事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新探究

序論：好文章的創(chuàng)作是一個(gè)不斷探索和完善的過程，我們?yōu)槟扑]一篇事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新探究范例，希望它們能助您一臂之力，提升您的閱讀品質(zhì)，帶來更深刻的閱讀感受。

為適應(yīng)社會(huì)發(fā)展需求，事業(yè)單位需要不斷優(yōu)化檔案管理方式與方法。也正因?yàn)槿绱耍聵I(yè)單位在轉(zhuǎn)型期間，需要考慮和應(yīng)對(duì)如何強(qiáng)化事業(yè)單位的檔案管理工作，如何加大事業(yè)單位檔案管理的信息化、規(guī)范化、科學(xué)化發(fā)展等。

一、事業(yè)單位檔案管理現(xiàn)狀

（一）單位重視程度低，軟硬件配置落后

《檔案管理辦法》和《檔案法》的出臺(tái)為事業(yè)單位的檔案管理工作提供了規(guī)范及運(yùn)作標(biāo)準(zhǔn)。但是在實(shí)踐中，部分事業(yè)單位在經(jīng)濟(jì)效益最大化的認(rèn)知下，并沒有真正認(rèn)識(shí)到檔案管理的重要性，導(dǎo)致檔案管理工作并沒有被真正列入到事業(yè)單位的重要議事日程中。年中和年底考核期間檔案管理工作質(zhì)量與考核也缺乏關(guān)聯(lián)性，進(jìn)而使檔案管理工作人員工作積極性不高，管理措施執(zhí)行效果不明顯。由于資金投入不足及重視力度低，部分事業(yè)單位的檔案管理辦公條件差。比如集接待室、檔案室和辦公室與一體，缺乏檔案現(xiàn)代化保護(hù)措施，檔案柜及檔案管理并不整齊統(tǒng)一，日常檔案的擺放與管理的規(guī)范性和標(biāo)準(zhǔn)性缺乏。以環(huán)境衛(wèi)生處的檔案管理為例，部分單位并沒有專門設(shè)立環(huán)境衛(wèi)檔案管理部門或者負(fù)責(zé)人，現(xiàn)有檔案管理設(shè)施及管理保密度達(dá)不到“八防”要求，現(xiàn)代化程度與保管需求不匹配。

（二）管理方式方法不完善，檔案管理權(quán)責(zé)難以到位

部分單位盡管建立了檔案管理制度，但是組卷和具體保管等方面缺乏規(guī)范性及具體限定，部分單位甚至存在不按法定程序及檔案鑒定程序管理要求擅自銷毀檔案的行為。此外，隨著信息化技術(shù)在事業(yè)單位中覆蓋范圍的不斷加大，很多事業(yè)單位雖然增加了計(jì)算機(jī)引入的比率，但是信息系統(tǒng)的不健全，并不能保障事業(yè)單位檔案信息化管理的有效執(zhí)行。仍以環(huán)境衛(wèi)生檔案管理工作為例，由于人員不穩(wěn)定、流動(dòng)大，部分單位僅能從人力資源管理層面著眼分析檔案管理工作的歸檔、整理、收集不及時(shí)，應(yīng)用技術(shù)及程序不規(guī)范等問題。此類問題的背后，實(shí)際是檔案管理權(quán)責(zé)難以到位，相關(guān)責(zé)任主體缺乏清醒的權(quán)責(zé)認(rèn)知所造成的。

二、新時(shí)期檔案管理工作優(yōu)化的必要性及價(jià)值

（一）保障檔案工作的標(biāo)準(zhǔn)性、系統(tǒng)性是檔案管理的重要任務(wù)

做好事業(yè)單位的檔案管理工作，保障其管理方式、方法、運(yùn)作流程的標(biāo)準(zhǔn)性、系統(tǒng)性等是整個(gè)檔案管理專業(yè)的重要任務(wù)，也是提升事業(yè)單位服務(wù)品質(zhì)及工作能力的必不可少的環(huán)節(jié)。在事業(yè)單位檔案管理的工作中融入現(xiàn)代技術(shù)著手重構(gòu)和改造，使之符合檔案現(xiàn)代化管理規(guī)范與要求，也是促使相關(guān)部門及應(yīng)用者重視事業(yè)單位檔案管理工作的重大舉措。比如在環(huán)境衛(wèi)生檔案管理工作中，由于環(huán)境衛(wèi)生檔案屬于地方環(huán)衛(wèi)變遷的忠實(shí)記錄者和歷程呈現(xiàn)，保障環(huán)境衛(wèi)生檔案管理工作的高效，不僅利于廣大群眾及時(shí)了解環(huán)境衛(wèi)生工作的進(jìn)展和歷史變遷過程，還利于機(jī)關(guān)員工能實(shí)時(shí)掌控所有環(huán)衛(wèi)設(shè)備的當(dāng)前應(yīng)用情況，繼而促使環(huán)衛(wèi)部門及相關(guān)部門做好相關(guān)工作的籌劃和執(zhí)行。

