石油企業檔案信息化分析

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近幾年，相關部門積極推動檔案信息化工作，力求與時代發展保持一致。隨著工作經驗的不斷積累，電子檔案是當前企業檔案工作發展的必然方向，也是提高工作效能的一種重要途徑。檔案管理信息化是在工作過程中，通過軟件程序編輯與數據處理技術，重構電腦作業程序，以支持與執行檔案管理作業。目前，石油企業已經投入運行各類信息管理體系，承擔著企業的職能和工作任務，充分凸顯了檔案信息化的成效。

一、石油企業檔案信息化管理的重要性

1.節約大量勞動力和資源，提升生產力

檔案部門的人力資源成本較高，大量手工作業導致工作效率低下。信息化檔案管理手段實現了檔案管理的自動、實時和網絡三位一體化。資料一次輸入即可重復使用，在檔案部門中實現了資料的共用。錄入資料后，能夠很容易將有關文件，如出入憑證、各類表格、文件的目錄、封面等信息進行輸出，利用電腦可以快速處理檔案中的報表。檔案管理員擺脫了煩瑣的人工操作，不再僅僅是文件的保管者，而是能夠更好地完成文件的搜集與歸類工作，從而大大提升了工作效能。

2.更易于查詢

在傳統檔案的歸檔管理工作中，備份資料往往專門歸檔保存，采用以往的查詢方法，由檔案管理員從目錄中找到需要的資料，再依據這些資料到檔案倉庫中進行查詢，浪費時間和精力。隨著檔案管理信息化發展和信息系統的建立，原有的檢索方式變成了實時查詢，這些資料大部分時間保存在計算機中，信息可以共享，檔案管理員可以在多種查詢模式，如模糊查詢、組合查詢、分類查詢等，進行最優選擇，快速在數據庫中查找所需的資料。另外，所需保存的空間也會大幅度縮減，各種檔案變動記錄也變得更加容易追溯，大大提高了工作效率。

3.為企業所有部門提供高效服務

傳統的檔案管理需要工作人員一邊收集信息，一邊進行分析、記錄、統計工作，整個工作過程復雜煩瑣，需要巨大的人力和很多時間。而且，如果不小心犯了錯誤，復雜的工作就得重新來過，耗費的時間和精力就會加倍。實現檔案管理信息化，為石油企業職工提供了一種方便、快捷、高效的檔案資料查詢方式。檔案管理信息化能夠極大縮減信息分析與處理的時間，非常便于以后查找，無需對復雜的紙質資料進行整理、管理和檢索。同時，電子化和信息化的檔案數據，有利于職工進行檔案二次開發與使用，石油企業的工作效能和行業競爭能力得到全面提升，使檔案管理部門的職能從簡單的文件保存轉變為石油公司的信息庫。

二、石油企業目前檔案管理工作中常見的問題

1.石油企業的檔案管理信息化意識薄弱

石油企業檔案管理信息化建設是一個龐大繁雜而又耗費資金的綜合性工程，其管理需要數量眾多、掌握相關技術知識的檔案管理人員進行技術支撐。一些石油企業會誤以為，檔案并不能為公司帶來直接的經濟利益，所以只在改裝設備設施、項目施工和產品營銷等方面加大投資。但是，檔案信息化管理作為石油企業發展服務的一項重要工作，企業沒有對其進行全面的管理與建設，其所需要的儀器裝備不齊全，導致資料整理與存檔工作也比較散亂。與此同時，許多石油企業都缺乏現代化的經營管理觀念，公司對檔案管理工作人員的專業訓練不夠重視。檔案管理工作人員由于缺乏工作經驗和良好的工作習慣，使得他們的工作能力和服務水準都很難滿足新時代檔案信息化發展的需求，這也是限制國有企業檔案管理信息化建設的重要原因。

2.檔案管理信息化建設長期計劃不足

目前，我國大部分的石油企業都處于工業化階段，還沒有形成一套完整的、現代化的管理體系。在推動石油企業檔案管理信息化工作中困難重重，一定程度上阻礙了我國石油企業檔案管理信息化建設。

