信息化條件下檔案管理探討

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隨著信息化時代的到來，以計算機、互聯網、云存儲、云計算等為代表的現代化信息技術，廣泛應用于人類生活的各個領域，改變著人類傳統的信息處理方式，也深刻影響著人類的生活、工作，乃至思想、思維和觀念。在這種時代背景下，檔案工作的各個方面自然也受到影響。

一、信息化條件下的檔案工作

在信息化條件下，檔案管理工作從整體到局部、從內容到形式、從軟件到硬件等等，各個方面都需要做出相應的變化。例如，信息化改變了信息收集、整理、存儲的方式，以前的檔案都是紙質形式，檔案的收集工作主要是將這些紙質的文件進行梳理、歸納、保存，以供有關部門或人員查閱，在信息化條件下，不僅包括紙質形式的檔案，還包括大量數字化形式的檔案，并且，為了實現檔案工作的信息化，還需要將紙質形式的檔案，轉變為數字形式，這使得檔案從收集到存儲的整個過程都發生了變化。不難發現，以往檔案工作的思維和方式，已經難以完全適應信息化形式下的檔案工作。可以說，信息化時代的到來，對檔案工作來說，既是機遇，也是挑戰。一方面，信息化手段的應用，給檔案工作帶來了很多便捷，在很大程度上簡化了檔案工作的流程；另一方面，信息化的應用，也給檔案工作提出了新要求，需要檔案工作人員革新觀念、創新技術，以更好地做好檔案管理與服務工作。

二、信息化條件下檔案管理與服務創新的策略

（一）革新檔案管理與服務觀念

觀念是行動的先導。在信息化條件下，無論從事檔案管理工作還是檔案服務工作，都應該結合信息化這一時代背景，重新審視工作的內容、方式等各個方面，除舊立新，改變傳統觀念。在檔案管理方面，要改變對“檔案”的認識，在檔案的收集、整理、存儲等方面，需要革新工作思路，認識到如今的檔案管理工作正在逐漸向無紙化辦公轉變。以往的檔案絕大部分都是紙質形式，現在的檔案則越來越多是電子形式，除了文字內容的檔案，圖片、視頻等形式的檔案也越來越多。如今，檔案從收集到梳理到歸類到存儲，大多都需要通過計算機、互聯網來操作，可以說，檔案管理方式已經發生了顛覆性的變化。在檔案服務方面，觀念也需要改變。為相關工作人員、公眾提供檔案服務，是檔案工作的重要內容。但由于以往檔案收集、整理、查閱等方面存在較大難度，檔案服務的實效不明顯。在信息化時代，檔案的收集和查閱更加便捷，公眾對檔案的認識也發生了很大變化，檔案查詢需求普遍提高。在這種情況下，檔案工作人員應該積極轉變觀念，改變以往被動甚至惰性化的服務觀念，積極主動地做好檔案整理、分類、提供等工作，滿足人們的相關需求，提高檔案服務實效。

（二）創新檔案管理與服務技術

在信息化條件下，檔案管理與服務方面的技術，受到了最直接的影響和改變。信息和通訊技術的變革，使檔案信息的收集、整理和存儲都發生了根本性變化。在檔案管理方面，以往紙質化的檔案收集、存儲形式，將逐漸被信息化形式所代替，這就需要檔案管理部門積極更新檔案管理工作的軟、硬件設備，創新檔案管理技術，降低人力物力的消耗，提高檔案管理工作效率。在檔案服務方面，信息技術的應用，將使檔案服務工作效率大大提高，加之人們對檔案信息在認識和需求方面的改變，必然會對檔案服務提出更高的要求，需要創新檔案服務手段，滿足社會需求。例如，將大數據技術應用于檔案服務網絡系統中，通過收集和分析用戶查詢檔案的特點和偏好，改善服務系統，在檔案歸類、存檔等方面，依據用戶的偏好，做出相應修改，以便于用戶查詢、提取檔案信息，提高服務效果。

（三）健全檔案管理與服務隊伍

雖然，信息技術的應用深深改變了檔案工作的內容和形式，但無論是過去還是現在，以及可預見的未來，“人”始終是檔案工作中不可或缺的重要因素。因此，培養適應信息化時代的工作人員，建立健全檔案工作隊伍，是創新檔案管理與服務工作中不可忽視的重要內容。例如，完善原有檔案工作人員的職業培訓制度，使他們充分認識信息化條件下，檔案工作面臨的變化，提高他們的信息技術素養，以適應現代化的檔案管理和服務工作；健全檔案工作隊伍，配備具有較高信息技術水平的工作人員，為檔案工作中軟、硬件設備的更新，以及網絡環境下檔案信息安全等工作，提供必要的人才支持。

三、信息化條件下檔案工作應注意的問題

技術革新迅速且廣泛，是現代社會的突出特點之一。在這種形勢下，任何行業和工作都不可能再像以往那樣幾年甚至幾十年平靜無波、毫無變化，一項小小的技術革新，就可能在極短的時間內改變一種工作的內容和形勢。對檔案管理和服務工作來說，需要注意以下問題，才能更好地應對這種迅速變化的新形勢，積極創新，提高工作實效。首先，應做到與時俱進。如今，技術是檔案管理和服務工作中起重要作用的因素之一，因此，關注技術領域的發展和變化，做到與時俱進，積極跟隨技術發展潮流，判斷技術發展動向，才能保證檔案管理和服務工作不斷突破、創新。其次，應做到以人為本。無論是從檔案收集、管理等工作的角度看，還是從用戶的角度看，“人”都是檔案工作中的重要主體，因此，檔案管理和服務的創新，要始終做到以人為本，任何創新都應該以“人”的基本情況和需求為著眼點，如此，才能保證檔案管理和服務切實有效。總之，在新形勢下，檔案管理和服務創新，應該充分把握信息化時代的特點，了解信息化時代給檔案工作帶來的機遇和挑戰，積極轉變工作理念、創新工作方式，如此，才能有效應對時代變化，推動檔案管理和服務工作健康、有效進行。

參考文獻：

[1]丁春華.信息化條件下如何提高檔案管理水平[J].辦公室業務,2016(03):50.

【作者簡介】李瓊，單位：中共文水縣紀律檢查委員會文水縣監察委員會。