信息化時代檔案管理創(chuàng)新

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在信息化時代背景下，機關(guān)單位每天都會產(chǎn)生大量數(shù)據(jù)信息，如何高效合理地利用這些數(shù)據(jù)，這就需要檔案部門做到高效檔案管理工作。在實施信息化建設(shè)背景下,文件與檔案管理受到了企業(yè)的一致重視。現(xiàn)階段，單位要做好檔案的管理，必須正視檔案管理中存在的各種問題，采用信息化的手段有效管理檔案，做到檔案管理的可持續(xù)發(fā)展。

一、信息化時代下檔案管理工作中存在的問題

(一)管理方法過時。目前，檔案管理工作依舊采用半傳統(tǒng)方法進行管理，檔案信息主要依靠紙質(zhì)文件記錄，但在這個數(shù)據(jù)快速增長的時代，需要處理的數(shù)據(jù)信息越來越多，主要依靠紙質(zhì)文件記錄檔案，很容易丟失或缺頁，檔案數(shù)據(jù)不完整，單位的長久發(fā)展會受到影響。同時，信息化手段管理也僅僅處于錄入信息，只進行了簡單的分類整理，不方便今后資料的查閱與調(diào)用，導(dǎo)致出現(xiàn)形式化、單一化的錄入數(shù)據(jù)方式。

（二）檔案管理不受重視。大多數(shù)人認為檔案管理只需將信息錄入，不需要整合，甚至某些企業(yè)的檔案管理員還擔任了公司里其他職位，不能一心做檔案管理工作。同時，多數(shù)企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)也認為檔案工作不重要，不能給公司帶來實際經(jīng)濟效益，沒有發(fā)展的必要。但檔案管理往往是公司進行工作中最重要的一環(huán)，缺了檔案管理工作就難以進行。如，若數(shù)據(jù)管理人員長期忽視他自己的工作，企業(yè)員工的資料可能會丟失，長期合作伙伴的資料也可能被泄露，企業(yè)今后發(fā)展需要某些數(shù)據(jù)進行工作時卻發(fā)現(xiàn)數(shù)據(jù)遺落，無法正常工作。長期下來，企業(yè)可能會進入衰敗期，甚至走向滅亡。

（三）檔案管理信息更新不及時。信息化時代背景下，企業(yè)需要將檔案管理置于重要地位。因為數(shù)據(jù)增長速度過快，檔案管理部門需要不斷更新工作技術(shù)以及升級設(shè)備。一旦檔案管理部門工作效率得不到提高，很容易影響整個公司工作進程，造成延誤各項工作進程的現(xiàn)狀[1]。多數(shù)公司都配備了信息化的檔案管理設(shè)備，但相應(yīng)管理人員專業(yè)知識缺乏，認知良莠不齊，不能很好地加以利用，造成了資源的浪費。信息更新不及時，設(shè)備利用率低，導(dǎo)致了工作效率低這一局面。

二、企業(yè)檔案管理工作的創(chuàng)新與發(fā)展

在信息化時代的要求下,企業(yè)必須解決檔案管理中存在的各種問題,最大程度上進行信息化管理，運用信息化的現(xiàn)代手段，科學高效地提高檔案管理部門工作效率。

（一）檔案管理制度的健全規(guī)范。制度不規(guī)范、條例不合理是企業(yè)檔案管理制度的現(xiàn)狀。隨著社會的進步、科技的發(fā)展，檔案管理不再只停留于紙面文件上，而需要錄入大量數(shù)據(jù)到企業(yè)的資料檔案庫中。要想提高檔案管理效率，首先就需要制定規(guī)范合理的檔案管理制度，積極引進信息化管理技術(shù)，從根本上解決問題。企業(yè)應(yīng)對原檔案管理制度進行改進，探討其中存在的不足，同時進行改革，用先進的管理方式進行管理，企業(yè)得到良好發(fā)展[2]。如，將已有的檔案目錄數(shù)字化，將紙質(zhì)文件錄入數(shù)字檔案資料庫中，建成可供單位員工查閱的內(nèi)部檢索平臺。