3.石油企業檔案管理工作存在的安全問題

檔案管理信息化建設中，硬件設備設施建設是實現企業檔案管理工作現代化的基礎和前提。但很多石油企業中并沒有設置專門的資金支持檔案部門的信息化建設，導致檔案部門缺乏信息化管理的硬件設施。目前，電子資料和文檔數據的安全、網上使用電子資料的安全、電子文件媒介的安全是關于檔案信息系統安全的主要問題。在企業發展過程中，由于人工或儲存媒介的存在，會造成諸多問題，這對石油企業發展信息化和檔案管理信息化造成了很大的沖擊。為了使其正常運轉，石油企業的檔案信息系統由其主管部門管理人員直接或間接控制，但是在企業的運行中，相關管理人員難免會犯錯，所以出現系統安全性問題是不可避免的。

4.存在盲目進行檔案管理信息化建設情況

一些石油公司缺少專門從事信息化研究的專家團隊，特別是在一些中小型的公司，問題尤為嚴重。石油公司在推動企業的檔案管理信息化工作中，由于缺乏對石油公司特征、工藝流程、管理特點和個性化需求等方面的專業知識，完全生搬硬套。目前，部分石油公司在實施方案論證時，缺少對項目的系統性需求進行分析，而在執行中又缺少專門的研發和生產環節，導致現在的檔案管理信息系統無法適應公司發展的實際情況，缺少針對性和可操作性，無法實現其應有的作用。

三、石油企業信息管理工作中的思考

1.提高石油企業領導層的思想認識，推進檔案管理工作信息化建設

在信息化社會中，石油企業的檔案信息化管理工作是實現信息資源共享、科技創新的重要渠道。加速推進改革的步伐，全面利用檔案價值，實現檔案信息資源共享，是目前實現檔案信息資源整合的重要途徑。首先，石油企業領導在檔案信息化建設過程中，其自身信息化意識的高低，將直接影響到企業能否實現信息化建設的深入與推廣。為了推動我國石油企業的檔案管理信息化工作，石油公司領導必須將其理念轉化為實際工作，認識到未來石油公司檔案管理信息化工作的重要性，認識到其復雜和困難的境況，關注和支援信息化建設，要大力倡導、鼓勵、支持創新的思想和行為，適時在資金、設備、人才等方面加大投入，將檔案信息化工作列入公司的工作規劃和考評系統中。其次，各部門領導要加強對檔案工作的認識，特別是檔案工作的負責人，應充分掌握當前的檔案工作，認真籌劃，制訂計劃，并為檔案管理工作的開展提供人才、技術和經費支持，引導和規范檔案工作，協助處理工作中遇到的困境和難題，真正做到“一把手”工作。

2.保證檔案信息的安全與完整

在石油公司發展中，信息安全管理是檔案管理信息化的重要組成部分。檔案資料的安全性主要是指文件系統的軟件和硬件本身的安全性，如光盤、軟件系統的安全性，包含了檔案資料流轉的安全，也就是非授權人員，是無法了解和獲取文件信息的。第一，從機房管理、軟件管理、運行管理、監控管理等幾個角度進行安全管理，確保電腦的實際安全性。利用技術方法來解決硬件方面的問題，在選擇和設計檔案管理體系時，應從安全角度出發，將其視為一個主要的衡量標準。第二，對大型石油公司的檔案信息進行管理，采用封閉的、只限內部員工工作的網絡系統，為了確保網絡的基本安全性，必須在建立的時候對其進行實體封閉。另外，電腦數據信息的安全性保證還可以采用數據庫密碼、用戶分類、數據備份等方式方法。第三，結合我國石油公司的實際情況，建設一種基于操作層次的安全防范措施。在石油公司生產經營中，由于其物流和信息流具有重要性、完整性、保密性，失去這些特性會產生潛在的損害。在此基礎上，依據安全要求和層次等級來確定信息系統的運作狀況，看其是否在可控的安全范圍內，防止沒有權限人員實施違反規則的行為。

3.檔案管理信息化的網絡建設

石油企業的傳統檔案管理體系要在實現其數字化、信息化的基礎上，構建一個信息資源共享與使用的網上平臺，也要構建一個與之相匹配使用模型，實現其從傳統體系向現代信息化轉型，提高其檔案的使用價值。同時，石油企業也可以利用網絡資源，構建一個企業的電子檔案資源庫。目前，我國石油企業的檔案管理體系還沒有形成一個統一的信息化、網絡化和平臺共享化的模型。它的共享與服務功能不強，不能滿足石油企業對檔案的現代化要求。在石油企業中，要構建一個網上共用的電子文檔平臺，并為其提供一個統一的管理與分享模型，進一步降低石油企業電子文檔的重復建設，構建一套有效的檔案管理體系。

