石油科研機構合同費用集中管理

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石油科研機構作為石油公司的重要組成部分，其企業特點有別于一般生產經營單位，具有“技術為主、管理為輔”的特點。在此基礎上成立的合同管理部門通常以服務科研定位，具有采辦和市場兼具的職能，從而帶來了合同費用管理需要兼顧收入合同和支出合同的特點。隨著科研機構相互間開展研究合作的增多，一家科研機構牽頭，多家科研機構合作開展研究的背景下，產生了類似于合同分包的合同模式，這帶來了如何保障企業賬務收支平衡、避免收入和成本不匹配造成利潤波動過大、防范稅務風險和合同違約風險的需求。合同費用集中管理模式的搭建，就是以“收支匹配”為目標，建立從合同簽訂前的利潤預測和采辦計劃開始，以合同簽訂為管理實際介入時點，到所有合同履行完畢，以項目為管理單位進行的合同收款和合同付款的全生命周期費用管理。

一、合同費用集中管理模式的內涵

（一）全面集中管理

相較于以合同為管理單位的分散管理模式，合同費用集中管理模式強調以項目為管理單位的集中管理。將收入合同和相關的支出合同聯系起來，通過全面集中管理，充分發揮信息集中的優勢，建立合同費用控制表，全面掌握外委合同預算、合同金額、付款里程碑點、合同進度、以及付款情況等；全面掌握收入合同金額、收款里程碑點、合同進度、以及收款情況等。在此基礎上，及時掌握收款及時率和付款及時率，提早發現費用風險，提出有效防范措施。

（二）月度反饋機制

通過月報的形式，有效掌握了所有在運行合同的完工進度情況。在此基礎上，月度更新完善在運行合同費用控制表，通過對于收付款里程碑點的對比，及時發現收款不及時和付款不及時的情況，將相關信息及時反饋業務單位，形成合同費用控制月度反饋機制，有效監督收款及時率和付款及時率，督促業務單位關注合同費用執行情況，協助開展相關收付款工作。月度反饋機制的建立，保障了合同費用集中管理模式的及時性和有效性，也為業務單位及時掌握項目信息提供了窗口。

（三）雙向監督機制

月度反饋機制的建立，同時形成了業務單位與合同管理部門之間的雙向監督機制。業務單位作為預算執行責任部門，對于合同費用有動力督促其及時執行；合同管理部門為避免收款和付款不及時造成的稅務和合同違約風險，也對合同費用執行有監督的動力。合同管理部門監督業務單位及時提供項目最新進度情況，協助提供收付款相關支持材料；業務單位掌握收付款信息，督促合同管理部門及時完成合同收付款。雙向監督有效保障了合同執行率與付款比例的匹配，同時也為收入合同的及時收款提供了保障。

二、合同費用集中管理模式的主要做法

（一）建立合同費用控制表

合同費用控制表，是合同費用集中管理的中樞，按照項目歸類，體現收入合同和相應支出合同的勾稽關系，全面反映收入合同的簽約金額、合同簽訂日期、預計完工日期、收款里程碑點、合同完工進度以及收款情況等；全面反映與收入合同相對應的支出合同的預算金額、簽約金額、付款里程碑點、合同完工進度以及付款情況等。通過上述信息的掌握，可以從以下幾個方面進行分析、控制。1.收入合同與支出合同的完工進度匹配度根據項目特點和實際工作情況的不同，主要存在三種情況。一是收入合同進度快于支出合同完工的進度。這種情況的發生主要發生在石油科研機構承擔大部分工作，分包合同只承擔少部分輔助工作的情況。從利潤的角度來說，這類收入合同風險不大，只要保證合同收付款的正常進行，就能保證利潤的正常獲取。二是收入合同進度慢于支出合同完工的進度。這種情況多發生在石油科研機構不具備某些客觀條件，從而進行分包，并且在收入合同中所占的分包比例也比較高。這類項目是在合同費用集中管理中關注的重點，因為它可能帶來兩部分的風險。首先是合同違約的法律風險。按照大多數石油科研機構?？顚Ｓ玫呢攧展芾碇贫?，簡單來說，必須收入合同相關款項收回后，才能進行外委合同相關費用的支付。而按照上述情況，可能就存在外委合同已經執行完畢，但是收入合同因為完工比例未達到業主方要求尚未收回款項無法支付的情況，從而造成合同違約的法律風險。要解決上述問題主要有兩個方案，一是進行資金墊付，二是收入合同預收款。這就要求在合同費用集中管理中，在發現收入合同進度慢于支出合同完工進度的時候，對收款的及時性要高度關注，查閱收款里程碑點與收入合同進度的關系，警示業務單位項目組，將外委合同無法及時付款的違約風險防范于未然。然后是利潤波動過大的稅務風險。企業所得稅是按照企業的利潤額納稅，上述情況可能造成在某段時間賬面虧損，導致利潤波動過大，反應到稅務方面，就會出現納稅額波動的情況。合同費用集中管理的另一個管理目標就是保障利潤平穩，避免利潤波動過大的稅務風險。三是收入合同進度與支出合同完工進度相匹配。這是最理想的狀況，也是合同費用集中管理想達到的管理目標。2.收入合同的完工進度和收款里程碑點的匹配度通過合同費用控制表，可以及時掌握收入合同的完工進度，結合收款情況，可以及時發現目前收入合同收款及時度，便于收付款管理崗及時啟動收款申請程序。3.支出合同的完工進度和付款里程碑點的匹配度通過合同費用控制表，可以及時掌握支出合同的完工進度，結合付款情況，可以及時發現目前支出合同付款及時度，便于收付款管理崗及時監督付款情況，督促款項的及時支付。合同費用控制表在合同簽約完畢后對合同信息歸口管理，建立實時更新的在運行合同臺賬。以最終簽約合同內容為準，保證合同信息的準確有效，為后續收付款集中管理打好基礎。

