事業單位檔案管理信息化建設研討

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在事業單位中，檔案管理是一項較為煩瑣的工作，以往需要投入大量人力和物力才能完成檔案信息的搜集、整理等，不僅耗費時間，還會影響工作效率。現在依靠信息技術的支持，檔案管理信息化建設工作正逐步在事業單位中開展，有效改善事業單位檔案管理工作中的不足之處。

一、事業單位檔案管理信息化建設的重要性

事業單位指的是國家為了社會公益目的，由國家機關或者其他組織舉辦的，負責教育、文化、科技等活動的一種社會服務組織。由此看來，事業單位的工作范圍比較廣泛，因此檔案管理工作相對繁重。在信息技術飛速發展的背景下，作為服務于社會的公益組織，推動檔案管理信息化建設已然成為一種趨勢。而且信息技術具有傳播消息速度快、傳播量大等優勢，將其與事業單位檔案管理工作相結合，可以帶來很多益處。

1.有利于提高檔案管理人員綜合素養

在過去的事業單位中，開展檔案管理工作時，通常是憑借老員工的工作經驗，不僅缺乏科學、規范的管理依據，還容易出現很多失誤，不利于保質保量完成檔案管理工作任務。隨著信息技術的飛速發展，為事業單位檔案管理信息化建設工作提供了方便，同時也對檔案管理人員的綜合素養提出更高要求。如果檔案管理人員繼續運用傳統的管理方式開展工作，必然會影響整體工作進度，所以，在事業單位檔案管理信息化建設視角下，能有效提高員工的綜合素養水平。首先，檔案管理人員應該熟練掌握檔案資料的收集、整理、分類、歸檔等工作流程，過去需要花費很多時間進行人工整理，完成檔案管理信息化建設之后，檔案管理人員可以在電腦上完成對檔案信息的篩選、整合等任務，整體縮短檔案管理工作時間。隨著時間推移，檔案管理人員對信息技術的應用會更加熟練，這樣信息技術就能成為其工作的輔助工具，對提高工作效率和質量也有積極意義。其次，在事業單位引進信息技術之后，無形中會給檔案管理人員的思想和心理帶來一定挑戰，有助于激發員工的自我提升意識，從而主動學習關于信息技術的各種技能，改進工作中的不足之處，一旦員工的自我提升意識有所增強，還會帶動創新能力、理解能力等提高，使員工的綜合素養水平不斷進步。

2.有利于提高服務工作質量

在事業單位傳統的檔案管理工作中，紙質材料比較多，隨著時間流逝，紙質材料容易出現損壞、丟失等問題，需要檔案管理人員定期進行維護等工作，工作量龐大，維護成本也比較高。重要的是會在不同程度上影響工作進展，事業單位作為一種社會公益性組織，應該為群眾做好服務工作，如果檔案管理工作流程存在問題，很有可能會影響服務工作地的正常開展。實踐表明，在事業單位檔案管理工作中引入信息技術，可以讓檔案管理工作變得不再復雜，也不需要投入大量成本對檔案資料進行保護，這樣，事業單位就能有更多精力為人民群眾做好服務工作。因為借助信息技術，可以將紙質檔案資料轉變為電子文檔，管理人員只需在電腦上建立電子網絡平臺，把檔案內容錄入即可，既方便存儲，還便于查找、管理，不用擔憂資料損壞的問題。如果群眾有需要，檔案管理人員只要在網頁上輸入關鍵詞進行檢索，就能及時找到想要的資料內容，大大提升了辦公效率。比如，當某個書法愛好組織想要舉辦書法比賽活動時，有時會向當地的文化事業單位尋求幫助，以獲得合理、完善的活動組織方法，檔案管理人員就可以借助信息技術及時調取當地往年的文化活動資料，給他們提供一些可行性建議，有效增強民眾對事業單位服務工作的滿意度。

3.有利于構建完善的檔案資料共享體系

為更好地服務人民群眾，促進和諧社會建設，承擔不同工作職責的事業單位之間應該積極構建信息共享體系，保障各種社會性工作穩步開展。但是，如果是紙質檔案資料，資料共享體系是很難建立起來的，因為來回傳遞紙質材料比較麻煩，會在很大程度上影響工作進度，不利于各個單位之間進行及時溝通交流。信息化時代背景下，為事業單位推動檔案管理信息化建設提供了方便，依靠信息技術可以將檔案資料轉為電子文檔，假如需要和其他單位之間進行合作交流，只需要管理人員在電腦上完成資料輸送即可，不僅減去很多不必要的步驟，還方便不同單位之間構建牢固的資料共享橋梁，進而讓群眾的日常問題可以快速得到處理。

