數字檔案館建設對信息服務的影響

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在這種背景下，數字檔案館建設在全國范圍內得以推廣，不斷推動檔案館信息化管理方式的變革，真正打破了傳統落后管理體制的局限。實現檔案管理向數字目錄和原文信息目錄數字化管理發展，提倡利用現代信息技術衍生的服務方式來推動數字檔案館的建設，[1]最終構建健全的現代信息網絡框架。數字檔案館對檔案信息服務方式產生了很大的影響，那么摒除阻礙數字檔案館建設的消極因素是保證數字檔案館建設質量的前提。

一、數字檔案館建設對信息服務方式的影響

(一)使檔案管理者的管理理念發生變化

傳統觀念中的檔案館主要是為了保存重要的檔案資料，作為檔案查詢利用的機構而存在。進入新世紀以后，以互聯網為代表的現代信息技術崛起，社會逐步進入了信息時代，數字檔案館的誕生明顯改變了人們的觀念，開始重新對檔案館的存在做出評價。首先，數字檔案館包含大量的檔案信息資源，已經成為知識信息時代可利用的基礎資源，在自動化、信息化網絡環境中，數字檔案館帶有知識經濟因素含義，成為知識經濟信息時代的可利用資源。其次，數字檔案館在一定程度上具備傳播中華文化、擴大中國影響力的功能。利用數字檔案館固有的信息優勢，將館藏檔案信息資源翻譯成多種語言文字，傳播中國悠久的文明史，作為宣傳中國歷史文化的物質載體，數字檔案館發揮了不可替代的作用。再次，數字檔案館支持決策、管理和政務公開等多種功能模式，為制定國家戰略提供優勢服務。從信息的完整性、可靠性和快速性綜合分析其優勢功能，逐漸成為領導機構決策和信息公開的利用工具之一。最后，數字檔案館作為科學研究和知識宣傳的有力工具，可以從信息化的角度提高檔案利用效率。數字檔案館因其具有的信息傳播的便捷性、精準性和系統性等優點，被認為是科研和知識普及的工具。從整個社會大環境來看，數字檔案館的建設極大地豐富了檔案管理和信息服務的方式。

(二)對檔案館基礎設施建設及檔案管理體系建設提出新要求

數字檔案館集合了網絡運行環境和信息元數據等多種優勢，直接決定了經濟實力是數字檔案館建設必不可少的強大動力，要以健全的硬件設施提供根本保障。數字檔案館需要對以往以保存紙質檔案為主的檔案館進行系統升級和設備更新；同時改變傳統的檔案服務體系，要求在檔案接收、保管和利用等各環節中實現服務方式的變革。所有環節的業務工作都應該體現在數字檔案館信息體系建設中，成為檔案數字化建設的核心內容。[2]數字檔案館要根據自身業務開展中的各種需求來研發有效的應用系統，同時適應在不同的網絡架構中運行，使其發揮最大的效用。檔案信息管理系統的設計開發服務，最大的效用就是優化改進傳統檔案工作中的程序化的管理項目。在日常工作中，數字檔案館利用現代信息技術，根據自身現有信息資源對外呈現出3D視覺效果體驗，豐富信息服務的方式和類型，利用網絡對不同地區的檔案信息資源實行有效管理。

(三)對數字檔案館的信息服務方式和信息資源保護提出了更高的要求

首先，數字檔案館的主要功能是面向全社會提供優質服務，對服務領導決策和服務社會信息查詢等方面都提出了更加明確的要求。一方面，檔案館主體發生了變化。以往管理者是檔案館的中心，并且僅僅重視對檔案的存儲和保管，長期忽視了利用環節，然而數字檔案館建設的目的是圍繞利用者展開服務。另一方面，服務的內容和形式變得多樣化和具體化。數字檔案館是在信息網絡的發展中延伸出來的，處于相對開放的環境，呈現的信息服務內容和形式都富有新穎性，數字檔案館的信息和載體類型都得到極大的豐富。此外，數字檔案館更多的是借助信息技術來實現整個館內工作的高效運行，檔案存儲模式發生了變化，[3]信息服務是首要考慮的因素，提供智能化的信息檢索方式和現代化的服務內容才是數字檔案館所需要的。

