企事業(yè)單位檔案管理探究

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目前我國處于現(xiàn)代化的信息社會，我國的事業(yè)單位為了不落后發(fā)展，自然需要將大數(shù)據(jù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)引進(jìn)檔案管理中，努力把事業(yè)單位中，檔案管理傳遞信息緩慢，問題描述不夠詳細(xì)確切的情況，將工作效率和工作質(zhì)量提高和保障起來。當(dāng)前的社會發(fā)展中，信息化已經(jīng)和我們的生活不可分割，所以事業(yè)單位從事檔案管理的工作人員和管理部門想要將檔案管理的質(zhì)量和效率保障起來，就必然要運(yùn)用到現(xiàn)代化的技術(shù)。

一、現(xiàn)代技術(shù)在公共機(jī)構(gòu)的檔案管理中應(yīng)用

（一）現(xiàn)代技術(shù)在檔案檢索和目錄中的應(yīng)用

在當(dāng)前信息化的現(xiàn)代社會中，許多從事檔案管理工作的人員在處理檔案和文件的方法已經(jīng)有了相當(dāng)大的改變，從傳統(tǒng)的手寫方式轉(zhuǎn)變成通過計(jì)算機(jī)將信息輸入和打印成冊。這說明我國對于事業(yè)單位檔案管理的操作模式和方法一直都在不斷探索，同時，許多專業(yè)的軟件開發(fā)人員也開始重視到這個方面，目前已經(jīng)有許多關(guān)于檔案管理的相關(guān)軟件在市場上慢慢被普及和推廣了，這類軟件主要是通過檔案的目錄和檔案類別做出系統(tǒng)地科學(xué)的分類，通過這種方法，可以讓我們只輸入關(guān)鍵詞就能檢索到需要的檔案內(nèi)容，這樣也能大大提高檔案管理的規(guī)范性。

（二）將現(xiàn)代技術(shù)輔助應(yīng)用于檔案管理

當(dāng)前我國事業(yè)單位的檔案都具有基數(shù)較大，分類復(fù)雜的特點(diǎn)，所以實(shí)現(xiàn)規(guī)范的檔案管理變得相當(dāng)困難。工作人員在檔案管理要進(jìn)行文件歸類和整理的時候，必須要有輔助工作的參與。在處理某些公共機(jī)構(gòu)的檔案時，需要將龐大的數(shù)據(jù)庫和資料信息進(jìn)一步處理，包括將檔案資料再次篩選，方便后續(xù)的工作處理。整個檔案管理的工作中，如果采用了現(xiàn)代化的技術(shù)處理數(shù)量龐大的檔案，那么這些數(shù)據(jù)和資料信息通過科學(xué)系統(tǒng)的整理之后，就能提高工作人員輔助業(yè)務(wù)的工作效率，減輕工作人員的工作負(fù)擔(dān)，而且對于一些檔案資料的借用和查閱需要有細(xì)致和確切的管理統(tǒng)計(jì)，這些都能對公共機(jī)構(gòu)的檔案管理工作帶來非常多的便利條件。

（三）現(xiàn)代化技術(shù)在檔案管理中的實(shí)際應(yīng)用

當(dāng)代的科學(xué)技術(shù)發(fā)展迅猛，經(jīng)濟(jì)發(fā)展日益增進(jìn)，所以，在工作人員進(jìn)行事業(yè)單位檔案庫房管理時，可以通過計(jì)算機(jī)信息技術(shù)的運(yùn)用，將該單位的實(shí)際情況結(jié)合公共機(jī)構(gòu)的檔案管理，把管理過程中必須用到的設(shè)備和計(jì)算機(jī)信息技術(shù)發(fā)揮最高效用，最終將檔案管理的安全性進(jìn)一步提高。

