檔案資源接收征集工作思考

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一、前言

檔案資源接收、征集是檔案資源建設的基礎環節。近年來，隨著檔案部門工作模式、工作要求的不斷變化，傳統檔案資源接收征集模式暴露出的問題越來越多。而面對日益變化的檔案資源接收及征集任務，各檔案館均將工作重點放在工作改革方面。因此，分析做好檔案資源接收征集工作的途徑具有一定的現實意義。

二、提高檔案資源接收征集工作質量的必要性

結合檔案部門工作現狀來看，提高檔案資源接收征集工作質量的必要性主要體現為：第一，檔案資源的應用價值。檔案資源是實踐事件資料的一種總結，它可為后續相關工作的開展提供良好的參照。檔案資源的重要性對檔案資源接收征集工作的開展提出了較高的要求。對于各檔案部門而言，提高檔案資源接收征集工作質量已經成為保障檔案遺產、促進其價值發揮的重要任務[1]。第二，檔案資源數量及種類變化。近年來，檔案資源數量、種類顯著增多，而由于檔案部門工作人員數量變動不大，導致上述變化對檔案資源接收收集工作提出了較高的要求。因此，探索提高檔案資源接收征集工作質量的途徑勢在必行。

三、做好檔案資源接收征集工作的途徑

為了提高檔案資源接收征集工作質量，可從以下幾種途徑入手，加強檔案資源接收征集工作的優化：

（一）資金投入及基礎設施建設

檔案資源接收征集工作質量的提升及檔案資源數量的變化均對檔案館基礎設施建設水平提出了較高的要求，而基礎設施水平的提升也需要通過增加資金投入這一措施來實現。因此，基于上述要求，可將加強資金投入及基礎設施建設作為一項重要途徑，為檔案資源接收征集工作提供必要的支持。例如，A檔案館主動向上級部門申請財政撥款，共獲得近10萬元資金。A檔案館分別采取檔案資料獎金獎勵、物質獎勵（發放獎狀）2種方式，面向大眾及其他單位有償征集檔案資料。而M檔案館則利用所獲財政撥款開展檔案館基礎設施改造工作，花費5萬元將原木廚（儲存檔案資料）更換為鐵廚，并將原檔案館位置遷移至專用樓房中（占地面積增加400%左右）。實踐經驗證實，經過增加資金投入、基礎設施改造后，檔案館的檔案資源接收、征集工作均可順利展開，M檔案館的檔案損壞率降低31%左右。提示上述途徑有助于提高其接收、征集質量。

（二）專業人才隊伍組建

檔案工作人員是檔案資源接收、征集工作質量的主要影響因素。伴隨著檔案接收征集任務量及工作要求的變化，如何組建一支高效率、專業性的人才隊伍成為各檔案部門面臨的首要問題[2]。面對上述要求，可參照檔案資源接收、征集工作的實際需求，不斷提高檔案工作人員的專業水平。例如，某縣檔案館為了提高檔案資源接收征集工作質量，自2017年中旬起開展專業人才隊伍的組建工作。根據檔案資源接收、征集工作量激增的要求，面向社會公開招聘3名專業檔案資源接收、征集工作人員。同時，采用在職培訓形式，以如何高效開展檔案資源接收工作、如何提高檔案征集質量等為主題，展開多次培訓。最后，該縣檔案館按照每季度一次的頻率，面向檔案工作人員展開考核，根據考核結果應用獎懲制度提高其參與專業培訓的積極性。實踐結果表明：經過為期近半年的人才隊伍組建，該縣檔案館的人才隊伍已經基本實現了高效開展檔案資源收集、接收工作的要求，且工作質量較改革前發生顯著提升。

（三）轉變工作模式

由于受到傳統觀念的影響，各檔案部門的檔案征集工作模式多以被動形式為主，即于面向大眾檔案征集信息后，不再過多干預，僅負責等待檔案到達檔案部門。而在當前新時期背景中，這種被動式的檔案征集工作模式難以獲得良好的征集效果。對此，檔案部門可將工作模式轉變為主動模式，提高自身競爭力，進而促進檔案資源征集及接收質量的提升。具體而言，檔案部門可將傳統單一被動式檔案征集模式調整為由上門征集、網絡在線征集、電話一對一征集等聯合征集模式。某檔案館自2017年10月正式推行多重聯合征集模式以來，檔案資源征集有效率上升約22%左右。上述結果充分驗證了轉變工作模式這一途徑的實用價值。此外，轉變工作模式對檔案資源接收工作也十分有效。結合現狀可知，由于受到各檔案部門工作模式、職能等的限制，傳統檔案資源接收工作流于形式，對此，可將其模式轉變為主動式接收模式。由檔案館專業人員引導，面向相關單位開展檔案資源的接收，高效完成檔案立卷、分類等相關工作。

（四）建立聯動機制

檔案資源征集工作范圍較廣，潛在檔案資源儲備較大，為征集工作的開展帶來了一定困難。如單憑檔案部門的力量，可能難以于短期時間內提高檔案資源征集質量。對此，可通過建立聯動機制這一途徑，將檔案部門與其他相關部門、機構整合起來，形成合力，進一步加快檔案資源的征集，并促進檔案資源價值的發揮。例如，某市級檔案館在檔案資源接收征集工作改革中，積極與當地高新企業、財政部門、民間組織等機構展開合作，經過協商及溝通，多方建立了良好的合作關系：由財政部門為檔案館檔案資源征集工作的開展提供支持，當地企業及民間組織則負責為其提供信息，或為檔案所有者與檔案館之間提供溝通媒介，促成檔案資源征集目的的實現。與傳統檔案資源征集工作模式相比，聯動征集機制的建立，大大降低了檔案館工作人員的工作難度及壓力，且實踐效果證實，引入聯動征集機制后，該市級檔案館的檔案資源征集工作質量發生顯著提升。

四、結論

綜上所述，改善檔案資源接收征集工作質量具有一定的現實意義。為了實現上述目的，各檔案館應充分做好前期準備工作，為檔案資源接收征集質量的提高提供支持，并借助適宜的途徑，多層次、多方位改革工作質量，促進檔案資源價值的發揮。此外，檔案館還需做好進館檔案質量的把控，加強館藏檔案資源建設，使其為公眾提供更加優質的服務。

【作者簡介】鄭存祥（1973-），男，專科，助理館員，研究方向為做好檔案資源接收征集工作的途徑分析與研究。

【參考文獻】

[1]浙江省檔案館積極接收優質新聞媒體檔案資源進館[J].浙江檔案,2015,11(12):5-7.

[2]吳海琰.做好檔案接收前保管期限檢查,優化館藏檔案資源[J].北京檔案,2016,10(09):38-39.