二、利用數字檔案館健全檔案信息服務方式的策略

(一)創新服務觀念，適應新時期數字檔案館的轉變

首先是思想觀念的創新。數字檔案館是檔案工作的發展趨勢和方向。在信息時代背景下，我們要順應潮流，創新服務觀念，樹立新的管理理念。一是數字檔案館建設是電子政務開展的客觀要求。電子政務已經逐漸成為行政辦公不可或缺的平臺，發揮著越來越重要的作用。數字檔案館建設作為電子政務的重要組成部分，在管理中需要將館藏檔案轉變成網絡平臺信息資源，為社會公眾查詢檔案信息資源提供服務。二是數字檔案館建設是國家在信息化建設中提出的重要舉措，從規劃的目標來看要為檔案事業的發展做出貢獻。三是數字檔案館建設占據政務信息資源的重要地位，成為必不可少的手段。數字檔案館建設可以有效提高檔案服務質量和效率，對電子政務平臺建設發揮積極的作用；借助服務方式加強對電子政務系統中各類檔案資源的整合，利用信息化技術手段實行統一利用和管理。四是節約行政工作管理成本。數字化檔案服務方式成為主流，無紙化辦公和管理模式已成為未來行政辦公的方向，可以為降低國家不可再生資源成本提供良好的前景。

(二)不斷完善數字檔案館信息資源應用管理系統

數字檔案館借助應用管理系統對內在的檔案信息資源進行提取和利用，應從標準化、規范化的原則和理念出發構建數字檔案館信息資源管理系統。首先是統一標準體系。要充分結合數字檔案館建設實際，建立各領域的標準體系，充分調動各方面的資源。結合國家及本地區有關的數字檔案館建設標準體系的要求，最終形成符合實際需求的標準體系。[4]其次是硬件裝備和軟件應用系統都要結合現有的計算機設備，利用各類必要的系統服務設備，完成國家標準規定下的機房改造工作。軟件應用系統應占據數字檔案館建設的中心地位，數字檔案館建設的重點環節涉及檔案信息的采集系統、檔案資源管理系統和檔案資源利用系統。要針對社會各領域分散流失的檔案資源，組織檔案文獻征集活動，以充實數字檔案館的館藏資源，不斷增加非數字化檔案信息資源的形式；在檔案利用系統中依靠身份認證等技術手段，提高檔案信息資源的利用效率。最后是檔案安全體系的建設。安全體系建設是數字檔案館建設的重要內容，要防止館藏檔案中的涉密檔案信息發生安全隱患問題，應通過物理隔離的方法，避免各種設備和數據遭受破壞和竊取。

(三)不斷提高數字檔案館管理人員的綜合素養

由于傳統檔案館管理人員的主要職責就是收集和保存檔案，防止檔案的丟失，因此檔案管理人員面對數字檔案館建設中新增加的各類服務職能往往感到不適應，無法有效地發揮自身的作用。因此應重視檔案管理人員業務能力的培養，全面提升數字檔案館檔案管理人員的綜合素養。由于數字檔案館新增加的許多職能都沒有經驗可以借鑒，因此檔案管理人員不僅要具備檔案管理專業知識，同時還要努力掌握計算機技術和網絡信息技術相關知識。[5]此外，檔案管理人員還要不斷適應新形勢，探索利用新理論、新技術、新方法和新手段，不斷提高數字檔案館的信息化管理水平和服務水平，最大程度實現從檔案管理到經驗管理再到高科技管理的轉變，真正實現檔案信息資源服方式的轉變。

三、數字檔案館信息服務模式的創新

基于大數據時代數字檔案館信息服務模式的不斷創新，能夠為用戶提供更加先進的知識服務和創造性成果，推動全新信息服務模式的出現。數字檔案館功能的實現需要依靠網絡環境，存在于相對開放的空間內。當前主要的信息服務模式為集成服務模式、個性化服務、小眾化服務和知識服務模式。例如：在實際應用中，用戶占據數字化信息利用的主體地位，強調個性化的獨特需求。要保障公眾對社會事務的知情權，利用數字檔案館推動政府工作的公開透明，讓檔案館內部數據信息流動起來，建成新時代環境下的智慧城市。綜上所述，現代社會數據信息的更新速度不斷加快，數字檔案館建設也在不斷推進。要最大程度地實現數字檔案館對于信息服務的積極推動作用，首先要轉變觀念，提高全社會的重視程度。數字檔案館建設目前仍然處于探索階段，沒有積累成熟的經驗可以借鑒，需要不斷完善人才培養、技術和政策支持等多方面條件，以適應新時代的新要求，促進國家數字檔案管理體系的健康穩定發展。

參考文獻：

[1]張云，張翠翠.建設數字檔案館對檔案管理體制的影響及策略[J].黑龍江檔案，2016(2)

[2]孫鵬.淺談數字檔案館建設對檔案管理體制的影響及對策[J].卷宗，2017(21)

[3]路江麗.數字檔案館建設對檔案管理體制的影響分析[J].卷宗，2017，7(1)

[4]劉熙橋.高校數字化檔案館建設中存在的問題及改進策略探析[J].中國管理信息化，2017(18)：163-164

[5]劉玲玲.數字檔案館建設對檔案信息服務的影響及對策[J].卷宗，2016(4)

作者:郝慧赟