（二）完工進度月度更新

合同費用控制表建立完畢后，保證其中信息的準確性和及時性就成了最重要的內容。合同費用集中管理要求收入合同和支出合同完工進度月度報送，保障了合同費用控制表的信息準確性和及時性。

（三）收付款集中管理

合同管理部門全面負責收入合同和支出合同收付款的集中管理，負責所有收入合同的發票開具、寄送和管理等工作，負責所有支出合同的發票處理、完工進度錄入、材料準備、支付審查和管理等工作，這樣就保障了收付款信息的及時掌握和更新。

（四）建立月度反饋機制

從上述描述中可以看出，圍繞合同費用控制表，通過完工進度月度更新、收款集中管理和付款集中管理，保證了合同費用控制表信息的準確性和有效性。在完成這一步加工工作的基礎上，向財務管理部和業務單位反饋信息，形成合同費用集中管理的月度反饋機制。對于業務單位，針對收入合同與支出合同完工進度不匹配的情況進行警示，將發現的問題及時反饋給項目組，督促其關注完工進度的匹配情況，并及時協助合同管理部門完成相關的收付款工作。對于財務管理部，及時反饋收入合同開票情況，便于財務管理部對于收入合同的回款進行管理。同時，財務管理部將月度應收賬款情況反饋給合同管理部門，便于合同管理部門對于收入合同回款的催收和督促。

（五）建立雙向監督機制

月度反饋機制的建立，同時形成了合同管理部門與業務單位之間的雙向監督機制，以及合同管理部門與財務管理部之間的雙向監督機制。業務單位作為預算責任單位，有動力監督支出合同的費用執行情況，從而監督合同管理部門及時完成合同款項的支付；合同管理部門有動力避免合同的違約風險和稅務風險，從而監督業務單位及時推薦合同執行進度，完成合同收付款工作，保障完工進度以及款項收支的平衡。財務管理部作為收支款項的責任單位，掌握款項收支的最直接信息，有動力督促合同管理部門及時對款項進行催收；合同管理部門為避免合同違約風險，幫助財務管理部防范稅務風險，同樣有動力督促財務管理部及時反饋應收賬款信息，及時開具發票收回款項。

三、合同費用集中管理模式的實施效果

（一）提高合同收付款及時率

以筆者所在原單位從2012年開始實施合同費用集中管理模式后的數據為例，在合同費用集中管理下，通過雙向監督機制的有效運行，同時提高了收入合同的收款及時率和支出合同的付款及時率。付款及時率方面，統計事業單位類供應商2012~2016年驗收后款項是否及時支付的數據，及時支付率分別為60%、58.3%、62.5%、73.3%、77.8%，五年付款及時率提高了17.8%。收款及時率方面，排除關聯公司對賬發票開具的數據影響，統計2012年1~11月收款分布，2012~2016年實收款項筆數占應收款項筆數占比，分別為74.7%、63.7%、66%、49%、62.8%。因業主費用執行按年度執行，會出現項目年底集中收款的現象，上述數據體現出，通過合同費用集中管理，促使實際收款時間合理分布在全年，側面反映出收款及時率的提高，有效減輕了年底“翹尾”、集中收款的情況。

（二）保障項目收支平衡，防范合同違約風險

這里的合同違約風險主要指由于收入合同收入不足，造成支出合同無法及時按合同約定如期支付的違約風險。通過合同費用集中管理，在完工量進度月度更新和付款收款信息實時更新的基礎上，月度反饋機制對于收入合同與支出合同完工量不匹配的警示反饋，保證了信息的有效流動。再通過雙向監督機制，合力推動項目收支平衡，有效達到防范合同違約風險的目的。

（三）保障利潤的真實反映，避免利潤過度波動

筆者所在原單位合同成本確認是以項目組上報的月度完工進度為依據，合同管理部門錄入ERP系統作為起點；收入的確認是以收款發票開具為依據。通過合同費用集中管理，保障項目完工情況的真實反映，收付款的及時辦理，有效保障了利潤的真實反映。在雙向監督機制的保障下，業務單位和合同管理部門合力推進項目收支平衡，避免了利潤的過度波動，從而避免了利潤過度波動帶來的相關稅務風險。根據2007~2016年的利潤總額數據，將其分為2007~2011年和2012~2016年兩組，用標準差來反映其離散程度，2007~2016年十年利潤總額標準差為5618萬元，2007~2011年前五年利潤總額標準差為5129萬元，2012~2016年近五年利潤總額的標準差為4643萬元。反映出近五年利潤波動程度有效降低。

（四）為廣大科研人員減壓

在合同費用集中管理模式下，所有收入合同和支出合同的費用控制、收付款申請和流程辦理均由合同管理部門統一完成，廣大科研人員不需要為合同費用管理而在內外部溝通、材料準備、審批文件流轉等繁瑣事務投入大量的精力，很好地實現了為科研人員減壓，為科研人員營造了輕松的科研工作氛圍，使廣大科研人員的智力發揮出了更大的價值。

參考文獻：

[1]滕遂林,全面控制在服務采購中的應用分析[J].現代商貿工業,2013(09).

[2]滕遂林,石油科研單位加強采購管理標準化的措施[J].石油工業技術監督,2013(06).

作者:朱澤橙 單位:中海石油（中國）有限公司