（二）不斷自我更新，確保與時(shí)俱進(jìn)

事業(yè)單位檔案管理工作為保障其存在的價(jià)值和意義，需要不斷的自我更新、轉(zhuǎn)型、優(yōu)化，以保障與時(shí)俱進(jìn)性。新時(shí)期政治、經(jīng)濟(jì)、文化等各個(gè)方面對(duì)事業(yè)單位檔案管理工作運(yùn)作所推出的新要求和新挑戰(zhàn)，自然會(huì)為事業(yè)單位檔案管理工作帶來新的發(fā)展機(jī)會(huì)和方向。因此，強(qiáng)化新時(shí)期環(huán)境事業(yè)單位檔案管理工作的完善力度，并構(gòu)建事業(yè)單位檔案管理工作體系，利于不斷提升事業(yè)單位檔案管理工作的標(biāo)準(zhǔn)化程度，尤其是在事業(yè)單位檔案管理工作中不斷融入現(xiàn)代技術(shù)，更便于創(chuàng)新事業(yè)單位檔案管理工作的模式及管理體系，利于使用更為客觀的手段來展示事業(yè)單位檔案管理工作的最新業(yè)績和運(yùn)行狀態(tài)，也便于事業(yè)單位檔案管理工作的對(duì)外公示和強(qiáng)化民眾對(duì)事業(yè)單位檔案管理工作的了解和理解等。

（三）明確檔案管理是事業(yè)單位目標(biāo)考核的硬性指標(biāo)

事業(yè)單位檔案管理工的目標(biāo)同樣也是相關(guān)機(jī)構(gòu)檔案管理科的重要任務(wù)，以事業(yè)單位檔案管理工作的優(yōu)化與完善為支點(diǎn)，在強(qiáng)化檔案的歸類與整合力度，不斷提升事業(yè)單位檔案管理工作質(zhì)量和速度，構(gòu)建事業(yè)單位檔案管理優(yōu)化方案，建立并優(yōu)化事業(yè)單位檔案管理系統(tǒng)模式等的同時(shí)，保障以上工作的工作效率，利于其他與事業(yè)單位檔案管理工作相關(guān)的單位獲得優(yōu)化管理思路、方式、方法等的思路與經(jīng)驗(yàn)。繼而便于整個(gè)檔案管理系統(tǒng)構(gòu)建起科學(xué)化、現(xiàn)代化、信息化的管理模式。

三、事業(yè)單位檔案管理質(zhì)量創(chuàng)新建議

（一）增強(qiáng)檔案管理意識(shí)，完善軟硬件配置

增強(qiáng)檔案管理意識(shí)可自上而下運(yùn)作，比如將檔案管理工作要求明確的列出，納入到事業(yè)單位日常培訓(xùn)中，并與年中、年末考核掛鉤，借此提升相關(guān)管理人員和操作人員的重視度及關(guān)注度。在環(huán)境衛(wèi)生檔案的管理中，由于其涉及的部門較多，僅憑借環(huán)境衛(wèi)生處的檔案管理是很難達(dá)到規(guī)范檔案管理要求，全面提升所有相關(guān)人員的檔案管理意識(shí)的。因此建議爭取相關(guān)部門與事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)配合的方式，借助實(shí)例的講解與演化，提升檔案工作人員工作的責(zé)任心與積極性，將環(huán)境衛(wèi)生檔案管理推向市場化、信息化、規(guī)范化的管理程序中，并借此來提升相關(guān)涉及人員的管理水平以及創(chuàng)新管理的積極主動(dòng)性。完善軟硬件可從逐步完善檔案管理制度、健全體制方面入手。為了保障各科室、各部門按照操作規(guī)范做好檔案組卷、整理、編目等工作，建議按照檔案形成規(guī)律，構(gòu)建清晰的、系統(tǒng)的、成套的檔案質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)，繼而結(jié)合檔案管理需求，按照標(biāo)準(zhǔn)來逐步完善軟硬件，比如構(gòu)建符合檔案管理“八防”要求的設(shè)備、檔案庫房等。隨著信息化時(shí)代的來臨，對(duì)于檔案管理在新時(shí)期的應(yīng)用，不同條件、不同領(lǐng)域的專家與學(xué)者給出的要求、標(biāo)準(zhǔn)、建議不同，但是歸根結(jié)底，利用現(xiàn)代信息技術(shù)及互聯(lián)網(wǎng)的優(yōu)勢，最大限度的完成信息與資源處理，使檔案管理更具有便捷性和系統(tǒng)性等，可作為檔案管理在完善軟硬件過程中的重要切入點(diǎn)。這自然也是檔案管理資料從紙質(zhì)轉(zhuǎn)為數(shù)字化，管理從實(shí)打?qū)嵽D(zhuǎn)為虛擬化的必然結(jié)果。

