信息化時代檔案管理創新

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在信息化時代背景下，機關單位每天都會產生大量數據信息，如何高效合理地利用這些數據，這就需要檔案部門做到高效檔案管理工作。在實施信息化建設背景下,文件與檔案管理受到了企業的一致重視。現階段，單位要做好檔案的管理，必須正視檔案管理中存在的各種問題，采用信息化的手段有效管理檔案，做到檔案管理的可持續發展。

一、信息化時代下檔案管理工作中存在的問題

(一)管理方法過時。目前，檔案管理工作依舊采用半傳統方法進行管理，檔案信息主要依靠紙質文件記錄，但在這個數據快速增長的時代，需要處理的數據信息越來越多，主要依靠紙質文件記錄檔案，很容易丟失或缺頁，檔案數據不完整，單位的長久發展會受到影響。同時，信息化手段管理也僅僅處于錄入信息，只進行了簡單的分類整理，不方便今后資料的查閱與調用，導致出現形式化、單一化的錄入數據方式。

（二）檔案管理不受重視。大多數人認為檔案管理只需將信息錄入，不需要整合，甚至某些企業的檔案管理員還擔任了公司里其他職位，不能一心做檔案管理工作。同時，多數企業領導也認為檔案工作不重要，不能給公司帶來實際經濟效益，沒有發展的必要。但檔案管理往往是公司進行工作中最重要的一環，缺了檔案管理工作就難以進行。如，若數據管理人員長期忽視他自己的工作，企業員工的資料可能會丟失，長期合作伙伴的資料也可能被泄露，企業今后發展需要某些數據進行工作時卻發現數據遺落，無法正常工作。長期下來，企業可能會進入衰敗期，甚至走向滅亡。

（三）檔案管理信息更新不及時。信息化時代背景下，企業需要將檔案管理置于重要地位。因為數據增長速度過快，檔案管理部門需要不斷更新工作技術以及升級設備。一旦檔案管理部門工作效率得不到提高，很容易影響整個公司工作進程，造成延誤各項工作進程的現狀[1]。多數公司都配備了信息化的檔案管理設備，但相應管理人員專業知識缺乏，認知良莠不齊，不能很好地加以利用，造成了資源的浪費。信息更新不及時，設備利用率低，導致了工作效率低這一局面。

二、企業檔案管理工作的創新與發展

在信息化時代的要求下,企業必須解決檔案管理中存在的各種問題,最大程度上進行信息化管理，運用信息化的現代手段，科學高效地提高檔案管理部門工作效率。

（一）檔案管理制度的健全規范。制度不規范、條例不合理是企業檔案管理制度的現狀。隨著社會的進步、科技的發展，檔案管理不再只停留于紙面文件上，而需要錄入大量數據到企業的資料檔案庫中。要想提高檔案管理效率，首先就需要制定規范合理的檔案管理制度，積極引進信息化管理技術，從根本上解決問題。企業應對原檔案管理制度進行改進，探討其中存在的不足，同時進行改革，用先進的管理方式進行管理，企業得到良好發展[2]。如，將已有的檔案目錄數字化，將紙質文件錄入數字檔案資料庫中，建成可供單位員工查閱的內部檢索平臺。

（二）提高管理人員信息化設備的操作水準。多數檔案管理人員不具備專業的技能，不能高效合理地管理運用，往往工作效率都很低下。因此，單位應加強對管理人員素質的培訓，定期組織員工培訓，使管理人員熟練運用高科技設備，掌握信息化技術，正確運用各種技術錄入、整理、檢索資料，改變他們的觀念，鼓勵其接受新知識；同時，也可引進高素質人才，資料數據能夠被高效地整理、錄入、分類、查閱，加快其他部門查閱速度與工作進度，使用者能夠更為簡便的查閱檔案，這增強公司核心競爭力。如，引進人才時，要結合企業實際發展，要求人才具有專業技能；與此同時，也要給予人才相應的獎勵，吸引更多優秀專業的人員前往公司。當企業給予更多時，企業員工的工作積極性被充分調動，除為公司干力所能及的事情外，專業人員還會將事情做得更好，為企業的可持續發展貢獻出一份力量。最終，利用組織培訓機會，加強員工對單位的歸屬感，使員工理解其原來不懂的方面，培養出一批綜合性檔案管理人才。

（三）合理利用及更新信息化設備。當前多數企業的信息化設備基本齊全，但現代化管理技術數據龐大，由于數據信息處于爆炸式增長的狀態中，企業要想進一步提高自身的檔案管理水準,就必須及時對設備進行合理利用及更新，根據企業情況選擇最適合的管理設備，并對系統進行合理利用和及時更新，資料的存儲與管理得到保證，確保工作不會因設備問題而受到影響。如，當需要某些設備錄入、整理、檢索內容時，企業應購買其設備來支持工作。

（四）改變企業人員對數據管理的看法。數據錄入是一份十分重要的工作，它關系著企業今后的發展壯大。我們應當改變目前同事對其的想法，讓大家知道這不僅僅只是一份簡單的、重復性的工作。通過召開會議、開員工聚會等方法讓其他部門接觸到檔案管理部門并了解到其重要性。企業領導重視檔案管理工作，檔案管理人員也開始重視其工作，其他部門與檔案管理部門良好合作，企業工作效率提高，進入可持續發展狀態。結束語總而言之，企業的檔案管理工作是企業管理中的一項重要內容,它影響著企業的整體工作進度與企業的整體發展。發現并解決當前檔案管理制度中的不足，健全檔案管理制度規范、提高管理人員信息化設備操作水準、合理更新信息化設備、充分使用信息化管理設備都是使檔案管理進行創新工作的必要步驟，檔案管理才能高效有效地發展，全面提高檔案管理工作的質量及效率。

[1]楊彥杰.淺析信息時代下檔案管理工作的創新[J].辦公室業務,2016(18):126-126.

[2]任思忞.信息化時代下檔案管理創新及發展探討[J].人力資源管理,2017(7):332-333.

【作者簡介】呂振，山東省濟寧市房產交易中心。