4.加強檔案工人員職業素養，提高工作質量

精通管理專業知識、較高的職業素養、正確的政治素質和精益求精的敬業精神是石油公司負責檔案管理工作人員的必備條件。在現代信息技術日新月異的今天，檔案負責人員的工作已經從傳統的勞動型向技術型轉變，這就需要其具備較高的職業素養，能夠準確掌握檔案專業知識，并且能夠滿足石油公司的需要，為其提供海量的資料信息。各石油公司要加強對檔案管理人才的培養，采用各種方式和手段，目標是要加強對檔案人員在信息系統中的認知與技能培訓，使檔案人員全面、系統地掌握現代科學的檔案管理技能，從而培養出高質量的檔案信息管理團隊。

5.提高信息系統的基本建設

現代科技是當前技術革新的重要組成部分。電腦具有快速、準確、存儲和分析的功能，在文件管理方面，可以利用電腦完成文件的起草、發送、接收、查找、借閱和歸還，以及識別過期文檔，并對應當予以銷毀的文件進行匯總、歸類、利用和管理。在檔案管理方面，可以在電腦上進行檔案的收集、整理、編制檢索工具、檔案介紹等操作。此外，電腦還可以應用在倉庫的日常工作中，如大型索引的編制、編制和研究檔案、檔案的統計等方面。為此，必須配置完善的計算機和數據庫網絡，以增強各類檔案館、檔案室計算機與互聯網技術的運用，逐步推進企業的檔案管理信息化建設。同時，要建立健全局域網，實現所有工作的聯網，并強化對檔案的使用。

6.增強檔案信息化建設

首先，建立電子文檔。檔案資料數字化，是指以紙質文件的或機讀型的檔案為主體，利用電腦收集、篩選不同層級的資料，將其轉換為二次存檔資料，以計算機應用的方式，方便用戶使用。目前，檔案系統缺少信息管理的能力，缺少普遍性，有些系統只能管理檔案資料，有些管理軟件只能用來進行文件資料的處理，而無法真正做到文件集成。因為沒有互聯，無法通過計算機進行信息的處理，無法快速發布信息編輯的結果，限制了電子文檔系統的建設。因此，要把辦公自動化和檔案管理結合起來，要強化電子文檔的存檔工作，利用計算機和掃描儀對紙質文件進行數字化處理，并構建完整的數據庫，方便員工查閱和使用。其次，建立檔案目錄資料庫。當前，國內的文件管理信息化和網上的構建方式各自獨立，水平參差不齊，標準性、開發性、服務性、共享性都不高，與檔案資源信息的共享需求相矛盾。為了滿足其共享需求，建立健全檔案目錄資料庫，建立規范化的資料管理體系，做好資料錄入與儲存工作。

四、石油公司檔案信息化的發展前景

1.設立顧問制度

在今后的石油公司檔案管理中，由于信息化的發展，將會使檔案工作變得更為繁雜和多樣化，檔案管理系統也將會增加更多的功能。因此，石油公司設立專家顧問制度，提出和解決這些問題是今后檔案管理的一種潮流。專家顧問通過對遇到的問題進行分析，尋找適合的管理系統，創新經營方式，以提升經營效能，減少經營費用。

2.實施檔案資源共享

在石油公司的檔案工作中，方便地獲取其檔案信息進行資源共享是當前國際上普遍存在的趨勢。在確保所需資源安全準確的前提下，防范信息外泄，是當前石油企業檔案資源共享的一大難題，相信在系統的改進下，檔案管理信息化工作一定能夠在安全程度上達到資源共享的目標。3.改革服務模式石油企業的服務內容之一是檔案信息管理工作，在今后的檔案管理工作中，深度挖掘將是檔案工作改革的一個重要發展趨勢。在此基礎上，石油企業檔案管理工作的重點方向將轉變成怎樣對企業各項經營數據進行全面總結，怎樣使企業的戰略發展與企業目標相結合，怎樣實現企業的良性發展等。在石油企業生產經營中，檔案工作是一項重要的基礎工作，只有持續進行信息化建設，才能為行業和整個社會帶來更多、更具意義的檔案信息。

五、總結

總之，石油企業檔案管理的信息化工作絕非一朝一夕的，必須加強各個部門的協作，這就要求公司管理層從思想、戰略、管理、技術等多方面進行全面計劃和管理。石油企業要充分利用自己的資金和技術優勢，加速檔案管理信息化進程，提升效率，為企業的長遠發展提供可靠的數據支持。

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作者:張苗苗 單位:延長油田股份有限公司靖邊采油廠