二、事業單位檔案管理信息化建設現狀

隨著信息技術飛速發展，其應用優勢逐漸得到廣泛認可，現在信息技術已經逐步滲透社會的方方面面。就事業單位而言，在服務群眾和構建和諧社會的層面上發揮重要作用，當前幾乎所有的事業單位已經完成檔案管理信息化建設，但是取得的工作成效卻參差不齊。有的事業單位能夠利用信息技術為群眾做好服務工作，也有不少事業單位無法充分激發信息技術的應用價值。造成這一現狀的原因有很多，經過總結發現其問題主要體現在以下幾個方面。

1.檔案管理信息化建設沒有得到足夠重視

雖然很多事業單位已經緊跟時代發展步伐，將信息技術引用到單位的日常工作中，但是并沒有對檔案管理信息化建設活動給予高度重視。一方面，是受思想觀念的影響，部分領導和管理人員的目光短淺，認為檔案管理信息化建設需要耗費大量資金，會給單位帶來不利影響，因此對檔案管理信息化建設工作持有一定偏見，進而影響事業單位檔案管理信息化建設進度，導致檔案管理工作仍然需要耗費大量人力和物力，如在對檔案資料進行整理時，需要很多工作人員對每個信息進行查閱、比對，不僅花費時間長，還容易出現失誤，從長遠角度來看，不利于檔案資料發揮更大實效；另一方面，有的領導沒有主動針對檔案管理信息化體系制定對應的管理機制，還是繼續沿用傳統的檔案管理機制，但是信息技術視角下，檔案資料信息劃分會更加細致，如果管理機制沒有及時更新，可能會影響不同部門之間的交接工作，最終影響檔案管理工作質量。

2.檔案管理信息化建設的法律法規體系不夠完善

檔案管理工作不僅對事業單位來說十分重要，也對整個社會發展具有關鍵作用，有很多檔案資料都需要加強管理和保護，對推動社會發展和進步有著良好的參考作用。據此，應該針對檔案管理信息化建設出臺相應的法律法規，以保證檔案管理工作的實效性和安全性。但調查結果顯示，許多事業單位并沒有圍繞檔案管理信息化體系制定合理的規章制度，對檔案管理人員缺少約束，部分檔案管理人員有時會不按照單位的管理制度開展檔案管理工作，影響檔案資料發揮實質作用。如果沒有提高對規章制度制定工作的重視，今后還容易出現檔案資料泄露、損壞等一系列問題，所以構建完善的法律法規體系迫在眉睫。

3.檔案管理人員綜合素養有待提升

檔案管理是事業單位重要的工作內容之一，而檔案管理人員在檔案管理工作中發揮著重要作用，因此提高其工作素養就能有效提高檔案管理工作實效。但現階段，很多事業單位的檔案管理人員的綜合素養水平參差不齊，特別是在事業單位完成檔案管理信息化建設的過程中，綜合素養較低的管理人員就容易出現能力不足、無法勝任工作的情況。首先，在應聘環節上沒有將信息技術應用能力作為篩選標準。雖然信息技術對應聘者來說并不陌生，但是不少人運用信息技術處理檔案管理工作的技能卻沒有完全掌握，所以在面對具體的工作任務時難免會出現失誤。其次，部分事業單位容易忽略對檔案管理人員定期開展培訓活動，導致檔案管理人員的工作理念、工作方法等相對陳舊，不能正確看待自己在檔案管理工作中應該發揮的作用，習慣憑借工作經驗來處理問題的情況時有發生，在很大程度上影響檔案管理信息化建設進度。最后，許多事業單位針對檔案管理人員制定的績效考核標準不夠合理，如對工作內容較多和工作相對輕閑的工作人員實施統一的考核標準，容易導致工作繁忙的工作人員心中有怨言，不利于在單位構建和諧的工作氛圍。

三、事業單位檔案管理信息化建設策略探究

研究表明，事業單位檔案管理信息化建設具有重要意義，但是在具體的工作中，還存在多方面現實問題，影響信息技術發揮應用價值。事業單位應該正視這一現狀，具體問題具體分析，積極尋找有效的檔案管理信息化建設策略，不斷提高工作效率，幫助人民群眾解決更多實際問題，對建立和諧社會、促進社會實現可持續性穩定發展目標有著良好效用。

