融資租賃企業業務檔案管理與利用

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１融資租賃企業業務檔案的特點

隨著我國經濟的發展和改革開放的深入，融資租賃企業的業務檔案數量急劇增長。融資租賃企業業務檔案是融資租賃企業在辦理各項業務過程中形成的用以記錄、反映租賃業務辦理和管理過程的重要文件（紙質文件和電子文件）和原始憑據以及圖表、聲像等資料，是公司綜合檔案體系的一部分。融資租賃企業的業務檔案有其區別于一般檔案的特點，主要是：一是檔案期限較長。融資租賃業務從開始到交易結束，時間可以長達幾年，有的甚至長達幾十年，在這一過程中很多相關文件都可能發生改變，所以融資租賃業務檔案應實現動態化管理，隨時對歸檔材料進行更新，從而確保檔案材料的時效性。二是檔案文件種類多樣。融資租賃業務過程中會產生各種各樣的資料，如企業內部審批材料、交易相關文件和權屬證書等，如何對這些文件材料進行科學合理的分類是一個復雜的過程。三是檔案信息內容涉及廣泛。融資租賃業務涉及許多專業知識，如金融學知識、法律知識等，因此，單一的知識結構已經不能滿足融資租賃企業業務檔案管理的要求，檔案管理員不僅要充分掌握檔案專業基礎知識，還要了解融資租賃相關知識，以及國家關于融資租賃行業的方針政策等，只有這樣，才能制定出符合融資租賃企業實際的業務檔案管理的各項規章制度和工作流程。四是檔案利用需求量較大。由于融資租賃業務檔案能夠準確地反映出企業的經營狀況，可以為業務決策提供參考依據，從而為企業未來的戰略發展規劃的制定指明方向。因此，企業管理者和業務人員對于業務檔案的利用需求量較大，利用頻繁、利用目的多樣化。

２當前我國融資租賃企業業務檔案管理中存在的普遍問題

第一，檔案管理工作不夠規范嚴格。近年來，各行各業對檔案的重視都有所加強，融資租賃企業也逐漸開始重視檔案的管理，然而不少融資租賃企業只注重行政類檔案的管理，業務檔案則散落在各業務部門，沒有對業務檔案進行及時歸檔，也沒有明確的分類方案進行檔案整理，致使業務檔案管理不夠規范，檔案丟失現象時有發生。第二，檔案管理制度“寬容忍”。雖然較多的融資租賃企業已陸續制定了本單位業務檔案管理辦法，但在現實實施過程，經常會需要出于便于業務辦理等因素，放寬制度要求，特別是對于電子檔案的利用管理，要求松散、雜亂無章，安全問題尤為突出。第三，歸檔范圍不夠齊全。大部分融資租賃企業的業務檔案管理員只需要在每筆業務結束后對相關資料進行收集歸檔，不需參與企業各項業務活動，無法完全的掌握企業各項業務活動的全部信息，這就很有可能造成業務檔案在收集和利用上產生一些問題。此外，很多融資租賃企業也沒有將聲像等特殊載體的業務檔案納入收集范圍，造成聲像業務檔案歸檔不夠及時。第四，專業檔案管理人員缺乏。由于融資租賃企業大部分屬于新興企業，很多都沒有聘請專業人員來進行業務檔案管理工作，很多都是其他崗位人員兼職檔案管理，檔案管理的業務水平較低，這導致了融資租賃企業檔案管理的效率普遍不高。第五，檔案保管環境有待改善。很多融資租賃企業的業務檔案是由經辦部門或經辦人員分散保存，基本采用檔案柜或文件柜進行存放，配置專門檔案庫房的融資租賃企業較少，也缺乏專業設備存放電子檔案和聲像檔案。第六，檔案信息化建設有待加強。當前，我國融資租賃企業業務檔案管理的信息化水平普遍不高，大多沒有開發或購買功能齊全、成熟配套的業務檔案管理系統軟件；有的企業對檔案目錄進行了電子化處理，或對重要業務檔案進行數字化掃描……需要耗費較多的人力和精力，檔案管理的效率不高，信息化水平仍然較低。第七，企業總體的檔案意識有待提高。一些融資租賃企業只重視業務的完成，認為檔案管理無足輕重；有些企業甚至沒有主管部門和領導對業務檔案管理工作進行監督。這也造成了檔案管理工作在協調上容易出現各種問題。

３改進策略

３．１完善業務檔案規章制度

業務檔案類型較多，包括文書檔案、電子檔案和聲像檔案等，無規矩不成方圓，融資租賃企業應制定完善的業務檔案管理制度，包括歸檔制度、庫房管理制度、檔案鑒定銷毀制度、檔案查（借）閱制度等。業務檔案管理員要嚴格遵守相關制度，做好業務檔案的收集、分類整理、歸檔保管及開發利用等工作，只有這樣，才能為企業生產經營的有序進行打下良好的基礎。

３．２加強與企業各業務部門之間的聯系

為了不斷優化歸檔范圍，業務檔案管理員一方面要積極與其他部門保持聯系，要深入前臺業務部門，自覺自動的收集各部門的資料，及時催收重要檔案，并對其進行及時的歸檔；另一方面還要具備主動意識，積極參與企業的各項業務會議，及時了解企業的各項業務狀況，了解與業務相關各文件的價值，對重要文件進行收集，確保歸檔文件材料的完整與真實。

３．３優化檔案管理人員結構

融資租賃企業應當設立專職的業務檔案管理員，對企業業務檔案管理工作實現專業化；可以建立檔案工作的考核獎懲制度，獎勵工作表現良好的員工，從而提高業務檔案管理員的積極性。

３．４推進檔案電子化建設

過度的使用紙質檔案不僅不利于檔案的保存，同時還影響檔案工作效率。因此，部分企業可在規范檔案門類、案卷目錄和卷內文件目錄格式基礎上，建立機讀目錄索引，通過掃描數字化實現紙質檔案的電子化管理，并建立目錄與原文的對應關系；有條件的企業還可以根據自身的實際情況積極開發或購買成熟的檔案管理系統，讓企業所有部門都能夠通過這一系統來利用相關檔案信息，從而提升檔案資源的利用效率。

３．５創新檔案利用服務方式

除了開展查閱、摘抄、復印、外借等傳統的利用方式，業務檔案管理員還可根據企業的實際需求對利用需求量較大的信息建立電子臺賬，積極進行檔案編研工作，以便企業相關人員使用，這就要求業務檔案管理員必須對收集來的檔案信息材料進行整體把控。

３．６重視對檔案工作的宣傳教育

融資租賃企業要積極在企業內開展對有關業務檔案提供利用工作的宣傳培訓，使全體員工加深對業務檔案價值和業務檔案管理工作的認識，提高全體員工的檔案意識。

４總結

業務檔案是融資租賃企業生存和發展的基礎，融資租賃行業作為新興行業在未來很長一段時間內必將得到較大的發展，但現階段融資租賃企業之間的競爭也日趨激烈，因此企業必須要努力做好業務檔案的管理與利用工作，推動業務檔案的信息化建設，不斷提升檔案管理整體水平。只有這樣，才能使企業在競爭中立于不敗之地。

參考文獻

［１］融資租賃行業空間巨大市場滲透率有待提升［ＥＢ／ＯＬ］

［２］蘇金華，吳瀟，陳珊，支佳，林爽．國有企業境外機構檔案管理實務探究［Ｊ］．中國檔案，２０１７，（３）：６１．

作者:裴鑫 單位:天合國際融資租賃有限公司