城市基礎設施建設檔案整理探討

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隨著城市建設的發展進程越來越快，市政道路、橋梁、排水等城市基礎設施的接連建成與投入使用，管理、保護、維修城市基礎設施工作內容已提到城市管理工作的重中之重。近年來各級黨政機關、檔案管理部門與相關產權單位對竣工檔案的要求也日益嚴格，整理標準也在不斷的改進，是為確保能及時對城市基礎設施管理、維護等工作提有效參考，這使檔案整理在城市基礎設施維護與管理中具有不可替代的重要作用。城市基礎設施移交單位如何做好工檔案的移交工作，如何把控質量關，是提高竣工檔案利用的價值、更好的為日后城市建設與管理的有效依據。

一、建立城市基礎設施檔案整理制度的重要性

首先，建立有效的檔案整理制度是提高檔案質量的基礎。眾所周知，城市基礎設施工程具有投資金額大、周期長、參建單位多、人員變動大、形成檔案多樣化等特點，由于檔案員業務水平參差不齊，又無強制專職檔案員要求，對檔案的質量和歸檔的范圍把握不準，很多有保存價值的檔案材料都散存在相關部門和各專業工程師手中，歸檔的檔案材料質量也不符合標準要求，歸檔檔案材料的合格及完整率只有60%左右。其次，建立有效的檔案整理制度也是為保證日后竣工檔案的再利用提供保障。各類城市基礎設施是城市建設發展的重要組成，城市基礎設施顯著特點為隱蔽工程繁雜，如：道路工程的基礎和各類的地下專業管線，橋梁工程的基礎和主體結構體也現在混凝土當中，等等。想要準確快速了解城市基礎設施的內在狀況，并對其進行有效的管理和維護，最簡單、便捷、經濟的方法就是依據完整、準確的竣工檔案資料。如果整理儲存的檔案內容虛假、內容不完整、不清晰，查閱和利用檔案時，就不能做出準確的判斷，以至于導致相關負責人員決策失誤，如施工過程中挖到不明管線與物品或者無法及時找到需要維護的設施等現象的發生。總之，建立有效的檔整理制度，是在檔案工作實踐中逐步總結出的，必須存在的并且效果顯著的一種檔案管理的切實可行的手段。工程建設的重要環節就是“質量”，同時也是工程檔案工作的重要環節。只有在保證質量的前提下，日后的項目利用考察和維護運營管理才會有著實有力的依據。“建百年工程，做一流檔案”，城市基礎設施要求的“百年大計，質量第一”，這句話同樣可以利用到城市基礎設施檔案這項看似簡單而又乏味的工作之中。

二、城市基礎設施檔案整理制度的內容和構成

城市基礎設施檔案整理制度是指在施工過程中制定的一系列的檔案整理要求，使各類施工檔案可以及時、準確無誤的進行存檔，同時按照檔案整理范圍的要求及時將有價值的內容形成正規有效的施工檔案，為避免檔案的質量參差不齊，大型基礎設施建設需設立專職檔案員進行整理歸檔工作。施工完成將根據各行政主管部門的要求在工程竣工驗收前，按照《建設工程文件歸檔整理規范》、《市政基礎設施工程施工技術文件管理規定》等相關規定與標準，對各類工程檔案進行收集、分類與整理，并根據相關部門的要求在所要求的時限內高質量的完成組卷、裝訂、掃碼、掃描以及影像聲像檔案的合成等相關工作。

三、建立檔案整理制度的必要條件

檔案整理制度的范圍與責任、檔案管理人員的素質高低、領導和相關部門的支持與配合，是檔案整理效果的重要因素。

1.建立實用的制度是制度實施的重要保障。城市基礎設施工程檔案除了具有一般工程項目檔案特點以外，還具有施工檔案材料形成周期長、類別多、來源廣、情況復雜等特點，其中檔案的種類多樣化和施工隊伍與施工現場環境的復雜性是城市基礎設施建設的一個顯著特點。如立交橋工程，除橋梁本身的結構工程和橋下的隱蔽工程，還可能涉及通訊電纜、鐵路線路、石油管道、電力、交通設施、照明等各種種類專業工程，參建單位也因此變得十分復雜。如果沒有一個健全的檔案管理制度，沒有統一的質量要求，歸檔標準，就無法進行統一現場管理，并且日后在移交竣工檔案時也無法提供真實有效的竣工檔案。所管理的資料將出現“百花齊放”的現象，缺件、漏件或資料虛假情況將層出不窮，使日后在移交、審計、結算以及以后的投標工作都會出現不必要的麻煩。因此，整理制度的建立和實施，既為城市基礎設施日后的維護提供了有效的保障，也為各建設單位提供了維護各自權益的重要依據，同時也確保了各建設單位能夠按時保質報送檔案材料將所建設的項目順利移交。

2.檔案員業務能力，是“檔案整理制度”實施的關鍵。城市基礎設施檔案整理工作繁瑣枯燥并且信息量大，所以就需要檔案管理人員既要有對工作的責任心，又要有扎實的業務功底，檔案員既需要掌握檔案管理的相關知識，還應當熟悉城市基礎設施建設程序和環節，另外還應當了解與該工程的有關工程的實施情況，做到既了解工程前期需要形成哪些文件材料，又要詳細了解施工階段各個工序中會產生哪些有價值的技術材料，也要掌握竣工驗收中的各種環節與流程，等等。只有了解了最初立項到竣工備案以及設施移交、審計結算后的整個工作流程，才能確保將完整、系統、真實有利用價值的檔案材料及時收集整理。

3.領導重視是實施“檔案整理制度”的保障。任何工作要是得不到領導的支持，工作都將寸步難行。因此，要在做好本職工作的同時，需要爭取領導更多的理解和支持。首先要將檔案工作各項法律法規、規章制度等有關規定利與弊詳細向領導宣傳解釋，還要提出解決辦法和如何建立和實施“整理制度”的具體方案，同時，通過舉例在檔案管理中在實際工作中因管理不當造成的失敗的事例，使領導層提高對檔案重要性的認識；其次，還需要與檔案接收單位或有關部門形成良好的合作關系。目前，城市基礎設施類別越來越多，各種工藝、材料以及施工方法的不斷更新改進，形成的施工檔案文件就存在著多樣性和不確定性，這就要求檔案人員要主動與有關技術人員和相關主管部門溝通，以便取得各相關人員和主管部門的支持與配合，才能保證信息的準確通暢，及時的新材料、新設施、新技術、新工藝所形成的檔案文件整理成合格的竣工檔案，為日后的使用提供保證。

作者簡介：蒲恩博，青島城投工程建設發展（集團）有限責任公司。