（二）提高管理人員信息化設(shè)備的操作水準。多數(shù)檔案管理人員不具備專業(yè)的技能，不能高效合理地管理運用，往往工作效率都很低下。因此，單位應(yīng)加強對管理人員素質(zhì)的培訓，定期組織員工培訓，使管理人員熟練運用高科技設(shè)備，掌握信息化技術(shù)，正確運用各種技術(shù)錄入、整理、檢索資料，改變他們的觀念，鼓勵其接受新知識；同時，也可引進高素質(zhì)人才，資料數(shù)據(jù)能夠被高效地整理、錄入、分類、查閱，加快其他部門查閱速度與工作進度，使用者能夠更為簡便的查閱檔案，這增強公司核心競爭力。如，引進人才時，要結(jié)合企業(yè)實際發(fā)展，要求人才具有專業(yè)技能；與此同時，也要給予人才相應(yīng)的獎勵，吸引更多優(yōu)秀專業(yè)的人員前往公司。當企業(yè)給予更多時，企業(yè)員工的工作積極性被充分調(diào)動，除為公司干力所能及的事情外，專業(yè)人員還會將事情做得更好，為企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展貢獻出一份力量。最終，利用組織培訓機會，加強員工對單位的歸屬感，使員工理解其原來不懂的方面，培養(yǎng)出一批綜合性檔案管理人才。

（三）合理利用及更新信息化設(shè)備。當前多數(shù)企業(yè)的信息化設(shè)備基本齊全，但現(xiàn)代化管理技術(shù)數(shù)據(jù)龐大，由于數(shù)據(jù)信息處于爆炸式增長的狀態(tài)中，企業(yè)要想進一步提高自身的檔案管理水準,就必須及時對設(shè)備進行合理利用及更新，根據(jù)企業(yè)情況選擇最適合的管理設(shè)備，并對系統(tǒng)進行合理利用和及時更新，資料的存儲與管理得到保證，確保工作不會因設(shè)備問題而受到影響。如，當需要某些設(shè)備錄入、整理、檢索內(nèi)容時，企業(yè)應(yīng)購買其設(shè)備來支持工作。

（四）改變企業(yè)人員對數(shù)據(jù)管理的看法。數(shù)據(jù)錄入是一份十分重要的工作，它關(guān)系著企業(yè)今后的發(fā)展壯大。我們應(yīng)當改變目前同事對其的想法，讓大家知道這不僅僅只是一份簡單的、重復(fù)性的工作。通過召開會議、開員工聚會等方法讓其他部門接觸到檔案管理部門并了解到其重要性。企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)重視檔案管理工作，檔案管理人員也開始重視其工作，其他部門與檔案管理部門良好合作，企業(yè)工作效率提高，進入可持續(xù)發(fā)展狀態(tài)。結(jié)束語總而言之，企業(yè)的檔案管理工作是企業(yè)管理中的一項重要內(nèi)容,它影響著企業(yè)的整體工作進度與企業(yè)的整體發(fā)展。發(fā)現(xiàn)并解決當前檔案管理制度中的不足，健全檔案管理制度規(guī)范、提高管理人員信息化設(shè)備操作水準、合理更新信息化設(shè)備、充分使用信息化管理設(shè)備都是使檔案管理進行創(chuàng)新工作的必要步驟，檔案管理才能高效有效地發(fā)展，全面提高檔案管理工作的質(zhì)量及效率。

[1]楊彥杰.淺析信息時代下檔案管理工作的創(chuàng)新[J].辦公室業(yè)務(wù),2016(18):126-126.

[2]任思忞.信息化時代下檔案管理創(chuàng)新及發(fā)展探討[J].人力資源管理,2017(7):332-333.

【作者簡介】呂振，山東省濟寧市房產(chǎn)交易中心。