1.加強對檔案管理信息化建設的關注

在事業單位中，領導對檔案管理信息化建設工作的認識會在很大程度上影響其建設成效。因此，作為事業單位領導，不能對其持有偏見，應該從全面發展的角度來看待檔案管理信息化建設工作，有利于有序不紊地推進檔案管理信息化建設工作，并發揮其真正效用。首先，事業單位領導應該加強對檔案管理信息化建設的資金投入力度，配備先進的信息設備，有助于更好更快地完善檔案管理信息化建設體系。比如，計算機、打印機、掃描儀等基礎設備應該及時備齊，方便檔案管理人員對檔案資料開展搜集、整理、打印、歸類等工作。其次，領導者應該主動創新檔案管理機制建設，以應對傳統檔案管理和信息化檔案管理之間的差異，比如：重新明確管理職責、管理要求、管理范圍等，讓每個檔案管理人員能夠清楚知道地自己的工作職責，當發生工作失誤時，也方便及時找到責任人，使檔案管理信息化模式的應用價值充分體現出來，促進檔案管理工作效率大幅提升。

2.積極推動規章制度的制定

信息化環境下，公眾接收各類信息的渠道趨于多元化，特別是在信息技術的幫助下，公眾可以實現隨時隨地接收信息的自由。但是如果沒有對個人信息加強保護，則容易出現信息泄露的問題，甚至對個人財產安全造成威脅。對事業單位來說亦是如此，檔案管理人員承擔著保護檔案資料的重任，除了要提高檔案管理人員的信息技術應用能力之外，事業單位還應該制定規章制度來約束其個人行為，避免有些管理人員利用工作便利竊取重要信息。據此，領導者可以根據單位實際情況以及檔案管理工作內容，制定管理制度，旨在提高管理人員的自我約束和互相監督意識，確保檔案信息能夠安全傳遞，將檔案資料泄露的可能性降到最低。

3.提高檔案管理人員的工作素養

由于檔案管理是事業單位重要的工作內容之一，所以，從單位領導到基層檔案管理人員都不能抱有懈怠之心，必須全力推進檔案管理信息化建設，以加強對檔案資料的保護，充分激發檔案資料的應用價值。一方面，事業單位在制定檔案管理人員招聘計劃時，應該把信息技術應用技能作為考核標準之一，從源頭上篩選一些優秀的檔案管理人才，既要有良好的專業素養，也要對新興信息技術有一定了解，讓應聘者能夠更好更快地適應工作崗位，為提高檔案管理工作效率發揮自身專業價值。另一方面，對檔案管理人員進行后續的培訓工作是必不可少的，因為時代在不斷向前發展，事業單位所處的工作環境也在發生改變，作為檔案管理人員應該保持與時俱進的工作理念，在工作崗位上發光發熱，特別是在檔案管理信息化建設已成為發展趨勢的情況下，事業單位應該就檔案管理人員的信息技術應用能力開展相應的培訓，及時更新檔案管理人員的信息技術知識體系，提高其應用信息技術的熟練度，使其在具體的檔案管理工作中能從容應對各種突發狀況。此外，建立科學、公正的績效考核制度也十分重要，不能運用形式單一的考核手段，應該根據檔案管理人員的工作任務、專業水平、信息技術應用能力等實施獎懲制度，減少不公平現象，把員工的工作積極性充分調動起來，促使檔案管理信息化建設取得新進展。

四、結語

綜上所述，在事業單位推進檔案管理信息化建設，有利于提高檔案管理人員的工作素養，提高他們的自主學習意識，還可以提高為民服務的工作實效。鑒于檔案管理信息化建設能夠發揮很多積極的效用，事業單位應該就當前存在的員工工作素養有待提高、對信息化建設缺乏重視、相關制度體系欠缺等問題作出應對，為更好更快地落實檔案管理信息化建設保駕護航。實踐表明，事業單位可以通過實施加強對檔案管理信息化建設的關注、完善規章制度建設體系、提高檔案管理人員綜合素養等舉措，為檔案管理信息化建設掃除障礙，切實提高檔案管理工作效率，推動社會經濟健康發展。

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作者:于波云 單位:煙臺市殘疾人事務綜合服務中心