身的業務能力相匹配，高校應當加強基建檔案管理的質量，運用合理的策略來對工作做出改進與完善。本文首先闡述了高校基建檔案管理的特征，然后指出了EPC模式下高校基建檔案管理的不足之處，最后從五個不同的角度列舉了EPC模式下提升高校基建檔案管理的策略。

作者:鄧哲