事業(yè)單位檔案管理信息化探究

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隨著社會信息化的發(fā)展，事業(yè)單位的檔案管理工作也逐漸信息化，信息化成為事業(yè)單位保存文件的重要手段。所以，將檔案資源進行信息化整合，可以為檔案管理工作提供便利。另外，在運用信息化進行檔案管理時，也要結(jié)合傳統(tǒng)管理方法，取其精華，去其糟粕，共同促進檔案管理工作的發(fā)展。

一、事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的重要性

在我國，事業(yè)單位是社會發(fā)展的重要支撐，是為大眾提供公共服務(wù)的載體，所以，做好檔案管理工作，可以推進社會事業(yè)的發(fā)展，也可以滿足人們的物質(zhì)文化需求。事業(yè)單位檔案管理對社會的進步起到重要作用，它不僅記錄了社會發(fā)展的歷史，還成為維護社會健康的有效工具。在新時期，實現(xiàn)事業(yè)單位檔案管理的信息化建設(shè)，可以促進社會的發(fā)展與繁榮。在社會經(jīng)濟不斷發(fā)展的今天，傳統(tǒng)的檔案管理已經(jīng)不能滿足事業(yè)單位發(fā)展的需求，只有采取信息化管理，才能適應(yīng)社會發(fā)展的潮流，更好的將數(shù)據(jù)資料保存下來，使檔案管理工作更加規(guī)范化、標準化。總而言之，在社會發(fā)展的新時期，事業(yè)單位必須要利用計算機技術(shù)，充分整合檔案資源，以此推動檔案管理的信息化建設(shè)的發(fā)展。

二、事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)存在的問題

（一）檔案信息資源的開發(fā)不夠合理

目前，我國很多事業(yè)單位都沒有充分開發(fā)檔案資源，導(dǎo)致檔案信息資源的內(nèi)容不夠豐富，很多信息重復(fù)加工利用，造成檔案資源的質(zhì)量不高。截至目前，我國檔案資源的開發(fā)水平還較低。信息化檔案管理的發(fā)展，取得了很好的效果，但數(shù)據(jù)資源卻沒有被完全利用，開發(fā)率低。

（二）檔案信息內(nèi)容安全措施不夠

在事業(yè)單位中，有些資源會涉及到國家機密，在管理此類資源時，要注意文件信息的安全。事業(yè)單位在檔案管理信息化建設(shè)時，設(shè)立審查程序不夠嚴格，在涉密的計算機上，沒有使用外網(wǎng)瀏覽器，導(dǎo)致黑客盜竊機密，為社會帶來損失。

（三）事業(yè)單位檔案管理人員的素質(zhì)較低

在當前社會背景下，事業(yè)單位檔案管理工作的特點是平淡，在此崗位上的工作人員沒有太大的工作積極性，缺乏專業(yè)的專業(yè)素養(yǎng)。檔案管理工作人員的更換，也會對檔案管理工作造成影響，交接時混亂，導(dǎo)致重要文件丟失的現(xiàn)象屢屢發(fā)生。所以，在人員配備方面，事業(yè)單位要給予一定的重視，建立優(yōu)秀的人才隊伍，保證檔案管理工作的效率與質(zhì)量。

（四）檔案資源的檢索效率較低

檔案檢索的方法主要有兩種：手工檢索、計算機檢索，檢索的效率與檢索方式有一定的關(guān)系。目前，計算機檢索的效率是最高的，但是仍然有些事業(yè)單位采用手工檢索的方式，這就影響了檔案管理工作的效率。也有很多事業(yè)單位認為，只要增加檢索工具的數(shù)量，就可以提高檢索的效率，所以花費大量人力物力購買檢索工具，既浪費了企業(yè)成本，又沒有達到目標要求。

三、事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的對策

（一）制定規(guī)范的管理制度

事業(yè)單位的性質(zhì)比較特殊，而其檔案管理工作也屬于一個邊緣化的機構(gòu)。事業(yè)單位的檔案管理工作受到法律法規(guī)的制約，所以檔案管理信息化建設(shè)時，是有法可依的。對于不同的事業(yè)單位，在檔案管理工作信息化發(fā)展的同時，也要立足于實際情況，制定本單位的相應(yīng)管理制度，從內(nèi)部對工作人員進行約束，保證檔案管理信息化建設(shè)的順利進行。

（二）合理規(guī)劃檔案管理的信息化建設(shè)

在社會主義經(jīng)濟發(fā)展的時代，事業(yè)單位的檔案管理工作要符合經(jīng)濟發(fā)展的要求，雖然信息化檔案管理已經(jīng)成為必然趨勢，但盲目的跟風也會使信息化管理失去意義。在信息化建設(shè)之前，事業(yè)單位要結(jié)合檔案管理的實際情況，制定科學合理的工作目標，穩(wěn)步推進信息化建設(shè)的發(fā)展。

（三）提高檔案管理人員的整體素質(zhì)

在信息時代，要想實現(xiàn)檔案管理的信息化建設(shè)，需要工作人員掌握管理的技能及方法。因此，提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平非常重要，只有提高管理人員的綜合水平，才能保證檔案管理的綜合能力。在實際管理工作中，可以通過改變檔案管理的方式，提高工作人員的專業(yè)素養(yǎng)；也可以定期對檔案管理人員進行培訓(xùn)，開展思想政治教育等，以此提高其綜合素質(zhì)。

（四）建立信息化管理網(wǎng)站

信息化管理網(wǎng)站是通過網(wǎng)頁的形式建立的，讓相關(guān)人員在網(wǎng)上就可以檢索到需要的信息資源。這種模式會成為信息化發(fā)展的主流，所以，信息化網(wǎng)站要具備開發(fā)與升級的能力，適應(yīng)社會的發(fā)展趨勢，以此體現(xiàn)信息化管理的優(yōu)勢。

四、結(jié)束語

綜上所述，在社會快速發(fā)展的背景下，事業(yè)單位信息化建設(shè)在發(fā)展的過程中仍然存在很多問題，只有不斷對問題進行分析，才能找出相應(yīng)的解決對策，推動事業(yè)單位檔案管理的信息化發(fā)展，促進社會事業(yè)的穩(wěn)步發(fā)展。各事業(yè)單位在規(guī)劃檔案管理工作時，要抓住機遇，迎接挑戰(zhàn)，與傳統(tǒng)的檔案管理方式相結(jié)合，以此促進事業(yè)單位的發(fā)展與進步。

作者簡介：孫紹新，海陽市市場監(jiān)督管理局消費者投訴服務(wù)中心。