二、存在的問題

當(dāng)前的技術(shù)雖然得到迅速發(fā)展，但是現(xiàn)代化方式的信息檔案管理在實(shí)際運(yùn)用中還存在不少問題。首先，在檔案管理工作中，我國事業(yè)單位并沒有出具相關(guān)的制度規(guī)范，我國有各種事業(yè)單位，處理的數(shù)據(jù)量也十分龐大，在這個時代背景下。不同的事業(yè)單位對檔案管理都提出了不同的要求，從具體操作的分類標(biāo)準(zhǔn)、檔案分類所用的格式、存放年限的存儲等都有不同。這樣導(dǎo)致我國事業(yè)單位的檔案管理不能通過某一種制度規(guī)范進(jìn)行操作。其次，處理檔案管理的工作人員專業(yè)性不強(qiáng)。在很多事業(yè)單位中，負(fù)責(zé)檔案管理的工作人員對于以往的歸類和管理方式都已經(jīng)固化了，短時間內(nèi)也不能擁有相應(yīng)的技術(shù)處理水平，這些對于開展事業(yè)單位現(xiàn)代化方式管理都造成了阻礙。最后，在開展現(xiàn)代化技術(shù)檔案管理時，事業(yè)單位沒有投入相應(yīng)的資金。許多事業(yè)單位為了能節(jié)約檔案管理的成本，所以不會配備太多管理檔案管理當(dāng)中需要的設(shè)備，而中國的技術(shù)發(fā)展又不斷提高了事業(yè)單位對于檔案管理的效率，兩者之間的矛盾導(dǎo)致了現(xiàn)代化管理的發(fā)展受到限制。

三、合理應(yīng)用事業(yè)單位檔案管理的現(xiàn)代化方式

要將事業(yè)單位的檔案管理水平有效提高，必須要將監(jiān)督管控措施實(shí)現(xiàn)科學(xué)系統(tǒng)化，將事業(yè)單位檔案管理的現(xiàn)代化方式落到實(shí)處，以達(dá)到信息化發(fā)展的建設(shè)目標(biāo)。

（一）轉(zhuǎn)變檔案管理理念。在當(dāng)前事業(yè)單位檔案管理的現(xiàn)代化方式中，還普遍存在著對于網(wǎng)絡(luò)化技術(shù)管理體系不夠重視的情況，這種現(xiàn)象需要有關(guān)部門采取更加有效的措施和機(jī)制去加速有關(guān)人員的思想轉(zhuǎn)變。在改變管理理念的時候，還要保障現(xiàn)代化的檔案管理方式在實(shí)際運(yùn)用中能夠落實(shí)，特別是在事業(yè)單位檔案管理當(dāng)中，將這種現(xiàn)代化的管理理念和當(dāng)今時代的發(fā)展結(jié)合起來，完善和增添新的管理模式和標(biāo)準(zhǔn)，把事業(yè)單位的檔案管理及分析問題做到標(biāo)準(zhǔn)化管理，保障現(xiàn)代化檔案管理能實(shí)行自動化操作，全面提高事業(yè)單位檔案管理的效率。

（二）檔案管理統(tǒng)一化。將事業(yè)單位的檔案管理借助現(xiàn)代化的模式構(gòu)建出一套可實(shí)行的規(guī)范化標(biāo)準(zhǔn)，還有需要將整個檔案管理流程通過現(xiàn)代化的方式做出技術(shù)方面的管理和分析，從而確定一套完備可規(guī)范操作的統(tǒng)一事業(yè)單位檔案管理標(biāo)準(zhǔn)流程，讓檔案管理的工作能得到相關(guān)約束，保證檔案信息的安全。進(jìn)行現(xiàn)代化事業(yè)單位檔案管理的過程中，對于發(fā)生的問題和異常情況需要做出記錄和分析，并進(jìn)行集中處理，要規(guī)避在檔案管理的過程中發(fā)生泄漏信息或者檔案管理事故。現(xiàn)代化的檔案管理工作中，必須要維護(hù)好相關(guān)的管理流程和標(biāo)準(zhǔn)，也要注重在檔案管理中實(shí)際的運(yùn)用成效，從實(shí)質(zhì)上將現(xiàn)代化的發(fā)展水平提高。結(jié)語事業(yè)單位在不停發(fā)展的過程中，將檔案管理機(jī)構(gòu)發(fā)展得更加完善和高效是必然的。在社會經(jīng)濟(jì)和科技水平日新月異的情況下，事業(yè)單位檔案管理工作也必須共同發(fā)展，為了能夠跟上時代的步伐，就一定要將在事業(yè)單位的檔案管理工作中運(yùn)用這些現(xiàn)代化的技術(shù)，提高事業(yè)單位檔案管理的發(fā)展水平，推動我國未來的現(xiàn)代化建設(shè)。

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作者:鄭太敏 單位:河北省福利彩票發(fā)行管理中心