（二）調(diào)整管控方式，確保管理者權(quán)責(zé)到位

管控方式可考慮使用納入過程管理模式。比如環(huán)境衛(wèi)生檔案管理工作可融入到環(huán)境衛(wèi)生項(xiàng)目管理中，在環(huán)境衛(wèi)生工作和檔案工作進(jìn)程中，開展環(huán)保文件的審查、整理、收集工作，在每年度年尾階段進(jìn)行文件的驗(yàn)收和歸檔，做好衛(wèi)生檔案質(zhì)量保管工作。構(gòu)建工作合同制、契約制、監(jiān)理制等環(huán)境衛(wèi)生檔案管理的約束機(jī)制，需要移交的環(huán)境衛(wèi)生檔案，需要在明確其質(zhì)量要求、檔案時(shí)間、套數(shù)、案件材料數(shù)量等內(nèi)容的前提下，按照環(huán)境衛(wèi)生檔案工作的“四同步”、“三納入”方式，構(gòu)建具有統(tǒng)一性的操作方法、管理標(biāo)準(zhǔn)等。確保管理者權(quán)責(zé)到位可在明確檔案管理崗位勝任力要求時(shí)，同步操作。可將與檔案管理相關(guān)的各個(gè)崗位關(guān)系明確劃分出來，以此促進(jìn)相關(guān)部門和機(jī)構(gòu)日常良好、有效溝通。以《檔案管理辦法》和《檔案法》為基礎(chǔ)，重新梳理和分析各個(gè)崗位職能與要求，并使之成為相關(guān)工作者工作考評(píng)的輔助及內(nèi)容。需要注意的是，管理者作為檔案管理工作的決策者和專業(yè)人士，需要與之職位相匹配的專業(yè)管理理念，需要不斷汲取最為先進(jìn)的管理知識(shí)來提升自身管理能力，需要充分掌控新時(shí)期電子信息技術(shù)與檔案管理的關(guān)聯(lián)性及融合的方式、方法等，并以自身的經(jīng)驗(yàn)、知識(shí)點(diǎn)為基礎(chǔ)為檔案管理工作的創(chuàng)新提供輔助。在以上要求下，建議事業(yè)單位結(jié)合自身的日常培訓(xùn)要求及人資管理的當(dāng)前現(xiàn)狀，定期提供提升相關(guān)管理人員服務(wù)意識(shí)、工作能力的專項(xiàng)培訓(xùn)活動(dòng)，管理者方面還需要增加檔案支配手段和掌控能力的針對(duì)性培訓(xùn)。以便從源頭上保障事業(yè)單位檔案管理工作的先進(jìn)性、科學(xué)性和有序性。

（三）豐富檔案管理模式，強(qiáng)化信息技術(shù)應(yīng)用成效

新時(shí)期的檔案管理可按照全面管理的操作要求，豐富數(shù)十種登記方式，登記方式的選擇以操作便捷性、可實(shí)時(shí)更新信息、能全面及時(shí)掌控工作進(jìn)程并快速準(zhǔn)確找出工作中的問題為目標(biāo)，在管理模式的選擇中，征求相關(guān)部門的建議和意見，可嘗試在信息技術(shù)的輔助下選擇不同途徑進(jìn)行信息的分類處理和歸檔、保存。強(qiáng)化信息技術(shù)融入力度實(shí)際是為了確保所有檔案的整理和匯總均能明了清晰，且與各部門的具體工作均一一對(duì)應(yīng)。因此，在引入信息技術(shù)時(shí)，可結(jié)合事業(yè)單位的檔案管理要求構(gòu)建現(xiàn)代化高效的網(wǎng)絡(luò)鏈，并運(yùn)用計(jì)算機(jī)準(zhǔn)確無誤的掌控和編排檔案，使用計(jì)算機(jī)語言為檔案分類編號(hào)、入庫。特殊類別的答案可按照年代、從事專業(yè)、單位機(jī)構(gòu)名稱或者領(lǐng)域差異等編號(hào)。

四、結(jié)語

綜上所述，作為城市綜合競爭力的代表，環(huán)境衛(wèi)生直接關(guān)系到城市市民生活質(zhì)量、城市形象、社會(huì)和諧等。環(huán)境衛(wèi)生檔案是直接反映環(huán)境衛(wèi)生質(zhì)量的重要組成部分，是城市籌劃環(huán)保方案的客觀依據(jù)，因此，為做好城市環(huán)保工作就勢必需要做好環(huán)境衛(wèi)生檔案的管理工作。

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作者:張姝倩 單位:黑河市環(huán)境衛(wèi)生管理處