文件檔案管理規范化探討

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1提升文件檔案管理規范化水平的重要意義

文件檔案作為辦公室管理的重要組成部分，它是人們在日常的工作、學習中逐漸形成的各種類型的數據資源，對各個單位乃至是整個社會都有著至關重要的影響。對文件檔案的收集、歸檔和數字化管理是進一步規范文件檔案管理工作的關鍵性環節，提升文件檔案管理規范化水平不僅能為各個單位提供真實、可靠的資料，還能為領導的決策提供有效的數據支撐，便于日后的信息查詢，從而保障各項工作的順利開展。因此，檔案管理人員要認清文件檔案管理工作的重要性，在實際工作中要采取有效的解決對策，要對文件檔案的實際情況加以規范。

2文件檔案管理工作存在的具體問題

2.1對文件檔案管理工作的重視程度不夠

文件檔案在未來經濟的積累與規劃上具有很高的價值，各單位領導對文件檔案管理工作的重視程度在一定程度上會影響檔案管理人員對檔案管理工作的熱情，一旦檔案管理人員缺乏工作熱情和工作積極性，那么會使整個檔案管理工作難以開展。目前，大部分的單位領導對文件檔案管理工作都不夠重視，而且檔案管理人員也沒有意識到檔案的重要性，在文件檔案的整理、歸檔上存在著很大的僥幸心理，導致文件檔案遺失問題頻頻發生，嚴重影響了工作質量。

2.2文件檔案工作制度不完善

即便現如今國家已針對檔案管理工作制定出了一系列的管理制度，但在文件檔案的實際管理過程中、制度建設上、約束標準執行上，都存在著許多的問題，且文件檔案管理工作的重要性常常被忽視，這些問題都導致了文件檔案管理工作的實用價值無法得到最大限度的發揮。

2.3文件檔案的現代化配套設施跟不上管理工作的需求

目前，計算機信息技術已被廣泛應用到各個領域中，但在文件檔案的管理上仍有部分地區相對較為傳統，并沒有真正落實現代化管理模式，即便已經引進了現代化設備，但卻沒有做好局域網的資源共享，在文件檔案的管理上仍采用傳統的手工抄寫和統計方法，加劇了檔案管理出錯的概率。

3提升文件檔案管理規范化水平的具體對策

3.1全面提升檔案管理人員的綜合素質

檔案管理人員是檔案管理工作中最為活躍的要素，也是文件檔案管理工作的直接執行者，其本身的綜合素質對整個文件檔案管理的工作質量而言有著至關重要的影響。因此，要想使文件檔案管理工作走向規范化、科學化，就必須要全面提升檔案管理人員本身的綜合素養，使其能掌握專業的檔案管理知識，并運用辦公自動化軟件對檔案信息資源加以處理。首先，各單位領導要注重對檔案管理人員的培養，要對新員工進行基礎知識培訓和崗位培訓，使新員工能了解自身的崗位工作職責、崗位工作流程、操作方法和各門類檔案信息的管理要求。其次，要做好在職檔案管理人員的繼續教育工作。各單位可以有計劃的聘請文件檔案管理專家來為本單位的檔案管理人員傳授一些經驗，也可組織檔案管理人員參加培訓班。通過系統的培訓可使檔案管理人員熟練操作各項現代化設備，將信息化技術切實運用到文件檔案管理工作中，全面提升檔案管理人員的綜合素質，使其將所學的專業知識運用到日常的文件檔案管理工作中去。最后，檔案管理人員必須要擔任起宣傳教育職責，要使所有檔案管理人員都能做好文件檔案的積累與歸檔等工作，讓他們深刻認識到文件檔案規范化的重要性，增強自身的檔案管理意識，從而為文件檔案創造更為良好的管理條件。

3.2對文件檔案管理規范加以完善

對文件檔案規范加以完善是提升文件檔案管理規范化水平最為主要的方式之一。在實際工作過程中可以從完善文件檔案細則、健全檔案人員交接工作制度這兩個方面入手進行完善，科學合理的檔案管理規則能保證檔案管理工作效率獲得有效提升，讓文件檔案工作變得更加順暢有序，最大限度降低人力、物力的投入，使工作時間變得更加有效。健全的檔案人員交接工作能降低文件檔案出現丟失、損壞等問題的可能性，避免給今后的工作造成不便。完善文件檔案管理規范化水平能使文件檔案工作管理向著規范化、科學化的方向不斷發展。

3.3對文件檔案的管理方式進行改進

不僅電子檔案對存儲環境有著十分嚴格的要求，文件檔案對存儲環境也有著相對嚴格的要求，必須要對存儲環境的溫度、磁場、濕度進行嚴格的控制，若沒有做好管理工作勢必會給文件檔案造成巨大損失。因此，在文件檔案管理過程中必須要開展科學合理的管理方式，保證存儲環境處于通風條件，同時，還要做好相應的防火、防水、防蟲蛀等工作，最大限度提升文件檔案的保管質量。此外，還要進一步加大對文檔檔案管理工作的資金投入，資金投入是做好文件檔案管理工作的重要前提與基礎。只有投入必要的現代化管理設備，才能使文件檔案得到良好的存儲。在文件檔案中勢必會包含一些照片檔案，在照片檔案的存儲上，除了要做好防火、防水、防潮等工作，還要避免照片檔案遭到日光與紫外線等物質的侵害，應將檔案室內溫度控制在25℃以下，濕度控制在30%～50%。這就需要為照片檔案配置相應的恒溫恒濕柜，從而達到照片檔案的存儲要求。從這一點上可以清楚的看到，只有提高對文件檔案的資金投入，為檔案室配備齊全的現代化設備，才能使文件檔案工作發揮出最大的成效，從而為提升文件檔案管理規范化水平創造良好的條件。

4結語

如今，文件檔案管理在檔案管理工作中的重要性日益突出，做好文件檔案管理工作，使其更加規范化，充分發揮出文件檔案的作用已成為檔案管理工作的重中之重。因此，檔案管理人員應對自身的文件檔案管理方式進行創新，并落實各項管理制度，使文件檔案管理工作向著更加規范化、科學化的方向發展。

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作者:李辰露 單位:佳木斯市中心血站